Менеджеры по персоналу - лицо компании. Кандидаты, общаясь с ним, составляют общее представление о компании. Важно, чтобы с первого такого знакомства у соискателя сложилось хорошее впечатление о компании и появилось стремление занять в ней вакантное место. Чтобы так и было, нужно правильно написать и оформить приглашение на собеседование.

Из материалов этой статьи вы узнаете:

Приглашение на собеседование как первый шаг к дальнейшему сотрудничеству

В том случае, когда компания высоко позиционирует себя на рынке труда и предъявляет высокие требования к кандидатам при наборе персонала, ее менеджеры, являясь лицом компании, также должны соблюдать деловой этикет и грамотно подходить к вопросу поиска и отбора новых сотрудников. Поскольку именно с приглашения на собеседование начинается взаимодействие с соискателем, организацию и оформление той процедуры можно считать визитной карточкой компании. И при этом совсем не важно, в какой форме это приглашение было сделано - в письменном виде или при личном контакте по телефону.

Прежде, чем направить соискателю приглашение на собеседование, необходимо изучить присланное им резюме и принять решение, подходит ли он под условия. Если да, нужно составить приглашение на собеседование. При этом стандартную форму лучше дополнить с учетом особенностей кандидата.

Приглашение необходимо составить с учетом значимости самой позиции и пониманием, что специалист, имеющий высокую квалификацию, знает свою цену на рынке труда и относится к себе с уважением. Поэтому к каждому такому кандидату требуется индивидуальный подход, особенно если это представители редких и востребованных профессий, при подборе которых использовались такие достаточно дорогостоящие методы, как HeadHunting или Executive search . Индивидуальный подход при этом предполагает не только упоминание в приглашении на собеседование имени и отчества, но и высказывание благодарности за присланное резюме.

В интернете можно найти множество шаблонов-приглашений на собеседование, но лучше использовать их только в качестве образца. Каждый менеджер по персоналу может составить собственные шаблоны, в которых будет учтена и значимость позиции, и значимость конкретного рабочего места. Это будет гарантией, что кандидат не получит приглашения, неотличимого от тех, что были присланы другими компаниями.

Требования к приглашению на собеседование:

• уважительный, деловой, лаконичный стиль;
• отсутствие грамматических ошибок;
• простота и логичность изложения, исключающая двоякое толкование;
• максимальная информативность, исключающая появление дополнительных вопросов у кандидата.

Что должно содержать приглашение на собеседование

Приглашение на собеседование должно содержать полное наименование компании и область ее деятельности. Укажите дату, время и место, куда нужно будет явиться соискателю. Чтобы он смог лучше ориентироваться, можно приложить схему проезда. Кроме этого, в приглашении нужно отметить, какие специалисты будут проводить собеседование, указать их имена, отчества и фамилии, а также занимаемые должности.

Основные пункты в приглашении на собеседование

• Название компании и область ее деятельности;
• Место и время проведения собеседования (прикрепить схему проезда при необходимости);
• Указать участников собеседования (должность, ФИО);
• Наименование вакансии и предъявляемые требования;
• Указать список необходимых документов

Во избежание недопонимания, в приглашении на собеседование можно указать наименование вакансии и предъявляемые к ней требования. Не лишним будет описание условий, специфики работы, применяемой схемы оплаты труда. Целесообразно также привести в приглашении на собеседование перечень документов, которые кандидату потребуется предъявить для подтверждения своего профессионального статуса и опыта работы.

Образцы правильно составленных приглашений на собеседование

Пример 1

При массовом наборе линейного персонала

При рассылке приглашений на собеседование нужно учитывать не только специфику вакансии, но и количество претендентов. Так, при массовом наборе линейного персонала, кандидатам можно отправить такие приглашения на собеседование:

Пример 2

Когда кандидат должен отвечать специальным требованиям

Когда для того, чтобы занять вакансию, кандидат должен отвечать специальным требованиям, ему можно направить приглашение такого содержания:

Пример 3

Когда навыки и опыт кандидата подходят для другой вакансии

Иногда бывает так, что подходящий кандидат уже найден. Однако опыт и квалификация соискателя позволяют ему занять другую подходящую ему вакансию. В этом случае приглашение на собеседование может выглядеть так:

Приглашение на собеседование по телефону

Когда речь идет о высоких или уникальных позициях, соискатель заслуживает особого отношения. В таком случае приглашение на собеседование лучше озвучить при личном разговоре по телефону. У него могут возникнуть вопросы, на которые менеджер ответить в оперативном порядке. Иногда приглашение по телефону необходимо и в тех случаях, когда соискатель в резюме забыл указать адрес электронной почты для связи.

Начать разговор следует после того, как менеджер представится и назовет компанию, от лица которой звонит. Далее, обратившись к кандидату по имени и отчеству, следует узнать, является ли для него по-прежнему актуальной данная вакансия. Если ответ положительный, то ему необходимо подробно рассказать о вакансии и ее специфике.

Приглашение на собеседование нужно озвучить после того, как кандидат будет готов записывать. После этого ему необходимо сообщить:

• дату и время проведения собеседования;
• место проведения;
• должности людей, которые будут проводить собеседование;
• контактный телефон для связи.

Менеджер по персоналу должен быть готов ответить на дополнительные вопросы, если они возникнут у собеседника. Во время всего разговора необходимо сохранять вежливый, доброжелательный и спокойный тон.

Теперь немного теории. Я расскажу вам о том, как необходимо вести себя при разговоре по телефону.

Цель человека, отвечающего на звонки, - пригласить кандидата на собеседование, если он соответствует требованиям вакансии.

Продукт человека, отвечающего на звонки, - лучшие кандидаты, пришедшие в компанию для собеседования.

Таблица 3.5 Список программ для ведения базы данных кандидатов

Программа	Описание	Плюсы	Минусы	Цена
Word	Проще выражаясь, это проводник с определенной системой папок. Сначала создаются папки с наименованием сферы деятельности - это 1-й уровень, затем в каждой из сфер создаются папки с наименованием должностей -это 2-й уровень. В необходимую папку вы складываете файлы-резюме с ФИО соискателя и датой поступления, например: Иванов_ Иван_Иванович_15.01.2006.с1ос.	Простота в использовании; не требует специальной подготовки; легко приспособить для выполнения любых задач; легко внести любые дополнения или изменения	Низкий уровень защиты -папки можно просто удалить с ПК, их может повредить вирус; при небрежном обращении быстро захламляется разными резюме; отсутствие возможности детального поиска; все процессы нужно осуществлять вручную; не видно, какие резюме в работе и кто из кандидатов рассматривает предложения
Excel	В этой программе можно вести только краткую информацию о кандидатах. Вы создаете файл с наименованием сферы деятельности, затем листы с названиями вакансий и вносите в поля информацию о кандидате. Можно вносить свои оценки и коммен-тарии	Позволяет обзорно видеть протекание работы с кандидатами; проста в обращении; легко изменяется и дополняется	Нет полного резюме кандидата; информация не может одновременно вноситься более чем одним пользователем; низкий уровень защищенности; все записи ведутся вручную
Access	Более продвинутый вариант для БДС. Имеет возможности сетевого использования и поиска. Разрабатывается программистом на основании запросов компании. БДС в этой программе достаточно разнообразны от самых простых до перенасыщенных информацией	Возможность сетевого использования; возможность поиска по параметрам и событиям; автоматизированы некоторые функции	Нет четкого стандарта программы; нет защиты; при большом объеме информации становится неактуальной	Определяется разработчиком БДС
The Bat	Почтовая программа, в которой есть раздел «Адресная книга». В ней вы можете вести БДС. Сначала вы заводите адресную книгу на конкретную должность, в нее заносите кандидатов и их резюме. Путем несложных настроек почтовая программа превращается в удобный инструмент хранения информации о кандидатах, облегчающий работу с ними	Позволяет создать отдельную ячейку для каждого кандидата; есть возможность простого поиска; можно работать по сети; удобна при отправке писем; позволяет заносить полную информацию о кандидате	Неспециализированна, поэтому при больших объемах может замусориться; нет специальной защиты, кроме резервного копирования; нет единой БДС всех соискателей, а только отдельно по каждой адресной книге; резюме могут дублироваться	50 долл. лицензионная
1С: 7.7	Программа расчета зарплаты и учета персонала. При доработке программистом может стать очень интересной программой с большими возможностями. Необходимые дополнения: параметры поиска и формирование отчетов	Возможность дополнительного программирования; быстрый поиск; возможность экспорта информации в Excel; удобство пользования	Нужна адаптация под конкретные задачи, так как рассчитана только на ведение кадрового делопроизводства; для пользования несколькими специалистами нужна сетевая версия

Продолжение

Всем известно, насколько важно первое впечатление. В нашем случае оно складывается при первом контакте - телефонном звонке. Проявляя уважение к собеседнику, мы показываем, насколько он важен для нас. Все начинается с хороших манер.

Услуга - это действие по оказанию помощи другому человеку. Мы оказываем услугу кандидату - с одной стороны, а руководителю, для которого нанимаем сотрудника, - с другой.

У вас перед глазами должно быть четкое описание вакансии и требований к кандидату. Будьте готовы дать ему исчерпывающую информацию о том, как найти ваш офис. Разговор с одним кандидатом не должен превышать трех минут.

При ответе на звонки необходимо учитывать следующие факторы.

1. Положительный настрой. Настрой - это определенная направленность мыслей и чувств. То, как вы говорите не менее важно чем то, что вы говорите. Ваша интонация во время телефонного разговора более важна, чем приличной беседе. Звучит ли ваш голос заинтересованно, дружелюбно, искренне? Или в нем чувствуется антагонизм или скука? Не наводит ли он на мысль, что вы делаете человеку одолжение, разговаривая с ним? Мы обязаны быть заинтересованными, искренними, любезными и дружелюбными.

2. Скорость. Телефонную трубку нужно брать на третьем звонке (если он в тональном режиме). Это правило было испытано на практике, и все говорит о том, что ему было бы полезно следовать. Общаясь по телефону, не говорите слишком медленно или слишком быстро. Хорошо зарекомендовавший себя на практике метод - обратить внимание на скорость общения клиента и стараться придерживаться такого же темпа со своей стороны. Это позволит вам общаться «на одной волне». Общаясь по телефону, нельзя повышать голос или заставлять собеседника слишком долго ждать. Будьте вежливы и компетентны!

3. Громкость, ваши сообщения должны доходить до слушателя, преодолевая расстояние. При правильно выбранной громкости слушатель может комфортно воспринимать ваши слова, не напрягая и не отдергивая голову от трубки. Удостоверьтесь в том, что собеседник может слышать вас не прилагая усилий. Я уверен, что вы знаете, каково это - пытаться понять человека, который бормочет что-то себе под нос. Удостоверьтесь в том, что собеседник правильно вас понял.

Итак, у вас сформировался список кандидатов, с которыми нужно провести интервью, вам необходимо узнать, насколько они заинтересованы в смене работы. Для приглашения кандидатов я использую несколько вариантов:

Телефонный звонок;

Письмо по электронной почте;

SMS с бесплатного сайта.

Кандидаты обычно указывают в резюме мобильные и домашние телефоны. Звонок на домашний телефон лучше сделать вечером, так как днем кандидат находится на работе либо на других собеседованиях. Оптимальное время для звонка - с 19 до 22 часов.

В приложении 3 вы найдете пример телефонных переговоров с найденными вами кандидатами, а в приложении 4 - с кандидатами, откликнувшимися на размещенную вами вакансию.

Примеры я привожу в двух вариантах. Вариант 1 - это мой личный жизненный опыт, основанный на принципах ведения таких переговоров в компании «Форум-НТС», а второй - развернутый - основан на стандартах ведения переговоров в западных компаниях.

Из приложения 5 вы узнаете, как правильно отправлять предложения по SMS и электронной почте.

После того, как вы пообщались с кандидатом по телефону и выяснили ряд вопросов, обязательно запишите полученную

информацию. Также запишите свое мнение о кандидате - впоследствии вы сможете сопоставить эти данные и принять решение об отборе или отсеве соискателя.

Давайте разберем, какие сложности могут возникнуть в процессе телефонных переговоров с кандидатом и что необходимо делать в таких случаях.

1. Кандидат получает тот же оклад, который предлагаете вы, но обладает высокой квалификацией и хочет сменить работу. Расскажите ему про нематериальные преимущества компании, а также про то, что оплата уточняется на собеседовании с непосредственным руководителем и напрямую зависит от квалификации кандидата.

2. Ваш кандидат недостаточно квалифицирован или, наоборот, слишком квалифицирован для этой вакансии. Необходимо сразу сказать кандидату о том, что вашему клиенту необходим специалист, обладающий другим опытом. Затем постарайтесь получить от него информацию о специалистах, которых он может пореко- \ мендовать. Сообщите кандидату, что обязательно будете иметь J его в виду и регулярно извещать обо всех новых вакансиях.

3. Кандидат плохо идет на контакт, медлителен, не проявляет сильной заинтересованности. Возможно, у него есть интерес, но существуют серьезные причины для того, чтобы отклонить ваше предложение (работает долго на своем месте работы, неудобно добираться до новой работы, обещали повышение зарплаты и др.).

Сделайте так, чтобы он почувствовал - эта работа уплывает от него:

Судя по всему, вы прекрасно устроены. Боюсь, что только потеряю время, если представлю вас моему клиенту.

..« Подумайте об этом дома. И если мое предложение все еще будет вас интересовать, /позвоните завтра утром - я представлю вас моему клиенту.

Кандидат обладает информацией о специалистах, которые могут претендовать на вакансию, но хочет предложить им вакансию сам. Поясните ему:

Я располагаю информацией, которая может повлиять на решение этого человека, у вас же ее нет.

Я понимаю, что вы о нем заботитесь, но учтите, может быть, он не хотел бы, чтобы вы знали о его планах. Я не скажу ему, откуда мне стало известно его имя. Так как я могу его найти?

/ Зачем же вам обременять себя моей работой?!

Не отнимайте у меня возможность обрадовать человека.

Кандидат опасается что, информация о смене работы может стать известна не только вам, но и его руководителям.

Иван Иванович, конфиденциальность - первая заповедь моей профессии. Если я не буду ее соблюдать, то потеряю всех своих клиентов. Я не сделаю ничего такого, что может поставить под угрозу ваше положение.

Добейтесь доверия, опишите вашу позицию и дайте основные сведения о компании:

Вопрос: «Как называется компания?» Кандидат может заявить вам, что он хорошо знает свою отрасль и все компании, работающие в ней. Он также может сказать, что уже бывал на собеседованиях во многих из них.

Ответ. «Компания просила соблюдать конфиденциальность и не упоминать названия до собеседования рекрутера с кандидатом». Вопрос: «Откуда вам известно мое имя?»

Ответ. «О вас прекрасно отозвался человек, который высоко ценит вас и вашу работу. Он просил пока не называть его имени».

«Моя работа заключается в том, чтобы находить лучших людей в отрасли. А такого выдающегося человека, как вы, найти нетрудно». у

«От одного из-"наших ассистентов, чья работа состоит в том, чтобы находить таких людей, как вы».

На этом этап первичных переговоров заканчивается, и мы переходим к оценке кандидата и самому важному этапу - интервью.

День добрый, дорогой друг!

Входящие к нам обращения бывают ожидаемые и не очень. В том числе приглашения на собеседование. Важно не путать одно с другим.

Представим ситуацию:

Вас заинтересовала вакансия и вы подстроили под нее резюме, составили сопроводительное письмо и отправили. Все как положено, честь по чести. Ждете ответа. Проходит день — другой-третий. Ни гу-гу. Затем закрутились, общались еще с кем-то, обычный водоворот событий.

Через дней 10 вдруг звонок от той компании, куда вы направляли резюме. А вы уже и забыли... И пытаетесь на ходу вспомнить кто же это. В ответ на первые слова «Вы направляли нам резюме, так», говорите: «Эмм... да... кажется да...».

Первое впечатление создается первыми словами. То, что вы мямлите и пытаетесь соображать на ходу — не лучший вариант. Другое дело, когда вы скажете «Конечно, направлял резюме неделю назад. Рад, что вы позвонили, я ждал звонка.»

Важное правило — помните все компании, куда вы направляли резюме . Дабы не чесать в затылке, пытаясь лихорадочно вспомнить, что вы писали им и писали ли вообще.

Так вы производите впечатления человека, которому «по барабану» что и куда он пишет.

Человек на другом конце провода должен понять, что его звонок ждут.

Желательно вести письменный учет контактов. Так лучше запоминается. Несложная табличка: в какую компанию и когда вы направляли резюме. Сюда же можно добавлять даты предстоящих собеседований, их результаты и еще много чего.

Что хочет узнать рекрутер

Обычно первый телефонный контакт — небольшое экспресс-интервью.

Рекрутер хочет определить:

• Актуально ли предложение компании для вас на сегодня?
• Вы реальный человек и именно тот, кто отправил резюме.
• Вы следуете хотя бы элементарным правилам делового общения. Если он вместо «Здравствуйте» услышит «Это кто?» тоном человека которого не вовремя побеспокоили, разговор может не состояться или быстро свернется.

Как подготовиться к разговору?

Чтобы не тормозить во время разговора и сделать его продуктивным и полезным для вас, рекомендую придерживаться, следующих правил правил:

• Заранее подготовьте вопросы, которые в зададите при первом разговоре. Примерный перечень вопросов можно посмотреть .
• Подготовьте ответы на вопросы собеседования. Часть из них могут быть заданы уже во время телефонного разговора
• Если мешает шум, например транспорта, или неудобно говорить по другим причинам. — лучше перенести разговор. При этом сказать, что перезвоните сами и спросить по какому телефону.
• Во время разговора имеет смысл слегка улыбаться. Я серьезно говорю. Улыбка меняет голос и придает ему приятный тембр. Попробуйте сами.
• В телефонном разговоре, в отличие от очного собеседования, нежелательны частые паузы. Старайтесь поддерживать динамику беседы словами "хорошо ", «так», «ага», «конечно» и т.п.
• В обязательном порядке обращайтесь к человеку по имени. Не в каждом предложении, но через раз. Это важно, поверьте на слово.

Ваши задачи минимум

1. Определить, готовы ли вы к продолжению общения с этой компанией
2. Показать, что с вами приятно общаться. Вы человек воспитанный, вежливый, позитивный, «живой»
3. Ответить на вопросы и задать свои вопросы
4. Определиться с датой, временем очного собеседования и с кем оно состоится

После беседы сделайте пометки в своей учетной таблице о важной информации, если такая есть.

Как определять левые конторы?

Звонки от незнакомых компаний примерно в 80% случаев — всевозможные «заманухи» в разные пирамиды, работы типа агентов по страхованию или недвижимости, а иногда и просто мошенники.

Как определять разного рода «конторы никанора» мы обсуждали .

Приглашение по почте

Почти все псевдоприглашения и «предложения» сейчас автоматически отправляются почтовыми сервисами в спам. Ибо люди которые это пишут, обычно не имеют ни малейшего представления не только о рекрутинге, но и вообще о том, как предлагать работу.

Адрес отправителя в кавычках, безадресное обращение типа «здравствуйте», а то и вообще без оного, восклицательные знаки. Все это повод отправить сообщение в спам, если оно туда не попало сразу.

Кампании, в которые вы направляли резюме через работные порталы, на почту обычно не пишут. Звонят или пишут на сайте с просьбой перезвонить.

Внимательно смотреть письма следует только от тех компаний, куда мы направляли резюме. Таких писем будет немного, если будут вообще. Обычно также предпочитают звонить.

Если же такое письмо все же пришло, с ответом тянуть не следует. Как правильно написать ответ, мы разбирали .

Еще раз подчеркну основную мысль статьи : приглашения на собеседования, звонки от работодателей не должны заставать вас в врасплох.

Ваш собеседник должен сразу понять, что его звонок ожидаем и желанен. создаст позитивный тон всему дальнейшему общению.

Благодарю за интерес к статье.

Если вы нашли ее полезной, сделайте следующее:

1. Поделитесь с друзьями, нажав на кнопки социальных сетей.
2. Напишите комментарий (внизу страницы)
3. Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи к себе на почту.

Удачного вам дня!

Любой современный человек на сегодняшний день желает иметь работу, которая не только будет соответствовать его профессиональным навыкам, но и при этом будет высокооплачиваемой.

Конечно, еще не стоит забывать о желании будущего карьерного роста. Только желать иметь приличную работу – этого недостаточно, ведь, как правило, под лежачий камень вода не течет.

Поэтому для достижения своей цели и реализации всех задуманных планов вам в первую очередь необходимо составить свое резюме, размножить его и направить в интересующие компании.

Сопроводительное письмо составляется к резюме в обязательном порядке и считается его неотъемлемой частью.

Все документы могут быть оформлены как на бумажных носителях (доставленные вами лично менеджеру по подбору персонала), так и в электронном виде (отправленные на сайты по поиску работы).

В сопроводительном письме вы можете немного завысить заработную плату, которую хотите получать, а уж на самом собеседовании при переговорах с работодателем снизите зарплату до приемлемого уровня.

Сегодня особенно тяжелей найти работу людям без опыта работы или студентам, окончившим высшее учебное заведение. Но не стоит отчаиваться и опускать руки, если вам пока не удается найти подходящее место работы. Настанет момент, когда удача улыбнётся и Вам!

Как ответить на приглашение на собеседование, которое, наконец - то пришло и именно от той компании, в которую вы давно мечтали устроиться. Определенных правил нет, поэтому свой ответ напишите в свободной форме без излишнего официоза, что послужит началом для простых и доверительных отношений между работодателем и вами.

Пример ответа:

Уважаемый Иван Николаевич.
Ваше письмо мной получено и прочитано. Весьма благодарен Вам за приглашение. Буду на собеседовании в назначенное время.
Укажите дату и поставьте свою подпись.

Как видите, ответ не несет большой объем информации, но именно в такой форме стоит ответить на приглашение, что и создаст о Вас хорошую репутацию на предприятии, куда устраиваетесь на работу.

Письмо отошлите на следующий день после получения. В тот же день не следует отсылать письмо. Вам необходимо создать впечатление, что вы еще немного обдумали свое решение, взвесили все за и против.

В назначенный день собеседования необходимо выглядеть соответственно: деловой костюм, опрятный вид (не броский макияж).

Как правило, первое впечатление, полученное о соискателе – это один из определяющих факторов в деле о приеме на работу.

К собеседованию подготовьтесь заранее. Постарайтесь больше узнать информации об этой компании. Продумайте все ответы на вопросы по вашей кандидатуре. Ведите себя спокойно, отвечайте четко и лаконично. Будьте сдержанным, не стоит рассказывать о конфликтных, спорных ситуациях на прежнем месте работы, даже если вы оказались правы.

Не расстраивайтесь если не прошли первое собеседование. На следующем вы обязательно станете победителем.

Письмо №1

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Я изучил Ваше резюме на позицию «Старшего менеджера» и пришел к выводу, что Ваше образование и опыт работы идеально подходят для этой должности. Чтобы обговорить все нюансы и ближе познакомиться с Вами, приглашаю Вас на собеседование, которое состоится 5.08.2014 года в 12.00 часов.

Если указанная дата или время Вас не устраивают, прошу связаться с секретарем нашей компании в течение сегодняшнего дня.

С уважением,

Петр Иванович

Письмо №2

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Я внимательно изучил присланное Вами резюме. Ваша квалификация и опыт работы отвечают требованиям нашей компании. Но, к сожалению, должность, на которую вы претендуете, уже занята, однако в данный момент у нас освободилась вакансия дистрибьютора. Если данная работа Вас интересует, прошу связаться со мной по телефону 200-01-02.

С уважением,

Петр Иванович

Письмо №3

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Я ознакомился с Вашим резюме, и заинтересован в Вас как в сотруднике своей компании. Считаю, что Ваша квалификация полностью отвечает требованиям к позиции Менеджера продаж.

Для получения более подробной информации прошу Вас связаться с нашим секретарем и записаться на собеседование.

С уважением,