Организациям, в которых сотрудники занимаются умственным трудом и почти все свое время проводят за компьютером, сложно проконтролировать их работу. Ведь работа Он выполняет десятки микроопераций: email, звонки, поиск нужной информации.

Зачем контролировать сотрудников?

Главными причинами контроля являются:

1. Надлежащее выполнение рабочих обязанностей сотрудниками.

Не контролируя выполнение заданий, пуская их на самотек, руководитель рискует будущим собственного бизнеса. Отсутствие контроля — это прогоревшие задачи, заваленные проекты, некачественные, выполненные “на скорую руку” задания и другие неприятные последствия.

2. Информационная безопасность компании.

“Кто владеет информацией, тот владеет миром”.

Всемирно известная фраза принадлежит братьям Натану и Джеймсу Ротшильдам. Они еще в XIX веке знали ценность информации. Именно вовремя доставленные новости помогли им провернуть одну из самых рискованных и крупных афер в истории банковского бизнеса. Всего за один день они заработали 200 млн фунтов. С помощью… голубей.

Натан Ротшильд разводил почтовых голубей и использовал их для получения важной информации с континента. Голубям привязывали на лапки шифрованные тексты, и они уносили братьям последние финансовые новости.

В 1815 году все фондовые биржи Европы, затаив дыхание, ждали новостей со сражения при Ватерлоо. Агенты Ротшильдов наблюдали за ходом сражения находясь «по разные стороны баррикад». Как только Джеймс узнал, что Англия победила, он немедленно сообщил брату о случившемся с помощью голубей. Натан узнал о победе Англии на 24 часа раньше, чем военное министерство. Утром он пришел на фондовую биржу очень мрачным. Финансисты знали, что благодаря голубям, Ротшильд всегда в курсе последних событий. Увидев его мрачное лицо, они решили, что Англия проиграла битву, и в панике начали продавать акции английских банков. А агенты Ротшильда эти акции скупили по дешевке.

Сегодня ценность информации только повышается. Например, эксперты из Ponemon Institute, утверждают что для того, чтобы 6 фирм из 10 обанкротились, достаточно утечки всего лишь 20% их конфиденциальной информации. А поскольку компании очень часто становятся жертвами неправомерных действий своих сотрудников, то неудивительно, что контроль информационной безопасности столь важен для их руководителей.

3. Быть в курсе.

Контроль сотрудников позволяет вовремя узнать о проблемах в выполнении тех или иных задач. Предупрежден — значит вооружен.

Как контролировать сотрудников на рабочем месте?

Для контроля за работой сотрудников на компьютерах лучше выбрать программные средства контроля.

Их можно поделить на 2 типа:

1. Ведущие контроль выполнения служебных обязанностей сотрудником.
2. Сосредоточенные на обеспечении информационной безопасности.

Выбрать один вариант невозможно, ведь для эффективной работы компании необходимы оба. Поэтому все чаще на рынке появляются комбинированные решения.

Почему Yaware.TimeTracker?

Yaware.TimeTracker - это система учёта рабочего времени, которая:

1. Фиксирует начало и окончание рабочего дня персонала. Это происходит автоматически с включением и выключением компьютера.
2. Определяет активность сотрудников на рабочем месте.
3. Мониторит работу всех подразделений компании, даже удаленных сотрудников.
4. Составляет список использованных в течение дня программ, приложений, сайтов.
5. Определяет продуктивность использованных программ.
6. Формирует результаты в удобном для анализирования виде.
7. Позволяет .

Использование системы не требует дополнительных затрат:

• не нужно нанимать технических специалистов — установить Yaware.TimeTracker может любой пользователь;
• не нужно закупать дополнительное оборудование, достаточно простого соединения с Интернет;
• обновления происходят автоматически и бесплатно.

Для пользования сервисом не надо специальных знаний. Отчеты просты, наглядно демонстрируют всю статистику рабочего времени сотрудников.

Подводные камни контроля сотрудников на рабочем месте

Организовывая контроль работы сотрудников очень важно не переусердствовать. Не забывайте, что слишком круто “затянув гайки” вы можете потерять лояльность своего персонала и атмосферу доверия.

Еще до внедрения системы учета рабочего времени постарайтесь сгладить острые углы и со стороны сотрудников. Объясните им, для чего необходим учет рабочего времени и что он может дать каждому из вас.

Сделайте контроль «дозированным». Не стоит постоянно акцентировать внимание сотрудников на том, что за ними следят. Это может очень плохо отразиться на производительности труда даже тех подразделений компании, где не нужны креативность и ощущение внутренней свободы для качественного выполнения работы.

В идеале сотрудники должны просто понимать, что в случае возникновения непонятных ситуаций, руководство может легко получить достоверную информацию об их работе.

Теперь вы знаете как организовать контроль сотрудников на рабочем месте и какие проблемы могут при этом возникнуть. Это поможет вам сделать его максимально эффективным.

Проблема контроля персонала - это та проблема, с которой очень часто обращаются в тренинговые центры. Руководители зачастую не понимают, что, кого, когда и как контролировать для того, чтобы эффект от контроля был должным, но сотрудники не чувствовали себя под постоянным прицелом руководства.

У каждого руководителя бизнеса свой взгляд на проблему контроля персонала. Большинство управленцев осознают тот факт, что контролировать сотрудников и бизнес-процессы необходимо, но подходы к мониторингу сильно разнятся. Одни убеждены, что необходимо спрашивать только результат, другие предпочитают отслеживать все этапы выполнения заданий, а третьи и вовсе воспринимают контроль как шпионаж за сотрудниками и ловлю нарушителей дисциплины.

На наш взгляд, последний из перечисленных подходов - самый неудачный из всех. Слежка демотивирует работников и ни коим образом не помогает достигать результатов. Что касается вопроса выбора между контролем результата и контролем процесса, то самым верным решением будет совмещать эти два подхода, так как по отдельности они менее действенны, чем в комплексе.

Зачем контролировать персонал?

Необходимость и важность контроля чаще всего отрицают, конечно же, подчиненные. Их мотивы ясны: надзор ограничивает свободу и не дает заниматься личными делами на рабочем месте. Однако странно слышать, когда мнение о бесполезности контроля высказывают руководители. Ведь контроль – одна из основных функций менеджера.

Контроль необходим везде, где ставятся задачи, а среди подчиненных есть не только сверхмотивированные, инициативные и талантливые сотрудники, но и те, кого просто необходимо контролировать. Контроль также необходим на этапах роста организации. Чем сложнее иерархическая структура компании, тем больше риск того, что процессы на нижних уровнях происходят не так, как было задумано на верхних.

Что контролировать в работе сотрудников?

Контроль результата, безусловно, необходим: отслеживать итоговые показатели - это основа основ. Однако только контроль процесса (хода движения к результату) позволяет выявлять отклонения и вовремя принимать меры. Возможно ли разделить эти два процесса и сосредоточиться лишь на одном?

Если результат достигнут и план выполнен, то, руководителю зачастую все равно, как именно подчиненные к нему пришли. В лучшем случае, он предложит рассмотреть «наиболее эффективные практики работы» на обучающем семинаре компании. Однако, если результат не такой, как мы ожидали, возникает необходимость «докопаться» до причин сложившейся ситуации. И вот как раз в этом случае правильнее было бы отслеживать ход выполнения задачи, нежели потом откапывать истину.

Причины отсутствия должного результата могут быть абсолютно разные: работнику не хватает знаний и навыков (требуется обучение), персонал перегружен (распределить задачи более равномерно), отсутствие мотивации у сотрудников (выяснить причины, принять меры), в подразделении не налажена координация работ, коллективу неправильно поставили задачи или завысили плановые показатели (разобрать проблему с менеджером) и т.д. Опять же, чтобы определить истинную причину, необходимо следить за процессом работы. В идеале, еще на этапе движения к цели (результату), руководитель сможет обнаружить проблему и устранить ее, не дожидаясь провала в выполнении задачи.

Кого и как контролировать?

Итак, мы выяснили, что для эффективного управления организацией необходимо отслеживать не только результат, но и процесс. Однако эффективность контроля будет зависеть от того, кого именно мы хотим контролировать.

Контроль процесса намного важнее контроля результата в том случае, если мы контролируем работников, которые основную часть времени проводят за компьютером и выполняют стандартные операции. Например, сотрудники бухгалтерии, операционисты, операторы колл-центра, аналитики и т. д. Почему? Потому что результат для этих сотрудников – это строгое соблюдение регламентов и выполнение служебных обязанностей.

Контроль результата выходит на первый план (но не отменяет контроль процесса), если мы проводим мониторинг сотрудников, которые основную часть рабочего времени тратят на задачи, которые сложно регламентировать. Особенной творческой составляющей здесь нет, но вот варианты достижения результата сотрудники могут выбирать сами. Поэтому и результат у них может быть разным.

Особенно важно контролировать молодых специалистов. Оставляя им возможность самостоятельно выбирать варианты достижения цели, вы должны осознавать, что учиться на ошибках они будут за ваш счет.

Есть категория работников, которые являются представителями творческих профессий: некоторые управленцы, программисты, сотрудники научных отделов, дизайнеры, писатели и т. д. Как контролировать эту категорию? Этот вопрос всегда вызывает бурные дискуссии и не имеет однозначного ответа. Контролировать процесс в данном случае может быть вредно (зависит от личного восприятия контроля сотрудником), а контроль результата не так прост, как кажется.

Ошибки контроля персонала

Практически любое благое начинание или действие при неправильном подходе может привести к негативным последствиям. Контроль – не исключение. Есть несколько контроля, которые можно назвать классическими в силу их распространенности:

1) Контроль без понимания сути контролируемого процесса. Согласитесь, сложно контролировать тот процесс, который вы не понимаете. К примеру, менеджер не инженерной специализации не сможет контролировать технологический процесс самостоятельно. В этом случае лучше делегировать контроль специалисту в этой сфере.

2) Контроль, ограниченный инцидентами. Вы контролируете лишь ошибки работника и при первой возможности указываете ему на них? Ни один нормальный человек не выдержит, если его вы будете его только «шпынять». Контроль должен быть системным, но не должен быть слишком плотным. Не дергайте сотрудника между контрольными точками и не забывайте отмечать интересные и нестандартные решения в его работе.

3) Скрытый контроль, переходящий в явный при выявлении нарушений. Если вы устанавливаете систему контроля скрытно, то не стоит при первом же промахе «выскакивать из-за кустов» с криком «Ага!!! Попался!». Узнав, о скрытой слежке, работники будут демотивированы если не навсегда, то очень надолго. Весь полезный эффект от воспитательной меры к провинившемуся будет несравнимо меньше, чем недовольство всего коллектива и обида на «плохого» руководителя.

Контролировать работников скрытно полезно только в том случае, если вы хотите наладить процессы и благостно повлиять на мотивацию отстающих сотрудников. В любом другом случае такой вид контроля, особенно, если в какой-то момент вы себя выдадите, малоэффективен.

4) Формальный контроль. Если вы лишь грозитесь «учтите, я все проверю», но не предпринимаете в дальнейшем никаких действий, не ждите отдачи от такого «контроля». Без конкретных требований и дел он не работает.

“Кот из дома, мыши в пляс” – очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так?

Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребцом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь.

Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Типовая ситуация

Идеальный вариант для любой компании – это CRM. Но есть проблема, и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе.

Как правило, именно на этом шаге всё сыпется. Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

Время контроля

Уже из пунктов выше у Вас могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

Первая часть проверки – это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы.

И уже на этом этапе можем сказать, что делать задачу нужно иначе. Второй случай проверки – это контроль во время выполнения действий.

Когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И последняя часть – это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать.

Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный, это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников.

Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником).

Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время.

И подводя итог, можно точно сказать, что пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности. И с каждым месяцем они расслабляются, а Вы злитесь все больше и больше.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

10 МЕТОДов КОНТРОЛЯ

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это же теория, которая лишь даёт понимание что это.

1. Планёрки

Недавно я проводил консультацию для клиента и он меня убеждал, что не видит необходимости в , так как им нечего обсуждать, ведь всё одно и то же из недели в неделю.

С одной стороны мысль вроде логичная, но с другой стороны это как в анекдоте:

Она: – Почему ты мне перестал говорить, что любишь меня?
Он: – Я уже один раз сказал, если что-то изменится, то я дам тебе знать.

Сотрудникам нужно говорить, что Вы их любите…тьфу! Их нужно мотивировать, показывать динамику выполнения плана и обязательно на таких стычках проверять по задачам.

Причём, делать это не только по выполненным, но и по тем, которые планируются и находятся в процессе выполнения.

2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне.

Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей, таким образом, это поможет не только проверять факт работы, но и то, как они это делают. Например, работают ли они по скриптам и в целом как общаются с клиентами.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так.

Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи.

Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

3. Тайный покупатель

Я обожаю проводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом мы сомневаемся в их эффективности.

Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по .

Но я Вам приготовил самый простой вариант ежедневного отчета. Уровень “супер-новичок”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.

Отчет, вариант 1

Либо можете использовать такой вариант отчета. Он еще проще и заполняется в таблице. Кстати, мы для маленьких компаний в используем Google Docs .

Таким образом все файлы можно смотреть и редактировать с любой точки мира, что упрощает изучение работы персонала.

Отчет, вариант 2

8. Рабочее время и действия

Следить программно за рабочим временем можно двумя способами. Самый простой это поставить на входе систему, с которой сотрудник должен провзаимодействовать при приходе, уходе и перерывах на работе.

Есть разные подходы. На работе в Америке я проводил карточкой. В более крупных компаниях я видел биометрическую проверку (отпечатки пальцев).

В системе Битрикс24 есть функционал распознавания лиц с помощью камеры на планшете.

Более сложный подход в – это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались и сколько времени в каждой из них работал сотрудник.

Помимо времени Вы ещё увидите совершённые действия. Мы такой подход практикуем для дистанционных работников.

Учет времени

9. GPS

Для специалистов-путешественников (обычно это торговые представители) Вы можете использовать отслеживание их местоположения по GPS в машине, специальному трекеру или планшету, который они обязаны носить всегда с собой.

В компаниях по грузоперевозкам это must have, так они определяют количество израсходованного бензина (и многое другое).

В случае менеджеров, Вы сможете видеть реально заезжал специалист к клиенту или навешал Вам лапшу.

Также сможете понять отлучался ли он по своим делам и на сколько. Причём, рекомендую новичкам не говорить, что у них стоит GPS, и таким образом изучить как они себя ведут.

А уже после испытательного срока поздравить с успешным прохождением проверки.

10. Экзамены

Смотря сейчас на старания родителей и школьников при подготовке к ЕГЭ, у меня возникают спорные чувства.

Сначала думаешь зачем всё это ввели, ведь жили до этого нормально, но с другой стороны ученики стали реально больше готовиться, а значит лучше погружаться в тему.

То же самое нужно и Вам реализовать в своей компании. Промежуточные экзамены в ходе всей работы.

Они могут казаться простыми и глупыми для “опытных монстров” Вашей команды. Но другие сотрудники могут изрядно попотеть.

К тому же, это прекрасный повод для всех лишний раз заглянуть в , иначе она бы пылилась на полках с веков адаптации сотрудников.

Тест

ИСТОРИЯ ПРО ЛЯГУШКУ

Вы наверняка слышали историю про лягушку и кастрюлю?! Нет? Вы очень многое упускаете. Её можно применить ко многим темам, но тут она как никогда кстати. Слушайте и записывайте.

Учёные задались вопросом: “Как сварить живую лягушку?”. Как Вы думаете, что нужно сделать этого?

Была выявлена масса способов. Те, что сковывали и парализовывали лягушку, сразу отпали, ведь это не честно. Поэтому осталось всего два.

Первый способ, самый очевидный. Взять кастрюлю, налить в неё воду, вскипятить её и после чего кинуть туда нашего подопытного. Задумка неплохая, но провалилась.

Лягушка сразу выпрыгнула, ведь и не прошло секунды, как она почувствовала неладное и выпрыгнула.

Второй способ пошёл от отобранного. Также взяли кастрюлю, налили в неё воду, но перед кипячением туда положили лягушку. То есть она оказалась в комфортной воде.

Логично, она не выпрыгнула, а стала там плавать. Но нам же нужно сварить. Поэтому ученные просто включили медленный огонь, в результате которого, лягушка ничего не почувствовала и сварилась.

КАК ИСПОРТИТЬ КОНТРОЛЬ

Историей про лягушку я хочу донести до Вас мысль, что в контроле персонала на предприятии всё нужно делать постепенно.

Люди ничем не отличаются от братьев меньших. Они также “делают ноги”, когда чувствуют неладное, в случае бизнеса, это в том числе резкое внедрение какой-либо системы и средств контроля.

Помимо резкого внедрения, у Вас могут быть другие серьёзные ошибки и, как специалист, который видел опыт разных компаний, спешу Вас познакомить с главными из них (мелочь пропускаем). Умоляю Вас, учтите эти моменты.

• Периодический контроль. “Сегодня хочу, завтра не хочу”. Сотрудники должны постоянно знать о том, что все их действия проверяют и делают это постоянно.

  Иначе расслабятся, ведь будут надеяться, что сегодня будет как всегда, Вы не будете проверять.

• Отсутствие наказаний. Если есть нормативы, значит должны быть меры при нарушении. Это логично и очевидно.

  Поэтому если Вы выявили проблему и человек не реагирует на предупреждения, то нужно принимать меры. Никто не любит наказывать, но делать это иногда нужно.

• Тотальный контроль. “Доверяй, но проверяй”, – помните такую фразу? Это применимо и к бизнесу.

  Сотрудники должны быть свободны в своих действиях и не чувствовать тотального надзора, но при этом знать, что “большой брат” следит за ними.

Коротко о главном

Раз Вы дочитали статью до этой строки, значит Вы реально оценили необходимость контроля персонала.

Это хорошо и здорово. В этой статье Вы узнали как контролировать работников, какие форматы и методы контроля бывают.

Как Вы могли заметить, я умышленно не писал мелкие и очевидные способы, по типу: устные вопросы, отметки на флипчарте, ведение ежедневника. Мы с Вами разобрали именно то, что реально работает и проверено нами.

И напоследок, хочу закончить материал такой мыслью – “Проверять нужно не нарушения, а победы”.

Это не отменяет факт поиска проблемных зон и штрафования за них, эта фраза говорит Вам, что людей больше мотивирует возможность получить больше денег или поощрение за выполнение задач. Всё должно быть в меру.

В данной статье рассматривается вопрос использования специализированных программных средств с целью контроля за действиями сотрудников и мониторинга активности пользователей компьютера в офисной среде. Руководителям предлагается вариант пассивного мониторинга с целью последующего анализа для расследования инцидентов с безопасностью и нецелевого использования рабочего времени.

Для мониторинга единичных компьютеров используется продукт Mipko Employee Monitor. Для отслеживания множества ПА, объединённых в локальную сеть, используется Mipko Terminal Monitor.

Введение

Чем занимаются сотрудники на рабочем месте?

Исследования показывают, что типичный офисный сотрудник не просто неэффективно расходует рабочее время, но использует от 30 до 70% времени в личных целях.

Развитие вычислительных и коммуникационных технологий привело к глобальному изменению самого понятия «рабочее место». На смену станкам и мануфактурам пришли офисы, персональные компьютеры, Интернет.

Новые возможности расширили круг решаемых проблем и существенно повысили эффективность производства. Те же самые технологии привели к возникновению новых рисков. Утечка данных и нецелевое использование рабочего времени привели к необходимости постоянного контроля за деятельностью персонала на рабочем месте.

Данное исследование рассматривает вариант использования программных средств контроля за деятельностью сотрудников в контексте предотвращения утечки информации и повышения эффективности работы персонала.

Программный мониторинг

Современный офис немыслим без объединённых в сеть компьютеров. Офисные работники проводят большую часть времени за компьютером.

В связи с этим оптимальным представляется использование именно программного мониторинга их деятельности на рабочем месте. В сравнении с альтернативными средствами контроля программный мониторинг недорог, прост в установке и эксплуатации, не требует постоянного внимания сотрудника безопасности и оборудования специального рабочего места.

Пассивный мониторинг: политика невмешательства

Средства пассивного мониторинга осуществляют целевой сбор информации для последующего анализа в случае возникновения инцидентов безопасности, исследования случаев неэффективности и нецелевого использования рабочего времени.

Такой подход является более щадящим и корректным по отношению к сотрудникам.

Использование средств пассивного мониторинга не приводит к демотивации рабочего персонала, позволяя в то же время эффективно собирать и при необходимости использовать собранную информацию для расследования инцидентов. Немаловажным моментом является и стоимость таких систем: экономия в сравнении со сложными и часто сбоящими эвристическими системами составит более 80%.

Используемое программное обеспечение

В качестве основных инструментов для данного исследования использованы продукты компании Mipko. Программные продукты компании рассчитаны на использование в на компьютерах и в сетях под управлением Windows как на обычных ПК (Mipko Employee Monitor), так и на терминальных клиентах (Mipko Terminal Monitor).

Сбор информации о действиях пользователях осуществляется постоянно. Продукты способны перехватывать и сохранять вводимые с клавиатуры фразы, отслеживать чаты и общение в социальных сетях, вести учёт запускаемых приложений, делать моментальные стимки экрана компьютера с заданной периодичностью. Благодаря гибким настройкам продукты можно настроить для сбора только необходимой информации. Все действия пользователей доступны через административный интерфейс с гибким поиском по пользователям и данным. Все данные хранятся в локальном зашифрованном хранилище.

Цель мониторинга персонала

Основной целью мониторинга не является физическое блокирование нежелательных для посещения ресурсов или полный запрет любого нерабочего общения. Основная цель мониторинга сотрудников – предотвращение инцидентов безопасности и оптимизация эффективности рабочего процесса. Использование в данном контексте разнообразных средств предотвращения утечки данных представляется нецелесообразным. Использование проактивных инструментов (когда перехватываемая информация анализируется специализированным программным обеспечением, разрешая или запрещая доступ к ресурсу в зависимости от срабатывания эвристического анализатора) приводит к обратному эффекту: падает мотивация, сотрудники начинают искать обходные пути, затрачивая на обман системы контроля ещё больше рабочего времени.

Упреждение угроз информационной безопасности

Сам факт наличия системы мониторинга зачастую достаточен для предотвращения многочисленных инцидентов. Умышленное или неумышленное раскрытие конфиденциальной информации и коммерческой тайны возможно вовремя перехватить и упредить с помощью гибко настраиваемых уведомлений, настраиваемых на отдельные ключевые слова. В этом режиме администратор будет моментально уведомлён о факте возникновения потенциальной угрозы. Вовремя отреагировав на возникшую угрозу, её можно устранить минимальными усилиями.

Расследование инцидентов

Несомненное достоинство средств компьютерного мониторинга – их полная объективность. Использование данных, собранных системой контроля за деятельностью сотрудников, позволяет эффективно расследовать инциденты, связанные с нарушением политики безопасности и нецелевым расходованием рабочего времени.

Нецелевое использование рабочего времени

Сотрудники компаний используют рабочее и оплаченное им время самыми разнообразными способами. Поиск нового места работы, общение с друзьями, компьютерные игры и даже совмещение основной работы с дополнительной способны свести эффективность работника к нулю, а часто и к отрицательной величине. Использование средств компьютерного мониторинга позволяет выявить недобросовестного сотрудника простым анализом его активности. При этом сам факт наличия контроля в большинстве случаев приводит к повышению дисциплины сотрудников.

Использование средств мониторинга

Продукт Mipko Employee Monitor позволяет администраторам отслеживать деятельность многочисленных сотрудников в реальном времени. Продукт позволяет перехватывать фразы, вводимые с клавиатуры, отслеживать чаты и общение в социальных сетях, сохранять журнал запуска приложений, вести запись посещений веб-сайтов и ресурсов, а также оповещать администраторов о потенциальных нарушениях рассылкой моментальных уведомлений.

Технические возможности

Как Mipko Employee Monitor, так и Mipko Terminal Monitor способны осуществлять полный мониторинг деятельности сотрудников в корпоративном окружении. - Перехват фраз, вводимых с клавиатуры

В дополнение к возможностям Employee Monitor, Mipko Terminal Monitor способен отслеживать терминальных клиентов, соединённых в локальную сеть.

О компании

Компания ООО Мипко основана в 2007 году. Компания разрабатывает программные продукты для контроля сотрудников, мониторинга деятельности пользователей компьютеров и средств родительского контроля.

Об авторе

Павел Михайлов – совладелец и директор ООО Мипко, специалист по разработке и эксперт по технологиям безопасности и компьютерного мониторинга.

Рабочий процесс требует дисциплины и порядка. Но как контролировать рабочий персонал без нарушения личностных границ, не распугивать сотрудников и получить пользу?

В этой статье попробуем разобраться: какие проблемы возникают у руководителей при отсутствии контроля, как контролировать сотрудников и какие при этом ошибки совершают руководители.

1. Отсутствие контроля

Проблемы, которые возникают у компании при отсутствии контроля:

• Опоздания на работу; частые перекуры и чаепития;
• Некачественное выполнение работы;
• Сотрудники срывают сроки выполнения работы;
• Низкая продуктивность работы, как одного сотрудника, так и всего персонала;
• Отсутствие четкого распорядка дня – рабочее время, обед, конференции, собрания.

2. Как контролировать сотрудников

Выделяем три распространенных метода контроля за сотрудниками:

• Журналы учета
• Видеонаблюдение
• Программы контроля

Журналы учета

Простой и недорогой метод контроля. Как он работает: ведется журнал, в котором отмечается время прихода и ухода сотрудника. С помощью этого метода контроля руководитель получает информацию о том, опаздывает работник или нет, как часто покидает рабочее место по личным делам и когда уходит с работы. Минус такого метода контроля в том, что руководитель не сможет знать занимается ли он решением задач в рабочее время.

Видеонаблюдение

Распространенный прием контроля персонала. Как он работает: видеокамера фиксирует приход и уход сотрудника, пребывание в офисе и на своем рабочем месте. Но этот метод не будет работать эффективно, если сотрудник работает за компьютером. Камера не сможет зафиксировать занят он рабочими задачами, чтением новостей или раскладыванием пасьянса.

Программы дистанционного контроля

Популярный способ контроля. Плюс таких программ в том, что они устанавливаются на рабочие компьютеры, фиксируют всю рабочую и нерабочую информацию и передает её руководителю. Такой вид контроля помогает получить сведения о том, когда сотрудник присутствует/отсутствует на работе, чем он занят, какие задачи решает и сколько времени уходит на его перерывы и кофе.

3. Ошибки контроля персонала, которые допускают руководители

Выбранный руководителем метод контроля при неправильном подходе может привести к негативным последствиям.

Четыре классические ошибки контроля, которые допускают руководители:

• Непонятный контроль. Руководитель проверяет своих подчиненных, но совершенно не понимает содержания рабочего процесса.

Например, менеджер не сможет контролировать технический процесс самостоятельно, юрист не сможет проверить работу бухгалтера, а программист – деятельность редактора. В таком случае лучше доверить контроль специалисту в этой сфере.

• Контроль, который переходит в конфликтные ситуации. Руководитель контролирует процесс, но замечает лишь ошибки работника и при первой возможности указываете ему на них? Ни один нормальный человек не выдержит, если вы будете его только «шпынять». Контроль должен быть системным, а не пугающим и угнетающим.
• Скрытый контроль, который переходит в явный при обнаружении нарушений. Если руководитель устанавливает систему контроля скрытно, то не стоит при первой же ошибке «выскакивать из-за кустов» с криком «Ага!!! Попался!». Такие «выскакивания» могут только усилить негативную реакцию сотрудника и целого коллектива. Узнав о скрытой слежке работники и так будут переживать и стараться сделать работу качественно. А если руководитель заметил вопиющие нарушения в работе, можно всегда это обсудить.
• Формальный контроль – это контроль без конкретных действий и требований к работнику.

Например, когда руководитель отдела поручает задание менеджеру и говорит «Смотри у меня, я все проконтролирую», но на практике ничего не делает. Тогда менеджер понимает, что его работу не проверяют и можно схалтурить. Такой недоконтроль негативно сказывается на работе не только отдела, но и всей компании.

Вывод

Правильная организация контроля за сотрудниками позволит решить проблемы с дисциплиной, выявить изъяны в рабочем процессе и настроить коллектив на продуктивную работу.