Нередко организации отправляют своих сотрудников в служебные командировки для выполнения работ за пределами нахождения компании. Этот процесс требует заполнения большого количества бумаг в отделе кадров и бухгалтерии. С 2015 года из числа этих документов исключено командировочное удостоверение. Теперь время пребывания сотрудника в служебной поездке будет определяться по проездным документам и чекам с места его проживания. Целесообразно разобраться в вопросе оформления командировки более детально.
Первоначально следует установить, что служебной командировкой признается любой выезд работника за пределы предприятия для выполнения трудовых обязанностей (ст. 166 ТК РФ).
Часто в контракте на работу в качестве места осуществления деятельности указывается отдельное подразделение или филиал. При этом отъезд работника в иные подразделения также будет считаться служебной командировкой.
Относительно отправки работников в служебные поездки важно помнить следующие правила:
- Вопрос выезда для выполнения трудовых обязанностей может затрагивать только рабочих, имеющих с фирмой официальные ;
- Запрещено отправлять в командировки беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников, даже если они изъявляют свое желание (ст.268 ТК РФ);
- Можно оформлять выезд только с письменного согласия для таких категорий граждан, как (ст. 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие малолетних детей или детей-инвалидов;
- граждан, ухаживающих за тяжелобольными;
- родителей-одиночек.
В отношении остальных работников действует стандартное правило: если работодатель командировал их в рабочую поездку, то это равноценно выполнению обычных трудовых обязанностей.
Порядок оформления командировки
Несмотря на то, что в 2015 году командировочное удостоверение было отменено, рабочие поездки сотрудников компании требуют заполнения значительного количества бумаг. Целесообразно рассмотреть весь процесс оформления поэтапно.
Этап 1: Оформление приказа руководителя организации
Сотрудник кадровой службы составляет приказ об отправке работника в командировку (№ Т-9а), в котором указывает:
- Ф.И.О. сотрудника и его должность;
- Наименование принимающей организации;
- Место отправки (город, район, страна);
- Срок пребывания в поездке.
Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.
Этап 2: Ознакомление сотрудника, оформление выездных документов
Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.
Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.
Этап 3: Вопросы, решаемые бухгалтерией
На основании приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:
- 700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
- 2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.
Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.
Этап 4: Табель рабочего времени
Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:
- Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
- Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.
Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.
Этап 5: Прибытие работника из поездки
После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.
Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.
Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.
Отчетные документы для командировочных
Отчетные документы для командировочных
Сегодня процветание бизнеса почти невозможно без командировок и служебных поездок сотрудников компании. Они необходимы для решения важных производственных вопросов, положенных в основу деятельности организации. Чаще всего такие поездки финансируются из бюджета работодателя. Поэтому для отчетности работник, возвратившийся на рабочее место, должен составить подробный отчет о затратах денежных средств и передать его в бухгалтерию. Все отчетные документы для командировочных оформляются строго по правилам, так как они представляют важность для документооборота по расходам.
В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных
Если появилась производственная необходимость отправить работника в командировку, нужно определить, кто из сотрудников компании сможет выполнить возложенную на него миссию. Речь идет не о полномочиях человека, а о некоторых ограничениях, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, не допускается посылать в командировки следующих лиц:
Работников в период действия ученического договора, если командировка нарушает учебный процесс. То есть, если сотрудник уехал в командировку во внеучебное время или после обучения, это считается законным (ст. 203);
Беременных женщин (ст. 259 ТК);
Сотрудников, не достигших 18 лет, если они не относятся к творческим личностям, таким как спортсмен, артист или журналист, которые могут быть отправлены в командировку (ст. 268).
Женщины с малолетними детьми могут быть откомандированы предприятием при наличии их письменного согласия и отсутствия медицинских противопоказаний.
Работодатель обязательно уведомляет сотрудницу о том, что она вправе дать отказ. Такие же правила касаются и командировок:
Одиноких матерей и отцов, опекунов малышей возрастом до 5 лет (ст. 264 ТК);
Сотрудников, воспитывающих ребенка-инвалида;
Работников, которые ухаживают за больными родственниками, что подтверждает медицинское заключение (ст. 259 ТК).
Официально ездить в командировки имеют право только сотрудники, заключившие трудовые договоры с данной организацией.
Но таким правилом работодатели пренебрегают и отправляют в поездку:
Работников, оформленных по гражданско-правовому договору или соглашению;
Представителей компаний-партнеров, то есть лиц, которые не вступали с ними в какие-либо трудовые отношения.
В таких ситуациях документы на командировку не стоит оформлять . Однако возмещение затрат на поездку (командировочные расходы) и отчетные документы (учет этих расходов организацией) вполне реальны. Для этого нужно официально предусмотреть порядок компенсационных выплат и их взаимосвязь с выполненным участком работ.
Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.
Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:
Приказ о командировке типовой формы, исполняющий роль поручения руководства.
Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, подтвержденный соответствующими документами.
Табель рабочего времени с отмеченными днями командировки, за которые работник получает средний заработок.
Служебная записка, составляемая на тот случай, когда сотрудник использует для поездки свой личный автотранспорт.
Поговорим детальнее, для чего нужен каждый из выездных документов, и что следует за нарушениями в их оформлении.
Как составляется командировочный приказ?
В любой организации существует утвержденный типовой бланк приказа, предусмотренный Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. В нем обязательно должны фигурировать Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и его продолжительность.
Данный приказ утверждается работодателем, регистрируется в соответствующем журнале и передается на ознакомление будущему исполнителю.
Авансовый отчет
Чтобы работник смог приобрести билеты для поездки и забронировать номер в гостинице для проживания, ему выдаются подотчетные наличные деньги. При возвращении на предприятие он обязан сделать отчетные документы для командировочных, то есть заполнить бланк авансового отчета с документальным подтверждением всех своих расходов, оплаченных из полученной суммы.
Авансовый отчет подается в бухгалтерию не позднее 3-х дней со времени возвращения на рабочее место. Бухгалтеры проверяют правильность его составления и подлинность подтверждающих документов. Если замечаний и нарушений не обнаружено, выданная работнику сумма денег списывается и, соответственно, его расходы компенсируются.
Как оформляется командировка в табеле?
Дни отсутствия сотрудника, находящегося в командировке, проставляются в табеле рабочего времени под индексом «К» без указания фактически отработанных часов, что считается необязательным.
Когда работник по согласованию с руководством трудится в выходные дни или праздники, это обязательно указывается в табеле буквенным кодом «К-В», причем оплата за эти дни производится вдвое больше.
Как оформить служебную записку?
Когда сотрудник отправляется в служебную поездку на персональном автотранспорте, проездные билеты на него не оформляются. В данном случае по возвращению на работу он подает служебную записку с указанием продолжительности поездки (время отъезда и прибытия).
Расходы, понесенные во время командировки с использованием личного автомобиля (топливо, парковка), считаются служебными расходами и компенсируются работодателем. Списание суммы долга, подкрепленное только служебной запиской, не допускается. Должны присутствовать соответствующие отчетные документы для командировочных.
Для этого документа типовая форма не предусмотрена, он составляется в свободной форме, но обязательно содержит название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата и подпись командированного.
Служебная записка оформляется, если сотрудник использует государственный, попутный или другой вид автотранспорта, а точнее ‒ при невозможности приобретения билетов для проезда.
Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник
В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:
Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);
Расходы на питание;
Издержки от пользования общественным транспортом;
Траты на телефонную и почтовую связь;
Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.
Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.
К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:
Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);
Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;
Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;
Фискальные чеки с АЗС;
Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.
Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы , например:
Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;
Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.
Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.
Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.
Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.
Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации . Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:
Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;
Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;
Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;
Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).
Обычно, подобная документация сдается сотрудником не позднее семи дней со времени приезда из служебной командировки
Поскольку все организации должны неукоснительно учитывать все командировочные расходы, отчетные документы или отчет сотрудника о командировке является обязательным . Только они служат основанием для компенсации компанией средств, затраченных во время поездки. Все расходы сотрудников учитываются в ежемесячном налоговом отчете, и малейшее несовпадение фактических и документально подтвержденных затрат грозит внушительными штрафами.
Бывают ситуации, когда командировочная документация теряется или случайно повреждается по вине самого работника предприятия или по неосторожности лиц, услугами которых он пользовался во время поездки. В любом случае, оперативно восстановить данные бумаги чаще всего проблематично, особенно человеку, пребывающему в незнакомом городе.
Для урегулирования подобных вопросов существуют специальные службы. К сожалению, они работают только в некоторых крупных населенных пунктах России. Оказавшись в такой щекотливой ситуации, сложно уложиться в отчетные сроки, установленные отечественным законодательством или локальной правовой базой компании.
При отсутствии достоверного подтверждения командировочных расходов бухгалтерия компании не имеет права возмещать их сотруднику. Любые денежные затраты должны отражаться в бухгалтерских отчетах с их обязательным документальным подтверждением.
Нужно помнить и то, что любые документы на оплату заполняются с указанием реквизитов компании работодателя.
Правильно составляя отчетные документы для командировочных и придерживаясь порядка их подачи, можно не беспокоиться о получении компенсации за все служебные расходы на поездку. Что касается обратной ситуации с утратой (порчей) отчетных документов, в этом случае можно ожидать лишь частичного возмещения затрат, даже при положительном исходе. Поэтому очень серьезно отнеситесь к любым документам, которые сопровождают вас в командировках.
Какие требовать отчетные документы с командировочных за проживание
Понятие «командировочные» подразумевает некую категорию расходов, помимо прочего включающую компенсацию аренды помещения для жилья. Все утвержденные нормы, условия и список сопроводительных документов отражены в законодательстве, правительственных нормативных актах и письмах Министерства финансов РФ.
Не так давно гостиничные счета были документами строгой отчетности. А бланки заполненной формы 3-Г полностью подтверждали получение услуг арендатором жилых помещений в определенный период времени и включали в себя все отчетные документы для командировочных.
Сейчас, после выхода 06.05.2008 Постановления Правительства № 359, все организации гостиничного комплекса могут самостоятельно формировать виды документации, подтверждающие фактическое проживание постояльцев.
Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания, таких как:
Номер в гостинице;
Квартира служебного пользования;
Самостоятельная аренда помещения;
Пребывание у родственников.
При этом избрание места размещения носит строго индивидуальный характер и обусловлено субъективными и объективными причинами.
Гостиничный номер
Располагаясь в оплаченном номере, командированные граждане могут иметь доступ ко всем бытовым и коммунальным услугам, которыми располагает гостиничный сервис.
Служебные квартиры
В этом случае наличие жилья, состоящего на балансе предприятий, которые по роду деятельности постоянно принимают специалистов со стороны, оправданно экономически.
К тому же командированным научным работникам (к примеру, преподавателям вузов) намного комфортнее находиться в бытовых условиях, наиболее приближенных к привычным.
При наличии у приглашающей стороны арендованного или служебного жилья, проблемы с размещением в гостинице отпадают.
У родственников
Большинство командировочных граждан предпочитают поселяться у родных или друзей. Такой вариант позитивно влияет на два фактора: экономичное решение бытовых проблем приезжих и их тесное общение с близкими людьми, которое выпадает нечасто.
Какие документы потребует работодатель?
Плановые отделы предприятий детально учитывают все расход на командировки.
Вернувшись на работу из поездки, сотруднику надлежит в течение 3-х дней сделать отчетные документы для командировочных, то есть составить авансовый отчет о расходах с приложением полученных чеков и квитанций о текущих расходах, после чего передать этот пакет документов в бухгалтерию организации.
Администратор гостиницы обязан выдать официальный документ для подтверждения проживания приезжего в одном из номеров отеля.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
Учредительные и банковские реквизиты;
Данные паспорта приезжего;
Срок пребывания;
Сумма оплаты за проживание в номере с указанием НДС;
Подпись руководителя с печатью.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Кратковременное проживание командированных сотрудников в служебной или снятой квартире, как правило, требует безналичной оплаты согласно оформленному договору на аренду жилья.
По согласованию с руководством работник вправе заключить с собственником персональный договор найма принадлежащего ему помещения для временного проживания.
В этом случае арендный договор на квартиру (комнату) вместе с распиской об оплате официально доказывают факт найма жилья на время пребывания в командировке.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
К сожалению, российский Налоговый кодекс не конкретизирует, какие бумаги могут официально подтвердить командировочные расходы и являют собой отчетные документы командировочных. Любые документы, оформленные в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, должны рассматриваться налоговыми службами.
Как происходит оплата за проживание в командировке?
Затраты на снятие гостиничного номера для проживания в служебной поездке, подтвержденные счетом на его оплату, возмещаются полностью. Налоговый кодекс не ограничивает данный вид расходов на временное проживание. Единственный нюанс, привлекающий внимание налоговиков при проверках, ‒ это компенсация стоимости номера с повышенной комфортабельностью.
Во избежание подобных инцидентов следует предусмотреть в Положении о командировках, какими конкретно условиями могут пользоваться в отелях:
Рядовые сотрудники;
Администрация и руководители подразделений.
Счета за командировочное жилье обычных сотрудников, превышающие утвержденные нормы, принимаются бухгалтерией для оплаты в полном объеме со ссылкой на внутреннее Положение о командировках.
В налоговый отчет вносятся расходы в границах нормы.
Пример:
Ведущий маркетолог П. С. Петров отправлен в командировку для подписания договора на поставку промышленного оборудования сроком на два дня. Для авансового отчета он использовал документы об оплате проживания в номере «Люкс» с посуточной стоимостью 5500 руб. В то же время Положение о командировках гласит, что работникам среднего звена разрешено снимать гостиничные номера не дороже 3500 руб./сут.
При утверждении авансового отчета Петрову П. С. компенсировали расходы на проживание в сумме 5500 руб./сут. × 3 дн. = 16 500 руб.
Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:
3500 руб./сут. × 3 дн. = 10 500 руб. − разрешенный максимум расходов на жилье;
16 500 − 10 500 = 6000 руб. − облагаемая налогом сумма для вычисления страховых взносов и НДФЛ;
6000 × 13 % = 780 руб. − налог НДФЛ.
Страховые взносы:
6000 × 22 % = 1320 руб. − в ПФ;
6000 × 5,1 % = 306 руб. − в ФФОМС;
6000 × 2,9 % = 174 руб. − в ФСС;
6000 × 0,7 % = 42 руб. − в ФСС от несчастных случаев на производстве.
Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете
Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» . В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.
Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.
Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.
Проводки по расходам сверх выданного аванса
|
Дебет |
Кредит |
Название операции |
|
Выданы денежные средства под отчет |
||
|
Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
||
|
Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.
Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).
Бухгалтерские проводки командировочных расходов
|
Дебет |
Кредит |
Название операции |
|
20 (23, 25, 26, 29) |
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия |
|
|
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия |
||
|
Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства |
||
|
Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов |
||
|
Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции |
||
|
Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями |
||
|
Выделен НДС по командировочным расходам |
||
|
НДС направлен к вычету |
Некоторые расходы командированных лиц могут быть не одобрены работодателем, и тогда эти затраты работник возмещает из собственной зарплаты (однако нужно учитывать, что сумма таких удержаний не должна превышать 20 % от его среднего заработка) или внесением наличных денег на расчетный счет либо в кассу организации.
Если определенные затраты работодатель самостоятельно оплачивает перечислением с банковского счета предприятия (к примеру, покупка билетов, бронирование отеля), то используются следующие проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Название операции |
|
Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя |
||
|
20, 23, 25, 26, 29 (44) |
Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем |
|
|
Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) |
||
|
НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Если работодатель самостоятельно покупает проездной билет для работника , его заносят на субсчет 3 для счета «Касса» № 50, выполняя при этом такие проводки:
Пример учета расходов на командировку:
Инженер Н. И. Сидоров откомандирован на 5 суток с выдачей ему подотчетной суммы 20 000 руб. Его суточные составляют при этом 1000 руб. По возвращению Сидоров Н. И. подает отчетные документы командировочных,то естьавансовый отчет, подтвержденный расходными документами:
Билеты на ж/д проезд в оба конца обошелся в 8000 руб., включая 1220 руб. НДС, где сам налог обособлен в отдельную строку;
Счет из отеля на 5000 руб., оформленный на соответствующем бланке строгой отчетности, включая 763 руб. НДС, который тоже вынесен в самостоятельную строку.
Бухгалтерские проводки по учету расходов на командировки:
|
Сумма |
Дебет |
Кредит |
Название операции |
|
Выданы денежные средства под отчет из кассы |
|||
|
Списаны расходы на билеты без учета НДС |
|||
|
Выделен НДС по расходам на билеты |
|||
|
НДС направлен к вычету |
|||
|
Списаны расходы на гостиницу без учета НДС |
|||
|
Выделен НДС по расходам на гостиницу |
|||
|
НДС направлен к вычету |
|||
|
Списаны суточные |
|||
|
Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия |
Как отчетные документы командировочных отражаются в налоговом учете
Расходы на командировки в налоговой отчетности отражаются среди прочих расходов в соответствии со ст. 253 НК России. Дата авансового отчета считается датой подтверждения расходов на служебную поездку.
При вычислении налога на прибыль налоговая база может быть снижена на сумму командировочных затрат.
При налогообложении могут учитываться такие расходы (ст. 264, п. 1, п/п 12 НК):
Транспортные (проезд до пункта назначения в оба конца);
На проживание (расчет за гостиницу или аренду жилья);
Суточные затраты;
Оформление паспортов, выдачи виз и аналогичных документов;
Аэродромные и консульские сборы, налог за въезд, транзит, проход и прочие пошлины.
Добавочные затраты в отеле за обслуживание номера (химчистка, уборка, помощь носильщика), кормление в ресторане или баре, оздоровительные услуги (спортзал, бассейн, сауна) ‒ это не командировочные расходы, и в отчетные документы не вносятся, поэтому не снижают налоговую базу при вычислении налога на прибыль.
Условия и размеры компенсации расходов на командировки самостоятельно утверждаются предприятиями во внутренних нормативных актах.
Любые командировочные затраты учитываются при определении налога на прибыль, отчислений на НДФЛ и УСН в размере, прописанном локальными документами организации.
При вычислении данного налога документально подтвержденные расходы на командировки считаются на дату принятия отчетных документов для командировочных(в частностиавансового отчета).
НДС по командировочным расходам берется к вычету, если они:
Оплачены работником или организацией;
Имеют счет-фактуру.
Признание НДС к вычету по другим документам (помимо счета-фактуры), где он вынесен в отдельную строку, возможно для оплаты проживания и проезда командированного лица. К подобным документам принадлежат:
По проезду ‒ билет (в т. ч. электронный), маршрутный лист или квитанция (контрольный купон), чек за заказ легкового такси;
По проживанию ‒ бланк строгой отчетности.
Каждый из указанных документов вносится в книгу покупок.
Как с командировочных расходов платить страховые взносы и НДФЛ
1) Суточные деньги не облагаются:
Страховыми налогами в размерах, утвержденных внутренней нормативной базой организации;
НДФЛ в суммах, не более 700 руб. за каждый командировочный день внутри страны и 2500 руб. за границей.
Если суточные превышают данные ограничения, разницу в сумме следует внести в справку 2-НДФЛ (код 4800) в том месяце, когда утверждался авансовый отчет (отчетные документы для командировочных). В данной справке не отражаются суточные в размере, не подлежащем обложению НДФЛ.
2) Обязательно облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация стоимости:
Питания, включая его стоимость, которая выделена отдельно в гостиничном счете;
Проезда, когда до или после командировки работник находился в отпуске в пункте пребывания (т. е. не совпадают дата билетов и сроки командировки).
Если стоимость проживания и проезда в служебной командировке (включая такси, аэроэкспресс) документально обоснована, она полностью освобождается от обложения страховыми взносами и НДФЛ.
Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют
Как быть, если утерян посадочный талон?
Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.
Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?
Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.
Чем доказать проживание в частной квартире?
Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.
Не знаете, как оформить отчетные документы для командировочных? Обращайтесь к нам в «Бизнес Ресурс». Мы оказываем квалифицированную юридическую поддержку малых и средних предприятий. Можем предложить бухгалтерское и правовое сопровождение бизнеса. Регион нашей деятельности ‒ СПб и пригород. Контактные телефоны для консультаций:
" № 5/2015
Какая поездка работника считается командировкой? Какие документы необходимо оформить для направления в служебную поездку? В каких случаях и как уведомить работника о праве отказаться от командировки? Нужно ли оформлять служебное задание и командировочное удостоверение?
В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок - то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.
В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).
Обратите внимание!
В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида .
Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.
Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя - справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.
Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):
- отец, воспитывающий детей без матери;
- опекун (попечитель) несовершеннолетних;
- мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работник, имеющий ребенка-инвалида;
- работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки. Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.
Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»
(ООО «Апрель»)
Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью
от 15.04.2015 А. И. Пономаревой
Уважаемая Анна Ивановна!
Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».
Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет.
Директор Иванов В. П. Иванов
Согласна на командировку. С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена.
Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015
Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например: «О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого-то числа)».
3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами - приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291).
К сведению
Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.
До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.
После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).
Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.
К сведению
Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.
Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.
Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19):
- в течение 75 лет - если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
- в течение пяти лет - если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным. Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет.
Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
(ООО «Весна»)
Приказ № 31
о направлении работника в командировку
Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г. Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г. с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков.
Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015.
Директор Сидоров С. С. Сидоров
С приказом ознакомлен. Иванов, 14.04.2015
4. Выдаем аванс. Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Отметим, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, формы 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).
На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.
Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).
5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.
Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.
Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.
Обратите внимание!
Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.
6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», так и форму табеля, разработанную самостоятельно.
На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» - « »), при этом количество отработанных часов не проставляется.
7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на .
По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно - основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.
К сведению
Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.
Типичные нарушения
При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.
Некоторые работодатели:
- направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
- не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
- требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
- не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
- не издают приказ о направлении в командировку.
Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП).
Подведем итог
После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось - отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку. Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов - согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., - а также храните документы в установленном порядке.
Мы рассмотрели какие расходы обязан работодатель возместить работнику, направленному в служебную командировку. Нормирование таких расходов, а также их налогообложение. Сейчас поговорим о документальном оформлении командировки.
Правильное оформление документов, является гарантией того, что впоследствии не придется столкнутся с претензиями со стороны налогового инспектора о правомерности принятия расходов, связанных с командировкой, к налоговому учету.
Приказ о направлении в служебную командировку
Основанием для приказа является служебное задание. Ранее, такое распоряжение составляли по унифицированной форме №Т-9 или Т-9а. С 2013 года можно использовать самостоятельно разработанные формы документов, а можно по прежнему использовать унифицированные формы, дополняя их по усмотрению графами для необходимых сведений.
В распоряжении указываются данные направляемого в командировку работника, его должность, место назначения, а также сведения, связанные со служебным заданием.
Указывается длительность командировки, дата отправления транспортного средства – начало командировки, дата прибытия – последний день командировки.
Обратите внимание!
Командировка может оплачиваться не только отправляющей, но и принимающей стороной, с последующим распределением расходов между организациями.
Если в командировку направляется работник, который в другой организации работает по совместительству, работодатели организаций, в которых трудится такой работник, заключают между собой соглашение о направлении работника в служебную командировку.
Каждый из работодателей издает соответствующий приказ о направлении в командировку, указывая в соответствующем разделе источники, из которых будут возмещаться расходы, со ссылкой на соглашение сторон (работодателей).
Подписанный руководителем приказ предъявляется работнику для ознакомления. Работник должен подтвердить факт ознакомления с документом своей подписью.
На основании приказа составляется следующий документ.
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку скачать бланк
Командировочное удостоверение
Первый документ, который оформляется после решения руководителя о направлении работника в служебную командировку – командировочное удостоверение. В этом документе указывается дата отправления работника в командировку, а также дата прибытия на рабочее место.
На его основании организация включает в состав расходов суточные, выдаваемые работнику, в сумме исходя из количества дней пребывания в командировке. Также удостоверение является подтверждением факта пребывания работника в месте назначения, поскольку в нем ставятся соответствующие отметки, и наделяет командированного сотрудника соответствующими полномочиями. Помимо вышесказанного, это удостоверение применяют для учета и оплаты труда.
Документ заполняется отделом или работником, занимающийся кадрами, визируется руководителем и передается работнику. На обратной стороне удостоверения ставятся отметки о прибытии в организацию, куда направлен работник, а также отметка об убытии.
По возвращению на место работы заполненное удостоверение передается в бухгалтерию. Также работник передает авансовый отчет и прикладывает к нему «расходные» документы.
Командировочное удостоверение скачать бланк
Служебное задание
На основании решения руководителя оставляется план командировок, откуда и берутся сведения для оформления служебного задания.
Для служебного задания всегда применялась унифицированная форма №Т-10а. В данном документе указывается конкретные цели и задачи, возлагаемые на командированного работника, а также впоследствии, на основании письменного отчета, отражаются результаты командировки.
Вернувшийся из командировки работник составляет письменный отчет, на основании которого заполняется графа 12 формы Т-10а. Также составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию.
Служебное задание скачать бланк
Авансовый отчет
Этот документ служит отчетом об израсходованных суммах, в данном случае, работником, находившимся в командировке.
Перед началом командировки, работнику выдаются денежные средства на предстоящие расходы под отчет. Основанием для выдачи таких средств служит приказ руководителя, с указанием лиц, которым можно выдавать денежные средства под отчет, указываются сроки, в течение которых, работники должны отчитаться по израсходованным суммам.
Теперь, для выдачи подотчетных средств, требуется получить заявление от работника. Командированному работнику средства могут быть выданы на основании командировочного удостоверения, либо на основании распоряжения руководителя.
Авансовый отчет составляют по унифицированной форме №АО-1. Эта форма состоит из двух сторон и заполняется в одном экземпляре.
При заполнении отчета, к каждой потраченной сумме, прикладываются подтверждающие документы, реквизиты которых вносятся в соответствующие графы на обратной стороне документа.
Остатки неизрасходованной суммы сдаются в бухгалтерию, с оформлением записи в авансовом отчете. Если работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, в документе указывается сумма перерасхода, которую возмещают работнику из кассы организации.
В таком порядке всем организациям следует оформлять документы, если работники направляются в командировку. Между тем, в деловой практике бывают разные ситуации. Как быть, если что-то пошло не по правилам?
Давайте рассмотрим, какие бывают случаи.
Если на командировочном удостоверении не проставлены отметки
Такое возникает часто. Например, сотрудник был командирован не в организацию, а ездил на переговоры с физическим лицом.
Ведь если налоговый инспектор при проверке обнаружит такой документ, то, вероятнее всего, что командировочные расходы исключат из налогооблагаемой базы и придется доплачивать налог на прибыль и пени и, возможно, штрафы.
Для того, чтобы принять расходы к учету по такому документу и не столкнуться с претензиями проверяющих, подготовьте следующие документы:
- Служебное распоряжение о направлении в командировку, с указанием соответствующих данных;
- Должным образом оформленное задание, с указанием цели командировки;
- Документы на проезд туда и обратно, с датой, совпадающей с той, которая указана в остальных документах;
- Отчет работника о результатах командировки;
- Документы из гостиницы, в которой проживал командированный работник, подтверждающие дату и сроки командировки.
Если работник направлен в заграничную командировку
С 2012 года функции налогового агента, в случае направления работника в заграничную командировку, сняты с работодателя. Работник, в случае продолжительной командировки за рубежом, свои доходы декларирует самостоятельно.
Расходы подтверждаются в обычном порядке. Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, должен быть оформлен простой построчный перевод. Суммы расходов, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли, соответствующим образом и учитываются возникающие курсовые разницы. Для подтверждения расходов на электронный билет, должен быть предоставлен соответствующий документ.
Если работник направлен в однодневную командировку
В таком случае суточные не выдаются работнику. Если организация выплачивает все таки суточные, то при проверке эту сумму засчитывают в доход работнику и соответственно, облагают налогом на доходы физических лиц. Поскольку суточные предназначены для покрытия личных расходов командированного сотрудника, законодательством установлено, что эти выплаты производятся только в тех случаях, когда длительность командировки составляет более 24 часов.
Остальные расходы: проезд работника «туда и обратно», проживание оплачиваются в обычном порядке. Также, за работником сохраняется средний заработок.
Если же работодатель выплатил суточные за однодневную командировку, то при проверке, во избежание доначисления налогов, можно привести следующий довод: поскольку работник направлен в командировку в интересах и по распоряжению руководителя, у работника, в данном случае, отсутствует экономическая выгода.
Если работнику возмещать питание вместо суточных
Хоть это и практикуется в некоторых организациях, действующее законодательство не предусматривает такую возможность. Поэтому, практика показывает, что и в этом случае, контролеры доначисляют НДФЛ, вменяя такое возмещение в доход работника. А поскольку возмещение питания законодательством также не предусмотрено, то и в налоговом учете эти суммы в расходы включать нельзя. Поэтому еще будет доначислен налог на прибыль.
Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта. Эксперты сервиса «Моё дело» проанализировали наиболее часто задаваемые вопросы по командировкам.
Каких работников можно направить в командировку?
Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих с ней в трудовых отношениях (в т. ч. совместителей, надомников, иностранных работников).
Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:
Сохранение места работы (должности);
Сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
Возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).
Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними (ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ).
Следует помнить о том, что некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия и при условии, что командировки не запрещены им в соответствии с медицинским заключением. Это касается:
Женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет;
Матерей (отцов), воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги);
Работников, которые имеют детей-инвалидов;
Работников, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения) (ч. 2-3 ст. 259 Трудового кодекса РФ).
Комментарий: Получая согласие на командировку от указанных работников, необходимо письменно уведомить их о том, что они вправе отказаться от командирования. Удобно оформить единое уведомление, которое будет сочетать в себе и информацию о праве отказаться от служебной поездки, и возможность дать на неё согласие. Например, в уведомление можно включить такую формулировку: «В соответствии со ст. 259 Трудового кодекса РФ Вы вправе отказаться от командировки, поскольку у Вас есть ребёнок в возрасте до трёх лет. Отказ от направления в командировку не повлечёт для Вас привлечения к дисциплинарной ответственности. Просим Вас расписаться в получении данного уведомления (экземпляр работодателя), поставить дату его вручения и отметку о согласии (несогласии) на командировку». Заполненный образец такого уведомления (с возможностью подстановки своих данных) можно скачать с сайта www . moedelo . org .
Для них командировка под запретом
Работодатель не вправе направлять в командировку:
Беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
Работников в период действия ученического договора. Исключение - случаи, когда командировка связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
Работников, которые не достигли 18 лет. Исключение - спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ), творческие работники (ст. 268 Трудового кодекса РФ). Перечень профессий и должностей творческих работников утверждён Постановлением Правительства РФ № 252 от 28 апреля 2007 г.;
Граждан, которые трудятся на основании гражданско-правовых договоров.
Срок командировки: есть ли ограничения?
Максимальный срок нахождения работника в командировке (в том числе и заграничной) законодательством не установлен. Исключение - иностранные работники, командируемые за пределы тех регионов России, в которых им выдано разрешение на работу. В отношении них определены максимальные сроки нахождения в командировке (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).
Срок командировки организация определяет самостоятельно с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения. Его нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо). При этом действующее трудовое законодательство не предусматривает какой-либо дифференциации командировок на краткосрочные и длительные (п. 4 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г., Письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.).
Какие документы оформлять перед командировкой?
При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:
- служебное задание для направления работника в командировку и отчёт о его выполнении (по форме № Т-10а). При этом графу 12 «Краткий отчёт о выполнении задания» командированный работник заполняет только после возвращения из командировки;
- приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 (форме № Т-9а - применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно));
- (по форме № Т-10). Данный документ нужно оформлять только при направлении работника в командировку по России и в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. При условии, что на основании данных соглашений в документах для въезда и выезда отметки о пересечении российской границы не делаются. В остальных случаях при направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п.7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письма Минфина России № 03-03-04/1/469 от 17 мая 2006 г., № 03-03-04/1/660 от 8 сентября 2006 г.).
Перечень этих документов одинаков для всех командируемых работников, в том числе и при направлении в командировку руководителя организации (Письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11 марта 2009 г.).
Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-9 и № Т-9а, № Т-10, № Т-10а), утверждённых Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Комментарий: При оформлении многих кадровых процедур необходимым атрибутом является служебная записка заинтересованного работника, которая обосновывает необходимость соответствующего управленческого решения. Она может оформляться и перед направлением работника в командировку, объясняя цели и причины поездки, однако в составе данной процедуры служебная записка не обязательна. Подавать её нужно только в том случае, если это прямо предусмотрено во внутренних документах (в частности, в учётной политике) и (или) в локальном нормативном акте работодателя - например, в Положении о служебных командировках (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). Форма служебной записки, порядок и случаи её заполнения законодательством не предусмотрены. Поэтому организация самостоятельно принимает решение, нужно ли её оформлять при направлении работника в командировку или нет.
Какие документы оформлять после командировки?
По возвращении из командировки нужно завершить оформление некоторых документов, выписанных при направлении работника в командировку, а также заполнить авансовый отчёт.
Дооформить нужно следующие документы: командировочное удостоверение (если оно оформлялось), отчёт о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания). Также потребуется приложить к авансовому отчёту работника ряд других документов (например, документы, подтверждающие время нахождения в загранкомандировке, проездные документы и т. д.).
Авансовый отчёт нужно составить по унифицированной форме № АО-1. Данный отчёт вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы (в частности, проездные билеты, счета за гостиницу и т. п.), работник должен представить работодателю в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (или праздничный) день, то трёхдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днём возвращения.
Подтверждение: п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утверждённого Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утверждённого Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Компенсируем командировочные расходы
Работнику, направленному в командировку, нужно компенсировать расходы, которые связаны со служебной поездкой. В частности, к ним относятся:
Расходы по проезду;
Расходы по найму жилья;
Суточные;
Другие расходы, которые работник произвёл с согласия работодателя.
Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре или ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках (ст. 168 Трудового кодекса РФ).
Чем подтвердить расходы?
Подтвердить понесённые работником командировочные расходы (в т. ч. в целях налогообложения прибыли) можно документами, которые обоснуют тот или иной вид расходов: на проезд, проживание, суточные.
Законодательством не определён конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.
По мнению Минфина России, ФНС России, документами, подтверждающими командировочные расходы работника на проезд и наём помещения , могут быть:
Авансовый отчёт (форма № АО-1), утверждённый руководителем организации;
Командировочное удостоверение (форма № Т-10);
Документы, свидетельствующие о затратах работника на проезд (в т. ч. оформленные в электронном виде), наём жилого помещения и др. (прилагаемые к авансовому отчёту).
При этом наличие таких документов, как служебное задание (форма № Т-10а) и приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9, форма № Т-9а), для подтверждения расходов не обязательно.
Подтверждение: Письма Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.
В связи с тем, что командировочное удостоверение оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в иные иностранные государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение - при командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г., № 03-03-06/1/206 от 1 апреля 2010 г., № 03-03-06/1/770 от 24 ноября 2009 г.
Кроме того, при соблюдении определённых условий можно учесть в целях налогообложения прибыли расходы командированного работника на:
Такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку;
Оплату услуг VIP-зала аэропорта;
Аренду транспортного средства в командировке;
Стоимость телефонных переговоров (доступа к сети Интернет) из гостиницы.
В каком размере выплачивать суточные?
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его нужно закрепить в коллективном договоре (ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках). При этом размер суточных нужно установить как для командировок по России (внутренних командировок), так и для загранкомандировок (ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 2 п. 16 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
За дни нахождения работника в пути суточные нужно выплачивать в размере, установленном:
Для внутренних командировок - при проезде по территории России;
Для загранкомандировок - при проезде по территории соответствующего иностранного государства (п. 17 Положения, утверджённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
За дни пересечения границы того или иного государства суточные нужно выплатить в размере, установленном для государства, в которое въехал работник (п. 18 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).