Приложение к документам – это дополнение, способствующее более полному раскрытию содержания и смысла основной деловой бумаги. К примеру, приложения уточняют списочный состав членов комиссий, создаваемых решением собрания, содержат спецификацию тех товаров или создаваемых конструкций, о которых идет речь в договоре и т.д. Большинство приложений представляют собой неотъемлемую часть основных документов, без которых последние не имеют юридической силы. Приложение вполне может быть самостоятельным документом, например, проектом договора, сметы, планом, которое пересылается по требуемому адресу вместе с сопроводительным письмом. В данном случае оба документа представляют собой комплект, но сопроводительное письмо не несет основной смысловой нагрузки. А вот договор и приложение к нему – это составные части одного и того же документа.
Оформление приложения к договору
В делопроизводстве при оформлении приложения используют ГОСТ Р6.30 и ГОСТ 2.105-95, касающиеся приложений и текстового их оформления. Кроме этих стандартов есть другие ГОСТ по отраслям, конкретизирующие оформление. Приложение к договору согласно ГОСТ может быть оформлено, как продолжение соглашения с нумерацией листов, или выпущено в качестве отдельного документа. В тексте договора должны быть ссылки на все дополнения, прилагаемые к договору с указанием их номера, пунктов и подпунктов. Если приложений несколько, то все они начинаются с нового листа с обязательным написанием посредине «Приложение». Если оно носит информативный характер, то после названия приложения пишут в скобках, что оно рекомендованное или справочное. Если оно относится к разряду обязательных, то отмечают – «обязательное». Обозначать документы можно и заглавными буквами. В шапке указывается также количество содержащихся в приложении страниц. Сегодняшний день сделал возможным приложения, размещенные на электронных носителях, что не предусмотрено ГОСТ. В этом случае в договоре будет ссылка на приложение на компакт-диске.Дополнения к договору подряда
Образец приложения к договору можно найти и скачать на нашем сайте. Разумеется, что это лишь форма приложения, а наполнять его следует, исходя из заключенного договора. Чаще всего документы, прилагаемые к соглашению, слишком объемны, чтобы их включать в основной текст:
- смета
- техническое задание
- требуемые материалы (перечень)
- необходимое оборудование (перечень)
Заключая большинство договоров, подпадающих под регулирование нормами гражданского права, такие как поставка, куля-продажа , транспортные договоры, часть существенных условий мы отражаем в приложениях к ним: спецификациях, заявках, дополнительных соглашениях и т.д. Если договор не носит разовый характер и заключается на длительный период, а товары/услуги продаются /оказываются по нему партиями или с какой-либо периодичностью, появляется необходимость в регулярном подписании таких приложений. В них стороны конкретизируют характер сделки. Так, заключая общий договор поставки, стороны могут сделать ссылку на приложения, в которых будут отражаться наименование партии продукции, цена, сроки доставки, оплаты, толеранс (отклонение по количеству поставляемой продукции), другие условия, характерные для поставки именно этой партии продукции. Следует помнить, что приложение будет являться частью договора только в случае указания в ней номера и даты договора, а также ссылки в самом договоре на такое приложения хотя бы в общем виде.
Зачастую получить оригинал приложения бывает проблематично ввиду территориальной разрозненности сторон. В данном случае рекомендуется в договоре предусмотреть возможность использования факсимильных копий приложений, которые будут по свой правовой природе и юридической силе равны оригиналам до замены их таковыми. Напомним, что сам договор при этом должен быть подписан в оригинале, без использования факсимильных оттисков , скреплен живыми печатями (если предприятие в хозяйственной деятельности использует печать).
Также можно в качестве приложений к договору использовать такой вид согласования существенных условий, как направление заявки (оферты) и акцептования данной заявки (т.е. получение согласия на ее исполнение). Иногда данный вид согласования является предпочтительным, т.к. позволяет избежать дополнительного обмена письмами перед подписанием спецификации (т .е , сама заявка и ответ на нее и будут являться приложениями к договору).
Напомним, что подписывать приложения к договору, равно как и дополнительные соглашения к нему, необязательно должны лица, подписавшие договор. Подписать такого рода документы, являющиеся частью договора, может любое лицо, полномочия на подписание таких документов предоставлены учредительными документами предприятия либо внутренней документацией: приказом, протоколом собрания учредителей, доверенностью от предприятия. Следует внимательно ознакомиться с объемом полномочий, предоставленных подписанту , даже если договор либо приложения к нему подписывает первый руководитель: директор, генеральный директор, поскольку уставными документами круг полномочий по заключению определенного рода сделок ему может быть сужен. Иногда, чтобы избежать подписания приложений, стороны в договоре указывают, что некоторые из условий договора (например, срок поставки, способ доставки и т.п.) могут быть указаны в счете /инвойсе. Данный способ согласования таких условий неприемлем, поскольку выставление счета - односторонний акт, договор же предполагает свободное волеизъявление воли обеих сторон. Если все же стороны настаивают на указание таких условий именно в счете, к нему необходимо прикладывать согласие плательщика - письмо о принятии условий, указанных в счете. В противном случае такие условия могут считаться несогласованными, что приведет к разногласиям, возможности одной из сторон признать сделку недействительной в этой части либо полностью.
Как быть, если приложение к договору противоречит самому договору? Принято, что поскольку приложения к договору подписываются на протяжении всего его срока действия, поскольку они подписаны позднее, то большую юридическую силу будут иметь положения, закрепленные в них . Однако , во избежание разночтений, в договоре следует сделать отметку об этом. Напоследок укажем, что недействительность отдельных пунктов заключенного договора или его приложений, дополнительных соглашений, не влияет на действительность договора в целом, если, конечно, эти пункты не являются существенными условиями и их несогласование вносит неясность в сам характер сделки.
О реализации продукции, оказании различных услуг или выполнении определенных работ на практике возникают ситуации, когда дополнительные подробности сделки, обладающие достаточно большим объемом информации, неудобно размещать в основном тексте документа. В таких случаях оформляется приложение к договору. Оно может представлять собой задание технического характера, спецификацию, графики, сроки выполнения работ и поставки материалов, стоимость поставляемой продукции, порядок производства расчетов и т.д. Данное приложение к договору составляется на нескольких или одном листе, в зависимости от объема содержащейся в нем информации, и становится частью соглашения, имеющей такую же юридическую силу.
Вступительная часть документа должна содержать его наименование. Рядом со словом «Приложение» должен стоять номер, в случае оформления нескольких дополнений к соглашению. Одним из обязательных условий является указание самого договора. Поэтому вступительная часть должна содержать дату его составления и
Заголовок основного раздела должен исходить из содержания документа. В названии должна быть кратко отражена суть уточнений, которые являются одной из важнейших частей соглашения и конкретизируют положения, содержащиеся в самом договоре. Дополнительно к сделке могут быть оформлены графики, характеризующие выполнение работ, а также очередность их выполнения. Приложение к договору может содержать протокол замечаний и т.д.
Заключительная часть документа должна отражать реквизиты каждой из сторон соглашения. Здесь указываются:
- полное наименование;
- форма собственности;
- фактический и юридический адреса;
- расчетные счета и наименования банков, которые обслуживают контрагента.
Все эти данные являются необходимыми элементами, которые указывают на принадлежность дополнения к основному соглашению. Приложение к договору фиксируется подписями лиц, которые имеют право заключать сделку. Здесь же указываются их должности, а также Ф.И.О. Проставляются печати участников сделки. Приложение подписывается одновременно с самим договором. Если расширенная информация к сделке указывается несколько позже, то она оформляется в виде
Договор и приложения к нему с юридической точки зрения обладают статусом единого документа. На практике встречаются случаи, когда в соглашении содержатся ссылки на прилагаемую к нему дополнительную информацию. В таком случае, приложение служит сделки.
Приложение к договору поставки оформляется в случае длительности периода соглашения. Содержание такого документа уточняется при подписании сторонами дополнительной информации. Долгосрочная сделка по поставке продукции в течение периода своего исполнения может претерпеть ряд изменений первоначальной договоренности. Уменьшается или увеличивается количество и стоимость товаров, может измениться порядок их доставки покупателю, а также ассортиментный перечень. Конкретные положения реализации продукции указываются в спецификациях. Если в приложениях наблюдаются различные противоречия, то пользоваться надо информацией, имеющей более поздний срок подписания.
Договор найма работников также может иметь различные приложения. Они составляются в том случае, когда определенная информация из-за большого объема не нашла отражения в основном документе. Что будет в соглашении отражено дополнительно, организация решает самостоятельно. Так, должностная инструкция работника может быть оформлена как приложение к В виде дополнительной информации соглашение найма может содержать:
- условия использования личного имущества сотрудника в интересах организации;
- обязательства, налагающие запрет на разглашение информации, и т.д.
Договор - письменно оформленная сделка двух или более лиц о взаимных обязательствах. Не всегда в нем можно прописать все необходимые условия. Для того, чтобы подробно оговорить все параграфы, к договоренности прикладываются вспомогательные документы.
Приложения
Это документы, более подробно оговаривающие содержание пунктов соглашения. Заполняются они в письменной форме, могут размещаться на одном или нескольких листах и, если главная договоренность заверяется нотариусом, то также требуют нотариального заверения. На бланке сперва пишется его порядковый номер и наименование. Также необходимой является ссылка на главный контракт через его номер с указанием даты и места составления. Далее указывается пункт договоренности, который раскрывается, и его содержание. После этого проставляются реквизиты контрагентов с указанием их должностей. Здесь же ставят поле для подписи. Обычно приложение к договору является частью договора. Они должны подписываться вместе с договоренностью. Если оно будет составлено и подписано позднее, то целесообразно будет его отметить как дополнительное соглашение.
Обязательные приложения
Исходя из вида договоренности, можно приложить разные бумаги. Например, при купле-продаже прилагается акт приема-передачи, фиксирующий оплату товара и факт его передачи.
К большинству типовых контрактов обязательно прилагаются:
- Дополнительное соглашение - неотъемлемый компонент контракта. По сути, это приложение к договору является частью договора. Оформляется в простом письменном виде. По своей сути расторгает, дополняет, изменяет первоначальную сделку. В бланке следует указать время и место заключения, новые условия, реквизиты участников и их подписи. Вступает в силу сразу после его подписания, если другое не предусмотрено законом или первоначальным контрактом. Также нужно указать наименование документа, компонентом которого выступает дополнительное соглашение.
- Протокол разногласий - полноценная составляющая соглашения (по юридической силе не уступающая ему), в котором контрагент указывает неприемлемые на его взгляд моменты сделки. Это приложение к договору является частью договора. Составляется как при разработке первоначальной сделки, так и после ее заключения. В большинстве случаев споры фиксируются в таблице, в одной колонке которой указывается предложения первого участника, а в другой - ответ второго на них. Его должны подписать уполномоченные лица с обеих сторон, скрепить печатями и приложить к основному документу. Также на листе его указывается наименование, ссылка на основную договоренность, и проставляется дата и место составления. В главном контракте ставится приписка, в которой сказано, что он подписан с протоколом разногласий.
- Протокол согласования разногласий составляется тогда, когда второй участник не согласен с предложениями в протоколе разногласий первого. Обычно оформляется в виде таблицы: в первых двух колонках представлена редакция спорных параграфов сторонами, а в третьей - согласованная редакция. В форме проставляются все реквизиты, что и в предыдущем протоколе.
Образец каждого из рассмотренных документов можно скачать на сайте сайт.