Деловое письмо - это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.

Образцы деловых писем

Благодарственное письмо

Благодарственное письмо - это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Как написать благодарственное письмо Благодарственное письмо...

Благодарственное письмо воспитателю

Благодарственное письмо воспитателю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность воспитателю детского сада за его кропотливый труд по воспитанию детей от имени директора дошкольного учреждения либо родителей детей. Как написать благодарственное письмо воспитателю Благодарственное письмо воспитателю детского сада имеет такую же форму, как обычное деловое письмо и состоит из следующих структурных элементов: Шапка документа. Содержит должность, фамилию и инициалы воспитателя в...

Благодарственное письмо врачу

Благодарственное письмо врачу - это деловое письмо, в котором выражается благодарность доктору за оказанную помощь в выздоровлении. Письмо-благодарность составляется от имени пациента либо родственников больного. Как написать благодарственное письмо врачу Благодарственное письмо врачу имеет такую же форму, как деловое письмо: Шапка письма - ФИО врача либо главврача заведения здравоохранения в дательном падеже (пишется по необходимости). Обращение - ФИО врача, которому выражается...

Благодарственное письмо за сотрудничество

Благодарственное письмо за сотрудничество - это деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя организации своему партнеру за качественную и своевременную поставку товара, выполненные работы, оказанные услуги. Как написать благодарственное письмо за сотрудничество Благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо: Шапка письма. Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности за...

Благодарственное письмо организации

Благодарственное письмо организации - это деловое письмо, в котором выражается благодарность за успешное проведение переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во время командировки и т.п. Как написать благодарственное письмо организации Благодарственное письмо компании имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - ФИО должностного лица организации, которой выражается благодарность. Обращение - ФИО должностного лица организации, которой адресованы слова благодарности....

Благодарственное письмо родителям

Благодарственное письмо родителям - это деловое письмо, в котором выражается благодарность родителям выпускников школы либо детского сада за хорошее воспитание своих детей, активное участие в жизни группы, класса и образовательного учреждения, помощь школе, детскому саду и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора, классного руководителя, воспитателя либо завуча. Как написать благодарственное письмо родителям Благодарственное письмо родителям выпускников состоит из следующих структурных...

Благодарственное письмо сотруднику

Благодарственное письмо сотруднику - это деловое письмо, в котором выражается благодарность работнику за его труд, вклад в развитие компании, добросовестное отношение к работе и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени руководителя организации в честь какого-то знаменательного события: юбилея, профессионального праздника и т.п. Как написать благодарственное письмо сотруднику Благодарственное письмо работнику имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо: Шапка документа. В...

Благодарственное письмо ученику

Благодарственное письмо ученику или студенту - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учащемуся за успехи в учебе, за активную общественную деятельность, участие в спортивной жизни и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора школы, ректора ВУЗа. Как написать благодарственное письмо ученику, студенту Благодарность ученику, студенту пишется в произвольной форме. Текст благодарственного письма содержит слова благодарности ученику, студенту. Внизу, под текстом письма,...

Благодарственное письмо учителю

Благодарственное письмо учителю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учителю, классному руководителю за работу по воспитанию и обучению детей от имени директора учебного учреждения либо родителей детей-учеников. Как написать благодарственное письмо учителю Благодарственное письмо преподавателю имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - в ней указывается ФИО учителя, в чей адрес направлены слова благодарности. Необязательный структурный элемент благодарственного письма...

Виды деловых писем

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо Бланк гарантийного...

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса - это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора. Как написать гарантийное письмо о...

Гарантийное письмо о приеме на работу

Гарантийное письмо о приеме на работу - это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну. Как написать гарантийное письмо о приеме на работу Бланк гарантийного письма о приеме на работу содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано либо текст:...

Гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо об оплате - это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано; наименование документа -...

Составление делового письма

Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Оформление делового письма

Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа - не менее 1,5 см.

Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Бланки делового письма

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

Дату документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления или издания документа (при необходимости).

ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.

В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов)

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей (мм): левое – не менее 20, правое – не менее 10, верхнее – не менее 20, нижнее – не менее 20.

В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт. Приведем примеры писем на бланках организации (рис. 2–4).

Рис. 2

Рис. 3

Рис. 4

Из книги МВА за 10 дней. Самое важное из программ ведущих бизнес-школ мира автора Силбигер Стивен

Одноминутный курс делового письма 1. Излагайте дело ясно и приступайте к нему, по возможности, сразу после вступительной фразы. Не отнимайте у читателя время. У вас каждый раз должна быть четкая причина, зачем вы вообще это пишете.2. Придерживайтесь личной, приветливой и

Из книги Индивидуальный предприниматель [Регистрация, учет и отчетность, налогообложение] автора Анищенко Александр Владимирович

Бланки строгой отчетности Во-первых, предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут (но не обязаны) принимать наличные деньги или вести расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при

Из книги Избавь свою жизнь от хлама! автора Меллен Эндрю

От делового офиса к домашнему Чем больше людей трудятся дома, тем важнее сделать переход от делового офиса к домашнему как можно более безболезненным. Ведь даже работая дома, вы хотите выполнять свои обязанности профессионально.Если раньше у вас был штат сотрудников, вас

Из книги Бухгалтерское дело автора Бортник Николай Николаевич

3.3. Бланки строгой отчетности: применение и изготовление В соответствии с постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и

Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна

Глава 4. Бланки документов Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны

Из книги Экономическая теория: учебник автора Маховикова Галина Афанасьевна автора

2. Правила оформления делового письма

Из книги Деловая переписка: учебное пособие автора Кирсанова Мария Владимировна

Структура делового письма Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего

Из книги Деловая переписка: учебное пособие автора Кирсанова Мария Владимировна

Информативность и убедительность делового письма Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно

Из книги 500 советов секретарю автора Энговатова Ольга Анатольевна

1. Представление и знакомство в процессе делового общения В жизни постоянно возникают ситуации, в которых необходимо представить одного человека другому или другим. В деловом общении, которое требует установления контактов – очных, заочных, по телефону, – потребность в

Из книги Психология бизнеса: управление эмоциями автора Автор неизвестен

НЕПЛОДОТВОРНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ Часто в деловых контактах предприниматели бывают недовольны своими действиями, не приводящими к желаемым результатам. Например, «сорвался» клиент или тщательно подготовленный договор из-за какой-нибудь мелочи так и остался

Из книги Практика управления человеческими ресурсами автора Армстронг Майкл

РОЛЬ ДЕЛОВОГО ПАРТНЕРА Чтобы обеспечить предприятию успех и участвовать в управлении бизнесом, работники отделов ЧР в качестве деловых партнеров разделяют обязанности со своими коллегами из линейного управленческого звена. Они должны обладать способностью к

Из книги Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту автора Никерсон Пэт

Соединяйте «красные зоны» со временем делового общения Возможно, на примере простой вышеупомянутой таблицы, содержащей «красные зоны», вы заметили, что менеджер старался выделить трем своим главным заданиям надлежащие отрезки времени. Но вы также увидели, что для него

Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс Ронда

Электронные финансовые бланки Чтобы еще больше упростить этот процесс, вы можете приобрести в качестве приложения к этой книге пакет финансовых бланков в формате Excel. Такие электронные бланки автоматически выполняют все расчеты, генерируют схемы и позволяют

автора Воротынцева Тамара

Индикатор делового имиджа № 3. Персональное обращение Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента/делового партнера.Сравните

Из книги Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха автора Воротынцева Тамара

Индикатор делового имиджа № 5. Позитивное завершение письма Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в них эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение,

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;
• физический адрес организации;
• телефон и факс;
• web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.

Деловая переписка должна содержать:

Достоверную и полную информацию;
- краткое изложение за счет отсутствия повествования;
- нейтральный тон обращения, но в доброжелательной форме;
- логическую цепочку, а не эмоциональную оценку изложенным фактам.

Как написать деловое письмо?

Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:

Напоминание;
- подтверждение;
- отказ;
- сопроводительное письмо;
- приглашение;
- гарантийное;
- информационное;
- письмо с извещением и распоряжением.

Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.

Правила написания делового письма.

Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как

- «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»;
- «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.

При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.

Итак, основные правила написания делового письма:

Для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;
- в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;
- отклонение предложение является формулой отказа.

Язык деловой переписки.

Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Следует помнить, что в деловом письме:

Необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание;
- чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным;
- держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения;
- не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя;
- переход между фразами должен быть логическим и незаметным;
- используйте как можно меньше местоимений.

Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.

Оформление деловой переписки.

При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.

В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.

Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.

При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»