Сегодня оформление трудовых книжек регламентируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но эти нормативные акты содержат довольно много противоречий, поэтому при возникновении спорных ситуаций нужно применять документ, имеющий наибольшую юридическую силу – Трудовой кодекс. Итак, в помощь кадровикам небольшая инструкция по заполнению трудовых книжек.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Начнем с того, что документ ведется на каждого работника организации, который проработал более пяти дней и для которого эта работа является основной. К таким сотрудникам относятся также сезонные и временные работники, а также внештатные, если они подлежат социальному страхованию. Трудовые книжки совместителей ведутся по их основному месту работы, а при утрате по вине работодателя выдается дубликат.

Все записи должны делаться полностью (без сокращений), иметь свой порядковый номер в разделе, а все даты должны быть записаны только арабскими цифрами. При этом число пишется двумя цифрами (например, 03, 24 или 15), месяц – двумя цифрами (например, 01, 10 или 11), а год – четырьмя цифрами (например, 2014).

При приеме сотрудника на работу проверяется подлинность его трудовой книжки по сравнительным характеристикам и соответствие данных на первой странице паспортным (они должны полностью совпадать). Кроме того, на титульном листе должна быть печать первой организации, в которой работал сотрудник. Без печати книжка считается недействительной. Если выявляются нарушения или отсутствие трудовой книжки, работодатель заводит новую. А если последняя запись о работе нового сотрудника не закрыта (то есть отсутствует запись об увольнении с прежнего места работы), то запись о приеме делать нельзя, так как юридического подтверждения увольнения с прежнего места работы нет.

В трудовую не вносятся записи о наложенных на сотрудника взысканиях, за исключением увольнения. А вот записи об установлении непрерывного стажа или невключении в непрерывный стаж определенных временных промежутков вносятся в установленном порядке.

Разделы трудовой книжки

Предусмотрено всего три раздела:

• сведения о работнике;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Первый раздел находится на титульном листе и содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании и профессии (специальности). Все эти данные указываются полностью, без сокращений, инициалов, на основании паспорта и документов об образовании. После заполнения титульного листа сотрудник проверяет правильность и ставит свою подпись. Титульный лист также подписывает работник отдела кадров, который отвечает за ведение трудовых книжек. Внизу листа ставится гербовая печать организации. Второй раздел заполняется сведениями о работе, где производятся записи о приеме, переводе и увольнении с указанием сроков, должностей и наименований организаций. Каждая запись подтверждается номером приказа и штампом или печатью организации. В разделе о награждениях фиксируются все награждения и поощрения сотрудника с указанием даты, достижений и награды, а также документа на основании которого произведена запись.

Если какой-то из разделов заканчивается, сотрудник отдела кадров оформляет специальный вкладыш в трудовую книжку.

Пошаговая инструкция заполнения

При приеме сотрудника на работу, представитель отдела кадров должен проверить наличие у него трудовой книжки и правильность ее заполнения. Если же такого документа нет, то его необходимо завести. Как правильно заполнить трудовую книжку подскажет Инструкция, утвержденная Постановлением Правительства РФ №69, а если вкратце, то нужно действовать следующим образом:

Шаг 1. Проверка или заполнение титульного листа

На титульной странице должна быть следующая информация:

• фамилия, имя и отчество в соответствии с паспортными данными;
• дата рождения, записанная полностью арабскими цифрами;
• образование, например, «среднее профессиональное» или «высшее профессиональное»;
• специальность (указывается в именительном падеже, например, «бухгалтер»);
• дата заполнения (она должна быть не позднее пяти дней с момента оформления на первое место работы);
• подпись владельца;
• подпись и расшифровка подписи сотрудника отдела кадров;
• печать организации.

Шаг 2. Занесение записи

После проверки или заполнения титульного листа, можно приступать к занесению информации о приеме на работу. Это делается в течение первых пяти рабочих дней сотрудника. Сначала (до самого текста) необходимо либо поставить штамп организации, в котором указаны все ее данные, либо написать их от руки. Потом можно переходить к заполнению граф:

• графа №1 – порядковый номер – ставится под штампом предприятия или его наименованием и напротив записи о приеме (увольнении, переводе);
• графа №2 – дата – она заполняется арабскими цифрами и полностью соответствует дате приема на работу (перевода, увольнения), независимо от того, в какой день заполняется трудовая книжка; при этом днем приема считается дата указанная в трудовом договоре, а датой увольнения – последний рабочий день;
• графа №3 – сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела без сокращений, например, «уволен в связи с окончанием срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса российской Федерации» и подпись владельца книжки;
• графа №4 – основание, согласно которому сделана запись – приказ, протокол, решение общего собрания, его номер и дата, например, «Приказ от 12.06.2010 г. №148-ок».

Шаг 3. Награждения

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся только записи о почетных званиях, государственных наградах, награждении почетными грамотами, нагрудными значками или дипломами, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации, уставом организации или коллективным договором. При этом запись производится, как и при заполнении раздела «Сведения о работе». То есть:

• в графе №1 – порядковый номер записи
• в графе №2 – дата
• в графе №3 — тип награды, кем и за какие заслуги награжден работник
• в графе №4 – основание (указ, приказ, постановление).

Стоит отметить, что денежные премии и ценные подарки в раздел о награждениях не вносятся.

Заполнение вкладыша

Если заполнены все страницы одного из разделов, то в книжку вшивается вкладыш, который ведется и заполняется по тем же правилам. Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгого учета и при выдаче его сотруднику в книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» с указанием его номера (запись от руки делать нельзя, а штамп обычно ставят на титульном листе, но можно это делать и на развороте обложки).

Сам вкладыш без трудовой книжки считается недействительным, а вшивать его принято между последней страницей и обложкой (хотя по поводу места вшивания точных указаний в нормативных актах нет). Нумерация страниц во вкладыше продолжает нумерацию страниц. А на титульный лист вкладыша обязательно ставится печать организации.

Записи о совместительстве

Трудовая книжка по закону заполняется в той организации, где человек работает в качестве основного сотрудника. Записи о работе по совместительству делать не обязательно. Но по желанию работника их можно внести. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? Делать это должен сотрудник отдела кадров того предприятия, где работник является основным, а записи производятся на основании документов, которые работник предоставляет с места работы по совместительству. Если сотрудник работает по совместительству на том же предприятии, то запись делается на основании внутренних документов. Порядок внесения записи следующий:

• графа №1 – указывается порядковый номер записи;
• графа №2 – указывается дата приема на работу по совместительству;
• графа №3 – делается запись о приеме на работу по совместительству с указанием наименования структурного подразделения организации, наименования должности, профессии с указанием квалификации;
• графа №4 – указывается документ с номером и датой, на основании которого внесена запись.

Если работник увольняется с работы по совместительству, то запись об увольнении производится в том же порядке, на основании документа с места работы по совместительству.

Исправления записей на титульном листе

Иногда возникает необходимость внести исправления в информацию на титульном листе. Например, если после замужества женщина изменила фамилию или наоборот, после развода вернула себе девичью. Что говорит по этому поводу Инструкция по ведению трудовых книжек? Ответ прост: прежние данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и записываются новые, при этом все изменения нужно делать на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о рождении, об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения). Ссылка на соответствующий документ, который сотрудник предоставляет в отдел кадров, делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется печатью организации и подписью руководителя или ответственного лица.

Но бывают случаи, когда личные данные сотрудника на титульной станице указаны с ошибкой (вместо «Наталия» написано «Наталья» или сделана ошибка в дате рождения или фамилии) и это выясняется только тогда, когда работник устраивается на новую работу и сотрудник отдела кадров, проверяя документы, находит несоответствие. В этом случае по Инструкции нужно обратиться к прежнему работодателю, который должен обеспечить исправление ошибок или выявленных неточностей.

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки

При проверке часто выявляются ошибки, которые допускают работники отдела кадров при их заполнении. Среди самых популярных:

• неправильно указанные фамилия, имени или отчества;
• неправильно записанная дата рождения (при заполнении титульного листа до 11.11.2003 года месяц рождения указывался прописью, а после 11.11 2003 года – арабскими цифрами);
• отсутствие информации об образовании (графа остается пустой, а информация о наличие образования подчеркивается внизу одной чертой); если человек сначала имел одно образование, а потом получил другое, информация о нем записывается рядом с первым (при этом ссылка на документ на развороте может не делаться);
• сведения об образовании указаны не полностью;
• не указывается профессия, специальность;
• не указывается дата заполнения;
• отсутствует подпись владельца;
• отсутствует печать организации на титульном листе;
• сведения о приеме на работу внесены через шесть и более рабочих дней;
• нарушение порядка указания основания для внесения записи (в графе №4 сначала нужно писать наименование документа полностью, потом его дату, а потом уже номер документа);
• проставление после записи об увольнении печати отдела кадров предприятия (согласно действующим правилам, после записи должна быть гербовая печать организации);
• отсутствие после последней записи подписи работника, подтверждающей, что он ознакомлен и согласен со всеми записям;
• внесение информации о работе в раздел о награждениях.

Исправления записей

Согласно Инструкции зачеркивание неточных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Как же сделать исправление записи в трудовой книжке? Неправильную запись следует признать недействительной и внести правильную.

Если нарушена нумерация записей, то исправить ее можно только признав всю запись под соответствующим номером недействительной, а потом поставить номер, под которым запись должна быть изначально, а в графу №3 написать: «Запись за номером (указать номер) недействительна». После этого нужно вновь повторить запись уже под другим номером.

Уничтожение испорченных бланков

Устаревшие, а также испорченные бланки трудовых книжек или вкладышей подлежат уничтожению. Делать это нужно по правилам работы с бланками строгого учета, создав специальную комиссию, которая подтвердит процедуру уничтожения, составив соответствующий акт. В акте указывается причина уничтожения бланков, а также их серийные номера. Под актом расписываются все члены комиссии, а утверждает акт руководитель организации.

Особые случаи

Часто работники отдела кадров сталкиваются с вопросом: как отразить информацию о том, что какой-то срок не включается в непрерывный трудовой стаж. Это бывает если гражданину назначены, например, исправительные работы. В этом случае в трудовую книжку делается соответствующая запись:

• графа №1 – порядковый номер записи;
• графа №2 – дата внесения записи;
• графа №3 – запись по форме: «Время работы с (число, месяц, год) по (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»;
• графа №4 — указывается основание для записи (приказ, распоряжение работодателя, которое издается в соответствии с определением или приговором суда), его дата и номер.

К особым случаям можно отнести и необходимость внести запись о присвоении работнику нового разряда, категории, класса, а также установления второй профессии. Соответствующие записи вносятся в в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке. Образец заполнения трудовой книжки с подобными формулировками можно найти чуть ниже.

Если в период работы сотрудника в организации производится смена ее наименования, запись об этом также вносится в трудовую книжку. Это очень важный момент, поскольку после изменения наименования на предприятии поменяется печать и в случае увольнения сотрудника под записью будет поставлена уже новая печать с новым наименованием. А если не будет записи о переименовании, пенсионный фонд не засчитает в стаж время работы на данном предприятии. То же самое касается и переименования должности, на которой работает сотрудник. Если были изменения в штатном расписании, они также должны быть отражены.

«Трудовая книжка прием на работу - образец заполнения» — такой вопрос может задать в поисковике даже в достаточной мере опытный кадровик, не раз заполнявший трудкнижки. Каковы основные нюансы составления соответствующего образца в 2018 году и где можно загрузить его, узнайте в материале далее.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: последовательность действий кадровика

Изучим, в какой последовательности специалист кадровой службы фирмы-работодателя должен закреплять оформление сотрудника на работу в его трудовой книжке.

Прежде чем заполнять трудкнижку, кадровик должен убедиться в том, что к этому моменту подписан договор между сотрудником и работодателем, а также издан приказ руководителя фирмы о приеме человека на работу. Затем, оснастившись ручкой с черными, синими или же фиолетовыми чернилами, сотрудник кадровой службы может заполнять трудкнижку.

Оптимальная последовательность действий кадровика такова:

• заполнение графы 3 основного раздела трудкнижки — «Сведений о работе»;
• заполнение графы 1 соответствующего раздела;
• заполнение графы 2;
• заполнение графы 4.

Данная последовательность, как часто показывает практика работы российских кадровиков, позволяет свести к минимуму ошибки при работе с трудкнижкой.

Если человек оформляется на работу впервые, то кадровику к тому же понадобится заполнить и титульный лист документа.

Рассмотрим теперь особенности выполнения каждого действия подробнее. Начнем с заполнения титульного листа трудкнижки — условимся, что необходимость в этом есть.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: титульный лист

Заполнение титульного листа трудкнижки не должно вызывать сложностей. На нем фиксируются:

• фамилия, имя, отчество, дата рождения работника (в формате XX.XX.XXXX, как в паспорте);
• образование работника (по диплому, аттестату);
• его профессия или специальность в соответствии с документом о присвоении специальности или квалификации (далее в статье мы рассмотрим данный нюанс подробнее);
• дата заполнения документа;
• подпись работника;
• подпись сотрудника кадровой службы компании, в которой оформляется трудкнижка, — как можно более разборчиво (идеальный вариант для кадровика — вписать свою фамилию от руки);
• печать фирмы.

Заполнение титульного листа трудкнижки: нюансы

Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки. Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:

• сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);
• норму, по которой с апреля 2015 года российские юрлица вправе не использовать в своей работе печать (ст. 2 закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ), Роструд не рекомендует распространять на процедуру заполнения трудкнижки (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1), так что печать ставить нужно в любом случае, а если ее нет — следует завести.

При этом использование фирмой печати должно быть легитимизировано посредством указания сведений о печати в Уставе организации.

Выше мы отметили, что на титульном листе трудкнижки могут указываться сведения о профессии или специальности сотрудника. Основанием для внесения записей в соответствующую графу должен быть документ, подтверждающий наличие у человека необходимых компетенций. Это не всегда может быть диплом о высшем образовании, поскольку занимаемая человеком должность необязательно будет соответствовать квалификации, полученной в вузе. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра по физике и желает стать помощником инженера по безопасности труда, то ему нужно аттестоваться по соответствующей должности — и только после этого в графу о профессии на титульном листе трудкнижки кадровик сможет внести запись. До того момента данную графу можно не заполнять.

Для того чтобы что-то изменить на титульном листе трудкнижки, нужно:

• зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
• вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
• на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).

Бланки новых трудкнижек, как правило, продаются с голограммами, которые подлежат наклеиванию на трудкнижку и используются для защиты тех или иных сведений, фиксируемых в документе: однажды наклеенная голограмма не может быть удалена без повреждения документа. Закон не обязывает работодателей задействовать голограммы, но с их помощью можно, к примеру, защитить номер трудовой книжки, подпись ее владельца или фирмы-работодателя.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: внесение данных в графу 3 «Сведений о работе»

В графе 3 основного раздела трудкнижки в первой из доступных строк сверху фиксируется полное и сокращенное название фирмы-работодателя. Если в распоряжении кадровика есть штамп фирмы, в котором оба реквизита указаны, — можно использовать его и пропечатать таким образом соответствующие реквизиты в трудкнижке.

На следующей доступной строке, расположенной ниже тех, в которых вписано название фирмы, указывается название должности нанимаемого сотрудника в составе фразы «принят на должность». Если в трудовом договоре определено, в каком структурном подразделении фирмы работает сотрудник, то сведения об этом также вносятся в соответствующие строки графы 3. Если нет — то ничего об этом в трудкнижку вписывать не нужно.

Данные, указываемые в разделе «Сведения о работе» трудкнижки и не имеющие отношения к увольнению, не должны заверяться какими-либо подписями или печатями. В свою очередь, те сведения, которые фиксируются в документе при увольнении сотрудника, заверяются подписями работника кадровой службы и увольняющегося сотрудника, а также печатью фирмы.

Заполнение графы 1

После заполнения графы 3 раздела «Сведения о работе» можно переходить к внесению сведений в графу 1 соответствующего раздела. В ней фиксируется порядковый номер записи в трудкнижку. Он обязательно должен быть на единицу больше, чем тот, что соответствует предыдущей записи. Самая первая запись в трудкнижку — о приеме на работу человека первым работодателем — должна иметь номер 1, вторая (например, отражающая факт увольнения) — 2. Новый работодатель должен будет заполнять трудкнижку, используя порядковый номер 3 и следующие цифры.

Порядковый номер записи в трудкнижку фиксируется в строке, расположенной напротив первой строки, начиная с которой указываются сведения в графе 3, содержащие наименование должности сотрудника, — то есть напротив словосочетания «принят на должность».

Заполнение графы 2

После заполнения графы 1 оптимально будет осуществить внесение данных в графу 2 раздела «Сведения о работе» трудкнижки.

В графе 2 фиксируется дата начала работы нанимаемого сотрудника фактически — с первого дня его явки на работу. Она необязательно будет совпадать с той, которая фигурирует в приказе, или соответствовать дате заполнения трудкнижки кадровиком.

Дата приема сотрудника на работу фиксируется в строке, располагающейся на одном уровне со строкой, в которой указывается порядковый номер записи в трудкнижку (в графе 1), и той, с которой начинает вводиться информация о должности работника (в графе 3).

Заполнение графы 4

Следующее действие кадровика — заполнение графы 4 раздела «Сведения о работе». Здесь все довольно просто. Необходимо вписать в строку, располагающуюся напротив той, в которой присутствует словосочетание «принят на должность», слово «Приказ», после чего указать дату и номер соответствующего документа, удостоверяющего факт приема сотрудника на работу.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: прочие нюансы

Изучим, какие еще нюансы характерны для процедуры заполнения трудкнижки кадровиком при оформлении сотрудника на работу.

• желательность указания полного наименования ИП, если работодатель имеет соответствующий правовой статус (то есть в первом поле графы 3 пишем «Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич»);
• недопустимость каких-либо сокращений при записи текста на страницах трудкнижки;
• необходимость вписывать сведения только в чистые поля трудкнижки (на них не должно быть каких-либо надписей или следов печати предыдущего работодателя).

Где можно скачать образцы оформленных трудовых книжек?

Эксперты нашего портала подготовили для вас отдельный файл с образцами страниц трудкнижки, отражающими специфику заполнения данного документа при оформлении сотрудника на работу, — с учетом тех нюансов, которые мы рассмотрели выше. Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу в 2018 году можно скачать по ссылке ниже.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку, узнайте из статьи .

Итоги

Трудовая книжка — документ, который важно вести без ошибок. Это касается фиксации в нем любой информации — в том числе и той, что отражает процедуру оформления сотрудника на работу. Данная процедура может предполагать последовательное заполнение сразу нескольких разделов и граф трудкнижки.

Изучить иные нюансы документооборота в кадровом менеджменте вы можете в статьях:

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки
на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ). Все записи в трудовую книжку вносят чернилами синего, фиолетового или черного цвета. И без каких-либо сокращений.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора.
Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

1. при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
2. при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

Как заполнить самый первый - титульный лист книжки.

1. Фамилию, имя и отчество работника указывается полностью.
   Данные можно взять из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, водительских прав, военного билета или заграничного паспорта. Не заменяйте имя и отчество инициалами.
2. Дату рождения пишут арабскими цифрами.
   Число и месяц обозначают двузначными кодами. А год - четырехзначным кодом. Не следует писать месяц словами.
3. Образование.
   Данные в эту строку вносят на основании аттестата, удостоверения или диплома. Здесь может быть указано «высшее профессиональное», «среднее общее», «среднее профессиональное образование» и т. д. Также здесь можно указать незаконченное образование того или иного уровня.
4. Профессия, специальность.
   Данные также указываются исходя из документов об образовании.
5. Дата заполнения.
   Поставьте текущую дату, на которую вы оформляете трудовую книжку. Месяц можно указать как цифрами, так и словами. Ошибкой это не будет.
6. Подпись владельца книжки.
   В этой графе должен расписаться сам работник.
7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
   Ее ставит тот, кто собственно и оформляет документ. Обычно это начальник отдела кадров. Но так как кадровую работу зачастую выполняет бухгалтер, то здесь может стоять и его подпись.
8. Место для печати.
   Ставится печать компании. Можно поставить и печать кадровой службы, если такая есть.

Всем сотрудникам, которые проработали в компании больше пяти дней, нужно внести запись в трудовую книжку.
Это касается только основного места работы.

Прием на работу

1. Внесите данные об организации в графу 3 раздела «Сведения о работе».
   Здесь укажите полное наименование организации. А также сокращенное, если оно есть.
2. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер.
   Соответственно, если это первая запись - в графе будет стоять «1».
3. Дата. Укажите дату приема на работу арабскими цифрами.
4. На одном уровне с датой приема в графе 3 внесите запись о приеме на работу.
   Если вы нанимаете человека в определенное структурное подразделение, то укажите его наименование. Здесь же укажите наименование должности работника, согласно штатному расписанию.
5. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника приняли в организацию.
   Как правило, это приказ о приеме на работу.

Прием на работу по совместительству

Запись о совместительстве вносят в трудовую книжку по желанию работника.
То есть, если сотрудник сам вас об этом не просит, запись вносить не нужно. Нарушения в этом нет.
Но если работник попросил вас об этом, то внесите данные аналогично основному месту работы под следующим порядковым номером.
Запись делает именно работодатель по основному месту работы на основании заверенной копии приказа о приеме или справки с места работы по совместительству.

Перевод сотрудника в другое подразделение или на новую должность.

Если вы приняли на работу сотрудника и теперь переводите его в другой отдел или же на другую должность, то это нужно отразить в трудовой книжке.
Для этого нужно сделать запись о переводе.

1. Дата.
   Укажите дату перевода арабскими цифрами.
2. В графу 3 внесите запись о переводе.
   Укажите отдел и должность, на которой теперь будет трудиться работник.
3. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника перевели на новую должность или в другое подразделение.

Увольнение

Расставаясь с сотрудником, необходимо проставить в трудовую книжку запись об увольнении.
Это нужно сделать своевременно. Так как в последний рабочий день трудовую книжку необходимо вернуть владельцу. Иначе компанию могут ждать штрафы от трудовой инспекции. А бывшему работнику придется выплачивать компенсацию. Самое распространенное основание для увольнения - увольнение по собственному желанию.

1. В графе «№ записи» проставляентя порядковый номер записи.
2. Дата.
   Дата увольнения указывается арабскими цифрами.
   Датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника.
3. В графу 3 вносится запись об увольнении с указанием причин.
   А также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, на основании которой сотрудник уволен.
   Например, при увольнении по собственному желанию нужно сослаться на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса.
   Если по соглашению сторон, то ссылка будет на пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса.
4. В графе 4 указывается номер и дата документа, на основании которого работника уволили.
   Обычно это приказ о расторжении трудового договора.
5. При увольнении работника все записи, которые сделаны за время работы сотрудника в компании, заверяются печатью компании и подписью руководителя или другого лица, уполномоченного на это.
   Попросите и сотрудника поставить свою подпись под всеми записями.

Предположим, в трудовой книжке обнаружена неверная запись и теперь ее нужно исправить.
Но не спешите зачеркивать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают.
Единственно возможный вариант - это признать запись недействительной.
И только после этого внести новую.

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной.
   То есть ту дату, когда вы вносите исправления.
3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».
4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
5. Правильную запись внесите в графу 3.
6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

Примеры формулировок записей
при увольнении работников

Пункт и статья Трудового кодекса	Запись в трудовую книжку
Пункт 1 ст. 77	Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ст. 77 (по собственному желанию)	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе на работу в Общество с ограниченной ответственностью "Каркас", пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 6 ст. 77	Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением подведомственности организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 7 ст. 77	Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем, пункт 9 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом правил заключения трудового договора, пункт 11 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Статья 71	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 1 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 4 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 4 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "а" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт "а" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "б" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт "б" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "в" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения государственной тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения коммерческой тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения служебной тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "г" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением по месту работы хищения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт "г" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением по месту работы повреждения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт "г" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "д" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с нарушением работником требований по охране труда, повлекшим тяжкие последствия, подпункт "д" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с нарушением работником требований по охране труда, создавшим реальную угрозу наступления тяжких последствий, подпункт "д" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 7 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, что дало основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы, пункт 8 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с принятием необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации, пункт 9 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 10 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей, пункт 10 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с представлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора, пункт 11 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 1 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с направлением работника на альтернативную гражданскую службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с неизбранием на должность, пункт 3 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 4 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, пункт 4 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 6 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с дисквалификацией, исключающей возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 8 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с лишением работника специального права на управление транспортным средством, что повлекло за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 9 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 10 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 10 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с отменой решения суда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием незаконным решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 12 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с приведением общего количества работников, являющихся иностранными гражданами, в соответствие с допустимой долей таких работников, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 31.12.2008 N 1099, пункт 8 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Каждый работник знает, что трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий его трудовой стаж и свидетельствующий о занятии определенным видом деятельности. Поэтому очевидно, что к оформлению и заполнению трудовой следует отнестись с особой внимательностью, ведь даже незначительные на первый взгляд ошибки и неточности могут привести к нежелательным последствиям в будущем.

К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа. Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Требования законодательства

Для начала следует отметить, что на данный момент на территории Российской Федерации существует 2 вида трудовых книжек в зависимости от периода их открытия. Первый вид – это трудовые советского образца , т.е. выданные работнику, который начинал свою деятельность до 2003 года, пока им на смену не пришли книжки второго вида. Трудовые образца 2003 года отличаются незначительно, главным образом внешним видом (меньший размер, иной цвет). И на данный момент всем гражданам, начинающим трудовую деятельность, выдаются книжки именно образца 2003 года.

Порядок заполнения трудовых урегулирован Постановлением правительства, которое устанавливает форму документа, правила его ведения и хранения, и специальной Инструкцией, утвержденной Министерством труда в 2003 году, которая подробно описывает, как именно следует заполнять трудовую и что делать в случае ошибочной записи. Помимо этого, статус трудовой книжки как основного документа работника, подтверждающего его специализацию и стаж, определен Трудовым кодексом.

Чтобы подчеркнуть всю серьезность документа, устанавливается административная ответственность за несоблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки (Кодекс об административных правонарушениях).

Итак, мы разобрали, в каких НПА можно ознакомиться с требованиями законодательства к трудовым книжкам. Далее рассмотрим, какие правила установлены для заполнения трудовой.

Прежде всего, отметим, что ответственность за внесение информации и хранение трудовых книжек законодательно возлагается на работодателя или лицо, уполномоченное работодателем. Кто конкретно относится к таким лицам, мы разберем далее. При приеме на работу работодатель продолжает вести записи в уже существующей трудовой или, если работник впервые устраивается на работу, заводит новую книжку.

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней . Все записи делаются в течение недельного срока с момента совершения действия, требующего регистрации в трудовой книжке (прием на работу, перевод, награждение и т.д.), кроме записи об увольнении, которая делается непосредственно в день выхода приказа об увольнении.

Все записи в книжке делаются на русском языке. Исключение составляют республики, входящие в состав РФ, которые установили иной государственный язык. На территории таких республик работодатели могут выбрать язык, на котором вести записи (русский или государственном язык республики).

Для записей можно использовать перьевые, шариковые и гелевые ручки. Чернила могут быть синего, черного или фиолетового цвета, но желательно, чтобы они были водостойкими и не выцветали со временем.

Важно отметить, что в записях не допускаются какие-либо сокращения (например, ошибочно писать «пр.» вместо «приказ»), вся информация указывается полностью. Каждой записи присваивается порядковый номер. Особые требования есть и для записи дат: следует указать число и месяц (арабскими цифрами, по 2 знака, например, второе мая – 02.05), год (арабскими цифрами, 4 знака, т.е. нельзя написать 02.05.14, правильно – 02.05.2014).

Трудовая книжка содержит несколько разделов. Обратите внимание, что важно придерживаться правила записи сведений именно в том разделе, к которому они относятся. Если в данном разделе уже нет места для новой записи, не следует вносить ее в другой раздел. В данном случае в трудовую книжку необходимо вшить вкладыш.

Итак, давайте разберем, какие сведения требуют занесения в трудовую книжку. Прежде всего, это сведения о работнике. Разберем по строчкам:

1. ФИО . Требования к записи достаточно стандартны – она должна соответствовать тому, что написано в паспорте. Обратите внимание, даже если в паспорте написано с ошибкой и по правилам грамматики ваше имя или отчество пишется по-другому, не стоит в трудовой книжке писать правильно. Поэтому убедитесь, что лицо, заполняющее трудовую, не вносило никаких исправлений, и запись в книжке точно соответствует записи в паспорте.
2. Дата рождения . Требования к записи дат мы уже изложили выше.
3. Образование . Информация должна быть полной. Т.е., например, нельзя написать просто «высшее», правильно будет указать «полное высшее».
4. Профессия/специальность . Пишется в именительном падеже, в соответствии с данными, указанными в документе об образовании.
5. Дата заполнения трудовой . Требования те же.
6. Далее следуют подписи лица, заполнившего трудовую, и сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка.
7. В конце ставится печать .

Если при заполнении титульной страницы трудовой была допущена ошибка, она исправляется путем простого перечеркивания ошибочной записи и внесения верной информации. С обратной стороны обложки делается ссылка на документ, подтверждающий правильность данных. Ссылка удостоверяется печатью и подписью лица, сделавшего запись.

Кроме того, в трудовую вносятся сведения о выполняемой сотрудником работе (например, юрисконсульт, инженер, повар и т.д.), о переводе на другую работу на постоянной основе, награждении сотрудника за трудовые достижения (грамоты, звания, иные виды поощрения, кроме премий), а также об увольнении.

Отметим, что информация о взысканиях в трудовую книжку не вносится, кроме случаев, когда увольнение и есть дисциплинарное взыскание.

Все эти сведения должны вноситься только на основании и в точном соответствии с приказом или распоряжением работодателя. Эта информация вписывается в один большой раздел «Сведения о работе». Давайте разберем порядок его заполнения:

1. В первую очередь вписывается полное наименование работодателя. Эта запись не нумеруется. Действует общее правило, не допускающее каких-либо сокращений. Поэтому нельзя писать ООО «Заря» или ЗАО «Колос», следует полностью расшифровать организационно-правовую форму.
   Что делать в случае переименования предприятия? Такие сведение обязательно отражаются в трудовой. Делать запись следует так: в графе 3 без указания порядкового номера записи отмечается, что с определенного числа предприятие такое-то (полностью) переименовывается в … (полностью). В графе 4 указывается документ, являющийся основанием для переименования.
2. Дальнейшие записи ведутся под наименованием работодателя. Графа 1 содержит порядковый номер записи.
3. Графа 2 – дата. Правила внесения дат описаны выше.
4. Графа 3. Занимает основное место. Сюда непосредственно вносятся сведения о принятии на работу, увольнении, переводе и т.д. Важно! Рядом с такой записью должна быть подпись владельца трудовой, подтверждающая, что он ознакомлен с данной информацией.
5. Графа 4 – основания для записи. Тут указывается дата и номер приказа, распоряжения, протокола работодателя, на основании которого сделана запись в графу 3.

Если трудовая заполнена неправильно, нельзя просто зачеркнуть неверное. Исправление вносится по месту той работы, в записях о которой допущена ошибка, либо по новому месту работы при предъявлении доказательств (документов), подтверждающих необходимость исправления.

Как и для обычной записи, для исправления указывается дата и номер. В графе 3 «Сведения о работе» указывается, что запись № … недействительна. После чего без указания порядкового номера вносится дата той записи, которая сделана ошибочно, а в графе 3 – верная информация. Графа 4 должна содержать основания, согласно которым сделана такая запись. После этого указываются данные о том, кто внес исправления, дата, печать и запись «исправлено верно».

Подробнее о внесении записей в книжку можно посмотреть на видео:

Кто должен заполнять трудовую

Как уже было указано выше, вести трудовую книжку должен работодатель или уполномоченное им лицо. Давайте детальнее остановимся на вопросе, кто может быть таким лицом.

Работодатель может назначить ответственным за заполнение и хранение трудовых книжек только того сотрудника, который согласно трудовому договору или должностной инструкции обязан выполнять такую работу. Назначение происходит путем издания приказа. Только после этого указанное в изданном работодателем акте лицо может приступать к работе с трудовыми книжками.

Отметим, что такой приказ обязательно должен быть издан, т.к. на него обращают внимание инспектора по труду при проведении проверок, и при наличии нарушений правил ведения трудовых книжек должностные лица несут ответственность.

Но что делать небольшому предприятию, когда среди сотрудников нет лица, которое может быть уполномочено вести трудовые книжки? Тогда такой деятельностью должен заниматься непосредственно работодатель. Для этого он должен приказом принять на себя ответственность за трудовые книжки сотрудников, их ведение и хранение. Таким образом, работодатель (директор) будет уполномочен вносить записи во все трудовые книжки, в том числе и в свою.

Особенности заполнения дубликата книжки

Дубликат трудовой книжки выдается, если данный документ утерян (в т.ч. в случае массовой утери трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайных обстоятельств) или пришел в негодность (например, обгорел), а также в случае, когда записи про перевод или увольнение признаны недействительными, или когда сотрудник восстановлен на трудовом месте после вынесения оправдательного приговора судом по уголовному делу, в котором он выступал обвиняемым.

Куда обращаться за дубликатом? Чтобы получить дубликат, нужно подать письменное заявление работодателю по последнему месту работы. Исключение составляет случай, когда увольнение работника было признано незаконным в судебном порядке, но работник уже устроился на новую работу. Тогда дубликат выдает новый работодатель.

Дубликат трудовой книжки должен быть выдан не позднее, чем через 15 дней после обращения работника. На титульной странице трудовой делается запись «Дубликат» в правом верхнем углу.

При заполнении дубликата суммарно указывается общий стаж работы сотрудника (кол-во лет, месяцев и дней), без указания конкретных работодателей, должностей и периодов работы. Отметим, что при поступлении сотрудника на новую работу администрация должна содействовать получению этим сотрудником документов, подтверждающих его трудовой стаж, если это необходимо.

Как заполнить трудовую ИП?

Индивидуальный предприниматель (далее – ИП), как и любой работодатель, ведет трудовые книжки своих сотрудников. Однако стоит ли ему вести свою трудовую книжку? ИП сам является работодателем, т.е. он не может заключить трудовой договор сам с собой, а значит, не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку . Этого не может делать и любое другое лицо, исключением может стать только случай, когда ИП устраивается куда-либо на работу.

Как же быть с трудовым стажем? ИП делают отчисления в пенсионный фонд и налоговую из своего заработка. Таким образом, им начисляется трудовой стаж и при отсутствии трудовой книжки.

Примеры записей в трудовую

Пример записи о принятии на работу:

1. Указывается наименование работодателя, как это было описано выше.
2. В графе 1 – порядковый номер записи.
3. Графа 2: дата внесения записи в соответствии с требованиями, описанными ранее.
4. Графа 3: «Принят(а) на должность юрисконсульта/бухгалтера/инженера/…»
5. Графа 4: «Приказ от 02.05.2014 № 1».

Пример записи о переводе:

1. Графа 3: «Переведен(а) на должность/в … отдел на должность главы юридического отдела/главного бухгалтера/…»

Пример записи об увольнении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Уволен(а) по (причина), пункт … части … статьи … ТК РФ»
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.
4. Ниже указывается, кто сделал запись, и ставится подпись этого лица и печать.

Пример записи о награждении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Награжден(а) грамотой/ценным подарком/орденом/… за (причина награждения)».
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Типичные ошибки при заполнении

Давайте рассмотрим типичные ошибки, которые допускает работодатель или уполномоченное им лицо при заполнении трудовых книжек сотрудников:

• Чаще всего бывает так, что работодатель допускает сокращения (в дате, в наименовании работодателя, в ФИО). Как мы уже выяснили, делать этого категорически нельзя, поэтому будьте внимательны, перепроверьте полноту внесения всей информации.
• Использование римских символов. Также уже было указано, что допустимы только арабские цифры.
• Исправление ошибок с помощью простого зачеркивания. Порядок осуществления исправлений мы разобрали выше.
• Несоответствие ФИО в трудовой тому, что указано в паспорте. Обязательно перепроверьте, чтобы эти сведения совпадали.
• Указание в графе «Профессия» на титульном листе должности, на которую принимается сотрудник, а не профессии согласно диплому.
• Отсутствие необходимых подписей и печатей.
• Несоблюдение сроков внесения информации в трудовую книжку. Сроки мы разобрали выше.
• Отсутствие ссылки на пункт, часть и номер статьи Трудового кодекса при внесении записи об увольнении сотрудника.
• Внесение в трудовую книжку записей о взыскании (кроме увольнения как дисциплинарного взыскания).
• Внесение записей о награждении в раздел «Сведения о работе». Для этой категории записей есть отдельный раздел «Сведения о награждениях».

В данной статье мы постарались собрать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе внесения данных в трудовую книжку. Надеемся, эта информация поможет вам облегчить свою работу и избежать неприятных последствий и ошибок в ведении этого важного документа.

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

• трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
• срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
• в записях нужно использовать арабские цифры;
• можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
• запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
• каждая запись должна иметь порядковый номер.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения в 2018-2019 годах

Бланк документа утвержден постановлением № 225 - где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы) . Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

• личные данные;
• сведения о трудовой деятельности;
• информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

• личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
• информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
• название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
• дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой - в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец .

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму - о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке - образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

• название организации в полном и сокращенном виде;
• наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
• название профессии, по которой будет работать сотрудник;
• дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

• сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
• информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

• причину увольнения;
• дату окончания трудовых отношений;
• название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

• номер записи;
• название организации;
• сведения о награде;
• данные о том, кем награжден сотрудник;
• информация о заслугах, за которые награжден человек;
• ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

• номер записи;
• дата перевода;
• информация о переводе;
• название нового отдела или должности;
• информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

• предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее - КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
• должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.