Вопрос: На первой странице (титульном листе) трудовой книжки должна быть проставлена подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В форме трудовой книжки указано, что подпись должна быть проставлена разборчиво. Означает ли это, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки должно не ставить свою личную подпись, а разборчиво указывать свою фамилию (или Ф.И.О.)? (Консультация эксперта, 2010)
Вопрос: На первой странице (титульном листе)
трудовой книжки должна быть проставлена
подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек. В форме трудовой книжки
указано, что подпись должна быть
проставлена разборчиво. Означает ли это,
что лицо, ответственное за ведение трудовых
книжек, на первой странице (титульном листе)
трудовой книжки должно не ставить свою
личную подпись, а разборчиво указывать свою
фамилию (или Ф.И.О.)?
Ответ: В соответствии
со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая
книжка установленного образца является
основным документом о трудовой
деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых
книжек, а также порядок изготовления
бланков трудовых книжек и обеспечения ими
работодателей устанавливаются
уполномоченным Правительством Российской
Федерации федеральным органом
исполнительной власти.
Работодатель (за
исключением работодателей - физических лиц,
не являющихся индивидуальными
предпринимателями) ведет трудовые книжки
на каждого работника, проработавшего у него
свыше пяти дней, в случае, когда работа у
данного работодателя является для
работника основной.
Пунктом 8 Правил
ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и
обеспечения ими работодателей,
утвержденных Постановлением Правительства
РФ от 16.04.2003 N 225, указано, что оформление
трудовой книжки работнику, принятому на
работу впервые, осуществляется
работодателем в присутствии работника не
позднее недельного срока со дня приема на
работу.
Форма трудовой книжки,
утвержденная указанным Постановлением
Правительства РФ, предусматривает, что на
первой странице (титульном листе) трудовой
книжки после подписи владельца книжки
должна быть указана подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек
(разборчиво).
Согласно п. 2.2 Инструкции
по заполнению трудовых книжек,
утвержденной Постановлением Минтруда
России от 10.10.2003 N 69, после указания даты
заполнения трудовой книжки работник своей
подписью на первой странице (титульном
листе) трудовой книжки заверяет
правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой
книжки подписывает также лицо,
ответственное за выдачу трудовых книжек,
после чего ставится печать организации
(печать кадровой службы), в которой впервые
заполнялась трудовая книжка.
Нормативными правовыми актами в области
труда не раскрывается, что означает
"указание подписи разборчиво".
При этом
форма трудовой книжки не содержит указаний
на то, что именно при проставлении подписи
лицом, ответственным за ведение трудовых
книжек, нужно разборчиво указывать (только
фамилию или фамилию, имя и отчество).
Подобное указание, например, содержалось на
странице 2 формы N 025/у "Медицинская карта
амбулаторного больного", утвержденной
Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 N 1030
(утратил силу в связи с изданием Приказа
Минздрава СССР от 05.10.1988 N 750).
По нашему
мнению, указание "разборчиво" не означает,
что лицо, ответственное за ведение трудовых
книжек, на первой странице (титульном листе)
трудовой книжки должно не ставить свою
личную подпись, а разборчиво указывать свою
фамилию (или Ф.И.О.).
Представляется, что
данное указание означает требование о том,
чтобы подпись лица, ответственного за
ведение трудовых книжек, можно было
идентифицировать. С учетом этого при
заполнении поля "Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек"
можно по аналогии руководствоваться п. 3.22
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов", согласно которому в состав
реквизита "Подпись" входят: наименование
должности лица, подписавшего документ
(полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное - на документе,
оформленном на бланке - в данном случае
полное); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия).
В то же
время ответственность за несоблюдение
требований п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 при заполнении
поля "Подпись лица, ответственного за
ведение трудовых книжек" не
предусматривается.
Отметим: требование
о том, чтобы подпись лица, ответственного за
ведение трудовых книжек, можно было
идентифицировать, может быть соблюдено, в
частности, когда лицо, ответственное за
ведение трудовых книжек, указывает
полностью свою фамилию и инициалы имени и
отчества, раздельно и без
объединения.
Л.Л.Горшкова
Центр
методологии бухгалтерского учета
и
налогообложения
01.03.2010
Статья поможет разобраться, должен ли работник расписываться в трудовой книжке при увольнении, разъясняет другие важные нюансы в законодательстве.
Кто подписывает
Запись об увольнении окончание трудовых отношений сторон. Пункт 35 Правил указывает алгоритм оформления. Когда увольняется специалист, запись заверяет руководитель, кадровик и сам работник. Кажется, что понятно, кто заверяет записи при увольнении работника. Все же возникают проблемы.
2 проблемы при оформлении трудовой книжки:
- Директор компании не может лично заверить каждую трудовую книжку.
Нет возможности расписаться в каждом бланке, поскольку принимается и увольняется множество специалистов. Поэтому нужно передать полномочия по заверке сведений об увольнении в трудовой книжке. Издается приказ, по которому полномочия возлагаются на специалиста кадровой службы.
- Ответственный сотрудник берет больничный лист.
Тогда снова пишется приказ. Там пишется, кто заверяет бланки на время болезни кадровика.
Подпись работника в трудовой книжке ставится, когда человек присутствует на работе. Роспись не ставится, когда человек на работе отсутствует или отказывается ознакомиться с записью.
Если человек увольняется из ИП, то подпись ставит сам частный предприниматель.
Передача полномочий по оформлению бланков
Приказ – это документ, который издается, чтобы возложить обязанности на сотрудника отдела кадров.
4 основных реквизитов приказа:
- дата издания;
- номер;
- фамилия, отчество, имя и должность сотрудника, назначенного ответственным лицом за оформление книжек;
- сумма прибавки к заработной плате.
Как правильно заверить запись
Правила определено, что сотрудник расписывается после того, как сделана запись.
Традиционная схема оформления:
- специалист кадровой службы указывает свою должность.
- расписывается.
- делает расшифровку. Например, пишет: Иванов А.Л.
Здесь есть один важный момент. Правила запрещают сокращать в бланке. Получается, ставить инициалы вместо полного указания имени и отчества, неправильно. Поэтому есть второй вариант заверения. Образец: Иванов Алексей Леонидович.
Возникает еще один вопрос: указывать должность специалиста или нет. Когда должностное лицо получает документ в последний рабочий день, должность указывается. Если человек уже уволился и забирает бланк, то должность не пишется.
Читайте также Печать организации-работодателя в трудовой книжке
Писать слова: «заверяю» и «ознакомлен» также не имеет смысла. Закон не устанавливает обязанности писать дополнительные слова для тех, кто подписывает трудовую книжку при увольнении.
Важно! Специалист должен расписаться не только в книжке, но и личной карточке. Личные карточки обязательно нужно вести в бумажном виде, оформление с помощью компьютера не допускается.
Итак, есть несколько вариантов, как заполнять документы. Нужно только выбрать подходящий вариант и соблюдать требования Правил и Инструкции по заполнению книжек.
Как работнику кадровой службы себя уволить
Зачастую возникает вопрос, кто ставит подпись, когда увольняется единственный работник кадровой службы. Если ответственное лицо отсутствует, то обязанности по ведению бланков перекладываются на руководителя. Правило установлено пунктом 45 Правил. Поэтому запись в документе делает директор.
Заверение печатью
Иногда возникает вопрос, какую ставить печать. Печать руководителя и кадровой службы – это разные понятия. Пункт 35 Правил устанавливает порядок делопроизводства. Используется именно печать руководителя, а не кадровой службы. Закон не обязывает общество иметь печать, поэтому в некоторых компаниях она отсутствует. Если штампа нет, то достаточно подписи руководителя, чтобы заверить запись. Так же подпись может ставить человек, уполномоченный заверять трудовые книжки.
Если печать есть, то нужно правильно поставить оттиск.
7 основных правил, как поставить печать:
- ставить аккуратно;
- не закрывать соседние записи и росписи других лиц;
- оставлять заметными реквизиты документов;
- печать должна немного закрывать название должности увольняемого человека;
- оставить открытой дату прекращения трудовых отношений, когда ставится печать;
- ставить печать четко, чтобы хорошо читалось название организации;
- можно занимать печатью нижние строки.
Если кадровик поставит печать отдела кадров, это будет считаться серьезным нарушением.
В каких документах ставится подпись при расторжении контракта
Специалист должен поставить свой автограф не только в книжке. Подписаться нужно и в других документах.
5 документов, где ставится роспись:
- личная карточка;
- книга движения книжек;
- трудовая книжка;
- приказ.
Поэтому кадровик проводит серьезную работу и подготавливает перечисленные документы для каждого случая.
Нюансы оформления
Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.
Читайте также Способы проверки трудовой книжки на подлинность
Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству
| Вопрос | Решение |
| Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае? | В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов. |
| Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой? | Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ. |
| Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении? | Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой. |
| Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников? | Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил. |
Любой кадровый вопрос нужно решать, руководствуясь нормами Трудового кодекса, Правилами и Инструкцией.
Решение спорных ситуаций
Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ. Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса. Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.
Акт обязательно нужно оформить или придется платить штрафы. Отсутствие автографа уволенного работника – это серьезное нарушение.
Требования трудового законодательства нужно неукоснительно соблюдать, чтобы избежать санкций. Наказание установлено статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Нарушитель платит штрафы. Руководитель рискует получить штраф до пяти тысяч рублей. На компанию налагается взыскание размером от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Штрафы растут, если обнаружатся повторные нарушения.
Ошибки при оформлении
Зачастую допускаются нарушения в кадровой работе. Бывают, как мелкие недочеты, так и крупные нарушения, за которые предусмотрены штрафы.
7 примеров ошибок при оформлении записей
- Не указываются инициалы сотрудника.
Согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
. подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек,
печатью работодателя и
подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п.36 Правил).
Напомним, что в п.36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.
О подписях
При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника. Как оформляются эти подписи? Должен ли работник писать какое-нибудь слово, кроме собственно своей подписи, например, слово "Заверяю" или «Ознакомлен»?
Вопрос этот неоднозначный. Среди специалистов имеются споры.
Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».
Мы также обязаны привести еще одну точку зрения на оформление подписей в трудовой книжке, которая получила распространение среди кадровиков в последнее время.
В п.1.1 Инструкции сказано, что в трудовой книжке «Записи производятся… без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.». Некоторые специалисты полагают, что требование об отсутствии сокращений распространяется не только на сами записи о работе и награждениях, но и на подписи и считают, что в расшифровке подписи нельзя ставить инициалы, нужно фамилию, имя, отчество лиц, ставящих подписи, писать полностью.
Еще сложнее обстоит дело с подписями работника.
Позиция ряда специалистов такова: п.35 Правил требует только наличия собственно подписи работника. Т.е. предлагается, чтоб работник ставил собственно подпись без расшифровки и др.
Есть и другое мнение, согласно которому работник должен расписаться по той же схеме, как и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек: «Должность работника. Подпись. Расшифровка подписи».
Вариант 1 (4.7.5) (работник работал экспедитором)
Когда же наименование должности слишком длинное нередко предлагают заменять ее словом «работник».
Вариант 2 (4.7.6)
Эта позиция обосновывается следующим образом. Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:
Наименование должности лица, подписавшего документ;
Личная подпись;
Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации. Однако вполне допустимо ориентироваться на указанный стандарт, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, которая делается под записью об увольнении, традиционно соответствует требованиям ГОСТа и выполняется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи». Логично, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, потому что п.35 Правил не делает между ними различий.
В то же время есть один нюанс.
Иногда приводится аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке, а именно некоторые специалисты утверждают, что увольняющийся работник уже не является работником и должности у него уже никакой нет. Напомним, что день увольнения обычно является последним рабочим днем, и свою должность работник все же еще занимает. Другое дело, когда работник получает свою книжку не вовремя, а уже после увольнения. Тогда должность уже указывать нельзя. Да и слово «работник» будет не уместно.
Относительно каких-то дополнительных слов в подписи работника отметим следующее: почти все специалисты считают, что не надо писать слова «согласен», «ознакомлен». Этого не требуют ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция. Однако иногда встречается мнение, что перед подписями можно писать слово «заверяю», поскольку в п.35 Правил говорится о заверении подписями произведенных в его трудовую книжку записей. Мы думаем, что все эти дополнительные слова излишни. Достаточно подписи работника.
Таким образом, на практике существуют различные варианты оформления подписей под записью об увольнении. Это связано с неоднозначностью действующего законодательства.
О печати работодателя
Как было отмечено выше, согласно п. 35 Правил при увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.
В главе 3 мы уже говорили о том, что не все организации должны иметь печать, некоторые вправе печать и не иметь. Работодатели - индивидуальные предприниматели тоже могут работать без печати.
Ниже мы будем говорить о случаях, когда у работодателя печать есть.
Сравним п.35 Правил.
| П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 | П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132 |
| При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) | При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). |
Как видите, из Правил была исключена возможность заверения записей в трудовой книжке печатью кадровой службы.
Разъяснения Роструда
Редакция электронной библиотеки «Пакет Кадровика» обращалась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать официальные разъяснения по вопросам своих пользователей:
«При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации?
Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил)...» В редакции постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 г. уже не говорится о печати кадровой службы, а говорится о печати работодателя. Является ли печать отдела кадров одной из печатей работодателя?»
Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 24.11.2008 № 2607-6-1) по данному вопросу.
«В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).
В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями "печать работодателя" и "печать кадровой службы работодателя", используя только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным Постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия "работодатель" вместо понятия "организация".
При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей - физических лиц, перечисленных в абз. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели - индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.
Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям - физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.
В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей - юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы».
Теперь приступим к рассмотрению примеров самих записей об увольнении.
Если даже при увольнении рядовых сотрудников организации у инспектора отдела кадров возникают вопросы, то увольнение генерального директора, запись в трудовой книжке руководителя может стать настоящим «испытанием» на профпригодность. Данная процедура имеет ряд нюансов, которые будут рассмотрены далее.
Увольнение руководителя
Вначале учредители юридического лица принимают соответствующее решение (оно не требуется при увольнении по собственному желанию или при истечении срока действия договора с руководителем). Основания для увольнения директора могут быть такими же, как и для обычных сотрудников (ст. 77 ТК РФ), либо особыми, как например, увольнение при дисквалификации (п. 8 ст. 83 ТК РФ) или по решению учредителей расторгнуть трудовой договор с руководителем (пп. 2 ст. 278 ТК РФ).
Должностное лицо письменно предупреждает вышестоящее руководство о предстоящем уходе по собственному желанию не позже чем за месяц. Если был заключен срочный договор – директора необходимо предупредить в письменной форме за 3 календарных дня до его завершения.
Издается приказ об увольнении по форме № Т-8 . Гендиректор должен ознакомиться с ним и поставить подпись об ознакомлении.
В трудовую книжку вносится запись об увольнении генерального директора. Запись должна соответствовать тексту приказа (и формулировкам ТК РФ).
В последний рабочий день руководителю выдается трудовая книжка под роспись, а также производится полный расчет.
Все документы кадрового учета для должностных лиц оформляются в том же порядке, что и для обычных сотрудников. Учредители ООО должны известить налоговую инспекцию о смене гендиректора (в течение 3 рабочих дней со дня, когда новый гендиректор приступил к выполнению должностных обязанностей).
Внесение записи в трудовую книжку
Как уволить генерального директора и запись в трудовой оформить надлежащим образом? Запись вносится в общем порядке с соблюдением требований «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 в ред. от 25.03.2013):
в графе «1» указывают порядковый номер записи;
во графе «2» - дату проставления записи;
в графе «3» указывают причину увольнения и номер статьи ТК РФ, ставшей основанием для увольнения;
в графе «4» прописывают название, номер и дату составления документа – основания для записи.
Запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица (например, руководителя отдела кадров или иного уполномоченного сотрудника) и печатью организации. Дата записи об увольнении должна соответствовать дате увольнения, указанной в приказе.
А кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора , если кадровой службы или уполномоченного на это лица на предприятии нет?
Так как директор является единоличным исполнительным органом компании, он имеет право принимать управленческие решения без оформления доверенности от учредителей. День увольнения гендиректора -его последний рабочий день, поэтому он еще имеет право действовать как руководитель и работодатель. Директор вправе сам заверить запись в трудовой своей подписью. Ничего страшного, если подряд будут идти две подписи одного и того же лица (уволенного сотрудника и руководителя организации).
Сделанную в трудовой запись также может заверить один из учредителей организации.
Следует отметить, что лицо, пришедшее на смену уволенному генеральному директору и еще не вступившее в должность, не имеет права ставить свою подпись в его трудовой книжке.
Обратите внимание, что:
запись в трудовой должна быть легко читаемой и не содержать исправлений;
данные, указанные в трудовой книжке, должны совпадать с данными из других документов (приказ, решение совета учредителей и др.);
причину увольнения указывают согласно формулировке определенной статьи ТК РФ.