Принимая на работу нового сотрудника, кадровик оформляет различные документы. Одним из них является личная карточка. В Трудовом кодексе вы вряд ли найдете упоминание о данном документе, однако в силу Постановления N 1 личные карточки необходимо вести всем предприятиям и организациям независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. Тем же постановлением унифицирована форма этого документа — Т-2, Т-2 ГС (МС). Сегодня расскажем, кто должен заполнять личную карточку, какие сведения подлежат внесению в нее, нужно ли кодировать информацию.

Правовые основы

В необходимости ведения личной карточки уже давно не возникает сомнений — это обязывают делать п. 2 Постановления N 1 и Правила ведения и хранения трудовых книжек: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (в ней повторяется запись, внесенная в трудовую книжку).

Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

— приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);

— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

— сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов, например, содержащих сведения о доходах, имуществе, обязательствах имущественного характера, медицинской справки.

Примечание. Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2 ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

Отметим, что в соответствии с п. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, личная карточка подлежит хранению в течение 75 лет. Этим же приказом экспертно-проверочной комиссии разрешается отнести данный документ к тем, что хранятся постоянно.

Поскольку хранить карточку в любом случае придется долго, рекомендуем распечатывать ее на плотной бумаге. Также можно внести первоначальные данные в электронную форму личной карточки. Однако ее все равно придется распечатать, так как работник должен засвидетельствовать своей подписью правильность и полноту внесенных сведений. Да и впоследствии в течение трудовой деятельности работника придется знакомить с записями в карточке, так что без бумажного экземпляра не обойтись.

К сведению. Помимо личной карточки работника в научных, научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4).

Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.

Отметим, что некоторые работодатели на основе унифицированной формы Т-2 разрабатывают свою форму в электронном виде, при этом удаляя отдельные графы, которую впоследствии распечатывают. Так поступать нельзя! Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20, установлено, что удаление реквизитов из унифицированных форм запрещено. При необходимости в унифицированную форму могут быть внесены изменения:

— расширение и сужение граф и строк с учетом количества знаков в показателях;

— включение дополнительных строк и вкладных листов;

— внесение дополнительных реквизитов.

При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Правила заполнения и порядок внесения сведений

Наверху первой страницы формы необходимо указать наименование организации, которое берется из учредительных документов. Теперь перейдем к таблице.

В графе «Дата составления» указываем дату заполнения личной карточки. Отметим, что она может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Это не является нарушением трудового законодательства. Однако мы рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки, придерживаться недельного срока (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Графа «Табельный номер» заполняется, если в учреждении присваиваются табельные номера работникам. Напомним, что такой номер присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое.

Графы «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» заполняются на основании документов, представленных работником. Если гражданин поступает на работу впервые, то графа для реквизитов пенсионного свидетельства останется незаполненной до момента получения работником такового.

В графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка. Заполнять данную графу необходимо для систематизации личных карточек в общем массиве.

В графе «Характер работы» указывается «постоянно», если трудовой договор заключен на неопределенный срок, или «временно», если трудовые отношения ограничены каким-либо сроком.

«Вид работы» — основная или по совместительству.

В графе «Пол» проставляется только первая буква («М» — мужской пол, «Ж» — женский).

Из примера видно, что в правом верхнем углу находятся ячейки для кодов. Код формы стоит, а вот код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) необходимо спросить в бухгалтерии, так как данный код присваивается Федеральной службой государственной статистики.

Далее в форме Т-2 есть ряд полей для кодировки. Зачем они? Данные коды требовались для статистического наблюдения и контроля. В настоящее время эти поля крайне редко заполняются, но если все же в вашем учреждении принято кодировать информацию, рекомендуем воспользоваться следующими классификаторами:

— Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления ОК 019-95 — ОКАТО;

— Общероссийским классификатором специальностей по образованию ОК 009-2003 — ОКСО;

— Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 — ОКПДТР;

— Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 — ОКИН.

Обратите внимание! Если даже в учреждении коды не проставляются, удалять предназначенные для них поля нельзя.

Раздел I «Общие сведения»

При просмотре данного раздела видно, что в него вносятся персональные данные работника и сведения о его семье, образовании, полученном до трудоустройства и имеющемся стаже.

Дата и номер трудового договора, заключенного с работником, проставляются в графе «Трудовой договор».

Пункты 1-4 данного раздела заполняются на основании паспортных данных:

— фамилия, имя и отчество указываются в именительном падеже полностью;

— дата рождения указывается словесно-цифровым способом;

— место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, «г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записываются в родительном падеже.

В графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи (разд. 2 ОКИН): «гражданин Российской Федерации»; «гражданин Российской Федерации и иностранного государства»; «иностранный гражданин» с указанием названия государства, например, «иностранный гражданин (Республика Казахстан)»; «лицо без гражданства» — указывается при предъявлении вида на жительства.

Следующая графа «Знание иностранного языка» заполняется со слов работника. При этом необходимо указать язык в соответствии с разд. 4 ОКИН и указать степень владения им в соответствии с разд. 5 ОКИН:

— читает и переводит со словарем;

— читает и может объясняться;

— владеет свободно.

На основании представленных работником документов об образовании заполняется п. 6 «Образование»:

— начальное (общее) образование — не менее 4-х классов;

— основное общее образование — не менее 9 классов при наличии свидетельства;

— среднее (полное) общее образование — не менее 11 классов при наличии свидетельства;

— начальное профессиональное образование — профессиональное училище или лицей;

— среднее профессиональное образование — техникум или колледж;

— неполное высшее образование — три и более курса вуза;

— высшее образование — университет, академия, институт;

— послевузовское образование — аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура.

Обычно указываются сведения о законченном образовании, но при наличии у работника справки о неполном высшем образовании это также можно отразить в личной карточке. Иногда места для указания образований работника в форме Т-2 не хватает, например, у него три высших образования. Что делать в этом случае? Мы рекомендуем оформить вкладной лист, на котором и записать все необходимые данные.

Для послевузовского образования в форме предусмотрены отдельные строки.

К сведению. Если у работника изменились фамилия, паспортные данные и другие подобные сведения, необходимо скорректировать личную карточку. Чтобы верно внести исправления, рекомендуем воспользоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек: одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или, при наличии свободного места, рядом) записать новые данные.

В пункт 7 «Профессия» следует внести сведения об основной и дополнительной профессиях. В графе «Основная» довольно часто указывают ту профессию или должность, которую работник занимает в организации, но это не верно. Полагаем, что сотруднику без опыта работы нужно указать в данной графе профессию, которую он получил после окончания учебного заведения. Если же сотрудник имеет определенный стаж, то в качестве основной можно указать ту профессию, по которой он приобрел наибольший опыт работы. Для такого сотрудника можно заполнить и графу «Другая» — с целью создания кадрового резерва или быстрой возможности заменить отсутствующего работника. В любом случае, заполняя п. 7, необходимо обратиться к ОКПДТР и указывать наименование профессии в соответствии с ним.

В графе 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время большинство работодателей не рассчитывают непрерывный стаж и стаж за выслугу лет, так как теперь в основном требуется страховой стаж — его и указывают в строке, предусмотренной для общего стажа. Однако иногда в силу требований федеральных законов требуется указать и непрерывный стаж, и выслугу лет. Например, выслуга лет принимается во внимание в органах внутренних дел, на службе в Государственной противопожарной службе, в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, на службе в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.

Общий трудовой стаж — это суммарная продолжительность трудовой (независимо от количества и продолжительности перерывов в ней) и иной общественно полезной деятельности, а также иных периодов времени, установленных законодателем.

Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов. Для определения методики подсчета рекомендуем использовать Постановление Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. При этом к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения следует добавить один день.

Графа 9 «Состояние в браке» заполняется в соответствии с ОКИН. Отметим, что недопустимы слова «холост», «женат» и т. п. Правильными будут следующие формулировки:

— никогда не состоял (не состояла) в браке;

— состоит в зарегистрированном браке;

— состоит в незарегистрированном браке;

— вдовец (вдова);

— разведен (разведена);

— разошелся (разошлась).

Реквизиты документа, удостоверяющего личность, переносятся в п. 11 «Паспорт». Если в течение трудовой деятельности паспортные данные сотрудника изменились, необходимо отметить это в личной карточке.

Графа «Место жительства» заполняется на основании штампа регистрации в паспорте. Отметим, что место фактического проживания может отличаться от места регистрации. Для этого в личной карточке предусмотрены соответствующие строки, которые заполняются уже со слов работника.

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Сведения для заполнения данного раздела личной карточки берутся из:

— военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) — для граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — для граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Если гражданин пребывает в запасе, то:

— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»);

— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами (А — годен к военной службе, Б — годен к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Если гражданин подлежит призыву на военную службу, то:

— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;

— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква (А — годен к военной службе, Б — годен к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен к военной службе, Д — не годен к военной службе) на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Если гражданин достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан негодным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

По окончании этого раздела внизу второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»

На основании приказа о приеме на работу формы Т-1 или Т-1а в данный раздел вносится первая запись. В течение трудовой деятельности работника сюда будут вноситься записи о переводах (на основании приказа по унифицированной форме Т-5).

В данном разделе личной карточки предусмотрена графа для ознакомления работника с внесенными записями, поэтому в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек работника необходимо знакомить с этими записями.

III. Прием на работу и переводы на другую работу

Раздел IV «Аттестация»

Данный раздел заполняется, только если в организации проведение аттестации предусмотрено локальными нормативными актами или она проводится в соответствии с требованиями законодательства. Указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии (кратко), дата и номер протокола заседания. В графе «Основание» записывают дату и номер приказа о проведении аттестации. Отметим, что помимо принятия решения о соответствии работника занимаемой должности аттестационная комиссия может рекомендовать направить его на обучение, перевести на другую должность и др. Эти рекомендации также могут быть приведены в данном разделе.

Раздел V «Повышение квалификации»

В соответствии со ст. 196 ТК РФ работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости — в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Именно после прохождения обучения в учреждениях повышения квалификации заполняется данный раздел.

Напомним, что повышение квалификации бывает краткосрочным (не менее 72 часов), длительным (свыше 100 часов) и может проводиться в форме тематических и проблемных семинаров (от 72 до 100 часов).

V. Повышение квалификации

Дата	Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание
Начала обучения	Окончания обучения
Наименование	Серия, номер	Дата
1	2	3	4	5	6	7	8
05.04.2010	20.04.2010	Краткосрочные	Нижегородский	Удостоверение	BI-V	20.04.	Приказ от
		Курсы	Государственный		123456	2010	03.04.2010
			Педагогический				N 52
			Университет

Раздел VI «Профессиональная переподготовка»

Данный раздел заполняется при освоении работником новой профессии. После завершения обучения по программе свыше 500 часов выдается диплом о профессиональной переподготовке, на основании которого и вносится запись. Напомним, что порядок и условия профессиональной переподготовки специалистов определены Приказом Минобразования РФ от 06.09.2000 N 2571 и Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов.

В графе «Основание» следует указать реквизиты приказа о направлении работника на переподготовку. Если работник самостоятельно прошел переподготовку и представил только диплом, графа «Основание» останется незаполненной.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»

Статьей 191 ТК РФ работодателю предоставлено право поощрить работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, — объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой или представить к званию лучшего по профессии. Если в течение трудовой деятельности работник поощрен организацией или получил какое-либо почетное звание, об этом необходимо сделать запись в данном разделе.

Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек конкретизирует, какие награждения и поощрения указываются в трудовой книжке, а значит (по аналогии), и в личной карточке. Помните, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда или выплачиваемой на регулярной основе, в личную карточку не заносятся.

VII. Награды (поощрения), почетные звания

Наименование награды (поощрения)	Документ
Наименование	Номер	Дата
1	2	3	4
Почетная грамота	Приказ	108	10.10.2010

Отметим, что в учреждениях, финансируемых из различных уровней бюджета, могут быть предусмотрены ведомственные награды. Например, для федеральной службы государственной регистрации Положение о почетной грамоте утверждено Приказом Росреестра от 15.12.2011 N П/507.

Раздел VIII «Отпуск»

Все отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, дополнительный и иные) должны учитываться. При заполнении этого раздела надо указать вид отпуска (например, дополнительный оплачиваемый), период, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания, основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6).

Иногда возникает вопрос с заполнением графы «Период работы» данного раздела: некоторые специалисты при предоставлении части отпуска указывают половину периода. Это неверно. Необходимо полностью указать рабочий год, за который предоставляется отпуск, независимо от того, предоставлен работнику полный отпуск или его часть.

Раздел IX «Социальные льготы»

В данном разделе личной карточки перечисляются социальные льготы, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании документов, представленных работником, например, справки об инвалидности, удостоверения почетного донора. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.

Заполнение этого раздела позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий.

Раздел X «Дополнительные сведения»

Сюда можно внести любую необходимую работодателю информацию о работнике, для которой не нашлось подходящего места выше, — о том, что сотрудник является родителем ребенка-инвалида, о наличии водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д. Заполнение раздела происходит на основании поданного работником документа.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Этот раздел завершает личную карточку и заполняется только при увольнении работника. Записи в него вносятся на основании приказа о прекращении (расторжении) трудового договора (унифицированные формы Т-8, Т-8а). Также указывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ и дату увольнения.

Данную запись заверяют своими подписями и работник кадровой службы, и увольняющийся сотрудник.

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

ФАЙЛЫ

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

договор о принятии на работу;
приказ, выписанный работодателем;
паспорт;
трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
свидетельство о пенсионной страховке;
диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, . Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и . При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
(номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
– еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

очередной ежегодный отпуск;
отпуск без содержания;
отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/) , двоеточие (:) , знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

На вопросы отвечали М.Г. Суховская, юрист,
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Продолжаем заполнять личные карточки работников

Форму личной карточки в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

В этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.

Не тяните с оформлением личных карточек

Наталья Ивановна, г. Саров

В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?

: Такой срок законодательно нигде не установлен.

Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточк еп. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 днейст. 66 ТК РФ . Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.

«Брачные» формулировки

Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?

: Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 . В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:

никогда не состоял (не состояла) в браке;
состоит в зарегистрированном браке;
состоит в незарегистрированном браке;
вдовец (вдова);
разведен (разведена);
разошелся (разошлась).

Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учет е»ст. 65 ТК РФ ; п. 12 Правил .

Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятс я” .

Коды в карточке - элемент необязательный

Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе «Общие сведения» унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?

: Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.

Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документ ач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательны м” .

Роструд

Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале

Е.М. Кислова, г. Самара

У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?

: Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работнико мст. 68 ТК РФ . Поэтому в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки:

<если> структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местност ист. 57 ТК РФ ;
<если> оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разделе X «Дополнительные сведения».

Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда

Тамара Конева, г. Москва

Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?

: В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работ уУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания) .

Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.

Что было до вас - то неважно...

Подскажите, нужно ли отражать в разделе V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?

ВНИМАНИЕ

Личные карточки работников должны храниться в организации 75 летп. 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

: Не обязательно, и вот почему.

В раздел V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как «Аттестация», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)». Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.

Как отразить временный перевод в личной карточке

В.А. Кузенкина, г. Казань

Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?

: У вашего сотрудника временный перевод на другую работ устатьи 72 , 72.2 ТК РФ . Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работ уп. 4 Правил . В то же время и в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки, и в Указания хутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.

В вашем случае это можно оформить так.

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
01.04.2014		кассир	15 000	Приказ от 01.04.2014 № 13к
08.06.2015Указываете дату начала временного перевода		старший кассир	20 000	Приказ от 01.06.2015 № 20к
08.06.2016Указываете дату, когда работник вернулся к прежней работе по окончании временного перевода		кассир	15 000	Приказ от 08.06.2016 № 28к

Не забывайте, что с каждой записью в этом разделе надо знакомить работника под роспись.

В отпуск - по приказу

Сотрудница уходит в декретный отпуск. Что указывать в личной карточке в качестве основания для предоставления такого отпуска: больничный лист или приказ руководителя?

: Отпуск по беременности и родам предоставляется работницам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособност ист. 255 ТК РФ . При этом все отпуска, предоставляемые работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, должны оформляться соответствующим приказом руководител яУказания (за основу можно взять унифицированную форму № Т-6). Следовательно, основанием предоставления любого отпуска, в том числе декретного, является приказ.

А при заполнении сведений о декретном отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки графа «Период работы» не заполняется.

Отражаем в карточке отпуска за разные годы

Н.И. Лаптева, г. Воронеж

Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 15.06.2015 на 28 календарных дней. Из них:

10 календарных дней - за период работы с 01.02.2014 по 31.01.2015;
18 календарных дней - за период работы с 01.02.2015 по 31.01.2016.

Как заполнить раздел VIII «Отпуск» личной карточки?

: В разделе VIII «Отпуск» вам необходимо отразить сведения о предоставлении отпуска за каждый рабочий год отдельно.

VIII. ОТПУСК

	Период работы			Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
…
	01.02.2014	31.01.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	10	15.06.2015	12.07.2015Даты начала и окончания отпуска указываете за весь период отпуска	Приказ от 10.06.2015 № 23к
Ежегодный основной оплачиваемый	01.02.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	31.01.2016Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск	18

«Законные» льготы тоже вписываем в карточку

Мария Сотникова, г. Рязань

Для чего в личной карточке раздел «Социальные льготы»? Что, к примеру, там указывается?

: В раздел IX вносится информация о льготах, на которые работник имеет право по закону, и об основаниях их предоставления. Это, например, льготы:

для инвалидов (в частности, сокращенное рабочее время, удлиненный ежегодный отпус к)ст. 92 ТК РФ ; ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ ;
для работников, имеющих детей-инвалидов (дополнительные выходные днист. 262 ТК РФ );
для ветеранов боевых действий (отпуск за свой счетподп. 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.95 № 5-ФЗ ).

Также в этом разделе нужно указать реквизиты документа, дающего право на льготы (например, справки, подтверждающей факт установления инвалидности, удостоверения ветерана боевых действий).

Абсолютно все отпуска включаются в личную карточку

Зинаида Семеновна Кармазова, г. Надым

Надо ли вносить в личную карточку сведения об отпуске, предоставленном работнику для лечения после несчастного случая на производств е? Если надо, то как это правильно сделать?

: В разделе VIII «Отпуск» личной карточки отражается информация обо всех отпусках работника в период работы в организаци иУказания . В том числе и об отпуске для санаторно-курортного лечения в связи с наступлением страхового случая на производств еподп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ . А заполнить карточку надо так.

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по	Количество календарных дней отпуска	начала	окончания	Основание
1	2	3	4	5	6	7
Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения	-Графа 2 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации	-Графа 3 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации	21	06.04.2015	26.04.2015	Приказ от 02.04.2015 № 78к

Куда писать про дисциплинарные взыскания

Вносятся ли в личные карточки записи о замечаниях и выговорах? Если да, то в какой раздел?

: В личной карточке не предусмотрен специальный раздел для внесения сведений о применяемых к работнику дисциплинарных взысканиях. Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

Копию своей личной карточки работник требовать не вправе

Нина Олеговна, г. Адлер

Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.

: По Трудовому кодексу работодатель обязан бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (их заверенные копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:

копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы, о премировании;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у этого работодателя;
документы о прохождении обязательных аттестаций.

Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения. Одни говорили, что выдача копий личных карточек законом не предусмотрен асм., например, Определение Мосгорсуда от 20.06.2011 № 33-18698 , а другие, наоборот, утверждали, что право работника требовать копии «рабочих» документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у этого работодател ясм., например, Постановление Президиума Мособлсуда от 08.02.2012 № 41 .

Мы решили узнать, что думают на этот счет в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Представляется, что личная карточка работника не относится к документам, копии которых работодатель обязан выдавать работнику. Ведь в карточке, как правило, находят отражение сведения, фиксируемые в других документах (например, в приказах, трудовой книжке, справках) либо содержащиеся в документах, уже имеющихся у самого работника (например, в паспорте, документах об образовании, о воинской служб е)” .

Роструд

Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.

Вести личные карточки обязаны все работодатели

Я.И. Львова, г. Ставрополь

У нас небольшая фирма. Работает всего несколько человек. Разве нам обязательно заводить на них личные карточки?

: Да, обязательно, а неведение личных карточек чревато для работодателя штрафами от трудинспекции. Это нам подтвердили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Отсутствие личных карточек работников свидетельствует о нарушении работодателем требований законодательства о труде. Таким требованием является обязанность, установленная п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книже кутв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 : с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка - документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.

Отсутствие личных карточек работников, а также неотражение в них информации о приеме на работу, о переводах, об увольнении нарушает указанное требование трудового законодательства, что, в свою очередь, повлечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ” .

Роструд

Сведения в разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» нужно вносить в соответствии с записями в трудовой книжк еп. 12 Правил . Если у вас коммерческая организация, то остальные сведения о работнике вносите в карточку в случае необходимости. И не бойтесь ошибиться, ведь обязательных требований по заполнению личной карточки нет.

На каждом предприятии должна быть картотека, в которой хранятся личные карточки сотрудников-военнобязанных. Единой формы ее создания нет. Существуют только определенные рекомендации по созданию такой картотеки. В ней должно быть все расположено в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Важно! Личные карточки формы Т-2 являются неотъемлемой частью ведения воинского учета на предприятии.

И это не зависит от его формы собственности и размеров.

Документы для заполнения карточки Т-2 воинского учета

При приеме на работу нового сотрудника, кадровик должен попросить его предоставить документы, подтверждающие или отрицающие его принадлежность к воинским обязанностям. Это могут быть военные билеты, удостоверения и прочее. Они потребуются для заполнения личной карточки сотрудника.

Также кадровик для внесения данных в форму Т-2 использует такие документы:

паспорт гражданина РФ;
свидетельство о пенсионном страховании;
трудовую книжку;
свидетельство об окончании обучения в учебном заведении (для студентов потребуется справка с места учебы);
свидетельство о постановке гражданина на учет в Налоговой службе;
приказ о приеме на работу нового сотрудника.

Другая информация указывается на основании предоставленных данных самим сотрудником. Например, знание иностранных языков, дополнительное обучение и прочее.

Правила заполнения личной карточки воинского учета

Кадровый сотрудник при внесении данных в форму Т-2 должен руководствоваться установленными стандартами. Если в карточке внесены неправильные кодировки, она считается испорченной. Вносить нужно только определенные коды. Их расшифровки можно найти в Методических рекомендациях или непосредственно в форме Т-2.

При отрицательных ответах на определенные пункты карточки кодируемая часть остается пустой. Название месяца пишут полностью, а год обозначают 4 цифрами. Например, 15 августа 2017 г.

Даты кодируют арабскими цифрами. Изначально проставляют число, затем – месяц, а после него – год. Например, 24.06.2018.

Важно! При заполнении данных необходимо руководствоваться Постановлением Правительства №26 от 06.04.01 года.

Заполнение Т-2 воинского учета

Личная карточка состоит из четырех страниц. Вся информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Первые две страницы заполняют при принятии сотрудника на работу, 3-4 страницы – в процессе его работы. Законодательство не запрещает вести Т-2 в электронном виде. При проверке формы придется распечатать.

Примечание. Стоит учесть, что от заполнения карточек по форме Т-2 освобождены индивидуальные предприниматели.

В шапке документа вносят следующие данные:

название организации (сокращения недопустимы);
ее код ОКПО;
код ОКУД (код самой личной карточки)
адрес организации.

После этого раздела идет таблица. В ней заполняют дату и табельный номер сотрудника, который присвоен ему при приеме на работу. Стоит отметить, что при трудоустройстве работник не обязан предоставлять ИНН. Поэтому это поле можно оставить пустым.

После этого указывают такие данные:

СНИЛС. Это номер страховки. Его заполнение является обязательным. Если сотрудник устраивается на работу впервые, СНИЛС выдает ему работодатель.
«Алфавит». Это поле предназначено для указания первой буквы фамилии работника.
Характер работы. Здесь нужно указать, как оформлен сотрудник: временно или постоянно.
Пол. Его указывают буквами «М» и «Ж».

Форму Т-2 заполняют для сотрудников, которые будут трудиться на основном месте работы. Для совместителей не нужно заводить карточки.

Затем вносят данные о рождении сотрудника: дату (необходимо учитывать рекомендации по кодировкам), место рождения (не более 100 символов). В последнем поле не запрещено использовать сокращения. Например, область – обл. А слова «город», «станица» и прочее нужно писать полностью.

Если сотрудник имеет двойное гражданство, этот факт нужно отобразить в документе. Необходимо указать название государств, гражданином которых является работник. Также нужно внести информацию об учебном учреждении. Эту информацию указывают на основании предоставленных дипломов учебных заведений.

Кроме этого, в карточку вносят информацию о стаже работы, ФИО членов семьи. Если сотрудник зарегистрирован и проживает по одному и тому же адресу, дублировать его не нужно. Вторую графу оставляют пустой.

Раздел 1 – кодировки. Его заполнение считается самым сложным. Ошибки в нем недопустимы.

Обозначения:

ОКИН – код гражданства сотрудника (1 – гражданин, 2 – двойное гражданство, 3 – иностранный гражданин, 4 – личности без гражданства).
ОКАТО – код населенного пункта. Он утвержден Постановлением №413 Госстандарта Российской Федерации.
ОКСО – код специальности или профессии. Его проставляют на основании информации в дипломе учебного заведения.
ОКПДТР – также является обозначением специальности. В это поле нужно внести код.

После заполнения этот раздел должен подписать сотрудник.

Сведения о знании иностранных языков также требуется закодировать. Для этого существуют специальные обозначения: 3 – владею свободно, 2 – читаю и могу объясняться, 1 – читаю и перевожу со словарем. Обязательно нужно указать код языка, которым владеет сотрудник. Например, знание английского обозначается кодом 014.

Образование также подлежит кодировке:

общее (начальное) – 02;
основное общее – 03;
среднее общее – 07;
начальное профессиональное – 10;
среднее профессиональное – 11;
неполное высшее – 15;
высшее – 18;
послевузовское – 19.

Кодировка сведений о состоянии в браке:

1 – не состоял;

2 – состоит в зарегистрированном браке;

3 – гражданский брак;

4 – вдовец (вдова);

5 – разведен (разведена);

6 – разошелся (разошлась).

Все кодировки должны быть у кадрового работника. Принимающийся на работу человек их знать не обязан.

Как заполнить в Т-2 «воинский учет»

Этот пункт нужно заполнять на основании военного билета или удостоверения. Эти документы сотрудник предоставляет при приеме на работу.

Итак, в первом пункте вносят данные о работнике, который является офицером запаса. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется. Во втором пункте «Воинское звание» указывают должность военнообязанного согласно записи в военном билете. В графе «Граждане, подлежащие призыву» указывают «Подлежит призыву».

4 пункт – «Полное кодовое обозначение ВУС». Его заполняют в соответствии с информацией в военном билете. Необходимо указать полное обозначение отделения. Например, «113194А».

Кодировки:

А – годные;
Б – годные с незначительными ограничениями;
В – ограниченно годные;
Г – временного не годные.

Если в военном билете не удалось найти такую информацию, в пункте проставляется код «А». В графе «Граждане, подлежащие призыву» также указывается аналогичная кодировка.

6 пункт – «Наименование военного комиссариата по месту жительства». Информация о нем проставляется в соответствии с последней записью или печатью в военном билете. Графа «Граждане, подлежащие призыву» заполняется аналогичным образом.

7 пункт – «Состоит на воинском учета». Этот раздел заполняют простым карандашом. Строка «а» предназначена для занесения информации в случаях наличия мобилизационного предписания или (и) печати о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний. Строка «б» предназначена для внесения информации о гражданах, которые забронированы за организацией на период военных действий или на время мобилизации. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется.

8 пункт – «Отметка о снятии с воинского учета». Это возможно, если сотрудник достиг определенного возраста или он снят с воинского учета ввиду негодности к военной службе. Делается отметка «Снят с воинского учет по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья». В графе «Граждане, подлежащие призыву» делаются аналогичные отметки.

Этот раздел после заполнения должен подписать сотрудник. Также он должен поставить дату подтверждения внесенных данных.

Заполнение последующих разделов в карточке Т-2

3 блок «Прием на работу. Переводы». Ошибки в заполнении этого раздела недопустимы. Все данные вносят на основании приказа руководителя о приеме на работу нового сотрудника. Информация в этом блоке и в трудовой книжке должна быть аналогичной.

4 раздел – «Аттестация». В нем указывают такие данные:

дату прохождения аттестации;
решение аттестационной комиссии;
ссылки на определенные документы с указанием даты создания и номеров (протоколы и прочее).

Внесение данных квалификационной подготовки или переаттестации:

даты начала и окончания учебного заведения;
тип повышения квалификации;
название учебного заведения, в котором сотрудник учился;
вид документа (удостоверение или диплом).

В графе «Основание» этого раздела можно ничего не указывать. В некоторых случаях в ней отражают информацию о приказе, в котором сказано о направлении сотрудника на курсы повышения квалификации.

В 7-ом разделе «Поощрения и награды» указывают виды поощрения сотрудника. Они могут применяться на основании его трудовой деятельности. К ним относят материальное поощрение, государственные награды и прочее.

8-ой раздел – «Отпуск». В нем указывают все отпуска, которые были предоставлены сотруднику. Основанием для заполнения этого раздела являются приказы о предоставление отпусков. Необходимо указывать даты начала и окончания отпусков. Кроме этого, в таблице отражают отпуск без сохранения заработной платы.

В 9-ом разделе указывается информация о предоставлении сотруднику льгот.

10 раздел – «Дополнительная информация». В этом блоке нужно указать информацию об обучении сотрудника на дополнительных курсах, заочном отделении ВУЗа и другое. Если сотрудник является инвалидом, это также следует отразить в таблице. Кроме этого, в разделе прописывают заключение МСЭК о характере и условиях труда.

В 11-ом разделе указывают информацию об увольнении работника (о прекращении трудовых отношений). Графу «Основания увольнения» заполняют в соответствии с кодировками, указанными в Трудовом Кодекса РФ.

Кадровый работник после закрытия личной карточки сотрудника (в связи с увольнением) подписывает ее (указывает должность и ФИО). Также карточку подписывает работник. После этого она передается в архив.

Образец заполнения личной карточки «Воинский учет»

Унифицированная форма Т2 «Личная карточка работника» отражает полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности. С учетом планов правительства по переводу кадрового документооборота в цифровой электронный вид, карточка формы Т2 становится основным источником сведений о работнике, которые должны быть внесены в базу данных.

Из статьи вы узнаете:

Какие организации должны вести форму Т2

Заполнение формы Т2 является обязательным для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы (в соответствии с п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).

Форма Т2 личная карточка заполняется в первый рабочий день нового сотрудника, после того, как трудовой договор с ним уже подписан. Позже в нее вносятся все текущие изменения и сведения о трудовой деятельности и дублируются все записи, которые вносятся в трудовую книжку. Закрывается карточка в день увольнения работника, одновременно с выдачей трудовой книжки. Последняя запись в ней - о том, что книжка получена на руки, заверенная подписью уволившегося работника.

Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале.

Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже - храниться она должна 50 лет. Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты.

Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника. То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом. Например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Унифицированный бланк формы Т2 разработан таким образом, что содержит все возможные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Если личные карточки на предприятии ведутся на бумаге, информация, которая в них внесена, легко может быть оцифрована и перенесена в любую базу данных и в любую автоматизированную систему кадрового учета. Это особенно актуально в связи с планируемой цифровизацией кадрового документооборота , внедрением электронных трудовых книжек и договоров.

Личная карточка форма Т2 скачать бланк можно .

Какие сведения содержит бланк личной карточки форма Т2

При трудоустройстве форма Т2 личная карточка работника бланк заполняется на основании тех документов, которые работник должен предъявить при подписании трудового договора (в соответствии с ТК РФ):

трудовой книжкой;
паспортом;
военным билетом (для военнообязанных);
документом об образовании;
свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции (ИНН);
других документов (медицинской книжки, водительского удостоверения, подтверждения повышения квалификации, свидетельства о полученных государственных наградах, удостоверения об инвалидности и пр.).

Кроме того, карточка формы Т2 должна содержать сведения, которые вносятся со слов работника:

номера его контактных телефонов и адрес электронной почты;
информация о составе семьи и о датах рождения ее членов;
уровень владения иностранными языками и пр.

Структура унифицированной формы Т2

Форма Т2 личная карточка работника бланк состоит из одиннадцати разделов:

Общие сведения.
Сведения о воинском учете.
Прием на работу и переводы на другую работу.
Аттестация.
Повышение квалификации.
Профессиональная переподготовка.
Награды (поощрения) и почетные звания.
Отпуск.
Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
Дополнительные сведения.
Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Внебюджетные предприятия вправе самостоятельно разработать форму Т2 и включить в нее только некоторые из указанных разделов.

Бланк формы Т2 личная карточка работника состоит из четырех страниц. Образец представлен ниже.

Образец заполнения формы Т2 личная карточка

Для заполнения унифицированной формы Т2 вам потребуются информационные классификаторы: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО. Кодировка вносимых сведений о предприятии и сотруднике осуществляется строго в соответствии с ними. Оформление личной карточки регламентируется Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В шапке документа указывается наименование предприятия, его код по ОКУД и ОКПО.

Заголовочная часть формы Т2 представляет собой таблицу, в колонках которой указывается:

уникальный табельный номер сотрудника, который присваивается ему при трудоустройстве и не меняется на протяжении всей трудовой деятельности в организации;
идентификационный номер налогоплательщика ИНН, при отсутствии которого ячейку следует оставить незаполненной;
номер свидетельства фонда пенсионного страхования, которое работодатель, в случае отсутствия этого документа, должен оформить работнику самостоятельно;
буква, с которой начинается фамилия нового сотрудника;
на постоянной или временной основе принимается на работу сотрудник;
будет ли рабочее место для него основным или трудится он будет по совместительству;
пол работника.

Форма Т2 образец заполнения заголовочной части представлен ниже.

В Правилах четко и подробно разъясняется, как правильно заполнить форму Т2. Мы обратим ваше внимание на некоторые нюансы, которые следует предусмотреть при внесении данных в те разделы, заполнение которых вызывает больше всего вопросов.

Раздел «Общие сведения» формы Т2

Внося сведения о фамилии, имени и отчестве работника в пункт 1, постарайтесь оставить достаточно места, чтобы в случае, если работница сменит фамилию, можно было вписать новые анкетные данные. В пункте 2 месяц рождения указывается буквами, а число и год рождения пишутся цифрами. В ячейке для кода дата рождения пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ.

При заполнении пунктов 4, 5 и 6 раздела «Общие сведения» формы Т2 используется кодировка по ОКИН. Поэтому в пункте 4 проставьте код:

1, если работник - гражданин России;
2, если он имеет двойное гражданство и одно из них - российское;
3, если новый сотрудник - гражданин иностранного государства ;
4, если никакого гражданства у него нет.

В пункте 5 нужно указать степень владения иностранными языками, используйте коды:

1, если сотрудник читает и переводит с помощью словаря;
2, если он может свободно читать и изъясняться;
3, если иностранным языком он владеет свободно.

Пункт 6 содержит сведения об образовании и в этом случае используются коды по ОКИН в зависимости от того, когда было получено образование - до или после 1 сентября 2013 года. Для заполнения сведений о профессии в разделе I унифицированной формы Т2 используйте кодификатор ОКПДТР.

При внесении сведений о стаже в пункт 8 следует учесть, что понятие «непрерывный трудовой стаж» уже не используется, поэтому в этой ячейке нужно будет указать общий страховой стаж сотрудника.

Когда будете заполнять пункт 10, в котором перечисляется состав семьи, учтите, что нужно указать ближайших родственников, к которым относятся:

жена или муж;
дети;
родители;
родные и сводные братья и сестры;
опекуны или лица, на воспитании которых находился или находится работник.

Раздел «Сведения о воинском учете» формы Т2

В этот раздел, если работник военнообязанный, данные вносятся на основании его военного билета или временного удостоверения, выданного вместо военного билета, а также удостоверения, которое выдается призывникам-гражданам РФ.

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» формы Т2

Первая запись в этом разделе - о приеме на работу в данную организацию. Последующие записи вносятся на основании приказов как о постоянных, так и о временных переводах. В законодательстве нет однозначного ответа, нужно ли в форме Т2 отражать информацию о повышении оклада сотруднику. Эксперты считают, что вносить такие данные нужно.

Что делать, если в каком-то разделе унифицированной формы Т2 не осталось свободного места для внесения данных

Если какой-то из разделов формы Т2, например, «Отпуск» оказался полностью заполненным, в документ можно внести дополнение. Оно оформляется на отдельном листе. На нем следует написать заголовок: «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указать дату заполнения, анкетные данные работника, его должность и структурное подразделение , дату и номер трудового договора. Под этой информацией дублируется таблица соответствующего раздела формы Т2. Такие дополнения можно оформить к любому из ее разделов.