Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания. Скачать образец на 2019 год можно ниже.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия - кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению, если он затрагивает трудовую деятельность работника. Например, если зарплата работника зависит от штатного расписания. В иных случаях, по мнению Роструда ознакомление сотрудников с ним не обязательно.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица , либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

• Появляется новая должность;
• Изменение названия должности;
• Сокращение размера штата;
• Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
• Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

Основным документом в организации, определяющим перечень используемых профессий и численность необходимых работников для осуществления хозяйственной деятельности компании, является штатное расписание. Оно используется в качестве базы при формировании штата фирмы и определяет ее месячные затраты на использование трудовых ресурсов. Штатное расписание образец можно скачать ниже.

Штатное расписание бланк разрабатывается компетентными специалистами на основе существующей потребности в персонале и используется при планировании. По мере работы предприятия данные этого документа могут меняться, то есть вводится новые должности, а неиспользуемые сокращаться. Также корректируются размеры оплаты труда.

В основном этот документ действует один год, с началом нового – пересматривается. Трудовое законодательство не устанавливает обязательность этого нормативного акта фирмы. Компания имеет право использовать самостоятельно разработанный бланк, или применять штатное расписание форма т 3, утвержденную Госкомстатом. Многие специализированные программы содержат именно его.

Данный документ после согласования утверждается приказом руководителя, который вводит его же в действие. В дальнейшем бланк использует кадровая служба, которая заключая трудовые контракты, берет размеры зарплаты и ее составляющие из этого документа.

Штатное расписание предприятия образец должен быть доступен для ознакомления всем работникам.

Образец заполнения штатного расписания

Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.

Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.

Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.

Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.

Основная часть документа представлена в виде таблицы.

В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.

В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.

При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника. Это же распространяется на деятельность с опасными и вредными условиями труда, так как при начислении льготного стажа эти сведения имеют важное значение.

В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например - 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.

В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.

Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки» . В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.

Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.

В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).

Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.

Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.

Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В результате хозяйственной деятельности компании в штатное расписание могут вноситься дополнения и изменения соответствующим приказом руководителя.

Если коррективы документа существенны, то рекомендуется утверждать новое штатное расписание со следующим номером и определенным периодом действия. Когда изменения затрагивают действующий персонал (повышение зарплаты, переименование должности и т.д.), то после издания нового документа необходимо составить соответствующие дополнительные соглашения сотрудниками фирмы.

Руководителям предприятий рекомендуется использовать унифицированную форму, которая утверждена постановлением от 24.03.1999 N 20. Если расписание составляется первично, то руководство должно четко продумать перечень всех должностей, которые будут на предприятии, а также составить дополнительный документ, который фактически регламентирует оплату рабочего труда. Определяется, что штатное расписание может составляться любым сотрудником, но практика показывает, что руководители доверяют такое дело бухгалтерам или же сотрудникам кадровых отделов.

В трудовом кодексе определено, что любой предприниматель или же юридическое лицо, которое осуществляет процесс заключения трудового договора с сотрудниками, обязан осуществить составление штатного расписания. В тоже время в законе не определены отличия составления данного документа для ИП или же ООО. То есть, все руководители имеют право использовать форму Т-3, заполнение которой не имеет особых сложностей и проблем.

Форма Т-3 в своем составе содержит информацию обо всех подразделениях организации, количества штата единиц, перечисление должностей и пр. То есть, можно использовать унифицированную форму, в которую просто нужно внести индивидуальные данные. Заметим, что расписание внесено в перечень унифицированных форм. Большинство руководителей используют данную форму по той причине, что она содержит в своем составе все необходимые колонки и графы. Применение документа не является обязательным. В письме Роструда N ПГ/409-6-1 четко указывается на то, что Т-3 - рекомендуемая форма, но руководитель вправе осуществить разработку собственной формы документа, главное учесть в его составлении все требования законодательных норм. В статьях 15 и 57 ТК РФ указываются определенные нюансы оформления расписания, с учетом того, что наименования всех должностей, которые существуют на предприятии, непременно должны быть внесены в расписание.

Также устанавливается требование использовать такие реквизиты:

• Перечень всех подразделений, которые разработаны в организации;
• Указываются все должности, а также сведения, которые касаются количества штатных единиц;
• Обязательно вносится в документ информация об окладах по должностям, также вносятся данные о надбавках и пр.

Чтобы данный документ приобрел юридическую значимость нужно составить приказ руководителя, который фактически одобряет разработанное расписание, принимая его в качестве внутреннего, локального документа. Что касается срока действия штатного расписания, то руководство вправе самостоятельно его определять. Например, в организации может каждый год разрабатываться расписание, но нужно указывать его срок на составленном документе. Как правило, составление расписания на год импонирует компаниям, которые развиваются очень динамично, что приводит к расширению штата, формированию новых должностей, формированию более высоких показателей оклада, премий и пр. Маленькие организации чаще всего осуществляют процесс составления расписания на более существенный срок. На бланке нужно будет указать дату начала действия, то есть, дату, с которой данное расписание применяется на предприятии. Обязательно указывается срок действия.

Бывают ситуации, когда в процессе деятельности предприятия возникают определенные изменения. Например, меняется оклад, появляются новые штатные единицы, меняется наименование должностей. В данном случае, можно составить новое расписание, а можно просто осуществить процесс внесения изменений в действующий документ. Для внесения изменений руководитель составляет специальный приказ с указанием на проведение необходимых изменений. В разработанную и действующую форму Т-3 вносят все необходимые изменения, но исключительно в соответствии с ранее выпущенным приказом.

Впрочем, бывают достаточно крупные изменения. Например, на предприятии осуществляется сокращение штата, в данном случае рациональнее будет составить новое штатное расписание.

Таблица данного расписания в стандартной форме Т-3 содержит в себе информацию о подразделениях с обязательным указанием кодов, внутренней классификации, а также с указанием наименований всех должностей, причем с использованием классификатора ОКПДТР. Указывается количество должностей, и непременно указывается информация по окладу, а также различным надбавкам, если такие будут иметь место.

На основании штатного расписания можно достаточно быстро осуществить процесс просчета месячного бюджета для сотрудников подразделений. Так как фактически можно будет суммировать заработную плату должностных единиц, и умножить на количество, которое предусмотрено по каждой должностной единице.

После заполнения формы она должна быть обязательно передана руководителю на утверждение. Если руководитель формирует замечания по составлению, то форма перезаполняется. В конечном итоге форма должна быть подписана руководителем. Вверху бланка должна стоять специальная отметка - «утверждено».

Обязательные реквизиты формы Т-3

1. Обязательно указывается полное наименование организации. Причем устанавливается необходимость указать наименование, которое будет соответствовать учредительным документам организации;
2. Ставится 8-значный код предприятия (код ОКПО). Указывается номер штатного расписания. Нужно сразу же сказать о том, что по номеру нет никаких особых требований. Фактически, каждый год расписание может иметь номер 1, а можно просто следить за порядковой нумерацией;
3. Проставляется дата составления документа. Помните о том, что на документе ставится фактическая дата его составления, тем не менее, она может фактически отличаться от даты введения расписания в действие. Например, расписание может быть составлено в декабре, а вводить его на предприятии можно только с января;
4. Прописывается срок действия расписания. Как вы уже поняли, мелкие предприятия с минимальными аспектами развития могут составлять расписание на несколько лет. Если предприятие имеет весьма высокую динамику развития, то в данном случае расписание составляется на год. Но, в течение данного времени формируется возможность вносить определенные изменения;
5. Чтобы штатное расписание приобрело значимость, оно непременно должно быть принято руководителем. Причем, в данном случае составляется специализированный приказ. Гриф «утверждено», а также все реквизиты составленного приказа непременно должны быть указаны на форме Т-3. Также поверх грифа принято ставить печать организации. Тем не менее, данное правило не закреплено на законодательном уровне.

Как заполнить форму Т-3?

Порядок составления формы Т-3 потребует использования определенных данных первичных документов организации. Очень важно, чтобы в шапке фигурировало именно то название предприятия, которое отражено в учредительных документах (то есть, организационное, а не коммерческое наименование).

В первой графе указывается наименование структурного подразделения. Обратите внимание на то, что речь идет о филиалах, цехах, отделах, представительствах. В данном случае осуществляется процесс распределения подразделений по значимости. То есть, изначально указываются данные о представительствах, отделах, цехах. Что касается распределения информации по отделам, то начинать нужно с тех отделов, которые имеют более существенные аспекты финансовой значимости. Например, отдел инвестиции, после чего, отдел реализации и пр. Это рекомендательный аспект заполнения, он не является обязательным. Так что, можно указывать все данные о подразделениях так, как вам это будет удобно.

Во второй графе вам нужно будет указать код подразделения. В принципе, кодирование присваивается на самом предприятии, причем можно использовать обычную порядковую очередность, можно использовать кодификацию по отделам, и подчиненным ему отраслям. Например, отделу финансов вы присваиваете код 02, а бухгалтерия, которая будет работать в данном отделе будет иметь код 02.1 и пр. Заметим, что на мелких предприятиях данная графа вовсе не заполняется.

В третьей графе отражается информация о должности. Наименование указывается в единственном числе и исключительно в именительном падеже. Определена необходимость указания должности без сокращений и аббревиатур. Все должности, которые связаны с тяжелыми, а также вредными условиями труда определяются профессиональными стандартами, и все данные по таким должностям нужно будет получать посредством квалификационно-тарифных справочников. Наименования остальных должностей могут быть выбраны руководителем самостоятельно, так как законодатель не устанавливает никаких ограничений по данному вопросу.

В процессе выбора наименований должностей рекомендуется использовать специализированный классификатор профессий (ОКПДТР). В данном справочнике предложены наименования всех должностей, а также различных профессий, причем с их точным кодовым обозначением.

В четвертой графе указывается количество штатных единиц. Вы должны указать количество рабочих мест по каждой отдельной должности. Причем, вы должны помнить, что можно указывать целые и дробные единицы. Например, это может быть целая ставка, или же всего 0,25 ставки. Заметим, что работодатель имеет право указывать в штатном расписании предполагаемое количество работников, несмотря на то, сколько специалистов работает на предприятии. Например, в расписании указано 3 бухгалтера, но фактически может быть всего 2 бухгалтера, а одна должность остается вакантной. Но, тут есть исключение, если есть штатная единица, которая отведена под квоту для работников-инвалидов, то о ее вакантности непременно нужно сразу же сообщать в центр занятости.

В пятой графе определяется информация о тарифной ставке или же окладе. В данную графу может проставляться определенная тарифная ставка, а также указываться информация о принятом окладе. Если же нет возможности четко указать конкретное цифровое значение, то в данном случае можно указать форму оплаты труда. Это может быть аккордная или же сдельная оплата. Но, в следующей графе вы непременно должны поставить ссылку на положение, которое касается оплаты труда, где осуществляется детальное описание расчета оплаты фактически выполненной работы.

Заметим, что стоимостные показатели при заполнении унифицированных форм первичных документов указываются исключительно в рублях. Причем, устанавливается необходимость указания показателей с точностью до второго знака, который следует после запятой. В тоже время, если ваша организация не формирует окладов, то никто не может вам запретить в штатном расписании не указывать конкретные данные по окладу по той или же иной штатной единице. Можно просто определить возможные границы. Например, можно указать сумму в размере 1000-1500 рублей. Такая граница позволит вам в дальнейшем правильно, не нарушая норм законодательства осуществлять выплату заработной платы с учетом совместительства, квалификации, определенных иных характеристик работника.

В 6-8 графах указываются надбавки. Сюда вносится информация по всем надбавкам, которые формируются на основании работы специалистов в ночное время. Также, формируются надбавки за перевыполнение плана, за работу в сложных климатических условиях и пр.

Если на вашем предприятии применяются различные виды надбавок и их весьма существенное количество, то составляется отдельный документ, в котором прописывается вся необходимая информация, после чего, в указанных строках формы Т-3 просто дается ссылка на ваш локальный документ по надбавкам.

В девятой графе указывается информация по бюджету организации по определенной должности с учетом всех штатных единиц. Но, данная графа заполняется исключительно в том случае, если были заполнены все графы по оплате труда. Если же такие данные вы не вносили, то ставится прочерк. Если же данные вносились, то по всем должностям умножается сумма оклада на количество предусмотренных рабочих единиц.

В десятой графе указываются примечания. Именно тут вы сможете указать внутренний документ, который фактически определяет все нюансы начисления заработной платы. В процессе составления документа работодатель вправе фактически исключать те графы, которые ему не нужны, или же показатели которых определить на данном, конкретном предприятии будет невозможно.

Так как в законодательных актах не определена обязанность работодателей каждый год осуществлять составление расписания, нередко работодатели осуществляют составление расписания на все время работы, и в случае возникновения определенных изменений не занимаются созданием нового расписания, а осуществляют процесс его изменения.

Чтобы внести в документ все необходимые изменения, нужно составить специализированный приказ. Причем, в данном приказе должны быть отражены все данные, которые касаются существующего и действующего штатного расписания, а также должны быть предоставлены указания, которые касаются внесения определенных изменений. Все изменения описываются детально и точно.

Все изменения, которые формируются на предприятии определяются исключительно работодателем, который также имеет право принимать решения по вопросу внесения изменений в штатное расписание. Законодатель не устанавливает ограничений на количество и сроки внесения изменений. В тоже время, в трудовом законодательстве определена необходимость в четко определенные сроки внести изменения в штатное расписание в том случае, если производится процедура сокращения сотрудников.

• Наименование должностей, которые указываются в расписании, непременно должны соответствовать тем наименованиям, которые указываются в трудовом соглашении. Причем, при внесении данных в тот или же иной документ нельзя использовать сокращения;
• Сама запись должностей осуществляется в своеобразном убывающем порядке. То есть, стразу указывается основная - главная должность, после - должности по убыванию;
• Документ должен быть подписан руководителем, а также главным бухгалтером, рекомендуется ставить на расписании печать организации;
• Если в процессе заполнения документа были допущены ошибки, то исключается возможность их исправления при помощи корректора, но допускается легкое и аккуратное зачеркивание, причем, рядом должны быть указаны правильные данные. При внесении исправлений, напротив исправления ставится печать ответственного лица, которое осуществляет составление документа;
• Если речь идет о серьезных ошибках, например, в наименовании должности, то внесение исправлений в данном случае курируется исключительно приказом руководителя. Составляется приказ, в котором четко указывается на то, какие именно должны быть внесены изменения в расписание. После чего, ответственное лицо осуществляет внесение всех необходимых изменений.

Для чего нужно расписание?

Расписание - документ, который фактически является необходимым для приема на работу наемных работников, так как он курирует все данные по должностям, единицам рабочих мест, местам по квотам, а также позволяет контролировать аспект начисления оплаты тем или же иным сотрудникам в соответствии с предусмотренными ставками. Также такое расписание становится основой возможности систематически осуществлять кадровый анализ предприятия. На основании предусмотренных должностей, и фактически затребуемых, формируется возможность правильно балансировать вопрос найма работников в будущем.

Для руководителя расписание становится основой быстрого расчета возможных расходов на оплату труда всем сотрудникам, так как в расписании формируется указание суммы затрат на оплату деятельности сотрудников по тем или же иным должностям. Сотрудники кадровых отделов имеют возможность на основании расписания правильно осуществлять анализ необходимости набора или же увольнения сотрудников. Кроме всего прочего, расписание может стать надежным элементом защиты интересов работодателя в суде, при возникновении определенных спорных ситуаций с работниками, которые касаются сокращения численности, или же по вопросам отказа в трудоустройстве.

Нужно ли составлять расписание формы Т-3?

В 2013 году был создан законодательный акт, который определяет, что коммерческие организации имеют право не осуществлять оформление кадровых документов по ранее составленным формам, который были обязательными. То есть, форма Т-3 является рекомендуемой, но не обязательной. В тоже время, законодатель отменяет необходимость использовать стандартные и унифицированные формы, но нет отмены на составление расписания. Обязанность составлять расписание штатного значения сохраняется как за юридическими лицами, так и за индивидуальными предпринимателями.

Руководитель имеет право самостоятельно проработать форму штатного расписания, которая будет использоваться именно на четко определенном предприятии. Структура, форма и содержание документа не нормированы законодателем, но устанавливается ряд обязательных реквизитов. Что фактически говорит в пользу готовой формы Т-3, которая содержит в себе все необходимые данные. Форма представляет собой практический и удобный способ оформления расписания, так как в нее внесены все те сведения, которые должны быть отражены в расписании в соответствии с трудовым законодательством. В тоже время, определенные графы руководитель имеет право не заполнять.

Хранение документа

Руководитель может хранить оригинал расписания в бухгалтерии или же отделе кадров. При этом, оба подразделения должны иметь данный документ на руках, чтобы в соответствии с ним осуществлять составление иной документации.

Расписание должно храниться в организации постоянно. При проведении определенных проверок, контрольные и надзорные инстанции могут осуществить процесс затребования оригинала расписания, и руководство должно предоставить данный документ на изучение. Если же на предприятии данного документа не будет, то формируется возможность наложить на предпринимателя или же юридическое лицо штраф, причем, будет также выдано предписание о составлении расписания, как одного из основных документов, имеющих важное значение во взаимоотношениях работодателя и работника.

Выводы

Расписание штатного типа является обязательным документом, так как оно фактически определяет все нюансы по приему на работу тех или же иных сотрудников, а также определяет начисление денежных средств в качестве оплаты труда. Законодатель предлагает предпринимателям и юридическим лицам воспользоваться отработанной формой Т-3, которая содержит в себе все данные, касающиеся обязательных и дополнительных реквизитов расписания. Но, закон не запрещает вам самостоятельно осуществить составление расписания по индивидуальной форме, в зависимости от особенностей именно вашего конкретного предприятия.

Форма Т-3 очень проста в заполнении, содержит незначительное количество строк, которые нужно будет заполнить, при этом, есть проработанные инструкции, посредством которых можно быстро осуществить заполнение документа. Также вы можете использовать автоматическое составление расписания при помощи специализированных программ.

Унифицированная форма Т 3 – унифицированная форма штатного расписания, то есть документа, который определяет кадровую структуру организации, в том числе иерархию и количество должностей, а также оплату по каждой позиции. Форму штатного расписания Т 3 скачать можно из этой статьи.

Читайте в статье:

Она пригодится сотрудникам отдела кадров, которые разрабатывают "штатку", а также бухгалтерам – чтобы обосновать льготы по налогам и доказать обоснованность расходов.

Штатное расписание: форма Т 3

Штатное расписание - это локальный акт, в котором представлено в сводном виде разделение труда на фирме. Его составляет отдел кадров на всю организацию в целом – с учетом ближайших планов организации по найму персонала исходя из существующих потребностей и производственных задач.

Трудовой кодекс не обязывает каждую фирму оформлять такой документ. Но иметь штатное расписание все-таки желательно, чтобы у организации и в бухгалтерии всегда были актуальные данные о:

• текущей численности сотрудников и составе вакантных должностей;
• фонде оплаты труда в расчете на любой промежуток времени;
• соответствии кадровой структуры фирмы ее стратегии и перспективам развития.

Также при наличии штатного расписания бухгалтеру проще подтвердить льготы по налогам и доказать обоснованность расходов при налогообложении.

Как правило, сотрудников принимают на работу уже после утверждения локальных документов фирмы. Поэтому в договорах, трудовых книжках и иных кадровых документах названия должностей и размеры окладов должны строго соответствовать позициям штатного расписания. Иначе сотрудники столкнутся с затруднениями при получении государственных социальных, пенсионных и медицинских выплат.

Унифицированная форма Т 3 штатное расписание

С 2013 года у коммерческих фирм и предпринимателей при организации документооборота появился выбор – пользоваться унифицированными бланками или самостоятельно разработать и утвердить собственные бланки. Важно лишь включить в них все реквизиты, обязательные для «первички» и предусмотренные ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Проблема выбора затронула и кадровую документацию. Теперь организации вправе:

• либо использовать штатное расписание бланк Т-3, если он утвержден руководителем отдельно или в составе учетной политики;
• либо применять бланк, разработанный самостоятельно и утвержденный руководителем.

Унифицированная форма штатного расписания выглядит так:

Скачать бесплатно штатное расписание

Форма штатного расписания Т-3 образец заполнения

Требований к штатному расписанию не так много. Во-первых, во избежание нарушений трудового законодательства, для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми задачами устанавливается одинаковая зарплата. Ведь оплата должна быть равной за равноценный труд. Во-вторых, если в рамках одной специальности существуют различные сложность и ответственность работы, объем прав и обязанностей, то в названиях должностей должны отразиться эти различия. Например, можно использовать слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Составленную «штатку» подписывают главный бухгалтер и сотрудник службы кадров. Если фирма большая, и документ занимает несколько листов, то главный бухгалтер может расписаться в конце документа и на каждом его листе.

Утвердить новую «штатку» должен руководитель организации - приказом. Унифицированной формы приказа нет, фирма составляет его по своим правилам. Обязательное требование – в приказе должна быть дата, с которой действует штатное расписание. Дата может отличаться от дня, когда издали приказ, или совпадать.

Менять что-либо в штатном расписании следует только по мере изменения кадровой ситуации. Если она стабильная, пересматривать документ каждый год не нужно. Срок действия «штатки» не ограничен.

Структурным подразделениям фирм составлять собственное штатное расписание не нужно. В подразделения и филиалы направляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию.

Доводить содержимое «штатки» до сотрудников не обязательно, так как документ не регулирует трудовую деятельность. Кадровые сведения, которые касаются конкретного сотрудника, он узнает из своего трудового договора. Но обязанность знакомить персонал со штатным расписанием может быть установлена, например, коллективным договором

Кадровая документация вызывает большое количество вопросов. Зачастую интерес проявляют в отношении правильности оформления, составления рассматриваемых документов.

Что такое штатное расписание?

Расписание необходимо в целях формирования структуры штата в организации и его численности. При формировании внимание уделяется соответствию документа уставу учреждения.

В него включаются сведения относительно структурных подразделений, названия профессий, перечня должностей работников. В акте подлежит указанию количество штата, необходимое для функционирования организации.

При составлении используется форма, утвержденная Госкомстатом. Важность рассматриваемого документа заключается в упорядочении рабочего процесса, его оптимизации. Документ выполняет функции:

• создается наглядная структура учреждения;
• указываются единицы штата;
• контроль количественного и качественного состава рабочих;
• отслеживание размер выплачиваемых надбавок, системы оплаты;
• при появлении вакантных мест облегчается выбор сотрудника.

Для работодателя положительные стороны документа заключаются в возможности использования его в судебном заседании, проводимом по поводу сокращения. Также с его помощью объясняется отказ в приеме на работу.

В случае проведения проверок в компании органами, ведающими вопросами налогообложения либо соц. страхования – данный акт является необходимым. Несмотря на необязательность наличия документа, проверяющие истребуют акт для возможности проверки правильного начисления денег работникам.

На фото представлен пример:

Пример формы Т3

Для разных учреждений

Акт, составляемый относительно учреждений, функционирующих в сфере культуры, имеет особенности составления. Равно как и прочие разновидности данного документа. К числу учреждений культуры относят:

• клубы, расположенные в городе/селе;
• дома культуры;
• центры культуры;
• автоклуб;
• агитбригада.

Полномочия по составлению бумаги возложены на учредителей перечисленных учреждений. Среди специалистов культурного организации выделяют: режиссера, директора, сценариста, звукооператора, музыкального руководителя и других.

Установление штатного расписания взаимосвязано с численностью проживающих в населенном пункте, числом организаций, функционирующих городе на протяжении 12 месяцев.

Также значение имеет наличие в нас.пункте коллективов, имеющих звание народный или образцовый.

После оценки объема труда, конкретных условий деятельности по договоренности с учредителем в документ могут включить дополнительные должности. Также обязательным условием для включения является достаточное финансирование.

На руководителя возложены функции по распределению необходимого количества работников, учитывая размер фонда оплаты.

На фото пример акта:

Пример составленного акта

В отношении общества с ограниченной ответственностью можно сказать, что акт требуется для следующих целей:

• установление структуры состава кадров;
• анализ качества и количества выполненных работ;
• целесообразность продолжения сотрудничества с имеющимися кадрами либо набор новых;
• подтверждения правильность произведенных отчислений в бюджет;
• пенсионные отчисления;
• аргументирование спорных вопросов в пользу предприятия.

Лицо не могут принять на должность, отсутствующую в документе. Когда в акт не включен перечень должностей – рассматривается как препятствие для сокращения численности штата.

В ситуации, когда у индивидуального предпринимателя трудятся двое или больше сотрудников, ему требуется составить штатный акт. Это связано с необходимостью заключения трудовых договоров, где указываются требования для квалификации, и устанавливается размер оклада.

Относительно строительной организации расписание обладает отличительными чертами:

• учреждение не наделяется правомочиями по введению по своей воле названий должностей, что связано с опасным производством (используются для составления акта справочники профессий, имеющие тарификацию);
• наличие особой структуры.

Пример штата строительной фирмы

В расписании подлежат отражению начисления за вредные и опасные условия труда рабочих.

Относительно ТСЖ особых указаний по составлению рассматриваемого акта не устанавливается. Благодаря наличию расписания в наглядной форме видно, сколько денежных средств затрачивается на одного сотрудника и на организацию в целом.

В документе не прописываются фамилии лиц, занимающих ту или иную должность, что связано с возможность комплектации штата после составления акта. Придя на собеседование, дворник должен сразу иметь возможность установленный оклад и принять решение о трудоустройстве.

Расписание в ТСЖ:

Пример акта в ТСЖ

Расписание для магазина составляется относительно количества работников. Это может быть небольшой киоск, где работает только один продавец, директор и бухгалтер, либо большой супермаркет с приличным перечнем персонала.

Относительно каждого работника заключается трудовое соглашение. В нем указывается должность и разряд, по которому человек трудоустроен.

Также в сфере торговли подлежит заключению договор о материальной ответственности за имущество работодателя. Сотрудник обязан обеспечивать сохранность ценностей, которые ему переданы в связи с заключением трудового договора.

В расписании могут присутствовать следующие строки:

Примеры сведений в документе

В заведения сферы общественного питания документ имеет примерно такой вид:

Для сферы общественного питания

Составление расписания в учреждении здравоохранения, например, в поликлинике возлагается на руководителя или сотрудника, который им уполномочен. Нормативы по численности штата приводятся в приказах Минздрава.

На законодательном уровне региона, где располагается поликлиника, устанавливается положение относительно возможности руководителя по составлению и утверждению документа.

Название должностей, включенных в расписание, должно соответствовать справочникам по профессиям. Исключением могут быть отдельные случаи. При наличии прав на льготы – данный факт подлежит включению в расписание.

В штатном акте салона красоты указывается:

• иерархия подразделений;
• количество штатных единиц;
• размер оплаты труда;
• перечень должностей;
• надбавки и доп.выплаты;
• порядок начисления.

Пример акта для аварийной службы:

Для аварийной службы

Учебного заведения:

Для учебного заведения

Гостиницы:

Для гостиницы

Пошаговая инструкция по составлению

Составляется акт по следующим шагам:

Кто это делает?

Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:

• лица, занимающие руководящие должности;
• группа лиц, специально созданная с этой целью;
• работник отдела кадров;
• экономический отдел;
• юр.отдел;
• отдел по организации труда и зарплате.

Требуется, чтобы при составлении акта принимал участие специалист экономического отдела.

Сколько лет хранится?

Сроки для хранения документации устанавливаются Росархивом. Согласно актам, разработанным указанным ведомством, срок хранения составит три года. Отсчет срока начинается с момента, когда документ утратил силу.

Когда меняется?

Согласно справочнику, где указывается квалификация должностей работников, подчиненных и начальников, ответственность относительно оформления возлагается на экономиста по трудовым вопросам. Учитывая факт, что не во всех компаниях имеется указанная должность – руководством принимается решение относительно выполнения рассматриваемой работы.

Образец приказа о внесении изменений

Как правило, при составлении акта используется производственные задачи и объем работы. Согласно указанным данным происходит набор штата и производится расчет денежных средств, необходимых для выплаты авансовых платежей, установленных на законодательном уровне.

Структура предприятия является не вечной, так как в нее вносятся коррективы, она меняется и развивается. Изменения могут связываться с возрастанием количество зон, обслуживанием организацией, корректировкой видов деятельности, которыми занимается предприятие.

В силу наличия таких обстоятельств меняется форма трудовой деятельности, что за собой может повлечь изменение численного состава компании в сторону увеличения или уменьшения.

Внесение корректив также связывается с изменением в тарифных ставках. Относительно МРОТ регулярно принимаются изменения в законодательстве, по его увеличению. В таком случае работодатель с силу финансовой возможности имеет право увеличить оклад.

Коррективы вносятся в акт на основании документации, разработанной в бухгалтерии.

На военное время

Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и стандартная процедура.

Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.

Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.

После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.

Структурное подразделение

Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.

Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.

В некоторых организаций наименование подразделения влияет на получение работником причитающихся льгот. Примером могут быть учреждения здравоохранения и образования. В таком случае сотрудники отдела кадров принимают на себя задачу правильного указания названия подразделения.

С целью облегчения работы отделу кадров созданы классификаторы относительно вредных производств и прочие списки. Названия вписывают относительно групповой принадлежности:

• изначально указывается руководство;
• производственные;
• вспомогательные.

Нужно ли это для ИП?

Законодательными актами не закрепляется обязанность индивидуальных предпринимателей по составлению штатного документа.

Однако, не смотря на это положение, ИП не советуют пренебрегать составлением акта. Связывается это в первую очередь с тем, что у предпринимателя трудятся сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

Вне зависимости от формы действующей системы налогообложения, оформление расписания позволяется исключить наложение штрафа за отсутствие данного акта. В качестве исключения рассматривают ситуацию, когда у предпринимателя отсутствуют работники.

Категории должностей

На 2019 год законодателем не разработаны правила относительно единого формирования названий должностей в расписании. Нормы, прописанные в стандартах, подлежат соблюдению в определенных условиях труда и в структурах государственного значения. Многие компании при названии должностей руководствуются своими правилами.

Примером модного наименования должности в организации может быть менеджер. На деле это та же уборщица. Однако должность именуют менеджер клининговой службы. Данное название применяется с целью стимулирования человека к труду.

Когда численность штата в организации небольшая, то один человек может занимать сразу две должности.

Пояснительная записка

Данный акт требуется в том случае, когда утверждается новое расписание, где указываются ранее не задействованные должности. В записке приводится обоснование относительно принятия данные изменений. То же правило распространяется на случаи, когда численность работников сокращается.

Пример пояснительной записки

Записка составляется руководством подразделения, где были нововведения. Внесенные коррективы обязательно подлежат обоснованию. На документе ставится виза руководителя организации, дающая основание полагать, что он согласен на подобные коррективы.

Районный коэффициент

Составители штатного расписания должны иметь в виду, что в графах относительно тарифных ставок указывается размер оплаты, который соответствует окладу, установленному компанией в коллективном договоре.

Коэффициенты районного значения подлежат указанию в графе надбавки. Подобные выплаты устанавливаются в соответствие с нормативными актами государства.

В расписании обязательно указывается, за что производится выплата надбавок.

Рассматриваемый вид кадровой документации хоть и не является обязательным – большая часть организаций составляет и руководствуется в своей деятельности этим актом. Связано это с функциональностью бумаги.