Веб-студия: бизнес-план. Чем занимается веб-студия? Ермолаев А.Г., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В

Начинается самое интересное. Автоматизация документооборота и работы с клиентами - это первый кит, на котором стоит конвейерная работа любого агентства. Это первый и самый не очевидный способ экономии средств студии и, как следствие, высвобождения бесполезно загруженных менеджерских ресурсов для полезной работы.

Именно благодаря описанному ниже подходу WebCanape добилась высокой производительности на старте без роста расходов на масштабирование команды. Только спустя 5 лет работы у нас появился выделенный отдел продаж. До этого поток в 120 заявок в месяц с конверсией в 60% обрабатывал один человек.

Но скорость - это не только экономия, это еще и лояльные клиенты. Кто первый сделает КП того и тапки:) Реальный предприниматель с деньгами скорее выберет первое понравившееся предложение, чем будет тратить время на ожидание различных вариантов.

Базовые бизнес-процессы студии на этапе продаж

Рассмотрим базовые бизнес-процессы, которые есть в любой веб-студии.

Учет входящей заявки

Отправка анкеты, брифа

Подготовка КП

Выставление счета

Оплата счета

Заявку нужно принять, внести в учетную CRM систему (5 минут), данные перенести в базовую часть брифа и отправить его клиенту (еще 5 минут). После заполнения клиентом брифа, его нужно обработать, сделать расчет (20 минут) и подготовить продуманное коммерческое предложение (40 минут) с предварительной структурой сайта и сервисами. На подготовку договора и приложений потребуется еще 30 минут, 10 минут на выставление счета.

На реализацию этих процессов по одной заявке стандартному отделу продаж требуется примерно 110 минут чистого времени. Это значит, что для обработки 70 заявок необходимо 128 часов. При перерасчете на большое количество заявок - это существенные потери, которые не нужны клиенту, но влияют на конечную стоимость продукта. При этом, веб-студия почему-то пытается оптимизировать работу производства (процесс создания продукта), а не эти пустые процессы. Давайте посмотрим, что сделали мы.

Для обработки 70 заявок в месяц менеджеру требовалось 128 часов (фул-тайм продажник). После оптимизации и автоматизации процессов стало 37 часов. Теперь вы видите почему мы долго работали без выделенного отдела продаж. Единственное, очень важно иметь опытного человека на входе. Автоматизация сама по себе работать не будет.

Скорость и взаимозаменяемость

Шаг за шагом, осознавая проблему низкой эффективности, мы создавали систему, которая помогала менеджерам быстрее работать с клиентами. Я уже сказал почему скорость важнее стоимости, но я не сказал еще про одну проблему.

Для многих она выходит на первый план. Менеджер по продажам не может подготовить профессиональное КП. Где взять продажников с опытом продажи сайтов, когда их нет в регионах?

Соответственно нам необходимо было дать инструмент, который поможет хорошим менеджерам с небольшим опытом в сфере веб-разработки быстро вести документооборот и создавать профессиональные КП.

Расчет стоимости сделки и выставление коммерческого предложения

Таким инструментом стал наш внутренний инструмент, который мы назвали «Калькулятор». Существенно позже он переродился в CanapeCRM, которую мы стали предлагать клиентам.

Электронные документы. Мы на 100% отказались от вордовских документов и перешли в online. Клиенту отправляется только ссылка (на бриф, КП, договор, счет). Если что-то меняется - достаточно внести правки документа в системе, нажать F5 и у клиента документ уже обновлен. Из экономии на этом и подобных процессах - появляется высокая эффективность работы.

Учет заявок и бриф для клиента

Формирование договора

Выставление счета и on-line оплата

Автоматические уведомления. Вторая важная часть автоматизации - это оповещения. В процессе работы менеджер вынужден писать большое количество писем клиентам, не несущих важной информации. Нужно клиенту сообщить статус проекта, запросить информацию, рассказать, что подготовить для предстоящих этапов и т.д. Когда проектов много - это сильно отвлекает от основной задачи, заставляет переключаться и тормозит работу. CRM система может и должна сама сообщать клиенту информацию, отправлять напоминания.

Напоминания менеджеру и аналитика

Один день, который сэкономит миллион

Потратьте этот день на полную настройку системы. Тексты уведомлений, шаблоны КП, договора и все, что может пригодится. Это поможет вам работать рентабельней и не расти в цене вслед за ростом зарплат.

В понедельник 31 октября 2016 года я проведу вебинар. Мы обсудим предыдущие материалы, поговорим о важных шагах на старте, покажу, как настраивать систему документооборота и отвечу на все вопросы. .

По всем вопросам можете писать в комментариях к постам.

P.S. Напоминаю, что данный материал является логическим о построении бизнеса веб-студии в бюджетном сегменте.

Каждый бизнесмен сталкивается с необходимостью продвижения своих товаров и услуг. А учитывая то, что в последние годы ни один человек не представляет себе жизни без Интернета, первое, что приходит на ум – это именно создание и развитие собственного сайта.

Создав интересный и качественный ресурс, можно привлечь огромное количество новых клиентов. Однако на то, чтобы разбираться во всех тонкостях сайтостроения, у делового человека просто нет времени. А потому он, скорее всего, предпочтёт обратиться к настоящим гуру этого дела – то есть в профессиональную web-студию.

Не приходится сомневаться в том, что веб-студия как бизнес – это действительно перспективный и высокодоходный проект. Но с чего начать и как всё правильно организовать? Давайте попробуем разобраться в этом вместе.

Шаг 1. Оформление деятельности

Конечно, в сети есть немало исполнителей-фрилансеров, которые получают заказы и оплату за свой труд, не подписывая никаких договоров. Но станет ли доверять крупная престижная компания человеку «с улицы», о котором она ничего не знает и который в любой момент может подвести? Вряд ли.

Чтобы работать официально, иметь возможность нанимать сотрудников и, конечно же, сотрудничать с серьёзными компаниями и организациями, юридическое оформление деятельности просто необходимо.

Если вы твёрдо решили, что основным источником вашего заработка должна быть веб-студия, бизнес-план следует начинать с регистрации в налоговой инспекции в качестве индивидуального предпринимателя либо как юридическое лицо (ООО).

Примечательно, что открытие собственной веб-студии не требует серьёзных финансовых вложений – регистрация ИП обойдётся вам примерно в 1000 рублей (весь процесс занимает около недели).

Шаг 2. Выбор услуг

Веб-студия, бизнес-план которой вы составляете, должна предлагать клиентам определённый перечень услуг. Не определив чётко направлений, в которых вы планируете работать, говорить о дальнейшем продвижении бизнеса не имеет смысла вовсе.

Чем занимается веб-студия, и какие услуги пользуются наибольшей популярностью среди заказчиков?

В первую очередь это создание сайтов разной сложности:

Сайты-«визитки» - небольшие по объёму ресурсы, на которых размещается основная информация о компании, её деятельности, публикуются новости и т. д.
Интернет-магазины – сайты, которые дают пользователю возможность не только ознакомиться с основной информацией о компании, но и заказать товар, выбрать способ оплаты и доставки в режиме онлайн.
Информационные сайты (например, электронные журналы и газеты, сайты типа «КакПросто» и т. д.) – ресурсы, предназначенные для обеспечения большого количества людей информацией.
Динамические flash-сайты – красивые сервисы с оригинальным дизайном и анимацией, больше напоминающие мультфильм или компьютерную игру.
Форумы и тематические порталы – ресурсы, имеющие большой функционал и полностью зависящие от активности пользователей.

Кроме того, крайне востребованной услугой является продвижение сайтов в поисковых системах (SEO) и реклама в социальных сетях (SMM). Логично, что людям мало будет получить в распоряжение сайт, маленькую «ячейку» во всемирной паутине – они захотят обойти конкурентов. Вот тут-то как раз вы сможете предложить дополнительные услуги, связанные с продвижением.

Шаг 3. Поиск офиса

Сразу стоит оговориться, что веб-студия, бизнес-план которой мы составляем сегодня, не обязательно должна иметь собственный офис. Все ваши сотрудники могут работать удалённо, сидя дома. Однако со временем небольшое помещение всё-таки может пригодиться.

Как минимум потому, что в глазах ваших потенциальных клиентов студия, имеющая собственный номер телефона и офис, будет вызывать больше доверия. А вот тратить средства на аренду и оборудование большой площади явно не стоит – как бы там ни было, большинство работников всё равно предпочтут по возможности оставаться дома.

Шаг 4. Покупка оборудования

Составляя бизнес-план web-студии, на этом моменте стоит остановиться отдельно. Конечно же, основные расходы будут связаны с приобретением современных и мощных компьютеров. Кроме того, может пригодиться разнообразная оргтехника – цветные принтеры, сканеры и т. д. А по-настоящему важным условием является проведение высокоскоростного стабильного Интернета.

Шаг 5. Подбор персонала

Можно нанимать штатных сотрудников или искать подходящих кандидатов на биржах фриланса. Впрочем, первый вариант всё-таки предпочтительнее – постоянно сотрудничая с одними и теми же людьми, вы, что называется, «сработаетесь» и начнёте понимать друг друга буквально с полуслова. И, конечно же, будете уверены в их благонадёжности, что не менее важно.

Для старта работы и развития проекта вам потребуется директор, менеджер, программисты, верстальщики, художник-дизайнер и копирайтеры.

Что касается осуществления бухгалтерского и юридического сопровождения, то на первых порах выгоднее пользоваться услугами специализированных фирм.

Шаг 6. Реклама и поиск клиентов

Конечно, оптимизировать бизнес-процессы веб-студии до начала работы просто невозможно. Но для того чтобы запустить проект, нужно, чтобы люди о вас узнали. Продумывая рекламную кампанию своего предприятия, стоит «ударить по всем фронтам одновременно» и захватить как можно больше источников целевого трафика.

С этой целью можно использовать:

Крайне важно создать качественный продающий сайт для веб-студии. Ведь если вы не сумеете хорошо преподнести и прорекламировать себя, как вы сможете предлагать подобные услуги другим людям? Работая над созданием собственного сайта, нужно выложиться на все 100 %, чтобы ваши потенциальные клиенты увидели, на что вы способны.

Шаг 7. Оценка стартовых и ежемесячных расходов

регистрация ИП – 1000 рублей (+500 рублей на непредвиденные затраты);
услуги хостинга – 5000 рублей;
услуги бухгалтера-юриста – 2000 рублей;
доступ к Интернету – 500 рублей;
представительские расходы – 2000 рублей.

К этому стоит добавить ещё оплату труда сотрудникам (около 40 тысяч рублей в месяц) и налоговые отчисления (6 % от прибыли).

Шаг 8. Оценка перспективности проекта

Наконец, перейдём к обсуждению самой приятной части. А именно – к подсчёту прогнозируемой прибыли. Окупаемость студии наступит примерно в середине 3-го квартала. А уже на четвёртый год деятельности вполне реально выйти на чистую прибыль в размере до 1,5 млн. рублей в год. Причём, это действительно реальная сумма для студии, создающей порядка 15 сайтов разной сложности в квартал (8 сайтов-визиток, по 2 тематических сайта, интернет-магазина и каталогов продукции и 1 промо-сайт).

Советы для тех, кто планирует создать собственную веб-студию

Во-первых, постарайтесь как можно чётче сформулировать свои основные конкурентные преимущества. Среди них, помимо всего прочего, обязательно должны присутствовать такие пункты:

быстрая индексация ресурса в поисковиках;
удобная система управления;
постоянная поддержка и исправление багов;
высокий уровень защиты от атак и вирусов;
возможность простого и быстрого внедрения дополнительного функционала.

Во-вторых, научитесь говорить на языке своих клиентов – предлагайте не конкретные продукты и технологии, а эффективное решение проблемы. Как правило, заказчику всё равно, КАК вы это сделаете. Намного важнее – ЧТО он получит в результате.

В-третьих, не пытайтесь конкурировать с крупными веб-студиями – они всё равно «задавят» вас. Работы хватит всем, и вы не останетесь без заслуженной прибыли.

Автоматизация базовых бизнес-процессов студии на этапе продаж

Начинается самое интересное. Автоматизация документооборота и работы с клиентами — это первый кит, на котором стоит конвейерная работа любого агентства. Это первый и самый не очевидный способ экономии средств студии и, как следствие, высвобождения бесполезно загруженных менеджерских ресурсов для полезной работы.

Но скорость — это не только экономия, это еще и лояльные клиенты. Кто первый сделает КП того и тапки:) Реальный предприниматель с деньгами скорее выберет первое понравившееся предложение, чем будет тратить время на ожидание различных вариантов.

Базовые бизнес-процессы студии на этапе продаж

Рассмотрим базовые бизнес-процессы, которые есть в любой веб-студии.

Учет входящей заявки

Отправка анкеты, брифа

Обработка брифа, расчет стоимости

Подготовка КП

Подготовка договора и приложений

Выставление счета

Оплата счета

На реализацию этих процессов по одной заявке стандартному отделу продаж требуется примерно 110 минут чистого времени. Это значит, что для обработки 70 заявок необходимо 128 часов. При перерасчете на большое количество заявок — это существенные потери, которые не нужны клиенту, но влияют на конечную стоимость продукта. При этом, веб-студия почему-то пытается оптимизировать работу производства (процесс создания продукта), а не эти пустые процессы. Давайте посмотрим, что сделали мы.

Скорость и взаимозаменяемость

Электронные документы. Мы на 100% отказались от вордовских документов и перешли в online. Клиенту отправляется только ссылка (на бриф, КП, договор, счет). Если что-то меняется — достаточно внести правки документа в системе, нажать F5 и у клиента документ уже обновлен. Из экономии на этом и подобных процессах — появляется высокая эффективность работы.

Автоматические уведомления. Вторая важная часть автоматизации — это оповещения. В процессе работы менеджер вынужден писать большое количество писем клиентам, не несущих важной информации. Нужно клиенту сообщить статус проекта, запросить информацию, рассказать, что подготовить для предстоящих этапов и т.д. Когда проектов много — это сильно отвлекает от основной задачи, заставляет переключаться и тормозит работу. CRM система может и должна сама сообщать клиенту информацию, отправлять напоминания.

Один день, который сэкономит миллион

Следите за новыми материалами на ,

, Управление продажами , Блог компании WebCanape

Базовые бизнес-процессы студии на этапе продаж

Рассмотрим базовые бизнес-процессы, которые есть в любой веб-студии.

Учет входящей заявки
Отправка анкеты, брифа
Обработка брифа, расчет стоимости
Подготовка КП
Подготовка договора и приложений
Выставление счета
Оплата счета

Скорость и взаимозаменяемость

Расчет стоимости сделки и выставление коммерческого предложения

Учет заявок и бриф для клиента

Формирование договора

Выставление счета и on-line оплата

Напоминания менеджеру и аналитика

Один день, который сэкономит миллион

По всем вопросам можете писать в комментариях к постам.

P.S. Напоминаю, что данный материал является логическим продолжением серии материалов о построении бизнеса веб-студии в бюджетном сегменте.

5000 RUB

Руководители маленьких компаний зачастую совершают ошибки, а все потому, что не уделяют достаточного внимания бизнес-процессам. Все их внимание в первую очередь сосредоточенно на росте прибыли и увеличении продаж. И, только на второе место ставятся задачи по описанию и структурированию рабочих процессов, ошибочно полагая, что это важнее для крупных организаций.

Для маленькой компании разработка бизнес-процесса проста в своем исполнении. Правильно описанные процессы и верно подобранные способы автоматизации, смогут помочь в росте и развитии организации.

Хотите контролировать всю работу организации? Сконструируйте все бизнес-процессы с самого начала развития бизнеса.

Что подразумевает собой бизнес-процесс?

Это взаимосвязь различных задач (цепочек действий), помогающих в создании услуг или определенного товара для клиентов. Например, оплата счетов, утверждение отпуска, контроль расхода материалов, реализация заказа в интернет-магазине и т.п.

Рабочие процессы состоят из трех этапов:

Поддержка;
операция;
управление.

Они, в свою очередь, подразделяются на под-процессы.

Создание бизнес-процесса довольно не простая вещь и больше подходит для крупных организаций, предполагает следующее:

Сбор необходимой информации;
описание уже имеющихся бизнес-процессов;
анализ полученных данных. Описание того, чего хотелось бы получить. Определение всех сложностей;
создание плана. Пропись всех взаимосвязей. Назначение ролей и ответственных сотрудников;
формирование процесса в системе (CRM, BPM);
обучение рабочего персонала.

Веб компания WM предлагает своим клиентам создание сайта на системе управления 1С-Битрикс с интеграцией сайта с CRM Битрикс24 .

Как происходят бизнес-процессы в небольшой организации?

Для маленькой и еще молодой компании существует упрощенный вариант организаций бизнес-процессов, главными из которых являются:

Обработка заказов;
общение с клиентами;
взаимодействия с поставщиками.

Чтобы понять, какие наиболее важными будут бизнес-процессы, необходимо проанализировать часто повторяющиеся проблемы.

Вы получаете постоянные жалобы от поставщиков о просрочках по оплате. Проблему надо искать в следующем - либо бухгалтер не проводит во время счета, либо документы, подлежащие к оплате, ожидают очередь на подпись директора.
Клиенты постоянно жалуются на отсутствие достаточного количества товара в магазине или на складе. Необходимо решить проблемы с процессами закупок.
Потеря клиентов. Проблема кроется в недостаточной коммуникации с покупателями.

Что делать? Пошаговая инструкция

Определить и сформировать как можно быстрее основу бизнес-процесса.
Определить проблему.
Провести исследования по каждому проблемному пункту, и найти места, в которых образуются сложности и задержки.
Описать идеальный процесс работы:
- Кто будет участвовать, и кто на каком этапе за что будет отвечать;
- какая информация на каждом этапе будет передаваться от одного сотрудника к другому;
- сроки завершения процесса.
Представить блок-схему или сразу выполнить программу в BPM/CRM.
Выбрать ответственных за каждый процесс, дать разъяснения по работе.

Веб студия «WM» готова взять на себя организацию бизнес-процессов вашей компании.

Одни из важных услуг, которые предлагает наша организация, это:

Интеграция 1С с корпоративным порталом;
интеграция магазина с 1С УТ (УНФ);
поддержка сайта ;

Бизнес-процесс «Взаимодействие с потребителем» на реальном примере

Выделим основные этапы, имея в виду, что каждый случай имеет свои особенности и более конкретные шаги.

Каким образом в вашей организации обрабатываются заявки клиентов?

Распределяются ваши клиенты по группам (размер сделки, их местонахождение, тематика)?
Знает менеджер вашей компании, как вести клиента от первого обращения до оплаты? Какие четкие шаги нужно выполнять?
Систематизирован ли процесс повторных продаж, и насколько?
С какой систематичностью от вас уходят клиенты? Не успеваете оформить документацию, своевременно напомнить, дать ответ на письмо или позвонить?

Чем подробнее вы составите структуру и описание бизнес-процесса взаимодействия с потребителем, тем больше шансов на успех у вас появится, и тем лояльнее будет клиент. Следовательно, вероятность повторных продаж, прибыль и шанс на дальнейший рост вашей компании увеличатся.

Примерное описание данного бизнес-процесса

Берем любой контакт клиента (лид) - электронная почта, телефон, письмо от него, заказ с сайта, визитная карточка с выставки и т.п.

Передаем его свободному менеджеру компании, либо выбираем по определенному критерию: месторасположение, тема сделки, сумма сделки.

Связываемся с клиентом и уточняем информацию.

Подготавливаем коммерческое предложение и отправляем заказчику. Назначаем встречу. Предоставляем уточняющую информацию по средствам буклета, презентации и т.п.

Спустя некоторое время напоминаем о себе телефонным звонком или письмом.

Подготавливаем и высылаем пакет документов. Предварительно согласовываем их с юр. отделом и бухгалтерией.

Выставляем счет.

Закрываем сделку.

Второстепенные бизнес-процессы

Их важность заключается в помощи оперативного роста организации, без утраты правильного учета управления и финансирования.