Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете учитывается, как оценочное обязательство. Его должны создавать все организации, кроме тех, кто попадает под категорию малых. Он формируется по правилам, прописанным в статье 324.1 НК РФ. Резерв для отпусков рассчитывается на основании среднего заработка работников (при этом нужно еще учитывать и страховые взносы). Определяют резерв следующими способами:

• На последний день месяца
• На последний день квартала
• На последний день года

В первом случае процесс займет слишком много времени и работы, в последнем – пострадает объективность. Он удобен для тех фирм, которые сдают только итоговую отчетность по году. Наиболее удачный – второй способ. Учитывается резерв на отпуск по дебету затратных счетов заработной платы 20-е, 44, 08 и кредиту 96 счета.

Резервы отпусков - проводки бухучета

При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов. Общие потребности резервов в бухгалтерском и налоговом учете имеют одинаковые составляющие: в состав расходов включаются начисленные отпускные выплаты, рассчитанные по среднему заработку и отчисления в фонды – ПФР (в части пенсионного и медицинского страхования) и ФСС.

Законодательная основа создания резервов на отпускные В БУ резерв на создание отпусков трактуется как оценочное обязательство. Для создания резерва необходимо одновременное соблюдение условий:

• Отсутствие обязательств прошлых периодов (календарных лет).
  Использование событий прошлых лет допускается только вследствие изменений законодательства или иных обстоятельств, требующих отражения в учете.

Как рассчитать резерв отпусков В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже. Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам.

Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете + 2 примера с проводками

То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат известен. В случаях с отпускными размер выплат можно подсчитать.

Он будет зависеть от количества сотрудников, размера их зарплат.Очевидно, что отпускные траты относятся к оценочным обязательствам. Они соответствуют всем заявленным признакам. То есть, они должны быть отражены в бухучете.

ВАЖНО! Данное правило актуально для всех компаний. Исключение – предприятия, которые выбрали упрощенную систему налогообложения. В законе отсутствуют пошаговые алгоритмы по расчету размера отпускных резервов.

Резерв на оплату отпусков

Внимание

Отсутствие резервирования средств может быть определено как грубое нарушение правил ведения БУ. Сумма штрафных санкций за нарушение в течение одного годового периода составляет 10 тысяч рублей, и 30 тысяч рублей при выявлении недостатка учета в течение нескольких периодов.

Взыскание производится на основании ст. 120 НК РФ. Дополнительно лицу может быть выписан штраф в соответствии с 15.11 КоАП, что является редким случаем по данному нарушению в связи со спорностью оснований указанной статьи КоАП. Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска? Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов. Вопрос №2.

Общий годовой ФОТ составляет 480 000+480 000*30,2% = 624 960 рублей. Рассчитываем годовую норму отчислений в фонд: 58 590 / 624 960 * 100% = 9,38%.

Резерв по отпускам проводки

Ежемесячные отчисления в резерв составляет 9,38%, исчисляемые от суммы ФОТ. По аналогии с ведением бухгалтерского учета списание в расход сумм в НУ производится за счет средств резерва.

Порядок выравнивания показателей в налоговом учете Расчетные и фактические показатели в НУ могут отличаться. В ст. 324.1 НК РФ установлено обязательство проведения инвентаризации.

Мероприятие контроля осуществляется в конце календарного года – налогового периода по прибыли или единому налогу.

Бухгалтерский учет резервов на отпуска

Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату. Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле: Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды. Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Отпускной резерв: правила создания и отражения в учете

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом: Операция Дебет счета Кредит счета Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и др.
Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле: Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле: Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков. Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату.

Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода. Способ 3 Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года.

Резерв на оплату отпусков проводки

Пояснение: произошло начисление страховых взносов.То есть, в этом случае не будет создаваться субсчет. Особенности налогового учета Формирование резерва в налоговом учете – это не обязанность предприятия.

Создавать его можно в добровольном порядке. Данное правило указано в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ. Если было принято решение о создании резерва, нужно прописать его в учетной политике. В частности, нужно указать следующие пункты:

• метод резервирования;
• максимальная сумма начислений;
• процент, который помещается в резерв каждый месяц.

Для отражения объема ежемесячных начислений необходимо создать соответствующий расчет. Данная мера является обязательной для всех организаций. Процент начислений – это соотношение годовой суммы трат на отпускные к годовой сумме трат на зарплату.

Организация, которая создает резерв на оплату отпусков, в состав расходов на оплату труда каждого месяца включает сумму отчислений в резерв, рассчитанную на основании сметы, а не фактически начисленные отпускные.
Получается, что в течение года за счет резерва налогоплательщик учитывает предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков.
В частности, численность работников в течение года может меняться в связи с увольнением "старых" и (или) приемом "новых" сотрудников. По истечении шести месяцев непрерывной работы в организации у последних возникает право на отпуск (ст. 122 ТК РФ).
Также надо иметь в виду, что сумма ежемесячных отчислений в резерв определяется с учетом заработной платы, которая выплачивается вновь принятым работникам. В то же время размер процента ежемесячных отчислений, фигурирующий в смете, остается неизменным.
Что касается компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой работникам при увольнении (ст. 127 ТК РФ), то соответствующие суммы учитываются в составе расходов на оплату труда на основании п. 8 ст. 255 НК РФ и, таким образом, не уменьшают сумму созданного резерва (см. также Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29).
В связи с этими обстоятельствами Налоговый кодекс РФ обязывает организацию на конец налогового периода (31 декабря) провести инвентаризацию резерва.
Так, на основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из:

• количества дней неиспользованного отпуска;
• среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
• обязательных отчислений страховых взносов.

Таким образом, по состоянию на 31 декабря вам необходимо сделать следующее.
1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.
2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.
Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов).
Для этого надо применить формулу:

СРОНО = (ДНО x СДРОТ) + СВ,

где СРОНО — сумма расходов на оплату неиспользованных отпусков;
ДНО — количество дней неиспользованных отпусков (результат действия (1));
СДРОТ — средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск (результат действия (2));
СВ — суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
Сумма начисленного в текущем году резерва, которая соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков (результат действия (3)), представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.v
Обратите внимание на то, что такой перенос возможен, только если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.
В противном случае всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131).
Отметим также, что, поскольку неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день этого года, уточнять остаток резерва в течение года нет необходимости (Письма МНС России от 18.08.2004 N 02-5-11/142@, УМНС России по г. Москве от 15.09.2004 N 26-12/60128).
4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.
Этот показатель представляет собой разницу между суммой начисленного резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков (с учетом страховых взносов) и на предстоящую оплату не использованных в текущем году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом страховых взносов) (Письма Минфина России от 09.07.2004 N 03-03-05/2/46, МНС России от 15.03.2004 N 02-5-10/13, УМНС России по г. Москве от 27.05.2004 N 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 N А56-49757/03).
Следовательно, посчитать недоиспользованную сумму резерва на конец календарного года можно по формуле:

НСР = СНР — (СРОИО + СРОНО),

где НСР — неиспользованная сумма резерва;
СНР — сумма начисленного в текущем году резерва;
СРОИО — сумма расходов на оплату использованных в текущем году отпусков;
СРОНО — сумма расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (иными словами, остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год).
В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131).

ПРИМЕР
формирования резерва с учетом остатка резерва предыдущего периода

Ситуация

Организация создала резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 110 000 руб.
Работник Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 16 500 руб.
Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 92 500 руб.
В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

Решение

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:
28 дн. (установленная продолжительность отпуска) — 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.
2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:
14 дн. x (16 500 руб. / 28 дн.) = 8250 руб.
Сумма 8250 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.
3.

Создание резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Сумма неиспользованного резерва составит:
110 000 руб. (сумма созданного резерва) — (92 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 8250 руб. (сумма отпускных Петрова) + 8250 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 1000 руб.
Сумма 1000 руб. представляет собой часть резерва, которую необходимо включить в доходы на 31 декабря.

Если же по результатам инвентаризации окажется, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 N А81-5014/2010).

Например, организация создала резерв на оплату отпусков в размере 110 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 120 000 руб.
Возникшую разницу в размере 10 000 руб. (120 000 руб. — 110 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Резерв на оплату отпусков - это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2019 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010 , ст. 4 , ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

• последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
• последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
• 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей .

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:

Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.

Как рассчитать резерв отпусков

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей .

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.

Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

Способ 1

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.

Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.

Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 « Прочие доходы».

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо:

Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.

Способ 3

Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

Для этого необходимо:

Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:

Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.

Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:

Шаг 3. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков. На указанную сумму начисляется (доначисляется или корректируется) резерв по дебету счетов 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96.

По окончании каждого налогового периода предприятия подготавливают годовую декларацию по налогу на прибыль. По статье 289 (пункту 4) НК ее предоставление осуществляется не позже 28 марта. Рассчитывая облагаемую базу, необходимо учесть ряд моментов. В числе них - обязательная инвентаризация по резервам, которые были сформированы в течение года. Она проводится на 31 декабря. Целью данной процедуры выступает выявление неиспользованных сумм или перерасхода, а также корректировка облагаемой базы. Рассмотрим далее, как осуществляется учет резерва на оплату отпусков.

Общие сведения

В ст. 324.1, п. 1 НК содержится положение, предписывающее налогоплательщикам, которые планируют осуществлять расчет резерва на оплату отпусков, отразить в документации принятый ими способ исчисления, а также предельную сумму и ежемесячный процент поступлений по данной статье. Для этой цели составляется специальная смета. В ней отражается расчет ежемесячных сумм в резерве в соответствии с данными о предполагаемых расходах в год. Составление сметы осуществляется с включением размера страховых взносов, уплачиваемых с затрат. Процент поступлений в резерв на определяется в виде отношения предусмотренных годовых расходов на них к предполагаемой годовой сумме на з/п сотрудникам.

Важные моменты

Согласно ст. 324.1, п. 2 НК, начисление резерва на оплату отпусков относится на статьи по расходам з/п соответствующих категорий сотрудников. Руководствуясь нормой, положениями, содержащимися в п. 1, Минфин сделал вывод, что налогоплательщики вправе самостоятельно определять вид расходов, к которым относятся данные затраты. Они могут быть косвенными либо прямыми и относиться как к работникам, привлеченным к производственному процессу, так и к осуществляющим иную деятельность на предприятии, не связанную с выпуском продукции. Свой выбор, тем не менее, налогоплательщик обязан закрепить в документации. Допускается также процентный расчет резерва на оплату отпусков по каждому структурному подразделению. При этом статья данных расходов составляется по предприятию в целом.

Создаем резерв на оплату отпусков

По положениям, содержащимся в абз. 2, пункта 1, ст. 324.1 НК можно составить следующую формулу:

% = (Отпускплан + СВотпуск) / (ОТплан + СВОТ) × 100% , в которой;

После определения процента его необходимо каждый месяц умножать на сумму по фактическим расходам по з/п (включая страховой взнос). Результат, который будет получен, включается в учет резерва на оплату отпусков по ст. 255, п. 24 НК. При этом необходимо следить за тем, чтобы накопленная сумма не превышала предельную величину, установленную в документации.

Пример

Рассмотрим формирование резерва на оплату отпусков для предприятия, занимающегося изготовлением из недрагоценных материалов ювелирных изделий. В декабре было решено составить смету предстоящих расходов на 2013-й год. Для целей налогообложения в учетной документации было закреплено соответствующее положение. Вместе с этим была определена предельная величина сумм поступлений и ежемесячный процент. Предприятие запланировало на 2013 год следующие расходы:

• На з/п - 1 миллиона рублей.
• Резерв на оплату отпуска - 264 тыс. руб.

На 2013 год ставки страховых сумм с фонда з/п были:

• 5.1% - в ФФОМС.
• 22% - в ПФР.
• 2.9% - в ФСС.

Вид деятельности, которую осуществляет предприятие, относится к 9 классу профриска (код ОКВЭД 36.61). Это означает, что ставка по страховым взносам - 1%. Общий тариф - 31% (22+5.1+2.9+1). Далее проведем начисление резерва на оплату отпусков:

Предусмотренная сумма на год составит:

264 000 р. + 264 000 р. × 31% = 345 840 р.

В документации отражено, что предельная величина расходов - 345 840. Предусмотренный годовой фонд з/п, включая страховые платежи:

3 000 000 р. + 3 000 000 р. × 31% = 3 930 000 р.

Процент отчислений по каждому месяцу:

345 840 р. / 3 930 000 р. × 100% = 8.8%

В соответствии с полученными данными составляется смета

Использование накоплений

Резерв на предстоящую оплату отпусков, согласно ст. 255, п. 24 НК, будет включаться в состав расходов на з/п. При этом не будет иметь значения размер фактически назначенных платежей. Как выше было сказано, также включаются в резерв на оплату отпуска соответствующие Это означает, что данные взносы не относятся к прочим затратам, как, к примеру, страховка, назначенная по з/п. Необходимо иметь в виду, что резерв допускается использовать только при оплате дополнительного и основного отпуска.

Компенсацию за неиспользованный период следует сразу относить к расходам по з/п. Это положение зафиксировано в ст. 255, пункте 8 НК. На данное предписание также указывает письмо Минфина. Здесь стоит отметить, что речь, в частности, ведется о компенсациях при увольнении. Но в ст. 255 говорится о пособиях за неиспользованные периоды, согласно ТК РФ.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков

Поскольку на протяжении года налогоплательщики исходят из предполагаемых, а не фактических расходов на отдых сотрудникам, к концу периода может сложиться несколько проблемная ситуация. В частности, сумма, действительно перечисленная сотрудникам в счет отпусков может превысить размер резерва. При этом его величина, которая отнесена на расходы, больше, чем фактические затраты организации. В этой связи вполне естественно, что налогоплательщиком должна быть проведена инвентаризация резерва на оплату отпусков. Данное предписание установлено в ст. 324.1 НК (п. 3, абзац 1). Итоги проведенной процедуры необходимо оформить соответствующим образом. В частности, составляется акт либо (в произвольном виде). Отражение полученных результатов будет зависеть от того, планирует ли предприятие в следующем периоде продолжать составлять запас предполагаемых затрат.

Исключение запаса из будущих расходов

По ст. 324.1, п. 3, абз. 3, в случае, если у предприятия недостаточно средств в фактически начисленном резерве, который подтвержден инвентаризацией на конец периода, налогоплательщик должен по данным на 31 декабря того года, в который он был составлен, включить в затраты фактические суммы на оплату отпусков. Соответственно, добавляются и по которым не был составлен указанный запас ранее. Если, планируя следующий период, предприятие посчитает, что резерв на оплату отпуска нецелесообразен, то сумма остатка, которая выявлена при проверке на 31 декабря, относится на статью внереализационных доходов в текущем периоде.

Включение запаса в план на будущий год

Если учетная политика компании остается неизменной касательно резерва, то по завершению налогового периода может быть выявлен остаток недоиспользованных средств. В соответствии с пунктом 4 указанной выше статьи НК, запас будущих расходов уточняется, исходя из:

1. Кол-ва дней неиспользованного периода работниками.
2. Среднедневной величины расходов на з/п сотрудникам.
3. Обязательных страховых взносов.

Если по результатам сверки размер рассчитанного резерва по неиспользованному отпуску больше фактического остатка резерва к концу года, сумма превышения должна включаться в расходы на з/п. другими словами, если НО > ОНР, то разница равна затратам на оплату труда. Если по итогам сверки сумма окажется меньше, то ее следует включить во внереализационные доходы.

Недостаток средств запаса: пример

Сумма отчислений для резерва оплаты отпусков составляет 345 840 р. На протяжении 2013 года сотрудникам было выдано 310 000 р. Взносы по страховке составили:

310 000 х 31% = 96 100 р.

В ходе сверки в конце годы было выявлено, что фактическая начисленная сумма (в том числе взносы) больше величины резерва на 60 260. Таим образом, средств недостаточно. В этой связи сумма превышения должна включаться в расходы на з/п.

Величина запаса больше фактически выданных средств: пример

Сумма для резерва на расходы для выплаты отпускных - 345 840 р. На протяжении года сотрудникам было выдано 250 тыс. р. Страховка составила 77 500 р. (250 тыс. х 31%). К концу года в ходе инвентаризации выявлено, что сумма резерва больше фактически выданных отпускных (вместе со страховками) на 18 340 р. Превышение подлежит отнесению к внереализационным доходам.

Неиспользованные дни

Их необходимо определять только по состоянию на последнее число календарного года. Уточнение запаса будущих расходов по оплате отпусков на протяжении налогового периода не осуществляется. В ходе сверки зачастую на практике возникает вопрос о том, как следует считать неиспользованные дни. Существует два варианта. По первому следует учесть предполагаемое число дней за год. Оно сопоставляется с количеством фактически взятых. По второму варианту нужно учесть все дни, которые не были использованы на 31 декабря, в числе которых и дни за предыдущие годы. Минфин склоняется к применению первого варианта. В арбитражной же практике имеют место случаи использования второго подхода.

Баланс

В налоговом учете составление резерва на расходы по отпускам выступает в качестве права налогоплательщика, а в бухучете - обязанности. Следует, однако, отметить, что прямого указания об этом в нормативных документах нет. Тем не менее, анализируя ПБУ 8/2010, оплата ежегодного отпуска сотрудникам считают оценочным обязательством организации. Оно признается таковым при исполнении ряда условий, зафиксированных в п. 5 указанного ПБУ. В соответствии с п. 16 этого же документа, размер оценочного обязательства устанавливается предприятием в соответствии с имеющимися фактами хоз. деятельности, опыта применения аналогичных обязательств. При необходимости принимается во внимание и мнение экспертов. Поскольку Закон "О бухгалтерском учете" не формулирует четких правил составления запаса, для многих организаций оптимальным выходом было бы использование порядка, который применяется для целей налогообложения. Таким образом, можно было бы сблизить два баланса и исключить необходимость следовать ПБУ 18/02.

В этой связи вполне логичен вопрос налогоплательщиков о том, имеют ли они право осуществлять расчет оплаты отпуска по правилам НК. Представители Минфина в ответ на это ограничились ссылками на перечисленные выше нормы. В частности, было разъяснено, что оценочные обязательства отражаются в бухучете по правилам ПБУ 8/2010, а в налоговой отчетности - ст. 324.1 НК. В соответствии с положениями указанного ПБУ в пункте 16, предприятию необходимо документально подтверждать обоснованность размера оценочного обязательства. При исполнении указанного условия можно предположить, что резерв предстоящих затрат на отпускные выплаты в случае необходимости может составляться в балансе по правилам, предусмотренным в ст. 324.1 НК. Здесь и дальше подразумеваются взносы на обязательное пенсионное, социальное (при временной нетрудоспособности вследствие материнства, при несчастных случаях и профессиональной болезни), медицинское страхование.

Спорный момент: случай из практики

Налогоплательщик обжаловал решение налоговой службы, сделавшей вывод о том, что отражение затрат по формированию отпускного резерва было осуществлено необоснованно. В этой связи был доначислен налог на прибыль в размере около 1.7 млн. р. Налоговая служба посчитала, что уточнение резерва плательщиком на будущую оплату отпусков сотрудникам, исходя из числа дней неиспользованного периода по всем не взятым отпускам работников с начала функционирования компании, было произведено неправомерно. Судьи, в свою очередь, провели анализ положения, присутствующего в ст. 342.1, п. 4. В частности, они указали, что из содержания приведенной нормы не следует однозначного вывода о том, что речь ведется именно о тех отпусках, которые подлежат предоставлению за настоящий отчетный период. Согласно ст. 3 НК, появляющиеся неустранимые неясности, противоречия и сомнения законодательных актов о сборах и налогах должны толковаться в пользу налогоплательщика. По ст. 122-124 ТК работодателю вменено в обязанность предоставлять сотрудникам ежегодные оплачиваемые отпуска. Законом при этом предусматривается возможность осуществлять перенос этого периода. Кроме того, нормами запрещено не предоставлять оплачиваемый ежегодный отпуск на протяжении 2-х лет подряд. Из этого следует, что под неиспользованными периодами, согласно ст. 324.1 НК, необходимо понимать непредоставленные дни как в текущем, так и в прошедших периодах.

Программа планирования резерва

Рассмотрим, как составить резерв на оплату отпусков ("1С: ЗУП"). Возможности, имеющиеся в программе, позволяют равномерно включать затраты в производственные издержки либо оборот отчетного периода. Это, в свою очередь, способствует грамотному планированию и распределению финансов. Проводки налогового и бухгалтерского учетов составляются автоматически документом "Отражение з/п в регламентируемом учете".

Настройка составления запаса осуществляется так:

1. Зайдя в меню "Сервис", следует открыть параметры.
2. Вкладка "Оценочные обязательства".
3. Поставить соответствующую галочку на формирование резерва в налоговом учете.
4. В справочнике "Запасы и оценочные обязательства" следует сделать новый элемент. Отражает резерв на оплату отпусков (счет 96).
5. В форме элемента заполняется список по базовым параметрам. Здесь приводятся те отчисления сотрудников предприятия, которые используются при расчете сумм для
6. Величины задаются на год для каждой компании как процент от базовых параметров.

Нюансы ТК

График отпусков, как правило, составляется в зимний период. Согласно нормам, работник должен быть уведомлен о предстоящем отдыхе за 2 недели до его начала. Данная обязанность предписана статьей 123, ч. 3 ТК. Уведомление должно быть оформлено письменно. После ознакомления сотрудник должен удостоверить его своей подписью. Как правило, достаточно издания соответствующего приказа руководителем. Собственно, он и будет выступать как уведомление. В соответствии с общим порядком, выдача отпускных производится за три календарных дня до начала отдыха. В случае задержки на предприятие может быть наложено административное взыскание (штраф). В случае повторного нарушения норм ТК работодатель может быть дисквалифицирован на период от 1 до 3-х лет.

В случае ухода на отдых с последующим увольнением сотруднику также выплачиваются отпускные за три дня, а полный расчет осуществляется в последний рабочий день. Служащий вправе разделить положенный ему период на несколько частей. В законе не установлено ограничений по их количеству. Однако при этом существует определенное условие. Хотя бы одна часть отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Оставшийся период может быть разбит сотрудником по его усмотрению.

Однако здесь следует упомянуть об одном важном нюансе. Сотруднику может быть отказано в отдыхе, если в соответствии с графиком этот период назначен на другое время. Например, работник должен уйти в отпуск дважды в год - одну и три недели. Сотрудник просит отдых на три дня с сохранением ему з/п. В этом случае руководитель может ему отказать. Это обусловлено тем, что график по отпускам является обязательным для исполнения как работником, так и нанимателем. Это предписание зафиксировано в ст. 123, части 2 ТК. В случае, если уход работника на отдых может неблагоприятно сказаться на производительности предприятия, этот период можно перенести. Однако на это обязательно должно быть согласие самого сотрудника. Законом при этом запрещено непредоставление отпуска в течение 2-х лет подряд. Определяя этот период, следует учитывать рабочие годы, а не календарные. Таким образом, отсчет нужно вести с со дня начала его профессиональной деятельности в штате предприятия. Более того, в законе предусмотрена для работодателя, который не отпустит сотрудника, не достигшего 18 лет либо занятого на вредном или опасном производстве, на отдых.

Понормам трудового права, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы, если этот работник:

• участник Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• работающий пенсионер (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
• родитель и жена (муж) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), - до 14 календарных дней в году;
• работающий инвалид — до 60 календарных дней в году;
• работник, у которого родился ребенок, который регистрирует брака, в связи со смертью близких родственников — до 5 календарных дней;
• в других случаях, предусмотренных ТК, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Все перечисленные основания приводятся в ч. 2. ст. 128 ТК РФ. Уточняется, что продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

В ч. 2 ст. 173 ТК РФ указывается еще одна категория работников, которым в связи с экзаменами и обучением тоже должен быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет о работниках, совмещающих работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, и работниках, поступающих на обучение по этим программам:

• работники, допущенные к вступительным испытаниям, — 15 календарных дней;
• работники — слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации - 15 календарных дней;
• на прохождение промежуточной аттестации выделяется 15 календарных дней в учебном году, на подготовку и защиту выпускной квалификационной работы и сдачу итоговых экзаменов — 4 месяца; на сдачу итоговых экзаменов - 1 месяц.

Тема гарантии предоставления отпуска за свой счет работникам, совмещающим работу с образованием, продолжена в ч. 2 ст. 174 ТК РФ. Но она касается именно тех, кто получает среднее профессиональное образование, а также работников, поступающих в соответствующие заведения.

Итак, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

• работникам, допущенным к вступительным испытаниям, — 10 календарных дней;
• для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней в учебном году; для прохождения государственной итоговой аттестации - до 2 месяцев.

В ст. 263 ТК РФ говорится о том, что ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы могу быть предоставлены в удобное время продолжительностью до 14 календарных дней работникам:

• имеющим 2-х или более детей в возрасте до 14 лет;
• работникам, имеющим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;
• отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Однако это должно быть прописано в коллективном договоре. Причем отпуск за свой счет по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Следует также обратить внимание на ч. 2 ст. 286 ТК РФ «Отпуск при работе по совместительству», в которой говорится следующее: «Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности».

Обратите внимание на ч. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в которой говорится о том, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих. Продолжительность отпуска может быть по их желанию равной продолжительности отпуска военнослужащих. Часть отпуска супругов военнослужащих, превышающая продолжительность ежегодного отпуска по основному месту их работы, предоставляется без сохранения заработной платы.

В Федеральном законе от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» даются разъяснения о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы инвалидам войны (п. 17 ч. 1. ст.14), ветеранам боевых действий (ч. 1-2 ст. 16) и другим категориям работников.

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 10 календарных дней предоставляется народным дружинникам и внештатным сотрудникам полиции (ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 02.04.2014 № 44-ФЗ «Об участии граждан в охране общественного порядка»).

Порядок предоставления отпуска за свой счет

Процедура документального оформления отпуска без сохранения заработной платы довольна проста. Для начала нужно проверить, попадает ли сотрудник в список тех лиц, которым отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в обязательном порядке. Если да, то нужно выяснить продолжительность отпуска, установленную законодательством.

Если сотрудник не в списке, то следует руководствоваться ч. 1 ст. 128 ТК РФ, в которой сказало, что продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон. В отдельных случаях законом устанавливается предельный срок отпуска. В частности, для гражданского служащего он составляет не более одного года (ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 №79).

Кроме того, решая вопрос о предоставлении такого отпуска человеку, который не находится в списке тех категорий, которым он предоставляется в обязательном порядке, нужно учитывать важность причин и оснований. Если работодатель расценивает эти причины как серьезные, то он согласовывает с работником продолжительность отпуска.

Следующий этап — документационное оформление отпуска. Для этого нужно:

1. Получить от работника заявление на отпуск. В нем должны быть указаны причины предоставления отпуска за свой счет и планируемая дата отпуска.
2. Издать приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (можно использовать унифицированные формы Т-6 или Т-6а).
3. Подписать приказ руководителю или иному уполномоченному лицу.
4. Ознакомить работника с приказом под роспись.

   Как отправить в отпуск работника в 2017 году

Как заполнить приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

В разделе Б формы Т-6 следует указать «отпуск без сохранения заработной платы», а также вписать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Если отпуск без сохранения заработной планы оформляется вместе с ежегодным оплачиваемым отпуском, то необходимо также заполнить раздел А.

В разделе В указывается общее количество дней отпуска и его даты.

Кроме того, нужно не забыть оформить личную карточку работника (форма Т-2). Информация об отпуске без сохранения заработной платы вносится в раздел VIII. Здесь работодателю следует заполнить следующие графы:

• вид отпуска (без сохранения заработной платы);
• количество календарных дней отпуска;
• даты начала и окончания отпуска;
• основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

В соответствии с российским трудовым законодательством, каждый работодатель должен предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск своим работникам . Продолжительность положенного отдыха составляет минимум 28 календарных дней. Это число может быть увеличено в отношении сотрудников, работающих на Крайнем Севере, а также с вредными и опасными условиями труда.

Инструкция

В первую очередь вы должны за две недели до наступления нового календарного года составить график отпуск ов. Форма документа утверждена постановлением Госкомстата России и имеет номер Т-7. В соответствии со штатным расписанием внесите сведения обо всех сотрудниках организации.

Чтобы проставить дни и продолжительность отпуск а, проведите среди персонала опрос в письменном виде, так вы избежите конфликтных ситуаций, недовольств, а также будете знать заранее, кто сможет выйти на работу досрочно в случае производственной необходимости. В форме укажите количество календарных дней отпуск а, запланированную дату.

За две недели до наступления отпуск а попросите сотрудника написать на имя руководителя организации заявление с просьбой предоставления очередного ежегодного оплачиваемого отдыха. Если сотрудник желает раздробить его на части, он должен это также прописать в заявлении.

Зарегистрируйте документ в журнале учета входящей корреспонденции. После чего составьте приказ о предоставлении положенного отпуск а. Данный распорядительный документ разработан и утвержден правительством РФ, имеет форму номер Т-6. Здесь укажите табельный номер сотрудника, его ФИО, должность, вид отпуск а, продолжительность и конкретную дату.

как отправить в отпуск сотрудника

Отдайте приказ на подпись самому сотруднику.

Внесите сведения в график отпуск ов, то есть проставьте там фактическую дату предоставления положенного отдыха и количество дней отпуск а. На основании приказа сделайте пометку в личной карточке сотрудника и в штатном расписании. Отдайте распорядительный документ в отдел бухгалтерии для последующего расчета отпуск ных выплат.

Если сотрудник является материально-ответственным лицом, например, кассиром, на время отпуск а назначьте нового человека. Для этого оформите приказ о замещении.