Источник: компания «Bizmanualz». Это компания, располагающаяся в городе Сент-Луис, штат Миссури, США. Организация имеет членство в американской организации (American Society for Quality, - ред.), ставящей своей задачей продвижение современных в мире.

Планирование качества – это подготовка плана, в соответствии с которым вы будете «правильно», в вашем понимании, изготавливать продукцию (оказывать услуги). Рассматривайте планы по качеству, как средство спланировать превосходный товар (или предоставить отличный сервис), который впечатлит вашего потребителя. Эх, превосходный заказ от превосходного клиента…

Планирование качества: весь ваш передовой опыт изготовления качественного товара

В плане по качеству вы собираете свой передовой опыт производства продукции. Совершенство не бывает результатом случайности. Отличное качество не бывает без планирования. Составление плана требует тщательного обдумывания, планирования и вдумчивой реализации. Каждая деталь имеет важное значение, когда вы двигаетесь к совершенству. Если представлять все это в , то стремиться надо к тому самому виртуальному идеалу « » и приблизиться к нему как можно ближе.

Оформление опыта производства

Когда мы говорим про «вдумчивый подход», то имеем в виду вот что: нужно обдумать все, не только что-то одно. Все требования к продукции, потребности в ресурсах, этапы изготовления, нужно обдумать и взвесить все риски, которые могут возникнуть. Нужно также немного отстраниться и ответить на вопрос: подчинен ли ваш опыт попытке полностью удовлетворить вашего потребителя.

Планирование с учетом опыта производства продукции

Планирование означает, по сути, создание управляющего механизма, гарантирующего выпуск отличной продукции. , из подготовки процедур, рабочих инструкций, форм и метрик, измерительного оборудования, из «панелей индикаторов», – из всего складывается этот чудесный механизм. Меры, которые мы только что перечислили, образуют подробный поток информации, снабжающий ежедневное управление сведениями, по которым можно обосновано судить: двигается ли компания к тому совершенству, на которое вы нацелились.

Реализация опыта через контроль над работой

Необходимо разработать дисциплину для последовательного следования элементам управления в целях . Без этого не обойтись, если вы хотите, чтобы организация работала в соответствии с управляющими механизмами, выработанными вами для удовлетворения ваших потребителей. Для большинства людей – это самый сложный аспект в связи с планами по качеству. Все ли, что может пойти не так вы учли в плане. Возможно, нет. Для того, чтобы ответить на этот вопрос у вас есть внутренние аудиты, корректирующие действия, анализ корневых причин. Все для того, чтобы мы были такими же динамичными и мобильными, как сам современный мир.

Планирование процедур и политик

Думаю, никто не будет спорить с тем, что для производства отличного изделия, нужно сначала определить последовательность действий производства или последовательность оказания услуги, если речь об отличной услуге. Процессные схемы обычно используют, чтобы представить в графическом виде все необходимые шаги. Утверждение заказа в отделе продаж, закупки сырья, получение ресурсов для производства, каждая отдельная процедура изготовления: распилка, пайка, сборка, раскрашивание, инспекционный контроль, поставка, – все это может быть выделено в качестве отдельных этапов. Карта процесса получения прибыли, которую мы тут прикрепили в качестве примера, содержит пять простых шагов для поставщика. Менеджеры по продажам принимают заказ, товар обрабатывают на складе и отгружают потребителю, бухгалтерия готовит счета на оплату, следит за перечислением денег в банк. На этом цикл заканчивается.

Раз каждый шаг определен, мы имеем возможность теперь проанализировать требования, решить, что в процессе потенциально может пойти не так. Затем можно начать создавать те самые механизмы управления и страховочных инструментов, чтобы точно знать, что ваши сотрудники все делают правильно. Только тогда наступает момент, когда можно заняться подготовкой политик и процедур.

Примеры распространенных ошибок

• Одел продаж может завершить процедуру принятия контракта и пуска его в работу слишком поздно, неправильно начать цикл, не справиться с задачей уточнения требований к продукции, не справиться с задачами увеличения объема продаж или перекрестных продаж.
• Склад может достать не те детали, поврежденные товары, только часть деталей по контракту, деталь может прийти не в срок.
• Работники службы отгрузки могут неправильно упаковать товар, могут повредить его при транспортировке, могут неправильно классифицировать товар и, таким образом, направить его покупателю неверным способом.
• Бухгалтерия может направить платежки на неверный счет.
• Финансовый управляющий может не перечислить оплату в срок.

Добавьте к этому, что всегда есть пространство для мошенничества, растрат, краж и других форм издержек, которые нужно тоже принимать во внимание.

Написание политик и процедур

После первых шагов в структурировании и оформлении производственного опыта гораздо легче отразить в процедурах и политиках как опыт будет применяться и как он помогает удовлетворять потребности клиентов. Еще упрощают задачу шаблоны процедур, так как большинство процессов очень похожи в общих чертах, хотя и содержат кардинальные различия в деталях.

Использование политик и процедур

Для большинства людей применение политик и процедур –тяжелая часть работы. Чтобы ваши механизмы управления, процедуры и практики материализовались в реальной работе компании, нужно иметь полномочия для контроля за соблюдением сотрудниками всего необходимого. Специальное программное обеспечение поможет точно знать, что люди используют актуальные версии документов и в операциях по-настоящему придерживаются процедур.

Одним из основных инструментов реализации положений МС ИСО 9000 является планирование качества. В соответствии с концепцией комплексного управления качеством долгосрочное планирование осуществляется на базе программно-целевого подхода к процессам обеспечения качества. Теоретически это обусловлено пониманием сложности объекта планирования, каким является качество продукции, и влиянием, на которое оказывают многочисленные, различные по направленности воздействия внешнего и внутреннего характера. Шадрин А.Д. Менеджмент качества. - М.: Трек. 2006. - С. 212.

Достоинство программно-целевого подхода заключается в том, что на его основе можно объединить наличные ресурсы и наиболее эффективно их использовать для решения поставленных стратегических и тактических задач. При правильном применении данный подход обеспечивает гибкость, динамичность и адаптивность системы качества, создает условия, при которых повышается ответственность за выполнение определенных руководством задач, облегчает работу администрации предприятия.

Применение программно-целевого подхода предполагает: Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ИСО 9000-2000. - СПб.: Питер. 2004. - С. 96.

наличие проблемы и определение цели;

формирование целереализующей программы;

создание механизма реализации программы.

Определение цели, то есть, предполагаемого или желаемого результата деятельности считается одним из наиболее трудных и ответственных моментов в реализации программно-целевого подхода. Это связано с тем, что цели должны быть конкретными, реальными и поддающимися контролю.

Отдельного анализа заслуживает трактовка содержания понятия «программа», соотношение между планом и программой. В теории и на практике даются различные определения и по-разному трактуются взаимоотношения «план-программа». В ряде случаев программа рассматривается как предплановый документ, представляющий собой основу для планирования; в другом, - программа является средством реализации плановых заданий, включенных в план. Но, программу следует рассматривать как метод планирования. В этом случае программа - это совокупность мероприятий, конкретизированных, по срокам и исполнителям, направленных на осуществление поставленных целей и обеспеченных необходимыми, заранее определенными, финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами.

задания по повышению технического уровня и качества важнейшей продукции;

плановые задания предприятия по улучшению качества продукции;

мероприятия, обеспечивающие реализацию заданий программы.

Структура такой программы отражает подход к ней как к плановому документу, содержащему взаимоувязанные по срокам, ресурсам и исполнителям задания по улучшению качества продукции, а также комплекс мероприятий, обеспечивающих их выполнение. Такой подход в принципе не противоречит термину, принятому в МС 8402 и согласно которому «программа качества» - это документ, регламентирующий конкретные меры в области качества, распределение ресурсов и последовательность действий, относящихся к конкретной продукции, услуге, контракту или проекту». Однако, если в отечественной практике основной упор раньше делался на выполнение установленных или принятых заданий по повышению качества, то в зарубежной - планирование качества, в первую очередь, - это планирование ресурсов, необходимых для реализации альтернативных вариантов, связанных с удовлетворением требований потребителя. Поэтому совершенно очевидно было различие стратегий планирования качества.

В ведущих фирмах США и стран Западной Европы постепенно отходят от жестких методов планирования повышения качества и ориентируются на взаимоувязку различных видов деятельности по обеспечению качества с учетом требований потребителей.

При этом поиск путей повышения эффективности планирования качества ведется в следующих направлениях: разграничение стратегических и оперативных функций управления качеством и их раздельное финансирование; применение многовариантности планирования, т.е. разработка целого ряда ситуационных планов с целью быстрой адаптации к имеющимся внутренним и внешним условиям.

Очевидно, что с развитием товарно-денежных отношений и присущего им рыночного механизма стратегия планирования на современных российских предприятиях претерпевает кардинальные изменения, ориентируясь не на планируемые в административном порядке показатели, а на требования конкретного потребителя. По этой причине меняется и подход к разработке программ и планов повышения качества.

Поэтому, рассмотрим основную структуру современной программы «Качество».

Программа «Качество» должна занимать ключевое положение в создании органической взаимосвязи системы общего руководства, закрепленной в МС ИСО 9004, ИСО 9004. Методические указания для общего построения и руководства системой управления качества на предприятии. с моделями обеспечения качества конкретной продукции в соответствии с МС ИСО 9001-9003.

Исходя из этого, программа «Качество» должна быть двухуровневой.

Программа первого уровня - это сугубо внутренний документ предприятия, который должен содержать мероприятия стратегического характера. Эти мероприятия призваны реализовать политику предприятия в области качества, обеспечив систематическое и планомерное улучшение качества продукции, ее конкурентоспособность на внешнем и внутреннем рынках. Эту программа направлена, прежде всего, на обеспечение конкурентноспособности предприятия.

Содержание программы первого уровня формируется на основе отчетов по маркетинговым исследованиям и рекомендаций по конъюнктуре внешнего и внутреннего рынков продукции, определяющей профиль предприятия и основные объемы производства, его возможности по разработке и освоению принципиально новых видов продукции, модернизации выпускаемой продукции, расширению модификаций, типов и видов изделий.

Разработка программы первого уровня включает следующие этапы:

анализ материалов маркетинговых исследований;

экспертную оценку заключений ведущих специалистов по материалам маркетинговых исследований;

выбор направлений формирования программы;

определение ответственных исполнителей из числа руководителей предприятия по каждому направлению (подпрограмме);

разработка мероприятий по реализации выбранных направлений (подпрограмм);

обсуждение и согласование предложенных мероприятий с учетом сроков и ресурсов, необходимых для их реализации;

подготовку окончательного варианта программы и ее утверждение.

Учитывая долгосрочный характер мероприятий, которые включаются в подпрограммы, особенно в условиях самофинансирования, появляется риск принятия неверных решений, что может при вести к значительным финансовым и другим потерям. Поэтому на этапе разработки подпрограммы и программы в целом необходимо использовать специальные методы, позволяющие оценить возможный риск.

При разработке подпрограмм целесообразно использовать методы сетевого планирования. Разработанные сетевые графики должны утверждаться вместе с программой и служить для контроля ее выполнения.

Комплекс мероприятий по каждой подпрограмме целесообразно формировать по отдельным стадиям петли качества (жизненного цикла продукции).

При разработке программы «Конкурентоспособность» в соответствии с принципом закрепления ответственности, изложенным в стандартах ИСО серии 9000, следует использовать функциональный подход на основе матрицы функций. Это позволяет на любом этапе разработки и реализации программы однозначно установить ответственность руководителей предприятия и его структурных подразделений за выполнение конкретных мероприятий.

Программа второго уровня должна разрабатываться для реализации целей и задач технического характера, в частности обеспечения качества продукции по заключенным договорам на выпускаемую продукцию. Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ИСО 9000-2000. - СПб.: Питер. 2004. - С. 102. Ее целесообразно именовать «Программа обеспечения качества продукции». Мероприятия, включенные в эту программу, должны быть нацелены на снижение производственных издержек за счет уменьшения брака, расхода материальных ресурсов и др.

Отличительной особенностью этой программы является го, что она разрабатывается для конкретного изделия или группы изделий одинакового назначения, поставляемых одному заказчику (или нескольким заказчикам при идентичности технических требований к продукции, обусловленных условиями использования). Эта программа может предъявляться потребителю при заключении договора для демонстрации усилий изготовителя по обеспечению стабильности качества продукции и по его требованию прилагаться к договору.

Программа должна включать, если это необходимо, мероприятия по совершенствованию технологии и методов контроля качества, метрологическому обеспечению производства, по проведению авторского надзора за качеством изготовления продукции, а также графики периодического контроля соблюдения технологической дисциплины, аттестации испытательного оборудования, проверки оборудования на технологическую точность, пересмотра технической документации. В отдельных случаях могут разрабатываться программы по отдельным видам деятельности, связанной с обеспечением качества продукции: например, программы внедрения статистических методов контроля, организации групп качества и т.п. В каждом конкретном случае эти вопросы решает руководство предприятия.

Разработка программы обеспечения качества может осуществляться для реализации особых требований потребителя, предусмотренных в контракте. В этом случае программа является дополнением к «Руководству по качеству». Такая программа может охватывать те элементы действующей системы качества, в которые необходимо внести изменения или дополнения для решения задач, обусловленных потребителем в контракте, а также специальные процедуры, удовлетворяющие особые требования контракта (например, специальные испытания изделия или отдельных узлов). Для разработки такой программы требуется детальная проработка специалистами (конструкторами, технологами, метрологами, работниками ОТК) требований контракта, что позволит определить пригодность имеющихся процедур обеспечения качества, необходимость их модификации или введения новых процедур.

Для достижения поставленных задач важно обеспечить постоянную координацию работ по планированию качества, которую должен осуществлять отдел качества или другое структурное подразделение, входящее в состав службы качества и подчиненное заместителю руководителя предприятия по качеству.

Одна из важных составляющих успеха компании – это качественное планирование и прогноз продаж. Правильно рассчитанный прогноз позволяет более эффективно вести бизнес, а прежде всего — контролировать и оптимизировать расходы. Кроме того, если речь идет о продукции, это позволяет сформировать оптимальные (а не завышенные или заниженные) запасы продукции на складе. Потому, если вы открыли собственное дело и еще не работали над прогнозами продаж, наступило время этим заняться. Для этого можно пригласить квалифицированных специалистов, которые уже имеют опыт качественного и точного планирования. Если же вы хотите обойтись собственными силами, эта статья поможет вам делать эффективные расчеты прогнозов продаж. А это, в свою очередь, предоставит вам многочисленные преимущества как владельцу бизнеса.

Для начала отметим, что прогнозы могут быть долгосрочными (на 1, 3, 5 или более лет), краткосрочными и среднесрочными (неделя, месяц, квартал). Прогнозы на более длинные периоды обычно менее точные (хотя и не всегда). Это понятно, ведь больше факторов могут на протяжении длительного периода времени скорректировать ожидаемые результаты в ту или другую сторону. Однако вполне реально сделать точные прогнозы деятельности вашего предприятия для любого промежутка времени.

Точный прогноз – это прогноз, который имеет отклонение от реальных объемов продаж в пределах 10% в большую или меньшую сторону. Например, вы спрогнозировали, что за период 3 месяцев продадите продукции в размере 1000 шт. В конце периода вы получили результат 900, или же 1100 шт. или любую цифру в этом промежутке. Такой прогноз можно считать точным и качественным. Если отклонения существенны (вместо прогнозируемой цифры 1000 шт получен результат – 500 шт) – это свидетельствует о некорректном, слишком завышенном прогнозе, или же о форс-мажорных обстоятельствах, которые повлекли за собой резкое падение объемов продаж.

Как же построить точный прогноз? Эта работа состоит из нескольких этапов:

Запишите точные результаты деятельности за предыдущие промежутки времени (например, ежемесячные продажи вашей продукции на протяжении последнего года). Если ваша продукция новая и не имеет истории продаж, вам придется подождать 2-3 месяца, чтобы получить информацию о первых продажах. Без этого попытки построить точный прогноз, основываясь лишь на предположениях, будут напрасны.

Рассчитайте коэффициенты сезонности. Сформируйте график, который бы показывал объем продаж на протяжении определенного отрезка времени. Для этого возьмите за основу, например, один из месяцев и сравните с объемами продаж в следующие месяцы. Отмечу, что есть товары и услуги, спрос на которые имеет незначительные, иногда малозаметные сезонные колебания. Однако в таких сферах, как туристические услуги или же продажа пищевых продуктов, сезонные колебания очень значительные. Понятно, что если ваша фирма занимается продажами туристических путевок в дома отдыха Крыма, и в марте вы продали, допустим, 100 путевок, тогда на июнь планируйте продажи в несколько раз выше. А на июль-август прогноз должен быть еще выше. В сфере питания вопрос точного прогнозирования продаж стоит острее, ведь продукция имеет сроки хранения, на протяжении которых ее нужно сбыть. Потому рассчитайте коэффициенты сезонности для каждого планового отрезка и запишите их.

Пример: вы занимаетесь продажами безалкогольных напитков. В начале мая вы должны рассчитать прогноз продаж на июль. У вас есть данные по продажам за каждый месяц предыдущего года, в частности, в апреле (5 000 шт) и июле (12 000 шт) прошлого года, а также за апрель этого года (7 000 шт). Для того, чтобы определить коэффициент сезонности, нужно получить соотношение продаж за июль прошлого года к количеству продаж в апреле того же года. Полученную цифру (коэффициент сезонности) нужно перемножить на данные по количеству продаж за апрель этого года. В результате получим прогноз продаж на июль, взвешенный на коэффициент сезонности: 12 000/5 000 = 2, 4. 7 000*2, 4 = 16 800 шт – прогноз на июль. Если другие факторы, которые влияют на объем продаж, остались неизменными, этот прогноз будет довольно точным.

Рассчитайте эластичность спроса по цене на вашу продукцию. Вспомните базовый курс экономики со студенческих времен. Определите, как изменялся спрос после изменения цен на вашу продукцию. Если спрос на вашу продукцию имеет высокую эластичность (то есть, заметно падал при росте цен), пытайтесь в дальнейшем избегать значительного повышения стоимости продукции для ваших потребителей, и ни в коем случае не поднимайте цены раньше, чем ваши конкуренты.

Пример: данные свидетельствуют: при повышении цены на 1% спрос на вашу продукцию падает на 2, 5%. Вы планируете в июне повысить цену на 10%, это повлечет падение спроса на 25%. В прошлом году в этот же период цена оставалась неизменной. Продажи апреля составили 400 шт, коэффициент сезонности – 3, 0. Рассчитываем прогноз на июль: 400*3*(100%-25%)=900 шт.

Учтите рост производственных мощностей (или открытие новых магазинов, точек сбыта продукции). Если вы расширяете производство, выходите на новые рынки сбыта, обязательно учтите это в прогнозе.

Пример: раньше вы поставляли продукцию лишь в своем городе. Начиная со следующего месяца, вы начинаете сотрудничество с посредниками из других городов и открываете дополнительно 5 точек продаж. На данный момент 10 точек продаж сбывают 2 000 шт продукции на месяц. Таким образом, ожидаемые продажи 15 точек дадут результат около 3 000 шт.

Рассчитайте коэффициент влияния внешних факторов (в первую очередь общеэкономической ситуации в государстве и конкурентов). Для расчета этого коэффициента вы должны тщательным образом отслеживать ваш рынок и следить за появлением новых игроков. Очень часто компании не учитывают инновации конкурентов, их деятельность на рынке. И в результате получают более низкие показатели, чем ожидали изначально. Как рассчитать коэффициент внешних факторов? Для этого нужно иметь историю продаж за длительный период (хотя бы 2 года, желательно больше). Рассчитайте прогноз продаж на прошлый год по данным позапрошлого (с учетом коэффициентов сезонности и эластичности). Сравните прогноз с реальными цифрами. Из разницы, которая вышла, высчитайте форс-мажорные обстоятельства. Остальные – это и есть показатель влияния внешних факторов.

Пример: вы имеете коэффициенты сезонности и эластичности спроса на вашу продукцию. Допустимо, суммарные продажи позапрошлого года составили 10 000 шт, суммарные продажи в прошлом году составили 14 000 шт. с учетом коэффициента эластичности прогноз на прошлый год должен был составить 9 000 шт. Однако увеличение объемов сбыта позволило увеличить объемы продаж вдвое. (вдвое расширили штат работников отдела продаж и открыли еще 2 точки продаж дополнительно до двух существующих, как и было до этого). Это увеличивает прогноз до 18 000 шт. Следовательно, фактическое отклонение составило 4 000 шт. из них 2 000 шт. не было продано по причине непредвиденные обстоятельств – форс-мажор (проблемы с поставщиками сырья на протяжении 2-х месяцев). Отклонение, связанное с влиянием внешних факторов, составило 2 000 шт (18 000 – 14 000 – 2 000). Коэффициент влияния составит таким образом: 1-(2 000 влияние внешних факторов /18 000 прогноз -2 000 форс-мажор)=0, 875

Ознакомьте с прогнозом продаж каждого работника из отдела продаж (сбыта) . Отметьте, что эти цифры получены на основе точных расчетов с учетом всех факторов. Это еще одна важна деталь, ведь работники будут знать, какие цифры от них ожидаются и что эти цифры не вымышленные, а вполне обоснованы реальными расчетами.

Создание точных прогнозов продаж позволит вам более эффективно использовать имеющиеся ресурсы, сократить расходы, а также будет способствовать глубокому изучению отрасли, в которой вы работаете.

СОСТАВЬТЕ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ

Основательность есть признак всех пре­ успевающих людей. Гениальность -это искусство непрерывного тяжелого тру­ да... Все величайшие достижения отме­ чены пристальным вниманием даже к малейшим деталям.

Элберт Хаббард

Ваше умение ставить цели и составлять план их достижения есть необходимая для успеха основа. Никакое иное умение не окажется для вас столь же полезным для реализации собственно­го потенциала.

Все основные достижения на сегодняшний день представляют собой «многоэтапные задачи». Они состоят из последовательнос­ти шагов, которые нужно пройти Для получения некоего резуль­тата. Даже приготовление блюда по рецепту - тоже многоэтап­ная задача, ваше умение планировать и успешно справляться с такими задачами позволит вам работать на гораздо более мощ­ных оборотах, чем обычные люди.

Задача планирования - помочь вам превратить вашу цель в четко оформленную, последовательную программу с жестко уста­новленными сроками. К счастью, это умение приходит с практи­кой. Оно сделает вас одним из самых значительных и влиятель­ных людей в бизнесе. Чем больше практики, тем естественнее это умение.

СОСТАВЛЯЕМПЛАН

К счастью, в предыдущих главах вы уже определили все необ­ходимые для достижения целей ингредиенты, осталось лишь их объединить.

1. Вы уже составили точный образ идеального будущего, ко­-
   нечного результата на основе внутренних ценностей. Вы
   знаете, чего хотите и для чего.
2. Вы записали свои цели, расставили приоритеты и определи-­
   ли главную цель своей жизни.
3. Вы выбрали критерии оценки и стандарты, чтобы отслежи­-
   вать прогресс; установили сроки в качестве мишени, в кото­-
   рую вам надо попасть.
   1. Вы знаете, какие знания и умения вам еще нужны для дос-­
      тижения поставленной цели.
   2. Вы расставили свои умения в порядке приоритета и разра-­
      ботали план обучения необходимым знаниям для достиже­-
      ния желаемого.
   3. Вы определили людей, группы и организации, чья помощь и сотруд ничество вам могут рано или поздно понадобиться, а также необ­ходимые шаги для завоевания их доверия и поддержки. Все это время вы делали заметки, поэтому сейчас у вас есть все необходимое для составления плана действий. Теперь вы го­товы свести все воедино.
      
      ПРОЦЕССПЛАНИРОВАНИЯОЧЕНЬВАЖЕН

      Несколько лет назад «Инкорпорэйшн Мэгэзин» поместил статью об исследовании, в котором участвовали 50 недавно со­зданных компаний. Половина из них потратила несколько меся­цев на разработку полных бизнес-планов, прежде чем выходить на рынок и начинать работу. Вторая половина предпочла обой­тись без подробных планов и ограничилась спонтанным реагирова­нием на события по мере необходимости.

      Через пару лет исследователи вновь вернулись к компаниям, чтобы определить уровень доходов и степень развития этих ком­паний. Результаты оказались весьма занятными. Компании, вы­шедшие на рынок с подробными и тщательно продуманными пла­нами, преуспели гораздо лучше и получали значительно больше прибыли, чем те, кто сделал ставку на спонтанность.

      Компании, ринувшиеся с места в карьер, чьи руководители были «слишком заняты», чтобы сесть и хорошо поработать над стратегическим планированием, практически все доживали свои последние дни. Многие уже давно обанкротились и прекратили свое существование.

      «ЗОЛОТОЙКЛЮЧИК»ПЛАНИРОВАНИЯ

      Любопытное открытие. Владельцам компаний и фирм задавали один и тот же вопрос: «Как часто в процессе ежедневной работы вы сверяетесь со своим планом?» Практически во всех случаях пред­приниматели и владельцы бизнесов не заглядывали в планы по не­сколько месяцев. Составив план, они убирали его в дальний ящик стола, и редко кто доставал до следующего года, когда вновь прихо­дилось заниматься стратегическим планированием.

      А важнейшее открытие было следующим: хотя к самому пла­ну обращались редко, сам процесс продумывания и анализа глав ных элементов бизнеса являлся очень важным для успеха.

   ПЛАНИРОВАНИЕЭФФЕКТИВНО

   Генерала Дуайта Д. Эйзенхауэра после высадки в Норман­дии во время Второй мировой войны попросили подробно опи­сать план, предшествовавший высадке. Он ответил так: «Сам план значения не имел, важен был процесс планирования».

   На начальном этапе большое значение имеет проработка всех ключевых элементов бизнес-плана. Поэтому Алекс Маккензи, эксперт по тайм-менеджменту, говорил: «Действия без предвари­тельного планирования - причина всякой неудачи».

   Старая военная истина гласит: «Никакой план не выдержи­вает первой встречи с врагом». С первого же дня деловых дей­ствий ситуация будет меняться так быстро, что ваш план будет терять актуальность через несколько дней, если не несколько ча­сов. Но ведь важен сам процесс планирования. Скотт МакНили из «Сан Микросистемз» утверждает: «В бизнесе вы каждые три недели спокойно можете выбрасывать в корзинку для бумаг свои предположения».

   УСЛОВИЕВСЕХВЕЛИКИХДОСТИЖЕНИЙ Все преуспевающие люди действуют по написанному плану Величайшим достижениям человечества, от великих пирамид и до масштабных промышленных акций современности, предшество­вали подробные планы, тщательно разработанные и продуманные с начала до конца.

   По сути, минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут реальной работы. Каждая минута сэкономит вам время, силы и деньги для достижения желаемого результата. Поэтому и говорят: «Неудачный план - это планирование неудачи».

   Первая причина неудач - действия без плана. Люди, утвержда­ющие, что они слишком заняты, чтобы планировать, должны быть готовы к лишним ошибкам и густым тратам времени, денег и сил.

   Говорят, любое новое бизнес-начинание - это попытка обо­гнать время. С первых же дней основатели компаний всеми сила­ми пытаются найти способ заработать как можно больше денег, чтобы остаться в бизнесе. Если им удается обнаружить «модель дохода» и получать прибыль, превышающую затраты, такой биз­нес выживает и считается успешным. Но если деньги заканчива­ются до того, как возникает превышение доходов над расходами, компания, словно самолет при неудачном пикировании, терпит крушение и погибает.

   ФОРМУЛАУСПЕХА

   Предлагаю вам формулу «шесть П» для личного и професси­онального успеха. Она звучит так: «Процесс предварительного планирования предопределяет продуктивный подход».

   Семь преимуществ предварительного планирования:

   Во-первых, процесс планирования стимулирует вас проду­ мывать мельчайшие вопросы, необходимые для безуслов­ ного достижения успеха.

   Во-вторых, тщательное продумывание предстоящих дей­ ствий позволяет эффективно их распланировать в це­лях экономии времени, денег и усилий.

   В-третьих, хорошо продуманный и выверенный план помога­ ет выявить всевозможные недочеты и упущения, кото­ рые впоследствии могут оказаться фатальными для вашего бизнеса. Задавайте себе вопросы типа «А что если...» Например: «Что самое худшее может произой­ ти, если я выберу тот или иной способ действия?»

   СМОТРИТЕНАВЕЩИРЕАЛЬНО

   Часто в результате тщательного планирования и анализа мы понимаем, что нельзя достичь поставленной цели при имеющихся ресурсах или времени или при определенных обстоятельствах. Иногда лучшие сделки - те, о которых вы думали в последнюю очередь.

   Несколько лет назад мне довелось работать с весьма состоя­тельным человеком. Он дал мне один бесценный совет: «Всегда легче заварить кашу, чем потом ее расхлебывать».

   Думать о затратах времени и средств надо до, а не после.
   
   НАЙДИТЕСЛАБЫЕМЕСТА

   В-четвертых, предварительное планирование помогает зара­нее найти слабые места в плане и подстраховаться. Вы сможете обнаружить «роковую ошибку», которая могла бы остаться неза­меченной и привести к гибели всей вашей затеи. Вот для этого и необходимо планирование.

   ОПРЕДЕЛИТЕСВОИПЕРСПЕКТИВЫ

   В-пятых, планирование выявляет сильные стороны и потенци­альные перспективы, которыми вы можете воспользоваться. Зача­стую вы можете не подозревать о своих сильных сторонах, откры вающихся в данной ситуации, пока не проведете тщательное пла­нирование.

   СФОКУСИРУЙТЕСВОЮЭНЕРГИЮ

   В-шестых, планирование позволяет вам целенаправленно рас­ходовать время, деньги и средства на одну-две основные цели, необходимые для успеха всего мероприятия. Без четкого фокуса вы начнете разбрасываться и тратить силы вхолостую с весьма незначительными результатами.

   В-седьмых, планирование сэкономит вам массу часов, месяцев и даже лет бесплодных попыток, разочарований и убережет поте­ри энергии.

   ЖИЗНЕННО ВАЖНАЯ ДИСЦИПЛИНА

   Планирование - это дисциплина, умение, а также привычка и способность. А значит, вы можете ему обучиться и развить до высокого уровня посредством практики и многократного упраж­нения. Причем овладеть этим умением гораздо проще, чем вы

   думаете. ЗАПИШИТЕВСЕЗАДАНИЯИПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ

   В самом простом представлении план - это перечень всех необходимых для достижения цели действий. Возьмите лист бу­маги и запишите все, что, по-вашему, способствует приближению цели.

   Когда вам приходит в голову что-то новое, тут же добавьте это в свой список. Постоянно обновляйте его, просматривайте и корректируйте. Этот список должен стать вашим проектным чер­тежом для строительства «дома мечты» - достижения идеально­го результата.

   ОПРЕДЕЛЕНИЕПРИОРИТЕТОВИ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ

   Следующий шаг - организация списка в логической после­довательности и по приоритетам. Установите, какие задания или действия для вас важнее других. Под номером первым ставьте самое важное задание и далее до конца в порядке убывания.

   Таким же образом определите последовательность необходи­мых действий. Иногда какое-то дело не может быть выполнено,

   
   пока не закончено предшествующее. Трудности с одним задани­ем могут также стать камнем преткновения всего процесса. УТОЧНИТЕСДЕРЖИВАЮЩИЙФАКТОР

   Зачастую успех вашего плана во многом обусловлен дости­жением единственной цели: окончания строительства нового офиса, магазина или фабрики, а может быть, презентации нового товара или услуги, а еще достижения определенного объема продаж к конкретному сроку приема на работу нового человека на ключе­вую должность. Процесс планирования помогает вам определить существенные элементы плана и сосредоточить внимание на жизненно важных заданиях и действиях.

   БУДЬТЕГОТОВЫКНЕУДАЧАМ

   Ни один план поначалу не совершенен. Первые по пытки дос­тичь желаемого всегда заканчиваются провалом. Этого следует ожи­дать. Способность спокойно относиться к неудачам и вносить в план нужные коррективы крайне важна для вашего успеха. Посто­янно спрашивайте себя: «Что сработает, и что не сработает?» Уделяй­те больше внимания тому, что правильно, а не кто прав.

   Помните старое высказывание: «Начните с белого листа!» Всякий раз, когда ваш план не сработает, вздохните глубоко, успо­койтесь и переделайте план.

   Когда у вас возникает проблема, сконцентрируйтесь на реше­нии. Сложности - это часть рабочего процесса, поэтому научи­тесь реагировать на них эффективно и конструктивно. Если вы не укладываетесь в сроки, задайте себе вопросы: «В чем пробле­ма? В чем еще проблема? Каково решение? Как еще можно ре­шить эту проблему? Что можно сделать сейчас? Каков следующий шаг?»

   Кажется, что как только вы делаете первый шаг на пути к цели, вы тут же наталкиваетесь на препятствия, временные труд­ности, помехи и препоны. Это нормально. Для работы над чем-то новым требуются немалые усилия, но это та цена, которую вам придется заплатить за достижение ваших целей.

   ДУМАЙТЕНАБУМАГЕ

   Всегда думайте на бумаге. Постоянно составляйте план всех своих действий и регулярно улучшайте план, пока он не примет совершенный вид.

   Помните: планирование - это умение, и ему можно обучить ся. Ваша способность думать, планировать, анализировать и ини­циировать активную деятельность в конце концов приведет вас туда, куда вы стремитесь - в «десятку» лучших. Но на это нуж­но время.

   «Думать на бумаге» можно так: оформите план проекта для достижения многозадачных целей в виде таблицы. При этом вы создаете визуальное представление своей цели и тех шагов, кото­рые вас к ней приведут. Это откроет вам глаза на сильные и слабые стороны проекта.

   ПРОЕКТНОЕПЛАНИРОВАНИЕ

   При таком планировании вы пишите дни, недели и месяцы, которые могут потребоваться на завершение проекта, в шапке таблицы. Например, в годовом плане вы записываете названия двенадцати месяцев, начиная с текущего. Это временная строка проекта.

   В левую вертикальную колонку в нужной последовательности впишите задания, необходимые для завершения проекта. Каким будет ваш первый шаг? Второй? И так далее.

   Внизу правой колонки запишите конечную цель, идеальный результат. Чем яснее вы представляете, к чему стремитесь, тем проще вам будет этого достигнуть.

   Горизонтальные графы вы можете использовать для указа­ния необходимого количества времени на то или иное задание. Некоторые из них можно выполнять одновременно, другие - лить последовательно. Одни задания имеют высокую степень приори­тетности, другие, наоборот, низкую. Но при помощи таблицы планирования проекта вы сможете наглядно представить свою конечную цель - со всей ясностью и детализацией.

   СОБЕРИТЕСВОЮКОМАНДУ

   Каждый, отвечающий за выполнение части некоего плана, вов­лечен в процесс планирования. Довольно распространенная ошиб­ка - предполагать, будто отдельное задание можно выполнить легко и быстро. И вдруг шок - оказывается, что дело, выглядев­шее таким простым и легким, занимает пару месяцев. Сжатые сроки могут заставить вас полностью пересмотреть составлен­ный план.

   Один из моих менеджеров решил разослать всем нашим кли­ентам информационную листовку по поводу нового направления в нашем бизнесе. Он вызвал дизайнера и сообщил, что листовка нужна ему к концу недели.

   Каким же было его изумление, когда он узнал, что на профес­сиональную разработку, дизайн и изготовление листовки вместе спечатью и рассылкой уйдет шесть-восемь недель, и это обой­дется в 2 000 долларов. Идея отпала сама собой.

   Начиная процесс планирования, вы должны сосредоточиться на четком определении каждого этапа и необходимого для него времени. Это время оптимизма и реализма при составлении пла­на и достижении целей. На каждом этапе планирования будьте предельно честны с собой, не полагаясь на удачу или случай и не надеясь, что законы природы станет попраны ради вашей выгоды.

   ОПРЕДЕЛИТЕВОЗМОЖНЫЕПОМЕХИ

   Существует проблема, которую следует решить прежде все­го. Самая предварительная главная цель, серьезный фактор, тре­бующий пристального внимания.

   Например, многие компании вступают на рынок, расписав все до малейших деталей, кроме процесса профессиональной прода­жи, приносящего прибыли. Компания продумала стратегическое планирование, аренду офисов, покупку мебели, компьютеров и промышленного оборудования, наняла штат сотрудников, завела бухгалтерские книги и начала проводить рекламные акции. Но процесс продажи подкачал: он не был продуман, и через несколь­ко месяцев или даже недель компания оказалась на мели. В боль­шой степени это то, что превращает маленький камешек преткно­вения в мощную бомбу, оставляющую позади себя руины.

   ПРОМЕЖУТОЧНЫЕРЕЗУЛЬТАТЫ

   Определите промежуточные результаты, которые вам необхо­димо достичь на каждом этапе пути. Можете ли вы распределить их по приоритетности и выполнить точно в срок? Каков ваш план на случай неполадок или форс-мажорных обстоятельств? Есть ли у вас запасной план? Что будете делать, если окажется, что для выпол­нения задания требуется гораздо больше средств и времени? Вам Должна быть знакома фраза: «Великая жизнь, как и великий ко­рабль, не должна зависеть от одной надежды, как от одной мачты».

   ПЛАНИРОВАНИЕ-КЛЮЧКУСПЕХУ

   Сам факт планирования повышает качество всего процесса Достижения цели. Чем тщательнее и детальнее разработан вами предварительный план на старте, тем успешнее и ярче ваш фи­ниш. Чем качественнее ваше планирование, тем больше идей и возможностей вы можете воплотить.

   Умение точно определить свое желание, записать его, составить план и работать в согласии с ним - это ключ к личностному росту, эффективности и высокому темпу прогресса. Все эти умение - вполне реально освоить и усовершенствовать. В са­мые короткие сроки вы сможете изменить жизнь и бизнес, удвоить доход и объемы продаж, реализовать свои мечты и природный потенциал.

   СОСТАВЬТЕ ПЛАН

   Составьте перечень всех действий, ведущих к вашей цели, и
   постарайтесь ничего не упустить.

   Распишите все его пункты по приоритетам: от самого важ­-ного задания до самого наименее значимого.

   Организуйте список в логической последовательности. Что
   нужно выполнить в первую очередь, а что во вторую?

   Подсчитайте, сколько времени и денег потребуется для за­-
   вершения задания. Располагаете ли вы всем необходимым?

   Творчески перерабатывайте свой план, особенно когда полу­
   чаете новую информацию или когда дела идут не так, как
   вы ожидали. Будьте настроены на возможность корректив.

Планированием определяются пути достижения целей в отношении качества. Планирование включает также оценку, разработку системы и программы качества, выработку положений по его улучшению.

Можно выделить два уровня планирования качества:

- стратегическое, в процессе которого намечаются основные направления работы в области качества на перспективу; стратегия качества - часть обшей стратегии предприятия;

- текущее (оперативное), предусматривающее мероприятия на ближайший год.

Главные задачи планирования качества:

Обеспечить максимальное соответствие свойств продукции существующим и перспективным потребностям рынка;

Наметить оптимальные задания по повышению качества с точки зрения ресурсного обеспечения и запросов потребителей;

Увеличить производство сертифицированной продукции;

Улучшить отдельные потребительские свойства выпускаемой продукции;

Своевременно сократить выпуск или снять с производства неконкурентоспособную продукцию;

Обеспечить соблюдение требований стандартов, технических условий и другой нормативной документации;

Разработать и реализовать конкретные мероприятия, обеспечивающие достижение данного уровня качества;

Увеличить экономическую эффективность производства и реализации продукции улучшенного качества.

В основе планирования качества два основных принципа:

Учет новейших достижений науки и техники, требований стандартов, потребностей рынка;

Комплексность, предполагающая увязку в планах по качеству всех сторон деятельности предприятия.

Чтобы учесть потребности рынка, следует предпринять ряд последовательных шагов.

Первый шаг - идентификация потребителей. К потребителям относят не только непосредственно расплачивающихся за товар или услугу клиентов, но и любое звено в цепи реализации, регулирующие органы или общество в целом. Потребители могут быть внешними и внутренними. Чтобы разделить потребителей на две категории: важных, которых немного, и полезных, которых обычно много, - можно применить диаграмму Парето. Классификация потребителей поможет правильно планировать распределение ресурсов, концентрировать их в существенных областях.

Второй шаг - определение запросов потребителей. Необходимо выявлять их истинные интересы. Часто реальные потребности отличаются от заявленных. Кроме того, они могут множиться. Например, базовая потребность в транспортировке порождает такие первичные потребности, как безопасность, экономия, надежность, удобство. Первичная потребность в экономии приводит к потребностям в низких закупочных ценах, малых операционных расходах и т. д.

Третий шаг - разработка характеристик услуги или товара, которые будут удовлетворять потребительские запросы. На данном этапе определяют особенности товара (услуги), обеспечивающие удовлетворение запросов потребителей. Кроме того, продукция должна быть конкурентоспособной, а затраты на ее создание оптимальными. В планировании используют анализ критичности, конкурентоспособности, реализуемости и стоимостной.

Под анализом критичности понимают выявление жизненно важных особенностей продукции, которым отдается приоритет при распределении ресурсов. Критичность может определяться такими требованиями, как человеческая безопасность, законодательные ограничения и т. д.

Анализ конкурентоспособности предполагает сравнение с продукцией, выпускаемой конкурентами. В английском языке такой анализ называют benchmarketing, что на русский можно перевести как сопоставительный анализ.

Анализ реализуемости позволяет определить соотношение между качеством продукции и возможностью ее продажи. Изучают поведение потребителей, виды товаров (услуг), которые они хотят приобретать, которые не хотят, причины такого нежелания. При анализе предпочтений и выбора клиентами той или иной продукции используют методы маркетинговых исследований.

Стоимостной анализ определяет минимальные затраты, при которых товар (услуга) способны выполнять заданные функции.

Четвертый шаг - разработка технологического процесса, который позволит произвести товар (услугу) в соответствии с запланированными характеристиками. При разработке процесса следует учитывать подготовку и квалификацию персонала, его обслуживающего; фактические внешние условия, как правило, отличающиеся от «лабораторных»; способ действительного ведения процесса, который может отличаться от заданного.

Средства планирования технологического процесса разнообразны, в их числе, например, концепция доминирования, количественное определение возможностей.

Концепция доминирования состоит в следующем: каждый процесс характеризуется множеством переменных, некоторые из которых жизненно важны. Часто одна переменная более существенна, чем все остальные. Такая переменная является доминантной.

Если специалист, планирующий процесс, способен ее выделить, тогда с большей степенью доверия удается правильно определить приоритеты.

Количественное определение возможностей процесса - одно из наиболее полезных средств планирования, использование которого дает следующие преимущества:

Возможность оценить процесс в цифрах и стандартной форме;

Предупреждение проблем на стадии рассмотрения проектов;

Получение средних значений величин, соответствующих приемлемым параметрам процесса;

Сравнимость с альтернативными процессами.

Пятый шаг - разработка механизмов контроля за процессом.

Любому запросу потребителей соответствует по крайней мере одна характеристика продукции и соответствующая характеристика процесса производства, которая обеспечивает заданные свойства продукции. Чтобы достичь намечаемых характеристик, необходим механизм контроля для гарантированного функционирования согласно плану. Каждый потребительский запрос требует соответствующего механизма контроля, и определенный механизм контроля в конечном итоге соответствует конкретному запросу потребителя.

Шестой шаг в планировании качества - передача процесса в производство. При переходе к операциям требуется подтверждать возможность процесса в реальных условиях и его контролируемость. В идеале должна передаваться база данных, содержащая разные процедуры, предупреждения, выводы, сделанные в ходе планирования. Некоторые предприятия практикуют проведение кратких совещаний. Специалисты, планировавшие процесс, выступают на них как инструкторы.

В планировании качества продукции используют обобщающие и комплексные показатели:

Уровень качества продукции (обобщающий показатель);

Комплексный показатель уровня качества продукции;

Индекс качества продукции (комплексный показатель).

Планирование качества основывается на применении научно обоснованных технико-экономических показателей, позволяющих наиболее полно учитывать потребительские свойства. При этом необходимо определить, насколько экономически целесообразно повышение качества данного вида продукции в конкретных условиях производства; какие именно количественные показатели качества можно предусмотреть в планах и заданиях; как долго продукция данного уровня будет пользоваться спросом.

Планирование предусматривает прогнозирование показателей качества продукции, потребностей в ней и оценку возможностей производства такой продукции; непосредственное планирование производства и реализации высококачественной продукции как в текущий период, так и на перспективу; стимулирование повышения качества продукции; увязку решения проблемы повышения качества с другими сторонами деятельности предприятия. Разработке плановых показателей должен предшествовать детальный анализ показателей качества за прошедший период; планируемые показатели качества должны быть оптимальными; необходимо предусматривать постоянное повышение качества продукции; плановые показатели качества продукции дифференцируют для подразделений.

При планировании качества сельскохозяйственной продукции учитывают сложившийся уровень и темпы развития материально-технической базы, конкретные технологии возделывания сельскохозяйственных культур, содержания и откорма животных и необходимость их совершенствования, а также природные условия хозяйства.

Могут использоваться следующие обобщающие показатели: качество работы каждого исполнителя в производственных подразделениях; качество работы конкретного специалиста (агронома, зоотехника и т. д.); качество реализованной продукции. Планируемые показатели различны по отраслям хозяйства, по растениеводству и животноводству.