Виды корреспонденции:
1.Информационная - положительный (нейтральный) опыт.
2.Критическая - активная проблема.
Метод: анализ, индукция.
Методика работы над корреспонденцией, способы сбора информации при работе над жанром, корреспонденция как синтетический жанр. Основные ошибки, встречающиеся при работе над корреспонденцией.
Корреспонденция совмещает элементы:
1.наглядности - описательно-повествовательная функция.
2.аналитичности - рассуждение.
В центре внимания какой-то факт или событие. Предмет изображения локален. Нет ограничения времени и пространства. Характерны рассуждения
Предмет исследования: происходящие изменения.
Метод: анализ, индукция.
Функция: выявление причинно-следственных связей.
Присутствует аналитика - оценка других людей. Факты, наблюдения, ирония, уловки.
Существует три типа источников информации - документ, человек и предметно-вещественная среда.
Цели аналитической корреспонденции. Она также содержит в себе сообщение о событии, явлении. Это сообщение может включать в себя и "живое” наблюдение, и фрагменты каких-то выступлений, и "свернутый” пересказ происходившего. Однако само сообщение не является самоцелью. Оно лишь дает представление о событии, предваряющее его истолкование- Именно это истолкование отличает в первую очередь аналитическую корреспонденцию от репортажа, отчета, информационной корреспонденции. Истолкование представляет собой выяснение причин события, явления, определение его значимости, ценности, прогнозирование его развития и т- д. В силу этого автор аналитической корреспонденции неизбежно использует теоретические методы познания - анализ, синтез, индукцию, дедукцию и другие.
Аналитическая корреспонденция. В корреспонденции анализ углубляется, становится масштабнее. Его предметом становится локальная, ограниченная временем или пространством ситуация. Она может быть связана с любой сферой нашей жизни. Поэтому корреспонденция стала одним из любимых жанров публицистики в газетах. Ее автор стремится дать читателю достаточно полное представление о ситуации возникшей - важнейших ее сторонам - и высказать свое мнение о дальнейшем ее развитии и возможные его результаты. Это определяет особенности структуры корреспонденции. Обычно она объединяет несколько фактов и их деталей, связанных с рассматриваемой ситуацией и раскрывают ее развитие. Если главным для автора становится сообщения о новой ситуации, он создает информационную корреспонденцию, похожую на большую заметку. Но если он не ограничивается сообщением о ситуации, а ставит перед собой задачу подвергнуть ее анализу и дать ей оценку, в газете появляется аналитическая корреспонденция. Роль автора в ней растет, он выражает свое мнение о ситуации, которая описывает и анализирует. Ему приходится не ограничиваться ответами на известные нам вопрос: что произошло, где произошло, когда произошло, характерные для процесса подготовки газетных текстов в жанрах оперативной невинной информации, но и ответить на обязательные для него вопрос: почему произошло и почему возникла ситуация о которой он сообщает?
В связи с этим возрастает значение и убедительность корреспонденции. Журналист стремится убедить читателя в своей правоте, аргументировать свое отношение к тому, что сообщает. Лучшими аргументами для него факты, он приводит в своем тексте, логично соединяя их между собой.
Любая организация постоянно получает корреспонденцию, работа с которой входит в должностные обязанности секретаря. От того, насколько правильно и быстро сотрудник секретариата умеет обрабатывать входящую корреспонденцию зависит скорость принятия решений по некоторым документом, успешность заключения различных сделок, а также и репутация самой компании. Именно поэтому сегодняшняя статья будет о разновидностях деловой корреспонденции.
Из статьи вы узнаете:
В любой компании обработка входящих документов входит в должностные обязанности секретаря. При этом речь идет не только о бумажной корреспонденции, но и об электронных письмах. Поэтому очень важно уметь разбираться во всех тонкостях работы с корреспонденцией, а также уметь различать ее по важности. Давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.
Скачайте документы по теме:
Что подразумевает деловая корреспонденция
Как правило, к деловой корреспонденции относятся все письма, поступившие на адрес компании. Это может быть как электронный адрес, так и обычный почтовый. Главной задачей секретаря в работе с входящей корреспонденцией является необходимость уметь правильно рассортировать корреспонденцию, исходя из важности информации. К примеру, ко входящей корреспонденции относятся как письма от контролирующих органов, так и новости от ваших партнеров о скидках и специальных предложениях. Не исключено, что второе письмо в определенных случаях будет содержать более интересную информацию и даже определенную выгоду, однако, именно письмо из контролирующих органов будет более приоритетным. Оно может содержать информацию об изменении в сроках предоставления отчетной документации, что является, по сути своей, очень важной информацией, пусть и не примечательной на первый взгляд. Из этого вытекает необходимость уметь разбираться в видах деловой корреспонденции.
Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:
- письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
- письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
- справочно-информационные письма.
На данный момент существует три возможных способов получения деловых писем: посредством почты, электронным способом и курьерской доставкой. Понятно, что в данном случае самыми важными будут считаться письма, доставленные с помощью курьера. Такую корреспонденцию необходимо незамедлительно регистрировать и передавать руководителю организации, либо сотруднику, который уполномочен в данном вопросе.
Письма, полученные стандартной почтовой доставкой, также могут содержать очень важную информацию, поэтому их также необходимо регистрировать в день принятия. Как правило, данным способом доставляются документы, отправленные контролирующими органами. Спам в таких письмах встречается довольно редко, за исключением листовок и буклетов рекламного содержания.
Правила работы с деловой корреспонденцией
Основным правилом в работе с корреспонденцией является необходимость обработки ее в день поступления. Данное нехитрое правило позволит вам оперативно обрабатывать поступающие документы, вовремя их регистрировать и передавать по назначению и не допустит пропажи важных деловых бумаг.
Кроме того, если ежедневно осуществлять работу с корреспонденцией по графику и в определенное время, то это позволит правильно организовать рабочий процесс. К примеру, если вы будете осуществлять обработку деловых писем до обеденного перерыва, то после можно заняться передачей писем по назначению и их согласованием. Таким образом, сотрудники компании, получившие документы на согласования уже будут знать, в какое время им ждать документы.
Следующее немаловажное правило заключается в обязательной регистрации деловой корреспонденции, содержащей важную информацию. После того, как вы отберете важные письма, их следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции или с помощью РКК (регистрационно-контрольная карточка). Более того, на данный момент существуют различные электронные приложения, используемые для регистрации входящей корреспонденции.
100 р бонус за первый заказ
Выберите тип работы Дипломная работа Курсовая работа Реферат Магистерская диссертация Отчёт по практике Статья Доклад Рецензия Контрольная работа Монография Решение задач Бизнес-план Ответы на вопросы Творческая работа Эссе Чертёж Сочинения Перевод Презентации Набор текста Другое Повышение уникальности текста Кандидатская диссертация Лабораторная работа Помощь on-line
Узнать цену
Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:
O торговые соглашения, сделки и иная подобная корреспонденция;
O ответные письма с благодарностью;
O поздравления;
O извинения.
O требования и запросы,
O соболезнования.
Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.
Служебные записки тоже делятся на виды:
O распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;
O благодарности и поздравления;
O напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В неформальной деловой переписке нередко употребляются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. П., сближают создателя письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Демонстрируют, насколько объективен либо субъективен создатель письма, быть может, он готовил его, руководствуясь только чувствами.
Существует почти все методов подготовки корреспонденции, но выделим более общие вопросы:
Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его главные заботы? Какие колебания его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него какие-или трудности, которые беспокоят его до сих пор?
Какие у него цели?
И очередной немало значащий момент: письмо обязано строиться по таковой схеме внимание энтузиазм просьба действие.
Нужно лишь помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.
Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т. П. К огорчению, время от времени должностные лица злоупотребляют формой воззвания на "ты". Обращаются на "ты" к подчиненным, которые еще старше их но возрасту, но молвят "вы" молодому вышестоящему начальнику. В форме воззвания на "ты" проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на "ты": "Я не барин...". Реально, воззвание на "ты", особо публично к подчиненному, - это демонстрация барского чванства, низкого уровня ума. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным либо наемным работником. Такое воззвание унижает достоинство человека.
Этикет служебных, деловых отношений просит строго соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (либо даже с одним человеком), ведите беседу так, чтоб вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.
Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально- деловой. В результате длительного развития в официально- деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.
Основными чертами официально- делового стиля считаются:
Нейтральный тон изложения;
Лаконичность и краткость текста;
Точность, ясность выражения мысли.
Нейтральный тон изложения является нормой официального делового письма, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка делового документа исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т.д.
Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведённого в документе, и автором текста и его адресатом.
Требования точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов.
Терминология, которая используется в управленческой документации вообще- это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Специфика делового стиля характерна ещё рядом особенностей.
В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс- секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое обозначение в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «Продлить» ещё не получили право на широкое употребление.
Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Употребление таких слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.
Ещё одна специфическая особенность делового языка- ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.
Особенностью делового стиля являются также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке- следствие чёткой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Деловое (или служебное) письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.
Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.
Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов - передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.
Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.
К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.
В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты,), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, СD-диски и др.). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации в делопроизводстве пока является бумага. Опрос многих фирм США в 1994 г показал, что в этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % - в микрофильмах, 2 % - на магнитной ленте и 1 % - на дисках 1 .
Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов.
Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Деловое письмо как форма официальной корреспонденции. Использование письма-благодарности для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Самые распространенные виды деловых писем. Использование рекламации для высказывания претензий к услуге.
реферат , добавлен 11.03.2014
Сущность, основные цели и содержание коммерческой деятельности в розничной торговле. Коммерческая деятельность розничного предприятия как объекта управления. Методика анализа эффективности системы управления коммерческой деятельностью предприятия.
дипломная работа , добавлен 19.03.2012
Сущность коммерческой деятельности предприятия по сбыту. Внутренняя и внешняя среда предприятия. Анализ коммерческой деятельности по сбыту КСУП "Тепличное". Мероприятия по активизации коммерческой деятельности по сбыту производимой продукции АПК.
дипломная работа , добавлен 12.12.2007
Сущность и значение коммерческой деятельности. Коммерческие службы. Современные тенденции в работе коммерческих служб предприятия. Анализ деятельности коммерческой службы ОАО "Игристые вина". Совершенствование организации коммерческой работы.
курсовая работа , добавлен 06.01.2004
Рассмотрение понятия и разновидностей имиджа лидера коммерческой структуры; психологические механизмы его формирования: гало-эффект, доминирующая потребность, соответствие стереотипам восприятия. Образ идеального руководителя коммерческой структуры.
курсовая работа , добавлен 31.08.2013
Понятие и особенности прогнозирования коммерческой деятельности предприятия в современных условиях. Анализ организации коммерческой деятельности на предприятии игровой индустрии ООО "Вегас-Азарт", рекомендации по совершенствованию стратегии его развития.
дипломная работа , добавлен 20.06.2010
Понятие коммерческой деятельности предприятия, ее специфика и особенности реализации в условиях современной рыночной экономики. Содержание и структура бизнес-плана, причины и назначение его составления, этапы разработки и главные составные части.
контрольная работа , добавлен 15.04.2010
Сущность и задачи коммерческой работы. Концепция развития потребительской кооперации Российской Федерации. Электронная коммерция, ее свойства и перспективы дальнейшего развития. Основные пути совершенствования коммерческой работы на предприятии.
курсовая работа , добавлен 25.03.2011