Как правильно заполнить журнал регистрации приказов. Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Юридическая консультация Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы - для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство. Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу. Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации.

Как правильно вести журнал регистрации приказов

Есть ли необходимость в ведении? Журналы хранятся 5 или 75 лет Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.
Письменно или в электронном виде? Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.

Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку. В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С. Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.
В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Вам понадобится

— приказы;
— журнал учета;
— инструкция по кадровому делопроизводству;
— 2 или 3 скоросшивателя.

Инструкция 1 Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года.

Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации. 2 Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75.

Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Закладку мы понимаем одинаково).Номер документа проставляется автоматически как следующий порядковый, даже после измененного вручную. Но нумерация приемов/увольнений в программе одна, а отпусков — другая.

Вот почему приходится менять вручную № в закладке. А перед печатью я меняю номер (убираю префикс) потому как все бумажные приказы у меня идут без префиксов. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Ollga Российская Федерация #13 28 мая 2010, 6:55 Девочки, есть ли норматив, обязывающий проставлять дату и регистрационный номер приказа вручную? Нас так учили на курсах по КД, в литературе тоже часто встречала такую рекомендацию, а здесь мои коллеги говорят, что все это ерунда, ничто не запрещает делать регистрацию на компьютере…

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

Инфо

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. luiza (гость) #1 21 октября 2008, 11:28 Оценок нет Кто работает по 1С кадры! Каждый вид приказа начинается с первых номеров: например приказы о приеме с №1, приказы об отпусках опять с №1, приказы о командировании вновь с №1. Что их каждый вид индексировать что ли? Как в других организациях — поделитесьопытом.

У меня получается, что каждый вид приказа приходится регистрировать отдельно.Да еще и номера у них 0000000001 (десятизначные)….. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Слава В 1С-ке может ставиться автоматически одна регистрация, в таком случае надо исправлять номер документа. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Журнал регистрации в 1с 8.3

Внимание

В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя. Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями.

К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование. С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал: Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам. Расскажите друзьям! Поделитесь с друзьями! Напишите об этом материале в социальной сети с помощью кнопок ниже.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов. Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

Приказы по основной работе предприятия.
Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
Приказы по работе администрации.
Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения.

Голосование:

В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху. Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок. А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении. Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней. Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика «Вопрос – ответ» Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде? Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами. Вопрос №2.
Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации.
В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
номенклатура дел.
Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия.

Как вести регистрацию приказов в журнале и в 1с 8

Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета. Специалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения. Однако при очень большом документообороте нередко каждую папку делят по видам приказов.

Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале. 5 Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления. Это может быть литера или цифра.

Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы.

Постановление Росархива от 6 сентября 2000 года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.

Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа. Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

Порядковый номер приказа.
Дата документа.
Номер, присвоенный приказу.
Вид приказа.
ФИО работника.
Основание для распоряжения.
Подпись работника об ознакомлении.
Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.
Подпись кадровика.
Примечания.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д. В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ. Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.

Требование к оформлению регистрационного журнала

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Титульный лист содержит:

наименование организации без указания реквизитов;
продублированное с обложки название документа;
даты начала и окончания журнала.

Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:

должность и подразделение;
фамилия;
подпись работника;
календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
реквизиты приказа о назначении.

Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.

Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:

дата окончания записей и передачи в архив;
на каком основании журнал закрыт (должность, ФИО лица, отдавшего соответствующее распоряжение, дата и номер документа).

Правила заполнения журнала регистрации приказов

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.

Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.

по личному составу можно посмотреть на нашем сайте.

Ведение журнала по кадровым приказам

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.

Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.

Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте. Во втором случае компьютерный файл с регистрационной таблицей необходимо защитить от несанкционированного доступа и правок. Правила ведения, предусмотренные для бумажной книги, справедливы и для электронной формы.

При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.

Приказы по личному составу, относящиеся к документам по внешнему движению рабочей силы, рекомендуется отделять от распоряжений по внутреннему перемещению. Эти данные используются при анализе текучести кадров: количеству и частоте поступлений на работу, увольнений, переводов, которые в целях статистики рассматриваются как увольнение с одной должности и прием на другую. Внутренние кадровые документы – командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов – учитываются в других журналах.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

ФАЙЛЫ 2 файла

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

Документы о назначении руководителя на свою должность.
Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
Документы относительно формирования штатного расписания.
Документы о трудовом распорядке.
Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

Хозяйственной деятельности компании.
Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

Наименование документа.
Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
Если есть, то наименование структурного подразделения.
Номер дела по номенклатуре и номер тома.
Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

Порядковые номера регистрируемых документов.
Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
Номера приказов по основной деятельности.
Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Учет приказов по предприятию необходимо вести согласно ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы РФ от 06.09.2000 г. Согласно общим принципам законодательства России и вообще принципам современного законодательства, необходим отдельный журнал регистрации приказов по личному составу. Регистрировать такие приказы вместе с приказами по основной деятельности нельзя, т.к. субъекты документов в данном случае – граждане РФ или иностранные субъекты права, которым гарантировано свободное волеизъявление и законные права. Попросту говоря, хотя рабочая сила – товар, ее владелец, работник – не товар, а свободный человек.

Практически это выражается в том, что кадровый учет отделен от бухгалтерского, поэтому валить все приказы в одну кучу – значит рано или поздно вконец запутать отчетность. С той же целью, уже безо всяких высоких рассуждений, приказы об отпусках и учете листков нетрудоспособности (больничных) учитываются в отдельных журналах. Таким образом разделяются потоки рабочей силы внутренние и наружу/извне (текучесть кадров). Это может оказаться весьма полезным при разработке колдоговора, анализе и реформировании кадровой политики, изыскании резервов повышения производительности труда. Перевод работника из подразделения в подразделение считается «внешним» трудовым потоком, т.к. при этом его прежняя трудовая деятельность прекращается, а начинается новая. По теории, это равносильно увольнению одной единицы рабочей силы и приему другой.

Качество журнала

Для журнала регистрации приказов по личному составу бланк законодательно утвержденного образца не предусмотрен. Вести его можно в произвольной форме. Но, если, допустим, трудовые договоры можно учитывать и не в журнале (хотя для любой проверки это станет поводом для придирок), то приказы по личному составу должны заноситься именно в журнал, на бумаге или в электронной форме.

При ведении журнала на бумаге, поскольку срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет, по требованиям Росархива, 75 лет, его бланк должен быть надежным и долговечным: в твердой или полутвердой обложке, на качественной проклеенной бумаге. Распечатку электронного журнала следует делать на лазерном принтере и тоже на хорошей бумаге. Каждая компьютерная распечатка сшивается, прошивается и пломбируется, как бумажный журнал. И на ней также должны быть номера страниц, титульный лист и последняя страница, оформленная для сдачи в архив либо с указанием, кому и для какой цели сделана распечатка.

Оформление журнала

На обложке, помимо наименования, должен быть ясно различимый индекс ЛС (личный состав). Для журнала учета отпусков индекс будет О, для больничных – Б. Если эти журналы совмещены, то индекс – ОБ. Так же индексируются титульный лист, все страницы, помимо номеров, и последняя страница. По закону индексации не требуется, но работать с индексированными журналами куда удобнее.

Обложка журнала – твердая или полутвердая, лучше ламинированная, с напечатанным типографским способом названием журнала и индексом. Название может быть в виде самостоятельно напечатанной наклейки, но тогда следует учесть, что обычный канцелярский клей на ламинате не держится, нужно клеить «Моментом», 88-м или другим нитроклеем, не портящим бумагу со временем.

На титульном листе указывается название организации, без логотипа и реквизитов, как и для всех внутренних документов, название журнала с индексом, и «начат/окончен».

На первой странице указываются данные ответственных за журнал лиц под номерами в порядке следования по времени – ФИО, должность, отдел, подпись – период, в течение которого журнал находился в их ведении, и основание – приказ руководителя с номером и датой.

На последней странице указывается дата закрытия и сдачи журнала в архив, с указанием, по чьему распоряжению и на каком документальном основании он окончен: ФИО, должность, подпись, номер приказа/распоряжения, дата. Заканчивается ведение журнала по заполнении, досрочного закрытия не предусмотрено, а исправления ошибочных записей делаются в журнале в порядке, установленном Правилами делопроизводства РФ.

Перед началом заполнения журнала, кроме предварительной нумерации страниц, он должен быть прошит и опечатан. Связано это, как и предыдущее требование, с тем, что приказ по личному составу – имеющий юридическую силу документ, и его отсутствие или разночтения в документации могут иметь серьезные последствия.

Ведение журнала

Чтобы узнать, как ведется журнал регистрации приказов по личному составу, образец заполнения вы можете увидеть тут же по ссылке. В журнале 9 граф:

№ п/п – здесь пишется учетный номер документа в порядке следования.
Дата приказа – ее можно писать в формате дд.мм.гггг цифрами.
Номер приказа – по установленной форме с индексом ЛС.
Вид приказа – их всего три: прием, увольнение, перевод. Пишется без сокращений во избежание путаницы.
ФИО сотрудника – фамилию можно писать полностью, а инициалы сокращать до букв, кроме случаев, когда возможна путаница. К примеру, Николаева Василия Игоревича и его коллегу Николаева Всеволода Ивановича нужно записывать: «Николаев Вас. Игорев.» и «Николаев Вс. Ив.»
Основание – здесь записывается основание «от работника»: заявление работника (Заявление), трудовой договор (ТД), дополнительно соглашение (Доп.) Данные приказа по предприятию дублировать не нужно, они уже есть в предыдущих графах.
Подпись работника – для надежности в юридически сомнительных случаях. Если увольняемый по статье отказался подписываться, указываются данные акта об отказе, аналогично приказу об увольнении.
Ответственное лицо – ФИО и должность работника кадровой службы, обрабатывавшего приказ.
Подпись ответственного лица – личная подпись того же кадровика.

Если у вас есть такая потребность, журнал регистрации приказов по личному составу скачать вы сможете здесь же по ссылке.

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или .

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
о командировании работников;
журналы отпусков;
о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

грамотное построение делопроизводства;
ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
Приказы по работе администрации.
Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без главы компании.
Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

порядковый номер,
дата приказа,
номер распоряжения,
основное содержание приказа,
сотрудник,
табельный номер,
основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

кто подписал приказ,
кто исполняет приказ,
куда передали приказ,
расписка о получении, дата,
отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

о приеме на работу;
о совмещении профессий;
о повышении квалификации;
о смене фамилии сотрудника;
о длительных командировках.
о поощрении персонала;
об отпусках
о дежурстве;
о переводе;

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

о дежурствах,
об учебных и очередных отпусках,
о непродолжительных командировках,
о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих .

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал: