Здесь – примеры текстов (полностью готовых к использованию) для благодарственного письма родителям за активное участие в жизни класса и школы. Все тексты написаны в прозе (не в стихах). Все имена, наименования организаций и населенных пунктов использованы лишь для удобства изложения, их необходимо поменять на нужные вам.
Все образцы оформлены так, как они должны выглядеть в реальности, если вопросы все-равно остались – в конце страницы вас ждут рекомендации по оформлению.
Вариант №1
Выражаем глубокую признательность
за отзывчивость, понимание, активное участие в жизни нашей школы
Горкиной Эвелине Максимовне,
Леонидовой Евгении Тимуровне,
за подготовку класса к новому учебному году.
Дворкиной Раисе Генадьевне,
за помощь в благоустройстве дворовой территории.
Никаноровой Руслане Борисовне,
за помощь в оформлении музыкального класса.
Надеемся, что ваш неугасимый энтузиазм послужит дальнейшему развитию способностей у ваших замечательных детей.
Желаем процветания, здоровья, реализации всех идей и мира вашим семьям!
Директор СОШ №12
Г. Ш. Деловарова
Зам. Директора по УР
С. И. Антошкина
г. Нефтегорск, 2018 г.
Вариант №2
Администрация
государственного бюджетного учреждения
средней общеобразовательной школы №262
Ленинского района г. Смоленска
благодарит
Георгия Валентиновича Долгова,
Артура Ивановича Веретёлкина
за активное участие в жизни школы,
помощь в оснащении развивающей среды в классах,
сотрудничество с работниками СОШ,
внимание, отзывчивость, оптимизм и поддержку!
Желаем Вам и вашим семьям крепкого здоровья,
благополучия, счастья!
Заведующий
Р. Д. Ивашкова
г. Смоленск
Вариант №3
Администрация ГБОУ СОШ №11 выражает всему коллективу родителей 2 «А» класса сердечную признательность за приобретение цветочной рассады, организацию и проведение акции по озеленению и благоустройству территории школы на благотворительной основе.
Сотрудники учреждения и учащиеся ценят и уважают заботу и внимательное отношение с вашей стороны.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество и взаимопонимание.
С уважением,
Директор СОШ №11
Л. Т. Воробьева
г. Нижний Тагил
Вариант №4
Администрация школы №3214 и классный руководитель 3 «В» класса
благодарят
Чусиковых Вадима Федоровича
и Дарину Афанасьевну
за помощь и активное участие в жизни школы и класса.
Директор школы №3214
Т. О. Ушакова
Завуч начальных классов
Е. Ж. Орешкина
Кл. руководитель
Д. Ю. Широкова
г. Никольск
Вариант №5
Коллектив сотрудников ГБОУ СОШ №721
выражает искреннюю признательность
Алевтине Соломоновне Тучкиной
за участие в учебно-воспитательном процессе учащихся начальных классов,
за проведение интересных творческих занятий на высоком профессиональном уровне,
за активную жизненную позицию.
От всей души желаем Вам крепкого здоровья, реализации всех замыслов, терпения и оптимизма, успехов на профессиональном пути!
Администрация СОШ №721
в лице Зам. Директора по УР
К. З. Перова
г. Новомичуринск
Вариант №6
Уважаемые родители!
Средней школы №30
Благодарит Вас
за активное участие в общественной жизни класса и школы.
В течение года вы оказывали значительную помощь и проявляли
инициативу во всех школьных делах.
Спасибо Вам за внимание, поддержку, теплоту и понимание!
Директор СОШ №30
Е. Х. Хвостова
Заведующий по УР
З. П. Мельникова
г. Новосокольники
Вариант №7
Уважаемые родители!
Примите нашу глубокую благодарность
- за неравнодушие к проблемам школы;
- за то, что не остались в стороне и помогали, по мере возможностей, решить школьные вопросы, нужды образовательного учреждения;
- за то, что бескорыстно подарили массу своего свободного (и несвободного тоже) времени на развитие школьной среды;
- за то, что показывали замечательный пример взаимовыручки и ответственности другим родителям, своим детям и нам, коллективу сотрудников;
Желаем всем вам крепкого здоровья, долголетия, профессиональных и личных успехов, мира и процветания!
Коллектив сотрудников СОШ №442
Администрация СОШ в лице директора
Г. Л. Булочкина
г. Новый Оскол
Вариант №8
Выражаем признательность
Кулебякину Родиону Максимовичу
и Кулебякиной Фаине Львовне
за внимание, помощь и заботу о школе,
добросовестное отношение к родительским обязанностям.
Директор
МОУ «Общеобразовательная
начальная школа №1»
В. О. Солнцева
Классный руководитель
З. Ю. Речкина
г. Володарск, 2018
Вариант №9
Уважаемый Макар Леонидович!
Для детей школа является вторым домом,
поэтому мы особо ценим то, что Вы внимательны к её состоянию.
Выражаем Вам огромную благодарность за сделанный ремонт
в помещениях начальной школы.
Теперь ученики с ещё большим удовольствием занимаются в обновленных залах на уроках музыки и физкультуры!
Огромное Вам спасибо от коллектива школы и родителей 3 «А» класса, самой красивой школы города!
Директор ГБОУ СОШ №8
Л. Р. Рулеткина
Родительский комитет в лице Председателя
П. Д. Теодорова
г. Ноябрьск
Вариант №10
выражают искреннюю благодарность
коллективу родителей 5 «В» класса.
Ваша помощь очень важна школе и её педагогам. Поэтому мы ценим всякий Ваш вклад в развитие и процветание школьной среды. Вами было вложено очень много сил в преображение облика школы, примите нашу признательность за участие и сделанное добро!
Директор СОШ №70
З. Я. Брянцева
Завуч по УР
П. И. Рокотова
г. Октябрьск
Вариант №11
Государственное бюджетное учреждение
«Средняя образовательная школа №910» г. Бокситогорск
Выражает благодарность
родителям учеников 7 «В» класса
за участие в решении проблем школы, за подготовку к новому учебному году,
и за помощь в оформлении классов биологии, литературы и изобразительного искусства.
Спасибо вам за чуткое отношение, активную жизненную позицию и ответственное отношение к среде, в которой развиваются ваши дети.
Желаем вам и вашим семьям процветания, плодотворной деятельности, счастья и благополучия! Надеемся на продолжение сотрудничества и развитие добрых, прочных и продуктивных взаимоотношений.
Директор ГБОУ СОШ №910
А. Т. Петрушина
Вариант №12
Государственная образовательная школа №316 г. Бронницы
выражает сердечную признательность
за активное участие в оформлении интерьера школы к новогодним праздникам
родителям учеников 2 «Д» класса
Кантемировой Анжелике Самуиловне
Капитоновой Елене Эммануиловне
Коробовой Аделаиде Олеговне
Желаем вам творческих успехов, реализации всех замыслов и планов, неиссякаемой жизненной энергии и здоровья! Надеемся на наше сотрудничество в дальнейшем!
Заведующий по УР
Р. Б. Иванченко
Декабрь, 2018 г.
Вариант №13
Уважаемые родители 8 «Г» класса!
Примите слова искренней благодарности за вашу помощь, энергичность и оптимизм, благодаря которым были реализованы творческие идеи коллектива класса и педагогов в школьной акции «Ищем таланты». Спасибо огромное за мудрые советы, уделенное время и демонстрацию замечательного примера родительской поддержки, которая важна не только детям, но и нашей школе.
Директор СОШ №44
Г. Н. Ниточкина
О. Т. Шелестова
Кл. руководитель
Ю. П. Репейкина
г. Буинск
Вариант №14
Уважаемая Августа Богдановна!
Администрация и педагогический коллектив «СШ №802» г. Владикавказ
благодарит Вас
за внимание к школьным проблемам, за активность проявленную в решении этих проблем и за плодотворную работу в составе родительского комитета с 2011 по 2018 гг. Спасибо за то, что на протяжении многих лет мы чувствовали Вашу заботу и поддержку!
Директор школы
Р. Д. Ракушкина
Классный руководитель
П. Н. Сушкина
Май, 2018 г.
Вариант №15
Уважаемые родители 11 класса «Ж»!
Администрация и педагогический коллектив
ГБОУ СОШ №56 г. Волгореченск
Выражают вам глубокую признательность за тесное сотрудничество
с педагогическим коллективом,
за понимание нелегкого учительского труда, за внимательное отношение к окружающим и сердечность в общении. Спасибо вам за весомый вклад в благоустройство школы и школьной территории, за активное участие в делах класса.
Желаем вам всяческих благ, тепла вашей семье, душевного равновесия и оптимизма, успехов в дальнейшем воспитании детей!
Директор школы
М. Е. Кудряшова
Классный руководитель
У. А. Емелькина
Июнь, 2018 г.
Вариант №16
Родительскому комитету начальной школы №6 г. Волчанск
в лице председателя Громова Демьяна Филипповича.
Администрация Волчанской СОШ №6
Благодарит Вас за поддержку детского творчества,
за понимание и активное участие в жизни подрастающего поколения в целом и начальной школы в частности.
Искренне надеемся, что наше сотрудничество будет укрепляться и развиваться.
С уважением,
Директор СОШ №6
Е. Ф. Битюкова
г. Волчанск
Вариант №17
Администрация и педагоги гимназии №194 Центрального района г. С-Петербург
выражают благодарность
Шершневой Марине Ларионовне
Малинкиной Галине Эдуардовне
Усикову Петру Артуровичу
за активное участие в подготовке и реализации учебных проектов, школьных общественно значимых акциях, творческих конкурсах и оформлении праздничных интерьеров классов на протяжении всех лет (с 2010 по 2019 гг).
Желаем вам и дальше показывать всем великолепный пример отзывчивости, творческой энергии и целеустремленности. Пусть предприимчивость, оптимизм и творчество навсегда станут верными спутниками, приносят только радость и удовлетворение. Мира и тепла вашим семьям, новых успехов в воспитании детей.
Директор гимназии
В. А. Манишкина
Зав. по УР
З. Ш. Цветкова
г. Санкт-Петербург
Вариант №18
Уважаемая Прасковья Ильинична!
Примите слова благодарности за Ваше активное участие
в развитии нашего образовательного учреждения и его материально-технической базы.
На таких активных и бескорыстных людях держатся не только школы, но и мир в целом! Пусть всё сделанное Вами добро вернется к Вам многократно приумноженным. Желаю Вам, чтобы Ваша деятельность приносила Вам только радость, удовлетворение и встречи с множеством прекрасных людей, а также – здоровья, долголетия и простого человеческого счастья!
Директор ГБОУ СОШ №1
К. И. Веретелкина
г. Воркута, 2018
Вариант №19
Уважаемый Полетаев Андрей Маратович!
Педагогический коллектив, родители и учащиеся школы №54
выражают Вам бесконечную благодарность за помощь в остеклении и ремонте школы.
Желаем Вам долголетия, радости и дальнейшего процветания.
Классный руководитель 7 «Е» класса
Н. Р. Печкина
Председатель родительского комитета 7 «Е» класса
А. Л. Витькова
г. Выборг
Ноябрь, 2018 г.
Вариант №20
За работу в родительском комитете школы №16 г. Гвардейск
Администрация и педагогический коллектив
выражают бесконечную признательность
Сотниковой Паулине Ефимовне
и Глотовой Диане Николаевне.
Спасибо вам за неустанный труд в учебном 2018-2019 году,
за творческий подход в решении проблем класса и школы, за отзывчивость и сердечность, за большой вклад в улучшение внешнего вида и имиджа образовательного учреждения.
Пусть вам всегда сопутствует удача в личных, профессиональных и общественных делах, пусть все идеи воплотятся в реальность, а дети радуют новыми успехами. Счастья вам, любви и самореализации.
Директор СОШ №16
Н. С. Банкина
Май, 2019 г.
- Основной текст раскладывается по центру страницы. Отдельные слова (имена, наименование организации и прочие, на усмотрение автора) допускается выделять жирным шрифтом или писать прописными буквами. Однако, избегайте оформлять весь текст жирным шрифтом или заглавными буквами. Если текст достаточно большой или раскладка по центру неприменима из-за специфичного рисунка листа, допускается использовать раскладку текста по ширине или по левому краю.
- В конце основного текста, внизу страницы указывают должность автора письма (см. как в образцах) или того, от чьего имени оно пишется. Наименование должности раскладывают по левому краю страницы.
- Напротив должности, по правому краю листа, указывают фамилию (начальные буквы имени и отчества ставят перед фамилией).
- Между наименованием должности и фамилией, по центру страницы проставляют личную подпись автора и печать учреждения.
- Последней записью на страницы будет наименование населенного пункта и дата. Их раскладывают по центру страницы в самом низу. Дату можно сократить, оставив только год написания письма или – месяц и год. Наименование населенного пункта допускается не писать, если оно уже упоминалось где-либо в основном тексте письма.
- Местоимение «вы» в тексте пишется с большой буквы только в тех случаях, когда обращаются к одному лицу и хотят придать ещё большую уважительность своему обращению. Если текст адресован нескольким людям сразу, писать местоимение «вы» (при обращении к ним, пожеланиях в их адрес и т.д.) с прописной буквы – категорически неправильно.
- Если вас не удовлетворил ни один из примеров выше, можете подобрать подходящий образец в , которая поможет выразить признательность за разовую, однажды оказанную помощь (например, благотворительную). Также, вы можете текста на случай, когда нужно поблагодарить за участие в мероприятии, акции.
Письма родителям
Статья Савченко И.А. о том, как правильно построить и написать письио родителям ученика вашего класса. Реквизиты письма
Желательно писать письмо на бланке школы (если, конечно, это возможно).
В письме должны быть указаны:
- дата отправки,
- обратный адрес и/или телефон, по которому родитель мог бы связаться с вами
- приветствие,
- ваши полные фамилия, имя и отчество (в качестве подписи после текста).
Языковой стандарт письма
Типовой текст может строиться на основе не только стандартных фраз, но и стандартных предложений:
В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по ………...
Фразы-клише
могут представлять собой
1. мотивацию речевого действия
В соответствии с заключенным договором ….
В соответствии с предварительной договоренностью ….
В связи с поступившим заявлением …..
В связи с изменениями в режиме работы школы ….
В связи с проведением плановых мероприятий (экскурсии, поездки и т.д.)….
2. устойчивую речевую формулу ввода информации
С удовольствием сообщаю Вам...
Просим принять решение о...
Просим принять приглашение на...
3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.п.
Уважаемые родители!
С уважением ….
Речевая ситуация и стандартные средства языка
В приведенных ниже примерах выделены основные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа успеха в общении, она подается через глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем и т.п.
Речевые цели связаны с необходимостью:
(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
(б) побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
(в) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.
Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.
В связи с изменением цен на услуги охранного предприятия просим Вас привести в соответствие с новыми тарифами расчеты за январь 2006 года.
При этом мотивация должна быть достаточной, а речевое действие должно быть представлено в убедительной и вежливой форме.
Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее...
С удовольствием сообщаем Вам...
Требуем незамедлительно погасить задолженность...
Цель, предполагающая информирование адресата, как правило, достигается с помощью формулы, непосредственно вводящей сообщение.
Сообщаем Вам...
Отвечаем Вам настоящим письмом...
Ставим Вас в известность...
Информируем Вас о...
Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность . Именно последняя часто определяет выбор слов
Позвольте сообщить Вам...
Мы с удовольствием сообщаем Вам...
Примите к сведению...
Доводим до Вашего сведения...
Приведенные выше стандартные выражения примерно однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором - официальность, административное давление.
Инициативные письма требуют ответа. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10-12 дней.
Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:
- письма-требования,
- письма-предупреждения,
- благодарственные письма,
- письма-сообщения,
- письма-напоминания,
- письма-заявления,
- письма-приглашения,
- письма-предложения (представления).
Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:
Отвечаем на Ваш запрос о времени работы логопеда в нашей школе...
Позвольте предложить Вам...
Прошу Вас переслать...
Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:
1. повторение просьбы;
2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
3. констатация отказа или отклонения предложения.
Например, На Вашу просьбу о дополнительных занятиях по математике с Вашим сыном сообщаю, что в настоящее время с ним проводятся занятия психолога. Специалист не рекомендует создавать дополнительную нагрузку ребенку до окончания своих занятий. Поэтому дополнительные занятия по математике пока организованы не будут.
В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:
С нетерпением ждем Вашего письма.
Просим ответить по возможности скорее.
Просим ответить в двухнедельный срок.
Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
Композиция деловых писем
Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов - содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта содержания в сложном письме обычно начинается с нового абзаца. Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:
1. Просим...
2. Также просим...
3. А также просим...
1. Сообщаем...
2. Одновременно сообщаем...
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как состоящая из двух частей: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга, т.е. композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:
1. обоснование актуальности запроса;
2. содержание запроса;
3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
4. формулирование гарантии
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
Во-первых...
Прежде всего...
Во-вторых...
Затем...
В-третьих...
В заключение...
Переходя к следующему вопросу...
Что касается вопроса о...
Учитывая все вышесказанное...
Исходя из вышесказанного...
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...
В заключение выражаем надежду на...
В заключение хотим напомнить Вам о...
Использование языковых формул и характеристика писем
Почему мы используем выражение "составление письма", а не "написание письма", если речь идет о регламентированных, стандартных письмах? Стандарт, как мы уже говорили, обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых формул-заготовок, которые можно "составить", т.е. расположить в строго определенной последовательности, создается текст делового письма.
Первой частью любого, письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
По причине задержки оплаты...
В связи с неполучением...
Вследствие изменения цен на...
Учитывая, что показатели успеваемости снизились на...
Учитывая значимость изучаемой темы...
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
В ответ на Ваше письмо (запрос)...
В соответствии с нашей договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
На основании устной договоренности...
Согласно постановлению правительства...
Согласно Вашей просьбе...
Указание на цель
В целях скорейшего решения вопроса...
В целях выполнения распоряжения...
Для согласования спорных вопросов...
Для согласования вопросов участия...
Для решения спорных вопросов...
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам...
Приведенные выше стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глаголом. Причем глагол не только обозначает действие, но и является действием, с помощью которого автор письма реализует свои цели и намерения. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и, следовательно, текста письма в целом. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер. Вот почему так важно отправить информацию в письменной форме (приглашение, например), даже если она передана в устной форме.
К таким речевым актам относятся:
. (1) этикетные ритуалы:
благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
. (2) сообщения:
сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
. (3) подтверждения, заявления:
подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
. (4) требования, просьбы:
приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
. (5) обещания:
гарантируем, заверяем, обязуемся;
. (6) напоминания:
напоминаем;
. (7) предложения:
предлагаем.
Самым употребительным и многофункциональным является глагол "просить". Он включается в тексты деловых писем почти всех тематических групп: письма-просьбы, письма-предложения, письма-приглашения, письма-требования, запросы, напоминания и т.д. Это объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа:
Прошу оплатить услуги...
Прошу принять наше приглашение...
Просим немедленно погасить задолженность за...
Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.
Письма родителям Статья Савченко И.А. о том, как правильно построить и написать письио родителям ученика вашего класса. Реквизиты письма
Желательно писать письмо на бланке школы (если, конечно, это возможно).
В письме должны быть указаны
:
- дата отправки,
- обратный адрес и/или телефон, по которому родитель мог бы связаться с вами
- приветствие,
- ваши полные фамилия, имя и отчество (в качестве подписи после текста).
Языковой стандарт письма
Типовой текст может строиться на основе не только стандартных фраз, но и стандартных предложений:
В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по ………...
Фразы-клише
могут представлять собой
1. мотивацию речевого действия
В соответствии с заключенным договором ….
В соответствии с предварительной договоренностью ….
В связи с поступившим заявлением …..
В связи с изменениями в режиме работы школы ….
В связи с проведением плановых мероприятий (экскурсии, поездки и т.д.)….
2. устойчивую речевую формулу ввода информации
С удовольствием сообщаю Вам...
Просим принять решение о...
Просим принять приглашение на...
3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.п.
Уважаемые родители!
С уважением ….
Речевая ситуация и стандартные средства языка
В приведенных ниже примерах выделены основные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа успеха в общении, она подается через глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем
и т.п.
Речевые цели связаны с необходимостью
:
(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
(б) побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
(в) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.
Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.
В связи с изменением цен на услуги охранного предприятия просим Вас привести в соответствие с новыми тарифами расчеты за январь 2006 года.
При этом мотивация должна быть достаточной, а речевое действие должно быть представлено в убедительной и вежливой форме.
Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее...
С удовольствием сообщаем Вам...
Требуем незамедлительно погасить задолженность...
Цель, предполагающая информирование адресата, как правило, достигается с помощью формулы, непосредственно вводящей сообщение.
Сообщаем Вам...
Отвечаем Вам настоящим письмом...
Ставим Вас в известность...
Информируем Вас о...
Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность
. Именно последняя часто определяет выбор слов
Позвольте сообщить Вам...
Мы с удовольствием сообщаем Вам...
Примите к сведению...
Доводим до Вашего сведения...
Приведенные выше стандартные выражения примерно однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором - официальность, административное давление.
Инициативные письма требуют ответа. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10-12 дней.
Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:
- письма-требования,
- письма-предупреждения,
- благодарственные письма,
- письма-сообщения,
- письма-напоминания,
- письма-заявления,
- письма-приглашения,
- письма-предложения (представления).
Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения
:
Отвечаем на Ваш запрос о времени работы логопеда в нашей школе...
Позвольте предложить Вам...
Прошу Вас переслать...
Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:
1. повторение просьбы;
2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
3. констатация отказа или отклонения предложения.
Например, На Вашу просьбу о дополнительных занятиях по математике с Вашим сыном сообщаю, что в настоящее время с ним проводятся занятия психолога. Специалист не рекомендует создавать дополнительную нагрузку ребенку до окончания своих занятий. Поэтому дополнительные занятия по математике пока организованы не будут.
В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:
С нетерпением ждем Вашего письма.
Просим ответить по возможности скорее.
Просим ответить в двухнедельный срок.
Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
Композиция деловых писем
Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов - содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта содержания в сложном письме обычно начинается с нового абзаца.
Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:
1.
Просим...
2. Также просим...
3. А также просим...
1. Сообщаем...
2. Одновременно сообщаем...
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное
решение.
Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как состоящая из двух частей: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга,
т.е. композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:
1. обоснование актуальности запроса;
2. содержание запроса;
3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
4. формулирование гарантии
Многоаспектное
письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения
:
Во-первых...
Прежде всего...
Во-вторых...
Затем...
В-третьих...
В заключение...
Переходя к следующему вопросу...
Что касается вопроса о...
Учитывая все вышесказанное...
Исходя из вышесказанного...
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...
В заключение выражаем надежду на...
В заключение хотим напомнить Вам о...
Использование языковых формул и характеристика писем
Почему мы используем выражение "составление письма", а не "написание письма", если речь идет о регламентированных, стандартных письмах? Стандарт, как мы уже говорили, обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых формул-заготовок, которые можно "составить", т.е. расположить в строго определенной последовательности, создается текст делового письма.
Первой частью любого, письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
По причине задержки оплаты...
В связи с неполучением...
Вследствие изменения цен на...
Учитывая, что показатели успеваемости снизились на...
Учитывая значимость изучаемой темы...
При ссылках
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
В ответ на Ваше письмо (запрос)...
В соответствии с нашей договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
На основании устной договоренности...
Согласно постановлению правительства...
Согласно Вашей просьбе...
Указание на цель
В целях скорейшего решения вопроса...
В целях выполнения распоряжения...
Для согласования спорных вопросов...
Для согласования вопросов участия...
Для решения спорных вопросов...
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам...
Приведенные выше стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глаголом. Причем глагол не только обозначает действие, но и является действием, с помощью которого автор письма реализует свои цели и намерения. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и, следовательно, текста письма в целом. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер.
Вот почему так важно отправить информацию в письменной форме (приглашение, например), даже если она передана в устной форме.
К таким речевым актам относятся
:
. (1) этикетные ритуалы
:
благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
. (2) сообщения
:
сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
. (3) подтверждения, заявления:
подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
. (4) требования, просьбы:
приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
. (5) обещания
:
гарантируем, заверяем, обязуемся;
. (6) напоминания
:
напоминаем;
. (7) предложения
:
предлагаем.
Самым употребительным и многофункциональным является глагол "просить". Он включается в тексты деловых писем почти всех тематических групп: письма-просьбы, письма-предложения, письма-приглашения, письма-требования, запросы, напоминания и т.д. Это объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа:
Прошу оплатить услуги...
Прошу принять наше приглашение...
Просим немедленно погасить задолженность за...
Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.