– это то, чему многие из нас учатся по необходимости. Проблема в том, что если навык был приобретен по необходимости, то с ним приходят и плохие привычки. И хотя сам по себе навык очень полезен, мы не можем использовать его в полной мере. Потратьте время на чтение информации по планированию рабочего времени, и вы можете достичь отличных результатов.
Возможно, вы сможете похвастаться такими результатами:
- Избавление от привычки тянуть время и уклоняться от работы
- Более быстрая и легкая оценка своей работы и способностей
- Меньше беспокойства о срыве сроков
- Большая производительность труда
- Больше времени для отдыха и горящие туры
– это навык, который позволит вам выделить время на развитие. И каждому в этом поможет что-то свое. Лучше всего было бы попробовать самые разные подходы, пока вы не поймете, что ваше восприятие и отношение к работе изменились.
1. Делайте записи:
записывайте все, что сможете. Заведите себе ежедневник или блокнот для записей, если у вас его еще нет. Лично я предпочитаю небольшой простой блокнот с белой бумагой, потому что он не ограничивает вас четкими графами и клеточками, как стандартный ежедневник.
Обычный список того, что надо сделать, будет полезен любому из нас, но мне больше всего нравятся «Три Списка Трех Методов». Ваша цель – стараться не создавать слишком длинные списки, которые сбивают с толку при первом же взгляде на них.
2. Используйте время, когда вы не работаете: используйте то время, когда вы гуляете, ведете машину, стоите под душем или делаете еще что-то «непродуктивное», для планирования. Подумайте о своих целях на сегодняшний или на следующий день. Какие цели будут самыми важными? Самое главное – верно расставить приоритеты.
3. Поощряйте себя: когда вы что-то заканчиваете, особенно, если это было чем-то важным, обязательно оставьте себе время на поощрение. Автор «Заводного апельсина» Энтони Берджес для завершения необходимых дел использовал «Метод мартини». Берджес ставил перед собой цель – 1000 слов в день. Когда он выполнял свою дневную норму, он мог расслабиться с мартини и устроить себе выходной. Возможно, для кого-то из вас мартини будет не самой лучшей наградой, но сам метод неплох.
4. Сосредоточьтесь на чем-то одном: человеческий мозг работает наиболее эффективно во время концентрации. Как мы увидели раньше, работа со многими заданиями одновременно представляет собой помеху для хорошей производительности. Сконцентрируйтесь на чем-то одном и доведите дело до конца. Следите, чтобы задания не перепутались между собой. Иногда выполнение сразу нескольких задач может оказаться более эффективным, но в основном это не так.
5. Любыми способами избегайте затягивания работы: если вы стремитесь к максимальной производительности труда и рациональному использованию времени, ни в коем случае нельзя откладывать работу. Если об этом не позаботиться, то о производительности труда можно забыть.
6. Устанавливайте себе крайние сроки: никому не нравятся ограничения по срокам. Они вызывают стресс, раздражение, беспокойство – и снова стресс. Гарантированный способ смягчить этот стресс – установить себе срок еще раньше реального. Ставьте выполнимые цели, но при этом будьте требовательны к себе. Бросайте себе вызов, и при этом, согласно пункту 3, награждайте себя за то, что приняли этот вызов. В конечном счете, это не только сэкономит вам время и повысит производительность труда, но и оставит запас времени до реальных сроков, срыв которых чреват штрафными санкциями за просрочку. Кстати, не надо злоупотреблять отсутствием штрафов, разработайте свои собственные санкции за срыв ваших личных сроков.
8. Записывайте свои планы в ежедневник: в рутине будней мы часто теряем видение наших планов в перспективе. Если вы заведете ежедневник для записи планов, рассчитанных на отдаленное время, это поможет вам разработать концепцию долгосрочных планов и усовершенствовать выполнение текущих задач. Каждый раз, когда вам начнет лезть в голову мысль «Зачем мне надо делать эту работу прямо сейчас? Лучше я пойду домой, посмотрю «Остаться в живых», просто посмотрите в свой ежедневник. Вы вспомните о выплатах по ипотеке или о том, что подошло время оплаты обучение ребенка. Каждый месяц просматривайте свой ежедневник, чтобы проверить актуальность планов.
9. Воспользуйтесь программами, такими, как RescueTime : это простое приложение, которое записывает и изображает в виде графика, каким образом вы провели время за компьютером. Эти «двухминутные» перерывы (всего лишь для того, чтобы почитать новости, быстренько сыграть в он-лайн игру или написать тетушке Бетти электронное письмо) тянут очень много времени и снижают производительность труда. RescueTime поможет вам четко увидеть, как именно вы распределяете свое время и даже будет еженедельно отправлять отчет вам на почту.
10. Работайте с командой: этот совет имеет много общего с пунктом 7. Хотя некоторым страшно представить, как они могут отказаться от своих обязанностей, это неоценимый метод повышения производительности всей команды. Удостоверьтесь, что цели команды ясны и понятны, и что каждый знает, за какую часть работы он отвечает. Удостоверьтесь, что вам доступны все средства связи. Невозможность выйти вовремя на связь сказывается на производительности не лучшим образом. Давайте задания тем, кто может выполнить их лучше остальных, и дело пойдет быстрее.
11. Избегайте эмоционального и физического истощения: это случается тогда, когда ваше тело и разум не могут больше справляться с теми задачами, которые вы на них возлагаете. Не заставляйте себя сделать невозможное. Выделите время для действительно важных заданий, но всегда обязательно оставляйте время для того, чтобы расслабиться. Вспомните все свои последние достижения, и вы почувствуете себя хорошо. Это помогает приобрести уверенность, а чем больше уверенности, тем выше производительность.
Тот, кто умеет хорошо планировать рабочее время, всегда имеет преимущества перед остальными. Постарайтесь использовать эти рекомендации в своей повседневной жизни, и вы увидите, насколько лучше вы стали работать.
В этой статье рассмотрим основные принципы планирования рабочего времени и эффективные методы его планирования.Эффективное планирование времени особенно важно, когда перед вами стоит много задач, а справиться с ними необходимо за определенный период времени. Причем одинаково важно как планирование времени руководителя, так и сотрудников и подчиненных. Научиться планированию рабочего времени может любой человек, нужно только исключить некоторые факторы:
Технические ошибки - вы просто не знакомы с методами и приемами планирования рабочего времени. Начните с малого - составляйте список важных дел на бумаге;
внешние факторы - вы можете соблюдать все правила планирования времени, но не все зависит только от вас;
психологические установки - эффективное планирование времени не поможет, если то, чем вы занимаетесь, кажется вам бессмысленным и скучным.
Рассмотрим некоторые практические советы по планированию рабочего времени:
Отводите для выполнения какой-либо задачи определенный отрезок времени. Постарайтесь выбирать время в соответствии со своими биоритмами (жаворонок, сова), с привычным вам темпом работы. Сложные задания (или просто очень объемные) разбивайте по частям, выполнение которых не требует очень больших усилий;
обязательно фиксируйте все задачи в ежедневнике, чтобы ничего не упустить;
одно из основных правил планирования времени - организация рабочего пространства. Наведите порядок на рабочем столе, рассортируйте по папкам электронные документы, чтобы легко можно было найти любую информацию;
подумайте серьезно - то, чему вы себя посвящаете, действительно ваше дело? Может, отказавшись от того, что вам скучно, вы будете с легкостью решать другие задачи?
Приступая к планированию рабочего времени, не оставляйте без внимания свое окружение. Всегда учитывайте возможность влияния внешних обстоятельств. Здесь можно дать следующие советы по эффективному планированию времени:
Не преувеличивайте свои возможности - беритесь только за тот объем задач, с которыми вы способны справиться. Учитывайте время, которое вы уделяете семье, хобби, спорту. В то же время в период дедлайна некоторые дела можно отложить на время;
необходимо давать себе передышку, если вы плохо себя чувствуете. Отгородившись от дел всего на один день, вы быстро сможете все наверстать;
в период серьезных перемен (переезд, свадьба, рождение ребенка) не старайтесь все успеть, расставьте для себя приоритеты и следуйте самому главному;
всегда оставляйте время для непредвиденных ситуаций, решения экстренных вопросов, особенно если вы работаете в обстановке непредсказуемости (брокер, трейдер, врач и т. д.);
если результат вашей работы зависит не только от вас, но и от партнеров, совместно определите конечную цель, выделите конкретные обязанности каждого из вас, планируйте этапы своей работы.
На планирование рабочего времени будут влиять и ваши личные психологические установки. Ваши мысли и убеждения подсознательно могут мешать эффективному планированию. Рассмотрим некоторые из них:
Ваши жизненные цели еще не определены. Не имея четкой цели на будущее, сложно определить, чем и в каких пропорциях должна быть наполнена ваша жизнь;
вам нравится находится в состоянии постоянного цейтнота. Заполняйте свой график другими интересными делами, чтобы вам было выгодно завершить работу вовремя;
вас пугает бездействие. Если вы стараетесь заполнить каждую минуту своего времени, возможно, есть проблемы, о которых не хочется думать в свободное время. Может, лучше уделить им внимание и найти решение?
вы не можете сказать «нет» и готовы браться за любые поручения. В таком случае будьте готовы к тому, что ваши личные цели так и останутся просто написанными на бумаге;
вас пугают неудачи. В этом случае задайте себе вопрос: «Что самого худшего может произойти со мной в случае неудачи?». И помните, неудача - это не тупик, а еще один шаг вперед;
вы боитесь успеха - возможно и такое. Ведь новая желанная должность может означать отказ от части времени, проводимого с семьей или друзьями. Постарайтесь больше общаться с успешными людьми, чтобы проникнуться атмосферой успеха;
вы опасаетесь перемен - этот страх преодолевается поэтапным планированием движения к своей цели;
вы боитесь завершения проекта - для некоторых людей процесс важнее результата. Напомните себе, что завершая один этап, вы имеете возможность приступить к другой интересной задаче.
Попробуйте применить лишь некоторые из этих методов планирования рабочего времени , и ваша жизнь станет намного продуктивнее и ярче.
М.А. Лукашенко, доктор экономических наук, профессор, вице-президент Московского финансово-промышленного университета «Синергия», ведущий эксперт-консультант компании «Организация времени»
Эффективно планируем свое рабочее время
Разговаривая как-то с одним чрезвычайно занятым генеральным директором, услышала от него замечательную фразу: «Я ни минуты не трачу зря. Даже обедаю я только с главбухом, чтобы решить все накопившиеся вопросы». В этот момент я испытала к главному бухгалтеру смешанное чувство сострадания и восхищения. Ведь в свое кровное обеденное время он не может расслабиться и передохнуть.
Общеизвестно, что работа бухгалтера очень непростая, ответственная, напряженная. И ее, как правило, очень много. Поэтому большинство бухгалтеров философски относятся к тому, что приходится часто задерживаться или работать в выходные, чтобы успеть сделать все необходимое. Но чудес на свете не бывает, и со временем постоянные перегрузки дают о себе знать хронической усталостью. А уставшему человеку даже самая любимая работа не в радость.
Однако есть инструменты тайм-менеджмента, которые могут значительно облегчить работу, сделать ее более предсказуемой и управляемой. С их помощью можно успевать делать все намеченные дела и при этом вовремя уходить домой. Им и посвящена эта статья.
Как составить список рабочих дел
Вы когда-нибудь слышали поговорку «Самая острая память тупее самого тупого карандаша»? Если нет, то обязательно возьмите ее на вооружение, ибо она отражает ключевой принцип тайм-менеджмента - принцип материализации. Он гласит: «Ничего не держи в голове, все записывай, причем в удобном месте, чтобы сразу найти, и в правильной форме, чтобы спустя некоторое время понять самого себя». Соответственно, все инструменты планирования базируются на том, чтобы не пытаться помнить про требуемые дела, а сразу же записывать их.
Составление простых списков задач - самый надежный и действенный способ ничего не забыть и выполнить все необходимое. Вы берете лист бумаги и пишете все, что надо сегодня сделать. При этом все задачи вы должны расставить по приоритету - от наиболее важной к наименее важной. И выполнять их нужно строго по порядку. Тогда к концу рабочего дня вы гарантированно сделаете самое важное и уже сможете решить, стоят ли оставшиеся дела того, чтобы задерживаться на работе.
Грамотно формулируем, что нужно сделать
Составляя список дел, желательно использовать форму записи, ориентированную на результат. Представьте, что на следующую неделю вы себе записали: «Иванов, договор». Прошла неделя, за которую у вас случилось много разных событий. И когда вы снова видите эту запись, то, хоть убей, не можете вспомнить, что имели в виду, о каком договоре идет речь и что с ним нужно сделать: забрать, составить, подписать, расторгнуть... Поэтому в вашей записи обязательно должен быть глагол, обозначающий само действие плюс его результат. В нашем случае нужно записать: «Передать Иванову на согласование кредитный договор №...».
Планируем на перспективу
С помощью «деловых» списков можно организовать не только краткосрочное, но и среднесрочное и даже долгосрочное планирование. Для этого нужно завести три разных списка задач - на день, на неделю и на месяц (квартал, полугодие и т. д.). Заметьте, речь идет о задачах, не привязанных к определенному времени. Например, собрать отчеты о командировках вы можете в любой день следующей недели, это не обязательно делать строго в понедельник к 12.00.
Главный фокус этой техники в том, чтобы регулярно просматривать списки и переносить задачи из одного в другой. При этом список задач на неделю вы должны просматривать ежедневно. Те задачи, которые «дозрели» до выполнения на следующий день, вы переносите в список задач на день. «Не дозрели» - оставляете там, где они были. А список долгосрочных задач вы просматриваете один раз в неделю, например в пятницу. Дела, которые нужно выполнить уже на следующей неделе, вы переносите в соответствующий список. Так вы не забудете про те задачи, которые нужно исполнить не сразу, а попозже.
Кстати, справедливо и обратное перемещение. Ведь прилежный бухгалтер обычно старается «запихать» в ежедневный список побольше дел. При этом он отдает себе отчет, что физически не сможет их все выполнить, но надеется на лучшее. Что в итоге получается? Человек уходит с работы с недоделанными делами, формируя в себе комплекс неудачника. А надо наоборот - планировать столько задач, сколько вы спокойно успеете выполнить за день, и уходить домой с чувством выполненного долга.
Лучше всего техника планирования реализуется с помощью MS Outlook. Воспользовавшись панелью «Задачи», вы можете составлять списки дел, присваивая им определенную категорию - «День», «Неделя» или «Месяц». И по этим категориям настроить группировку задач (иллюстрацию см. ниже). Тогда вы легко сможете за секунду переносить задачи из одного списка в другой, лишь меняя их категорию. Однако эта техника прекрасно реализуется и в ежедневнике, и на досках планирования.
Каждой задаче - свое время
Теперь скажите, бывало ли у вас такое, что вы случайно встречаете нужного вам человека, к которому у вас есть пара важных вопросов, но именно в момент встречи они, как на зло, вылетели у вас из головы? И наверняка вам частенько звонят коллеги со словами: «Что-то я хотел тебе сказать, но забыл... Ладно, вспомню - перезвоню».
У нас есть множество задач, которые надо делать не в определенное время, а при определенных условиях. Например, когда удастся поймать директора, надо подписать у него все документы, обсудить отчет, снять вопросы по списанию техники и т. п. Но мы порой не представляем, когда сможем с ним переговорить. А значит, не понимаем, куда записывать подобные задачи, ведь к конкретному времени их привязать невозможно. Тут нужна контекстная техника планирования. Это когда наблюдается совокупность условий, благоприятных для выполнения той или иной задачи.
Один наш контекст - это место. Например, когда я буду в налоговой инспекции, запишусь на сверку. Когда поеду в командировку, заодно заеду в наш филиал. То есть задачи привязаны к некоему месту.
Другой контекст - это люди. У всех нас периодически возникают дела, которые привязаны к каким-то персонам. Например, когда увижу клиента N, надо обсудить с ним новый прейскурант и пролонгацию договора. Еще контексты - это обстоятельства, внешние и внутренние. Примеры внешних обстоятельств: когда у шефа будет хорошее настроение, когда выйдет такой-то закон. Обстоятельства внутренние - это, к примеру, острый прилив вдохновения или, наоборот, нежелание работать.
Контекстное планирование: различные приемы
Тут мы опять возвращаемся к нашим спискам задач, только теперь мы их группируем по контекстам. Например, заводим в ежедневнике разделы на типичные контексты. Допустим, называем один из разделов «Банк» и перечисляем все вопросы, которые надо решить, находясь в банке. Или, к примеру, «Проект XXX» - и пошел перечень вопросов, которые нужно выяснить по проекту. Главное - в нужный момент не забыть про задачу.
И таких способов контекстного планирования много. Например, вы записываете на стикер вопросы, которые вам непременно надо снять на встрече, и кладете эту бумажку в футляр для очков. При этом вы знаете, что первым делом на любой встрече вы вынимаете и надеваете очки. Соответственно, вопросы для обсуждения сами напомнят о себе.
Вы можете подготовить на разные случаи жизни контекстные папки. Например, вы знаете, что через год в вашем офисе будет ремонт с заменой окон. Заведите папку «Ремонт» и складывайте в нее все «учетные» статьи, письма Минфина и ФНС на эту тему и т. д. Поверьте, когда наступит пора учитывать ремонтные затраты, содержимое папки станет для вас существенным подспорьем и сэкономит массу времени.
Подробнее про тайм-менеджмент на MS Outlook вы можете узнать из книги: Г. Архангельский. «Формула времени». По ней можно легко настроить свой компьютер на мини-автоматизацию вашей персональной системы планированияПри планировании с использованием MS Outlook категории, присваиваемые задачам, могут использоваться в качестве контекстов. Например, вы можете создать категории «Шеф», «Банк», «Налоговая», «Проект XXX» и т. д. И при возникновении тех или иных задач сразу же заносить их в нужную категорию. Когда вам позвонит шеф, вы сможете открыть «его» категорию, увидеть все привязанные к ней задачи и оперативно их решить.
Бухгалтер, к изменениям обстоятельств готов? Всегда готов!
В деловой практике внезапная смена задач - обычное явление, и это, безусловно, удручает. Однако мы можем планировать дела так, чтобы изменения наносили минимальный ущерб нашим планам или не наносили его вовсе. Для этого удобно использовать алгоритм жестко-гибкого планирования. Он предполагает деление наших ежедневных задач на три типа.
Первый тип - это жесткие задачи, выполнение которых привязано к конкретному времени. Их планирование привычно - мы просто записываем их на временной сетке ежедневника. Например, в 10 часов - совещание, в 12 часов - звонить в соцстрах, в 17 часов - встреча.
Второй тип - гибкие задачи, не привязанные ко времени. Например, надо написать сопроводительное письмо к уточненке. И неважно, когда вы это сделаете: в 11 часов утра или в 3 часа дня. Главное - сегодня.
И наконец, третий тип - это бюджетируемые задачи, требующие бюджета времени. Например, составить баланс за 9 месяцев. Понятно, что это дело не одной минуты, вам понадобится как минимум пара дней.
Принцип жестко-гибкого подхода к планированию дня заключается в том, чтобы в сетку часов не вписывать те задачи, которые жестко не привязаны к определенному времени. Для этого страницу нашего ежедневника мы делим пополам по вертикали.
(1) В сетке часов мы записываем только жесткие задачи. Тут же размещаем и бюджетируемые задачи, выделив под них необходимый бюджет времени.
(2) В правой части ежедневника пишем список всех гибких задач, выстроив их по приоритету.
Таким образом, у нас перед глазами вся картина дня. Мы знаем, какие жесткие дела и во сколько нам предстоят. Нам понятно, какие времяемкие задачи необходимо сделать, и под них у нас зарезервировано время. При этом мы отчетливо видим свободное время и спокойно занимаемся решением гибких задач. Если возникают новые задачи, нам остается просто пересмотреть приоритеты и при необходимости изменить последовательность выполнения дел. А в целом план не меняется.
Подводя итог по планированию дня, выделим основные правила.
1. В начале рабочего дня выделяем 5- 10 минут на планирование задач. В идеале их следует планировать с вечера. Но это не всегда получается, кроме того, накануне мы можем не знать о каких-то срочных делах. Поэтому вечером можно прикинуть примерный план дня, а придя на работу, спокойно уточнить, не возникло ли каких-то срочных дел.
2. Во временную сетку заносим только жесткие задачи.
3. План дня, составленный так, что занята каждая строчка ежедневника, сам по себе уже утомляет и нервирует. Поэтому количество спланированного времени не должно превышать 70% от всего рабочего времени. На непредвиденные обстоятельства закладываем 30%. Старайтесь, чтобы в вашем плане было больше «воздуха», то есть времени в резерве. Чем его больше, тем выше вероятность того, что план будет выполнен и при этом вы останетесь в добром здравии и хорошем настроении.
Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Основные правила планирования времени:
1. Соотношение (60:40).
Опыт показывает,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей” времени.
2. Сведение задач воедино - план действий.
Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.
3. Регулярность - системность - последовательность.
Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.
4. Реалистичное планирование.
Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым реально можно справиться.
5. Восполнение потерь времени.
Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.
6. Фиксация результатов вместо действий.
Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.
7. Установление временных норм.
Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
8. Срок исполнения.
Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.
9. Переработка - перепроверка.
План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.
10. Согласование временных планов.
Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).
На предприятии планирование рабочего времени сводится к определению ресурсов рабочего времени и их распределения; режима рабочего времени. Для этого разрабатываются баланс предприятия и баланс рабочего времени одного рабочего (табл. 14).
Балансы рабочего времени бывают плановыми и отчетными (фактическими). С их помощью можно выявлять резервы роста производительности труда за счет более рационального использования фонда рабочего времени.
Расчет баланса ведется в рабочих днях, а затем для балансовой увязки ресурсов и затрат рабочего времени дни пересчитываются (человеко-часы).
Баланс времени одного рабочего
| Показатели | Отчет прошлого года | План текущего года |
| Календарный фонд, дни | 365 | 365 |
| Нерабочие дни - праздничные и выходные | 104 | 104 |
| Номинальный фонд, дни | 261 | 261 |
| Неявки на работу, дни в том числе: | 35,8 | 32,1 |
| очередные и дополнительные отпуска | 18,4 | 18,4 |
| отпуска по учебе | 1,6 | 1,4 |
| отпуска в связи с родами | 0,6 | 0,5 |
| по болезни в связи с выполнением государственных и | 12,3 | 10,3 |
| общественных обязанностей | 2,0 | 1,5 |
| с разрешения администрации | 0,6 | - |
| прогулы | 0,3 | - |
| Количество вторых дней отдыха, приходящихся на дни неявок | 2,8 | 2,8 |
| Полезный (явочный) фонд, дни | 228,0" | 231,7 |
| Средняя продолжительность рабочего дня, час | 8,1 | 8,1 |
| Перерывы, предоставляемые кормящим матерям, час | 0,04 | 0,03 |
| Сокращенный рабочий день подростков, час | 0,03 | 0,03 |
| Внутрисменные простои, час | 0,2 | - |
| Средняя фактическая продолжительность рабочего дня, час | 7,83 | 8,04 |
| Полезный (явочный) фонд, час | 1785 | 1865 |
При планировании учитываются только неявки, разрешенные законом (очередные и дополнительные отпуска, отпуска по беременности и родам, по учебе, неявки по болезни, в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей). Другие неявки не планируются, но учитываются в отчетном балансе рабочего времени.
Расчет баланса рабочего времени календарных, выходных и праздничных дней прост и не нуждается в разъяснении, а при определении остальных слагаемых баланса возникают известные трудности методического порядка.
Причинами потерь рабочего времени могут быть «отгулы» во избежание простоя рабочих, когда нет работы; несогласованность режима работы торговых, бытовых и промышленных предприятий;
недостатки сферы обслуживания; отвлечение трудящихся в рабочее время для участия в спортивных и других мероприятиях; прогулы и простои.
Следует отметить, что число потерь рабочего времени из-за прогулов в настоящее время занимает в балансе рабочего времени незначительное место - большая часть потерь рабочего времени вызвана простоями по причине недостатков в организации производства и труда: отсутствия работы; отсутствия материалов, сырья, инструмента; неисправности оборудования; ожидания подъемнотранспортных средств и др.
Кроме простоев могут иметь место и непроизводительные затраты рабочего времени: хождение за материалами, сырьем и инструментом; исправление брака; выполнение работ, не предусмотренных заданиями и технологией.
Для устранения названных негативных явлений руководству предприятия, всех его звеньев необходимо в обязательном порядке выявить абсолютные и относительные размеры потерь рабочего времени, тенденции их изменения, причины и структуру потерь, разработать план мероприятий, содержащий предложения, направленные на улучшение использования рабочего времени.
Экономия численности рабочих вследствие сокращения потерь рабочего времени рассчитывается по формуле:
где Эр - экономия численности рабочих, %; В6, Вп - потери рабочего времени в базисном и плановом периодах, %.
Если годовой фонд рабочего времени одного рабочего в базисном периоде (Фб) составил, предположим, 228 дней, а в плановом периоде (Фп) - 232 дня, то прирост годовой выработки в плановом периоде (Пп) может быть определен по формуле: