Департамент образования администрации г.Братска

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Открытая (сменная) общеобразовательная школа № 1»

муниципального образования города Братска

(МБОУ «О(С)ОШ № 1»)

Профессия «Секретарь»

Подготовила: Паненкова С.Н .

Цели:

• Учебная : формирование установки на осознанный выбор профессии «Секретарь», через объяснение учащимся, какие функции и возможности у секретарей.
• Развивающая: развивать мотивы образовательной деятельности (необходимость в получении профессии).

Воспитательная : воспитывать уважение к профессии.

Оборудование: презентация, видеоролик, раздаточный материал

План

1. Немного из истории.

2. Возможности секретаря-референта.

3. Основные функции секретаря.

4. Современные требования.

5. Классификация секретарей.

6. Обязанности.(+ игра)

7. Вывод.

1. Немного из истории .

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы. А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

2. Возможности секретаря-референта .

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так

далее. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

3.Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

Знания, необходимые для эффективного участия в информационно- документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

Знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

4.Современные требования.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать

следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

5.Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На

этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию. Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса. Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

6.Обязанности.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

Учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции

для доклада руководству;

Оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных

документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п..;

Подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными

подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,

командировочных удостоверений и других документов;

Оформление протоколов рассылок выписок из них;

Анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и

предложениями по ним;

конференциям, семинарам и съездам;

Прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

Организация приемов посетителей;

Прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка

поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к

сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

Техническое обеспечение работы руководителя;

Подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний,

совещаний;

Организация приема работников и посетителей;

Телефонное обслуживание;

Подготовка командировок;

Организация презентаций и специальных приемов гостей;

Стенографирование;

Контроль за праздничными и юбилейными датами;

Обработка почты;

Машинописные работы;

Сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

Сбор материалов для докладов и речей руководителя;

Ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Игра. «ПрофПроба»

Составление плана на неделю для себя или руководителя.

Расскажите о своих планах на неделю.

Что является для вас наиболее главным на этой недели?

Какой ваш план на эту неделю?

7. Вывод.

Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.

Цель:

• Определение уровня профессиональной подготовки учащихся, их готовности к работе в учреждениях, офисах.
• Обобщение и закрепление теоретических и практических знаний учащихся.
• Развитие творческих способностей.
• Формирование интереса к профессии, чувства ответственности.

Ведущий 1: Добрый день, дорогие друзья! Сегодня в этом зале состоится конкурс “Профмастерства”. В нем принимают участие учащиеся 11 класса школ города, которые обучаются в Межшкольном учебном комбинате по профессии “Секретарь”.

Ведущий 2: Прошли те времена, когда руководитель выбирал себе секретаря исключительно по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст, скорость письма, все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности. С появлением компьютеров на рабочем месте секретаря упростилась процедура работы с документами, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта. Хороший руководитель знает, что от секретаря зависит очень многое в его работе. Как театр начинается с вешалки, так любой офис начинается с приемной, где работает секретарь.

Ведущий 1: Секретарь – одна из самых демократичных профессий на рынке труда. Секретари могут найти себе работу в любом возрасте. Если вам нет 30-ти, то вы скорее всего станете секретарем-администратором. Помощник-референт может начать свою карьеру и глубоко за 30. Оператором на телефоне можно устроиться и в 50.

Ведущий 2: Мы приветствуем всех, кто пришел сюда не для пассивного созерцания, а для того чтобы вместе с нашими участницами разделить радость творчества любой из них, шаг за шагом, конкурс за конкурсом приблизить радостный миг победы. Мы думаем, что эта встреча не разочарует Вас.

Ведущий 1: Предварительно состоялась жеребьевка, которая определила последовательность выступления участниц конкурса. Они уже готовы к выходу, волнуются и с нетерпением ждут встречи с Вами. Давайте познакомимся.

Встречайте!

Ведущий 1: № 1 - участница выставок декоративно-прикладного искусства, конкурса модельеров, занимающаяся спортивными бальными танцами, ученица школы № … Ф.И.

Ведущий 2: № 2 - всесторонне развитая, увлеченная физикой, воспитанная на поэзии Есенина, юная поэтесса ученица школы № 1 … Ф.И.

Ведущий 1: № 3 - веселая, задорная, занимающаяся в хоровой студии ученица школы № … Ф.И.

Ведущий 2: № 4 - серьезная, любительница литературы, читающая детективы, свое свободное время посвящающая рисованию ученица школы № … Ф.И.

Ведущий 1: № 5 - веселая, общительная, обладающая чувством юмора, душа любой компании, увлеченная компьютером ученица школы № … Ф.И.

Ведущий 2: № 6 - чтение литературы детективного жанра не мешают увлечению современной музыкой и игре на гитаре ученице школы № … Ф.И.

Ведущий 1: № 7 - чтение книг, увлечение современной музыкой, занятие дизайном – хобби, присущее ученице школы № … Ф.И.

Ведущий 2: Итак, с участницами мы познакомились, а я хочу представить Вам тех, кто будет судить наш конкурс, строгое, но справедливое жюри.

Знакомьтесь: (идет представление членов жюри )

Первое знакомство состоялось.

Ведущий: Так кто же секретарь такой?

Чудак? Фанатик? Странный человек?

Всегда серьезный и дотошный лекарь

Старинных папок и пухлых картотек?

Конкурс 1 “Визитная карточка”

Традиционно любой конкурс начинается с приветствия, а деловые люди, впервые встречаясь друг с другом, обмениваются визитными карточками. Визитки бывают разные: с вензелями и без, строгие и не очень. Однако в каждой из них мы находим необходимые сведения о ее владельце. Чтобы нам ближе узнать наших участниц, а им друг друга, мы дружными аплодисментами попросим их обменяться своими визитками.

Жюри оценивает этот конкурс, максимальная оценка 6 баллов.

Слово предоставляется участнице под №1 ______________________________________

Задание болельщикам

Прежде, чем перейти к следующему конкурсу, мне бы хотелось, чтобы болельщики каждой участницы написали плакат, подбадривающий ее, и после каждого выступления демонстрировали его всем собравшимся в этом зале.

Конкурс 2 “Экспресс-опрос”

Следующий конкурс поможет нам увидеть, насколько быстро ориентируются наши участницы в разных ситуациях, насколько быстро они умеют принять решение. А ведь это так важно для нашей профессии. С помощью экспресс-опроса мы определим четкость, краткость и содержательность ответов на поставленный вопрос.

Жюри оценит ответы максимально в 5 баллов.

1. Все радости быстротечны, лишь радость детства постоянна. Что в жизни Вас радует и согревает?
2. Один из героев кинофильма “Доживем до понедельника” написал в сочинении “Счастье – это когда тебя понимают”. Ваше представление о счастье?
3. Мечты – мечты – мечты. У каждого человека есть своя мечта, к которой он стремиться на протяжении своей жизни. Какая Ваша заветная мечта?
4. Да, всего понемногу намешано в нас –
5. От красивого слова до карающих фраз.
6. Что Вас сегодня больше всего возмущает?
7. Однажды К.Д.Ушинский сказал: “Если Вы правильно выбрали для себя путь, то счастье само найдет Вас и успех Вам обеспечен”. Какова Ваша формула успеха?
8. Есть в педагогике формула “Если хочешь, то делай, но помни”. Как ты ее понимаешь?
9. Классик сказал: “Что есть такое доброта? Она сосуд, в котором пустота или огонь, мерцающий в сосуде?” А как ты считаешь?

Я надеюсь, Вы убедились в искренности наших участниц. Попросим жюри огласить итоги нашей встречи.

Конкурс 3 “Конкурс эрудитов”

Одним из качеств, присущих человеку любой профессии, а секретарю в частности, является любознательность. Следующий конкурс поможет нам выявить самого умного, самого эрудированного, имеющего широкий кругозор в различных областях. Им будет та из участниц, которая в течение 20 секунд даст наибольшее число правильных ответов.

Жюри суммирует все правильные ответы .

1. Осколок окружности (дуга).
2. Работа телохранителя (охрана).
3. Родовая община (клан).
4. В нем гасят соду (уксус).
5. Туда ведут все дороги (Рим).
6. Званый вечер (раут).

1. Судно из бревен (плот).
2. Искусный говорун (оратор).
3. Газ, используемый для освещения (неон).
4. Самый длинный меридиан (одинаковые).
5. Жидкая часть варенья (сироп).
6. Комедия Гоголя (“Ревизор”).

1. Работа с готовыми документами (документирование).
2. Система документального оформления работы учреждения (делопроизводство).
3. Информационный элемент документа (реквизит).
4. Автор стихотворения “Мойдодыр” (Чуковский).
5. Переносной компьютер (ноутбук).
6. 1 президент России (Ельцин).
7. Столица Турции (Анкара).
8. Разложение света (спектр).
9. Клуб, плывущий по небу (облако).

1. Работа с готовыми документами (ДОУ).
2. Документ, созданный в первый раз (оригинал).
3. Система документального оформления работы учреждения (делопроизводство).
4. Каких камней не бывает в море (сухих)?
5. Под чем раньше пели серенады (под балконом).
6. Столица Хакасии (Абакан).
7. Дворец и крепость феодала (замок).
8. Что может портиться несколько раз в день (настроение).
9. Они спасли Рим (гуси).

1. Основной носитель информации (документ).
2. Создание документов, отражающих деятельность предприятия (документирование).
3. Документ, созданный в первый раз (оригинал).
4. Сказочный персонаж с костяной ногой (Яга).
5. Он открыл Америку (Колумб).
6. Имя жены Пушкина (Наталья Гончарова).
7. Искусный говорун (оратор).
8. Званый вечер (раут).
9. Скорость света (300 тыс. км/с)

1. Работа с готовыми документами (ДОУ).
2. Документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (расписка).
3. Повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала (копия).
4. Действующий президент России (Путин).
5. Какие ноги у жирафа длиннее передние или задние (одинаковые).
6. Сколько звезд в большом ковше Медведицы (7)?
7. Какой Гоголевский персонаж брал взятки борзыми щенками (Ляпкин-Тяпкин)?
8. Скольких козлят съел волк (6)?
9. В каком году проходила летняя олимпиада в Москве (1980)?

1. Система документального оформления работы учреждения (делопроизводство).
2. Копия, выдаваемая на руки (выписка).
3. Документ, описывающий этапы жизни в хронологической последовательности (автобиография).
4. Звериный доктор (ветеринар).
5. Сторона света, где всходит солнце (восток).
6. Русский баснописец (Крылов).
7. Печь для выплавки стали (мартен).
8. Окно в салоне самолета (иллюминатор).
9. Правила поведения (этикет).

1. Кто же стал победителем этого конкурса?
2. Кто “Самый эрудированный секретарь”?

Конкурс 4 “Самый знающий”

Для проверки теоретических знаний я предлагаю всем участницам в течение 5 минут выполнить предложенные задания.

Максимальная оценка этого конкурса 6 баллов.

Задания на экзамен:

• Какие из перечисленных обязанностей секретаря относятся к бездокументному обслуживанию?

1. Регистрация документов и постановка их на контроль;
2. Организация деловых поездок руководителя;
3. Организация приема посетителей;
4. Сбор информации для руководителя;
5. Прием почетных гостей;
6. Оформление документов;
7. Организация телефонных переговоров.

• Без каких из перечисленных качеств в первую очередь секретарю будет трудно работать?

1. Коммуникабельность;
2. Профессионализм;
3. Хорошая память;
4. Ответственность;
5. Дипломатичность;
6. Дисциплинированность.

• Как располагают на бланках документов реквизиты углового штампа?

1. В верхнем углу формата у границы левого поля в пределах площади, отведенной формуляром-образцом;
2. У границы верхнего поля посередине листа;
3. Произвольно.

• Почему левое поле на бланках документов самое большое?

1. Оно предназначено для проставления “отметки о контроле”;
2. Оно предназначено для подшивки документов в дело;
3. На нем пишут замечания к документу.

• Какая резолюция руководителя составлена правильно:

1. Бухгалтерии срочно сделать перерасчет по претензии;
2. Главному бухгалтеру к 23.01.2007 сделать перерасчет по претензии;
3. Главному бухгалтеру Ивановой Г.Н. к 23.01.2007 произвести перерасчет по претензии. Директор А.М.Гуров.

• Какие документы не должны передаваться на рассмотрение руководителю:

1. Документы вышестоящих организаций;
2. Имеющие конкретного исполнителя;
3. Важные документы, касающиеся деятельности организации.

• В отметку о контроле входит:

1. Индекс документа;
2. ФИО исполнителя;
3. Штамп контроля

Найдите ошибки в оформлении документа:

ООО “Полюс” Кузнецову М.И. на должность повара с окладом согласно штатного расписания. Основание: заявление Кузнецовой М.И. Генеральный директор Петров Петров К.С.

Допущенные ошибки Наименование вида документа пишется прописными буквами. Имя и отчество работника пишут полностью. В тексте указывают дату приема на работу. Подписанный руководителем приказ объявляют работнику под расписку. Инициалы в расшифровке подписи ставят перед фамилией

Ведущий: Экзамен сдан. Качество сдачи оценит наше уважаемое жюри. Счетная комиссия подведет итоги трех конкурсов, а мы предложим нашим конкурсанткам принять участие в следующем конкурсе.

Конкурс 5 “Самый грамотный”

С теорией Вы справились хорошо, а как дела обстоят с практикой? Я верю, что Вы не откажите продемонстрировать свой талант. Для этого надо немного. Всем известно, что не правильно поставленная точка или запятая, может стоить человеку жизни. Вспомните сказку “12 месяцев”, в которой королеве надо было поставить запятую в указе и тем самым решить казнить или помиловать человека.

Поставить точку и в самом деле нетрудно только тогда, когда заранее известно, где заканчивается одно предложение и начинается другое.

Следующее задание Вы выполните на пишущей машине. Внимательно прочитайте стихотворный текст и за отведенное время (7 мин), расставьте точки в нужном месте. Жюри оценивает скорость работы, грамотность письма и правильность выполнения.

Максимальная оценка 6 баллов.

В реке там рыба на бугре
мычит корова в конуре
собака лает на заборе
поет синичка в коридоре
играют дети на стене
висит картина на окне
узоры инея в печурке
горят дрова в руках дочурки
нарядная там кукла в клетке
ручной щегол поет салфетки
там на столе лежат коньки
к зиме готовят там очки
лежат для бабушки тетрадки
всегда содержатся в порядке

Работа с болельщиками

Участницы получили задание, а я обращаюсь к зрителям. Поговорим об аплодисментах. Что это такое? (выслушиваются различные мнения )

Аплодисменты – это рукоплескание в знак одобрения или приветствия. С помощью их Вы выражаете свое отношение к тому, кто выступает на сцене. Поскольку отношение к выступающему может быть разным, разными бывают и аплодисменты. Изобразите аплодисменты, которые можно было бы определить как:

• Громкие, подбадривающие;
• Сдержанные, деликатные;
• Бурные, восторженные;
• Ленивые, снисходительные.

Молодцы! Я надеюсь, дальнейшие выступления наших участниц Вы будете сопровождать громкими подбадривающими аплодисментами.

В зал приглашаются те болельщики, которые рисовали плакат.

Время выполнения задания конкурса 4 подошло к концу. Участницы сдают свои работы.

Жюри внимательно прочитает все работы, оценит каждую и подведет итоги прошедшим конкурсам.

Ведущий: Пока жюри работает, я предлагаю вам “Музыкальную паузу”. Все зрители и участницы исполняют песню о жизни в комбинате (раздаются заранее подготовленные тексты)

Песня: “Изгиб гитары желтой”

В нас дерзости немало, в вас мудрости так много,
Душой открытой настежь, вы в жизнь к нам ворвались.


Поговорить по-дружески для нас пора настала,
Как здорово, что все мы тут сегодня собрались.

Предметы изучаются, оценки получаются,
Но со звонком последним уйти не торопись.


Ведь жизнь такая штука, в уроки не вмещается,
Как здорово, что все мы здесь сегодня собрались.

Присядь-ка с нами рядом, нам очень это надо,
Чтоб искорки доверия в глазах твоих зажглись.

Как здорово, что все мы здесь сегодня собрались.
И пусть поверит каждый, и пусть негромко скажет:
Как здорово, что все мы здесь сегодня собрались.

Жюри оглашает результат выполнения очередного задания и подводит общий итог.

Конкурс 6 “Мисс секретарь 2007”

Продолжим нашу встречу. Каждый человек обладает своей индивидуальной походкой. У одного – она гордая, уверенная; у другого – суетливая, спешащая; у третьего – вальяжная, ленивая.

Попросим наших участниц изобразить походку делового секретаря в разных производственных ситуациях.

А жюри оценить их старания 6-ю баллами.

Задания в конверте:

1. Вы несете документы на подпись руководителю? Ваши действия и речи.
2. В приемную входит почетный гость вашей компании. Вы встаете из-за стола и движетесь ему навстречу. Как Вы это осуществите и что при этом скажете?
3. У руководителя посетитель. Он просит Вас принести в кабинет 2 чашки кофе. Как Вы это сделаете? Что при этом будете говорить?
4. Рассерженный клиент просит немедленно доложить о нем руководителю. Ваши действия.
5. Вы работаете на ксероксе. В это время звонит телефон. Вы подходите к столу, снимаете трубку и …
6. Вы выходите навстречу делегации предприятия-партнера и провожаете их в кабинет руководителя. Что при этом вы будете говорить?
7. Вы выходите из кабинета руководителя и объявляете присутствующим об отмене их встречи.

Оценки жюри, общий итог подводит счетная комиссия.

Если возникнет спорная ситуация (участницы наберут одинаковое количество баллов), проведем конкурс на внимание. В течение 1 минуты составьте как можно больше существительных из слова “Документирование”. Жюри внимательно следят, чтобы не было повторов.

Слово для подведения окончательного итога и выявления победителя нашего конкурса предоставляется жюри.

Награждение победителей:

1. в конкурсе;
2. в каждой номинации
3. приз зрительских симпатий

Ведущий: очень хочу, чтобы наша профессия стала Вашей судьбой. Хорошего Вам всем настроения. До свиданья! До новых встреч!

Многие девушки мечтают начать карьеру с должности секретаря-референта. Это вполне нормальное и обоснованное стремление. Только вот о том, что для этого нужно (кроме привлекательной внешности), задумываются далеко не все. А стоило бы. Ведь референт - это не только «красивое лицо» рядом с руководителем. Это, скорее, «справочник» по всем вопросам: всезнайка и умница, находящая выход из любой ситуации. Разберемся подробнее.

Что нужно уметь обязательно

В любой организации существует инструкция секретаря-референта. Она содержит перечень (иногда подробный, порой не очень) В их число входят умения и навыки. Человек, которому повезло получить такую работу, должен уметь общаться с клиентами, вести переговоры (личные и телефонные), подбирать и систематизировать материалы, готовить тезисы выступлений и другое. То есть понятно, что навыков у этого человека должно быть достаточно много. Конкретика зависит от направления деятельности фирмы. Так, например, правовой референт обязан разбираться в юридических тонкостях. Бывает, что эта должность сопряжена с умением решать организационные вопросы. Другими словами, референт - это «правая рука» руководителя. Он всегда на подхвате, должен знать все, что нужно начальнику для его деятельности.

Некоторые «специальные» вопросы профессии

Здесь стоит немного уточнить то, что обычно «скрыто за кадром». Так как референт - это именно тот человек, который чаще всего общается с начальником, то он обязан иметь некоторые дипломатические способности. Почему? Все просто: руководителю (особенно большого коллектива) некогда разбираться со всеми нюансами взаимоотношений. Обычно он - человек дела. Когда у кого день рождения, кто собирается рожать, у кого есть дети - это его интересует только в связи с рабочими моментами. Все эти «мелочи» ложатся на плечи секретаря-референта. Он обязан подсказать начальнику, когда праздник, уведомить о создавшейся в коллективе напряженности (если она стоит его внимания). Вот и получается, что прежде сам секретарь-референт должен во всем разобраться, отсеять лишнее, а потом уже руководителя «загружать». Работа эта не из простых! Но это было из области неформальных обязанностей.

Основные функции

На долю секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших - его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее. Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками - это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт - это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы). В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт - профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов. Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.

Личные качества

Так как работа референтом основана на общении, то подбирают на должность человека коммуникабельного, неконфликтного. В любой фирме это «ключевой» пост. Человек, его занимающий, имеет большое влияние как на руководителя, так и на коллег. Поэтому порядочность здесь просто обязательна. Еще секретарь-референт должен быть пунктуальным, сообразительным, даже креативным. Нужно уметь найти приемлемый выход из любой ситуации. Референт в первую очередь думает о «лице» своего работодателя, а потом уже о себе. Уровень ответственности при этом не просто высок, а глобален. С такой нагрузкой справляется не каждый. Поэтому нужно хорошенечко подумать, прежде чем претендовать на такую должность. Секретарь-референт на рабочем месте должен уметь ставить свои интересы на второй план. На первом - все, что необходимо для работы шефа. Кстати, именно поэтому чаще всего данную должность занимают девушки, так как забота о ближнем у женщин в крови.

Конфиденциальная информация

Понятно, что при таком тесном общении множество фактов, которые не стоит придавать огласке, будут известны референту. Это не только и коммерческие тайны. Зачастую секретарю, как близкому другу, доверяют и личную информацию. Стоит ли упоминать о том, что референт обязан уметь хранить Это один из основных его

Какое необходимо образование

Руководитель старается подобрать себе референта, исходя из направления деятельности. То есть претендент должен иметь диплом, соответствующий работе фирмы. Кроме того, часто на эту должность подбирают людей с Это удобно, если приходится часто заключать сделки, готовить иные документы. Среди самых простых требований: свободное владение всеми компьютерными программами (офисными), умение печатать (быстро и грамотно). Так как референт - это, по сути, советчик, то нужно обладать навыками поиска информации как в Сети, так и офлайн. Сообразительного человека с быстрой реакцией берут на такую должность чаще, чем обладателя «правильного» диплома, не умеющего быстро овладевать ситуацией.

Место работы

Такая должность, как секретарь-референт, есть сейчас практически в любом офисе. Зачастую ее только так называют, а функции человек выполняет различные. Все зависит от размера фирмы, задач, количества работников. В некоторых предприятиях секретарь выполняет еще и функции бухгалтера, в других - юриста и так далее. Это отличный старт для человека, стремящегося к карьерному росту. За небольшой промежуток времени можно освоить множество навыков, овладеть различными профессиями, главное - разобраться в работе фирмы, «пощупать» все своими руками. Но и «крутиться» придется очень быстро. Так как множество информации придется перерабатывать в скоростном режиме. Зато если все получится, то полученных знаний хватит для того, чтобы начать самостоятельное восхождение к тем рубежам, которые вы сами для себя определите. Но это совсем не обязательно. Так как профессия референта, если серьезно к ней относиться, интересна сама по себе. Она позволяет не

упираться в узкое направление, постоянно овладевать все новыми объемами знаний, совершенствоваться.

Как пройти собеседование

Если вы решили, что справитесь со столь ответственной работой, то следует подать резюме на имеющиеся вакансии. Обязательно проверить грамотность ответов. Учтите, что орфографические ошибки сведут ваши шансы к нулю сразу же. Стилистика также должна быть сдержанно деловой. Каждое ваше слово будет тщательно взвешено и обдуманно. Потом начнутся «испытания». Вам придется некоторое время посвятить тому, чтобы доказать, что вы сумеете быть достойным помощником руководителя. Каждая фирма придумывает свои методы. Впрочем, готовьтесь к тому, что вам придется разговаривать с различными должностными лицами, подготовить несколько официальных документов, ответить на пару телефонных звонков. Нужно учесть еще и то, что ваша внешность будет строго контролироваться. То есть «осмотрят» с головы до ног. Чаще всего вы должны будете демонстрировать деловой стиль в одежде (макияже, прическе). Также нежелательно пользоваться сильными ароматами. Продумайте каждую мелочь! Все в вас должно быть неброским, но привлекательным. Совет: держитесь скромно, но уверенно. Проявляйте сообразительность, но не наглость. Тогда все должно непременно получиться!

1. Как называется ваша профессия (должность)?

Секретарь – референт - достаточно ответственная, требующая быстрой реакции и наличие организаторских способностей должность.

2. В чем заключается Ваша работа, и какие у Вас обязанности?

В ежедневные обязанности секретаря входит: ответ и совершение звонков, прием / отправка факсов, обеспечение внутренней деятельности организации (покупка канцтоваров, заказ доставки воды, чая/кофе и прочее).

Однако основная деятельность, которая отличает его от простого секретаря – планирование рабочего дня начальника, а именно: назначение и организация встреч (например, заказ столика в ресторане для проведения делового ленча), заказ железнодорожных и авиабилетов, бронирование номеров в гостинице и прочее.

3. Какое образование необходимо, чтобы получить Вашу должность?

Для работы на этой должности высшее образование не требуется, но для того, что бы стать незаменимым помощником, правой рукой руководителя, следует пройти специальный обучающий курс, из которого можно узнать о подробностях ведения документов и прочих официальных бумаг. Также, для создания благоприятной обстановки в рабочем коллективе и наведения деловых контактов, секретарю – референту следует ознакомиться с основами деловой этики.

4. Опишите свой рабочий день.

Мой рабочий день начинался в 16.00 и заканчивался в 22.00. Так как местом моей работы был издательский дом, то приходилось достаточно часто принимать/отправлять факсы, отвечать на телефонные звонки, заказывать билеты и бронировать номера в гостинице для сотрудников и гостей.

5. Насколько комфортны условия Вашего труда (целый день на улице, или в офисе с чашечкой кофе)?

В целом работа была достаточно приятной и спокойной – тихая музыка, комфортное рабочее место, чай/кофе….

6. Что Вам больше всего нравится в своем деле?

Больше всего мне нравилось, что во время рабочего дня было достаточно свободного времени и можно было уделить внимание личным делам.

7. Что Вам больше всего не нравится в своем деле?

Единственным минусом такой работы было отсутствие перспективы развития, такая должность не подразумевает карьерного роста.

8. Если не секрет, Ваш уровень зарплаты (достаточно написать устраивает или нет)?

Уровень зарплаты соответствует степени занятости на работе, но не является удовлетворительным (порядка 300$).

9. Опишите Ваш коллектив, какие люди работают вместе с Вами?

Рабочий коллектив – журналисты, достаточно веселые и активные люди, с ними никогда не было скучно и в редакции всегда царила дружественная атмосфера.

10. Какие человеческие качества, по Вашему мнению, наиболее важны в вашем деле?

Мне кажется, что в любом деле важно оставаться человеком, ведь у каждого бывают проблемы и черные полосы в жизни, но дружеская поддержка и понимание делают нашу жизнь мягче, а продуктивность работы – выше.

11. Работа дает мне дополнительные возможности (тут все, что дает вам работа кроме денег, от самовыражения и общения с интересными людьми до возможности побывать в различных странах).

Работа дала мне возможность познакомиться со многими успешными и известными людьми, которые бывали у нас в редакции.

12. У Вас есть возможность оценить по пятибалльной шкале свою работу, какую оценку Вы бы поставили?

За свою работу я поставила бы 4+, так как все – таки это не является должностью моей мечты.

13. Почему Вы выбрали такую работу?

Я выбрала именно эту должность, так как здесь я могла совмещать учебу и работу.

На мой взгляд план не требует доработок, он довольно содержателен.