Допустим, некоторым категориям сотрудников установлена почасовая оплата труда. В таком случае зарплата сотрудника определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанных часов. Данный вид оплаты является частным случаем повременной оплаты труда.
Если в организации применяют унифицированную форму штатного расписания, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» - «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на локальный документ, который регулирует порядок оплаты труда в организации (например, Положение об оплате труда ).
Такой вывод следует из абзаца 5 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Ситуация: нужно ли указывать в штатном расписании должности или иные сведения о совместителях?
В штатном расписании укажите должность, а вот прописывать условия работы в этой должности по совместительству не нужно.
По общему правилу в штатном расписании следует указать все штатные единицы должности (в т. ч. неполные) независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем. Например, если в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем. Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).
Ситуация: можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала (представительства) организации ?
Нет, нельзя.
Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.
Утверждение
Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Срок действия
Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.
Изменение расписания
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме.
Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы - предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.
В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Пример внесения изменений в штатное расписание
Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. Для этого ему потребовалось внести изменения в штатное расписание. Он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание .
Ознакомление сотрудников
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Поэтому знакомить сотрудников (в т. ч. и при приеме на работу ) со штатным расписанием работодатель не обязан.
Вместе с тем, работодатель должен будет это сделать, если такая обязанность предусмотрена внутренними документами организации (например, коллективным договором или соглашением).
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1.
Штатная расстановка
Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.
Штатная расстановка не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.
Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в произвольной форме . За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.
По мере закрытия и появления вакансий, прочих кадровых передвижений (увольнений, переводов и т. п.) в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.
Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 74 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). На практике многие работодатели в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентирован.
Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.
Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.
Какое изменение придется зафиксировать в ШР:
- появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
- изменили название должности, переименовали отдел;
- изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
- ликвидируют отделы и вакантные позиции;
- проводят сокращение штата, численности.
Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.
В штатное расписание вводятся новые штатные единицы
Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.
Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:
- в шапке документа указывают наименование предприятия;
- ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
- слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
- указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
- указывают предложения по решению описанных вопросов;
- закрепляют ответственных за исполнение приказа;
- при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
- подпись составившего и ее расшифровка.
Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:
В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.
Переименование должности
Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.
Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются , поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.
|
Работник согласен |
Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании. На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится . |
|
Работник не согласен |
Работодатель предлагает другую работу. Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ , пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:
Изменение оклада
Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.
Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.
Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается .
Сокращение штата
Для проведение такой процедуры потребуется:
- Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
- Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
- Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.
В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.
Приказ на сокращение штата, образец
Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.
Если на предприятии в штат вводится новая должность, одновременно с этим должны быть внесены , даже если при этом трудовые права работников остаются неизменными, а сложность исполняемых обязанностей не увеличивается.
Как меняется документ
По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций. На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.
Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.
Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года. И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.
Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.
Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:
- производство расширяется, что требует привлечения новых работников и новых должностей;
- , в результате которой требуются специалисты другого профиля;
- уменьшается нагрузка на некоторых сотрудников, которым приходилось .
Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя. Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:
- данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
- производится сбор необходимой документации;
- составляется приказ;
- изменяется штатное расписание.
Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.
На каких основаниях можно ввести должность
Главным основанием для введения в штат новой должности становится ситуация, когда существующие на предприятии в данный момент условия не обеспечивают полноценный производственный процесс без нарушения законодательно установленных граничных сроков труда за неделю. Поэтому каждому сотруднику приходится значительно превышать максимально допустимую норму длительности рабочего времени для обеспечения полноценного производственного процесса.
Для установления такой ситуации нужно использовать формулу вычисления оптимальной продолжительности рабочей недели, обобщить статистическую информацию. Кстати, с помощью этой формулы можно доказать также необходимость выведения должности из штатного расписания. Если на предприятии нет собственных норм выработки для каждой конкретной должности, можно воспользоваться стандартами Минтруда.
При введении новой должности требуется разработать полную законодательную концепцию условий труда, а именно: продолжительность рабочего времени, график труда, и , необходимость дополнительного обучения, его способы и время. Размер оклада может быть установлен больше или меньше, чем у других работников.
Все эти действия по обоснованию необходимости новой штатной должности может совершить начальник отдельного подразделения предприятия. Он пишет докладную на имя с ходатайством о введении новой единицы.
Несмотря на то, что служебная записка относится к официальной документации, ее можно написать в свободной форме, но необходимо подробно описать все обстоятельства, обоснования и доказательства.
После ознакомления директор выносит свое решение. Если принято решение удовлетворить обращение, .
Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности
На основании приказа можно внести поправки в штатное расписание, а иногда требуется полное изменение содержания штатного расписания.
- Если требуется ввести одну-две должности, достаточно слегка подправить текст штатного расписания,
- Если же изменения касаются многих должностей или даже целого структурного подразделения, придется составить новое штатное расписание.
Важные шаги
При заполнении штатного расписания нужно будет , порядок и режим работы, а также дать название новой должности, которая бы в полной мере отражала весь спектр исполняемых обязанностей. Наименование должности должно соответствовать Квалификационному справочнику, действующему на данный момент. Хотя если на новую должность нет каких-то ограничений и запретов, работодатель вправе сам дать ей название.
Допускается изменение наименования существующей должности в штатном расписании, для чего обычно не требуется полностью менять весь документ. При введении новой должности потребуется оповестить об этом местную службу занятости для привлечения квалифицированной рабочей силы, если подходящей кандидатуры на эту должность нет. Само предприятие может перевести на новую должность другого сотрудника из числа собственных путем перевода, а может самостоятельно привлечь человека со стороны.
Как составить приказ
Оформлением штатного расписания обычно должны заниматься работники кадровой службы, хотя по указанию руководителя такая обязанность может быть наложена на любое лицо, компетентное в таких вопросах. Работу по внесению изменений можно начинать при получении устных распоряжений руководителя, но все изменения должны быть сделаны только на основе приказа, который составляет руководитель.
Единой установленной формы такого приказа нет, но необходимо придерживаться государственного стандарта Р 6.30-2003. В этом документе содержится следующая информация:
- по каким причинам вводятся поправки;
- каким образом они будут производиться и регистрироваться;
- как называется новая вакансия;
- в чьем подчинении будет новый сотрудник;
- какой оклад, ему предлагаются;
- по какому графику будет проходить трудовая деятельность, каков режим труда и отдыха.
Кроме того, указывается, какие сроки отведены на введение изменений, как именно они будут производится. Указывается лицо, на которого возлагается контроль за исполнением данного приказа.
Форма приказа может быть разработана самим предприятием, можно составить в произвольной форме, но следует придерживаться следующей структуры:
- Вверху пишутся реквизиты предприятия, адрес, а также дата составления приказа и его номер.
- Вписывается формулировка документа: «Изменить штатное расписание».
- Далее следует причина изменения: «введение новой должности».
- Ниже перечисляются все изменения.
- В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного приказа.
Если изменения касаются некоторых работников, но не все из них согласны с этим, то внесение изменений в штатное расписание будет рассматриваться, как незаконное (ст. 72 ТК РФ).
Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0 — тема этого видеоролика:
Штатное расписание - это документ организации, применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации ( , раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ). Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.
Согласно раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 расписание подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом.
Технически, штатное расписание может составлять любая служба, на которую руководителем возложена эта обязанность. Как правило, это делает кадровая служба. Если организация небольшая, то кадровик или главный бухгалтер.
Срок действия
Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено . После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.
Ошибки при составлении штатного расписания
- В штатном расписании не нужно указывать уральский коэффициент и прочие надбавки
Чтобы заполнить штатное расписание правильно, необходимо отдельно указать сумму оклада и отдельно сумму (процент) надбавок. Оклад отражается в графе 5 формы Т-3, а различные надбавки (в том числе уральский коэффициент) - в графах 6–8. Если невозможно определить точную сумму в рублях, в указанных графах допустимо прописать процент или коэффициент (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). - Каждый год нужно утверждать новое штатное расписание
Законодательство не обязывает работодателя обновлять штатное расписание ежегодно. У этого документа в принципе нет срока действия и периодичности утверждения. - Все должности в штатном расписании должны соответствовать утвержденному классификатору профессий
Если должности в штатном расписании не соответствуют должностям, приведенным в Классификаторе, в большинстве случаев это не является нарушением. - В штатном расписании нужно указывать ФИО работников
В штатном расписании не нужно указывать ФИО работников. Иначе при каждом увольнении придется менять документ. Кроме того, в унифицированной форме штатного расписания нет граф для внесения персональных данных. - В штатном расписании можно указывать «плавающие» оклады
Иногда работодатель для равнозначных должностей устанавливает разные оклады или непосредственно в штатном расписании в графе 5 указывает так называемую «вилку» окладов (например, 20 000–30 000 рублей).
Такой подход противоречит трудовому законодательству. Запрещается любая дискриминация работников при установлении условий оплаты труда (ст. 132ТК РФ). Работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ, письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).
к меню
Кто обязан СОСТАВЛЯТЬ штатное расписание
Трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
В трудовом договоре указываются:
...............................
Обязательными для включения в трудовой договор
являются следующие условия:
............................
трудовая функция
(работа по должности в соответствии со штатным расписанием
, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
.............................
Видим, что про штатное расписание в только две статьи. На первый взгляд, законодатель вроде бы и не обязывает иметь штатное расписание, но не просто так ведь разработана и утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» .
Итак, ниже рассмотрим для чего нужно штатное расписание, как заполняется, как вводится в действие.
к меню
СОСТАВЛЯЕМ Штатное Расписание, Расстановка, ОБРАЗЕЦ скачать
Скачать форму Т-3 "Штатное РАСПИСАНИЕ образец"Примечание : Формат.doc 64 Кб
Штатная расстановка
Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.
Штатное замещение не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.
Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.
Скачать форму Т-3 "Штатное ЗАМЕЩЕНИЕ образец"
Примечание : Формат.doc 64 Кб
Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?
Штат - это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.
Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.
Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями.
Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.
к меню
КТО должен составлять Штатное Расписание и вносить в него изменения?
В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).
В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.
Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.
к меню
С ЧЕГО начинается составление Штатного Расписания?
Прежде чем приступить к составлению штатного расписания , необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура - это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.
Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 - попробуем.
Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации - оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).
Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например - «шр»).
Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.
Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3 , предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.
к меню
Как назвать структурное подразделение?
Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения» . Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда.
Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Наименования подразделений указываются по группам:
- руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
- производственные подразделения;
- вспомогательные или обслуживающие подразделения.
Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).
К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.
к меню
Что такое «код структурного подразделения»?
Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений - отделы, в составе отделов - группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.
Как заполнять графу «Профессия (должность)»?
Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее - ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем - рабочих.
к меню
Что такое «штатная единица»?
Штатная единица - это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.
Как установить оклад (тарифную ставку)?
Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.
Тарифные ставки - инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.
Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда . Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.
При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.
Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.
При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами - Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.
к меню
Что такое «надбавки и доплаты»?
В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты» .
Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.
Надбавки к заработной плате - это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.
До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, - это две основные формы выплаты надбавок и доплат.
Первая форма - процентная - устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).
Вторая форма выплат - это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).
Один из наиболее часто задаваемых вопросов - как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными - все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.
Что такое «месячный фонд заработной платы»?
Месячный фонд заработной платы - это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.
к меню
Когда в Штатное Расписание вносятся изменения?
Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.
Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3?
Изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя "О внесении изменений в штатное расписание". Изменения могут быть следующими:
- переименование должности, специальности, профессии;
- переименование структурного подразделения;
- изменение тарифной ставки (оклада);
- изменение количества штатных единиц (увеличение, уменьшение).
к меню
Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:
1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя.
2. Если изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить приказом (распоряжением) "О внесении изменений в штатное расписание". В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- реорганизация организации;
- расширение или сокращение производственной основы организации;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- изменение законодательства;
- увеличение численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал и так далее.
Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты . При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.
Форматы бланков , указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться .
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Секретарь ____________ Е.В. Иванова
8.10.2015
И т.д. все сотрудники знакомятся под роспись с приказом.....
Руководитель может уполномочить любое иное лицо на подписание приказов по штатному расписанию.
Главный бухгалтер и кадровый работник в обязательном порядке подписывают только само штатное расписание. В приказе их визы не обязательны. Они знакомятся с приказом так же, как и другие сотрудники.
к меню
ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ
В рамках встречной проверки затребовала штатное расписание образовательного учреждения.
- Правомерно ли при проверке контрагента требовать этот документ?
- Грозит ли какая-нибудь ответственность, если его не направить?
Инспекторы вправе затребовать штатное расписание самой образовательной организации.
Порядок внесения изменений
Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, как появляется такая необходимость.
Важно! О том, сколько раз изменить штатное расписание решает самостоятельно руководитель организации. Делать это можно так часто, как в этом есть потребность.
При изменении в расписании должности какого либо работника, либо его оклада, изменить также потребуется и заключенный с ним трудовой договор. При этом, до внесения изменений в расписание, нужно оформить перевод сотрудника на другую должность. Сделать это можно при помощи приказа по утвержденному бланку Т-5 (см. →), либо по самостоятельно разработанной форме. С работником потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору, а также сделать запить в трудовой книжке о переводе.
Как уведомить работника об изменении штатного расписания
За работником сохраняется право не соглашаться на новые условия работы, в этом случае работодатель направляет сотруднику предложение о другой работе, также в письменном виде. Если предложить работодатель схожую с прежними условиями должность не может, то он вправе предложить должность и нижеоплачиваемую и нижестоящую. При отказе сотрудника потребуется оформить его увольнение, основанием которого будет: «отказ от предложения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора», то есть п.7 часть 1 статья 77 ТК РФ.
В зависимости от того, какова причина внесения изменений в расписание, различают и то, каким образом составить приказ.
Приведем примеры основных приказов при изменении штатного расписания зависимости от причины:
Те сотрудники, которых напрямую затрагивают изменения должны поставить подпись в ознакомлении. К самому приказу прикладывается новое расписание, содержащее все изменения. В приказе следует указать дату, с которой новое расписание вступает в силу, а также назначить ответственного за исполнением приказа. В качестве ответственного лица может выступать руководитель организации, либо сотрудник отдела кадров.
Изменения в штатное расписание
Как уже говорилось выше, ограничений по количеству и частоте вносимых в штатное расписание изменений нет. Руководитель вправе самостоятельно решать когда изменять штатное расписание. Сделать это можно как с начала года, так и в его середине.
Важно! Даже временный перевод работника на другую должность должен отражаться в штатном расписании. После оформления перевода издается приказ об изменении расписания, а также указывается срок, на который вводится новая должность.
Ответственность на невнесение изменений в штатное расписание
Нарушение требований трудового законодательства, например, несоответствие количества сотрудников штатному расписанию и др., влечет за собой административную ответственность с наложением штрафа на организацию и должностных лиц:
- 30 000 – 50 000 рублей – на организацию;
- 1 000 – 5 000 рублей – на должностное лицо.
Для того, чтобы избежать ненужных штрафов для организации и ее руководителя нужно своевременно вносить изменения в штатное расписание организации по установленным законодательством требованиям.