1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел

работников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад комбинированного вида №53» г. Новомосковск

1.2. Положение разработано в соответствии с

Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

Федеральным законом от 27.07.04 №79 - ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Трудовым кодексом РФ;

Коллективным договором ОО;

Уставом ОО.

1.3. Ведение личных дел работников ОО обеспечивает заведующий.

2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ

ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

2.1 Формирование личного дела работников производится

непосредственно после приема в ОО.

2.2. Личное дело работника ДОУ формируется в следующем порядке:

Личная карточка № Т-2;

Заявление о приеме на работу;

Автобиография;

Копии документов об образовании;

Копии документов о повышении квалификации или наличии специальных знаний (при наличии);

Копии аттестационных листов (при наличии);

Выписка из приказа о приеме на работу;

Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;

Копию идентификационного номера налогоплательщика;

Информация о судимости;

Заявление о переводе на иную должность (при наличии);

Приказ о переводе на иную должность (при наличии).

Согласие на обработку персональных данных работника.

Справка с места жительства о составе семьи.

Трудовой договор.

Должностная инструкция.

2.3. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел

работников ДОУ и удобства в обращении с ними, при формировании все

документы помещаются в отдельную папку.

2.4. Каждое личное дело работника содержит титульный лист с

указанием его фамилии, имени, отчества и занимаемой должности

(должностей).

2.5. После титульного листа в личное дело включается

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, работника.

Внутренняя опись документов содержит сведения о наименованиях

документов.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

3.1. Личное дело работника ДОУ ведется в течение всего периода

работы каждого работника.

3.2. Ведение личного дела предусматривает:

3.2.1.Включение документов в состав личного дела в

хронологическом порядке с соблюдением порядка формирования по

определенному выше перечню документов;

3.2.2. Ежемесячную проверку состояния личного дела каждого

работника на предмет сохранности и включения в него всех необходимых

документов и своевременного их заполнения.

4.ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

4.1. Хранение и учет личных дел работников ОО организуются с

целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их

сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений,

4.2. Личные дела работников хранятся у заведующего. Доступ к личным делам работников ОО имеет только: - заведующий ОО;

4.3. Систематизация личных дел работников производится в

алфавитном порядке.

4.4. Личные дела работников хранятся 75 лет с года увольнения

работника.

5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного

дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего

5.2. Работа (ознакомление) с личными делами работников ОО

производится в кабинете заведующего, а время работы

ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня

заведующий обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во

временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли

необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Все работники ОО обязаны своевременно представлять

заведующему сведения об изменении в персональных данных, включенных в

состав личного дела.

6.2. Работодатель обеспечивает:

Сохранность личных дел работников ОО;

Конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников

7. ПРАВА

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, имеющихся в

личных делах, все работники ОО имеют право:

Получать полную информацию о своих персональных данных и

обработке этих данных;

Получать свободный доступ к своим персональным данным;

Получать копии документов, хранящихся в личном деле и

Требовать исключения или исправления неверных или неполных

персональных данных.

7.2. Отдел образования как работодатель имеет право:

Обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на

электронных носителях;

Запрашивать от работников ОО всю необходимую информацию,

связанную с их трудовой деятельностью

Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:

• государственные служащие (п. 5 ч. 1 ст. 44 федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
• муниципальные служащие (п. 5 ст. 28 федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения .

Принимая решение о необходимости ведения личных дел, руководитель образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение сохранности персональных данных работников.

Ведение личных дел работников школы: правовые основания

Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.

При принятии нормативного акта необходимо соблюдать требования ч. 3 ст. 30 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в части учета мнения представительного органа работников образовательной организации.

Учитывая специфику деятельности образовательной организации, полагаем целесообразно разделить личное дело работника и портфолио педагога на самостоятельные документы.

Примерная структура личного дела работника

В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:

• согласие на обработку персональных данных;
• документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
  
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• копию приказа о приеме на работу;
• копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
• справку о наличии/отсутствии судимости;
  
• документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
  
• итоги аттестации (действующей);
• договор о материальной ответственности (в случае заключения);
  
• иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?

Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.

С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:

• для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
• содействия работникам в трудоустройстве;
• получении образования и продвижении по службе;
• обеспечения личной безопасности работников;
• контроля количества и качества выполняемой работы;
• обеспечения сохранности имущества.

Для чего работодателю может понадобиться копия паспорта работника? Для внесения данных в трудовой договор и личную карточку работника, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (при упоминании — карточка формы Т-2). После внесения необходимых сведений остается необходимость в хранении копии паспорта? Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.

Копия документа об образовании может подтвердить образовательный ценз работника, дающий ему право осуществлять преподавательскую деятельность (ч. 1 ст. 46 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»), поэтому она будет логичной в личном деле педагогического работника. А с какой целью нужно хранить копию документа об образовании, например, уборщика служебных помещений, если выполняемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки?

Использование системы Сетевой Город. Образование

Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

В систему добавляется информация о работнике по разделам:

• Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
• Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
• Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
• Контактная информация (информация о контактах работника);
• Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.

Подводя итог

Статья 65 ТК РФ содержит широкий , которые работник должен предъявить при устройстве на работу. Однако из всего перечня документов у работодателя должна храниться только трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Сведения о других документах вносятся в карточку формы Т-2.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии. Многие суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных. Поэтому ведение личных дел работников школы должно быть организовано таким образом, чтобы у контролирующих органов было к работодателю минимум вопросов.

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников

Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Установить такую обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел. Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов , в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

семейного положения работника;

паспортных данных, например, смену фамилии;

уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Обратите внимание ! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

дополнительные соглашения, заключенные с работником;

приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

характеристики сотрудника;

копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание ! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Какие документы не подшиваются при оформлении личного дела работника

Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
3. медицинские справки о состоянии здоровья;
4. справки с места жительства;
5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Порядок ведения личного дела в 2018 году

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

руководящий состав;

специалисты;

лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Обратите внимание ! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

Заголовок личного дела в данном случае - это имя, отчество и фамилия сотрудника, которые должны быть указаны в именительном падеже. Если в документах дела фигурируют дополнительные варианты написания фамилии или имени и отчества, их также необходимо будет указать в заголовке, заключив в скобки, например: Иванова (Петрова) Ирина Николаевна.

В качестве крайних дат, которые указаны на образце оформления титульного листа личного дела следует указать дату приказа о приеме на работу и приказа об увольнении сотрудника.

Обратите внимание! Все записи, вносимые в папку, делают чернилами синего или черного цвета, зачеркивая прямой чертой неверные сведения и сверху них вписывая новую информацию.

Поскольку многие документы, подшитые в папке с личным делом, имеют особую важность, необходимо составить их внутреннюю опись. Такая опись служит не только подтверждением наличия в папке того или иного документа, но и существенно облегчает их поиск. Оформление внутренней описи личного дела сотрудника образец, представлен ниже.

Следует помнить, что все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать. При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.

Хранение личных дел

Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится - в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.

В таблице представлены требования к срокам хранения личных дел, установленные в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Документы по личному составу	Созданные до 2003 года	Созданные после 2003 года
Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов	75 лет с даты создания	50 лет с даты создания
Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности	75 лет со дня поступления	50 лет со дня поступления
Сформированные в иных организациях	75 лет с даты создания	50 лет с даты создания
Личные дела руководителей	постоянно	постоянно

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись , должен ее подписать и поставить дату составления. . Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.

ПОЛОЖЕНИЕ

муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

г.Мегион, пгт.Высокий

Положение

о порядке ведения личных дел обучающихся

муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения

«Средняя общеобразовательная школа №6»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»; Уставом МБОУ «СОШ №6».

1.2. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №6» (далее – Учреждение) и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.

2. Требования к оформлению личных дел обучающихся

2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения.

2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения ; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);

2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс , заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.

2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.

2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.

2.7. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.

3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.

3.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

Заявление;

Копия свидетельства о рождении;

Справка о регистрации с места жительства;

3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:

Заявление ;

Личное дело обучающегося;

Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.

3.3. Для поступления в 10-11 классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:

Заявление;

Аттестат об основном общем образовании (оригинал);

Копия паспорта обучающегося.

Если обучающийся продолжает обучение после 9 класса в той же образовательном учреждении, то ведется его прежнее личное дело.

Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.

3.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

4.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.

4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.

4.3. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке, согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно.

4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.

4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.

5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.

5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».

5.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

5.3 . В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

5.4. Личные дела хранятся в Учреждении в течение всего обучения ребенка и в течение трех лет после окончания обучающимися Учреждения .

Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.

Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

• руководители и их заместители;
• ведущие специалисты;
• материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
• работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Чем предусмотрено ведение личных дел

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

Порядок формирования личного дела

На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать:

• процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
• период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
• процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Формирование дела при приеме на работу

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

• название юридического лица;
• структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
• номер;
• фамилия, имя, отчество работника;
• дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
• дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
• количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
• срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

• заполненная анкета компании;
• копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия военного билета (для мужчин);
• диплом или иные документы об образовании;
• фотография (цветная или черно-белая);
• характеристика с прошлого места работы;
• заявление работника о приёме на работу;
• копия приказа о приёме сотрудника на работу;
• копия трудового договора и должностной инструкции;
• опись документов в личном деле;
• иные документы;
• копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Формирование в процессе трудовой деятельности

На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

• поступление новых бумаг;
• изъятие листов;
• замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

• проверить наличие всех документов;
• проверить хронологию бумаг в папке;
• сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце - лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Хранение ЛД: порядок и сроки

Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

• для ЛД, созданных с 01.01.2003, - 50 лет;
• для ЛД, созданных до 2003 года, - 75 лет.

Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

• с помощью нумерации;
• в алфавитном порядке;
• по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве , но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

На кого оформлять ЛД

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ИНН;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр трудового договора;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

• на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
• если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
• обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Образцы и бланки документов для личного дела (Скачать)

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.