При использовании различных типов организационных структур важное значение приобретают коллегиальные формы работы. Это ко­митеты, целевые рабочие группы, комиссии, советы, коллегии. Разу­меется, данные формы не представляют собой какого-либо обособленно­го типа структуры. Стоит заметить, что они могут быть постоянными или временными, иметь неодинаковый статус, уровень предоставляемых полномочий и выполнять разные задачи в организации. Коллегиальные органы неред­ко наделяются полномочиями принимать определенные решения, осуществлять руководство (или передавать полномочия по осуществ­лению руководства) Известна практика образования таких органов для выполнения совещательных функций, т. е. представления руко­водителю любого уровня обоснованного мнения по тому или иному вопросу. Изучим подробнее вопросы организации их деятельности и уровня полномочий.

1. Коллегиальный орган информационного характера. На совещаниях ϶ᴛᴏго органа осуществляются контакты между руководителями под­разделений. Их общий руководитель информирует участников сове­щания о сложившейся ситуации, о принятых и намечаемых решени­ях. В результате могут быть уточнены методы реализации решений. Органы информационного характера бывают необходимы прежде все­го на высших уровнях управления. Использование их на низших уров­нях служит для улучшения взаимопонимания, в частности между спе­циалистами (или работниками функциональных подразделений) и ли­нейными руководителями. Деятельность такого органа призвана при­вести к усилению связей и улучшению личных взаимоотношений.

2. Коллегиальный совещательный орган. Такой орган (комитет, экс­пертный совет и т. п.) может иметь задачу изучить какую-либо про­блему и представить заключение о ней. Стоит заметить, что он не заменяет, а дополняет деятельность имеющихся в организации специалистов-экспертов. Следует при ϶ᴛᴏм различать органы, занимающиеся исследованиями, и органы, кᴏᴛᴏᴩые пользуются проведенными исследованиями для со­ставления ϲʙᴏего заключения. Совещательный орган может осуществ­лять деятельность при помощи специалистов или экспертов, когда оказывается возможным объединить их знания по определенной слож­ной проблеме. Встречаются случаи, когда руководитель организации собирает некᴏᴛᴏᴩое число специалистов, работающих в совещатель­ных и штабных службах, для коллегиальной работы. При ϶ᴛᴏм рас­сматриваемый вопрос отличается сложностью и требует знаний раз­личных специалистов, а орган может выполнять некᴏᴛᴏᴩую коорди­нирующую роль.

3. Коллегиальный орган, уполномоченный принимать решения. Такого рода орган может быть использован при отсутствии линей­ного руководителя для выполнения данной функции, а также для ока­зания помощи линейному руководителю в принятии особо важных решений. К примеру, существуют комитеты по принятию решений по вопросам общей политики организации. Такой орган возглавля­ется высшим руководителем организации, а входящие в него руко­водители важнейших подразделений и эксперты играют весьма ак­тивную роль.

4. Коллегиальный орган, осуществляющий контроль. Такое органи­зационное звено реализует по отношению к руководителям главным образом роль органа, дающего разрешение на принятие решений, со­ответствующих определенным требованиям. Стоит заметить, что он же осуществляет контроль за выполнением данных решений. Деятельность коллегиальных органов может охватывать различные направления деятельности ор­ганизации: 1) решения, ᴏᴛʜᴏϲᴙщиеся к общей стратегии и политике; 2) акты управления и административные действия; 3) непосредствен­ную исполнительскую деятельность, реализующую принимаемые ре­шения.

Преимущества такой организационной формы связаны прежде всего с совместной работой группы людей.
Стоит отметить, что особое взаимопонимание между людьми достигается в группах, члены кᴏᴛᴏᴩых характеризуют­сятрадиционно одинаковым поведением и даже специфическими навыками (линейные и функциональные руководители, специалис­ты в области технологии, экономики, коммерческой деятельности и т. п.) При ϶ᴛᴏм обеспечивается координация работы различных служб или работников аппарата управления. Существенно и то, что проис­ходит столкновение различных точек зрения лиц, занимающихся обычно разными видами деятельности, а главное - имеющих неоди­наковые подготовку и опыт. Во многих случаях ϶ᴛᴏ способствует воз­никновению новых идей. Исключая выше сказанное, коллегиальные органы способ­ствуют стабильности организации, поскольку дают возможность оп­ределенному числу руководителей находиться в курсе проблем смеж­ных служб, а также создают условия для подготовки молодых руково­дящих кадров.

Документационное обеспечение управленческой деятельности коммерческих организаций, в частности акционерных обществ, имеет свою специфику, которая определяется особым порядком организации управления. Акционерное общество (АО) имеет устойчивую структуру и органы управления, которые обладают собственной компетенцией. Их состав, порядок формирования и деятельности оказывают определяющее влияние и на деятельность АО в целом.

Документационное обеспечение деятельности органов управления

Важно знать!

Все органы управления отличаются особым порядком организации своей деятельности, что определяет специфику ее документационного обеспечения.

Прежде всего, нужно сказать, что управленческая деятельность АО как организованной системы строится на сочетании принципов коллегиальности и единоначалия, и это существенным образом отражается на документационном обеспечении управления.

Так, коллегиально принимаются решения высшим органом управления акционерного общества – общим собранием акционеров. Такой же порядок деятельности установлен и для другого органа управления – совета директоров. Исполнительный орган АО может быть как коллегиальным (правление, дирекция), так и единоличным (директор, генеральный директор). В процессе оперативного управления деятельностью акционерного общества его генеральный директор единолично решает многие вопросы и несет за них персональную ответственность.

Законодательством РФ определены порядок деятельности каждого органа управления, требования к соответствующим процедурам и документам. Соблюдение установленных процедур напрямую связано с необходимостью работы с определенной документацией. Поэтому правовыми актами не только регулируется состав документов, которые образуются в деятельности органов управления в акционерных обществах, но и порядок их составления и оформления, устанавливаются требования к их содержанию, срокам подготовки, хранению и т. д.

Документирование деятельности общего собрания акционеров

Общее собрание акционеров является высшим органом управления акционерного общества. В соответствии с российским законодательством это орган управления, через который акционеры осуществляют свои права, прежде всего – свое право участвовать в управлении АО. Необходимым условием эффективности принятия решений акционерами является установление четкого порядка проведения общих собраний.

Подготовка любого собрания требует соблюдения ряда правил независимо от того, разовое это мероприятие или проводящееся регулярно. И в том, и в другом случае процедура подготовки требует выполнения последовательных действий, которые связаны, в основном, с составлением определенных документов.

При проведении любого собрания следует иметь в виду, что все действия должны оформляться в соответствии с разработанными нормативами и что решения собрания должны иметь юридическую силу. Это касается и всех тех документов, которыми оформляется процедура подготовки и проведения собрания. Особенно важно помнить об этом при подготовке общего собрания акционеров в акционерном обществе, так как оно имеет высокий правовой статус.

Не случайно порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, состав основных документов и требования к ним закреплены целым рядом законодательных и других правовых актов, в числе которых Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Федеральный закон об акционерных обществах», постановление ФКЦБ России от 31.05.2002 № 17/пс «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров» (далее – Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров) и др.

Акционерные общества проводят общие собрания двух видов: годовое и внеочередное. Законодательством установлены и формы проведения общего собрания акционеров:

• совместное присутствие акционеров для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование, – собрание;
• заочное голосование.

Собрания, проводимые в разных формах, различаются сроками проведения. Процедуры их подготовки, проведения и документирования также имеют некоторые различия. Объединяет их то, что каждый этап связан с подготовкой документации и ее обработкой.

Нужно сказать, что годовое собрание является обязательным и проводится с обязательной повесткой дня. Решения по вопросам повестки дня годового собрания по закону нельзя принимать заочным голосованием. Решения принимаются только в присутствии акционеров. Этот факт определяет порядок проведения собрания, состав необходимых документов, сроки их подготовки и состав информации, включаемой в содержание.

Ниже представлена схема, отражающая общий порядок документирования подготовки и проведения годового общего собрания акционеров в форме совместного присутствия акционеров:

Внеочередное общее собрание акционеров может быть проведено в форме заочного голосования. Подготовка и проведение общего собрания акционеров в такой форме предусматривает иной порядок действий уполномоченных должностных лиц. Особенности заочного голосования находят отражение и в документировании.

Важно знать!

Для акционерного общества и для каждого отдельного акционера крайне важно, чтобы процедура подготовки и проведения внеочередного общего собрания акционеров и документация, необходимая для этого, также соответствовали законодательным нормам и имели юридическую силу.

Ниже представлена схема, демонстрирующая порядок подготовки и проведения внеочередного общего собрания акционеров в форме заочного голосования:

Таким образом, сравнивая ход подготовки и проведения общих собраний акционеров – годового (в форме совместного присутствия акционеров) и внеочередного (в форме совместного присутствия акционеров и в форме заочного голосования), можно увидеть, что многие процедуры повторяются. То же самое относится и к составу необходимой для них документации. Однако нужно иметь в виду, что есть и существенные различия как в содержании документов, так и в работе с ними. Поэтому многие положения, связанные с подготовкой и проведением общего собрания акционеров в форме заочного голосования, отдельно регламентируются нормами Федерального закона об акционерных обществах и Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров.

Особенности каждого документа, указанного в схемах проведениях собраний акционеров, требуют отдельного рассмотрения, что и будет сделано в последующих публикациях. Общим условием при их составлении является соблюдение всех правовых требований. Однако нужно отметить, что нормы правовых актов касаются в основном содержания документов, а формы большинства из них практически никак не регламентируются. Поэтому АО могут сами разработать пакет типовых форм документов для проведения общего собрания акционеров и утвердить их в качестве приложений к положению об общем собрании акционеров.

Еще одним органом управления в акционерных обществах является совет директоров (наблюдательный совет). Он осуществляет общее руководство деятельностью АО (за исключением тех вопросов, которые закон относит к исключительной компетенции общего собрания акционеров), определяет стратегию его развития, принимает годовой финансово-хозяйственный план.

Законодательство возлагает на совет директоров обязанность определять приоритетные направления развития акционерного общества, его долгосрочную перспективу, контролировать деятельность исполнительного органа.

Форма работы совета директоров – заседания. Статья 68 Федерального закона об акционерных обществах содержит общие нормы по проведению заседаний совета директоров АО, детально не регламентирующие порядок подготовки и созыва таких заседаний. Законом установлено, что порядок созыва и проведения заседаний совета директоров конкретного акционерного общества определяется его уставом или соответствующим внутренним документом, например положением о совете директоров. Это же относится и к документации, которой оформляется деятельность этого органа управления. Единственным документом, требования к которому установлены законодательно, является протокол заседания совета директоров. Более подробные рекомендации, в том числе и по документированию деятельности совета директоров, содержатся в Кодексе корпоративного поведения , который был одобрен на заседании Правительства РФ и введен в действие распоряжением ФКЦБ России от 04.04.2002 № 421/р «О рекомендации к применению Кодекса корпоративного поведения».

Для определения порядка проведения заседаний совета директоров и документирования соответствующих процедур необходимо учитывать как общие требования к организации деятельности коллегиальных органов управления, так и правовые нормы, регулирующие деятельность именно данного органа управления.

Процедура проведения любого заседания предусматривает определенную последовательность действий, каждое из которых сопровождается составлением документов.

Первый этап заключается в подготовке к заседанию совета директоров, которая предусматривает:

• определение повестки дня и принятие решения о созыве заседания;
• уведомление членов совета директоров о созыве заседания совета, форме его проведения и повестке дня;
• подготовку справочно-информационных материалов по вопросам, включенным в повестку дня, и направление их членам совета директоров.

Второй этап – это собственно проведение заседания и принятие решений по вопросам повестки дня.

Завершается работа (третий этап) составлением и оформлением протокола заседания, после чего принятые на нем решения доводятся до сведения заинтересованных лиц.

Им направляются либо распорядительные документы, составленные на основе протокола, либо выписки из протокола.

В общих чертах порядок документирования заседаний совета директоров повторяет порядок подготовки и проведения общих собраний акционеров.

Важно знать!

Очень важно грамотно определить, какие документы и в какие сроки должны быть составлены, какую информацию включать в содержание и как документы оформить.

Как уже говорилось, все решения должны быть оформлены документами, имеющими юридическую силу. Поэтому очень важно правильно подготовить заседание и провести его (а значит, подготовить все документы для проведения заседания и документы, фиксирующие принимаемые на нем решения).

Исполнительный орган АО: порядок документирования деятельности

Исполнительный орган акционерного общества является ключевым звеном структуры управления в акционерном обществе. На него возлагается текущее руководство деятельностью общества и исполнение решений общего собрания акционеров и совета директоров. Образование исполнительных органов может быть отнесено к компетенции как общего собрания акционеров, так и совета директоров. Акционерное общество само решает этот вопрос и закрепляет порядок образования исполнительных органов в своем уставе.

Единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени АО, в том числе:

• представляет его интересы как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами;
• совершает сделки, за исключением случаев, предусмотренных уставом, выдает доверенности от имени АО;
• утверждает штат АО, заключает трудовые договоры с работниками, распределяет между ними обязанности и определяет их полномочия;
• открывает счета в банках, организует ведение бухгалтерского учета и отчетности, имеет право первой подписи под финансовыми документами;
• издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми штатными работниками АО и подписывает от его имени документы;
• лично отвечает за сохранность документации и организацию хранения документов АО.

В случае если в акционерном обществе действует коллегиальный исполнительный орган (правление, дирекция), генеральный директор руководит его деятельностью, являясь председателем правления (дирекции).

Для деятельности исполнительного органа акционерного общества и подчиненного ему аппарата управления характерно использование документов, включенных в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Основным документом, который определяет в настоящее время требования к ним, является государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В состав системы входят: организационные документы (инструкции, положения, правила и др.); документы, отражающие распорядительную деятельность генерального директора и других руководителей, действующих на основе единоначалия (приказы, распоряжения); служебные письма; акты; докладные и служебные записки и др. Эти документы создаются в процессе оперативной управленческой деятельности любой организации – как государственной, так и негосударственной.

Для всех категорий и видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления. Государственный стандарт содержит требования к реквизитам документов, которые напрямую влияют на юридическую силу документов, а также выполняют информационные функции, то есть указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с ними. Поэтому документы должны оформляться с соблюдением норм и правил, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Значение организации документооборота в акционерных обществах

Еще одной важной составляющей документационного обеспечения управления компанией является документооборот, то есть движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправки.

На заметку

От того, как организован документооборот, во многом зависит эффективность управленческой деятельности в акционерных обществах.

Поэтому эта задача как одна из основных возлагается на специальное структурное подразделение – службу документационного обеспечения управления (службу делопроизводства), являющуюся частью аппарата управления исполнительного органа.

Документооборот объединяет всю последовательность перемещений документов и включает такие операции с ними, как получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Чтобы организация документооборота была эффективной, необходимо соблюдение определенных правил, которые закрепляются в инструкции по делопроизводству (или в аналогичном локальном акте) конкретной организации. Общие правила ведения документооборота содержатся в государственных нормативных актах и методических документах. Но, разрабатывая свои инструкции, организации адаптируют данные правила к конкретным условиям. Это позволяет организовать оперативное прохождение документов по наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени.

Об одной из самых серьезных задач в области работы с документами – обеспечении их сохранности, мы расскажем в следующем номере журнала.

Т.А. Быкова, канд. ист. наук. доцент РГГУ

Источники коллегиальности

Тема 5.2. Коллегиальность в менеджменте

Характеристики различных стилей руководства

Понятие и содержание руководства

Тема 5.1. Стили руководства

Раздел 5. Руководство, лидерство, власть

Руководство можно определить как процесс влияния менеджера на других людей для достижения поставленной цели.

Руководство характеризуется различнымистилями. Стиль руководства – характерные черты поведения, приемов, действий, используемых руководителем в процессе управления персоналом.

Ø Важен только результат

Ø Мотивация основана на беспрекословном подчинении

Ø Подчиненные не привлекаются к управлению

Ø Жесткая требовательность

Демократический стиль:

Ø Важны и результаты и способы достижения

Ø Мотивация основана на удовлетворении как материальных, так и нематериальных потребностей

Ø Подчиненные активно и по существу привлекаются к управлению

Ø Требовательность в сочетании с доверием

Либеральный (клубный) стиль:

Ø Результаты не важны

Ø Мотивация практически отсутствует

Ø Создается вид, что подчиненные участвуют в управлении

Ø Низкая требовательность

Все виды стилей руководства являются теоретическими моделями. На практике в конкретной ситуации один и тот же руководитель может использовать любой из перечисленных стилей руководства.

Ситуационное лидерство предполагает использование различных стилей управления в зависимости от уровня зрелости рабочей группы, степени квалификации сотрудников и стремлении к ее росту.

Основным источником коллегиальности в менеджменте является демократизация процесса управления. Демократический стильруководства означает использование коллегиальности, то есть различные формы участия работников в разработке и принятии решений.

Иногда такой менеджмент называют партисипативный менеджмент.

Коллегиальность может быть горизонтальной и вертикальной .

Горизонтальная коллегиальность – групповое обсуждение проблем, непосредственно связанных с выполнением должностных обязанностей участников, находящихся в сфере их компетенции.

Вертикальная коллегиальность – участие работников нижестоящих уровней в постановке и обсуждении вопросов, входящих в компетенцию вышестоящих уровней, и участие в принятии решений по этим вопросам.

Формы обеспечения коллегиальности:

Ø Совет при руководителе – помогает в формировании стратегии, обсуждает общие вопросы; формируется по должностному принципу; собирается регулярно

Ø Совещание – обсуждает пути решения конкретной проблемы; формируется из числа наиболее компетентных работников, способных к групповому обсуждению вопросов; собирается по мере необходимости . Оптимальное количество участников заседания – 10 человек.

Управление предполагает умелое использование существующих закономерностей, создание хорошо продуманной системы взаимосвязей.

Управление дошкольной организацией (далее - ДО) - это целенаправленное воздействование на педагогический коллектив, а через него на воспитательно-образовательный процесс для достижения максимальных результатов качественного воспитания детей дошкольного возраста.

В соответствии с п. 26 раздела 2 Типовых правил деятельности дошкольных организаций (утверждены постановлением Правительства РК от 17.05.2013 г. № 499) управление дошкольными организациями строится на принципах единоначалия и коллегиального управления .

Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции этого органа.

При совещательной форме коллегиальность предполагает коллективное обсуждение вопросов и выработку рекомендаций по тому или иному вопросу. Решения, принимаемые этим органом, в основном более правильные, точные и объективные.

Коллегиальный орган управления не приказывает, а решает , и способствуют стабильности организации.

Согласно Уставу ДО (далее - Устав) управление деятельностью ДО осуществляется в соответствии с действующим законодательством РК, а руководство - директором, который назначается и освобождается от должности учредителем.

Управление воспитательно-образовательным процессом ДО в связи с повышением требований к организации педагогического процесса значительно усложнилось. Успех в этой работе во многом зависит от уровня руководства со стороны директора, умения правильно реализовать функции.

Формами коллегиального управления в соответствии с Уставом являются

• совет ДО;
• педагогический совет;
• попечительский совет.

Данные формы управления обеспечивают единство управляющей системы в целом, определяют стратегическое направление развития ДО, всех его подразделений.

В ДО создана модель структуры управления, где каждый субъект имеет свое предназначение, конкретные цели, обязанности.

Рациональное распределение функциональных обязанностей в управлении позволит

Максимально использовать сильные стороны педагогов, сформировать внутри коллектива ядро, которое состоит из компетентных, авторитетных, уважающих друг друга сотрудников;

Руководителю делегировать часть своих полномочий и функций членам коллектива.

Совет ДО (далее - Совет) - форма государственно-общественного управления образованием , является представительным органом, работающим по принципу демократического парламента, в нем представлены все группы участников образовательного процесса.

Модель управления ДО, где от государственного монопольного принципа переходят к принципу соуправления государством и обществом, на практике работает таким образом, что именно управляющие организации образования определяют цели и стратегии развития, разрабатывают программы деятельности, согласовывают их со всеми участниками образовательного процесса и принимают решения по их реализации. Можно заключить, что Совет в такой модели - орган стратегического управления, а директор - менеджер по реализации стратегии.

Совет должен одновременно заниматься разными проблемами, касающимися вопросов организации жизнедеятельности детей в ДО, участвовать в стратегическом планировании и содействовать решению повседневных проблем. В результате чего для оптимизации работы Совета могут создаваться комиссии или рабочие группы, которым поручается подготовка решений по отдельным вопросам или предоставляются полномочия по планированию и реализации уже принятых решений.

Комиссии и рабочие группы - это формы структуризации деятельности совета ДО.

Посредством этих структур совет ДО осуществляет горизонтальное распределение своей деятельности по направлениям, определенным Уставом. При этом он также осуществляет вертикальное разделение своей деятельности, закрепляя за комиссиями и рабочими группами рекомендательные полномочия.

Для решения оперативных или проектных задач, которые не входят в компетенцию созданных комиссий, организовываются временные рабочие группы . Например, рабочая группа может быть организована для создания программы развития ДО, подготовки открытого мероприятия («Дней открытых дверей», благотворительной ярмарки и пр.), проекта для участия в конкурсах и т. д.

Могут быть созданы постоянно действующие комиссии : финансовая, учебная, организационно-правовая, по работе с родителями и местным сообществом.

Комиссии или рабочие группы действуют самостоятельно согласно своему графику работы, но итоги своей работы регулярно представляют на заседаниях совета. После обсуждения вопросов, подготовленных комиссией или группой, совет принимает необходимые решения.

Чтобы избежать принятия некомпетентных и неправомерных решений, совет может привлекать помощников, которыми могут быть работники ДО, родители, юристы, финансисты и иные специалисты, готовые консультировать, оказывать практическую помощь.

Педагогический совет - консилиум педагогов-профессионалов по вопросам учебно-воспитательного процесса, принимающий совместное решение, связанное с координацией специфических вопросов и педагогических задач. Является основным органом управления образовательным процессом.

Цель : объединить усилия коллектива ДО с целью повышения уровня воспитательно-образовательного процесса.

Задачи :

• реализация государственной политики по вопросам образования;
• повышение уровня образовательной работы в ДО;
• внедрение в практику достижений педагогической науки и передового опыта;
• обсуждение и выбор форм, методов образовательного процесса;
• организация опытно-экспериментальной работы в ДО;
• определение направлений взаимодействия с микросредой.

Обязательным условием правильной организации всей работы в ДО является сочетание коллективного руководства и персональной ответственности за свое дело каждого работника. На заседаниях педагоги приходят к единому решению по совершенствованию воспитательно-образовательного процесса, аттестации педагогов, организации опытно-экспериментальной и исследовательской работы. На педагогическом совете определяются перспективы развития ДО. Принятые решения обязательно исполняются всеми членами коллектива. Исполнение контролируется, фиксируется в протоколах, к оформлению которых предъявляются определенные требования.

Количество принимаемых решений не ограничивается, всё зависит от повестки дня, следовательно, если она состоит из 5 пунктов, то решений должно быть столько же. По одному из вопросов можно принять несколько решений или сгруппировать их в одно.

Заключительное слово - важнейший этап работы. Оно должно быть кратким, конкретным, содержать конструктивные предложения. Не всегда оправдано включение в него второстепенных вопросов бытового, хозяйственного и организационного характера. Такие проблемы нужно обсуждать на планерках. Темы, выносимые на педагогический совет, характер их рассмотрения отражают уровень руководства ДО.

Педагогический совет помогает в формировании коллектива единомышленников, создает условия для анализа и оценки существующих установок и принципов в соответствии с требованиями современной науки и передовой практики.

Чтобы педагогический совет стал органом управления, а его решения действенными и способствующими улучшению работы с детьми, каждому заседанию должна предшествовать детальная подготовка всех его участников. Организационному совету или всему педагогическому коллективу необходимо проанализировать свою деятельность, чтобы прийти на заседание с соответствующими выводами.

Решение, принятое в пределах компетенции педагогического совета и не противоречащее законодательству, является обязательным.

Попечительский совет - общественная форма управления, объединяющая на добровольной основе всех тех, кто заинтересован в развитии ДО. Способствует формированию устойчивого финансового внебюджетного фонда развития, содействует организации и совершенствованию образовательного процесса, осуществляет контроль за целевым использованием пожертвований, обеспечивает общественный контроль за соблюдением действующего законодательства, прав воспитанников, родителей и педагогов. Это не просто поддержка и финансирование, а диалог с властью от имени ДО и диалог с ДО от имени гражданского общества .

В состав могут входить родители (законные представители) воспитанников, педагогические работники ДО, представители различных форм собственности. Деятельность членов осуществляется на добровольных началах.

Попечительский совет принимает участие

• в обсуждении Устава и локальных актов, касающихся взаимодействия с родителями, рассматривает вопросы о внесении в них изменений и дополнений;
• в заслушивании отчетов директора о создании условий для реализации образовательного процесса в ДО;
• в составлении отчетов педагогических работников, медсестры о состоянии здоровья воспитанников, ходе реализации общеобразовательных программ дошкольного образования, результатов готовности воспитанников к школьному обучению;
• в рассмотрении докладов, информации представителей организаций, взаимодействующих с ДО по вопросам образования и оздоровления детей, в том числе о проверке состояния образовательного процесса, соблюдения санитарно-гигиенического режима ДО, охране жизни и здоровья воспитанников;
• в планировании и реализации работы по защите прав, свобод и интересов воспитанников и родителей во время образовательного процесса в ДО;
• в обеспечении безопасности всех участников образовательного процесса, содействует в организации совместных с родителями (законными представителями) мероприятий: родительских собраний, клубов, «Дней открытых дверей», субботников и др.

Кроме того, принимает решение о поощрении, награждении благодарственными письмами наиболее активных родителей и оказывает содействие ДО в привлечении дополнительных ресурсов из внебюджетных источников, в основном за счет добровольных благотворительных пожертвований в имущественной или денежной форме юридических и физических лиц, вносит предложения по совершенствованию образовательного процесса.

Таким образом, организация деятельности форм коллегиального управления обеспечит развитие государственно-общественных принципов управления образованием на новом уровне.

Р ассмотрим состав и оформление документов коллегиальных органов, некоторые обязательные и новые аспекты их содержания на примере коллегиального исполнительного органа «оперативного» уровня (условно назовем его Правлением). Т.е. мы покажем общую деловую практику, без учета специфики отдельных коллегиальных органов, которая устанавливается на законодательном уровне (этим вопросам за последние месяцы мы посвятили несколько отдельных статей).

Состав документов

Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

• органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),
• органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),
• органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),
• органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, ­правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.

В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа.

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов , которая обычно называется функциональным документным комплексом . В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и ­полномочиями органа, в котором они создаются.

Таблица 1

Примерный состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающего деятельность коллегиального исполнительного органа (Правления)

Свернуть Показать

На основе данного примера можете проверить состав документов коллегиального органа в своей организации, уточнить его, а также возложить или делегировать ответственность за правильное формирование дел и обеспечение сохранности документов как минимум на секретаря Правления, корпоративного секретаря или службу делопроизводства, организовывать их взаимодействие в процессе обеспечения деятельности коллегиальных органов, чтобы при смене председателя Правления или корпоративного секретаря удобно было бы передать ­ответственность за документы по акту приема-передачи дел по должности.

Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении).

При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию - оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть ­оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа).

А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы , удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются:

• в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо
• вышестоящим органом управления по мере их разработки.

Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и ­юридичсекая служба.

Перечисленные в Таблице 1 документы в своей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальным органом решений . Она может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений, это:

• регистрационно-контрольные карточки и
• отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе ­вопросов, подразделений, исполнителей, сроков).

Если организация небольшая, не является источником комплектования архива , при этом руководство осознает, что «информация и документы - это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления» , которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения ­определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома:

Таблица 2

Свернуть Показать

Такой порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет в процедурах слияния и поглощения, в ходе внутренних проверок и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, проводимой по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу принятых решений . При этом, конечно же, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности.

Если организация является источником комплектования архива , то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными - в соответствии со сроками хранения в ­отдельных делах будут собираться:

• организационные документы;
• планы работы;
• протоколы;
• документы к заседаниям, включая проекты решений;
• документы о подготовке заседаний.

Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административные и технические подготовительные мероприятия (см. в Таблице 3 документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете). Кроме того, деятельность коллегиальных органов отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации (также ­отражены в Таблице 3).

Таблица 3

Документы, в которых также отражается деятельность коллегиального органа, но входящие в другие функциональные документные комплексы (по административно-хозяйственной / административно-организационной функции и по функции бюджетирования)

Свернуть Показать

«Лучшие практики» показывают, что компетенцию, полномочия коллегиальных органов необходимо конкретизировать в положениях и регламентах, которые разрабатываются на основании устава и с учетом требований действующих нормативных правовых актов. Наличие данных документов рассматривается как один из показателей качества управления организацией. Основные требования к их составлению мы изложили во мнении к статье о регламентации деятельности ­коллегиальных органов.

Рассмотрим справочно-информационные и распорядительные документы.

Приведем примеры оформления документов, которые вам необходимо будет направить участникам при подготовке заседания коллегиального ­органа.

Окончательно утвержденную повестку дня очередного совещания необходимо направить членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, добавив в нее как минимум информацию о лицах, приглашаемых на заседание, его месте и времени (Пример 1). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Пример 1

Свернуть Показать

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников вашей организации, которые не являются членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (Пример 1) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту. А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение (Пример 2).

Пример 2

Приглашение на совещание «сторонним» лицам в форме письма

Свернуть Показать

Распорядительные документы по результатам совещания

Протокол

Рассмотрим подробно составление и оформление протокола - документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения. В его типовой формуляр входят следующие реквизиты :

• полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата (конкретная дата либо период, если заседание продолжалось 2 или 3 дня, например, 01-03.04.2015, или 01.04.2015 - 03.04.2015, или 01-03 апреля 2015 г.);
• индекс (в пределах срока полномочий коллегиального органа или в пределах календарного года для оперативных совещаний при руководителе);
• место составления;
• вид заседания (на том месте, на котором в других распорядительных документах оформляется заголовок к тексту);
• формализованные части текста пока не оформились как самостоятельные реквизиты и рассматриваются как отдельные элементы текста:
  • состав присутствующих (председатель; секретарь; список присутствовавших членов коллегиального органа; приглашенные лица, если таковые были). Отметим, что инициалы оформляются после фамилии. Должности членов коллегиального органа не указываются, т.к. это постоянный состав, где «все друг друга знают», а вот для приглашенных лиц должности принято указывать перед Ф.И.О. (а если человек приглашен из сторонней организации, то ее полное наименование включается в наименование его должности);
  • повестка дня, которая представляет собой список вопросов в форме заголовков к последующему тексту. По каждому вопросу принято указывать еще и докладчика;
  • факультативная отметка о способе документирования заседания коллегиального органа. Например:
    • «Заседание стенографировалось с 15:00 до 17:15 мск»;
    • «Заседание проводилось в форме видеоконференции с 20:00 до 21:05 мск. Системный администратор Петров П.Р.»;
    • «Заседание записывалось на диктофон. Ответственный - секретарь Косова И.И.»;
  • текст протокола составляется по формуле СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому пункту повестки дня. Правда, в кратком варианте протокола первые 2 элемента этой ­триады отсутствуют, т.е. документируется только принятое решение;
• подписи.

Обратите внимание: отметку о наличии приложений после текста и перед подписями в протоколе оформлять не принято. Достаточно рядом с документом, являющимся приложением и упомянутым в тексте, написать ­«(прилагается)», «(Приложение № 1)» или «Текст доклада прилагается».

Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть:

• место проведения заседания (адрес помещения, офиса);
• время начала и общее время заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание;
• дата подписания протокола;
• способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте).

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи ­протоколы подразделяются на:

• краткие и
• полные , которые в свою очередь могут быть:
  • подробными текстовыми (текстовый способ документирования),
  • стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений),
  • фонографическими (звукозапись),
  • видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций).

Полные протоколы должны содержать запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения каждого вопроса, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т.п. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полными протоколами обычно документируется проведение общих ­собраний акционеров и заседания совета директоров.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Т.е. протокол после повестки дня содержит краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме: НОМЕР ВОПРОСА - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ (этот вариант показан в Примере 15 у п. 2 повестки дня в статье « »).

Примеры оформления полного и краткого протоколов, которые могут быть использованы в государственных органах и органах местного само­управления, приведены в Приложении № 16 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). На их основе абсолютно все организации, включая коммерческие, могут самостоятельно разработать и утвердить в составе соответствующего регламента форму протокола, которым будет документироваться принятие решений коллегиального органа с учетом уровня управления и статуса ­коллегиального органа. В регламентах удобно сразу закрепить, что ­протоколы:

• заседания Правления должны быть подробными текстовыми (как в Примере 10) и сразу утвердить форму протокола,
• а оперативные совещания, которые проводит еженедельно руководитель подразделения:
  • документируются краткими протоколами либо
  • проводятся в форме видеоконференции с последующим оформлением краткого текстового протокола или даже без него, но тогда с обязательным составлением поручений в форме ­распорядительного ­документа оперативного характера (как в Примере 13).

Прокомментируем путь от черновика к оригиналу . Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом либо секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности. А протоколы оперативных совещаний, которые проходят под ­председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или их помощники.

Секретарь заседания (по должности или избранный) при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, электронные презентации, ­информационные справки, проекты решений и др.

Необходимо помнить, что составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком . Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой, видеозаписью или фонограммой, отредактирован и оформлен в течение 1-5 дней после заседания. Поэтому и важно установить в регламенте работы коллегиального органа конкретный срок оформления оригинала протокола как официального документа. После голосования принятое решение не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, за точность отражения в протоколе той формулировки решения, которая была представлена на голосование и получила силу официального коллективного решения, председатель и секретарь ­заседания несут ­юридическую ответственность.

Заметим также, что формулировка «Разное» в повестке дня, которая оформляется до заседания как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, вполне допускается. А вот в оформленном протоколе она неуместна, т.к. документ составляется после заседания, когда уже возможно точно сформулировать все фактически рассмотренные вопросы и зафиксировать порядок принятия решений по ним.

Основную трудность представляет составление и оформление текста полного протокола. Секретарь заседания должен работать почти как синхронный переводчик, т.к. доклады, вопросы, выступления он «переводит» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям в соответствии с требованиями делового стиля русского литературного языка.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам. Разберем каждый из них.

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика без наименования должности (СЛУШАЛИ кого?), ставится тире и после него обычно кратко записывается содержание доклада. Т.к. доклад и его презентация представляются заранее, они в обязательно подписанном и датированном виде оформляются в статусе официального приложения к протоколу.

Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 3). Если текст основного доклада заранее подготовлен, то при оформлении протокола удобно использовать и другой прием - кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку «Текст доклада ­прилагается» (Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - доложил об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Отметил, что она полностью переработана и соответствует требованиям вступивших в действие с 01 января 2015 г. нормативных правовых актов. Предложил утвердить Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

Пример 4

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Текст доклада прилагается.

Вопрос: Все ли группы мероприятий учтены в Политике информационной безопасности на ближайший период?

Да, все группы мероприятий в соответствии с установленными группами и видами рисков информационной безопасности.

Вопросы к докладчику и последующие вопросы к каждому из выступающих, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с новой строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, ­допускается не указывать (см. Пример 4).

Все выступления по обсуждаемому вопросу оформляются после слова «ВЫСТУПИЛИ» от границы левого поля прописными буквами, после него также ставится двоеточие. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ кто?). После тире в форме косвенной речи ­записывается краткое или подробное содержание выступления.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В деловой практике за каждым из этих слов закрепилась своя сфера употребления. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках само­управления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление слова ­«РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, органов управления, т.е. «власть» ). В протоколах заседаний правлений, комитетов, президиумов, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных органов «оперативного» уровня управления (исполнительные органы) правильным считается употребление глагола «ПОСТАНОВИЛИ».

Соответствующее слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него опять же ставится двоеточие (см. Пример 5). Далее с красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы. Структура номера следующая: сначала идет номер вопроса повестки дня, потом точка и далее - номер решения при рассмотрении этого вопроса (например, 1.1 и 1.2, далее - 1.3 и т.п.). Если по вопросу принято единственное решение, его номер все равно должен иметь 2 части, разделенные точкой ­(например, 1.1).

• что сделать - в какой, с какого или на какой срок?

• кому - что сделать - к какому сроку? (п. 2.1 в Примере 5) либо
• что сделать - к какому сроку? Ответственный - наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить и ввести в действие с 01 мая 2015 г. Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

2.1. Начальнику управления безопасности Петрову И.В. довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и ­региональных представительств. Срок - 28.04.2015.

Пример 6

Свернуть Показать

2.1. Довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и региональных представительств к 28.04.2015. ­Ответственный - начальник управления безопасности Петров И.В.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно» (этот краткий вариант показан в Примерах 7 и 8, а более подробный - в Примере 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). Соблюдение данной формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов, решения финансового характера и т.п. В иных случаях оно ­факультативно, потому в наших Примерах 5 и 6 отсутствует.

Вопросы, по которым необходимо оформлять в протоколе результаты голосования, должны быть обозначены в локальном нормативном акте, регламентирующем деятельность коллегиального органа. Но некоторые организации такую дифференциацию не устанавливают, а всегда ­фиксируют результаты голосования.

Хотя если решения коллегиального исполнительного органа приняты единогласно , то в распорядительных пунктах протокола результаты ­голосования обычно не указываются (см. Пример 10).

Пример 7

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

За - 6, против - 0, воздержались - 1.

Пример 8

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

4.1. Включить начальника управления безопасности Туранцева О.М. в состав ­членов Технологического комитета с 20.04.2015.

Единогласно.

Подписи председателя и секретаря коллегиального органа (по должности или избранных для выполнения этих обязанностей на данном заседании) оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются двумя-тремя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Удостоверения протокола печатью обычно не требуется.

Пример 9

Свернуть Показать

По общему правилу протокол подписывает председатель коллегиального органа и его секретарь, но возможны и иные варианты, например, добавление подписей всех членов коллегиального органа (см. Пример 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). ­Данный момент также должен определяться организационными ­документами.

Пример 10

Подробный протокол с продольным центрованным расположением реквизитов ­заголовочной части

Свернуть Показать

Выписка из протокола

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола необходимы не только для направления принятых решений на исполнение, но и для информирования о них всех заинтересованных лиц, имеющих право на информацию (в корпоративном управлении они называются стейкхолдерами, ими могут быть и контролеры, регуляторы, и простые граждане).

В последнее время в качестве формы представления информации о решениях коллегиальных органов часто используется выписка из протокола, которую имеет право удостоверять своей подписью секретарь (заседания или коллегиального органа), правильно оформляя отметку о заверении копии и удостоверяя ее печатью организации. В Примере 11 она оформлена в соответствии с рекомендациями ГОСТа 6.30-2003. Дополнительно в ней можно сделать факультативную запись о месте хранения протокола (Пример 12) в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х - этот вариант особо актуален для ­представления копий и выписок по требованию контролирующих органов.

Выписка из протокола - это копия части его текста , в ней реквизиты заголовочной и оформляющей частей документа остаются практически без изменений (нет только личных росчерков подписантов). Образец оформления выписки см. в Примере 17 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов

Для информирования о принятых решениях можно открыть доступ к электронному образу протокола в СЭД либо раздать его заверенные копии (с оформлением заверительной надписи по образцу из Примера 11 или 12), но только тем руководителям подразделений и сотрудникам, которые имеют соответствующие права доступа к служебным документам (видеть / читать все документы).

Поручение

Одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам, является поручение коллегиального органа. Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления.

Поручение в последние 10-15 лет закрепилось в составе подсистемы распорядительной документации как новый вид документа, издаваемый, как правило, на основе единоначалия. Поэтому заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.

Для оформления поручения удобнее угловое расположение реквизитов, т.к. ответственный исполнитель оформляется на площади, ­отведенной обычно для реквизита «адресат» справа.

Пример 13

Поручение с угловым расположением реквизитов заголовочной части

Свернуть Показать

Такая анкетная форма представления текста поручения удобна для постановки его на контроль и предоставляет возможности даже для автоматического составления документа по утвержденной типовой форме на основе протокола при условии, что его проект формируется в ­электронном виде в информационной системе.

Сроки хранения

Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу) , в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - ПТУД).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться ­номенклатурой дел.

Пример 14

Свернуть Показать

Ст. 18 г) ПТУД устанавливает постоянный срок хранения протоколов совещаний, которые проводит руководитель организации. Если это совещание по стратегически значимым вопросам, которые входят в полномочия первого лица организации, то срок хранения действительно постоянный. Но если руководитель собирает разовые оперативные совещания или председательствует на заседаниях корпоративного совета (статус оперативного собрания руководителей всех подразделений, свое­образная «планерка», а не орган управления, предусмотренный уставом), то необходимо учитывать примечание (2) к статье 18 г), и тогда можно установить срок хранения ­протоколов корпоративного совета 5 л. ЭПК.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний ­основной срок хранения поручений и выписок - 5 л. ЭПК .

Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор - Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

Бюллетени для голосования, протоколы общего собрания акционеров и счетной комиссии, а также порядок хранения этих и других документов собрания вы найдете в статье «Документируем результаты годового общего собрания акционеров »