Повышение эффективности любой организации в настоящее время невозможно без улучшения управленческой деятельности. Деятельность учреждения не может быть результативной и конкурентоспособной без наличия глубокого и всестороннего анализа, прогнозирования ситуации, выработки и принятия своевременных и обоснованных решений. В основе деятельности организации лежит работа с информацией, выработка и реализация мероприятий, направленных на повышение ее эффективности. Только своевременный сбор, анализ и обобщение сведений, прогноз ситуации и выработка на их основе действенных мероприятий, а также их осуществление дают возможность организации эффективно функционировать.
Работа с информацией, прогнозирование ситуации и выработка мероприятий - это не что иное, как составные части планирования. Необходима такая информация, которая позволит непрерывно влиять на любые процессы в интересующей нас сфере деятельности.
Прогнозирование призвано обеспечить научность, рациональность и необходимо для того, чтобы понять, как будут развиваться события и как подготовиться к активному воздействию на эти события. Прогнозирование будущего состояния рассматриваемого объекта осуществляется на основе анализа его состояния в прошлом и настоящем.
Если вся работа не будет организована на основе прогноза и научно разработанных перспективных планов на длительный срок, если не будут постоянно корректироваться и контролироваться в процессе реализации мероприятия плана, то нельзя поднять уровень руководства, а следовательно, и успешно решать поставленные задачи.
Планирование является наиболее характерным показателем целенаправленности человеческого труда, так как управление социальными процессами и явлениями невозможно без определения целей и средств их достижения. Планирование - весьма сложная область человеческой деятельности, один из общих принципов управления. Планирование в то же время выступает и как функция управления. Оно объективно присуще управлению, которое призвано обеспечить сознательную, целенаправленную, а следовательно, и заранее осмысленную спланированную деятельность.
Таким образом, планирование - это постановка целей и задач, выработка мероприятий и оценка конкретных сил и средств на определенный период путем выдвижения гипотез на основе полученной информации, принятия специфического управленческого решения (плана) и его реализация. Целью планирования организации является совершенствование деятельности путем достижения эффективного использования сил и средств, на основе определения последовательности решения возложенных задач, обеспечения равномерности и ритмичности задействования кадровых, финансовых, материально-технических и иных ресурсов.
Задачи стабильного функционирования организации в современных условиях могут быть успешно решены только при условии значительного повышения эффективности деятельности системы управления, широкого использования научно обоснованных методов работы, внедрения основ научной организации управления и труда (инноваций), в том числе научно обоснованного планирования работы.
Первая цель - сохранить нормальное функционирование организации в условиях активного воздействия на них внешней среды. Иначе говоря, организация обязана сохранить свою целостность и эффективность, работая в тех условиях, которые сложились в ее области деятельности. Вторая цель - все более адаптируясь к окружающей среде, выявляя дополнительные резервы и проявляя инициативу, постоянно совершенствовать организацию и функционирование предприятий, их подразделений и служб.
Планирование деятельности организации помогает успешно решать следующие задачи:
определение наиболее перспективных путей совершенствования функционирования;
обеспечение целеустремленности и наступательности;
маневрирование силами и средствами, т. е. наиболее эффективное применение методов и средств;
взаимодействие и комплексное использование возможностей всех служб организации;
исключение дублирования в деятельности служб и сотрудников, а также недопущение отвлечения сил и средств на решение второстепенных задач;
организацию четкого контроля за своевременным и надлежащим исполнением намеченных мероприятий.
Планирование основывается на глубоком и всестороннем анализе складывающейся ситуации и результатов функционирования организации за определенный период. Результаты такого анализа позволяют определить злободневные проблемы и основные направления работы. План приучает сотрудников организации работать организованно, вдумчиво, творчески. Он дает сотрудникам возможность, исходя из конкретных задач и сложившейся ситуации, наиболее правильно и эффективно использовать силы и средства. Руководствуясь планом, сотрудники избегают произвольных и непродуманных действий, которые приводят к напрасной трате сил и времени, а иногда и к нарушениям. Планирование, как уже отмечалось, - сугубо творческая деятельность соответствующих субъектов управления и включает в себя:
оценку объектов управленческого воздействия, состояния организации и условий ее функционирования;
оценку результатов выполнения ранее запланированных и проведенных мероприятий;
прогнозирование и определение основных рубежей (целей) и наиболее важных задач на планируемый период;
разработку мер, которые нужно реализовать для решения основных задач, рациональное распределение и тактически правильное использование сил и средств;
правильное, продуманное определение форм взаимодействия отдельных служб, подразделений и сотрудников.
Принцип законности в планировании означает необходимость строгого соответствия намеченных мероприятий требованиям законов и подзаконных актов. Реальность и конкретность - чрезвычайно важные условия, позволяющие исполнителям более четко усваивать цели и задачи этих мероприятий и тем самым гарантировать успех их проведения. Данный принцип тесно связан с требованием оптимальности планов, т. е. с требованиями достижения поставленных целей с наименьшими затратами сил, средств и времени при существующих условиях. Комплексный подход означает, что многообразие форм и методов решения задач функционирования организации вызывают реальную необходимость разработки целой группы текущих, целевых, ситуационных и индивидуальных планов, призванных обеспечить наиболее эффективное функционирование организации.
Планы должны быть актуальными, выполнимыми и в то же время напряженными. В планах необходимо четко и ясно формулировать задачи, определять мероприятия, сроки и конкретных исполнителей. Это достигается четкостью формулировок, не допускающих двусмысленного толкования. Недопустимо применение неопределенных выражений, общих призывов, мероприятий, которые являются функциональными обязанностями тех или иных работников. Не менее важным требованием является своевременность разработки плана. Несвоевременно, с опозданием принятый план теряет свою актуальность, не даёт возможности успешно подготовить его выполнение, эффективно организовать работу оперативного аппарата.
Понимание сущности планирования, соблюдение указанных принципов и требований позволяют более эффективно планировать работу по всем направлениям деятельности организации, укреплять взаимодействие со смежными учреждениями.
Разнообразие планов различного уровня в организации требует единого системного подхода к планированию. В этой связи необходимо опираться на принципы непрерывности и преемственности в разработке планов. Мероприятия, содержащиеся в планах нижестоящих звеньев, должны учитывать не только специфические проблемы, но и базироваться на планах и указаниях вышестоящих органов, а планы служб и подразделений одного уровня - не противоречить друг другу. План на очередной период должен исходить из результатов выполнения предыдущего плана и иных ранее принятых решений, включать в себя незавершенные или истекшие по срокам исполнения мероприятия.
Планируемые мероприятия должны соответствовать объективно складывающейся обстановке с учетом прогноза ее развития. В процессе планирования следует максимально учитывать местные особенности и условия функционирования организации, что позволяет выбирать оптимальные пути и способы реализации конкретных мероприятий плана.
Принцип эффективности планирования выражается в требовании актуальности, конкретности и реальности намеченных мероприятий. Их осуществление призвано успешно решать узловые, наиболее важные проблемы в конкретно складывающейся обстановке. Важным условием эффективного планирования работы является его соответствие общим организационным принципам работы учреждений. Так, планирование должно отвечать принципу научности, т. е. базироваться на общих положениях и последних достижениях естественных и общественных наук, опираться на данные социологии, экономики, психологии, положения правовых наук, технические достижения и передовой опыт.
Планирование деятельности предприятия
Эффективность функционирования предприятия определяется многими обстоятельствами. Среди них: правильность установления «что, сколько, какого качества и к какому времени производить продукцию или оказывать услуги» с учетом спроса и предложения; выбор оптимальной технологии и организации производства; своевременное и рациональное ресурсное обеспечение; величина основного и оборотного капиталов; формы и методы реализации продукции и пр.
В условиях рыночной системы хозяйствования диапазон использования этих факторов чрезвычайно большой. Поэтому каждое предприятие должно стремиться к их оптимальному сочетанию.
Это предполагает необходимость применения соответствующих форм и методов их внутренней увязки. Такой формой является планирование производственной и хозяйственной деятельности предприятия. Опыт многих преуспевающих компаний про-мышленно развитых стран показывает, что в условиях рынка с его жесткой конкуренцией планирование хозяйственно-производственной деятельности является важнейшим условием их выживаемости, экономического роста и процветания, успешной реализации принятой стратегии развития предприятия. И в самом деле, если стратегия предприятия является принципиальной установкой его развития на будущее, то планирование представляет собой определение оптимальных путей производства и реализации продукции, поскольку в нем осуществляется как увязка ресурсов, потенциала предприятия с целями его развития во временном периоде, так и со способами их достижения. Более того, в условиях неопределенности экономического развития, наличия рисков и жесткой конкуренции, присущей рыночной системе хозяйствования, оно становится практически единственным условием, вносящим определенную устойчивость при осуществлении производственно-хозяйственной деятельности предприятия Именно оно позволяет предприятию на основе имеющихся «утренних возможностей спроектировать нужную организацию производства и реализации продукции с учетом изменений, происходящих в хозяйственной среде.
Вместе с тем планирование будет действенным только в том ииучае, если оно будет отвечать следующим требованиям:
Во-первых, планирование должно отвечать на вопросы: что, ютда и как может произойти?
Во-вторых, реализацию выбранной альтернативы будущего развития необходимо осуществлять на основе решений, принимаемых сегодня.
В-третьих, планирование есть непрерывный процесс принятия решений, в ходе которого устанавливаются и уточняются по юемени цели и задачи развития предприятия в связи с изменениями. происходящими вокруг него, и определяются ресурсы для п выполнения.
В-четвертых, планирование следует осуществлять попринципу, согласно которому функционирование предприятия должно быть рентабельно и обеспечивать денежные поступления и прибыль в объеме, удовлетворяющем заинтересованные в результатах работы предприятия группы лиц (собственников, учредителей, коллективов акционеров, государство и т.п.).
В-пятых, в силу различий в характере проявления факторов гроизводства и задач, вытекающих из отдельных направлений деятельности предприятия, планирование подразделяется на долгосрочное и краткосрочное. Так, вопросы, связанные с приобретением оборудования и характером его использования, кадровой политикой, определением ассортимента продукции и рынка сбыта требуют их рассмотрения на долговременный период. В то же время вопросы, касающиеся текущего обеспечения предприятия сырьем и материалами, платы за энергию, воду, необходимо рассматривать на краткосрочный период.
Реализация этих требований предполагает, что планирование я процессе своего осуществления должно следовать следующим принципам. Это:
гибкость, предусматривающая постоянную адаптацию к изменениям среды функционирования предприятия. Его соблюде- ние требует корректировки плана при различных изменениях внешней и внутренней среды;
непрерывность,
предполагающая скользящий характер пла
нирования, прежде всего в части систематического пересмотра
планов, «сдвигая» период планирования (например, после завер
шения отчетного месяца, квартала, года);
коммуникативность,
под которой понимается координация
и интеграция усилий (или принцип холизма по Р.Акофу). Все дол
жно быть взаимоувязано и взаимозависимо;
участие,
предполагающее важность вовлечения в него всех
возможных участников процесса функционирования предприя
тия;
адекватность,
т.е. отражение реальных проблем и самооцен
ки в процессе планирования. Адекватность предполагает, что
реально происходящие процессы с рациональной точностью дол
жны моделироваться при составлении плана предприятия;
комплексность
как взаимосвязь и отражение в плане всех
направлений финансово-хозяйственной деятельности предприя
тия;
многовариантность,
позволяющая выбрать наилучшую из
альтернативных возможностей достижения поставленной цели.
Соблюдение этого принципа требует разработки различных сце
нариев будущего развития предприятия исходя из вероятностных
сценариев развития окружающей среды;
итеративность,
предусматривающая неоднократность увяз
ки уже составленных разделов плана (итерации). Это обусловли
вает творческий характер самого процесса планирования.
На практике применяется стратегическое, долгосрочное, краткосрочное и текущее планирование. Каждое из них имеет свои формы и методы увязки ресурсов и способов достижения целей и расчета показателей. Они являются предметом рассмотрения одной из ведущих отраслей знания экономической науки - «Прогнозирование и планирование экономической деятельности».
В нашем случае планирование будет рассмотрено только с точки зрения его роли и значения в деле развития экономики пред-прпхтя о условиях рынка как средства, позволяющего найти наиболее эффективные пути увязки и развития возможностей предприятия со спросом и предложением на товары или услуги, производимые им.
Тема 3. ПРИНЦИПЫ И ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА
Управление – это подлинная наука, опирающаяся на точно определенные законы, правила и принципы.
(Ф. Тейлор)
3.1. Законы менеджмента
По сравнению с другими видами труда в организации управленческий труд имеет ряд специфических особенностей:
–> представляет собой умственный труд, состоящий из трех видов деятельности: организационно-административной и воспитательной, аналитической и конструктивной, информационно-технической;
–> участвует в создании материальных благ и оказании услуг опосредованно, через труд других работников;
–> предмет труда – информация;
–> средство труда – организационная и вычислительная техника;
–> результат труда – управленческое решение.
Специфические особенности менеджмента, т.е. творчества менеджеров, основаны на определенных законах (табл. 3.1).
3.2. Принципы менеджмента
Специфические особенности менеджмента, т.е. творчества менеджеров, реализуются с помощью определенных принципов.
Принципы – правила, нормы, предписания к действию.
Рыночная концепция менеджмента потребовала пересмотра принципов менеджмента. Были сформулированы новые принципы, относящиеся к неформальной модели менеджмента:
Таблица 3.1
Законы управления
kvvad лояльность к работающим;
kvvad ответственность – обязательное условие успешного менеджмента;
kvvad атмосфера в фирме, способствующая раскрытию способностей сотрудников;
kvvad своевременная реакция на изменения окружающей среды;
kvvad установление долевого участия каждого сотрудника в общих результатах;
kvvad методы работы с людьми, обеспечивающие их удовлетворенность собственным трудом;
Таблица 3.2
Принципы управления
kvvad коммуникации, пронизывающие фирму по горизонтали и по вертикали;
kvvad непосредственное участие менеджеров в деятельности групп на всех этапах как условие согласованной работы;
kvvad честность и доверие к людям;
kvvad умение менеджера слушать всех, с кем он сталкивается в своей работе;
kvvad этика бизнеса – золотое правило менеджмента;
kvvad качество личной работы и ее постоянное совершенствование;
kvvad опора на фундаментальные основы менеджмента: качество, затраты, сервис, нововведения, контроль ресурсов, персонал.
3.3. Функции менеджмента
Специфические особенности менеджмента, т.е. творчества менеджеров, реализуются с помощью определенных функций.
Функции – виды деятельности, с помощью которых субъект управления (руководитель, аппарат по руководству предприятием) воздействует на управляемый объект (трудовой коллектив).
Функции управления бывают:
общие – часть управленческого цикла, характеризующаяся регулярным видом деятельности;
конкретные – определяются по принадлежности к конкретной стадии производственного процесса;
специальные – подфункция конкретной функции.
При этом объективно необходимые функции – это:
kvvad организационно-техническая (согласование и координирование деятельности в процессе производства);
kvvad социально-экономическая (контроль за трудом, использованием машин и механизмов).
Любое предприятие рассматривается как сложная система, для которой необходимо определить состав функций управления и учесть следующие факторы:
Ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, оборудование, здания, сооружения, информация, производственная технология, продукт;
Цикл принятия управленческого решения: подготовка, утверждение, внедрение, оценка;
Стадии жизненного цикла продукта.
Для достижения некоторой цели необходимо реализовать содержание процесса управления (вариантов здесь может быть 1x5), ресурсное обеспечение (1x8), цикл принятия решения (пусть возможных вариантов 2). Тогда необходимо 1x5x8x2 – 80 функций.
В примере представлен вариант подхода к формированию полного набора управленческих решений при функциональной структуризации целей предприятия.
Современный подход к изучению процесса менеджмента бизнесом состоит в разделении управленческих функций. Первоначальный перечень пяти функций А. Файоля (рис. 2.6) расширен сегодня до семи (рис. 3.1).
Все эти функции должны рассматриваться с позиций комплексного подхода.
Рис. 3.1. Современные управленческие функции
3.4.1. Планирование
Планирование – управленческая деятельность, отражаемая в планах и фиксирующая будущее состояние объекта менеджмента в текущие моменты времени.
Задачи планирования:
kvvad обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений;
kvvad перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает состояние объекта, желаемое в будущем, и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных или сдерживание отрицательных тенденций развития;
kvvad координация деятельности структурных подразделений и сотрудников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов;
kvvad создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия путем сравнения фактических и планируемых значений параметров по принципу «факт – план»;
kvvad стимул (мотивация) трудовой активности сотрудников. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, создающие действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников процесса управления;
kvvad информационное обеспечение работников организации. Планы содержат важную для каждого участника его реализации информацию в целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ.
В табл. 3.3 приводятся характеристики принципов современного планирования.
Необходимость планирования состоит в определении:
kvvad конечных и промежуточных целей;
kvvad задач, решение которых необходимо для достижения целей;
kvvad средств и способов решения задач;
kvvad требуемых ресурсов, их источников и способов распределения.
В эффективно функционирующих организациях обычно достигается разумный компромисс между плановой директивой администрации и оперативной импровизацией менеджера. Обеспечивается он, в частности, реализацией перечисленных принципов в плановой деятельности менеджера.
Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных плановых документов – планов.
План – основа деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания, кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.
По форме планирование может быть:
перспективным {стратегическим): определение главных целей деятельности на период более 5 лет;
среднесрочным: выбор средств для выполнения целей на период от 1 до 5 лет;
текущим {оперативным): программа использования ресурсов на период до 1 года с детализацией по месяцам.
Таблица 3.3
Принципы планирования
Характер планирования во многом зависит от типа предприятия (табл. 3.4).
Таблица 3.4
Принцип планирования в современном менеджменте: от будущего к настоящему, а не от прошлого к будущему (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Общая схема планирования
Таблица 3.5
Сравнительная характеристика стратегического и оперативного планирования
Результат планирования – определение оптимального использования возможностей предприятия и предотвращение ошибочных действий, ведущих к снижению эффективности его работы.
Наиболее различаются перспективное и текущее планирование (табл. 3.5).
3.4.2. Организация
Организация – управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования.
Рис. 3.3. Принципы функции организации
Организация как функция менеджмента реализуется через:
административно-оперативное управление:
– определение структуры предприятия;
– распределение функций между подразделениями;
– установление ответственности (предоставление прав) между работниками аппарата управления;
оперативное управление:
– периодическое или непрерывное сравнение фактических результатов с плановыми;
– корректировка результатов.
Формы организации производственных процессов – это концентрация, специализация, комбинирование, кооперирование:
Таблица 3.6
Основные принципы рациональной организации производственных процессов
концентрация – процесс сосредоточения производства на более крупных предприятиях, производствах, в регионах;
специализация – выделение особого (специализированного) вида производства и создание нового производственного процесса, подразделения;
комбинирование – производство продукта ведется из готовой продукции предыдущего передела или отходов производства других переделов;
кооперирование – установление производственных связей между производителями на основе их специализации.
Организация управления обеспечивает создание наиболее благоприятных условий для достижения поставленных целей в установленный период времени при минимальных затратах производственных ресурсов.
Особое значение функция организации приобретает в случаях, когда при выполнении принятых решений действия отдельных исполнителей выходят за рамки нормативных актов, утвержденных инструкций, методик и требуют оперативной организации работы (табл. 3.6).
3.4.3. Регулирование
Регулирование – управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в требуемое состояние.
Рис. 3.4. Принципы функции регулирования
Регулирование предполагает процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).
Задача регулирования – обновление плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.
В зависимости от содержания проблемы (выявленного отклонения) и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:
реактивное – осуществляется, когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений от стандартов;
упреждающее – проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей.
Процесс оперативного регулирования включает следующие этапы:
–> информационную подготовку для принятия решения;
–> разработку и принятие решений (формирование альтернативных вариантов, установление сроков выполнения, выбор исполнителей, обработка дополнительной информации, утверждение варианта решения, выделение ресурсов для его реализации);
–> реализацию решения и контроль его исполнения (необходимо организационное обеспечение решения, т.е. наличие ресурсов в распоряжении ответственных лиц, а также инструктивных материалов; информационное обеспечение, дающее возможность проводить согласованные действия всем исполнителям).
Регулирование хода производства должно отвечать следующим требованиям:
kvvad опираться на четкую организацию оперативного планирования производства, непосредственным продолжением которого оно является;
kvvad предполагать непрерывность контроля и наблюдения за ходом производства;
kvvad осуществлять обязательное быстрое и четкое выполнение распоряжений руководства;
kvvad базироваться на четкой ответственности и преемственности оперативного руководства производством.
Функция регулирования в процессе управления производством выполняет роль гибкого инструмента, с помощью которого ход производства непрерывно вводится в строгие рамки, предусмотренные планом (рис. 3.5).
Рис. 3.5. Результат регулирования
3.4.4. Координация
Координация – управленческая деятельность, обеспечивающая согласованность работы различных производственных и функциональных подразделений предприятия в процессе выполнения плановых заданий.
Эффективным средством достижения скоординированной работы подразделений является проведение совещаний менеджеров, на которых осуществляется согласование их деятельности по обслуживанию, материальному обеспечению производства.
Оперативная координация работ состоит из этапов:
–> выяснение причин отклонений от плановых заданий;
–> определение состава дополнительных работ и производственных заданий для их выполнения;
–> определение резервов, выделяемых предприятием для выполнения дополнительных работ;
–> уточнение распределения обязанностей и ответственности между менеджерами различных уровней управления, призванным устранять возникшие отклонения в ходе производства.
3.4.5. Мотивация
Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей; воздействие на факторы результативности работы менеджеров, специалистов и на основе ее оценки использование соответствующих побудительных мотивов.
Сущность мотивации как функции менеджмента состоит в том, чтобы персонал предприятия выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и обязанностями и сообразуясь с принятыми управленческими решениями.
В зависимости от целей теории мотивации можно разделить на три большие группы:
процессуальные, цель которых – установить вероятность наступления ожидаемого от работника результата при мотивирующей роли различных потребностей и возможной различной степени их удовлетворения;
параллельные, цель которых – определить, какие виды деятельности удовлетворяют параллельно низшие и высшие потребности человека, и какие отдельно каждую группу потребностей, и создать на этой базе оптимальную систему стимулирования труда с материальными и нематериальными составляющими.
Для успешной мотивации сотрудников руководителю необходимо предоставить им возможность удовлетворения определенных активных потребностей для творческого выполнения производственных задач, распределенных дифференцированно, с учетом индивидуальных особенностей каждого работника. Этот процесс будет сопровождаться повышением преданности интересам организации и производительности труда. При этом каждый человек должен рассматриваться не в качестве орудия для достижения целей, а как личность, требующая к себе бережного отношения и индивидуального подхода. Итак, работа в значительной мере должна соответствовать интересам и способностям работника.
Анализ отечественных и западных теорий мотивации приведен в разделе 6 настоящего учебного пособия.
3.4.6. Руководство
Руководство – управленческая деятельность, обеспечивающая нормальное протекание производственных и управленческих процессов.
Рис. 3.6. Типы власти
Эффективному менеджеру власть необходима, но эффективный менеджер никогда не будет проявлять свою власть в приказной манере, ожидая беспрекословного подчинения.
Власть – это возможность влиять на поведение других (рис. 3.6).
Влияние – это поведение одного человека, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого человека.
Существуют две формы влияния, которые могут побудить исполнителя к более активному сотрудничеству:
kvvad убеждение;
kvvad участие сотрудников в управлении.
Для эффективного использования влияния менеджеру необходимо выполнять ряд условий:
Потребность, к которой аппелируют, должна быть актуальной;
Человек, на которого влияют, должен рассматривать влияние как источник удовлетворения или неудовлетворения (в той или иной степени) какой-то потребности;
Человек, на которого влияют, должен ожидать с достаточно высокой вероятностью, что исполнение задания приведет к удовлетворению или неудовлетворению его потребности;
Человек, на которого влияют, должен верить, что его усилия имеют хороший шанс оправдать ожидания руководителя.
Особенно эффективным является влияние лидера, признанного коллективом. Применительно к управлению лидерство – это способность оказывать влияние на отдельные личности и группы, направляя их усилия на достижение целей организации.
3.4.7. Контроль
Контроль, учет, анализ – система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям.
Контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.
Контроль – комплексная функция, включающая функции учета, оценки, анализа.
Задачи контроля:
kvvad сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);
kvvad оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);
kvvad анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);
kvvad прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Значение контроля:
kvvad завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента;
kvvad производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
Процесс контроля включает:
kvvad установку стандартов, выработку критериев оценки;
kvvad изменение фактических результатов;
kvvad принятие необходимых корректирующих действий.
По форме осуществления контроль может быть:
kvvad внутренним – система контроля организуется предприятием самостоятельно;
kvvad внешним – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.
Рис. 3.7. Принципы функции контроля
В табл. 3.7 приводятся характеристики основных видов контроля.
Эффективная система контроля характеризуется:
–> стратегической направленностью;
–> ориентацией на результаты;
–> соответствием контролируемому виду деятельности;
–> своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;
–> экономичностью и простотой.
Учет – управленческая деятельность по финансированию состояния объекта управления с начального до конкретного момента времени.
По виду учет делится на:
оперативный – текущее управление определенными видами хозяйственной деятельности или отдельными операциями;
финансовый (бухгалтерский) – информация о кругообороте всех средств и ресурсов в процессе хозяйственной деятельности предприятия;
статистический – дополняет предыдущие виды учета информацией о процессах, не имеющих стоимостной оценки; может быть сплошным и выборочным.
Таблица 3.7
Характеристика основных видов контрольной деятельности
Анализ – управленческая деятельность, обеспечивающая выявление причин отклонения желаемого состояния системы от фактического и осуществляющая разработку мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Цели экономического анализа -
kvvad определить эффективность производственно-сбытовой деятельности предприятия;
kvvad выявить направления деятельности на текущий и перспективный периоды.
Анализ может быть внешним и внутренним.
Внешний характеризует:
kvvad имущественное состояние предприятия;
kvvad финансовую устойчивость;
kvvad платежеспособность;
kvvad рентабельность деятельности;
kvvad привлечение источников капитала;
kvvad отношения предприятия с внешней средой.
Внутренний характеризует:
kvvad формирование прибыли;
kvvad структуру себестоимости;
kvvad ценовую политику;
kvvad себестоимость по видам продукции;
kvvad характер ответственности должностных лиц.
Ситуации для обсуждения
1. При проведении реконструкции цеха мастер Иванов И.И. получил задание предложить кандидатуры работников своего цеха (в количестве 10 человек) для перевода на другую работу. Мастеру не хотелось бы обижать подчиненных ему людей, поэтому он нашел следующее решение вопроса: он предлагает начальнику цеха список из 20 человек и просит его выбрать тех десятерых, которые ему кажутся подходящими. Однако начальник цеха такое решение вопроса отклонил.
Какой принцип управления использовал начальник цеха, отказав мастеру? Какой принцип управления хотел применить Иванов И.И., обратившись к начальнику цеха? Почему решение мастера было отклонено?
2. Двадцатидвухлетний лейтенант, направленный на службу на аэродром, получил должность офицера технического обслуживания самолетов. Лейтенанту предложен личный кабинет, под его руководством должны находиться 30 военнослужащих. Первым его помощником оказался сержант, занимавшийся аэродромным техническим обслуживанием, ему 25 лет. Лейтенант постоянно кричал из своего кабинета: «Эй, сержант, живо сюда!» И тот приходил – неизменно и беспрекословно.
Какую форму власти использовал лейтенант? Насколько эффективна такая власть? Каково, по Вашему мнению, отношение сержанта к лейтенанту как к руководителю?
3. Как Вы оцениваете следующее высказывание Т. Питерса и Р. Уотермена: «Хорошие менеджеры не только делают деньги, но и создают смысл существования для людей»?
4. «Организовывать – это значит сначала оценить возможность, а уж потом ставить задачу». Верно ли это?
5. «Хорошо спланировано – наполовину сделано». Приведите примеры, подтверждающие это высказывание.
Планирование (от лат. planus - ровный, плоский) означает создание, разработку замысла некоторой деятельности, работы на определенный период с указанием ее целей, содержания, объема, последовательности и сроков, а часто и методов выполнения.
Планирование в управлении заключается в выборе варианта текущего или перспективного развития объекта управления на основе интересов объекта и с учетом его возможностей (ресурсов), отведенного периода времени и основных лиц, ответственных за выполнение плана.
Современное планирование должно быть гибким и способным адаптироваться к постоянным изменениям объекта управления и внешней среды. Кроме направленности на активное преобразование объекта управления с целью достижения желаемого состояния планирование должно содействовать сокращению неиспользованных возможностей.
Одна из задач планирования в условиях рыночной экономики заключается в обеспечении долгосрочной конкурентоспособности, прочности, устойчивости развития организации, муниципального образования, субъекта Российской Федерации или страны в целом. Другая задача планирования - информационно-ориентирующая. При этом ключевую роль играет организация обратной связи: сначала предлагается первоначальный вариант решения, далее происходит корректирующая обратная связь, затем предлагаются окончательные ориентиры для менеджеров, обеспечивающих достижение намеченных результатов.
Эффективная деятельность любого хозяйствующего субъекта, коммерческих и некоммерческих организаций, государственных органов власти невозможна без разработки прогнозов и базирующихся на них планов, программ, концепции социально-экономического, научно-технического, образовательного и экологического развития.
Плановая деятельность представляет собой естественную функцию собственника. На уровне фирмы определяются миссия и цели, заключаются долгосрочные контракты, принимаются взаимные обязательства, а их реализация осуществляется по согласованному плану. Плановая и прогнозно-аналитическая функции необходимы в деятельности государства: в управлении социальной сферой, финансовыми и трудовыми ресурсами страны, в целом в управлении общественными благами. Государственные предприятия, работающие на коммерческих началах, должны действовать по законам рыночной экономики, но они не могут быть в стороне и от планов государства по обеспечению реализации общенациональных интересов.
Кроме того, государство берет на себя целый ряд нормативно-правовых функций, устанавливающих правила взаимодействия между субъектами рынка, органами власти, гражданами. Данная деятельность государства директивная. Такой же характер имеют и цели, поставленные государством перед госпредприятиями и учреждениями, действующими в условиях рыночной среды. Государство определяет национальные и региональные приоритеты, цели социально-экономического развития, осуществляет поиск и привлечение ресурсов, формирование социально эффективных механизмов мотивации активной жизнедеятельности общества и его основных слоев. Все это реализуется через прогнозно-аналитическую, планово-программную и организационную деятельность правительственных органов с привлечением бизнеса, академической науки, общественности.
Принципы планирования следующие:
- полнота: требуется учесть все аспекты и направления деятельности;
- детализация: глубина определяется целью планирования;
- точность;
- простота и ясность;
- непрерывность;
- эластичность и гибкость (использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность);
- выравнивание при планировании (учет "узких мест");
- экономичность; при оценке экономичности планирования следует учесть его полезность и затраты на планирование.
Реализация функции планирования требует четко определить:
- 1) объект планирования (что планируется);
- 2) субъект планирования (кто планирует);
- 3) период (горизонт) планирования (на какой срок);
- 4) средства планирования (например, компьютерное обеспечение);
- 5) согласование планов (каких, с кем и при каких условиях).
Выделяется восемь этапов в процессе планирования.
I. Целеполагание: формулировка целей организации, страны, региона, города.
II. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей: какие из способов можно сразу исключить как нецелесообразные; какой из них является оптимальным.
III. Составление перечня необходимых действий: что нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей.
IV. Составление программы работ (плана мероприятий): в каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой.
V. Анализ ресурсов: какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана; сколько времени уйдет на его выполнение.
VI. Анализ разработанного варианта плана: решает ли разработанный план поставленные на этапе I задачи; являются ли затраты ресурсов приемлемыми; есть ли возможность улучшить план.
VII. Подготовка детального плана действий: разработанный на предыдущих этапах план детализируется, выбираются согласованные сроки выполнения отдельных работ, рассчитываются необходимые ресурсы, определяются ответственные лица.
VIII. Контроль выполнения плана, внесение в случае необходимости изменений.