Возможности системы MS Project таковы, что позволяют применять ее для управления большей частью проектов, какие только можно представить, включая небольшие и даже средние проекты промышленного назначения. И, конечно, на ее основе можно изучать характерные особенности систем управления проектами вообще.

Системы управления проектами

Основное назначение систем управления проектами - поддержка информационными технологиями наиболее важных и трудоемких процессов управления проектами и принятия организационно-плановых решений. В этом смысле системы управления проектами нельзя считать универсальными в отличие, например, от программных продуктов семейства MS Office. Системы управления проектами не могут обеспечить получение адекватных результатов при обработке неадекватных данных и эффективно применяться в отрыве от технологии управления проектами.

Но для процессов управления проектами, обеспеченных адекватной информацией, системы управления проектами обеспечивают эффективную поддержку работы менеджеров. Требования к системам управления проектами определялись исходя из особенностей самой методологии управления. Поэтому для всех систем управления проектами характерны следующие черты.

• Основным компонентом модели проекта считается его сетевой график.
• Основными элементами графика проекта являются задачи (работы), связи между работами, ресурсы и назначения (ресурсов работам), формируемые с учетом содержания конкретного проекта.
• График проекта (график) формируется так, что все задачи проекта отражают технологическую последовательность их выполнения с учетом иерархической структуры работ проекта. Характеристики задач проекта определяются содержанием проекта - характеристиками создаваемого продукта, а также технологией и организацией работ.
• Для формирования данных о задачах и ресурсах широко применяются иерархические структуры организации информации. Наиболее важной из них является иерархическая структура работ, предназначенная для того, чтобы обеспечить целевое формирование необходимых для реализации проекта пакетов работ, предварительное распределение по ним (бюджетирование) лимитов затрат, распределение ответственности менеджеров. Иерархическая структура работ отражает видение руководителем проекта того, что и как делается в проекте.
• Ресурсы - это все то, что необходимо для выполнения проекта. Важнейшими видами ресурсов, управлению которыми уделяется наибольшее внимание, являются: время, финансовые средства, трудовые ресурсы, производственные ресурсы, материалы и комплектующие изделия.
• ля систем управления проектами характерно наличие встроенных баз данных заранее определенной структуры, содержащих именованные данные (показатели), многие из которых имеют заранее определенный смысл. Таким показателям в системах управления проектами сопоставляются правила их автоматического вычисления или набор допустимых значений. В качестве основных групп данных, описывающих каждый проект независимо от его существа, можно выделить:
  • описание задач проекта;
  • описание взаимосвязи задач;
  • распределение (назначения) ресурсов по задачам проекта;
  • календарное расписание всего проекта в целом (и данные о необходимых проекту ресурсах).
• В базах данных систем управления проектами (как и в любых других) показатель, относящийся к любому элементу проекта, называют полем. Кроме полей, смысл которых определен заранее, системы управления проектами позволяют использовать поля, определяемые пользователем. Поля могут описывать как график в целом, так и входящие в его состав задачи или ресурсы.
• В качестве базовой методики вычисления главных показателей графика проекта используется хорошо зарекомендовавший себя метод критического пути - это основа методов сетевого планирования и управления. Под методом критического пути понимают алгоритм сетевого планирования и управления, обеспечивающий автоматическое вычисление для всех задач графика моментов раннего и позднего начала, раннего и позднего окончания, а также полных и свободных резервов времени. Задачи, имеющие отрицательный или нулевой резерв времени, считают находящимися на критическом пути. Часто в состав критических включают задачи, имеющие достаточно малый резерв времени, не превосходящий некоторой заранее заданной малой положительной величины (порядок такой величины может быть сопоставим с точностью определения временных показателей работ и проекта в целом). Критические задачи определяют срок завершения всего проекта и требуют к себе повышенного внимания со стороны руководства. В некоторых системах управления проектами в дополнение к методу критического пути могут использоваться и другие методы сетевого планирования и управления (например, методы статистического моделирования продолжительности работ PERT или Monte-Carlo).
• В качестве основного средства представления данных о проекте в системах управления проектами обычно используют линейные диаграммы (за рубежом их чаще называют диаграммами Ганта в честь их изобретателя). Под линейной диаграммой понимают перечень задач проекта (упорядоченный любым образом), совмещенный с временной диаграммой, на которой в масштабе времени изображены процессы выполнения задач. Табличная часть линейной диаграммы может содержать произвольное количество колонок с показателями задач.
• В памяти ЭВМ при создании системы управления проектами средствами программирования формируются совокупности правил и процедур вычисления значений одних показателей по известным значениям других. Как правило, с целью повышения гибкости систем управления проектами и создания дополнительных удобств для пользователей поддерживаются альтернативные способы и схемы вычислений.
• Совокупность заполненных полей базы данных и процедур вычислений формирует модель графика проекта, которая даже в условиях существенно неполной и неточной информации позволяет изучать реакцию модели на характерные внешние воздействия и на этой основе прогнозировать развитие ситуации в проекте.
• Большое внимание в системах управления проектами уделяется средствам наглядного представления результатов вычислений, а также созданию средств, с помощью которых пользователь может эффективно управлять моделью проекта. Совокупность таких элементов, создаваемых с помощью программных средств, рассматривается как пользовательский интерфейс. Установились следующие характерные формы представления сведений о проекте:
  • таблица;
  • линейная диаграмма;
  • сетевая диаграмма взаимосвязи работ;
  • диаграмма потребности в ресурсах, которая может быть представлена в графической или табличной форме;
  • расписание работ, определяющее в разрезе календарных дат загрузку ресурсов с распределением по конкретным работам;
  • диаграмма расписания работ с распределением их по календарным датам;
  • временная шкала.

В каждой из перечисленных форм могут быть представлены все сведения о проекте или их подмножество, определяемое по некоторому критерию (условию). Все указанные формы представления данных могут формироваться на экране или печататься на бумаге.

• Системы управления проектами допускают внесение изменений в график, отражающих продвижение работ проекта, включая действительные даты выполнения работ и затраты, их готовность на текущую дату. Обеспечивается сопоставление текущего состояния проекта с предварительно утвержденным планом, прогнозирование потребности в ресурсах и сроков наступления событий.
• Системы управления проектами поддерживают интенсивные коммуникации участников проекта за счет печати отчетов и настройки экранных форм и макетов, обмена сообщениями электронной почты и других возможностей.

Все это позволяет широко использовать системы управления проектами для таких целей, как:

• прогноз технико-экономических показателей проекта;
• заблаговременное выявление связанных с реализацией проекта проблем и анализ способов их разрешения;
• обоснование управляющих решений;
• документирование прогнозов и результатов работ с помощью экранных форм и отчетов.

Перечисленные особенности характерны для всех систем управления проектами, в том числе для системы управления проектами Project, разработанной компанией Microsoft. Эта система управления проектами много лет является самой распространенной в мире и широко применяется на практике. Можно выделить основные классы систем управления проектами, характеристика которых приведена в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Характеристика основных классов систем управления проектами

Класс систем управления проектами	Основные характеристики систем управления проектами	Наименования систем управления проектами
Свободное программное обеспечение для управления проектами	Поддержка простых форм анализа ресурсов Обработка информации об одном проекте	OpenProject GanttProject
Простые системы управления проектами	Поддержка методов сетевого планирования и управления Поддержка основных форм анализа ресурсов Хранение информации о проектах в файлах	MS Project Standard Spider Project Lite/Desktop Rillsoft Project TimeLine
Продвинутые системы управления проектами	Поддержка методов сетевого планирования и управления Наличие встроенного генератора отчетов Обработка информации об одном проекте или о нескольких одновременно открытых проектах Хранение информации о проектах в файлах с поддержкой импорта-экспорта данных Простые формы поддержки документирования проектов Поддержка коммуникаций между участниками проектов Возможность хранения информации о проектах в базах данных и публикации их на сайтах	MS Project Professional Spider Project Professional
Корпоративные системы управления проектами	Поддержка методов сетевого планирования и управления Поддержка продвинутых форм анализа ресурсов Поддержка пулов и команд ресурсов, ролей Наличие встроенного генератора отчетов Хранение информации о проектах в корпоративной базе данных Поддержка продвинутых форм документирования проектов Обработка информации о любом подмножестве проектов компании Поддержка управления портфелями проектов компании Поддержка интеграции с другими информационными системами Развитые формы управления доступом к информации и коллективного доступа к информации	MS Project Server Oracle Primavera Spider Project Professional

Представленная в табл. 3.1 классификация систем управления проектами носит упрощенный характер, т. к. многие из упомянутых в ней функции могут решаться по-разному. Например, простейшие решения для управления проектами предлагаются даже для КПК и коммуникаторов. Примером могут служить решения, представленные на сайте www.twiddlebit.com.

Поддержка коллективного доступа к данным декларируется во многих системах, но часто это реализуется очень упрощенными средствами - на уровне поочередного редактирования файлов графиков проектов, тогда как в Oracle Primavera поддерживается одновременная работа любого количества пользователей над графиком каждого проекта.

Следует отметить, что в Интернете можно найти предложения большого количества решений и сервисов, которые их разработчики позиционируют как системы управления проектами (см., например, по ссылке http://www.onlineprojects.ru/pm/). Но в абсолютном большинстве случаев эти решения и сервисы имеют крайне ограниченные возможности и могут помочь только при управлении простейшими проектами или просто предназначены для поддержки групповой работы непроектного характера.

06.04.2013

У человечества за всю историю накопился внушительный список успешно реализованных сложных проектов. От строительства Пирамид в Гизе до отправки человека на Луну, самые смелые человеческие начинания требовали слаженной работы тысяч людей. А это подразумевает сложную систему управления проектами.

И хотя лишь единицы из нас столкнуться с задачами такого масштаба, большинство читателей этого блога так или иначе сталкивается с проектным управлением. По оценкам PMI к 2020 году появятся 15 миллионов новых позиций проектных специалистов – а многим другим профессионалам зачастую приходится руководить мини-проектами, хотя бы на личном уровне.

Говоря простыми словами, Управление проектами – это управление и организация всего, что нужно для достижения цели – вовремя и в рамках бюджета, конечно же. Будь до разработка нового программного обеспечения, проведение маркетинговой компании или высадка человека на Марс – проектное управление позволяет добиться успеха.

Все проекты разные. Не существует идеальной системы управления проектами, подходящей для каждого из видов проектов. Также не существует системы, которая бы подходила каждому руководителю и была удобна для всех членов команды. Однако за время существования проектного управления было создано немало эффективных методов, которые можно взять на вооружение. О самых популярных из них мы сегодня и поговорим.

(Не все из перечисленного далее является «методами». Agile это скорее подход или семейство методов, Scrum и Kanban чаще всего называю фреймворками – наборами практик. А PRINCE2 является стандартом. Однако в рамках данной статьи мы в угоду удобству читателя и близости к оригиналу будем называть все упомянутые стандарты, подходы и фреймворки «методами». – прим. пер.)

Наиболее популярные системы управления проектами:

• Agile
• Scrum

И прежде чем рассматривать конкретные методы, давайте ответим на очевидный вопрос – «А зачем вообще нужны системы и методы управления проектами?» – рассмотрим, естественно, кратко, историю управления проектами и определим базовые термины проектного управления.

Почему «управление проектами»?

Имена Нила Армстронга и Базза Олдрина навсегда войдут в историю как символы одного из величайших достижений человечества – высадке человека на Луну. Однако основной вклад в это событие внесли 400 000 сотрудников НАСА и 20 000 компаний и университетов, работавших вместе над миссией «Аполлон».

В 1961 году Джон Кеннеди поставил задачу высадить человека на спутнике Земли и вернуть его обратно – при том, что на тот момент НАСА отправляли человека в космос лишь на 15 минут. Такая амбициозная цель потребовала невероятного количества ресурсов, кооперации, инноваций и планирования.

Как говорится в книге НАСА «Managing the Moon Program», основная проблема состояла не в том, «что делать?», а в том, «как сделать столько за такой короткий срок?». По словам доктора Макса Фагета (Dr. Max Faget), главы инжиниринга в Космическом центра имени Линдона Джонсона (The Lyndon B. Johnson Space Center, JSC), тогда в НАСА не представляли, как уложить все необходимые действия в 10 лет. А потому первым шагом стало «разбить проект на управляемые этапы».

Затем важно было ускорить выполнение каждой отдельной фазы и удостовериться, что команды и компании, работающие на каждой фазе, эффективно взаимодействуют друг с другом и вовремя поставляют результаты. Эта задача была возложена на доктора Джорджа Мюллера (George E. Muller), управлявшего каждой частью проекта «Аполлон», от Белого Дома до поставщика самой мелкой детали. Чтобы контролировать проект было легче, он решил разбить проект на 5 областей: «Контроль Программы», «Системная Инженерия», «Тестирование», «Надёжность и Качество» и «Лётная эксплуатация».

Эта система из 5 этапов – названных «Этапами GEM» в честь инициалов доктора Мюллера – была разработаны «ради фокусировки на тестировании продукта, и на его разработке с учётом того, что его будут тестировать», как отмечает сам Мюллер. «Контроль Программы» определял, что нужно сделать, управлял бюджетом и требованиями, а также управлял взаимосвязями элементов программы. Область «Системная инженерия» отвечала за разработку новых устройств и узлов, «Тестирование» за то, что эти новые элементы работают, «Надёжность и Качество» проверяли разработанные элементы на соответствие требованиям и стандартам, а «Лётная эксплуатация» отвечала за то, что эти узлы будут работать во время полёта.

Многие изначально отнеслись к методу, предложенному Мюллером, со скептицизмом, но в конце концов ему удалось убедить членов программы в необходимости следования данному алгоритму. Данная система показала свою эффективность – проект был завершён успешно, и, можно даже сказать, триумфально, с опережением заявленных сроков. Это стало возможно только благодаря разбитию масштабного проекта на управляемые, повторяемые этапы, что позволило работать множеству отдельных компаний и специалистов в едином ритме. Так проектное управление доказало свою эффективность в Космической гонке.

Краткая история проектного управления

Проектное управление не было изобретено НАСА и доктором Мюллером. Египетские пирамиды и Великая Китайская стена являются продуктами проектного управления из доисторических эпох. К сожалению, документальных свидетельств того, как проходила реализация и управления этими проектами не сохранилось, и нынешнее проектное управление оторвано от знаний прошлых веков.

Самый очевидный путь реализации проекта – разбить его на фазы или отдельные задачи. Как кулинарный рецепт – покупаете ингредиенты, правильно их смешиваете, готовите и подаёте. Простейший инструмент проектного управления представляет собой чек-лист действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Просто и эффективно.

Однако, если Вы – шеф-повар, и готовите не одно блюдо, а несколько, например, салат (приготовление которого состоит из 3 этапов) и десерт (который нужно только подать), то Вам потребуется инструмент, позволяющий отслеживать временные затраты на каждый из элементов и время, когда они должны быть готовы. И тут на помощь приходит один из первых современных инструментов проектного управления — Диаграмма Гантта.

Изобретённая независимо Королем Адамеки (Korol Adamecki) и Генри Л. Ганттом (Genry L. Gantt) в начале XX в., диаграмма Гантта показывает расписание проекта основываясь на датах окончания и завершения задач. В неё вносятся задачи, их длительности и взаимосвязи, а затем высчитывается критический путь – самая длинная цепочка взаимосвязанных задач, определяющих длительность проекта. Взаимосвязи между началом и окончанием разных задач очень важны – вы же не можете подать гостям суп, пока вы его не сварили, не так ли?

Так вот, типовой проект очень похож на проект приготовления и подачи ужина, только в нём гораздо больше задач, взаимосвязей, дедлайнов и видов ресурсов. Проектам с жёсткими дедлайнами диаграмма Гантта помогает решить, когда лучше начинать те или иные задачи, чтобы сократить время реализации. А для проектов с сильными ресурсными ограничениями, диаграмма Гантта предоставляет возможность построить схему в форме событийной цепочки процессов (event-driven process chain) для планирования ресурсов.

Разным проектам нужен различный уровень контроля. Например, если вы публикуете серию статей в блоге, то, жёсткие дедлайны не так важны. Гораздо важнее чёткий процесс, в рамках которого есть возможность составить структуру каждой статьи, сделать набросок каждой из них, получить обратную связь, внести правки, закончить статью, вычитать и опубликовать. Вместо управления временем и ресурсами, вы управляете процессом.

Для таких проектов лучше подходят гибкие методы управления проектами Agile и связанные с ним подходы, такие как Lean, Kanban и другие. Есть и методы, позволяющие управлять как рабочим потоком, так и временем, и ресурсами – 6 Сигм и Scrum.

Популярные системы управления проектами

За всю историю проектного управления было создано множество различных методов управления проектами под практически любые нужды. Даже если Вы не собираетесь отправлять человека на Луну и не располагаете аналогичным количеством ресурсов, Вы всё равно найдёте подходящий для себя инструмент. Главное понять, что самое важное для Вашего проекта – дедлайны, ресурсы, соблюдение процесса, или сразу несколько факторов – а затем выбрать метод управления проектом, ориентированный на достижение этого показателя.

Прежде чем приступить к рассмотрению самых популярных методов, определим некоторые ключевые термины.

Базовые термины проектного управления

• Agile : Гибкий итеративно-инкрементальный подход к управлению проектами и продуктами, ориентированный на динамическое формирование требований и обеспечение их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри самоорганизующихся рабочих групп, состоящих из специалистов различного профиля. Существует множество методов, базирующихся на идеях Agile, самые популярные из которых – Scrum и Kanban.
• Критический путь : Непрерывная последовательность работ и событий от начального до конечного события, требующая наибольшего времени для её выполнения.
• Событийная цепочка процессов (EPC-диаграмма) : диаграмма, отображающая последовательность реализации работ проектов основываясь на доступности и загруженности ресурсов
• Резерв времени : Время, на которое может быть отложено начало работы без влияния на общую продолжительность проекта. Таким образом, у работ на критическом пути резерв будет равняться нулю.
• Веха (контрольная точка, milestone) : Ключевое событие, обозначающее, например, конец этапа. На диаграмме Гантта обозначается задачей с нулевой длительностью.
• Менеджер проекта (руководитель проекта, project manager, PM) : Руководитель команды проекта, ответственный за управление проектом (планирование, реализацию и закрытие проекта).
• Ресурсы : Элементы, необходимые для реализации проекта. Ресурсами являются время, оборудование, материалы, сотрудники и прочее.
• Содержание проекта (Scope) : Описание работ, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт.
• Спринт (Sprint) : Итерация (рабочий цикл) в Scrum, длящаяся от недели до месяца, в ходе которой создаётся рабочая версия продукта или его элемент, представляющий ценность для заказчика.
• «Традиционное» проектное управление : Наиболее широко распространённый метод управления проектами, основанный на так называемом «водопадном» (Waterfall) или каскадном цикле, при котором задача передаётся последовательно по этапам, напоминающим поток.

Наиболее очевидный способ сделать свой проект более управляемым – это разбить процесс его исполнения на последовательные этапы. Именно на такой линейной структуре базируется традиционное проектное управление. В этом смысле оно напоминает компьютерную игру – нельзя перейти на следующий уровень не завершив предыдущий.

Данный подход ориентирован на проекты, в которых есть строгие ограничения по последовательности выполнения задач. Например, строительство дома – нельзя возводить стены без фундамента. Обычно выделяют 5 этапов традиционного проектного управления, но можно добавлять и дополнительные этапы, если того требует проект.

• Инициация. Руководитель проекта и команда определяют требования к проекту. На данном этапе часто проводятся совещания и «мозговые штурмы», на которых определяется что же должен представлять из себя продукт проекта.
• Планирование и разработка . На данном этапе команда решает, как она будет достигать цели, поставленной на предыдущем этапе. Этот этап часто разделяется на два этапа – верхнеуровневое планирование и детальное планирование. На верхнем уровне определяются общие моменты исполнения проекта, например, в ИТ-проектах на данном выбирают язык программирования, который будет использоваться для создания продукта. Затем проводится детальное планирование, на котором составляются финальные планы реализации проекта.
• Реализация и тестирование . На этой фазе происходит собственно основная работа по проекту – написание кода, возведение здания и тому подобное. Следуя разработанным планам начинает создаваться содержание проекта, определённое ранее, проводится контроль по выбранным метрикам. Во второй части данной фазы происходит тестирование продукта, он проверяется на соответствие требованиям Заказчика и заинтересованных сторон. В части тестирования выявляются и исправляются недостатки продукта.
• Мониторинг и завершение проекта . В зависимости от проекта данная фаза может состоять из простой передачи Заказчику результатов проекта или же из длительного процесса взаимодействия с клиентами по улучшению проекта и повышению их удовлетворённости, и поддержке результатов проекта. Последнее относится к проектам в области клиентского сервиса и программного обеспечения.

То, что описано выше – база, на которой строятся различные методы управления проектами. Разным проектам нужны различные фазы реализации – некоторым достаточно и трёх фаз, другим гораздо больше. Иногда используется так называемый «итеративный водопад», в котором каждый этап представляет собой некий подпроект, в ходе которого задачи реализуются по фиксированным итерациям. Но суть остаётся одна – проект разбит на этапы, которые исполняются в строго определённой последовательности.

Благодаря тому, что классический проектный менеджмент строго привязан ко времени исполнения задач, как правило, заранее определённому на этапе планирования, для реализации проектов в рамках данного подхода отлично подходят инструменты календарно-сетевого планирования. Самым распространённым инструментом календарно-сетевого планирования является уже упомянутая ранее диаграмма Гантта. Существует множество инструментов для её построения – от простых таблиц вроде Excel и Smartsheet до профессиональных программных пакетов вроде Microsoft Project и Primavera.

Сильные стороны классического проектного менеджмента

Сегодня довольно часто говорится о том, что классический водопадный подход устарел, но он и не думает сдавать позиции. Большим плюсом данного подхода является то, что он требует от Заказчика и руководства компании определить, что же они хотят получить, уже на первом этапе проекта. Раннее включение привносит определённую стабильность в работу проекта, а планирование позволяет упорядочить реализацию проекта. Кроме того, этот подход подразумевает мониторинг показателей и тестирование, что совершенно необходимо для реальных проектов различного масштаба.

Потенциально, классический подход позволяет избежать стрессов ввиду наличия запасного времени на каждом этапе, заложенного на случай каких-либо осложнений и реализации рисков. Кроме того, с правильно проведённым этапом планирования, руководитель проектов всегда знает, какими ресурсами он обладает. Даже если эта оценка не всегда точная.

Слабые стороны классического проектного менеджмента

Основная слабая сторона классического проектного менеджмента – нетолерантность к изменениям. Руководство компании Toyota, знаменитую созданием таких систем как Lean и Kanban, часто критикуют за то, что они применяют классический подход в разработке софта для своей компании, причём именно за недостаток гибкости.

Оплот классического подхода сейчас – строительные и инженерные проекты, в которых содержание проекта остаётся практически неизменным в течение всего проекта. Но если в Вашем проекте ресурсы и время не являются ключевыми ограничениями, а содержание проекта подвержено изменениям – возможно вам стоит присмотреться к другим системам управления проектами.

Agile

Как уже говорилось ранее – не все проекты могут быть структурированы таким образом, чтобы быть реализованными по классическому проектному подходу. Возвращаясь к нашему примеру с шеф-поваром: приготовление одного блюда идеально ложится в классический подход, а вот вовремя приготовить и подать ужин из четырёх блюд будет практически невозможно, если придётся каждый раз ждать окончания приготовления одного блюда, чтобы приступить к приготовлению другого.

И тут в игру вступает Agile – семейство гибких итеративно-инкрементальных методов к управлению проектами и продуктами. Согласно данному подходу, проект разбивается не на последовательные фазы, а на маленькие подпроекты, которые затем «собираются» в готовый продукт.

Таким образом, инициация и верхнеуровневое планирование проводятся для всего проекта, а последующие этапы: разработка, тестирование и прочие проводятся для каждого мини-проекта отдельно. Это позволяет передавать результаты этих мини-проектов, так называемые, инкременты, быстрее, а приступая к новому подпроекту в него можно внести изменения без больших затрат и влияния на остальные части проекта.

Несмотря на то, что Agile вошёл в моду относительно недавно, идея итеративной разработки не нова. Своё нынешнее название семейство гибких методологий получило в 2001 с публикации Манифеста Agile (Agile Manifesto) , закрепившем основные ценности и принципы гибкой разработки программного обеспечения, в основе которых – командная работа и адаптация, даже «любовь» к изменениям.

Сам по себе Agile – не метод управления проектами. Это скорее набор идей и принципов того, как нужно реализовывать проекты. Уже на основе этих принципов и лучших практик были разработаны отдельные гибкие методы или, как их иногда называют, фреймворки (frameworks): Scrum, Kanban, Crystal, Lean и многие другие. Эти методы могут достаточно сильно отличаться друг от друга, но они следуют одним и тем же принципам.

Сильные стороны Agile

Самое главное достоинство Agile – его гибкость и адаптивность. Он может подстроиться под практически любые условия и процессы организации. Именно это обуславливает его нынешнюю популярность и то, сколько систем для различных областей было создано на его основе.

Одна из основных идей Agile: «Реакция на изменения важнее следования плану». Именно быстрая и относительно безболезненная реакция на изменения является причиной тому, что многие крупные компании полностью перестраивают свои системы управления проектами. Кроме того, Agile отлично подходит для проектов с «открытым концом» - например, запуску сервиса или блога.

Слабые стороны Agile

Как часто бывает, слабые стороны являются отражением сильных. В случае с Agile, гибкость может приводить к потере фокуса. Отсутствие чёткого процесса и процедур, разбиение проекта на подпроекты и частые изменения, при отсутствии чёткого направления со стороны руководства может привести к потере ориентиров и понимания того, что важно, а что вторично.

Чтобы этого избежать можно создать и закрепить собственный метод на основе Agile и прописать в нём чёткие процессы и процедуры. А можно применить уже готовые фреймворки – такие как Scrum, Kanban или Lean.

Scrum

Гибкий фреймворк, созданный в 1986 году, считается самым структурированным из семейства Agile. Созданный в 1986 году, он сочетает в себе элементы классического процесса и идеи гибкого подхода к управлению проектами. В итоге получилось очень сбалансированное сочетание гибкости и структурированности.

Следуя заветам Agile, Scrum разбивает проект на части, которые сразу могут быть использованы Заказчиком для получения ценности, называемые заделами продуктов (product backlog). И несмотря на то, что «задел продукта» - достаточно верный перевод и используется в профессиональной литературе, в российской практике чаще всего используется просто «беклог». Затем эти части приоретизируются Владельцем продукта – представителем Заказчика в команде. Самые важные «кусочки» первыми отбираются для выполнения в Спринте – так называются итерации в Scrum, длящиеся от 2 до 4 недель. В конце Спринта Заказчику представляется рабочий инкремент продукта – те самые важные «кусочки», которые уже можно использовать. Например, сайт с частью функционала или программа, которая уже работает, пусть и частично. После этого команда проекта приступает к следующему Спринту. Длительность у Спринта фиксированная, но команда выбирает её самостоятельно в начале проекта, исходя из проекта и собственной производительности.

Чтобы удостовериться в том, что проект отвечает требованиям Заказчика, которые имеют свойство изменяться со временем, перед началом каждого Спринта происходит переоценка ещё не выполненного содержания проекта и внесение в него изменений. В этом процессе участвуют все – команда проекта, Scrum Мастер (Scrum Master, лидер команды проекта) и Владелец продукта. И ответственность за этот процесс лежит на всех.

Как уже говорилось, Владелец продукта является представителем Заказчика в проекте, или олицетворяет всех клиентов будущего проекта, в случае если Заказчика нет. Для этого он должен досконально знать их потребности и образ мышления, а также разбираться в продукте и технологии его изготовления. Scrum Мастер призван помочь участникам проекта лучше понять и принять ценности, принципы и нормы практики Scrum. Он лидер и посредник между внешним миром и командой. Его задача - следить, чтобы никто не мешал команде самостоятельно и комфортно работать над поставленными задачами. Команда же отвечает за то, чтобы в конце спринта все необходимые задачи были сделаны, а поставки – выполнены.

Основная структура процессов Scrum вращается вокруг 5 основных встреч: упорядочивания беклога, планирования Спринта, ежедневных летучек, подведения итогов Спринта и ретроспективы Спринта.

Многим Scrum может показаться сложным для внедрения – новый процесс, новые роли, много делегирования и совершенно новая организационная структура. Но это гибкий и при этом структурированный подход к реализации проектов, который, в отличие от размытых и общих принципов Agile, не позволит работе пойти не в то русло.

Сильные стороны Scrum

Scrum был разработан для проектов, в которых необходимы «быстрые победы» в сочетании с толерантностью к изменениям. Кроме того, этот фреймворк подходит для ситуаций, когда не все члены команды имеют достаточный опыт в той сфере, в которой реализуется проект – постоянные коммуникации между членами командами позволяют недостаток опыта или квалификации одних сотрудников за счёт информации и помощи от коллег.

Онлайн телеканал Netflix является отличным примером быстрых поставок результатов. Сайт ресурса обновляется каждые две недели благодаря Scrum, который не просто позволяет работать с высокой скорости, но и аккумулирует пользовательский опыт и даёт возможность выявить самое главное для клиентов.

В ходе каждой итерации, разработчики добавляют и тестируют новые функции сайта и убирают те, которыми не пользовались клиенты. По словам команды Netflix, основное преимущество Scrum в том, что он позволяет «быстро ошибаться». Вместо того, чтобы долго и с большими затратами готовить крупный релиз, поставки раз в две недели по Scrum имеют небольшой размер. Их легко отслеживать и, если что-то идёт не так, быстро исправлять.

Слабые стороны Scrum

Netflix испытали также и слабые стороны Scrum. Например, расстроенные и демотивированные разработчики, чей код и функции были признаны ненужными или некачественными. Многие считают, что это станет понятно лишь со временем. Кроме того, командам, привыкшим к длительным рабочими циклам будет сложно перестроиться на новый режим работы. Также существует опасность увлечься встречами и артефактами Scrum в ущерб реальной работе над проектом.

Lean

Agile говорит нам, что необходимо разбивать на небольшие управляемые пакеты работ, но ничего не говорит о том, как управлять разработкой этого пакета. Scrum предлагает нам свои процессы и процедуры. Lean же, в свою очередь, добавляет к принципам Agile схему потока операций (workflow) для того, чтобы каждая из итераций выполнялась одинаково качественно.

В Lean, так же, как и в Scrum, работа разбивается на небольшие пакеты поставки, которые реализуются отдельно и независимо. Но в Lean для разработки каждого пакета поставки существует поток операций с этапами, подобными тем, которые были созданы для проекта Аполлон. Как и в классическом проектном менеджменте, это могут быть этапы планирования, разработки, производства, тестирования и поставки – или любые другие необходимые для качественной реализации проектов этапы.

Этапы Lean и их гибкость позволяют быть уверенными в том, что каждая часть проекта реализуется так, как требуется. В Lean не прописаны чёткие границы этапов, как в Scrum прописаны ограничения Спринтов. Кроме того, в отличие от классического проектного менеджмента, Lean позволяет параллельно выполнять несколько задач на разных этапах, что повышает гибкость и увеличивает скорость исполнения проектов.

Как и Agile, Lean это скорее концепция, образ мышления, нежели нечто высеченное в камне. Используя идеи Lean Вы можете самостоятельно создать систему, удовлетворяющую вашим требованиям в управлении проектами.

Сильные стороны Lean

Если Вам нравятся идеи Agile, но проект требует очень ровного качества и чёткого исполнения, Lean предоставляет набор инструментов для того, чтобы удовлетворить эти требования. Lean сочетает гибкость и структурированность, как Scrum, но в немного другом ключе.

Слабые стороны Lean

Не каждая часть проекта требует одинаково детальной и дотошной проработки и внимания. Но Lean предполагает именно такой подход к каждой задаче и этапу. Это основной минус применения Lean для крупных и неоднородных проектов.

А ещё, в отличие от Scrum, Lean не предлагает чёткого рабочего процесса для реализации «кусочков» проекта, что способствует растягиванию сроков проекта. Эта проблема может быть решена при помощи эффективного руководства и чётких коммуникаций ̶ главное помнить об этом.

Lean выглядит немного абстрактным сам по себе, но в комбинации с Kanban его становится гораздо проще использовать для построения собственной системы управления проектами. Созданный инженером компании Toyota Тайичи Оно (Taiichi Ono) в 1953 году, Kanban очень похож на схему промышленного производства. На входе в этот процесс попадает кусочек металла, а на выходе получается готовая деталь. Также и в Kanban, инкремент продукта передаётся вперёд с этапа на этап, а в конце получается готовый к поставке элемент.

Кроме того, создатель Kanban вдохновлялся супермаркетами, а именно их принципом – «держи на полках только то, что нужно клиенту». А потому в Kanban разрешается оставить неоконченную задачу на одном из этапов, если её приоритет изменился и есть другие срочные задачи. Неотредактированная статья для блога, подвешенная без даты публикации или часть кода функции, которую возможно не будут включать в продукт – всё это нормально для работы по Kanban.

Kanban намного менее строгий, нежели Scrum – он не ограничивает время спринтов, нет ролей, за исключением владельца продукта. Kanban даже позволяет члену команды вести несколько задач одновременно, чего не позволяет Scrum. Также никак не регламентированы встречи по статусу проекта – можно делать это как Вам удобно, а можно не делать вообще.

Для работы с Kanban необходимо определить этапы потока операций (workflow). В Kanban они изображаются как столбцы, а задачи обозначают специальные карточки. Карточка перемещается по этапам, подобно детали на заводе, переходящей от станка к станку, и на каждом этапе процент завершения становится выше. На выходе мы получаем готовый к поставке заказчику элемент продукта. Доска со столбцами и карточками может быть как настоящей, так и электронной – даже здесь Kanban не накладывает никаких ограничений на пользователей.

Ваша собственная система Kanban может быть настолько гибкой, насколько Вы сами того пожелаете – ведь во многом Kanban является визуализацией идеи Agile. Но у Kanban есть 4 столпа, на которых держится вся система:

1. Карточки : Для каждой задачи создаётся индивидуальная карточка, в которую заносится вся необходима информация о задаче. Таким образом, вся нужная информация о задаче всегда под рукой.
2. Ограничение на количество задач на этапе : Количество карточек на одном этапе строго регламентировано. Благодаря этому сразу становится видно, когда в потоке операций возникает «затор», который оперативно устраняется.
3. Непрерывный поток : Задачи из беклога попадают в поток в порядке приоритета. Таким образом, работа никогда не прекращается.
4. Постоянное улучшение («кайзен» — kaizen) : Концепция постоянного улучшения появилась в Японии в конце XX века. Её суть в постоянном анализе производственного процесса и поиске путей повышения производительности.

Сильные стороны Kanban

Как и Scrum, Kanban хорошо подходит для достаточно сплочённых команды с хорошей коммуникацией. Но в отличие от Scrum, в Kanban нет установленных чётких дедлайнов, что хорошо подходит для замотивированных и опытных команд.

При правильной настройке и управлении, Kanban может принести большую пользу команде проекта. Точный расчёт нагрузки на команду, правильная расстановка ограничений и концентрация на постоянном улучшении - всё это позволяет Kanban серьёзно экономить ресурсы и укладывать в дедлайны и бюджет. И всё это в сочетании с гибкостью.

Слабые стороны Kanban

Часто можно слышать, что по Kanban, в отличие от Scrum, можно работать с практически любой командой. Но это не совсем так. Kanban лучше всего подходит для команд, навыки членов которых пересекаются друг с другом. Таким образом они могут помогать друг другу преодолевать трудности при решении задач. Без этого Kanban будет не так эффективен, как мог бы быть. Также, как уже было сказано, Kanban лучше подходит в тех случаях, когда нет жёстких дедлайнов. Для жёстких дедлайнов лучше подходит классический подход или Scrum.

Компания Motorola, наряду с Toyota, также внесла вклад в развитие мирового проектного управления. Инженер этой компании Bill Smith создал концепцию 6 сигм в 1986 году. Это более структурированная версия Lean нежели Kanban, в которую добавлено больше планирования для экономии ресурсов, повышения качества, также снижения количества брака и проблем.

Конечная цель Six Sigma – удовлетворение заказчика качеством продукта, которого можно добиться при помощи непрерывного процесса улучшения всех аспектов проекта, основанном на тщательном анализе показателей. В концепции 6 сигма уделяется отдельное внимание устранению возникающий проблем.

Для этого было предложен процесс из 5 шагов, известных как DMEDI:

• Определение (Define) : Первый этап очень похож на ранние этапы других систем проектного управления. На нём определяется содержание проекта, собирается информация о предпосылках проекта, ставятся цели.
• Измерение (Measure) : 6 сигм ориентирована на сбор и анализ количественных данных о проекте. На данном этапе происходят определяется, какие показатели будут определять успех проекта и какие данные нужно собирать и анализировать.
• Исследование (Explore) : На стадии исследования менеджер проекта решает, каким же образом команда может достичь поставленных целей и исполнить все требования в срок и в рамках бюджета. На данном этапе очень важно нестандартное мышление руководителя проектов при решении возникших проблем.
• Разработка (Develop) : На данном этапе реализуются планы и решения, принятые на предыдущих этапах. Важно понимать, что на данном этапе необходим детальный план, в котором описаны все действия, необходимые для достижения поставленных целей. Также на данном этапе измеряется прогресс проекта.
• Контроль (Control) : Ключевой этап в методологии 6 сигм. Его основная задача – долгосрочное улучшение процессов реализации проектов. Данный этап требует тщательного документирования извлечённых уроков, анализа собранных данных и применения полученных знаний как в проектах, так во всей компании в целом.

6 сигм очень похожа на Kanban, только с установленными этапами реализации задач – планированием, определением целей и тестированием качества. Вероятнее всего, встреч команды при применении 6 сигм будет значительно больше, чем при Kanban, но зато процесс реализации проектов более структурирован и команде сложнее сбиться с пути. И, как и Kanban, 6 сигм можно относительно легко адаптировать к нуждам конкретной компании или команды. Жёстким требованием является лишь тщательное измерение и контроль показателей проекта на этапах реализации – без этого невозможно постоянное долгосрочное улучшение процессов реализации проекта.

Сильные стороны 6 сигм

Концепция 6 сигм предоставляет чёткую схему для реализации проектов и постоянного улучшения процессов. Определяя цели, затем тщательно анализируя их и пересматривая вы получаете количественные данные для более глубокого понимания проекта и принятия более качественных решений. И хотя сбор, анализ данных и извлечение уроков могут занять определённое время, это позволит улучшить и оптимизировать процессы реализации проекта и сэкономить таким образом ресурсы в будущем.

6 сигм подходит для трудных проектов, в которых много новых и сложных операций. Данный подход позволяет реализовывать элементы проекта, учиться на ошибках и повышать качество в будущем.

Слабые стороны 6 сигм

Проблема 6 сигм в том, пусть основной декларируемой целью является снижение затрат и повышение эффективности, но удовлетворение Заказчика часто вырывается на первый план. Учитывая некоторые различия в целях на разных этапах проекта, часто у команд возникает путаница в приоритетах, и избежать этого не просто.

Кроме того, основной лейтмотив 6 сигм: «Всё всегда можно сделать ещё лучше». Это может демотивировать сотрудников, не чувствующих удовлетворения от проделанной работы. Кроме того, если проект единичный и компания не планирует в будущем реализовывать подобные проекты, все затраты на анализ и извлечение уроков могут оказаться напрасными.

НАСА – не единственная государственная организация, которая внесла вклад в развитие проектного управления. Британское Правительство давно оценило эффективность проектного управления, и в 1989 году был создан свод знаний и лучших практик британского проектного управления PRINCE2. Название произошло от акронима «PR ojects IN C ontrolled E nvironments version 2 », что переводится как «Проекты в контролируемой среде версия 2». В отличие от гибких методов, PRINCE2 не использует итеративный подход к проекту. Если сравнивать PRINCE2 другими продуктами, то его можно сравнить с гибридом классического подхода к проектному управлению и концентрации на качестве из 6 сигм.

PRINCE2 больше концентрируется на цели, нежели на средствах их достижения. Ожидания от конечного продукта в данном подходе формирует содержание проекта и форму его планирования.

В начале проекта PRINCE2 предлагает нам определить 3 основных аспекта проекта:

• Бизнес-аспект (Принесёт ли этот проект выгоду?)
• Потребительский аспект (Будет ли он интересно пользователям?)
• Ресурсный аспект (Достаточно ли у нас всего, чтобы достичь цели?)

У PRINCE2 более чётко определённая структура персонала, чем у большинства подходов к проектному управлению. Это связано с тем, что PRINCE2 ориентирован на масштабные государственные проекты и крупные организации. Согласно PRINCE2 у каждого члены команды есть своя чёткая роль на каждом из 7 этапов:

• Начало проекта (Startup) : На данном этапе назначается руководитель проекта и определяются все требования к характеристикам продукта. Руководитель проекта, чья основная задача – внимание к деталям, отчитывается перед Управляющим комитетом проекта, который отвечает за общее руководство проектом. Именно Управляющий комитет следит за тем, чтобы проект не сбился с курса, и он же полностью отвечает за успех проекта.
• Инициация проекта (Initiation) : На данном этапе руководитель проектов составляет «инициирующий документ», в котором описывает верхнеуровневый план по достижению цели. Как только его подписывает Управляющий комитет, начинается этап управления проектом. Фазы могут длится разное количество времени, но, как и в классическом подходе, они следуют строго друг за другом.
• Управление проектом (Direction) : Данная фаза устанавливает структуру управления проектом, определяет, как должна проходить каждая фаза, и что делать в случае внесения изменений в проект.
• Контроль проекта (Control) : При реализации проекта, даже в идеальных условиях, будут вносится определённые изменения. И тут поэтапная структура PRINCE2 оказывается кстати. Ведь дорожная карта для каждой последующей фазы создаётся после анализа хода предыдущей фазы. Таким образом, если какие-то обстоятельства изменяются, то эти изменения учитываются в ходе планирования фазы и базовый план проекта корректируется. Естественно, изменения в план проекта вносятся только с согласия Управляющего комитета.
• Реализация проекта (Delivery) : Основная фаза проекта, на которой происходит реализация операций по проекту. На данном этапе основная задача руководителя проекта – следить за тем, что все члены команды выполняют свои задачи, и что эти задачи соответствуют поставленным целям. Кроме того, он должен следить за приёмкой частей проекта.
• Управление ограничениями проекта (Boundary Management) : На данной стадии особое внимание уделяется ходу проекта. Решаются вопросы о том, как продвигается проект, что происходит в ходе его реализации и, самое главное, получается ли то, что нужно бизнесу.
• Завершение проекта (Closing) : После того, как все было сказано и сделано, остаётся последняя стадия – стадия закрытия проекта. На данном этапе проводится глубокий анализ того, как прошёл проект, как он был реализован. Отчёт о ходе проекта также представляется Управляющему комитету проекта.

Возможно для некоторых проектов столько стадий и не потребуется – в таком случае от ненужных стадий можно избавиться. Главное – сохранить основную идею структуры PRINCE2, а именно: постоянное планирование и отчётность высшему руководящему органу – Управляющему комитету проекта. Точно также как Scrum – более структурированная версия Agile, так и PRINCE2 это более структурированная версия классического проектного подхода.

Сильные стороны PRINCE2

PRINCE2 подходит для проектов, в которых высоки ставки и нужно больше контроля, чем обычно. Данная система позволит добиться успехов при реализации крупных проектов, находящихся под пристален взглядом руководства. Если Вы готовы работать с большим количеством обратной связи, а Ваш проект характеризуется невысоким уровнем неопределённости, то PRINCE2 определённо для Вас.

Благодаря всему перечисленному выше, PRINCE2 очень популярен среди государственных структур и проектов. Он долгое время применяется для управления крупными государственными проектами Великобритании, а также в проектах крупных компаний. Его вотчина – исключительно важные проекты с низкой толерантностью к ошибкам и акцентом на коммуникации.

Слабые стороны PRINCE2

Несмотря на успех в госсекторе, PRINCE2 имеет свои недостатки. Если применять его в неподходящей среде, данный подход может проявить себя не лучшим образом, создавая возможности для задержек по политическим причинам и излишней бюрократизации. Из-за излишнего надзора и проверок работа может свестись к борьбе за контроль и сбору подписей от согласующих. А чётко прописанные роли могут накладывать ограничения на команды и убивать настоящую командную работу.

Просмотры: 14 196

Система управления проектами – это совокупность инструментов, обеспечивающих управление проектами и их эффективную реализацию. Как правило, это различные автоматизированные программы.

Цели и задачи использования систем управления

Рассмотрим основные цели использования систем управления:

• Повышение КПД работников в рамках проекта.
• Повышение эффективности управления со стороны менеджера.
• Увеличение общей эффективности при управлении: сдача проекта в срок, минимизация сопутствующих трат.

Базовые задачи, которые ставятся перед системами управления:

• Формирование инструментов для планирования и контроля над исполнением поставленных задач.
• Формирование площадки, с помощью которой сотрудники получают доступ к сведениям, нужным для работы над проектом, а также к инструментам для решения текущих задач.
• Возможность проверки загруженности того или иного сотрудника, для того чтобы принять решение о привлечении его к дополнительной работе.
• Обеспечение эффективного перераспределения нагрузки.
• Создание инструмента для автоматизации работы над рутинными делами.
• «Прозрачность» статуса всех текущих проектов.
• Возможность мониторинга изменений.
• Контроль над сроками выполнения проектов.
• Контроль над соответствием исполняемых проектов целям компании.

К СВЕДЕНИЮ! Очевидно, что системы управления важны как с точки зрения решения текущих задач, так и с точки зрения стратегии компании. Они незаменимы в том случае, если фирма ведет сразу несколько проектов. Если один проект можно полноценно контролировать без автоматизации, то в случае множественности заданий - это нерешаемая задача.

ВАЖНО! Различные отрасли предполагают использование систем управления со своей спецификой. К примеру, особые системы требуются для строительных, инвестиционных, инновационных, организационных проектов.

Преимущества и недостатки систем управления проектами

Знание преимуществ систем управления нужно для того, чтобы обосновать их внедрение. Но при их использовании требуется также иметь в виду возможные «слабые» стороны.

Преимущества

Системы управления используются в большинстве крупных организаций. Объясняется это следующими их выгодами:

1. Облегчение отслеживания проектов, не соответствующих стратегии организации. Это обеспечивает сокращение издержек фирмы.
2. Увеличение эффективности применения ресурсов. Эффективность увеличивается за счет грамотного распределения ресурсов.
3. Предупреждение перерасходов средств. Обеспечивается за счет контроля над всеми расходами. Наличие плана также оказывает благоприятное воздействие на объемы трат.
4. Уменьшение количества проектов, исполненных с низким качеством. Достигается благодаря контролю над сроками, текущими задачами. Руководитель получает возможность отслеживать качество выполнения задач.
5. Экономия времени руководителя. Менеджер может не заниматься рутинной работой (сбор информации, создание отчетов) вручную.
6. Взаимодействие с участниками проекта в реальном времени. Если перед сотрудником возникнет определенная проблема, он может незамедлительно обратиться к другому сотруднику.
7. Облегчение ведения документооборота. В системе имеется функция документооборота. Она позволяет моментально редактировать сведения, обновлять их.
8. Облегчение управления рисками и прогнозами. Системы помогают своевременно определять риски, строить прогнозы относительно успеха завершения проекта.

Системы управления отличаются максимальной простотой в использовании. Данная простота нужна для того, чтобы каждый сотрудник мог без труда разобраться в работе системы. Специального обучения при этом не требуется.

Недостатки систем управления

При внедрении систем управления нужно учитывать следующие их минусы:

1. Высокая стоимость программ по управлению при низкой результативности. Приобретение систем управления предполагает повышение дохода компании. Однако полученная прибыль в некоторых случаях не окупает затраты. Нужно иметь в виду, что тратить средства придется не только на саму программу, но и на ее регулярные обновления, индивидуальные доработки.
2. Риск усложнения простых проектов. При ведении простых проектов использование системы управления необязательно. Более того, оно даже нежелательно, так как простая задача может усложняться.
3. Трата большого количества времени на составление планов. Руководителю и сотрудникам приходится тратить много времени на расстановку статусов, изменение приоритетных задач, обновление сведений. Иногда за подобной работой «теряются» реальные дела.

Все эти недостатки являются относительными. При правильном выборе и использовании системы все минусы нейтрализуются.

Правильное внедрение системы управления

Внедрение системы управления – это отдельный проект, для реализации которого нужен план. Его можно разделить на следующие этапы:

1. Инициирование проекта. На этом этапе назначается руководитель проекта по внедрению, формируется рабочая группа. Составляется план мероприятия. В нем указывается, в каких подразделениях внедряется система, функции, входящие в нее.
2. Получение результатов. После внедрения проекта следует незамедлительно начать работу с ним. Быстрые положительные результаты помогут убедить руководителя, что внедрение системы было правильным решением.
3. Работа над пилотным проектом. Основные задачи этого этапа: формирование единого реестра проектов, хранилища сопутствующей документации, автоматизация документооборота.

Система управления довольно проста, а потому не требует организации дополнительных учебных курсов.

Система управления проектами подбирается в прямой зависимости от конкретных нужд организации. Следует определить функции и инструменты системы, которые точно потребуются. Только после этого можно приобретать программу. Выбранная система должна обеспечивать решение следующих задач:

• Применение базового функционала. Наличие возможности его постепенного совершенствования.
• Быстрый запуск всех базовых процессов. Примерное время запуска составляет 1-2 недели.
• Простота использования, легкость обучения работе с системой.
• Интерфейс, удобный для пользователей.

Система должна быть достаточно гибкой: уметь перенастраиваться, корректироваться, совершенствоваться в соответствии с текущими задачами.

Обзор наиболее популярных систем управления проектами

Существует огромное количество СУП. Они могут быть базовыми или профессиональными. Рассмотрим наиболее востребованные системы:

1. Wrike. Функционал: группировка задач по проектам, контроль над исполнением. Основной плюс – профессиональный функционал, обеспечивающий удобство совместной работы. Дополнения: напоминания, установка сроков исполнения задачи.
2. «Мегаплан». Используется в малых и средних организациях. Удобна для удаленной работы. Функционал: менеджер задач, выставление счетов, контроль над сделками, локальная почта.
3. Basecamp. Отличается эффективностью и простотой. Функционал: профайлы, календарь, задачи. Обеспечивает удаленный доступ. Может использоваться не только сотрудниками, но и клиентами компании.
4. Worksection. Функционал: учет времени, тэги, хранилище файлов, менеджер задач, ПО.
5. Asana. Мобильный доступ. Возможность интеграции с электронной почтой.

Среди базовых систем имеет смысл отметить MS Project (разработчик — Microsoft). Как правило, базовые СУП имеют стандартный набор функций.

Управление проектами - в соответствии с определением национальным стандартом ANSI PMBoK - область деятельности , в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками . Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие чёткого заранее определённого плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями (в отличие от процессного , функционального управления , управления уровнем услуг).

Продуктами проекта могут быть продукция предприятия или организации (результаты научных и маркетинговых исследований, проектно-конструкторская и технологическая документация на новое изделие, разработанные для заказчика) и решение разных внутренних производственных задач (например, повышение качества продукции и эффективности организации труда, оптимизация финансовых потоков).

Управление проектами является частью системы менеджмента предприятия.

Альтернативные стандарты и школы иногда вкладывают в понятие управления проектами более широкий или более специфический смысл.

Энциклопедичный YouTube

• 1 / 5

  Основная статья: История проектного менеджмента

  В основе современных методов управления проектами лежат методики структуризации работ и сетевого планирования, разработанные в конце 50-х годов XX века в США.

  Классическая форма тройственной ограниченности

  Заказчик определяет цель и ограничения проекта и его финансирование. Исполнитель выполняет проект согласно утвержденному плану.

  Заказчик несет ответственность за постановку и актуальность целей и приоритетов, эффективность эксплуатации результатов проектов. Централизацией функций заказчика и управлением портфеля проектов занимается проектный комитет. В строительных организациях для этого выделяют специальную службу единого заказчика.

  В случае четкого разделения ролей заказчик-исполнитель целью управления проектом является стабилизация работ и минимизация отклонений от утвержденного заказчиком плана.

  Если заказчик и исполнитель находятся в разных организациях, то составляется договор на исполнение проекта. При изменении требований заказчика может быть подписано дополнительное соглашение к договору в рамках ограничений суммарного бюджета программы проектов , оговоренных основным договором.

  Для увязывания проекта с интересами бизнеса часто вводят роли куратора (обычно от исполнителя) и иногда спонсора (куратора от заказчика), которые имеют наибольшую осведомленность об интересах бизнеса, имеют право утверждать ключевые изменения в проекте.

  Цель управления проектом и успешность проекта

  Успешность проекта различным образом оценивается в разных методиках. Успешность может разным образом оцениваться различными участниками проекта.

  Группы оценок успешности:

  • Ориентированные на контракт с жесткой фиксацией требований и минимизацией изменений в ходе проекта, например традиционные методологии, в том числе PMBOK : «проект успешен, если выполнен согласно утвержденным критериям: объёму, сроку, качеству» . То есть проект успешен, если исполнен и закрыт договор между Заказчиком и Исполнителем (вне зависимости от того, являлся ли он юридическим документом в случае внешних проектов или определялся как-то иначе в случае внутренних проектов). При этом оценка успешности единая как для заказчика так и для исполнителя.
  • Ориентированные на удовлетворенность заказчика с гибким управлением требованиями, например гибкие методологии SCRUM : «проект успешен, если заказчик удовлетворен»
  • Ориентированные на длительное взаимодействие с Заказчиком: управление программами , направленное на длительное взаимодействие, а не на один проект/контракт. Здесь делается акцент на продолжение сотрудничества Исполнителя с Заказчиком в рамках последующих проектов и иного взаимодействия.
  • Сбалансированные, например PRINCE2 : «проект успешен при сбалансированности по крайней мере по трем категориям - бизнеса, ориентации на пользователя и технологической зрелости» . Здесь делается акцент на финансовой успешности проекта, удовлетворенности пользователей и развитии технологий. Оценка успешности может различаться с точки зрения бизнеса, пользователя и исполнителя. Такие методики оценки чаще используются для внутренних проектов, когда заказчик и исполнитель находятся в одной организации.

  Так, например, проект, уложившийся в согласованные сроки и затраты, но не окупившийся по результатам проекта (затраты велики, результат неактуален к окончанию проекта, заказчик не может воспользоваться результатом и т. п.) будет успешен по традиционной методологии, но не успешен по методологии, ориентированной на заказчика. Ответственность за неуспешность такого проекта несет заказчик и, в некоторых случаях, проектный офис либо служба заказчика .

  В целом можно определить цель управления проектами следующим образом:

  «Целью управления проектом(-ами) является достижение заранее определенных целей при заранее известных ограничениях и целесообразном использовании возможностей, реагировании на риски.»

  Даже при достижении поставленных целей и целесообразности изменений, проект может не соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон. В проектах с высоким уровнем изменений требуется управление ожиданиями.

  Корпоративная система управления проектами

  В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях комплексных работ (проектов) создается корпоративная система управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании (офис управления проектами), методологическую базу и информационную систему управления проектами.

  Процедуры управления проектом

  Процедуры управления проектом по традиционной методологии

  Последовательность процедур управления проектом:

  • Определение среды проекта.
  • Формулирование проекта.
  • Планирование проекта.
  • Техническое выполнение проекта (за исключением планирования и контроля).
  • Контроль над выполнением проекта.

  Процедуры управления проектом по методологии PMI

  Основные процедуры и процессы описаны в стандарте PMBOK :

  • Определение требований к проекту
  • Постановка чётких и достижимых целей
  • Балансирование конкурирующих требований по качеству, возможностям, времени и стоимости
  • Адаптация спецификаций, планов и подходов для нужд и проблем различных заинтересованных лиц (стейкхолдеров)

  Процедуры управления проектом по методологии IPMA

  • Системное представление Управления проектами IPMA
  • Национальные требования к компетенции специалистов по управлению проектами (НТК)

  Процедуры управления проектом по методологии PRINCE2

  • Начало проекта (SU).
  • Запуск проекта (IP).
  • Планирование проекта (PL).
  • Управление проектом (DP).
  • Контроль стадий (CS).
  • Контроль границ стадий (SB).
  • Управление производством продукта (MP).
  • Завершение проекта (CP).

  Прочие процедуры (управление командой, контрактами) вынесены «за рамки» методологии и называются инструментарием менеджера проекта. Кроме того, методология рассматривает «компоненты», которые состоят из Бизнес плана (Business Case), организации, планирования, управления рисками, управления качеством, управление конфигурацией, контроля и управления изменениями.

  План управления проектом

  План управления является основным документом, с которого должен начинаться любой проект. План корректируется в течение всего проекта.

  В плане управления проектом должно быть отражено: содержание и границы проекта, ключевые вехи проекта, плановый бюджет проекта, предположения и ограничения, требования и стандарты.

  Стандарты управления проектами

  Международные стандарты управления (менеджмента) проектами:

  Национальные стандарты с расширенной географией применения:

  •  ANSI PMI PMBOK 5th Edition - A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
  • PRINCE2 (PRojects IN a Controlled Environment)
  • ISEB Project Management Syllabus
  • Oracle Application Implementation Method (AIM)

  Национальные стандарты управления проектами:

  Стандарты оценки компетенции менеджера проекта:

  • ICB IPMA Competence Baseline (IPMA)
  • НТК (Национальные требования к компетентности специалистов) (Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ», Россия)
  • NCB UA (National Competence Baseline, Version 3.0) (Украина)

  Методологии управления проектами

  1. Методология PMI , сформулированная в виде стандарта PMBOK , базируется на концепции управления проектами через группу стандартных процессов. Однако последняя версия стандарта PMBOK отражает существенную коррекцию методологии в сторону интерактивных методик.
  2. Методология IW URM (Unique Reliable Method), разрабатывалась и оттачивалась с тем, чтобы в любом проекте был гарантирован успех - цели клиента достигнуты в оговоренный срок, в рамках определенного бюджета и с необходимым качеством. Для реализации разных типов проектов используется набор различных процедур, документов и технологий, наиболее подходящих для конкретного типа проекта.
  3. Процесс управления проектами TenStep помогает менеджерам проектов успешно руководить проектами всех видов. TenStep предлагает пошаговый подход, начинающийся с простейших вещей и заканчивающийся настолько изощренными приемами, насколько это может потребоваться для конкретного проекта, включая шаблоны документов.
  4. Методология

  Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

  Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

  В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware.

  Всегда включённые

  Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

  Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

  Скорость работы сайта

  Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

  Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.