Документ – это материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукописи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Унификация служебных документов – сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций.
Языковые формулы – устойчивые языковые обороты, используемые в неизменном виде, считаемом целесообразным.
Задачи делового обращения :
Информирование адресата.
Привлечение внимания к проблеме.
Побуждение к действию (решению проблем, совершению действий).
Придание юридического статуса (документирование отношений, сделок).
Инициирование и поддержка деловых отношений.
Решение конфликтных ситуаций.
Требования к языку и стилю документов:
Соблюдение литературных норм;
Однозначность используемых слов и терминов;
Нейтральный тон изложения.
Правила сокращения:
Единообразие на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово по-разному: писать его то полностью, то сокращённо.
Нельзя сокращать слово, если оно является единственным словом в предложении.
Не допускается сокращение, если оно может повлечь инотолкование, двусмысленность.
Не допускается сокращение до одной буквы, кроме традиционных: г. (год), г. (господин), л. (лист), с. (село), р. (река) и др.
Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
К реквизитам относятся:
Герб РФ (для бланков государственных предприятий).
Эмблема (условное символическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке).
Наименование организации-адресата (полное или сокращённое)
ФГОУ ВПО «Оренбургский ГАУ»
Справочные данные (адрес, телефон, факс и др.).
Дата (арабскими цифрами в день подписания, оправления или получения).
Регистрационный номер
12 – номер дела
35 – порядковый номер по регистрационному журналу
Ректору ОГАУ, профессору Каракулеву В.В.
Заголовок к тексту
О подготовке проекта
Текст документа
Подпись (наименования должности, личная подпись, расшифровка подписи)
Ректор ОГАУ,
профессор В.В. Каракулев
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа
В дело 17.
Отметка о поступлении документа в организацию.
Типы документов
По сфере деятельности:
а) управленческие документы (деловая и коммерческая переписка);
б) научные;
в) технические;
г) производственные;
д) финансовые.
2. По адресации:
а) внутренние (служебные);
б) Внешние (официальные).
а) распорядительные;
б) отчётные;
в) справочные;
г) плановые.
4. По доступности:
а) открытого доступа;
б) ограниченного доступа;
в) конфиденциальные.
5. По срокам исполнения:
а) срочные;
б) второстепенные;
в) итоговые;
г) периодические.
6. По первичности происхождения:
а) оригинал;
в) дубликат.
Виды деловой корреспонденции
По функциональному признаку:
а) письма, требующие письма-ответа;
б) письма, не требующие письма-ответа.
2. По особенностям композиции:
а) одноаспектные;
б) многоаспектные.
3. По структурным признакам:
а) регламентированные;
б) нерегламентированные.
Тема. Коммуникативные качества речи
Основные понятия: коммуникативные качества речи. Правильность речи, норма и кодификация. Языковые нормы. Орфоэпические нормы, акцентологические нормы, благозвучие, звукопись. Лексические нормы, синонимы, антонимы, омонимы, паронимы, тавтология, плеоназм, избыточность и неполнота высказывания, лексическая сочетаемость. Морфологические нормы, части речи, словообразовательные нормы, структурные слова. Синтаксические нормы, словосочетание, предложение, виды связи слов: управление, согласование, примыкание. Речевые нормы. Стилистические нормы, Точность речи, понятийная и предметная точность.
Коммуникативные качества речи – это такие её качества, которые способствую наиболее эффективному общению.
Виды коммуникативных качеств:
1. Правильность речи (соблюдение литературных норм).
2. Точность речи (достоверность информации, соответствие значений выбранных языковых единиц смыслу текста).
3. Логичность речи (соблюдение в речи законов логики).
4. Доступность речи – это ясность, понятность, недвусмысленность речи.
5. Выразительность речи (способность речи поддерживать внимание и интерес слушателей и читателей).
6. Богатство речи (неповторяемость в речи одних и тех же языковых единиц).
7. Чистота речи (отсутствие в речи, засоряющих элементов).
8. Уместность речи (соответствие речи целям и задачам высказывания, ситуации общения).
Правильность речи – соблюдение норм литературного языка.
Норма –
1) это образцовый языковой вариант;
2) наиболее устоявшийся из числа существующих, наилучшим образом выполняющий свою функцию, закрепившийся в практике образцового использования языковой (речевой) вариант.
Норма литературного языка создается объективно: исторически вырабатывается в произведениях классиков (орфографическая и пунктуационная норма), в произношении культурной элиты общества (орфоэпическая норма).
Типы норм:
Императивные – не имеющие вариантов, нарушение которых расценивается как слабое владение русским языком (катало г, кварта л);
Диспозитивные – не строго обязательные, которые допускают стилистические или нейтральные варианты (ина че – и наче, гренки – гре нки, тво рог – творо г).
Признаки норм:
1) относительная устойчивость;
2) распространенность;
3) общеупотребительность;
4) общеобязательность;
Нормы литературного языка:
языковые:
орфоэпические
орфографические
лексические
морфологические
синтаксические
речевые:
стилистические
Орфоэпические нормы (нормы произношения) регулируют выбор варианта звука в каждом слоге.
Основные виды орфоэпических форм:
Редукция гласных звуков:
аканье [вада ], [мълако ];
иканье [р` ика ], [м`исной ];
ассимиляция
озвончение [фудбол ], [проз ` ба ];
оглушение [дуп ], [раскас ];
смягчение [жысз`н ], [влас`т` ];
Благозвучие (эвфония) – это удобное сочетание звуков для произношения и восприятия (малина, лебедь, слон, великий и тд .)
Неблагозвучие – неудобное для произношения стечение нескольких гласных или согласных звуков (у Тани и у Оли; лестница, вдруг встретил ).
Звукопись – прием усиления выразительности текста путем звукового постоения фраз, соответствующего описываемой картине, настроению.
Аллитерация – повторение одинаковых согласных звуков («Люблю грозу в начале мая, / Когда весенний первый гром,/ Как бы резвяся и играя, / Грохочет в небе голубом»).
Ассонанс – повторение одинаковых гласных звуков («У наших ушки на макушке, / Чуть утро осветило пушки / И леса синие верхушки - / Французы тут как тут»).
Орфографические нормы регулируют отбор средств при их буквенном выражении, то есть правила написания слов:
- употребление ь на конце существительных после шипящих (рожь – 3-е скл.)
- слитное ираздельное написание не и ни в отрицательных местоимениях (никого – ни у кого).
Лексические нормы регулируют употребление слов в соответствии с их точным значением, эмоциональной окраской, функциональной принадлежностью и сочетаемостью с другими словами.
Нарушения лексических норм:
употребление слова в несвойственном ему значении
Благодаря пожару сгорел огромный участок леса;
смешение конкретной и абстрактной лексики
Предлагаем полное излечение алкоголиков и других заболеваний;
смешение паронимов
Человек ведет праздничную жизнь (праздную).
Морфологические нормы регулируют выбор форм слов различных частей речи (существительных, прилагательных, числительных, местоимений, глаголов и др.)
3) для существительных:
а) употребление форм рода (белый тюль, новый продавец Иванова, лохматый и – лохматая шимпанзе ),
б) употребление форм числа (боцманы, прожекторы, много грузин, сто килограммов );
4) прилагательных:
а) употребление краткой и полной форм (нельзя: девочка умная и красива , можно: девочка умная и красивая ),
б) употребление степеней сравнения (нельзя: более красивее, самый красивейший , можно: красивее, более красивый, красивейший, самый красивый );
Склонение количественных числительных 50, 60, 70, 80, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, 900:
|
пятьдесят | |||
|
пятидесяти | |||
|
пятидесяти |
двумстам |
пятистам |
|
|
пятьдесят | |||
|
пятьюдесятью |
двумястами |
пятьюстами |
|
|
о пятидесяти |
о двухстах |
о пятистах |
6) местоимений (их друзья, с ней, о них, в нем )
7) глаголов (общеупотребительное: видел, разговорное: видал).
Синтаксические нормы отвечают за построение словосочетаний и предложений.
Виды синтаксических норм:
1)сочетание определения и определяемого слова (четыре новых автомобиля);
2)употребление деепричастий и деепричастных оборотов (нельзя: Придя домой, уже стемнело.
Можно: Придя домой, я заметил, что уже стемнело);
3) согласование подлежащего и сказуемого (у стены стояло три стола, три друга ушли с лекции; жил старик со своею старухой, жили были дед да баба);
4)нормы управления (нельзя: уделять внимание (на что?) на записи лекций, можно: уделять внимание (чему?) записям лекций).
Стилистические нормы регулируют выбор языковой единицы в соответствии с целями и задачами общения, ситуацией общения, т.е со стилем (недопустимо, например, употребление канцелярского оборота в переводе романтической сказки: Ввиду отсутствия красной розы, жизнь моя будет разбита).
Точность речи – соответствие значений выбранных языковых единиц смыслу текста и фактической информации.
Уже в античных руководствах по риторике первым и основным требованием, предъявляемым к речи, было требование точности и ясности изложения мысли. Содержательная точность и ясность речи в целом достигается за счёт соблюдения двух уровней точности.
Предметная точность (связь: речь – действительность) – соответствие содержания речи тому кругу предметов и явлений, которые речью отображаются (достоверность информации).
Нарушение предметной точности. Татьяна любит свою няню, эту седобородую старушку. (В данном случае мы сталкиваемся с явной предметной неточностью, поскольку няня Татьяны Лариной не могла иметь бороды!)
Понятийная точность (связь: речь – мышление) – соответствие значений компонентов речи содержанию и объему выражаемых ими понятий (точность словоупотребления).
Нарушение понятийной точности. Этот вопрос будет рассмотрен (какой? где? когда? кем? как?); Намечены соответствующие меры (какие? кем?)
Логичность речи – соблюдение в речи законов логики (тождества, противоречия, исключенного третьего, достаточного основания); это соответствие текста законам логики.
Виды логичности речи:
Предметная – соответствие реальной действительности: Я помню одно произведение (не помню его названия), но о нем расскажу. В словах Чацкого звучит нотка безумства , но это безумство обдуманное и осмысленное .
Понятийная – логичное развертывание мысли: Писатели четко понимают содержание смысла цели своей жизни.
Часто незнание значения слова приводит к нелогичности и даже абсурдности речи. Например, спортивный комментатор говорит: Вы видите на экране Гаврилова в красивой комбинации .
Одной из форм делового общения является деловая письменная речь, служащая для фиксации управленческой, деловой и служебной информации. Данная информация излагается в документах. Документом принято называть материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования[Введенская и др.]. Документ составляется и оформляется в соответствии с особенностями официально-делового стиля.
Все типы деловых документов характеризуются прежде всего унификацией и стандартизацией. Унификация документов означает регламентацию видов документов, приведение к единообразию их формы, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация обеспечивается системой стандартных языковых моделей, языковых клише. Стандартизация официальных документов – это установление в государственном масштабе оптимальных правил по разработке и оформлению документов, которые принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Разработанные единые правила и требования к содержанию, построению и оформлению документов излагаются в нормативных актах – государственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартах, а также стандартах предприятий и учреждений (СТП). Выполнение правил и требований обеспечивает:
1) юридическую силу документов;
2) оперативное и качественное их исполнение;
3) организацию быстрого поиска документов;
4) осуществление компьютерной обработки деловых бумаг для сокращения затрат.
С точки зрения стиля изложения информации документы должны соответствовать четырем основным требованиям : точности, достоверности, полноты и лаконизма.
Поскольку текст документа должен обеспечивать однозначность прочтения, его язык не допускает возможности различного толкования фактов. Ясность и недвусмысленность языка достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, строгое соответствие обозначаемому. Она достигается точностью словоупотребления, использованием слов в соответствии с их лексическим значением, с учетом их многозначности. Под коммуникативной точностью подразумевается точность реализации замысла автора документа. При нарушении предметной и коммуникативной точности содержание документа воспринимается с трудом или может быть неверно истолковано.
Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно давать непредвзятую, беспристрастную оценку событий, отражая фактическое состояние дел.
Требование полноты предполагает наличие в документе информации, достаточной для принятия обоснованного решения. При недостаточности информации возникает необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приводит к затратам времени на неоправданную переписку.
Для облегчения восприятия документа важно соблюдать требование лаконизма , то есть стремиться передавать информацию в максимально краткой (возможной для данной речевой ситуации) форме. Это требование должно сочетаться с требованием полноты информации. Лаконизм достигается предельной четкостью выражения мысли. Установлено, что оптимально официальный документ не должен превышать объем одной-двух страниц.
Необходимым условием правильного построения текста документа является также его композиционная стройность и логичность. Композиция (структура) текста документа – это последовательность расположения его составных частей – аспектов. По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные . Содержание одноаспектного документа ограничивается рассмотрением одного вопроса, например, изложение просьбы, рекомендация, сообщение о предстоящей презентации и т.п. В многоаспектных документах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать одновременно напоминание, просьбу и предложение. В таких документах изложение каждого аспекта следует начинать с нового абзаца.
Особое значение при составлении документов имеют реквизиты . Эффективность письменного делового общения напрямую зависит от того, насколько правильно и точно они оформлены. Ошибки в оформлении реквизитов лишают документ юридической силы. Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который располагается в строго определенном месте бланка или листа документа. В зависимости от вида и содержания документа количество реквизитов бывает различным. Полный перечень реквизитов состоит из 31 пункта. Для оформления документа какого-то определенного вида необходимы не все реквизиты. Перечень реквизитов конкретного документа и порядок их расположения определяется Стандартом.
Рассмотрим особенности обязательных и некоторых наиболее часто встречающихся реквизитов.
1) Адресат .Этот реквизит располагается в правом верхнем углу листа документа.Документ может быть адресован в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование организации пишется в именительном падеже. Например:
Если же документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации пишется в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата – в дательном:
Министерство науки и образования Российской Федерации
Управление по работе с иностранными учащимися
Начальнику Управления Н.П. Голубеву
Если документ адресован лицу с указанием должности, то наименование организации входит в состав наименования должности, и название организации отдельно не указывается:
Ректору Российского университета дружбы народов
проф. В.М. Филиппову
Если адресат документа – частное лицо, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.
2) Наименование вида документа .Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в центре страницы. Например:
3) Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком), например:
о создании аттестационной комиссии
- чего (кого), например:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
4) Текстдокумента оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст , как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату составления документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
5) Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности располагается слева, подпись и ее расшифровка – на том же уровне справа. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
Ректор Университета (личная подпись) В.М. Филиппов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:
Директор фабрики (личная подпись) Е. А. Коваленко
Главный бухгалтер (личная подпись) К. С. Зотов
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор фабрики Директор магазина
(личная подпись) (личная подпись)
В.С. Долгих Г.Н. Дронов
6) Дата . Дата, наряду с подписью, является важнейшим реквизитом любого документа, придающим ему юридическую силу. Дата должна быть расположена слева, на уровне несколько ниже подписи (под указанием должности лица, подписавшего документ). Датой документа является дата его подписания, утверждения. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2014 года следует написать так: 01.09.2014. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 сентября 2014 г.
7) Печать необходима в ряде специальных документов, связанных с финансовыми операциями, а также иных, предусмотренных действующим законодательством. Круглой или гербовой печатью заверяется подпись ответственного лица.
Для изготовления служебных документов установлено два формата бумаги - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Все реквизиты документа размешивают в пределах рабочей площади страницы, т.е. площади унифицированной формы или бланка, предназначенная для заполнения основными реквизитами. С краев страницы оставляют свободное не заполнено место-поля, или берега, документа. Они предназначены для закрепления документа в технических средствах хранения, а также для нанесения специальных меток и изображений. Установлены следующие размеры берегов формуляра-образца для формата бумаги А-4:
o левого - ЗО мм, а правого - 10мм;
o верхнего - 20 мм; нижнего - 20 мм.
Реквизиты на странице документа размещают параллельно короткой стороне листа. В документах, которые изготавливаются на листах формата А4 и содержательная часть которых имеет вид табличных форм, допускают размещения основных реквизитов параллельно длинной стороне.
Документы оформляют преимущественно с одной стороны листа. Если документ оформляют также и на обратной стороне, то соответственно меняются местами левый и правый берега, а нижний и верхний остаются без изменений.
Не всегда документ можно разместить на одной странице. Если документ занимает больше, чем одну страницу, то следует помнить:
o на следующую страницу нельзя переносит только подпись. Обязательно должно быть не менее двух строк текста;
o только первая страница документа оформляется на бланке. Вторая и последующие страницы - чистые листы бумаги такого же размера и качества;
& не желательно отрывать от абзаца одну строку или слово вот предложения и переносит его на следующую страницу или оставление на предыдущей.
Нумерация страниц. В документах, оформленных на двух и более листах бумаги, страницы нумеруют. При нумерации следует руководствоваться следующими основными правилами:
o нумерация начинается со второй страницы;
© номера проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких пунктирных знаков и слова "страница" на расстоянии не менее 10 мм от края;
© если текст оформляют с обеих сторон листа, то номера страницы ставят вверху по краю: четные - слева, нечетные - справа.
Рубрикация текста. Используют различные виды рубрикации. Простейшим из них является разделение на абзацы. Возможно использование традиционной и новой системы рубрикации. Традиционная рубрикация базируется на использовании римских (для разделов) и арабских (для параграфов) цифр. Однотипные средства рубрикации применяют в однородных частей. Новая система рубрикации основывается на использовании только арабских цифр. Номер каждой части включает все номера соответствующих частей высших ступеней разделения, напр.:
Традиционная система рубрикации Новая система рубрикации
Раздел II 2.
Особенности языка деловых бумаг. Язык деловых бумаг соответствует загальнолітературним нормам современного украинского языка, которые непосредственно не связаны с особенностями того или иного функционального стиля. Требование понятности языка деловых бумаг означает употребление общеизвестных, понятных всем говорящим слов, официальных терминов в значении, которое закрепляют за ними словари.
Однако язык не является пассивным фиксатором содержания документа, а выполняет активную регулирующую функцию, то есть отбор языковых средств непосредственно влияет на действенность документов. "Деловые бумаги - не материал для чтения, - отмечает А. Коваль, - а средство побуждения к действию. Именно этой цели должна быть подчинена язык делового документа" 6 .
Человек, который их составляет, должен хорошо владеть украинским литературным языком, в частности тем ее вариантом, который обслуживает сферу деловых отношений и имеет письменную форму выражения.
Языковые средства документов должны отвечать следующим основным принципам:
1. О "объективность.
Личный момент в документах сведен к минимуму. Это достигается употреблением языковых единиц, которые не называют лица говорящего или собеседника и действий, которые они выполняют. Вот первого лица выкладывают просьбу (реже предложение), высказанное в заявлении, информацию, представленную в автобиографии, докладной или объяснительной записке, распорядительных документах, рекомендательном письме, напр.:
Прошу освободить меня от занятий...;
Я, Василишин Богдан Павлович, родился...;
Довожу (доводим) к Вашему сведению...
Я не явился на занятия...
Приказываю... Предлагаю...
Знаю претендента...
Объективность документов связана с использованием безличных конструкций - односоставных безличных предложения, сказуемое в которых выражен формой инфинитива глаголов, безличными глаголами и предикативними формами глаголов на-ка, -то, предикативними наречиями, напр.: Предложено внести на рассмотрение вопрос о...
Объективности предоставляет документам текст изложен от третьего лица, напр.: Комиссия приняла...; Университет гарантирует...
2. Стандартность.
Стандартность документов на уровне языковых средств предполагает использование готовых, проверенных практикой словесных формул, которые легко воспринимаются и точно описывают ситуацию, которая неоднократно повторяется. Стандартизация языка документов позволяет сократить количество лишней информации, быстро и эффективно ее обработать. По данным инженерной психологии, унифицированный текст воспринимается в 8-10 раз быстрее, чем оригинальный. Стандартизированные речевые обороты выступают как сигнал определенного типа информации, напр.: В порядке оказания технической помощи... (письмо-просьба). Если должностное лицо отказывается от стандартного изложения, это может означат, что этому документу, делу придают особого значения, обусловленной исключительностью, необычностью ситуации.
Стандартизация языка деловых бумаг происходит в основном на синтаксическом и лексическом уровнях. Стандартные предложения - это тип предложения общего образца, с четко определенным порядком размещения его составных частей, членов предложения и словесного наполнения конкретной синтаксической модели, напр.: Заслушав и рассмотрел...; Комиссия пришла к выводу; Решение окончательное и обжалованию не подлежит.
Основными лексическими средствами стандартизации языка деловых бумаг является канцеляризмі!, или клише.
Канцеляризм - слово или устойчивое словосочетание, грамматическая форма или конструкция, которые определяют специфику административно-канцелярского подстиля официально-делового стиля литературного языка. Отличаются сухостью, беземощйністю, словотвірною однообразием, напр.:
Заявленіе. Докладная записка. Выписка из протокола. Довести до сведения... Этот факт подтверждает...
Современной тенденцией большинства развитых стран является "устранение кан-целяриту". Канцелярский стиль становится анахронизмом, а следовательно, препятствует ясности и вызывает дискомфорт. Не стоит боятся "пускать" в профессиональную сферу формы, свойственные живой речи, которые не только не испортят стиля, а, наоборот, сделают его коммуникативно полноценным. Например, выражение На сегодняшний день відповідніроз "разъяснение Нацбанка таДПАУз этому вопросу отсутствуют можно подать в таком усеченном варианте: Соответствующих роз разъяснений Нацбанка таДПАУ относительно этого до сих пор нет.
Механическое перенесение словесных формул (клише), терминологических соединений из деловых бумаг в устную речь, публицистический или художественный стиль порождает языковой штамп (трафарет, шаблон, языковой стереотип с негативным окрасом) - выражение, механически воспроизводится и в результате многократного повторения потерял свою образность и стилистическую выразительность. Употребление речевых штампов в неподходящем контексте считаются нарушением языковой нормы, напр.: Нам надо встретиться с целью обсуждения вопроса... вместо Нам надо встретиться, чтобы обсудить...; или Я прибыл на митинг вместо Я пришел (приехал) на митинг. В художественном тексте штампы выполняют роль стилистического средства создания комизма (Возный из пьесы "Наталка Полтавка" Ы. Котляревского признается в любви Наташе словами: у Не в состоянії поставит на вид тебе силы любви моей!..").
3. Логическая последовательность.
Все части документа логически связаны. Это оказывается в пределах предложения или текста документа, которые строятся с четким соблюдением последовательности изложения материала, мотивированным порядком расположения смысловых частей текста (вступление, основная часть, выводы) и разделением его на абзацы, пункты, подпункты.
Языковыми средствами реализации выступают слова, которые указывают на причинно-следственные связи (потому что; поскольку; так как; вследствие того, что), подчеркивают преемственность, очередность событий или явленный (сначала, вместе, одновременно, потом, наконец), выражающие противопоставление (не... а), обозначающие результативности выполнения действий (итак, таким образом, в результате).
Логическая последовательность предполагает умение выделять основное в документе и сделать его очевидным для реципиента.
4. Ясность изложения, точность описания.
Документ должен быть понятным, не вызывать двусмысленности. Это достигается тогда, когда работник глубоко проникает в суть дела и умеет подобрать слова и выражения, которые позволяют точно описать события или явления объективной действительности, правильно пользуется терминами, избегает узко бывших в употреблении профессионализмов.
Особой точности и ясности требуют формулировки приказов, просьб, распоряжений.
5. Свобода от противоречий.
В документе не может быть смысловой противоречия, когда аргументы противоречат друг другу.
Одновременно форма выражения не должно противоречить содержанию высказывания, например, просьба, высказанное в форме приказа: Позвольте вернутся к исполнению своих оба "связей!
Текст документа является образцом официально-делового стиля. Поэтому слова и выражения, которые имеют разговорный характер или являются эмоционально окрашенные, противоречат мовностилістичним требованиям этого стиля.
6. Убедительность.
Обеспечивается обоснованием высказанной в документе мнения, доказательностью материала, точностью в подборе цифровой информации и фактов.
Убедительным деловая бумага делает также умением разместить материал - все важное следует подавать в документе, а остальное оформят в виде приложений.
7. Лаконичность,
Лаконичным вважають документ, в котором нет багатослівної аргументации, лишних слов и повторен.
Лаконичности можно достичь употреблением простых предложений, общепринятых сокращений, условных обозначений, а также стандартных оборотов речи.
Следить за тем, чтобы каждый аспект освещения вопрос занимал свое место в тексте документа и не повторялся. & Полнота информации.
Полным называют документ, содержание которого исчерпывает все обстоятельства, связанные с решением вопроса.