Как устроиться секретарем без опыта работы.

Работодатели ищут на эту вакансию преимущественно женщин, да и обучаются данной профессии в основном одни девушки, поэтому статья посвящена прекрасному полу.

Секретарь в самом прямом смысле является лицом компании. Поэтому первое, с чего следует начать поиски работы — это подготовка своего внешнего вида. Необязательно иметь идеальную фигуру и модельную внешность, чтобы получить должность. Важно следовать нескольким основным правилам, и тогда получить работу будет гораздо проще.

Как должен выглядеть секретарь

Все начинается с облика. Так как секретарь — это представитель компании, и часто первый человек с кем контактируют посетители, гости, клиенты фирмы, то внешний образ играет тут важное значение.

Девушка, занимаемая должность секретаря, обязана выглядеть ухожено, презентабельно, но не вульгарно. Никаких коротких юбок, глубоких декольте и чересчур длинных ногтей. Прическа также должна быть всегда аккуратной. Важно соблюдать умеренность в украшениях, аксессуарах и косметике.

Так как секретарь часто контактирует с посетителями офиса, важная черта — это доброжелательность. Даже если у вас плохое настроение, вы все равно должны выглядеть располагающе и улыбаться гостям. Не все посетители офиса приходят с положительным настроем, бывает, что и недовольные клиенты могут «напасть» на секретаря с претензиями и оскорблениями. Здесь важно иметь выдержку и невозмутимость. Секретарь должен уметь отвечать на агрессию спокойствием и улыбкой, стараться сглаживать конфликтные ситуации, избегать вспыльчивости и импульсивных поступков, оставаться всегда коммуникабельным.

У секретаря должны быть такие качества, как пунктуальность, внимательность, хорошая память, способность быстро обрабатывать информацию, ответственность. Ведь на такой работе ежедневно приходится отвечать на звонки, получать и отправлять письма, регистрировать документы, назначать встречи, готовить расписание для руководителя, координировать некоторые рабочие процессы в офисе.

Стрессоустойчивость немаловажная черта для тех, кто хочет работать секретарем. Авралы в работе, недовольные посетители, шеф в плохом настроении, много важных дел, которые надо успеть сделать, — все это вызывает стресс. Чем проще вы умеете переносить такие трудности, тем легче вам будет даваться работа.

Аккуратность в работе просто необходима людям, выбирающим профессию секретаря. Так как на этой должности приходится совершать много разных дел и иногда даже одновременно, важно все это своевременно «раскладывать по полочкам». Вы всегда должны помнить, где лежат те или иные документы, вовремя отмечать и регистрировать все бумаги, составлять расписания, вести все необходимые учеты, иначе запутаться в делах можно просто моментально.

Активность и гибкость всегда будут на руку успешному секретарю. В этой работе случаются ситуации, когда необходимо переключиться с одного дела на другое, принять срочное решение или проявить инициативу в некоторых вопросах. Умение быстро перестраиваться, не ждать указаний в критичных ситуациях, способность действовать самостоятельно очень ценится в секретарях многими руководителями.

Если вы не обладаете вышеперечисленными качествами, то, как бы жестко это ни звучало, — такая работа не для вас. Возможно, вы найдете себя в другом деле, не требующим высокой ответственности, внимательности и инициативности.

Самые важные качества, которые вы обязаны продемонстрировать на
собеседовании это пунктуальность, коммуникабельность, внимательность, вежливость.

Отвечайте на вопросы как можно быстрее, честно и содержательно. Держите зрительный контакт с тем, кто вас собеседует. Следите за своей речью и голосом, вы должны показать уверенность.

Не стесняйтесь признаться, если вам недостает некоторых знаний по тем требованиям, которые включены в вакансию. Скажите, что вы готовы обучаться, иначе рискуете попасть в неловкую ситуацию.

Если вас спросят, почему вы покинули прежнее место работы, говорите правду. Помните также, что вы имеете право не отвечать на вопросы, которые можно заключить в законодательный пункт «Тайна личной жизни». Не стесняйтесь сослаться на это, если почувствуете, что собеседование переходит границы допустимого. Этим вы только покажите свою компетентность.

Задавайте вопросы, если понимаете, что работодатель огласил вам не все моменты рабочих процессов. Лучше узнать это сейчас, чем позже некоторые вещи окажутся для вас неприятным сюрпризом.

Принципы всех диет

Диета для похудения должна опираться на следующие правила:
Рекомендуется планировать пять, а при интенсивных тренировках, даже шесть небольших приемов пищи в течение дня, ежедневно потребляемых в одно и то же время с интервалом в три часа. Регулярность питания – это основа правильной регулировки чувства голода и сытости. Частое потребление соответствующей порции еды гарантирует постоянный приток энергии и питательных веществ в клетки работающего организма.

Источник энергии

Нужно помнить, что основным источником энергии, доступной для всех клеток организма является глюкоза. Она должна исходить, прежде всего, из сложных углеводов, которые содержатся в хлебе из цельного зерна и макаронных изделиях, коричневом рисе, в кашах, например гречневой. С участием этих продуктов, можно сочинить три основные блюда – завтрак и обед и ужин. Перечисленные продукты содержат большое количество пищевой клетчатки, которая устраняет чувство голода и замедляет усвоение сахара в крови и клетках. Стоит упоминать еще о Eco Slim — препарат сочетающий в себе полезное с приятным. После приема внутрь идентичных с точки зрения калорийности продуктов – богатого и бедного клетчаткой, процесс насыщения произойдет быстрее. Огромное количество клетчатки содержат уже упомянутые овощи и фрукты.

Белок. Очень важной частью диеты для похудения является белок, поэтому в рационе должны присутствовать постное мясо, рыба, низкокалорийные молочные изделия, изредка яйца, а также растительные продукты. Высокое качество белка обеспечивает построение собственных белковых структур, в том числе гормонов и ферментов, регулирующих обмен веществ. Отличным примером такого белка является соевый белок.

Жиры. Необходимо следить за жирами в рационе. Их не может быть его слишком много, но полностью исключать жиры невозможно, так как они обусловливают всасывание жирорастворимых витаминов – A, D, E и K, а также являются важным компонентом мембран всех клеток тела. Благодаря ним возможен обмен питательных веществ и этих ненужных. Жир является также хорошим источником энергии – обеспечивает более чем в два раза больше калорий, умеренное количество жира в рационе препятствует ощущению голода.

Источником жира в рационе для похудения может стать рыба один – два раза в неделю, оливковое и другие растительные масла, в качестве дополнения для овощей в количестве до двух столовых ложек в день, яйца в количестве не более чем три – четыре в неделю, семена масличных культур, например подсолнечника, кунжута или тыквы (достаточно чайной ложки в день) и максимум – несколько орехов раз в неделю.

Что нельзя кушать

Необходимо избегать скрытого жира в свинине, шкуре птицы, твороге, молоке, молочных напитках и сырах. Жир снижает пищевую ценность этих продуктов. Например, кальций усваивается легче с йогуртом или молоком низкой жирности, больше железа находится в постной говядине, а белок – в постной индейки или курице.

Выводы

Насыщая организм полноценными продуктами, возможно, снизить чувство голода, потому что голод – это не только пустой желудок, но еще и недостаток витаминов и минеральных веществ. Чтобы предотвратить возникновение их дефицита во время применения диеты для похудения, лучше подготовить между основными приемами пищи вкусную и ценную закуски в виде коктейля из разнообразных овощей или фруктов.

Анджелина Джоли, секс-символ современности, многодетная мама, прекрасная актриса и просто красавица, одной из первой ввела в моду красные губы. Совершенно зря забытый атрибут довоенного времени, ярко-алые помады буквально переживают второе рождение в последние несколько лет.

С джинсами. Яркий цвет губ будет уместен даже с джинсами. Оденьте белую футболку и самые простые аксессуары, создайте естественный цвет лица, замаскировав несовершенства, слегка коснитесь ресниц тушью и накрасьте губы яркой красной помадой - и вы будете великолепны!

С вечерним нарядом. Если вы выходите в свет, то можно позволить себе более яркий и тяжёлый макияж. Считается, что акцент на лице должен быть на что-то одно. Но красные губы вкупе с ярко подведёнными глазами сделают ваш образ только сексуальней. Просто не используйте цветные тени, чтобы не выглядеть вульгарно. Остановитесь на естественных бежево-телесных палитрах с чёрным акцентом на глаза, или подведите густые стрелки.

В офис. В зависимости от политики вашей компании, в офис тоже можно прийти с яркими губами. Но в данном случае выбирайте более приглушённые, не ярко-алые оттенки, и наносите помаду лишь в один слой. Позаботьтесь, чтобы тон лица был безупречен, а волосы аккуратно заберите. Тогда красный цвет ваших губ не вызовет недовольства начальства.

Техника нанесения и секреты.

Красный цвет коварен. Помимо привлечения к себе внимания всех окружающих, он также укажет на все недостатки ваших губ. Поэтому планируя макияж с алыми губами, заранее приготовьте арсенал по защите ваших губ. Стилисты советуют проверенные марки, как представлено в этом https://shop.maybelline.ua/lips каталоге. Чтобы избежать потрескавшихся и сухих губ, надо потреблять достаточное количество воды. Простой чистой питьевой воды без газа в рационе должно быть, как минимум полтора литра. Увеличьте до двух литров, если вы пьёте кофе или едите сильно солёную или копчёную пищу. Также важно регулярно увлажнять губы бальзамом или простой гигиенической помадой. При макияже губы красят в последнюю очередь. Перед тем как начать макияж, смешайте столовую ложку сахара и немного мёда, и нежно помассируйте губы. Этот натуральный скраб уберёт сухую кожу и выровняет поверхность губ. Смойте и сразу щедро намажьте губы бальзамом. Пока вы делаете макияж, бальзам достаточно впитается. Теперь промокните губы салфеткой, обведите их и аккуратно накрасьте первый слой помады. Затем при помощи ватного диска припудрите их, а потом нанесите второй слой помады. При такой технике губы будут увлажнёнными целый день и их не придётся подкрашивать.

Этот вопрос одинаково важен как для секретаря-референта, только что получившего диплом секретаря, так и для опытного секретаря-референта, за плечами которого уже имеется несколько лет административной работы.

О каждом из способов поиска работы секретаря мы обязательно поговорим подробно, но сегодня давайте определимся, с чего вообще начать искать работу секретарю .

Для того, чтобы начать поиск , необходимо еще раз взглянуть на . Также технология поиска работы секретаря будет разной для специалиста, только что окончившего обучение и для специалиста с опытом. Также разным будет поиск работы секретаря для специалиста, который в настоящий момент не работает, и для секретаря-референта, который работает, но по каким-либо причинам хотел бы сменить работу.

Где найти работу секретаря ? Для того, чтобы искать работу, вам необходимо будет резюме.

7. Поиск работы секретаря через вузы. Это еще один вариант поиска работы секретаря , когда работодатель сам активно ищет специалистов, обращаясь в интересующие его институты. Поэтому, если вы еще учитесь в институте, почаще заглядывайте на доски объявлений своего вуза.

8. Прямое направление своего резюме в интересующие вас компании . Эффективность, как правило, предсказать сложно, очень часто резюме попадают в мусорную корзину, но тем не менее, в некоторых случаях это может и сработать, особенно если вы сделаете это правильно.

9. Размещение своего резюме в открытом доступе . Если вы хотите найти работу секретаря , пренебрегать этим способом не стоит. Данный способ поиска работы секретаря не подойдет только тем, кто в настоящее время работает и не хочет, чтобы об этом узнали на работе. Единственный минус этого способа поиска работы секретаря состоит в том, что именно работодатель первым выходит на вас, вы ничего о нем не знаете, поэтому может попасться как адекватный работодатель, так и почти что. Необходимо соблюдать элементарные правила безопасности.

Извините за бестактность: сколько Вам лет? Просто, во многих компаниях важен возраст и внешний вид. В большинстве, надо сказать, на позицию секретаря. Я устроилась на работу референтом-переводчиком без опыта (вернее, у меня был опыт 5 месяцев в другом городе оператором ПК). К предыдущим постам: все данные проверяли, так что врать (извините, приукрашать)))) не надо - согласна с Татьяной. И еще: есть определенные тенденции при приеме на работу секретаря, которые надо учитывать. Например:
- низкая з/п ($400-450), нет опыта, внешность не имеет значения, потому что секретарь сидит в "будке" или закрытом офисе, где не бывает посетителей, отсутствие деффектов речи (так называемых "говоров" в том числе), граммотное письмо, потому что все обязанности концентрируются на телефоне и переписке;
- более высокая з/п ($500-600), есть опыт от полу-года, внешность не имеет значения по тем же причинам, граммотность обязательна;
- средний уровень з/п ($700-800), опыт от года, знание иностранного языка приветствуется, приятная внешность, потому что, как правило, уже берут на ресепшн или в приемную, где есть посетители, переписка уже на 2-х языках, вся оргтехника и знание каких-либо специфических программ, например для создания презентаций и т.д
- уровень з/п выше среднего ($900-1500), опыт более года, иностранный обязательно, переписка на 2-х языках, телефонные переговоры с иностранными клиентами или поставщиками, приятная внешность (потому что все чаще приглашают на позицию личного помощника руководителя или секретаря ген.директора) и т.д.
- высокая з/п ($1600-2500), опыт работы на АНАЛОГИЧНОЙ позиции от 3-х лет, знание уже (как правило) 2-х языков (один - в совершенстве, другой - базовый), про внешность уже не говорю, потому что ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО берут к руководителю в крупную компанию+ВСЕ секретарские обязанности.
- ну, очень высокая (для секретаря) з/п ($ 2600-3500) - извините, как правило, интим.
Так вот. Секретарь сейчас - одна из самых востребованных должностей. Ищут себе секретарей ВСЕ, кому не лень. И личных, и на офис, и с переводческим уклоном, и с уклоном в сторону менеджера по продажам или менеджера по общению с клиентами... Вобщем, видимо, нужно критически подходить к себе и выбирать ту компанию, в которой вы реально могли бы чувствовать себя на высоте.
Я все к тому, что когда я первый раз устраивалась на работу в Москве (а было это в течение первых 3-х недель моего здесь пребывания - то есть нашла я работу очень быстро и без отказов), то работала по обязанностям на з/п в $1200, а получала 700 по ЦРБ... Потому что не было опыта. Но я согласилась на эту з/п, потому что реально осознавала, что пока на большее не могу рассчитывать. Сейчас я "догнала" этот зарплатный уровень, по прошествии года. Да, опыт многое значит, как и все остальное, что было указано выше (внешность, иностранный и т.д).

Инструкция

На вакансию секретаря-референта обычно приглашают девушек и женщин самого разного возраста. Прекрасно, если у соискательницы уже есть опыт подобной работы, но многие компании согласны обучить новую сотрудницу самостоятельно. Желательно будет иметь диплом о высшем образовании. Если такого диплома нет, понадобится сертификат об окончании курсов секретарей-референтов.

Обязательным требованием для работы секретарем-референтом является отличное знание офисной техники и основных компьютерных программ, а желательным будет знание иностранного языка хотя бы на среднем уровне. Конечно же, чем серьезнее компания, в которую соискатель подает резюме, тем выше будут требования и строже проверка.

Для того, чтобы найти открытые вакансии на секретарей-референтов, не потребуется много времени. Информация о таких вакансиях есть на сайтах, посвященных поиску работы, в газетных объявлениях, на ресурсах компаний. Однако нужно учесть, что многие руководители ищут не просто очередного безликого работника, а своего личного секретаря, поэтому и выбирать такого человека будут очень тщательно. Да и самой соискательнице будет проще работать с тем начальником, который ей понравится, ведь работа будет проходить непосредственно с этим человеком на протяжении длительного времени. Чтобы найти такого работодателя, нужно хорошо потрудиться.

Для начала представьте, в какой компании вы хотели бы работать, какой должен быть у нее офис, какие из обязанностей вы бы хотели выполнять, а от каких предпочли бы отказаться. Искать компании нужно именно по тем требованиям, которые вы зададите для поиска. Кроме того, нужно грамотно составить резюме, описать свой опыт работы и должностные обязанности в других компаниях, место учебы, выгодно представить для работодателя преимущества найма именно вашей кандидатуры, чтобы резюме не затерялось среди десятка других.

Но важнее всего будет пройти собеседование, потому что секретаря-референта обычно нанимают после небольшого конкурса и просмотра кандидатов. Если ваше резюме сыграло свою роль, вас пригласили на собеседование, нужно подготовиться к нему заранее. Обязательно продумайте ответы на возможные вопросы: о ваших сильных и слабых сторонах, о том, почему вы хотите занять именно эту должность, что умеете делать.

Для собеседования постарайтесь выбрать образ, который мог бы стать одновременно и запоминающимся, и эффектным, и деловым. Не переусердствуйте с цветовой палитрой, вполне возможно, что у компании строгий дресс-код, но все же выберите достаточно стильный наряд. Ведь секретарь-референт - это лицо компании. И это лицо должно быть прекрасно во всех отношениях.

Отношение к работе секретарем у всех разное. Одни воспринимают данную профессию несерьезно, а другие, напротив, придают ей слишком большое значение. Но ясно одно: сегодня секретарь должен не просто готовить кофе и распечатывать документы – потребуется выполнять более ответственную и сложную работу, соблюдать правила, установленные в компании и постоянно совершенствоваться. Женский сайт Charla предлагает вам поговорить об обязанностях секретаря и о перспективах данной профессии.

Безусловно, в зависимости от специфики работы фирмы и даже от предпочтения руководителя требования к секретарю могут меняться. Например, для кого-то очень важно, чтобы офис-менеджером работала эффектная блондинка. Пусть даже она не оканчивала курсы секретарей и вообще не умеет пользоваться ксероксом, но при этом у нее длинные ноги, приятная улыбка, и это поможет привлечь постоянных клиентов. И наоборот, внешность будущего секретаря может не играть первостепенной роли для директора банка – ему важно, чтобы кандидатка быстро принимала решения, готовила вкусный кофе и вовремя подшивала документы в папку.

Что касается требований относительно возраста, то здесь, действительно, предпочтение отдается более молодым соискательницам. Отчасти из-за того, что они выглядят более презентабельно, отчасти по той причине, что женщине после 40-ка уже не так просто бегать по коридорам с ворохом бумаг или осваивать новые компьютерные программы. Хотя, как уже упомянул , каждый руководитель предъявляет свои требования к будущему секретарю.

Наиболее часто требования к кандидаткам звучат следующим образом:

1. Свободное владение иностранным языком (чаще всего, английским).

2. Высшее образование (желательно по профилю или хотя бы лингвистическое, но иногда на работу берут и после курсов секретарей).

3. Знание основ делопроизводства (умение работать с документацией, вести деловую переписку).

4. Возраст примерно от 22 до 30 лет (в зависимости от специфики компании здесь могут быть исключения, но секретарь возрастом от 35 лет – редкость).

5. Навыки работы с компьютером и компьютерными программами (эти знания тоже часто получают на курсах секретарей).

6. Умение пользоваться оргтехникой (принтером, сканером и т.д.).

7. Высокая скорость набора текста на компьютере.

8. Внешняя привлекательность.

9. Навыки делового общения.

10. Опыт в ведении переговоров и организации .

Что нужно для того чтобы вас приняли на работу?

Если вы находитесь в поиске подходящей вакансии секретаря, очень важно трезво оценить собственные силы. Например, можете ли вы с уверенностью сказать, что умеете работать в программах Microsoft Word? Не просто набирать текст, а составлять таблицы, диаграммы, отправлять электронные сообщения. Если нет, то нужно идти на курсы секретарей, где всему этому обучают. Кстати, на занятиях также можно узнать о культуре делового общения, правилах работы с документами и даже секретах эффективного сотрудничества с руководителем. Очень важно, чтобы секретарь обладал такими качеств, как организованность, стрессоустойчивость, заинтересованность в работе, порядочность, точность, пунктуальность, грамотность, зрительная память, высокий уровень интеллекта, правильная дикция, культура речи и т.д. Только в этом случае обязанности секретаря выполнимы.

Немаловажное значение придается и знанию иностранных языков, поскольку большинство компаний сотрудничают с зарубежными фирмами. Сегодня практически от всех кандидаток требуется знание английского языка – это воспринимается как само собой разумеющееся дополнение к квалификации секретаря. При этом английский у кандидатки должен быть не на уровне школьной программы – необходимо владение бизнес-лексикой, как минимум, на уровне Intermediate, а то и выше. Некоторые курсы секретарей включают в себя уроки иностранных языков, но, если у вас есть возможность, лучше посетить специальные занятия, где вы сможете выучить или как следует подтянуть английский, немецкий, французский и другие языки.

Еще один немаловажный аспект, который влияет на обязанности секретаря – знание корпоративной культуры и делового этикета. Еще пару десятков лет тому назад вопросам, кто первым должен подать визитку, как приветствовать посетителя, или как должна садиться женщина, не уделяли особого внимания. Времена изменились, и сегодня секретарь должен знать о тех неписаных правилах, которые существуют в компании и деловом мире. На курсах секретарей об этом тоже рассказывают. Однако не поленитесь прочесть специальную литературу самостоятельно – узнаете много нового.

И, конечно же, претендуя на должность секретаря, нужно правильно одеваться. Именно в этой профессии существует такая особенность, как . И это не только колготки в летнее время и туфли-лодочки каждый день. Например, секретарю нельзя надевать на работу:

Одежду, которая полностью оголяет руки;

Слишком короткие и узкие юбки (оптимальная длина – до середины колена);

Глубокое декольте на платьях и блузах;

Одежду из кружевных, блестящих тканей;

Наряды, которые плотно облегают фигуру;

Одежду в цветочек или с ярким рисунком;

Наряды с обилием бахромы, меха, перьев, страз, бантов;

Чересчур прозрачные блузы, сквозь которое можно увидеть нижнее белье;

Кроссовки, обувь с открытой пяткой или носком.

Конечно же, прическа и макияж тоже должны быть неброскими, чтобы в целом создавался образ уверенной и интеллигентной женщины, грамотного специалиста в своей сфере.

Не правы те, кто думают, что у секретаря нет никаких перспектив. Если вы будете работать усердно, не поленитесь время от времени повышать свой профессиональный уровень на курсах секретарей, вполне вероятно, что у вас появится возможность претендовать на повышение или смену рода деятельности. Удачи!