Если даже при увольнении рядовых сотрудников организации у инспектора отдела кадров возникают вопросы, то увольнение генерального директора, запись в трудовой книжке руководителя может стать настоящим «испытанием» на профпригодность. Данная процедура имеет ряд нюансов, которые будут рассмотрены далее.

Увольнение руководителя

Вначале учредители юридического лица принимают соответствующее решение (оно не требуется при увольнении по собственному желанию или при истечении срока действия договора с руководителем). Основания для увольнения директора могут быть такими же, как и для обычных сотрудников (ст. 77 ТК РФ), либо особыми, как например, увольнение при дисквалификации (п. 8 ст. 83 ТК РФ) или по решению учредителей расторгнуть трудовой договор с руководителем (пп. 2 ст. 278 ТК РФ).

Должностное лицо письменно предупреждает вышестоящее руководство о предстоящем уходе по собственному желанию не позже чем за месяц. Если был заключен срочный договор – директора необходимо предупредить в письменной форме за 3 календарных дня до его завершения.

Издается приказ об увольнении по форме № Т-8 . Гендиректор должен ознакомиться с ним и поставить подпись об ознакомлении.

В трудовую книжку вносится запись об увольнении генерального директора. Запись должна соответствовать тексту приказа (и формулировкам ТК РФ).

В последний рабочий день руководителю выдается трудовая книжка под роспись, а также производится полный расчет.

Все документы кадрового учета для должностных лиц оформляются в том же порядке, что и для обычных сотрудников. Учредители ООО должны известить налоговую инспекцию о смене гендиректора (в течение 3 рабочих дней со дня, когда новый гендиректор приступил к выполнению должностных обязанностей).

Внесение записи в трудовую книжку

Как уволить генерального директора и запись в трудовой оформить надлежащим образом? Запись вносится в общем порядке с соблюдением требований «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 в ред. от 25.03.2013):

в графе «1» указывают порядковый номер записи;

во графе «2» - дату проставления записи;

в графе «3» указывают причину увольнения и номер статьи ТК РФ, ставшей основанием для увольнения;

в графе «4» прописывают название, номер и дату составления документа – основания для записи.

Запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица (например, руководителя отдела кадров или иного уполномоченного сотрудника) и печатью организации. Дата записи об увольнении должна соответствовать дате увольнения, указанной в приказе.

А кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора , если кадровой службы или уполномоченного на это лица на предприятии нет?

Так как директор является единоличным исполнительным органом компании, он имеет право принимать управленческие решения без оформления доверенности от учредителей. День увольнения гендиректора -его последний рабочий день, поэтому он еще имеет право действовать как руководитель и работодатель. Директор вправе сам заверить запись в трудовой своей подписью. Ничего страшного, если подряд будут идти две подписи одного и того же лица (уволенного сотрудника и руководителя организации).

Сделанную в трудовой запись также может заверить один из учредителей организации.

Следует отметить, что лицо, пришедшее на смену уволенному генеральному директору и еще не вступившее в должность, не имеет права ставить свою подпись в его трудовой книжке.

Обратите внимание, что:

запись в трудовой должна быть легко читаемой и не содержать исправлений;

данные, указанные в трудовой книжке, должны совпадать с данными из других документов (приказ, решение совета учредителей и др.);

причину увольнения указывают согласно формулировке определенной статьи ТК РФ.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в организации отсутствует лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, эти обязанности выполняет руководитель организации. Следовательно, в данном случае запись в трудовую книжку инспектора отдела кадров об увольнении руководитель организации должен внести самостоятельно.

Обоснование вывода:
Часть третья ТК РФ предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у этого работодателя является для работника основной.
Порядок заполнения трудовых книжек урегулирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
Согласно п. 35 Правил все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Представителем же работодателя является сам руководитель организации (директор), кроме случаев, предусмотренных законом, подобно указанному выше.
Таким образом, право подписи в трудовых книжках имеет либо сам руководитель организации, либо работник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (смотрите также ответы специалистов Роструда на вопрос N 1, вопрос N 2, вопрос N 3).
Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации. Следовательно, в данном случае запись в трудовую книжку инспектора отдела кадров об его увольнении руководитель организации должен внести самостоятельно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Наумчик Иван

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Увольнение работника при официальном трудоустройстве фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. При оформлении пенсии недочеты, допущенные при заполнении сведений о приеме и увольнении, станут причиной восстановления данных о стаже.

Во избежание ошибок, для унификации данных существуют нормативные документы, требования которых необходимо соблюдать.

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности. Для оформления, ведения и хранения на практике применяются соответствующие Правила, инструкция и ГОСТ 6.30 . Недостаточная регламентация оформления увольнения работника вызывает разночтения у должностных лиц, в чью компетентность входит запись в трудовой книжке об увольнении.

По закону при увольнении сотрудника в последний рабочий день ему обязаны выдать документ на основании приказа о прекращении трудового соглашения.

Все сведения, сделанные за период действия договорных отношений, заверяются последней записью, в которой указываются:

• дата окончания работы;
• ссылка на закон (причина увольнения);
• подпись ответственного лица.

Кто именно расписывается в трудовой книжке при увольнении?

Согласно нормативным актам правом заверения обладает работодатель. В том случае, если это индивидуальный предприниматель, то он обязан вести бумаги наемных работников. Учитывая немногочисленность персонала, для него это не составит большого труда. Если работодатель – юр лицо, то круг решаемых вопросов и штат не оставляют времени на кропотливую, требующую специальных знаний работу.

На предприятиях и организациях руководители делегируют свои полномочия работнику кадровой службы, бухгалтеру, секретарю, которые могут подписать трудовую книжку. Эти лица должны иметь официальный статус на основании приказа о своих должностных обязанностях. На время отпуска или болезни такого работника руководитель обязан издать дополнительный приказ о назначении временно исполняющего обязанности. На период замещения врио производится доплата за совмещение согласно законодательству.

Запись об увольнении

Запись об увольнении имеет номер, без пропусков строк. Подпись прописывается по требованиям ГОСТА об унифицированных документах:

• с указанием должности;
• личной росписи;
• расшифровки росписи.

Если ведение и хранение документов поручено работнику предприятия, то он указывает свою штатную должность:

• начальник отдела кадров;
• секретарь;
• бухгалтер.

Когда записи в документе делает руководитель, то он также должен указать свою должность без сокращений. Название должности, роспись, расшифровка не должны занимать несколько строк. Для сокращения объема записи практикуется вместо названия должности записать «работодатель».

Индивидуальный предприниматель, в ведении которого находятся документы, не имеет официальной должности. Но при записи об увольнении нельзя игнорировать требование о фиксации должности исполнителя. В отсутствии пояснения по данному вопросу в них вносят записи:

• индивидуальный предприниматель;
• работодатель.

Пояснение расшифровки росписи трактуется двояко: с инициалами или имя, отчество полностью. Однозначной ошибкой будет отсутствие в расшифровке подписи в трудовой книжке при увольнении сокращенных или полных данных по имени и отчеству ответственного лица.

Внимание! При увольнении лица, на которого была возложена обязанность ведения трудовых книжек, удостоверяет записи руководитель предприятия лично.

Должен ли работник расписываться в трудовой книжке при увольнении

Кто еще подписывает трудовую книжку при увольнении? Согласно Правилам и инструкции сотрудник при расчете в последний рабочий день при получении документа должен в нем расписаться. Предварительно он должен ознакомиться с приказом об увольнении, поставить в нем свою роспись. В книжке он должен оставить запись, аналогичную записи должностного лица, выдающего ему документ на руки.

Внимание! Не допускается, если подписи работника и ответственного лица стоят вряд.

Роспись должна иметь расшифровку:

• фамилия,
• отчество.

Имя и отчество – как инициалы или полностью. Такое требование вытекает из практики: возможная смена фамилии. В таком случае меняется подпись, которая не будет соответствовать образцу на титульном листе. Во избежание подобных ситуаций после росписи уволившееся лицо собственноручно записывает свои личные данные относительно фамилии, имени, отчества.

Спорным вопросом для кадровых работников или выполняющих эти обязанности является внесение в запись сведения о занимаемой должности. С одной стороны человек, получивший расчет на основании приказа об увольнении, не является сотрудником указанного предприятия.

Такое положение неправомерно, так как в последний рабочий день, несмотря на приказ, у сотрудника отмечен выход на рабочее место, этот день учитывается при начислении заработной платы. Указание должности в этом случае необходимо. В тех случаях, когда название штатной единицы многословно, его сокращают до слова «работник».

Как быть при ситуации отказа от росписи или отсутствия на рабочем месте по причине болезни, отпуска, командировки?

Должен ли работник расписываться в трудовой книжке и указывать свою должность?

Выдача документа после расторжения трудового договора в последующие дни означает, что человек уже не может именовать себя «работником».

Недостаточная регламентация оформления подписи уволенного сотрудника приводит к «новаторству» со стороны кадровых работников. После подписи исполнителя по их требованию бывший работник вносит удостоверяющую запись, что ознакомлен со сведениями о должности, стаже, причине увольнения.

Такое разночтение вытекает из пункта 35 Правил , в котором указывается о необходимости заверения записей в документе руководителем/ответственным лицом и рассчитавшимся работником. Объяснение вытекает из смысла слова «заверение». В делопроизводстве под этим понятием подразумевается подпись, без дополнительной удостоверяющей записи.

Оформление трудовых отношений, включая их расторжение, должно соответствовать указаниям Правил по ведению, оформлению трудовых книжек, инструкции по их заполнению. Необходимо учитывать требования ГОСТа 6.30 об унификации документооборота. Подписи ответственного за оформление, хранение, выдачу документов лица и уволенного сотрудника должны быть идентичны: содержать сведения о должности, личную роспись и полную ее расшифровку.

Правила заполнения опираются на Инструкцию № 225, где даны подробные указания о правилах внесения записей. Согласно им, требуется:

1. поставить порядковый номер вносимой записи.
2. Указать дату: число, месяц, год, когда был уволен владелец книжки.
3. Внести запись о прекращении работы, с указанием причины и со ссылкой на соответствующую статью ТК.
4. Указать основания внесения записи (реквизиты приказа).

После заполнения граф – удостоверить внесённые сведения росписью и печатью.

Подпись в документе

Должен ли работник расписываться в трудовой при увольнении? Подпись должна ставиться обязательно.

Так как трудовая является видом унифицированных документов, к ней допустимо применить нормы ГОСТ 6.30 (ред. 2003 г.) . Кто расписывается в трудовой книжке при увольнении?

Согласно таковым, документ распорядительного характера обеспечивается подписями :

• руководителя;
• уполномоченного лица;
• сотрудника.

Идеалом считается, когда расписались все три представителя. Однако на практике всё усложняется рядом причин. Например, документ заполняется в последний рабочий день, так как днём ранее сотрудник вправе отозвать своё заявление об уходе. В этот день работодатель может отсутствовать на работе.

Так же в последний рабочий день сотрудник может находиться в отпуске, лечебном учреждении, выходя на пенсию по нетрудоспособности. Или – не явиться, увольняясь за прогул. К тому же он мог работать в удалённом филиале, в другом регионе. Перечисленные и иные случаи допускают пересылки книжки или передачи её поверенному. На этом основании нормы ГОСТ к данной ситуации в полной мере неприменимы.

ВАЖНО: Подпись работника работодателя в приказе об увольнении относится к компенсирующей подписи, если она отсутствует в трудовой.

Главное, чтобы внесённые сведения были удостоверены лицом, внёсшим запись. Он расписывается в документе при заполнении. Подпись располагается строчкой ниже, под внесёнными в графы сведениями.

Что делать, если стоит в неположенном месте?

Ошибка в удостоверении сведений может иметь различные причины. Например, если оно расположено строчкой ниже, чем требовалось, её целесообразно оставить на поставленном месте. Если вместо уполномоченного лица подписался работник – допустимо зачеркнуть ошибку тонкой линией, рядом расписаться самому и отметить исправление формулировкой: «Исправленному верить».

Если такой вид исправления недопустим, то нужно поступить следующим образом:

Ни в коем случае недопустимо затирать, переправлять или замазывать штрихом допущенную ошибку.

Отсутствие подписи

Критичность отсутствия подписи сотрудника нередко рассматривается неоднозначно. При правильно внесённой записи, ответственность может не наступить, если остальные действия проведены добросовестно.

При наличии иных нарушений, это станет дополнительным стимулом для вменения санкций. Если такая проблема возникла и её нельзя исправить, работодателю могут вменить административную ответственность за нарушение трудового законодательства. Но это допустимо только при условии намеренных обвинений со стороны бывшего работника. В таком случае требуется обезопасить себя нижеследующим:

1. апеллировать к тому, что подпись лица проставлена им в приказе об увольнении и в книге регистрации движения трудовых книжек. Хотя это не одно и то же, так как в трудовой книжке ставится подпись об удостоверении правильности внесённой записи.
2. Составить акт о том, что сотрудник отказался поставить подпись.

Если по объективным обстоятельствам, сопутствующим увольнению, работник не мог расписаться, это не считается нарушением.

СПРАВКА: После внесения записи о приёме на работу у нового работодателя, исправлять предшествующую запись внесением подписи сотрудника недопустимо.

Заключение

Кадровое делопроизводство требует точного соблюдения установленных законодательством нормативов.В статье вы узнали, кто подписывает трудовую книжку при увольнении. Правильно поставленная во внесённой записи роспись – существенный элемент соблюдения установленных правил.