ПОЛОЖЕНИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
1.1. Настоящее положение устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников Муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 290 с обучением и воспитанием на татарском языке»» Советского района г. Казани (далее – МАДОУ).
1.2. Положение разработано в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации,
Трудовым кодексом Российской Федерации,
Федеральным законом № 152 – ФЗ «О персональных данных»;
Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003).
1.3. Руководитель учреждения обеспечивает защиту персональных данных работников, содержащихся в личных делах, от неправомерного их использования или утраты, определяет лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников, содержащихся в личных делах.
2. Личное дело работника
2.1. Личное дело работника – это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и периоде работы в учреждении.
2.2. Личное дело работника оформляется после назначения его на должность приказом руководителя и подписания трудового договора.
2.3. Личное дело работника ведется руководителем учреждения или ответственным за кадровое делопроизводство работником учреждения.
2.4. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
2.5. Сведения, содержащиеся в личном деле работника, являются конфиденциальными.
3. Состав документов, включаемых в личное дело работника
3.1. Состав документов, включаемых в личное дело работника, зависит от должности, которую он замещает, и специфики его служебной деятельности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, отражающие процесс работы в учреждении.
3.2. При первоначальном оформлении личного дела работника в него включаются следующие документы:
1) анкета установленной формы, согласно Приложению 1;
2) автобиография;
3) личное заявление лица, претендующего на должность в учреждении образования;
4) трудовой договор;
5) копия приказа о приеме на работу;
6) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания (если таковые или копии документов, подтверждающих эти факты);
7) справка об отсутствии судимости;
8) копия паспорта;
9) копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
10) копия идентификационного номера налогоплательщика;
11) копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);
12) копия свидетельства о браке;
13) копия свидетельства о рождении детей;
14) копии решений о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных и специальных званий, присуждении государственных премий и т.д. (если таковые имеются);
15) справка с основного места работы (для совместителей)
3.3. В процессе работы к личному делу приобщаются:
1) личная карточка (Т-2), которая хранится в личном деле;
2) дополнение к анкете установленной формы, согласно Приложению 2;
3) документы о прохождении испытания, если таковое устанавливалось;
4) документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества;
5) аттестационные листы;
6) копии решений о поощрении и награждении;
7) копии дипломов и свидетельств о дополнительно полученном образовании, прохождения повышения квалификации (переподготовки), присуждений ученой степени и присвоении ученого звания;
8) копии документов о переводе на другую должность и увольнении.
4. Порядок заполнения анкеты, автобиографии, дополнения к анкете, включаемых в личное дело работника
4.1. Анкета заполняется работников собственноручно. В анкете не допускаются сокращения, прочерки, исправления.
4.2. При заполнении анкеты используются следующие документы:
паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы, подтверждающие ученую степень (ученое звание), и другие документы.
4.3. Ответственный за кадровое делопроизводство учреждения образования обязан проверить полноту и правильность заполнения анкеты в соответствии с предъявленными документами. Анкета заверяется подписью ответственного за кадровое делопроизводство, печатью и датой.
4.4. Автобиография составляется в произвольной форме собственноручно гражданином. В содержании автобиографии отражаются: фамилия, имя, отчество гражданина, число, месяц, год и место рождения, полученное образование (где, когда, какая специальность и в каких учебных заведениях), трудовая деятельность, получение дополнительного образования, окончание курсов повышения квалификации, переподготовка, изменения в биографии и другие сведения, которые желает осветить в своей автобиографии поступающий на работу.
4.5. Дополнение к анкете заполняется ответственным за кадровое делопроизводство в процессе работы при необходимости внесения в личное дело сведения об изменениях в профессиональной деятельности работника.
В первом разделе фиксируются сведения о переводах на другие должности (перемещения с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на документы о назначении, переводе, увольнении.
Во втором разделе отражаются данные о профессиональной деятельности работника (подготовка, переподготовка и повышение квалификации, награждение орденами и медалями, присвоение ученой степени, ученого и почетного звания, пребывание за границей, наложение и снятие взысканий, изменения в других учетных данных работника).
Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.
4.6. Данные работника вносятся в Журналы (алфавитный, приема, регистрации трудовых договоров, личных карточек Т-2, увольнения, номера кодируются).
4.6. Все документы личного дела помещаются в папку, на которой проставляется присвоенный ей порядковый номер (код).
4.7. Под этим номером личное дело регистрируется в Журнале учета личных дел, в котором предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
4.8. После увольнения работника его личное дело оформляется в архив.
5. Внутренняя опись документов, содержащихся в личном деле
5.1. Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись.
5.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, согласно Приложению 3.
5.3. Внутренняя опись документов состоит из сведений наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также данных о том, кем изъят документ и по какой причине. При нумерации листов личного дела листы нумеруются с титульного листа личного дела.
5.4. При подготовке личных дел к передаче на хранение в архив проводится их научно-техническая обработка, в процессе которой из дела изымаются документы временного срока хранения.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней описи.
5.5. В конце дела подшивается лист – заверитель, в котором указывается цифрами и прописью количество листов в деле, факт ознакомления с личным делом
6. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
6.1. Личное дело работника может быть выдано во временное использование должностным лицам, круг которых определяется руководителем учреждения с установлением срока временного пользования.
При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления, вносить новые записи, извлекать документы, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
6.2. Работник имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела.
7. Обязанности ответственного за кадровое делопроизводство по ведению личных дел работников
7.1. В обязанности ответственного за кадровое делопроизводство, осуществляющего ведение личных дел, входит: приобщение к личным делам документов, перечисленных в пунктах 2, 3,части 3 и в пунктах 1 и 2 части 5 настоящего положения; проверка полноты заполнения анкеты и соответствия указанных сведений,предъявляемым при поступлении документам (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом, аттестат, и другие); заверение анкеты; обеспечение сохранности и учета личных дел; обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах; ознакомление работников с документами их личных дел.
7.2. Личные дела работников хранятся у руководителя или ответственного за кадровое делопроизводство как документы строгой отчетности. Ежегодно проводится проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к анкете.
7.3. Ответственные за кадровое делопроизводство, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, несут дисциплинарную и иную ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел.
7.4. Срок хранения личных дел – 75 лет.
7.5. Для хранения личных дел работников используются сейфы или надежные опечатываемые шкафы.
ПОЛОЖЕНИЕ
муниципального бюджетного
общеобразовательного учреждения
г.Мегион, пгт.Высокий
Положение
о порядке ведения личных дел обучающихся
муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения
«Средняя общеобразовательная школа №6»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»; Уставом МБОУ «СОШ №6».
1.2. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №6» (далее – Учреждение) и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.
2. Требования к оформлению личных дел обучающихся
2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения.
2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения ; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);
2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс , заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.
2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.
2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.
2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.
2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.
2.7. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.
3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.
3.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:
Заявление;
Копия свидетельства о рождении;
Справка о регистрации с места жительства;
3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:
Заявление ;
Личное дело обучающегося;
Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).
Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.
3.3. Для поступления в 10-11 классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:
Заявление;
Аттестат об основном общем образовании (оригинал);
Копия паспорта обучающегося.
Если обучающийся продолжает обучение после 9 класса в той же образовательном учреждении, то ведется его прежнее личное дело.
Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.
3.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.
4.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.
4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.
4.3. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке, согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно.
4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.
4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.
5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.
5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».
5.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
5.3 . В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).
5.4. Личные дела хранятся в Учреждении в течение всего обучения ребенка и в течение трех лет после окончания обучающимися Учреждения .
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел
работников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад комбинированного вида №53» г. Новомосковск
1.2. Положение разработано в соответствии с
Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
Федеральным законом от 27.07.04 №79 - ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Трудовым кодексом РФ;
Коллективным договором ОО;
Уставом ОО.
1.3. Ведение личных дел работников ОО обеспечивает заведующий.
2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
2.1 Формирование личного дела работников производится
непосредственно после приема в ОО.
2.2. Личное дело работника ДОУ формируется в следующем порядке:
Личная карточка № Т-2;
Заявление о приеме на работу;
Автобиография;
Копии документов об образовании;
Копии документов о повышении квалификации или наличии специальных знаний (при наличии);
Копии аттестационных листов (при наличии);
Выписка из приказа о приеме на работу;
Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
Копию идентификационного номера налогоплательщика;
Информация о судимости;
Заявление о переводе на иную должность (при наличии);
Приказ о переводе на иную должность (при наличии).
Согласие на обработку персональных данных работника.
Справка с места жительства о составе семьи.
Трудовой договор.
Должностная инструкция.
2.3. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел
работников ДОУ и удобства в обращении с ними, при формировании все
документы помещаются в отдельную папку.
2.4. Каждое личное дело работника содержит титульный лист с
указанием его фамилии, имени, отчества и занимаемой должности
(должностей).
2.5. После титульного листа в личное дело включается
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, работника.
Внутренняя опись документов содержит сведения о наименованиях
документов.
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
3.1. Личное дело работника ДОУ ведется в течение всего периода
работы каждого работника.
3.2. Ведение личного дела предусматривает:
3.2.1.Включение документов в состав личного дела в
хронологическом порядке с соблюдением порядка формирования по
определенному выше перечню документов;
3.2.2. Ежемесячную проверку состояния личного дела каждого
работника на предмет сохранности и включения в него всех необходимых
документов и своевременного их заполнения.
4.ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
4.1. Хранение и учет личных дел работников ОО организуются с
целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их
сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений,
4.2. Личные дела работников хранятся у заведующего. Доступ к личным делам работников ОО имеет только: - заведующий ОО;
4.3. Систематизация личных дел работников производится в
алфавитном порядке.
4.4. Личные дела работников хранятся 75 лет с года увольнения
работника.
5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного
дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами работников ОО
производится в кабинете заведующего, а время работы
ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня
заведующий обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во
временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли
необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Все работники ОО обязаны своевременно представлять
заведующему сведения об изменении в персональных данных, включенных в
состав личного дела.
6.2. Работодатель обеспечивает:
Сохранность личных дел работников ОО;
Конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников
7. ПРАВА
7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, имеющихся в
личных делах, все работники ОО имеют право:
Получать полную информацию о своих персональных данных и
обработке этих данных;
Получать свободный доступ к своим персональным данным;
Получать копии документов, хранящихся в личном деле и
Требовать исключения или исправления неверных или неполных
персональных данных.
7.2. Отдел образования как работодатель имеет право:
Обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на
электронных носителях;
Запрашивать от работников ОО всю необходимую информацию,
связанную с их трудовой деятельностью
ПОЛОЖЕНИЕ
о ведении личных дел обучающихся
I. Общие положения
1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с целью регламентации работы с личными делами обучающихся и определяет порядок действий всех категорий работников гимназии, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.2. Положение утверждается и вводится в действие приказом директора и является обязательным для исполнения всеми категориями педагогических и административных работников гимназии. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.
1.3. Личное дело обучающегося – номенклатурный документ установленного образца, куда наряду с анкетными данными вносятся итоговые оценки успеваемости обучающегося по годам обучения.
1.4. Личное дело обучающегося представляет собой личную карту (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.
1.5. Личное дело обучающегося является обязательным документом, которое оформляется классным руководителем на каждого обучающегося с момента поступления в гимназию и ведётся до её окончания.
II. Порядок формирования личных дел обучающихся при поступлении
в гимназию
2.1. Для оформления личного дела первоклассника должны быть представлены следующие документы:
для детей, проживающих на закрепленной территории :
Копия свидетельства о рождении
Свидетельство о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории или документ, содержащий сведения о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории
для детей, не проживающих на закрепленной территории :Заявление родителей (законных представителей) о приеме
Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»).
для детей, р одители (законные представители) которых являю т ся иностранными гражданами или лицами без гражданства :Заявление родителей (законных представителей) о приеме
Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»)
Копия документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.
2.2. Родители (законные представители) детей имеют право по своему усмотрению представлять другие документы.
2.3. Копии предъявляемых при приеме документов хранятся в гимназии на время обучения ребенка.
2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру алфавитной книги записи обучающихся (например, № К - 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
2.5. Классный руководитель заполняет титульную сторону личного дела и общие сведения об обучающемся и родителях (законных представителях).
2.6. На титульной стороне директор гимназии ставит свою подпись и печать.
2.7. При приеме в 1-ый класс в течение учебного года или во 2-ой и последующий классы родители (законные представители) обучающегося дополнительно представляют личное дело обучающегося, выданное учреждением, в котором он обучался ранее.
2.8. При приеме в гимназию для получения среднего общего образования (в 10-ый класс) представляется аттестат об основном общем образовании установленного образца : гимназия принимает аттестат об основном общем образовании (подлинник), или гимназия берет копии аттестата и аттестат (подлинник) остается у родителей (законных представителей). На каждого ребенка, зачисленного в гимназию, заводится личное дело, в котором хранятся все сданные при приеме и иные документы.
III. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
3.1. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле обучающегося на всём протяжении учёбы ученика.
3.2. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел и удобства в обращении с ними личные дела помещаются в алфавитном порядке в отдельную подписанную папку и хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте.
3.3. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием в алфавитном порядке фамилии, имени, отчества, номера личных дел, домашний адрес (адрес фактического проживания) и номер контактного телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список обновляется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указываются дата и номер приказа.
3.4. Записи в личном деле ведутся чётко, аккуратно и только чернилами.
3.5. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.6. По окончании каждого учебного года в личное дело ученика заносятся: итоговые отметки успеваемости, количество пропущенных уроков, заверенные подписью классного руководителя. Под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать гимназии.
3.7. При исправлении отметки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.8. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
IV. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из ОУ
4.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится делопроизводителем (секретарем учебной части) гимназии на основании письменного заявления родителя (законного представителя) при наличии подтверждающего документа, выданного другим ОУ, куда выбывает обучающийся.
4.2. При выдаче личного дела делопроизводитель (секретарь учебной части) вносит запись в алфавитную книгу о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период. Выписка заверяется печатью гимназии.
4.4. При выбытии обучающихся 10-ых, 11-ых классов родителям (законным представителям) выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.
4.5. Директор делает отметку на обложке личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет свою подпись печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл обучающийся.
4.6. Личные дела, не затребованные родителями (законными представителями), передаются в архив гимназии, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия обучающегося из гимназии.
V. Контроль за состоянием личных дел
5.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется делопроизводителем (секретарем учебной части), заместителем директора по учебной работе и директором гимназии.
5.2. Заместитель директора не реже двух раз в год (в начале учебного года и в конце) проверяет состояние включенных в личные дела документов и своевременное заполнение. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно. Цели и объект контроля – правильность и своевременность оформления личных дел обучающихся. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием ФИО классного руководителя, замечаний.
5.3. По итогам проверки классный руководитель обязан предоставить объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.
5.4. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор гимназии вправе объявить классному руководителю замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:
- государственные служащие (п. 5 ч. 1 ст. 44 федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
- муниципальные служащие (п. 5 ст. 28 федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).
В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения .
Принимая решение о необходимости ведения личных дел, руководитель образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение сохранности персональных данных работников.
Ведение личных дел работников школы: правовые основания
Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.
При принятии нормативного акта необходимо соблюдать требования ч. 3 ст. 30 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в части учета мнения представительного органа работников образовательной организации.
Учитывая специфику деятельности образовательной организации, полагаем целесообразно разделить личное дело работника и портфолио педагога на самостоятельные документы.
Примерная структура личного дела работника
В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:
- согласие на обработку персональных данных;
- документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- копию приказа о приеме на работу;
- копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
- справку о наличии/отсутствии судимости;
- документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
- итоги аттестации (действующей);
- договор о материальной ответственности (в случае заключения);
- иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.
Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?
Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.
С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:
- для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
- содействия работникам в трудоустройстве;
- получении образования и продвижении по службе;
- обеспечения личной безопасности работников;
- контроля количества и качества выполняемой работы;
- обеспечения сохранности имущества.
Для чего работодателю может понадобиться копия паспорта работника? Для внесения данных в трудовой договор и личную карточку работника, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (при упоминании — карточка формы Т-2). После внесения необходимых сведений остается необходимость в хранении копии паспорта? Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.
Копия документа об образовании может подтвердить образовательный ценз работника, дающий ему право осуществлять преподавательскую деятельность (ч. 1 ст. 46 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»), поэтому она будет логичной в личном деле педагогического работника. А с какой целью нужно хранить копию документа об образовании, например, уборщика служебных помещений, если выполняемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки?
Использование системы Сетевой Город. Образование
Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.
В систему добавляется информация о работнике по разделам:
- Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
- Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
- Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
- Контактная информация (информация о контактах работника);
- Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).
Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.
Подводя итог
Статья 65 ТК РФ содержит широкий , которые работник должен предъявить при устройстве на работу. Однако из всего перечня документов у работодателя должна храниться только трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Сведения о других документах вносятся в карточку формы Т-2.
Трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии. Многие суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных. Поэтому ведение личных дел работников школы должно быть организовано таким образом, чтобы у контролирующих органов было к работодателю минимум вопросов.