Зачем бизнесу автоматизировать процессы и сколько это стоит?

Если автоматизация бизнеса для вас сложный и непонятный процесс, и вам кажется, что нужен он только очень большим или производственным компаниям, тогда этот текст для вас. 

Разбираемся какие бизнес-процессы можно автоматизировать, с помощью каких инструментов Corplan и сколько это будет стоить. 

 

Что такое автоматизация бизнес-процессов

 

Автоматизация предполагает внедрение технологических решений для выполнения повторяющихся задач. Это позволяет значительно сократить время на рутинные операции, уменьшить количество ошибок, вызванных «человеческим фактором» и освободить ресурсы для более интересной работы.

  

Чаще всего автоматизация в компаниях начинается с финансов или товарооборота. То есть тех сфер, в которых есть острая потребность обрабатывать, анализировать и хранить большое количество данных. Доходы и расходы, поступления и продажи, складские остатки, закупка расходников для производства – все это операции, требующие регулярного учета. Без них эффективной работы не получится. 

Вести такой учет вручную, например, в табличке Excel, можно. Но только до тех пор, пока данных не очень много. По мере развития бизнеса ручной учет начинает отнимать уйму времени, в таблицах появляются ошибки.

 

Поэтому в первую очередь автоматизируют:

1. Ведение бухгалтерии: наверное, на рынке уже не осталось ни одной компании, которая вела бы бухгалтерию “на коленке”, в блокноте. Даже индивидуальные предприниматели, без штата, для ведения бухгалтерии выбирают простые и удобные сервисы, которые автоматически формируют отчеты и передают информацию в налоговую. 

 

1. Управление бюджетом: для компаний с оборотом 100+ млн. бюджетирование – это задачка со звездочкой. Планирование бюджета может занять нескольок месяцев и стать настоящей головной болью для руководителя. Специализированное ПО дает возможность быстро планировать и контролировать бюджет, точно отслеживать выполнение планов и мониторить расходы. 

 

1. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью: программы помогают улучшить управление денежными потоками, сокращая время на обработку счетов и снижая риск просрочек.

 

1. Финансовый и управленческий анализ: индивидуальную отчетность, которая нужна именно вашему бизнесу, можно настроить автоматически. Например вам, как руководителю, важно видеть все денежные потоки по всем юрлицам в одном окне. Собирать такую информацию через сводные таблицы Excel – настоящий челлендж для исполнителя. Готовые решения помогут автоматизировать рутину и формировать даже не типовые отчеты в несколько кликов. Качественная аналитика позволит принимать обоснованные управленческие решения, опираясь на факты.

 

Кому нужна автоматизация, а кому нет

 

Любой бизнес, даже самый скромный, использует автоматизированные решения для бизнес-задач: например, 1С для учета бухгалтерских и коммерческих операций или Госуслуги для быстрой коммуникации с госструктурами (регистрация юрлиц, получение лицензий и другое). Каждый такой сервис позволяет облегчить и ускорить работу. Степень и масштаб автоматизации могут существенно различаться в зависимости от специфики бизнеса и его потребностей.

 

Кому нужна автоматизация:

 

1. Крупные компании — объем данных и операций настолько велик, что ручное управление становится неэффективным и рискованным. Цена ошибки слишком дорога.

 

1. Компании с высокими требованиями к точности данных — в финансовой сфере, научных центрах и предприятиях. 

 

1. Быстрорастущие компании и отрасли — необходимо быстро адаптироваться к новым условиям. Качественная аналитика (прежде всего, управленческий и финансовый учет) позволит руководителю бизнеса принимать уверенные решения для роста бизнеса.

 

Кому автоматизация может быть не столь критичной? В первую очередь, это малые компании. Но, как упомянули выше, даже они прибегают к автоматизации отдельных, небольших процессов. По мере роста бизнеса потребность в автоматизации возрастает.

 

Виды автоматизации

 

Существует множество различных типов программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов в малых и средних предприятиях. Компании сегмента энтерпрайз чаще заказывают кастомную разработку. Мы же рассмотрим  основные виды готовых решений, не требующих сложных интеграций или серьезных финансовых вложений:

 

1. CRM-системы. 

Вводятся для оптимизации отношений с потребителями позволяют компаниям и автоматизации цикла продаж. Эти инструменты способствуют более глубокому пониманию потребностей аудитории, повышая качество обслуживания и эффективность маркетинговых кампаний. Бюджетные решения могут стоить от 499руб. в месяц за 1 пользователя для клиентской базы до 5 000 контактов.

 

1. CPM-системы (или системы управления эффективностью предприятия). 

Объединяют различные аспекты деятельности предприятия в единую информационную среду. Интеграция финансовых, производственных и логистических процессов обеспечивает оптимальное распределение ресурсов и повышает общую эффективность бизнеса. Стоимость ежемесячной лицензии начинается от 5 000 руб. при условии доступа к системе не более чем 10 пользователям.

 

1. Системы для управления персоналом. 

Современные HR-платформы автоматизируют широкий спектр задач в области управления человеческими ресурсами. От рекрутинга до обучения персонала — эти системы оптимизируют трудоемкие процессы, сокращая издержки и повышая продуктивность кадровой службы. Они обеспечивают комплексный подход к развитию человеческого капитала организации. Стоимость рассчитывается исходя из количества пользователей системы, в среднем от 1 000 руб. за одного пользователя.

 

1. Системы для бухгалтерского учета. 

Специализированные программы для автоматизации бухгалтерского учета позволяют значительно упростить и ускорить обработку финансовых операций, составление отчетности и налоговое администрирование. Это помогает улучшить контроль за финансовыми потоками и снизить риск ошибок в расчетах. Стоимость разниться от задач, решения для простейшей автоматизации бухгалтерских операция с автоматической отправкой отчетов в налоговую стоят от 5 000 - 6 000 руб. в месяц.

 

Есть и другие виды ПО с узкой специализацией. Например, программы для оптимизации логистики и доставки товаров. Поэтому подбирать инструменты всегда необходимо исходя из задач вашего бизнеса. Существуют также комплексы решения и программы с возможностью интеграции в другие системы. 

 

Автоматизация бизнес-процессов — это важный шаг на пути к повышению эффективности и конкурентоспособности компании. Внедрение современных технологий позволяет сократить издержки, улучшить качество управления и повысить скорость выполнения операций. Важно правильно оценить потребности компании и выбрать подходящее программное обеспечение для автоматизации, чтобы достичь максимальных результатов.