Как правильно учитывать заказы? Как фиксировать и обрабатывать заявки клиентов и покупателей без ошибок? В работе с заказами и клиентами бесценную помощь окажет облачная программа учета заказов.

Учет "на коленке": подводные камни обычных способов учета

Открывая компанию, предприниматель получает первые заказы от клиентов. Пока они единичны, и оборот не велик, проблем с учетом заказов (а следовательно, бухгалтерским и налоговым учетом) не возникает: все данные о заявках вносятся в определенный период времени: в конце недели, в конце рабочего дня или в иной период.

Все клиенты как на ладони.
Управляйте взаимоотношения с клиентами, ведите продуктивную работу с заказами!

Это может быть обычный журнал с таблицей заказов, блокнот или программа Excel. Вне зависимости от того, каким инструментом пользуется сотрудник компании, ответственный за учет заказов, он вносит все данные вручную, на основе чеков, договоров и других документов.

На первых этапах работы компании проследить количество и корректность исполнения заказов несложно. Но по мере возрастания числа заявок руководитель встречается с первыми сложностями:

• сотрудники, ответственные за учет заказов, начинают делать ошибки и пропускают заявки;
• учет заказов начинает занимать слишком много времени, и вам приходится нанимать отдельного сотрудника, который бы выполнял такую работу;
• из-за необходимости обработки большого количества заказов даже такой сотрудник начинает допускать все больше ошибок;
• руководитель или иное ответственное лицо не может проконтролировать работу сотрудников - как того, кто осуществляет учет заказов, так и тех, кто их принимает и обрабатывает.

Как результат - низкое качество обслуживания клиентов, ошибки в финансовых документах, некорректные данные в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Автоматизация учета заказов: преимущества систем

При большом числе заказов наиболее оптимальным решением будет внедрение системы автоматизации учета - программы для учета заказов, которая могла бы обеспечить учет заказов в режиме нон-стоп.

Преимущества автоматизации:

• отсутствие ошибок и пропусков;
• учет в онлайн-режиме, т.е. внесение данных сразу после поступления и обработки заказа;
• готовые шаблоны, таблицы, формы документов, возможность оформления документов за одну-две минуты;
• легкость в применении, значительная экономия времени и средств: вам не придется нанимать отдельного сотрудника, ответственного за учет заказов;
• возможность учета каждого этапа обработки заказа.

Возможности "облачных" сервисов

Автоматизированный учет заказов можно организовать двумя способами.

Первый способ - установить бесплатную программу учета заказов на компьютере или в локальной сети. Как правило, это сложные, многофункциональные системы, которые требуют обслуживания и обновления. Для того, чтобы такая система работала эффективно, вам необходимо, помимо всего прочего, нанимать IT-специалиста или заключать договор аутсорсинга с компанией, установившей программу.

Второй способ - использовать "облачный" веб-сервис. Он предоставляет те же возможности, что и обычная программа, но не имеет недостатков.

Возможности "облачных" веб-сервисов:

• вам не нужно устанавливать программу для учета заявок на компьютере, выстраивать локальную сеть, внедрять систему учета заказов в существующую информационную среду;
• вы экономите место на жестком диске компьютера или сервере локальной сети; не тратите деньги на обслуживание и обновление программы;
• веб-сервисом могут пользоваться все, кто имеет права доступа, без ограничений во времени и из любой точки земного шара: при необходимости сотрудник может занести данные о заказе с помощью телефона, что наиболее актуально для выездных специалистов, курьеров, сотрудников, работающих на складах, транспорте, производстве.

Класс365: бесплатная программа учета заказов

Для того, чтобы получить в свое распоряжение такой инструмент, который бы позволил вести учет заказов из любой точки земного шара и в любое удобное время, вам не нужно покупать и устанавливать сложную программу и арендовать выделенный сервер, на обслуживание которого будет уходить половина бюджета. Достаточно пройти регистрацию и подключиться к "облачному" веб-сервису Класс365.

Класс365 - удобный бесплатный сервис, где вы сможете вести учет заказов. Программа подойдет для компаний, работающих в сфере услуг, розничной и оптовой торговли, а также интернет-магазинов. Вы сможете работать с клиентами, быстро получать подробную информацию о том или ином товаре, вести учет заказов в режиме реального времени.

Для того, чтобы пользоваться всеми возможностями программы, вам необходимо лишь потратить несколько минут на регистрацию и выбрать тариф - "Бесплатный", для начинающих предпринимателей и молодых компаний. С ростом компании и соответственно сотрудников вы сможете увеличить количество пользователей, перейдя на тариф "Профессиональный".

Начать бесплатно

• CRM для работы с заказчиками

  Система управления заказами «Битрикс24» поможет выявить ключевых заказчиков, предотвратить их уход к конкурентам и повысить средний чек. Используйте CRM для учета заказов клиентов, чтобы:
  • Вести клиентскую базу;
  • Расширять базу контактов;
  • Фиксировать обращения;
  • Выставлять счета, отправлять коммерческие предложения;
  • Обрабатывать заказы;
  • Реализовывать программы лояльности.

• Не пропускайте ни одного обращения

  Используйте «Битрикс24» для пополнения клиентской базы. Добавляйте в программу учета клиентов телефоны, адреса E-mail, аккаунты социальных сетей. Фиксируйте историю обращений, переговоров, детали заказов, скидки и акции.

  Все обращения, звонки, письма и заявки с сайта автоматически сохраняются в системе и конвертируются в «лиды». CRM не позволит потерять ни одного контакта. «Битрикс24» присылает менеджерам напоминания о пропущенных вызовах. Записи исходящих и входящих звонков сохраняются в системе обработки заявок, их легко найти через Журнал звонков или карточки клиентов.

  
  

• Удерживайте покупателей

  Постоянно напоминайте покупателям о себе. Спланируйте в «Битрикс24» графики общения с ключевыми заказчиками, в удобное им время и по комфортным для них каналам. Опрашивайте клиентов, собирайте сведения о личных пристрастиях и хобби. Поздравляйте с праздниками - личными, профессиональными и государственными. Дарите подарки и скидки. Бесплатно рассылайте кейсы, методички, советы. Фиксируйте активности и полученную обратную связь в системе управления заявками.

  Организуйте «горячую линию». Консультируйте по неясным вопросам, решайте проблемы с товарами и услугами. Служба поддержки невозможна без системы учета обращений (тикетов).

  
  

• Пополняйте клиентскую базу через сайт и социальные сети

  Программа для продаж «Битрикс24» собирает контакты потенциальных заказчиков с корпоративного сайта, из социальных сетей и мессенджеров. Разместите на сайте лид-форму, анкету обращений в техподдержку, онлайн-чат. Настройте соединение с чатами Вконтакте, Facebook, Telegram, Skype. Контакты новых друзей автоматически поступят в клиентскую базу в виде «лидов».

  
  

• Организуйте работу отдела продаж

  Недостаточно набрать по объявлениям «активных», «ответственных» и «нацеленных на результат» менеджеров по продажам. Предоставленные сами себе, они не наладят совместную работу. Программа для учета продаж бесплатно упростит рабочий процесс, внедряя шаблоны стандартных бизнес-процессов, деловых писем, коммерческих предложений и счетов.

  Регламенты обработки заявок, оформления документации, подготовки отчетности легко реализуются при помощи шаблонов «Битрикс24». Однако в бесплатной облачной версии «Проект» число пользователей CRM не может превышать 12 человек.

  «Битрикс24» сокращает время адаптации новых сотрудников. Правила и инструкции, шаблоны документов, контакты коллег и контрагентов хранятся в одном месте, легко находятся, доступны из любого места с мобильных устройств. Сотрудники мгновенно получают оповещения, напоминающие о новых и запланированных задачах. При увольнении дела передаются «в один клик».

  
  
  
  

Изначально "Электронный заказ" разрабатывался для автоматизации процесса обработки заказов . Поэтому это одна из сильных сторон ezCatalogCMS.

Благодаря ей Вам не нужно постоянно входить в административную панель сайта, боятся ошибок браузера, отключения интернета и других сетевых неприятностей. Вы можете обработать заказы интернет-магазина через понятный интерфейс программы и распределить клиентов по менеджерам.

Обработка заказов состоит из 5-ти важных функций:

• Журнал клиентов;
• Рассылка по клиентам;
• Торговые представители;
• Журнал заказов;
• Обмен с сервером.

Журнал клиентов

Все покупатели отображаются в журнале клиентов. В нем можно получить список всех клиентов и отсортировать по конкретным параметрам (номер, статус, город и так далее). У каждого покупателя есть карточка, в которой Вы можете изменять информацию, реквизиты, добавлять скидки и наценки. Через журнал можно ещё добавить клиента вручную.

Рассылка по клиентам

При помощи данной функции можно создать рассылку для конкретных клиентов. В рассылки указывается тема, стилизованный текст и прикрепляются файлы. Перед отправкой необходимо провести настройку почты в "Электронном заказе".

Журнал заказов

В нем вы можете отсортировать все заказы по периодом, городам, статусам, номер и другим параметрам. Имеется возможность прикреплять к заказам договоры и переходит к подробной информации о клиенте. Можно сформировать накладную, изменить статус и выгрузить данные(сохранить) в excel.

Торговые представители используются в android-приложения и в клиентских программах и не применяются в интернет-магазине. Чаще всего этим пользуются для оптовых продаж.

Обмен с сервером позволяет загрузить новые заказы.

Если Вам нужно (или уже есть) несколько online-магазинов, то все заказы можете получить и обработать через одну программу. Это удобно.

У вас есть вопросы? Вам нехватает каких то функций? Вы можете рассказать нам об этом!

Задать вопрос

В сервисе для управления торговлей Бизнес.ру появились новые возможности при работе с заказами покупателей: новый удобный журнал заказов, подстатусы, а также отчет по резервам, полный журнал активности и новые интернет-магазины. Для ускорения процесса обработки заказов и оперативного контроля быстрый отбор по статусам вынесен в отдельную область слева от основного списка. Статусы могут быть объединены в группы для упрощения восприятия. Рядом с каждым статусом выводится число заказов, у которых на данный момент присвоен данный статус. Также появилась возможность авторезервирования заказов покупателей - дополнительная настройка, позволяющая сразу резервировать товары в загружаемых заказах из интернет-магазина.

2015. PlipClick - онлайн система управления заказами

PlipClick - это новая онлайновая система контроля и управления заказами с механизмом взаимодействия от Потребителя до Поставщика и Сотрудников Компаний. PlipClick позволяет контролировать статус заказа онлайн, создавать и контролировать поручения сотрудникам, рассылать SMS уведомления всем пользователям. К заказам можно прикреплять файлы и картинки. Также в системе есть лента новостей, акций поставщиков. Система может быть использована, как для физических лиц, индивидуальных предпринимателей так и крупных компаний. Переключение Интерфейса пользователя осуществляется в онлайн режиме. Вы можете быть одновременно Потребителем, Поставщиком и даже Сотрудником компании. Не обязательно регистрировать много учетных записей. Вам достаточно пройти регистрацию один раз и далее произвести соответствующие настройки в профиле.

2015. В Большой Птице реализована система работы с заказами

Вышло очередное обновление онлайн программы бухгалтерского учета Большая Птица . Основным нововведением стало добавление системы работы с заказами, которая позволяет оптимизировать процесс закупок и продаж. В системе реализовано два типа заказов: заказ покупателя и заказ поставщику. Заказ покупателя является отражением намерения покупателя приобрести товар. Пользователи могут оперативно отслеживать состояние каждого заказа, резервировать товар на складе. Система заказов поможет всегда быть в курсе того, на каком этапе находится сделка. В свою очередь, заказ поставщику выражает намерение компании закупить товар. При создании заказа пользователь может использовать специальный "Помощник заполнения". Он позволяет автоматически заполнить заказ поставщику по заказам покупателей, по минимальным остаткам товара или исходя из средней скорости продаж.

2013. Сервис Ордерино интегрировали с Dropbox и Google Drive

В онлайн сервисе для бизнеса по учету и планированию заказов Ордерино теперь есть возможность привязывать к заказам документы из вашего Dropbox или Google Drive аккаунта. Можно загружать новые файлы и документы в Dropbox прямо из Ордерино, редактировать и заменять файлы на Вашем локальном компьютере без необходимости загрузки обновленных версий файлов, передавать заявки на исполнение другим сотрудникам компании без пересылки файлов - все хранится централизованно и доступно онлайн. Загрузка файлов с компьютера по прежнему доступна. Если Вы используете кабинет клиента на Вашем сайте - то клиенты могу скачивать документы к заказам из своего кабинета, а также подгружать новые.

2013. Ордерино - онлайн сервис для управления заказами

У вас много заказов? Это хорошо. Но вы не успеваете их выполнять, клиенты не довольны? Это плохо. Обычно, основная проблема - в плохой организации. Как правило, учет заказов ведется в какой-нибудь бухгалтерской программе, типа 1С (а как же, ведь главное - это отчеты государству, а не удовольствие клиента). Но можно дополнить бухгалтерскую систему инструментом, который позволит действительно эффективно управлять заказами, например белорусский сервис Ордерино . В нем можно быстро создать заказ, назначить ответственного, спланировать выполнение этого заказа в визуальном календаре, и контролировать его выполнение. Каждый вечер Ордерино высылает на почту исполнителям и менеджерам список заказов на завтра. Кроме того, он может оповещать вас по SMS или email о поступлении новых заказов. SMS-ки можно отправлять и клиентам.

2007. Украинская пивоваренная группа BBH автоматизировала мобильных представителей

Завершен первый этап работ по проекту внедрения системы «Монолит: CRM - Мобильная торговля и услуги» для группы пивоваренных предприятий Baltic Beverages Holding в Украине. В настоящий момент торговые агенты компании выполняют ввод и корректировку информации о торговой точке и прием заказа с передачей сведений в центральную БД предприятия. Кроме того, сотрудники предприятия получили возможность планирования визитов и контроля выполнения заданий, а также получения отчетов для анализа собранной информации. Рабочее место дистрибьютора обеспечено доступом через веб-интерфейс, который позволяет получать данные о сальдо по расчетам с клиентами, отгрузке продукции клиентам, остаткам продукции на складе.

2006. Мир и Сервис столичным покупателям обеспечиваются с помощью 1С:Предприятия 8.0

Компания «АйТи-Лаб» завершила многоэтапный проект внедрения «1С:Предприятия 8.0» в крупнейшем московском сервисном центре ООО «Мир и Сервис». Автоматизировано более 120 рабочих мест, в единой системе работают все службы сервисного центра. Созданное в рамках проекта отраслевое решение полностью учитывает специфику работы предприятия. Оно получило название «Управление сервисным центром». Новая система автоматизации ускорила обработку заказов как физических, так и юридических лиц. В момент приема заказа оператор может просмотреть информацию о предыдущих ремонтах изделия, проверить возможность гарантийного ремонта, узнать, является ли владелец VIP клиентом компании, или, наоборот, находиться в «черном списке». Благодаря удобному интерфейсу оператор также может быстро получить информацию о текущем состоянии любого заказа.

Универсальная программа для учета ваших данных. Таких как клиенты, продажи, заказы, партнеры, поставщики, договоры, отгрузки, оплаты, доходы, расходы, товары, финансы, продукты, техника, материалы, комплектующие и т.п. По любым данным, которые у вас есть, можно настроить учет. Вы получите программу, в которой будут только нужные вам данные и не будет ничего лишнего. По любым полям, которые вы добавили можно производить поиск, ограничивать доступ пользователям, строить отчеты и многое другое. При многопользовательской работе, разным пользователям можно разрешать или запрещать видеть определенные поля, столбцы, строки, функции, пункты меню и т.п. Конструктор отчетов позволяет создавать самые разные отчеты по всем данным, которые есть в вашей базе.

Основные возможности:

Настройка структуры данных. Разработка вашей конфигурации с нуля.
Добавление собственных полей. В программе будут только нужные вам поля.
Создание собственных формул. Например, для вычисления НДС, скидки, прибыли, зарплаты и т.п.
Настройка карточек. Расположите поля на карточке как вам нравится.
Настройка таблиц. Включите в таблицах только нужные вам столбцы.
Фильтры. Поиск данных в таблицах по любым полям.
Права доступа. Права доступа к данным по пользователям и группам пользователей: чтение, изменение, удаление.
Шаблоны документов. Такие как счет, договор, акт, накладная, смета и т.п.
Отчеты. Почти как сводные таблицы в Excel. По любым данным в базе.
Импорт данных. Любые данные, которые у вас есть, можно импортировать в созданную вами базу.
Экспорт данных. Любые данные можно экспортировать.
Напоминания. По любым полям типа Дата, можно настроить напоминания.
Многовалютный учет. Если в вашей работе используется несколько валют, то это можно настроить.

Изменения в программе Универсальная программа учета 1.13.0.71 (15.03.2019):

• Исправлена ошибка, когда при настройке прав доступа к интерфейсу дублировались названия карточек, таблиц и наборов вкладок.
• Исправлена ошибка, когда в редких случаях функция счетчик увеличивала на 2.