Информационная среда организации – совокупность источников информации, оказывающих воздействие на организацию. На её основании в процессах функционирования организации возникает инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в ней играют документированная информация, информационные технологии и персонал.
Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях: от руководителя до исполнителя.
Управленческая деятельность направляется преимущественно знаниями в виде разного рода документов, записей данных, представляемых пользователям соответствующими подразделениями: архивом, канцелярией, библиотекой.
Центральное место в информационной среде организации занимает человек, поэтому процесс формирования информационной среды должен учитывать индивидуальные потребности сотрудников. При реализации человекоориентированного подхода процесс формирования и инфраструктура организации должны строиться на системе информационных моделей рабочих мест сотрудников с последующим их включением в систему менеджмента персоналом. Особенно важна роль руководителя организации.
Прогрессивный руководитель способен обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы во внедрении новой техники и расширении индустриализации.
Имеют значение уровни взаимодействия рабочего места с окружающей средой. Функциональный анализ деятельности организации, её профессиональных зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту структуру информационных связей с учётом информационного портрета каждого специалиста и сформулировать соответствующие профессиональные требования к нему.
Информационное обеспечение рабочего места складывается из: (№ 9)
1. Личного информационного массива работника (его документов);
2. информации, полученной от источников внутри рабочей группы (структурного подразделения, отдела);
3. информации, полученной из других структурных подразделений организации;
4. информации, полученной из других организаций;
5. информации, полученной из глобальных информационных сетей;
6. неформальной информации, полученной работником любыми способами и от любых источников.
6.Информационные ресурсы организации (№ 7)
Информационные ресурсы (ИР) – организованная документированная информация, включающая банки и базы данных и банки знаний, другие массивы информации в информационных системах.
1.Закон «О НАФ РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учёта, хранения и использования документов НАФ и архивов в РБ. В нём определяются понятия «технотронный документ» и «информационный ресурс».
2. Закон «Об электронном документе» (10 января 2001г.) устанавливает правовые основы применения электронных документов. В нём определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, права и обязанности, ответственность участников правовых отношений в сфере обращения электронных документов. Даны понятия ЭЦП и средств ЭЦП, подлинности и целостности электронного документа. Его недостатками является то, что он ссылается сам на себя, в нём не определён единый удостоверяющий центр, лишь в общих чертах описывается выработка и распространение открытых ключей ЭЦП, не определяется статус, права и обязанности лица, осуществляющего эту деятельность.
Удостоверением и сертификацией ЭЦП занимает Государственный центр безопасности информации. Вопросами шифрования занимается КГБ.
3.Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах РБ (1996г.) даёт классификацию машиночитаемых документов, унифицированные формы учётных документов и образцы их заполнения, технологию подготовки, оформления, учёта, хранения и передачи электронных документов.
4.Основные правила работы архивов (1997г.)
5.Правила учёта и передачи электронных документов на государственное хранение (1997г.) содержат сведения о порядке контроля электронных документов при передаче на государственное хранение, об обеспечении доступа к информации и защите права собственности на ИР.
6.Методические рекомендации по архивному хранению электронных документов (1998г.) содержат рекомендации по обеспечению сохранности и доступности электронных документов на стадии архивного хранения. В них рассматривается вопрос выбора оптимального формата файлов.
7.СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных электронных документов(ЭД). Рассматривается вопрос планирования жизненного цикла электронного документа, идентификации, удостоверения подлинности.
9.Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000г.).
11.Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче ЭД и ИР на государственное хранение (поглотила Методические рекомендации 2001 года) (2005г.).
13.Правила работы архива ЭД БелНИЦЭД (2003г.).
15.Типовое положение об архиве ЭД организации (2004г.).
Работа с ИР в организации определяется:
1)Законом «О НАФ РБ».
2)Законом «Об информатизации». Государственной регистрации и накоплению полежат имеющие государственное значение ИР, ИТ и программные продукты, созданные как за счёт государственных средства, так и других. Основанием для государственной регистрации ИР является Постановление СМ РБ «О государственной регистрации ИР» от 28.08.2000 (редакция 2004г.). Утверждено Положение о государственном регистре ИР, где определяется порядок регистрации.
3)Перечнем ИР, имеющих государственное значение, утвержденный Постановление СМ РБ от 29.05.2001. Он постоянно обновляется и переутверждается. В нём определены все государственные органы и их ИР.
Процесс регистрации осуществляется следующим образом. Владелец ИР заполняет заявку на регистрацию, утвержденную в 2000 году. Она передаётся в институт прикладных программных систем НАН РБ. Изменения и дополнения тоже должны быть зарегистрированы.
7. Сроки хранения ИР
Сроки хранения ИР определяются Перечнем типовых документов с указанием сроков хранения, а также Перечнем документов, образующихся в деятельности архивов (2006г.). Если срок не указан в этих перечнях, то он рассматривается на заседании ЭК, в состав которой должен входить человек, занимающийся организацией работы с ЭД. В организации должен быть составлен перечень ЭД и ИР с указанием сроков хранения в соответствии с Инструкцией по проведению экспертизы ценности ЭД. Этот перечень должен согласовываться с БелНИЦЭД.
Архивные копии . Для постоянно обновляемых ИР необходимо регулярное создание архивных копий на правах подлинников (в соответствии с Инструкцией о периодичности создания архивных копий ИР).
Если организация является источником комплектования, то все нормативные документы должны согласовываться с БелНИЦЭД (на ЭПК).
Классификация ИР.
По видам ИТ: базы данных и банки данных (государственные кадастры и регистры, реестры, базы данных учётно-статистического характера, научно-исследовательские базы данных, базы данных нормативной, справочной и библиографической информации) и интернет-публикации (правительственные сайты, сайты органов государственного управления, образовательные и научные сайты, сайты СМИ).
По срокам хранения: постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение; постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение; временного срока хранения.
К ИР постоянного срока хранения, подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных, научно-исследовательские базы данных, инернет-публикации государственных органов, отдельные сайты НИИ и учебных заведений (по решению ЭПК БелНИЦЭД).
К ИР постоянного срока хранения, не подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных организаций, имеющих лицензию Департамента по архивам и делопроизводству на постоянное хранение ИР или заключенный с Департаментом договор на продление сроков хранения документов.
К ИР временного срока хранения относятся информационные базы данных прикладного и вспомогательного характера, которые хранятся в организации до минования надобности.
Некоторые исследователи в ИР включают ИТ. Информационные технологии – технологии, ориентированные на получение, обработку и передачу информации. Их цель – производство информации для её анализа человеком и принятие на его основании решения по выполнению какого-либо действия.
Основные характеристики . Предметом обработки являются данные. Целью процесса – получение информации. Средства осуществления процесса бывают программными, аппаратными, программно-аппаратными вычислительными комплексами.
Процесс обработки данных разделяется на операции в соответствии с данной предметной областью. Выбор управляющих воздействий на процесс должен осуществляться лицами, принимающими решение.
Критерием оптимизации процесса является своевременность доставки информации пользователю, её надёжность, доступность и полнота.
Новые ИТ – технологии с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующие персональные компьютеры и телекоммуникацию.
Основные принципы новых ИТ:
1. Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером.
2. Интегрированность с другими программными продуктами.
3. Гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.
Проблемы:
1. Выработка соглашений и стандартов, протоколов для компьютерной связи.
2. Организация защиты и безопасности информации.
Базовые ИТ:
Технологии программирования;
Телекоммуникационные технологии;
Базы данных;
Технологии обработки изображений;
Экспертные системы (анализируют информацию, на основе этого анализа принимается решение);
Технологии криптографии.
Прикладные ИТ:
Системы поддержки принятия решений;
Геоинформационные системы – сбор, обработка картографической информации;
Системы автоматизированного проектирования (САПР: AutoCad).
К обеспечивающим ИТ относятся микроэлектронные базы средств вычислительной техники.
Некоторые исследователи включают в ИР персонал.
Для построения системы управления ИР (СУИР) в организациях важны все составляющие ИР. Для создания информационной инфраструктуры организации и системы регулирования, использования ИР эти элементы тоже важны. Должен быть решен вопрос о порядке создания ИР, получения, предоставления и передачи информации, доступа к ней, порядок её использования (в или за пределами организации).
Качество и степень полноты ИР особенно важны для удовлетворения потребностей организации. Их важнейшим индикатором являются неудовлетворенные запросы пользователей. Постоянный мониторинг степени соответствия информационных потребностей ИР позволяет выявить и устранить проблемы.
8. Управление документацией (УД)
УД следует отличать от делопроизводства и ДОУ. Разработками в области УД занимаются такие организации, как ЮНЕСКО, Международный Совет архивов (МСА), ISO.
В 1976 г. МСА с Международной организацией по УД был создан Комитет по УД. Его основными целями были:
1. Выявить связь между УД и архивами и содействовать развитию сотрудничества в области взаимных интересов, образования, разработки стандартов и терминологии.
2. Способность применения технических достижений, представляющих интерес, к методам работы архивов и в области УД.
3. Обеспечивать консультативную и практическую помощь всем странам в разработке и осуществлении программ УД.
Целями УД в организации является:
1. Точное и полное документирование политики и деятельности организации.
2. Контроль за объёмом и качеством создаваемых документов.
3. Разработка механизма контроля за содержанием документов с целью предотвращения создания ненужных документов, а также повышения эффективности операций с ними.
4. Упрощение деятельности систем и процессов создания, хранения и использования документов.
1) управление центром документации;
2) составление графиков контроля за документами;
3) управление хранением дел в организации;
4) управление машиночитаемыми и электронными документами;
5) управление информационно-поисковой службой (ИПС);
6) управление перепиской;
7) управление формами документов.
УД охватывает весь жизненный цикл документа. Создание – установление необходимого перечня документов, их названий и функциональных назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение ИТ для составления документов.
Хранение и использование документированной информации предусматривает развитие системы передачи информации, телекоммуникаций, средств копирования и тиражирования документов.
Передача ИР на постоянное хранение в архив. Хранение документов третьей стороной – аутсорсинг.
Управление архивами следует начать с составления номенклатуры дел. Затем провести проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование консервации и реставрации документов, систематизацию архивных фондов, обеспечить доступ к документам.
Стандарты в области УД
В рамках ISO осуществляется сотрудничество между национальными организациями, с Международной электронно-технической комиссией, Международным союзом электронной связи, всемирным почтовым союзом, Европейской экономической комиссией ООН. В ISO есть Технический комитет 46 «Информация и документация».
Международные стандарты не имеют обязательного характера для стран-участниц. В РБ – Госкомитет по стандартизации. Он проводит разработку проектов международных стандартов, определяет позицию РБ при голосовании по принимаемым стандартам.
Уровень гармонизации наших и международных стандартов приблизительно равен 60%. Существует 3 степени их соответствия.
1. Идентичная: они равнозначны по техническому содержанию, структуре и изложению (как правило, аутентичный перевод).
2. Модифицированная: содержат технические отклонения, которые можно разъяснить.
3. Неэквивалентная: имеются изменения в структуре и содержится незначительная часть требований международных стандартов.
Проблемы автоматизации УД
информационный хранение безопасный
Понятие, условия формирования и основные составляющие информационной среды организации
На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования для решения задач управления организацией.
В последние годы заметные достижения в области осмысления роли информации в деятельности организаций связаны с развитием информатики -- науки, изучающей процессы передачи, обработки и хранения информации. В результате проведенных исследований было установлено, что в практических задачах управления информация выступает как объективная категория, исполняющая роль регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей среды. Точно так же система внутриорганизационных информационных связей обеспечивает учет воздействия свойств внутренней среды на работу организации.
Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии любой организации. Чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень информатизации организации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выживанию в условиях конкуренции.
Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчеркнуть два основных фактора.
Первый из них обусловлен тем, что информация, используемая в производственном процессе, носит производительный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необходимого для выпуска конечного продукта. Особенно наглядно это свойство проявляется в деятельности фирм, для которых информация является предметом и продуктом труда. К ним следует отнести государственные и частные организации, занимающиеся координацией и управлением деятельностью других организаций, в том числе и маркетинговые агентства. Предметом деятельности последних является информация о состоянии рынка и действиях его субъектов, а результатом труда является информация, используемая в системах управления организаций. Вторая особенность воздействия информатизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятельному объекту привело к созданию нового научного направления -- информационной экономики.
Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью -- обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.
Классическая теория информации определяет информацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо. Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную. В основе понятий «информация» и «информационное взаимодействие» лежат сигнал и субъект, принимающий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него.
По мере развития организации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потребность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.
Субъективное восприятие информации (компанией, коллективом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправленных систем, коими и являются организационные системы.
Своевременное перераспределение информации в организации, как правило, отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник. В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам информации: открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно знать, кому и какую информацию можно передавать. Работники информационной службы должны хранить и структурировать информацию, а также готовить ответы на информационные запросы в удобном для работы виде.
В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяются два направления:
- - информационный обмен с окружающей средой;
- - коммуникации внутри организации.
Информационный обмен с окружающей средой включает:
- - входную информацию;
- - выходную информацию.
Входная информация включает следующие виды информации:
- - информацию о структуре рынка (маркетинговая информация);
- - информацию о деятельности государственных органов, которая содержит всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций;
- - информацию о социально-экономическом состоянии общества.
Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание привлекательного имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность - это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Другим источником объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются документы, материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности.
Л.Н. МАЗУР,
г. Екатеринбург, Российская Федерация
ДОКУМЕНТ КАК ЭЛЕМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЫ ОБЩЕСТВА
Ekaterinburg, Russian Federation
Document as an element of the information environment of society
«Человеку без документов
строго воспрещается существовать!»
(М.А. Булгаков. «Собачье сердце»)
“A man is strictly forbidden to exist without documents”
(Mikhail Bulgakov “Heart of a Dog”)
Аннотация
В статье рассматриваются дискуссионные вопросы, связанные с уточнением понятия документ. Предлагается рассматривать его в контексте информационных коммуникаций как разновидность сообщения, созданного средствами письменных технологий и адаптированного к ним. Перспективный подход к пониманию документа предложен А.В. Соколовым, который рассматривает документ с точки зрения коммуникационных процессов. На разных исторических этапах складываются доминирующие формы сообщений: это устное сообщение (древность), письменное сообщение/документ (цивилизация); электронная запись/код (информационное общество). В этом случае «сообщение» (message) выступает родовым понятием и представляет собой закодированную с использованием различных знаковых систем информацию о чем-либо, предназначенную адресату. Сообщения содержат реквизиты, они выполняют функции удостоверения и информационного сопровождения сообщений, обеспечивая эффективность коммуникаций. Набор и особенности презентации/оформления реквизитов зависят от информационных каналов передачи сообщений. В статье рассматриваются различные варианты удостоверения и информационного сопровождения устного, письменного, электронного сообщения. Отмечена преемственность реквизитов устного и письменного сообщения и кодификация их в формуляре письменного документа. Одной из серьезных проблем современных управленческих коммуникаций является попытка механистического переноса набора реквизитов письменного документа на электронный. Электронная коммуникационная среда меняет систему реквизитов, создавая новые. Таким образом, документ необходимо воспринимать как элемент информационной среды письменного общества, одну из форм сообщения.
The article discusses issues concerning the redefining of the concept of document. The author proposes to regard it in the context of information communications as a variety of message created by writing technologies, and adapted for them. A. V. Sokolov, who considers the document from the point of view of communication processes, offers a promising approach to understanding document. On different historical stages there are different dominant forms of communication: oral communication in Antiquity, written messages / documents for civilization; electronic record / code for the information society. Thus, ‘message’ acts as a generic term and represents information coded with the use of various sign systems, which is intended to the addressee. Messages include requisites that serve as requisites and information support of messages and ensure communication efficiency. Selection and features of presentation/registration of requisites depend on information channels used in the message transmission. The article assesses a variety of the requisites and forms information support for the oral, written, electronic messages. The author underscores the continuity of requisites of the oral and written messages and their codification in a form of written document. Attempting to mechanically transfer a set of a written document requisites to a digital one present serious problems for the contemporary administrative communications. Digital communication environment changes the set of requisites and generates new ones. Thus, the document should be regarded as a part of the information environment of the writing oriented society and one of the communication forms.
Ключевые слова
Документ, информационные коммуникации, сообщение, реквизиты.
Document, information communications, message, requisites.
Документ представляет собой удивительное явление. Он является инструментом власти, включен в жизнь каждого человека, фиксируя ее ключевые моменты – рождение, брак, смерть, образование, работу и проч. Он является основным информационным каналом для официальных коммуникаций, управления, науки и образования, руководит нашими мыслями и поступками, определяя нормы и образцы, т.е. документ приобретает свойства тотальности своего присутствия и влияния везде и на все, сопровождая и отражая жизнь человека и общества. Выделяются несколько уровней документирования общественных процессов: личный/персональный; организационный (уровень учреждений, предприятий и организаций); государственный (уровень региона, государства); глобальный (межгосударственный и общемировой). И везде роль документа очень значима, поскольку он выступает элементом той информационной среды, в которой мы существуем. А его место определяется набором выполняемых функций и особенностями информационных технологий, которые в итоге влияют на структуру, вид и свойства документа.
Одновременно с пониманием места и роли документа в нашей жизни, мы замечаем его многоликость, разнообразие форм и видов. Устойчивый образ документа у нас ассоциируется с текстом на бумажном носителе, оформленным с соблюдением определенных правил. Этот образ, который мы можем рассматривать как базовый, получил закрепление в различных нормативных документах, словарях и соответствует особенностям письменных коммуникаций. Помимо этого традиционного варианта существуют другие – исторические и электронные документы. Исторические документы отличаются разнообразием носителей – папирус, пергамент, глиняные таблички, береста и даже каменные стелы. Электронный документ появился сравнительно недавно и отличается от эталонного бумажного варианта тем, что, благодаря техногенному происхождению, не доступен для непосредственного восприятия. Мы можем видеть только образ документа, формируемый компьютерной системой на основе электронного кода. Причем место его хранения может располагаться где-то далеко от места проекции, что нередко воспринимается как отрыв от материального носителя. В условиях развития облачных технологий такая ситуация становится вполне привычной.
Сегодня мы находимся на стадии перехода от письменной цивилизации к глобальному информационному обществу, переживая все сложности и проблемы социокультурных трансформаций. Выход из состояния информационного кризиса всегда связан не только с созданием новых информационных технологий, но и овладением ими. Собственно, этот процесс и составляет суть информационной революции. Ее особенностью является то, что появление новых технологий не отменяет традиционные, а расширяет, дополняет их, неизбежно создавая конфликтные ситуации. Первоначальной реакцией на появление новых технологий является отрицание возможности их использования. Было время, когда в средневековом обществе грамотность рассматривалась как грех. Сейчас эта реакция часто выражается в противопоставлении компьютера и книги, компьютера и человека. Разрешение конфликта предполагает адаптацию и интеграцию старых и новых информационных технологий.
Учитывая общие тенденции развития информационных технологий и информационной среды, мы можем уточнить представления об эволюции того, что сегодня называется документом, т.е. закрепленной на материальном носителе информации. На ранних этапах развития человечества, когда устные технологии были основным каналом коммуникаций (вплоть до изобретения книгопечатания и появления массмедиа) понятие «документ» соотносится с вещественными символами удостоверения устного сообщения. С развитием письменности документ приобретает знакомую нам форму письменного текста, закрепленного преимущественно на бумажном носителе, с характерными для него реквизитами удостоверения. В эпоху цифровых технологий сущность документа сводится к системе метаданных, тогда как само сообщение, представляя собой набор электронных сигналов (код), становится сущностью, неподконтрольной и не воспринимаемой чувствами человека. В этом случае документ в своей эволюции проходит цикл от реквизита устного сообщения – к полноценному документу (текст + реквизиты + материальный носитель) – и снова к набору реквизитов (метаданных).
Таким образом, документ необходимо воспринимать как элемент информационной среды письменного общества, одну из форм сообщения, созданного с применением письменных технологий. Господствующие информационные технологии определяют видовые трансформации используемых в обществе форм презентации информации (устное сообщение – документ – электронный код), из которых формируется информационный ресурс. Все они являются подчиненными по отношению к родовому понятию «сообщение» и выступают как его разновидности.
Список литературы
1.Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В. Н. Автократов. – М.: РГГУ, 2001. – 439 с.
2.Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации / В.Д. Банасюкевич // Советские архивы. – 1974 . – № 4. – С. 15-21.
3.Банасюкевич В.Д. Вопросы формирования теории документоведения / В. Д. Банасюкевич, А. Н. Сокова // Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб. науч. тр. – М.: ВНИИДАД, 1983. – С. 5-27.
4.Бондарь В.А. Современные концептуальные подходы к изучению понятия «документ» / В.А. Бондарь // Гуманитарные науки в Сибири. – 2014. – № 4. – С. 98-102.
5.Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов // Международный форум по информации и документации. – 1992. – Т. 17. – № 1. – С. 8-16.
6.Зиновьева Н.Б. Теория документирования: учебно-методическое пособие. – М.: Профиздат, 2011. – 209 с.
7.Кузнецова Т.В. Институциональный аспект управленческого документа / Т.В. Кузнецова // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота: доклады и сообщения на девятой Международной научно-практической конференции. 5-6 декабря 2002 г. – М.: ВНИИДАД, 2003. – С. 219-220.
8.Ларин М.В. Развитие понятия «документ» / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2000. – № 1. – С. 5-9.
9.Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития / К.Г. Митяев // Вопросы архивоведения. – 1964. – № 2. – С. 27-37.
10.Михайлов А.И. Основы информатики / А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Наука, 1968.
11.Орлова Г. Изобретая документ: бумажная траектория российской канцелярии // Статус документа: окончательная бумажка или отчужденное свидетельство? – М.: Новое литературное обозрение, 2012. – С. 19-53. Электронный ресурс. Режим доступа: http://gefter.ru/archive/6790
12.Плешкевич Е.А. О понятии «документ» в документоведении и других науках / Е.А. Плешкевич // Научно-техническая информация. Сер. 1. – 2004. – № 4. – С. 10-15.
13. Сокова А.Н. К вопросу о документной систематике / А.Н. Сокова // Советские архивы. – 1976. – № 4. – С. 29-38.
14.Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации: учеб. пособие / А.В. Соколов. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. – 461 с.
15.Столяров Ю.Н. Термины, производимые от слова «документ» / Ю.Н. Столяров // Научные и технические библиотеки. – 2000. – № 10. – С. 64-68.
16.Суровцева Н.Г. Проблемы формирования единой терминосистемы в области управления документацией в стандартах различных систем менеджмента (на примере сравнения стандартов серии 9000 и серии 30300) / Н.Г. Суровцева // Делопроизводство. – 2014. – № 1. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?309 (Дата обращения: 10.04.2015).
17.Ханпира Э.И. О терминоэлементах «документационный», «документный», «документальный» / Э. И. Ханпира // Советские архивы. – 1984. – № 3. – С. 23-24.
18.Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги: учеб. пособие / Г.Н. Швецова-Водка. – М.: Рыбари; К.: Знания, 2009. - 487 с.
19.Швецова-Водка Г.Н. Документ в свете ноокоммуникологии / Г.Н. Швецова-Водка. – М.: Литера, 2010. – 384 с.
20.Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. – 1999. – № 1. – С. 74-78.
1.Avtokratov V. N. Teoreticheskie problemy otechestvennogo arhivovedenija . M.: RGGU, 2001. 439 p.
2.Banasjukevich V. D. Voprosy terminologii upravlencheskoj dokumentatsii . Sovetskie arkhivy. 1974. no. 4. Pp. 15-21.
3.Banasyukevich V. D., Sokova A. N. Voprosy formirovanija teorii dokumentovedenija . Razvitie sovetskogo dokumentovedeniya (1917-1981). M.: VNIIDAD, 1983. Pp. 5–27.
4.Bondar" V. A. Sovremennye konceptual"nye podhody k izucheniju ponjatija ‘dokument’ . Gumanitarnye nauki v Sibiri. 2014. no. 4. Pp. 98–102.
5.Gel"man-Vinogradov K. B. Dokumental"naja pamyat" noosfery kak novyj ob""ekt poznanija (k postanovke problemy) . Mezhdunarodnyj forum po informatsii i dokumentatsii. 1992. Vol. 17. no. 1. Pp. 8–16
6.Zinov"eva N. B. Teorija dokumentirovanija: uchebno-metodicheskoe posobie , M.: Profizdat, 2011. 209 p.
7.Kuznecova T.V. Institucional"nyj aspekt upravlencheskogo dokumenta . Dokumentacija v informatsionnom obshhestve: unifikacija i standartizacija mezhvedomstvennogo i korporativnogo dokumentooborota: doklady i soobshchenija na devjatoj Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferentsii. 5–6 dekabrja 2002 g. M.: VNIIDAD, 2003. Pp. 219–220.
8.Larin M. V. Razvitie ponjatija ‘dokument’ . Deloproizvodstvo. 2000. no. 1. Pp. 5–9
9.Mitjaev K.G. Dokumentovedenie, ego zadachi i perspektivy razvitija . Voprosy arhivovedenija. 1964. no. 2. Pp. 27–37.
10. Mihajlov A. I. Osnovy informatiki . Moskva: Nauka, 1968
11. Orlova G. Izobretaja dokument: bumazhnaja traektorija rossijskoj kanceljarii . In: Status dokumenta: okonchatel"naya bumazhka ili otchuzhdennoe svidetel"stvo? M.: Novoe literaturnoe obozrenie, 2012. Pp. 19–53
12. Pleshkevich E. A. O ponjatii ‘dokument’ v dokumentovedenii i drugih naukah . Nauchno-tekhnicheskaja informacija. Ser. 1. 2004. no. 4. Pp. 10–15.
13. Sokova A. N. K voprosu o dokumentnoy sistematike . Sovetskie arhivy. 1976 no. 4. Pp. 29–38.
14. Sokolov A. V. Obschaja teorija social"noj kommunikacii: ucheb. posobie . St Petersburg: Mihajlov, 2002. 461 p.
15. Stoljarov Ju. N. Terminy, proizvodimye ot slova ‘dokument’ . Nauchnye i tehnicheskie biblioteki. 2000. no. 10. Pp. 64–68.
16. Surovceva, N. G. Problemy formirovanija edinoj terminosistemy v oblasti upravlenija dokumentaciej v standartah razlichnyh sistem menedzhmenta (na primere sravnenija standartov serii 9000 i serii 30300) . Deloproizvodstvo. 2014. no. 1. .
17. Hanpira E. I. O terminoelementah ‘dokumentacionnyj’, ‘dokumentnyj’, ‘dokumental"nyj’ . Sovetskie arhivy. 1984. no. 3. Pp. 23–24
18. Shvecova-Vodka, G. N. Obshhaja teorija dokumenta i knigi: ucheb. posobie , M.: Rybari; Kiev: Znanija, 2009. 487 p.
19. . Shvecova-Vodka G. N. Dokument v svete nookommunikologii . M.: Litera, 2010. 384 p.
20. Jankovaja V. F. Terminologija dokumentacionnogo obespechenija upravleniya . Deloproizvodstvo. 1999. no. 1. Pp. 74–78
Мазур Людмила Николаевна, доктор исторических наук, заведующая кафедрой документационного и информационного обеспечения управления Уральского федерального университета им. первого Президента РФ Б.Н. Ельцина, г. Екатеринбург, Российская Федерация, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Masur Ljudmila Nikolaevna, PhD of History, head of the Department of document and information support of management of the B. N. Yeltsin Ural Federal University, Yekaterinburg, Russian Federation, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки .
Что такое организация? Как рассматривают субъект «организация» теоретики менеджмента? Организация - это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию. Субъект «организация» рассматривается и как целостный организм (по А. Файолю
- «единство материального и социального»), и как весь трудовой коллектив. Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации.
Фирма должна постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социокультурные и физико-экологические факторы.
Известно, насколько зависит предприятие от изменений во внешней среде. Анализ благоприятных внешних возможностей и угроз деятельности предприятия предполагает сбор, обработку, оценку значимости для предприятия важнейших изменений во внешней среде (экономической, социальной, технической, политической, международной).
б. Среда косвенного воздействия на организацию
Внешняя среда характеризуется:
взаимосвязанностью факторов, выражающей уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие;
сложностью, определяемой количеством факторов, на которые предприятие должно реагировать, и уровнем их вариативности;
динамичностью, отражающей относительную скорость изменения внешней среды под влиянием изменений в технике и технологии, конкуренции и др.;
неопределенностью, оцениваемой количеством информации, имеющейся в распоряжении предприятия, и ее качеством.
Итогом анализа состояния и тенденций изменений внешней среды предприятия является перечень угроз и открывающихся благоприятных возможностей для предприятия.
Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау). На внутренние информационные потоки влияют производственные и кадровые параметры. Производственные параметры включают характеристики хозяйственных стратегических областей, организации и хода производственного процесса, фирменной культуры, применяемой техники и т.п. К кадровым параметрам относят психологические особенности персонала, личные амбиции, возможности профессионального развития, готовность к кооперации.
Какой подход может быть применен консультантом для анализа внутренней среды организации? Для анализа внутренней среды организации применим системный подход, так как организация состоит из множества частей (элементов, тесно связанных между собой).
Современные методы преобразования предприятия связаны с информационными технологиями, поэтому они затрагивают не только организацию, но и ее информационную систему.
Запомнить!
Информационная система - это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.
Иначе говоря, информационная система - это комплексное сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации.
Как и в любой системе, важно, чтобы компоненты ИС работали вместе, были совместимы, минимально избыточны, максимально полны и хорошо согласованы друг с другом.
Создание новой информационной системы приводит к большим, чем смена оборудования и программного обеспечения, изменениям. Проектируя новую информационную
систему, мы перепроектируем организацию в целом. Это влечет за собой изменения в работе, квалификации, управлении бизнес-процессами.
Относящиеся к внешней среде факторы, внешние по отношению к организации, влияют на создание и структуру информационных систем.
Примерами внешних воздействий являются:
- увеличивающиеся затраты на использование рабочей силы, сырьевых и информационных ресурсов;
- конкурентоспособные действия других организаций;
- изменения в законодательстве и нормах государственного контроля.
С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые свободно заменяют капитал и рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость.
Информационные технологии, уменьшая материальные и иные средства на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать общие затраты. С их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.
Кроме того, как считают специалисты:
с переходом от централизованного управления к децентрализованному встал во - прос о создании такой информационной технологии, с помощью которой можно было бы обеспечивать необходимой информацией менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации;
использование информационной технологии должно нивелировать организационную сложность предприятия;
использование информационной технологии должно обеспечить коммерчески выгодные интерфейсы и сжатие внутрифирменной и внешней информации;
выбранная информационная технология должна обеспечить соответствующую коммуникационную структуру, в том числе коммуникационную структуру виртуальных предприятий (реализация современных высокопроизводительных организационных проектов, например создание виртуальных организаций, без жесткой привязки производственных участков к определенному месту требует полного использования потенциала информационных технологий с помощью телекоммуникационных средств);
информационная технология должна обеспечивать интеграцию децентрализованных систем (организационным рычагом могут стать виртуальные межотраслевые предпринимательские группы)1.
Исследование поведенческой теории дало несколько доказательств того, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные сложные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга.
По их оценке, информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование. Применение новых информационных технологий позволяет организации:
- быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды;
- сокращать продолжительность периода от разработки товара до его выведения на
- обеспечивать качество «с первого раза»;
- производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ;
- сокращать сроки доставки;
- четко выполнять заказы;
- использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей;
- оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс;
- оперативно реагировать на развитие конкуренции.
- Как вы понимаете термин «организация»?
- Расскажите, что представляют собой внешние и внутренние информационные потоки в организации.
- Объясните, почему для анализа внутренней среды организации применим системный подход.
- Расскажите, что такое информационная система.
- Дайте характеристику внешней среды организации. Из каких элементов она состоит?
- Объясните, как информационные технологии влияют на организацию.
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росар- хива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить.
В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении.
Оправдавшие себя на практике, рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ - это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники.
В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот».