Вы изготовили печать, прошли все иные необходимые процедуры по постановке на всевозможные учеты, и ваша фирма приступила к активной деятельности. Печать заработала в связи с этим, как печатный станок, - по всему офису только и слышны хлопки от ее ударов. Но вы пропустили один очень важный момент: забрав у предприятия-изготовителя свою печать, первым делом необходимо определить условия ее хранения и пользования.
Ответственность и контроль за законностью использования и хранения печати согласно п. 60 Инструкции МВД возлагаются на руководителя юридического лица, которое имеет право пользования такой печатью. Но это вовсе не означает, что руководитель должен держать печать все время при себе, не давая никому до нее дотронуться, и уж тем более носить за собой в портфеле или кармане. Да и не царское это дело - "штамповать" каждый документ, требующий заверения печатью (а таких документов даже в небольшой организации, несмотря на все "упрощения" и всеобщую борьбу с бюрократизмом, оборачивается немало). А управлять-то когда?
Руководитель может своим приказом возложить ответственность за хранение и использование печати на одного из подчиненных ему работников. Этим же приказом должны быть определены место и условия хранения печати, а также условия пользования ею.
Печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе и вместе с другими печатями и штампами организации, если таковые имеются, учитываться в специальном журнале. Хранение печатей в других местах, а также передача их лицам, не имеющим права на их хранение, запрещается (п. 61 Инструкции МВД). Согласно п. 23.38 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) нарушение правил хранения печатей и штампов, повлекшее их утрату, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Что касается условий пользования, то в приказе должно быть также четко определено, что печать проставляется на документе только при наличии подписи руководителя либо его заместителей, уполномоченных на подписание соответствующих документов.
Кстати, проставляйте на документах оттиск печати правильно: он должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ. Такой порядок установлен п. 2.3.13 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13.
И не "утруждайте" свою печать понапрасну - далеко не все документы требуют ее проставления (к примеру, приказы руководителя). Иногда, проставляя печать на документе, на котором она не нужна, стараясь придать важность такому документу, вы его только портите. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
В случае государственной регистрации изменений и дополнений, вносимых в учредительные документы юридического лица или свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, связанных с переименованием юридического лица, изменением фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя, согласно п. 6 Инструкции Минюста в регистрирующий орган представляются письменное заявление с указанием основания изготовления новой печати, а также фамилии, инициалов, номера и серии паспорта лица 2 и эскизы новой печати в двух экземплярах. На разрешении на изготовление новой печати и ее эскизах регистрирующим органом будет проставлен штамп "Изготовленные печати не выдавать без предъявления квитанции о сдаче имеющейся". Для получения такой квитанции в регистрирующий орган подается заявление, в котором указывается причина уничтожения печати и проставляется образец ее оттиска, а также представляется сама уничтожаемая печать (п. 11 Инструкции Минюста).
Таким образом, когда вы будете знать, что ваша новая печать уже готова, сдаете старую в регистрирующий орган на уничтожение, получаете квитанцию о ее сдаче, после чего следуете в организацию-изготовитель за новой.
Тот же порядок применяется и при получении разрешения на изготовление новой печати в связи с износом печатей или их заменой как пришедших в негодное состояние.
При смене руководителя передачу печати вновь назначенному или избранному руководителю, даже если ответственным за ее хранение и пользование был назначен кто-то из сотрудников, не забудьте оформить актом.
Караул! Печать пропала…
Берегли вы свою печать, как зеницу ока, а она взяла и пропала. Что поделать, такие неприятности иногда случаются. Но не стоит паниковать, все исправимо. Ваши действия в некоторой степени будут зависеть от обстоятельств, при которых случилось столь неприятное событие (взлом офиса или сейфа, утеря, служебная халатность ответственного работника и пр.).
В любом случае первым делом необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением, к которому прилагается копия оттиска печати (можно сделать ксерокопию с какого-либо документа).
Если взлома офиса (сейфа) не было и печать исчезла при загадочных обстоятельствах, не дожидаясь действий правоохранительных органов, приступайте к служебному расследованию. Необходимо выяснить, кто последним держал печать в руках, кому отдал, где оставил, взять соответствующие письменные объяснения. Если вы подозреваете, что у кого-то из ваших сотрудников были мотивы и возможность украсть печать, то стоит корректно "проинформировать" коллектив о том, что ст. 377 УК за хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие штампов, печатей предусматривает ответственность в виде наказания общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до двух лет, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до двух лет, или лишением свободы на тот же срок. А вдруг поможет.
С заявлением о пропаже печати немедля следует обратиться и в обслуживающий вас банк. Если печать была похищена с целью снятия или перевода денег с вашего расчетного счета, то осведомленность сотрудников банка о пропаже может не только сохранить ваш капитал, но еще и поспособствовать задержанию злоумышленников.
После того как вы внимательно обыскали все сейфы, шкафы, ящики, портфель и карманы и окончательно убедились в пропаже печати, необходимо оповестить о вашей беде широкую общественность путем размещения в газете "Рэспублiка" соответствующего объявления об утере печати. Такое требование содержит п. 9 Инструкции Минюста.
Деятельность фирмы парализована: договор заключить невозможно, отчетность не сдашь, деньги со счета по чековой книжке не снимешь. Поэтому после проведения органами милиции всех необходимых проверок, не мешкая, обращайтесь в зарегистрировавший ваше предприятие орган за разрешением на изготовление дубликата печати. В заявлении следует указать, что вами были осуществлены все установленные законодательством действия, связанные с принятием мер по обнаружению печати (в том числе обращение в органы внутренних дел, публикация объявления в газете, необходимые проверки). К заявлению прилагается копия опубликованного в газете "Рэспублiка" объявления, эскиз печати в двух экземплярах, на котором необходимо указать букву "Д", означающую "дубликат".
Последствия утраты печати могут быть самые разные, их может не быть вообще. В любом случае, если вы все сделали правильно и вовремя, для беспокойства особых причин нет.
Если похищенная печать все же была использована, в результате чего в фирму обращаются за исполнением обязательств, о которых вы впервые слышите, следует опять же обратиться в милицию. На этот раз с заявлением о мошенничестве.
Не исключено, что о фактах использования похищенной печати станет известно от самих правоохранительных структур. Например, при проведении налоговой проверки на одном из предприятий могут обнаружиться накладные, счета и другие документы, заверенные вашей украденной печатью. Если они датированы позднее совершения кражи - переживать не стоит. Хуже, если документ составлен задним числом, то есть юридически получается, что он составлялся в то время, когда печать находилась в вашем законном владении. В этом случае потребуется проведение определенных экспертиз, в том числе почерковедческой (ведь печать проставляется на подпись руководителя либо его заместителей). Такая экспертиза, как правило, дает неоднозначные ответы. Например, что "подпись могла быть сделана тем-то и тем-то". А все сомнения в соответствии с белорусским уголовным законодательством толкуются в пользу обвиняемого.
Но, безусловно, лучше не терять печать, хранить ее надлежащим образом и пользоваться ею правильно.
Уничтожение печати - заключительная процедура в процессе ликвидации
Ничто не вечно под луною, и ваше предприятие, увы, тоже. Ликвидация юридического лица - мероприятие неприятное и, как известно, более сложное и хлопотное, чем создание и регистрация. Поэтому избавляться от печати сразу же после принятия решения о ликвидации не спешите - она еще послужит (и не один год!) ликвидационной комиссии (ликвидатору), к которым с момента назначения согласно п. 3 ст. 58 Гражданского кодекса Республики Беларусь переходят полномочия по управлению делами юридического лица. Пройдя проверки всех органов, сдав документы предприятия в архив, собрав все необходимые справки, ликвидационная комиссия (ликвидатор) согласно п. 63 Положения о регистрации вместе с документами о ликвидации сдает в регистрирующий орган на уничтожение и печать предприятия.
Пунктом 10 Инструкции Минюста установлено, что при ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования печати подлежат сдаче для уничтожения в регистрирующий орган по месту государственной регистрации, о чем составляется квитанция, подтверждающая факт уничтожения печати. Нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов юридического лица для уничтожения после принятия решения о его ликвидации, совершенное должностным лицом, согласно ст. 23.38 КоАП влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Когда работник регистрирующего органа на ваших глазах уничтожит печать и выдаст вам квитанцию об уничтожении, вы окончательно осознаете: фирмы больше нет.
С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать - это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу» .
Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации» .
На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:
- полное фирменное наименование ООО или АО;
- место нахождения ООО или АО.
Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».
Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.
Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:
Пример 1
Печати хозяйственных обществ
Свернуть Показать
В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.
Что касается штампа , то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого - воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки .
Пример 2
Штампы для разных целей
Свернуть Показать
Виды печатей в организации
Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати . Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно - следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).
Пример 3
Дополнительные печати
Свернуть Показать
К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.
Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».
Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).
Пример 4
Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях
Свернуть Показать
Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале - см. Пример 6.
Куда и как ставить печать?
Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.
Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).
Пример 7
Проставление оттиска печати при указании места для него - «М.П.»
Свернуть Показать
Пример 8
Проставление оттиска печати в специально отведенном поле
Свернуть Показать
Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте - задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.
Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.
Пример 9
Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица
Свернуть Показать
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.
Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» - в нижнем левом.
Уничтожение печатей и штампов
Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину , особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).
Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.
Уничтожить печать - это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).
Если вдруг выясняется, что печать потеряли , это отражается в особом акте - показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:
- вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
- там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».
Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации »
Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров ». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.
Образец регламента о печатях и штампах
В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации . Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.
Печать для организации – сложившийся обычай делового оборота, весомый атрибут ее стиля, подтверждение статуса. Информация о печати закреплена в уставе, например, о хранении печати. Но на практике это не всегда выполняется. Как же организовать процесс хранения печати правильно.
Печать – разработанный индивидуально атрибут оформления документов и подтверждения (заверения) источника документации. На печати размещают обычно полное название компании и ее адрес. Порядок работы со штампами в организации устанавливается внутренними документами. Печать – право, а не обязанность для коммерческой компании. Но многие специалисты по кадрам и делопроизводству рекомендуют все-таки иметь печать, чтобы избежать коллизий, связанных с несовершенством законодательства.
Компания может иметь несколько штампов – одну основную и дополнительные для подразделений, например, для кадровой службы.
Учет печатей организации
Печати компании должны находиться под строгим учетом. Для этого ведут специальный журнал. В документе отражают движение печати, которое состоит из изготовления, замены, передачи, уничтожения и других действий с этим элементом делового оборота.
Журнал ведут по общим принципам: самостоятельно сшивают или заказывают в типографии бланк, нумеруют листы, скрепляют печатью и заполняют назначенные приказом сотрудники. Журнал ответственный работник хранит в недоступном месте, например, в сейфе, ключи от него держит у себя и передает другим сотрудникам только по официальному письменному требованию за подписью руководителя предприятия.
Где хранится печать организации
Настоящий беспорядок начинается в организации, если место хранения штампов не установлено, она то лежит в бухгалтерии, то на ресепшн, то у юристов. По общему правилу печати хранят в канцелярии, это удобно и для основной печати, и для дополнительных печатей подразделений. Если штампы забирают из канцелярии, ставят об этом отметку в журнале учета. Это важно не только для того, чтобы быстро найти печать, если ее нет у секретаря. Штамп – материальная ценность, за сохранность которой кто-то должен отвечать. Ответственность устанавливается приказом. Если печать забрал другой сотрудник, ответственность переходит на него. При этом не обязательно каждый раз оформлять приказ руководителя. Достаточно сделать полную запись в журнале учета, чтобы ответственность за сохранность печати перешла к сотруднику, который забрал печать.
Кто может хранить печать организации
В компании может быть назначен любой сотрудник, который будет держать у себя печати. Должность, отдел и место хранения зависит от сложившегося порядка документооборота в компании, ее структуры. Обычно это секретарь, руководитель юридического, договорного отдела или главбух. Важно, чтобы право держать у себя штампы, было закреплено за сотрудником документально. При этом печать должна быть недоступна другим работникам компании. Для этого ставят сейф, а ключ от него передают в ведение ответственного сотрудника. Также для хранения штампов можно использовать запирающийся шкафчик или ящик рабочего стола, если снизить защищенность хранения позволяет текущая ситуация в вашей компании. Конечно, в сейфе ценности лучше защищены от хищения.
Порядок хранения и выноса печатей
Порядок утверждается приказом по компании за подписью руководителя. В разработке участвует отдел делопроизводства, юристы и другие заинтересованные подразделения. Все печати предприятия на хранение поступают в канцелярию. Ответственные за печати сотрудники канцелярии ведут учетную документацию, которая отражает движение печатей за пределами офиса и внутри него. В каждом подразделении руководитель должен назначить работника, который будет отвечать за печати, которые передаются в отделы или разработаны специально для них. За каждую печать сотрудник несет персональную ответственность.
Чтобы передать печать из одного подразделения в другое, оформляют акт. Если сотрудника, который отвечает за штамп, переводят или увольняют, материальные ценности передают другому работнику, о чем в журнале делают запись. Обычно выносить штампы за пределы организации запрещено. Исключением могут стать поездки секретаря к руководителю, который не может присутствовать в офисе, а затем сразу с подписанными и заверенными бумагами – к получателю или заказчику документов. Для выноса печати из мест ее постоянного хранения могут быть и другие причины.
Если штамп пропал, работники должны сообщить об этом руководителю. Для определения причин и вины ответственных лиц проводят расследование, по его результатам делают выводы. Если вина установлена, сотрудники, ответственные за хранение печати, получают дисциплинарные взыскания.
Хранение, учет и проведение процедур уничтожения основных, вспомогательных печатей и штампов – достаточно четко регламентируется законодательством. Соблюдение этих процедур позволит избежать их утери и несанкционированного использования. А при наступлении чрезвычайных ситуаций – поможет решить возможные споры о легитимности заверенных документов.
Основные положения ранения и учета печатей\штампов
Прежде всего, для корректного учета всех видов печатей - потребуется создание и дальнейшее ведение специального журнала, в который должна заноситься вся информация по их изготовлению, использованию и ликвидации. Ведение данного журнала осуществляется, специально назначенным должностным лицом. Каждый журнальный лист нумеруется в обязательном порядке, заверяется, посредством личной подписи руководителя и заверяется оттиском печати. Храниться такой журнал в специальном несгораемом сейфе.Важно! Если ответственный за ведение журнала сотрудник увольняется, переводится или назначается новый – формируется комиссия для удостоверения корректности указанной информации и физического наличия всех печатей\штампов.
Печати находятся на хранении у ответственных лиц, согласно служебному положению и приказам руководства.
Основная , имеющая круглую форму - у руководителя или у другого, согласованного с ним, должностного лица (в таком случае составляется специальный приказ). Она может быть временно выдана иным работникам (должна быть написана расписка о временном нахождении печати и ее использовании) в таких случаях:
- Продолжительное отсутствие руководителя на рабочем месте: отпуск, больничный, командировка.
- Заверение документов печатью в нерабочее время: праздники, выходные.
- Необходимость использовать вне организации.
Вспомогательные печати \штампы – у сотрудников, уполномоченных их использовать и сберегать.
Утеря печатей
В случаях возникновения ситуации с утерей печати – провести процедуру уничтожения становится невозможным физически. Первое что требуется сделать – обратиться с заявлением об утере в уполномоченный орган (полицию). В заявлении следует указать все обстоятельства, при которых она была утеряна, предоставить необходимую правовую документацию об изготовлении печати, журнал регистрации.В таких случаях именно справка из полиции – правовое основание для производства дубликата утерянной печати.
Основные причины и порядок уничтожения
Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:- Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
- Ликвидация предприятия.
- Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.
Корректная процедура уничтожения требует:
- Непосредственного физического уничтожения печати.
- Корректного документального подтверждения факта ликвидации.
Силами организации
Если принято решение уничтожить печать самостоятельно сотрудниками предприятия - руководством организовывается спец комиссия, которая занимается физической ликвидацией и составлением необходимого документа – акта об уничтожении печати, где указывается:- Дата, фактическое место ликвидации.
- Поименный состав спец комиссии.
- Причины, привлекшие к ликвидации.
- Точное описание, принадлежность и оттиски печати.
- Метод, которым была уничтожена печать: полимерные, каучуковые печати ликвидируются путем их разрезания на несколько составляющих или через процедуру сжигания, металлические – должны быть опилены 2-мя перекрестными полосами.
- Заключительный акт комиссии о невозможности дальнейшей эксплуатации или восстановления печати.
- Подписей всех членов комиссии.
Уничтожение, посредством обращения в стороннюю организацию.
Печать\штамп, пришедшие в состояние негодности или утерявшие свою актуальность могут быть уничтожены специальными организациями – изготовителями (штемпельными мастерскими). Важным моментом является и тот факт, что уничтожению подлежит не только непосредственно печать, но прилагаемый к ней комплект правовой документации:- Заявление о необходимости уничтожения, подписанное руководителем.
- Скан копия документа, удостоверяющего личность руководителя – оригинала гражданского паспорта, либо документа его заменяющего.
- Ксерокопия приказа, подтверждающего полномочия руководителя или его назначения на должность.
- Заверенная нотариусом выписка из ЕГРЮЛ.
Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Основные и вспомогательные печати
По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.
Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.
Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.
Штамп
Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.
Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.
В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.
Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.
Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штампы с реквизитами предприятия , как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.
Обратите внимание
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штамповобеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.
Использование и хранение печатей и штампов
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Учет печатей и штампов
Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов
Утрата печати или штампа
В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.
Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.
Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.
В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.
Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.
Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.
Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:
· время и место уничтожения;
· состав комиссии;
· основание уничтожения печатей и штампов;
· наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
· способ уничтожения;
· заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
· подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение
Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.
Т.В. Козлова, преподаватель машинописи Клуба профессиональных секретарей