Основные программные модули, входящие в состав BPM системы, следующие:

Модуль графического моделирования. Этот инструмент предназначен для графического моделирования процесса. С его помощью аналитик может представить процесс в терминах потока работ, бизнес правил и потока информации;
Модуль динамического моделирования. С помощью этого инструмента BPM системы позволяют представить модель бизнес процесса в динамике. За счет этого выявляются проблемные участки процессов и ресурсные ограничения, что дает возможность внести коррективы в процесс на этапе моделирования.
Модуль разработки приложений. Этот модуль обеспечивает разработчика необходимыми инструментами для создания пользовательского интерфейса, различных диалоговых форм и интеграции BPM системы с бизнес приложениями и информационными системами.
Модуль управления потоками работ и бизнес правилами. Этот модуль реализует управление потоками работ, потоками информации и документов, а также контролирует исполнение заданных бизнес правил. В этом модуле осуществляется формирование задач персоналу, участвующему в процессе и формирование бизнес правил для взаимосвязанных с BPM системой информационных систем.
Модуль интерфейса процессов. За счет этого модуля пользователи могут просматривать назначенные задачи, управлять приоритетом задач и выполнять их.
Модуль управления процессами. Этот модуль необходим для мониторинга процесса. Он позволяет получать показатели процессов, анализировать их, и формировать необходимые отчеты. Мониторинг может осуществляться по различным параметрам бизнес процессов. На основании этих параметров в BPM системе можно оперативно вносить коррективы в процессы.
Модуль управления BPM системы. Этот модуль представляет собой инструмент администратора системы. С его помощью выполняется конфигурирование программных средств, назначение прав доступа, контроль работы аппаратных средств и пр.

В различных BPM системах модули могут иметь разные названия (в зависимости от разработчика системы).

Внедрение BPM системы строится по тому же циклу, что и цикл управления бизнес процессами . В ходе внедрения, проект создания BPM системы охватывает все фазы процессного управления, при этом фазы цикла управления бизнес процессами перекрываются с фазами внедрения.

Соотношение фаз управления бизнес процессами с фазами внедрения BPM системы можно представить в виде схемы.

Внедрение BPM системы, как правило, включает в себя четыре фазы:

Проектирование. На этой фазе осуществляется документирование, создание графической модели бизнес процесса и ее динамический анализ, разработка пользовательских форм и интерфейса, определение бизнес правил и данных процесса.
Реализация. На этой фазе происходить реализация созданной модели бизнес процесса - выполняется интеграция с существующими информационными системами, внедряются заданные бизнес правила, отлаживается пользовательский интерфейс и формы.
Управление. В ходе данной фазы происходит отработка процесса в «ручном» режиме, определяются и устанавливаются исключения из заданных бизнес правил, отрабатывается контроль процесса в режиме реального времени, вводятся необходимые обратные связи в процесс.
Оптимизация. На данной фазе производится обработка и анализ информации о работе процесса, выявляются проблемные места созданной модели, выявляются проблемы взаимодействия BPM системы с другими информационными системами и вносятся корректировки в бизнес процесс.

После завершения всех фаз они повторяются, но в отношении следующего процесса.

Критерии выбора BPM системы

Хорошая BPM система должна помогать организации повышать производительность и скорость выполнения процессов. От правильного выбора системы будет зависеть эффективность управления и качество результатов процессов. При выборе BPM системы необходимо руководствоваться рядом последовательных шагов.

Основные действия по выбору BPM системы следующие:

Шаг 1. Определите область улучшения бизнес процессов.

Необходимо определить какие из процессов организации являются наиболее важными и критическими, с точки зрения их управляемости. Среди этих процессов необходимо выделить те, которые в наибольшей степени зависят от работы персонала и те, которые зависят от работы информационных систем или систем автоматизации. Далее необходимо определить состав инфраструктуры этих процессов.

Шаг 2. Определите, какие требования процессов могут быть реализованы за счет BPM системы.

При выборе BPM системы необходимо учесть, что система должна позволять управлять процессами и с преобладающим человеческим фактором, и с преобладающим ИТ фактором. Критерии выбора системы должны включать в себя следующие оценки:

Возможность графического представления моделей процессов.
Реализация и управление как простыми, так и комплексными процессами.
Динамическая адаптация бизнес правил организации под каждого участника процесса.
Возможность для каждого пользователя проследить весь процесс от начала и до конца.
Поддержка доступа к BPM системе за счет разных мобильных платформ.
Простой доступ к управлению и контролю контентом процесса.

BPM (англ. - beats per minute) Удары в минуту - музыкальный термин, определяющий скорость композиции в целом. BPM - это количество четвёртых нот в минуту, например, 120 BPM означает, что в минуту играется 120 четвёртых нот (следовательно, 2 четверти в секунду, а целая нота звучит две секунды). Таким образом, BPM задаёт длительность звучания целой ноты.

Большинство произведений находятся в диапазоне от 30 до 240 BPM, как правило, в зависимости от жанра. Однако, стоит заметить, что скорость произведения зависит и от длительностей нот; таким образом, целая нота со скоростью 120 BPM звучит быстрее, чем 32-я со скоростью 2 BPM; верно и обратное - мелодия, написанная целыми нотами со скоростью 120 BPM звучит медленнее, чем мелодия, написанная 32 со скоростью 4 BPM.

Поскольку большинство электронной музыки пишется в размере четыре четверти (4/4 ), причём "основой" музыки является ритмическая секция, состоящая обычно из басового барабана (Bass Drum ), хлопка (Clap ) и хайхэта (HiHat ), при чём в таких стилях, как Транс, Хаус, Техно, Хардстайл, основанных на т. н. "прямом" ритме, удар басового барабана приходится на каждую из четырёх четвёртых долей, то в этих стилях BPM - это количество ударов конкретно басового барабана в минуту. В стилях, основанных на т. н. "ломаных" ритмах определение этого параметра немного затруднено, т. к. басовый барабан может быть смещён или вообще убран на некоторых долях. Когда нет возможности определить BPM по басовому барабану, это можно сделать по хлопку или малому барабану. В подавляющем большинстве трэков они звучат каждую вторую четвёртую долю, т. е. BPM - это количество ударов в малый барабан умноженное на два. Неформально BPM равносильно понятию "темп" и определяется часто только на слух, т. к. музыка может не содержать ритмической секции в принципе.

Условно значения параметра BPM соответствуют следующим стилям:
"Прямые" ритмы:

0-130 bpm (на практике от 100 bpm) - Хаус (House ), Техно (Techno )
130-150 bpm - Техно (Techno ), Транс (Trance )
150 bpm и до бесконечности (на практике до 1000 bpm) - Хардстайл (Hardstyle )

"Ломаные" ритмы:

0-110 bpm - (на практике от 60 bpm) - Даунтемпо (Downtempo )
110-140 bpm - Брэйкс (Breaks ), Дабстэп (Dubstep )
140 bpm и до бесконечности (на практике до 200 bpm) - Джангл (Jungle )

Параметр BPM является определяющим в электронной музыке т.к. искусство Ди-Джейского микса целиком и полностью основано на умении синхронно запустить воспроизведение двух записей, BPM которых изначально разный. Определить BPM и подстроить его под BPM другой записи можно на слух, но современные технологии предлагают огромное количество систем определяющих BPM автоматически (такой определитель бывает встроен в ди-джейский пульт или проигрыватель CD-дисков)

Википедия дает такое определение: "BPM (англ. Business Process Management , управление бизнес-процессами) - концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования,симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем."

Стадии развития программного обеспечения управления компанией

Какие же задачи призваны решать системы BMP и какое место они занимают среди другого программного обеспечения автоматизации бизнес-процессов?

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к материалам отчета Best Practices in Business Performance Management: Business and Technical Strategies (Успешный опыт управления эффективностью бизнеса: бизнес и технические стратегии) Международного Института исследования Хранилищ данных (The Data Warehousing Institute, TDWI). Авторы отчета, сделанного летом 2004 года, позиционируют BMP-системы, делая общей схемы развития ПО для автоматизации бизнес-процессов за последние двадцать лет (см. перевод схемы на рис.1).

Рис.1 Схема развития ПО для автоматизации бизнес-процессов

Судя по схеме, вначале появились системы автоматизации бэк-офисных процессов, прежде всего, производства и бухгалтерского учета. Затем фронт-офис: продажи, услуги, маркетинг. В конце 20-го века организации перешли к автоматизации перекрестных процессов, которые затрагивают работу несколько подразделений, внедрение технологии управления взаимоотношениями с клиентами - CRM (Customer Relationship Management) и технологии управления цепями поставок - SCM (supply chain planning ) . И на вершине пирамиды корпоративное управление, которое стали автоматизировать совсем недавно. Для решения последней задачи и выделяется специальный класс программного обеспечения - BMP-системы.

Уровни пирамиды отражают постепенный переход от автоматизации оперативных бизнес-процессов к автоматизации стратегии управления бизнесом. Процессы более высоких уровней пирамиды контролируют процессы на более низких уровней. Следовательно, предназначение BMP-систем заключается в автоматизации стратегического планирования развития бизнеса и в поддержке тактического (или оперативного) управления бизнес-процессами на разных уровнях. Задача BMP-систем состоит в том, чтобы помочь в реализации стратегических целей бизнеса в реальных условиях. Обеспечение пользователя нужной информацией в нужное время повысит эффективность управления оперативной деятельностью.

А что в России?

Периоды появления и формирования различных классов ПО, указанные на вышеприведенной схеме, отражают мировой положение дел и не относятся к России. В области автоматизации последняя традиционно отставала от Запада, хотя в последние годы разница нивелируется. Разница для нижних уровней пирамиды все же ощутима (к примеру, пик автоматизации бэк-офисных, учетных задач пришелся в России на 1992-1993 год, а в мире это произошло на 5-7 лет раньше), но при этом для систем управления масштаба корпорации отставание составляет уже не более 2 лет.

Появление программного обеспечения для комплексной поддержки управленческих технологий TDWI обозначает начало XXI века. Но в России и странах СНГ в начале 2000-х годов внедрений BMP-систем почти не было, активное их появляние относится к 2002 году. А термин "BMP" появился только на рубеже 2003-2004 годов.

По некоторымм оценкам, в настоящее время в России, Украине и Казахстане насчитывается порядка двухсот законченных проектов по внедрению систем управления уровня корпорации, треть из них выполнены для кредитных организаций. При этом темпы роста российского рынка BMP-систем опережают мировые.

Составные части BMP

Функциональная архитектура классической BMP-системы банка складывается из трех составных частей. Первая часть - Хранилище данных. Это основа BMP-системы. Здесь консолидируется оперативная финансовая информация из различных автоматизированных модулей Головного офиса и филиалов организации, из дочерних компаний. Вторая составляющая решения представляет набор инструментов для поддержки технологий управления предприятием: финансового планирования, управленческого учета, прогнозирования и т.д. Третий компонент BMP - средства OLAP для оперативной работы с деловыми данными, накапливающимися в Хранилище.

Итак, BMP-системы объединяют известные управленческие технологии и программные решения, применявшиеся локально и решавшие задачи отдельных подразделений и пользователей.

Рис. 2. Этапы и инструменты цикла корпоративного управления

В чем же особенность BMP-подхода? Так как BMP-система предназначена для поддержки ПОЛНОГО ЦИКЛА управления компанией, то это означает, что инструменты BMP взаимосвязаны и обеспечивают исполнение четырех основных этапов управления эффективностью бизнеса (см. рис.2):

1 этап. Разработка стратегии.

Цель - выделить целевые показатели бизнеса и планирование количественных значений их метрик - KPI (Key Performance Indicators , ключевые показатели эффективности). Стратегическое планирование опирается на одну из методологий BMP, известную как BSC (BalancedScorecard , система сбалансированных показателей).

2 этап. Планирование.

На этом этапе разрабатываются тактические планы для достижения поставленных стратегических целей. Ориентирами для разработки тактических (оперативных) планов становятся KPI. Основным инструментом оперативного планирования является бюджет.

3 этап. Мониторинг и контроль исполнения.

Третий этап в цикле корпоративного управления - мониторинг и контроль исполнения бюджетных планов. Фактические значения по статьям управленческого учета вычисляются на основе собранных в Хранилище первичных данных. Для сравнения намеченных и достигнутых показателей бюджетов и KPI используются инструменты "план-фактного" анализа на основе технологии OLAP.

4 этап. Анализ и регулирование.

На заключительном этапе стратегические планы корректируются в соответствии с реальными условиями работы банка. Для планирования изменений используются инструменты прогнозирования и моделирования различных сценариев развития ситуации. В итоге цикл корпоративного управления - между выбранной банком стратегией и ее практической реализацией - замыкается.

Таким образом, BMP-системы позволяют создать целостную инфраструктуру для поддержки согласованного стратегического и тактического управления банком на основе единой модели данных. В этом принципиальное отличие комплексного подхода систем автоматизации управления масштаба корпорации от изолированного решения отдельных управленческих задач.

Однако, комплексный подход не исключает этапность при выполнении BMP-проектов в банках. Использование пошаговой технологии внедрения BMP-систем принято во всем мире, и Россия не является исключением. Заказчики начинают "с малого" - вначале используют BMP-платформу для поддержки какой-то одной управленческой технологии (в отечественных банках это, чаще всего, управленческий учет и подготовка управленческой отчетности), а потом постепенно наращивают функциональность, внедряя полный цикл управления реализацией корпоративной стратегии. Прагматизм в данном случае вполне понятен - поэтапный подход позволяет в короткие сроки получить первые результаты от внедрения новых управленческих технологий и оценить их практическую пользу. Кроме того, менеджмент банка может контролировать и своевременно корректировать развитие проекта.

О терминологии: BMP, CPM, EPM...

Понятие BMP впервые было предложено аналитической компанией IDC (International Data Center) . Этой же терминологии следует другая авторитетная исследовательская организация - META Group. Среди решений, ктоые есть на российском рынке, концепции BMP полностью отвечает софт компаний Hyperion, SAS, Intersoft Lab и некоторых других.

Но кроме BMP, наиболее распространены сокращения CPM (Corporate Performance Management , управление эффективностью корпорации) и EPM (Enterprise Performance Management , управление эффективность предприятия). Что же обозначают данные аббревиатуры и чем отличаются от BMP?

По определению Gartner, управление эффективностью корпорации (СРМ) - это комбинация методик (на пример, Balanced Scorecard), показателей (финансовых и нефинансовых, долгосрочных и краткосрочных и др.), процессов (на пример, разработка стратегии, бюджетирование, прогнозирование) и систем, используемых для контроля и управления производительностью деловой деятельности организации. С позиции реализации, СРМ-система объединяет те же функциональные блоки, что и BРМ-решение: Хранилище данных, инструменты автоматизации методик управления эффективностью и OLAP. Это означает, что термины СРМ и BРМ не имеют существенной разницы по смыслу. Хотя ряд авторитетных зарубежных экспертов, рассматривая концепцию корпоративного управления применительно к банковскому сектору, используют именно это сокращение. Среди западных поставщиков ПО этом у термину в обозначении собственных программных разработок отдают предпочтение Cognos и Oracle.

Аббревиатуру EPM фактически используют как прямой синоним BMP и СРМ. Однако, некоторые авторы вкладывают в нее более широкий смысл, и помимо традиционных компонентов относят к ключевым составляющим EPM-системы справочные данные, исходные системы и приложения, связанные на основе Хранилища данных. Тем самым, в отличие от BMP, в составе EPM-решения выделяется самостоятельный слой источников данных. Оправдывая свое название, EPM чаще применяют для обозначения управленческих решений, выстраиваемых для предприятий.

Значительно реже употребляют понятие (Enterprise Commerce Management , управление коммерческой деятельностью предприятия). Его, как альтернативу BMP, предложила независимая аналитическая фирма AMR Research.

Также на страницах электронных изданий, как замещение BMP, можно встретить абберивиатуру BAM (Business Activity Management , управление деловой активностью). К задачам систем этого класса относят контроль бизнес-процессов на основе измерения KPI в интегрированной бизнес-среде. Эта концепция больше ориентирована на решение части задач BMP, связанной с учетом и анализом фактического состояния бизнеса, и не затрагивает деловое планирование.

В итоге, нагромождение терминов и сокращений не меняет сущности рассматриваемых решений. Почти все перечисленные BMP/CPM/EPM-платформы предназначены для управления реализацией корпоративной стратегии на основе единой информационной модели организации.

Самые распространенные заблуждения относительно BMP

BMP-система - это просто Хранилище данных

Нет. Хранилище данных и BMP-система решают разные задачи. При этом Хранилище данных является одной из составляющих системы автоматизации корпоративного управления. При внедрении BMP-системы Хранилище обеспечивает сбор, согласование и финансовую консолидацию корпоративных данных.

Цель BMP-проекта у заказчика - постановка и автоматизация на основе единой модели данных комплекса управленческих методик, которые помогут воплощать в реальность стратегию развития корпоративного бизнеса. Решение этой задачи выходит далеко за рамки возможностей Хранилища данных и обеспечивается другой функциональностью в составе BMP-системы.

Решение на основе Хранилища данных - это BMP-система

Это ошибочное предстаувление. Да, хранилище данных является базисом для построения BMP-системы. Для этого на его основе реализуют набор специализированных BMP-приложений, обеспечивающих полный цикл управления эффективностью бизнеса.

Если прикладные решения на основе Хранилища решают отдельные управленческие задачи или вообще служат другим целям, этот комплекс нельзя назвать BMP-системой. Например, если Хранилище данных используется в банке для выпуска обязательной отчетности, то построенное решение не относится к классу BMP.

Система бюджетирования - это BMP-решение

Нет. Бюджетирование - только один из инструментов корпоративного управления. Методика бюджетирования, реализованная на основе Хранилища данных, поддерживает только оперативное (тактическое) управление. Тогда как основная задача BMP-системы - обеспечить взаимосвязь управления на стратегическом и тактическом уровне.

С другой стороны, на рынке представлено несколько систем бюджетирования, которые предназначены только для финансового планирования и не имеют в своем составе Хранилища данных. Это узкоспециализированные системы, они не относятся к классу BMP и обеспечивают поддержку единственной управленческой технологии - ведения бюджетов.

Любая аналитическая система относится к классу BMP

Это неверная оценка. Во-первых, так же как и приложения для бюджетирования, аналитическая функциональность - это только составная часть комплексной системы управления масштаба корпорации.

Во-вторых, традиционно под "аналитической системой" понимают инструменты, которые реализуют специализированные аналитические методики на основе сложного математического аппарата, на пример для анализа банков-контрагентов. Такие системы выделяются в самостоятельный класс ПО и не имеют отношения к BMP.

Отдельные аналитические методики могут быть встроены в состав BMP-системы, но не являются ее обязательным атрибутом. Фактически, в BMP востребованы самые простые аналитические функции: обобщение/детализация, сравнительный анализ и др., которые, прежде всего, реализуются с помощью встроенных в BMP инструментов OLAP.

Оставьте свой комментарий!

Распространенные роли в управлении бизнес-процессами:

процессный аналитик;
процессный инженер;
процессный архитектор;
менеджер процесса;
владелец процесса;
консультант по процессам;
бизнес аналитик;
системный аналитик;
менеджер или директор программ повышения эффективности;
менеджер или директор по процессным инновациям.

Управление бизнес процессами (Business Process Management, BPM) – это концепция управления, увязывающая стратегию и цели организации с ожиданиями и потребностями клиентов путем соответствующей организации сквозных процессов. BPM сводит воедино стратегию, цели, культуру и организационную структуру, роли, политики, нормативы, методологии и программные средства для: а) анализа, проектирования, внедрения, управления и непрерывного улучшения сквозных процессов и б) регулирования отношений в области процессного управления.

Видео по бизнес-процессам:

Рисунок «Три взгляда на BPM»

Усовершенствование бизнес процессов (BPI) – это разовая инициатива или проект, направленный на более полное соответствие стратегии организации и ожиданий клиентов. BPI включает в себя выбор, анализ, проектирование и внедрение усовершенствованного процесса.

Управление процессами предприятия (EPM) – это применение принципов, методов и процессов BPM в конкретной организации. EPM: а) обеспечивает соответствие портфеля и архитектуры сквозных процессов стратегии и ресурсам организации и б) предоставляет модель регулирования для оценки и управления BPM инициативами.

Непрерывная оптимизация – это долгосрочный подход к повышению результативности и производительности конкретных процессов на основе непрерывно функционирующей системы управления с обратной связью.

Управление бизнес процессами

Что такое управление бизнес процессами (BPM)?

BPM – это управленческая дисциплина, в которой предполагается, что наилучший путь к достижению целей организации – это целенаправленное управление ее бизнес процессами. BPM рассматривает процессы как активы. В ней принимается, что цели организации могут быть достигнуты через описание, проектирование, контроль бизнес процессов и стремление к их непрерывному совершенствованию.

Чтобы быть способной эффективно управлять бизнес процессами (то есть чтобы развить BPM как способность), организация должна располагать процессами, людьми и технологиями:

Бизнес процессы, поддерживающие управление бизнес процессами. Например, у организации должны быть процессы, которые обеспечивают:
- описание и проектирование бизнес процессов;
- разработку и внедрение бизнес процессов;
- мониторинг и контроль исполнения бизнес процессов;
- непрерывное и постоянное улучшение бизнес процессов, несмотря на и в ответ на внутренние и внешние изменения.
Определенные роли (люди), вовлеченные в управление бизнес процессами. Таковые включают (не ограничиваясь ими) следующие:
- архитектор процессов, который отвечает за описание и проектирование бизнес процессов;
- процессный аналитик, который отвечает за построение, внедрение, мониторинг и оптимизацию бизнес процессов;
- владелец процесса, который отвечает за исполнение бизнес процесса от начала до конца, в соответствии с определенными целевыми показателями эффективности и в конечном итоге за создание ценности для потребителя.
Внедрение специализированных информационных технологий управления бизнес процессами, обеспечивающих следующую функциональность:
- описание бизнес процессов в контексте корпоративной архитектуры;
- проектирование бизнес процессов с целью внедрения;
- исполнение бизнес процессов в контексте операционной деятельности;
- мониторинг целевых показателей эффективности бизнес процессов;
- анализ бизнес процессов с целью выявления и оценки возможностей для улучшения;
- управление изменениями бизнес процесса.

Бизнес-процесс — это набор действий, преобразующих один или несколько входов в конкретный результат (продукт или услугу), обладающий ценностью для потребителя.

Рисунок «Бизнес-процесс»

Концепция потребителя во взаимодействии функций внутри организации

Ценность в виде проектных спецификаций

Пример: IТ подразделение фармацевтической компании оказывает услуги бизнес подразделениям. Каждая такая услуга предоставляется посредством бизнес процесса внутри IТ подразделения. Связь поставщик – потребитель сервиса показана ниже. Бизнес-процесс создает ценность для потребителя в форме продукции или услуг. Суть BPM заключается в оптимизации того, как эта ценность создается.

Визуализации и пониманию бизнес процесса способствует графическое представление действий в виде прямоугольников, связанных друг с другом в диаграмме с дорожками

Среди артефактов, которые организации часто создают и поддерживают в процессной работе, можно назвать следующие.

Бизнес контекст: какие собственные способности обеспечивает процесс, и каков вклад бизнес процесса в создание продукции или услуги для внешнего потребителя.
Процессный контекст: поставщики и входы, результаты и потребители, стартовые и завершающие события, регулирующие положения, используемые ресурсы и целевые показатели эффективности.
Бизнес транзакции, сопровождающие передачу работы между функциями и ролями внутри организации и между организацией, поставщиками и потребителями.
Изменения состояний, описывающие преобразование продукции по мере прохождения ее сквозь процесс.
Бизнес события, происходящие вне и внутри процесса, а также действия и развилки в процессе, которые этими событиями активизируются.
Декомпозиция, показывающая разбиение процесса на все меньшие и меньшие фрагменты работы от верхнего уровня процесса в целом до нижнего уровня задач.
Ожидаемые показатели эффективности, детализирующие обязательства перед клиентом по предоставлению продукции или услуг, и показатели эффективности, установленные для процесса и измеряемые, чтобы убедиться, что обязательства перед клиентом выполняются.
Структура организации и картина того, как различные функции и роли внутри организации компонуются для поддержки исполнения процесса.
Функциональность информационных систем и то, как эта функциональность задействована в исполнении процесса.

Бизнес-процесс – это совокупность действий, создающих определенную ценность (продукцию или услугу) для потребителя. Это определение содержит как внутренний аспект (набор действий), так и внешний (ценность для потребителя), так что лучше всего контролировать показатели эффективности процесса с обеих точек зрения.
Показатели эффективности, оцениваемые извне или с точки зрения потребителя, принято называть результативностью, они призваны отвечать на вопрос: «Делаем ли мы то, что надо?» Эти показатели должны подтвердить, что мы систематически соответствуем потребностям и ожиданиям заказчика.

Секрет полезности метрик на стадии «Проверка» – правильная архитектура описания процесса на стадии «Планирование». Целевые показатели эффективности процесса определяются ожиданиями потребителя. Эти показатели эффективности самого верхнего уровня, в свою очередь, декомпозируются на нижележащие целевые показатели эффективности, которые могут устанавливаться на функциональном и операционном уровнях. В теории:

если достигнуты все операционные целевые показатели, то функциональные показатели выдержаны;
если достигнуты все функциональные показатели, то показатели эффективности процесса самого верхнего уровня выдержаны;
если достигнуты все показатели эффективности процесса, то потребитель удовлетворен.

Категории бизнес-процессов

Бизнес-процессы можно разделить на три категории:

Основные процессы – сквозные и, как правило, кросс функциональные процессы, непосредственно создающие ценность для потребителя. Основные процессы также называют ключевыми, так как они представляют собой действия, необходимые с точки зрения выполнения организацией своей миссии. Эти процессы составляют цепочку создания ценности, в которой каждый шаг добавляет ценность к предыдущему, измеряемую вкладом в создание или поставку продукции или сервиса и в конечном счете в создание ценности для потребителя.
Вспомогательные процессы предназначены для поддержки основных, обычно через управление ресурсами и/или инфраструктурой, необходимых основным процессам. Разница между основными и вспомогательными процессами в том, что вспомогательные процессы непосредственно не создают ценность для потребителя. Примеры вспомогательных процессов обычно относятся к ИТ, финансам, управлению персоналом. Хотя вспомогательные процессы зачастую тесно связаны с функциональными областями (например, процесс выдачи и отзыва разрешения на сетевой доступ), они могут пересекать функциональные границы и зачастую действительно их пересекают.
Процессы управления предназначены для измерения, мониторинга и контроля бизнес деятельности. Они призваны гарантировать, что основные и вспомогательные процессы спроектированы и исполняются в соответствии с поставленными операционными, финансовыми целями, регуляторными и юридическими ограничениями. Как и вспомогательные, процессы управления непосредственно не добавляют ценности для потребителя, но они необходимы для обеспечения соответствия операций целевым уровням производительности и результативности.

Модель зрелости BPM

Моделирование бизнес-процессов

Цели моделирования процессов

Цель моделирования – разработать такое представление процесса, которое будет описывать его точно и достаточно полно, исходя из поставленной задачи. Глубина детализации и содержание модели определяются тем, чего ожидают от проекта моделирования: для одного проекта может быть достаточно простой диаграммы, в то время как для другого может понадобиться полностью проработанная модель.

Процессные модели – это средства:

управления процессами организации;
анализа эффективности процесса;
описания изменений.

Процессная модель может описывать желаемое состояние бизнеса и определять требования к ресурсам, обеспечивающим эффективное выполнение операций, таким как люди, информация, оборудование, системы, финансы, энергия.

Побудительные причины моделирования процессов:

Распространенные процессные нотации:

BPMN:

Диаграмма с дорожками Брюса Силвера:

Блок-схема:

UML:

IDEF:

Карта потока создания ценности:

Основные принципы моделирования бизнес-процессов

Что означает моделирование бизнес-процессов на практике? Моделирование бизнес-процессов в компании может быть направлено на решение большого числа различных задач:

Точно определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса.
Определить набор действий, составляющих бизнес-процесс. Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса.
Определить порядок выполнения действий. Действия в рамках одного бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо, позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно, повысить его эффективность.
Произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом.
Определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации.
Понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними.
Увидеть движение документов в ходе процесса. Бизнес-процессы производят и потребляют различные документы (в бумажной или электронной форме). Важно разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы.
Определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации.
Более эффективно внедрить стандарты качества, например ИСО 9000, и успешно пройти сертификацию.
Использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников.
Эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с внешней средой - клиентами, поставщиками, партнерами.
Разобравшись в совокупности бизнес-процессов компании, понять и описать деятельность предприятия в целом.

В свою очередь, основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть». Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных в бизнес-процессе сотрудников. Следует подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Обычно только беседа с сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о том, как функционирует процесс в реальности.

Первый вопрос при построении модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Случается, что получить четкую формулировку результата бизнес-процесса нелегко, несмотря на всю важность этого понятия для эффективности работы компании.

После определения результата следует разобраться с последовательностью действий, составляющих процесс. Последовательность действий моделируется на разных уровнях абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги процесса (обычно не более десяти). Затем производится декомпозиция каждого из высокоуровневых шагов (подпроцессов). Глубина декомпозиции определяется сложностью процесса и требуемой степенью детализации. Для того чтобы получить действительно полное представление о бизнес-процессе, надо произвести декомпозицию до атомарных бизнес-функций - хорошо понятных элементарных действий (отдельных операций в ПО или выполняемых человеком), которые нет смысла раскладывать на составляющие.

На основе собранной информации строится модель обычного, или оптимального, выполнения процесса и определяются возможные сценарии его выполнения со сбоями. Различные сбои (исключительные ситуации - исключения) могут нарушать оптимальный ход процесса, поэтому следует указать, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации. На рисунке показаны основные шаги при построении модели бизнес-процесса.

Важной частью построения модели бизнес-процесса является исследование аспектов его эффективности. Сюда входят использование ресурсов, время выполнения работ сотрудниками, возможные задержки и простои. Необходимо разработать систему показателей, или метрик, для оценки эффективности процесса. Частично в качестве метрик могут быть взяты используемые в компании KPI (Key Performance Indicator), однако могут потребоваться и дополнительные характеризующие рассматриваемый процесс показатели.

При моделировании определяются бизнес-цели , в достижение которых вносит свой вклад моделируемый процесс. Следует различать понятия бизнес-цели и результата процесса. Каждый бизнес-процесс должен иметь как минимум один результат и быть направлен на достижение хотя бы одной бизнес-цели. Например, результат процесса «Исполнение заказа на подключение абонента» можно определить как «Получение подтверждения подключения от клиента», тогда как бизнес-цели, которые преследуются при выполнении данного процесса, могут включать «Обеспечение минимального времени исполнения заказа» и «Обеспечение минимального процента рекламаций». Для определения целей следует обратиться к бизнес-стратегии компании.

Необходимо выявить события, которые могут прервать ход процесса. В случае прерывания может потребоваться корректно «откатить» (компенсировать) те шаги процесса, которые уже были выполнены. Для этого следует определить логику компенсирующих действий для каждого прерывающего события.

Наконец, следует рассмотреть имеющиеся программные средства, осуществляющие поддержку бизнес-процесса . Это важно, так как программное обеспечение может скрывать некоторые особенности поведения процесса, не в полной мере известные исполняющим отдельные шаги сотрудникам. Собранная на этом этапе информация будет полезна при дальнейшей автоматизации процесса.

Собрав все указанные сведения, можно получить хорошее представление о ходе бизнес-процесса. На этапе моделирования должны быть получены следующие результаты:

Процессная карта , показывающая связь между различными бизнес-процессами и их взаимодействия. На процессной карте, как правило, каждый бизнес-процесс компании изображен в виде прямоугольника, стрелками показаны связи между ними (например, зависимость одного процесса от другого, или замена одного процесса другим при выполнении некоторого условия), а также представлены различные документы, которые передаются из процесса в процесс или регламентируют их ход (стандарты, инструкции и т.п.).
Диаграмма ролей , показывающая роли при выполнении процесса и связи между ними. Диаграмма ролей не является иерархической. Она представляет такие связи, как участие в группе, руководство, коммуникацию, замещение одной роли другой и т. д.
Модель «как есть» каждого рассмотренного бизнес-процесса, детально описывающая процесс и отражающая ход процесса, действия, роли, движение документов, а также точки возможной оптимизации. Такая модель включает в себя:
- диаграмму окружения процесса , представляющую бизнес-процесс в виде одного действия (то есть не раскрывающую ход процесса), для которого могут быть показаны запускающее процесс событие, необходимые входные данные, результат, роли, показатели эффективности, прерывающие события и компенсирующие процессы, регламентирующие документы, связанные бизнес-цели;
- высокоуровневую диаграмму процесса , показывающую его крупные шаги (обычно не более десяти) и связанные с ними роли;
- подробные диаграммы для каждого шага высокоуровневой модели (в зависимости от сложности процесса здесь может использоваться несколько иерархически организованных диаграмм), в деталях показывающие ход процесса, прерывающие события, бизнес-правила, роли и документы;
- диаграмму обработки исключений , показывающую, какие действия выполняются в случае данной исключительной ситуации и кем, а также куда передается управление после окончания обработки исключения.

владелец бизнес-процесса и один-два сотрудника того же подразделения компании, помогающих ему;
специалист по управлению качеством;
бизнес-аналитик(и);
представитель ИТ-подразделения;
внешний консультант (не обязательно).

BPM-Система Платформа для создания и управления бизнес-процессами

Bpm’online studio - это система управления бизнес-процессами (BPMS), которая позволяет автоматизировать различные бизнес-задачи. Bpm’online studio - интуитивный инструмент для внедрения процессного подхода в работу различных подразделений компании и эффективно управлять изменениями в масштабах всего предприятия.