При жестком лимите времени выработались устойчивые речевые формулы, закрепленные за той или иной ситуацией и облегчающие выбор словесной формы передачи информации. Так, например, при переходе ко второй части (введение собеседника в курс дела) часто используют следующие фразы:

В отсутствие визуального контакта реактивные реплики должны быть более энергичными. Трубка не должна «молчать»: для говорящего это означает, что его не слушают или слушают невнимательно. Реактивные реплики типа «Да-да», «Хорошо», «Понятно», «Так-так» сопровождают сообщение.

При переходе ко второй, а затем к третьей части (обсуждение ситуации) говорящими часто используются приемы перефразирования и авторизации информации (авторизация – ссылка в речи на источник информации).

Иногда из-за плохой слышимости, большого объема информации, которую трудно воспринять на слух, абоненты используют реплики корректирующего характера:

– Вы не могли бы повторить…
– Простите, я не расслышал…
– Вы меня слышите?
– Вы поняли мое сообщение?
– Вы меня не так поняли…
не совсем верно поняли…
неправильно поняли…

Вот еще ряд советов, которые помогут вам лучше соблюсти телефонный этикет:

1 . Если там, куда вы звоните, вас не знают, со стороны секретаря будет вполне уместно попросить вас представиться и узнать, по какому поводу вы звоните. Назовите свое имя и кратко изложите причину звонка..

2 . Большой наглостью и грубым попранием этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому вы звоните, только чтобы вас поскорее с ним соединили.

3 . Консультант по вопросам карьеры Нелла Беркли утверждает, что самое грубое нарушение делового этикета - не перезвонить, когда вашего звонка ждут. Вы должны перезвонить при первой возможности и уж никак не позднее, чем в течение суток.

4 . Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом можно позвонить еще раз, или сказать, когда и где вас можно будет легко найти. Чтобы не быть прикованным к телефону, назовите несколько мест, в которых вы будете находиться.

5 . Если разговор предстоит длительный или надо обсудить ситуацию, или подробно расспросить человека о чем-то по телефону, назначьте разговор на такое время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу с вами.

6 . Сейчас все чаще телефонные компании по всей стране предлагают телефоны-определители, на которых загорается номер телефона, с которого вам звонят, и по этому номеру или по иным признакам вы можете узнать, кто звонит. Поскольку вы можете решать, брать трубку или нет, надо быть очень осмотрительным, чтобы не отпугнуть или не смутить звонящего, которого вы могли опознать по его номеру, не произносите его имени, пока он сам не сделает этого. Вашему собеседнику было бы очень неуютно знать, что "Старший Брат" следит за ним повсюду. К тому же до сих пор нет окончательного правового решения относительно того, этично ли применять подобные системы, или это является посягательством на частную жизнь. Помните об этом, если и вам случается посмотреть, кто звонит, прежде чем поднять трубку.

7 . Никогда не говорите по телефону с набитым ртом, не жуйте и не пейте. Если во время разговора вы чихнули или закашляли, постарайтесь прикрыть трубку рукой, чтобы этого не было слышно. Если вам покажется, что собеседник все слышал, надо сказать "извините".

8 . Если звонит телефон, а вы уже говорите в это время по другому аппарату и не можете прерваться, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Если можно, спросите у второго по какому номеру перезвонить и кого позвать. Скажите: "Я сейчас уже говорю по другому телефону. Можно вам перезвонить, когда закончу?" За исключением случаев самой крайней необходимости, не прекращайте начатый разговор, поскольку, отдав предпочтение второму собеседнику, вы можете обидеть первого, который решит что вы с ним меньше считаетесь. Однако, если разговор по существу с первым собеседником уже закончен и вы просто не знаете как его прекратить, то тут ваши слова о том, что вам необходимо поговорить с другим человеком, будут как раз прекрасным выходом из положения.

Если разговор с первым собеседником очень напряженный, вы, разумеется, можете просто не ответить на гудки второго аппарата. Если вы опасаетесь, что эти гудки смутят собеседника, скажите ему просто: "Мне тут звонят, но мне не хочется прерывать наш разговор. Не волнуйтесь, если надо, перезвонят". Так вы покажете, что следите за нитью беседы и не позволяете внешним помехам, пусть даже это будут звонки по телефону, нарушить ход важного разговора.

9 . Если вы уверены, что этот звонок связан с тем, что ваш номер выбран компьютером, можете совершенно спокойно класть трубку. Недавно я услышала об одном страховом агенте, который запрограммировал свой компьютер так, чтобы тот автоматически обзванивал за выходные до двух тысяч человек, оказывается, затраты на такое безличное обзванивание окупались, даже если удавалось сбыть один единственный полис.

10 . Если вам предстоит обстоятельный телефонный разговор с покупателем или заказчиком, постарайтесь увидеться с ним хоть один раз. Это знакомство позволит вам закрепить сотрудничество, и ваши телефонные контакты в дальнейшем приобретут гораздо более личный характер. Вы сэкономите много часов телефонного общения в будущем, потратив на свидание каких-то четверть или полчаса.

11 . Если вам кажется, что разговор может затянуться, начните с вопроса: "У вас есть сейчас время для разговора?"

12 . При общении с очень занятыми людьми договоритесь о "телефонном дне" и строго ему следуйте.

Как вежливо закончить телефонный разговор

Легко представить себе ситуацию, в которой многие чувствуют себя очень неловко, когда необходимо сказать, что вы не можете больше говорить по телефону. Труднее всего закончить разговор с теми, кто либо просто не в меру болтлив, либо беспрестанно отвлекается на подробности, де имеющие прямого касательства к делу. Вам, может "быть, и не надо бежать на совещание или куда-то в данный момент звонить, но продолжая разговор, мы не сделаем остальной работы, а потом пропустим встречу, назначенную на более поздние часы. Нельзя говорить собеседнику, что он слишком много говорит, что вы устали его слушать или, что все сказанное им очень далеко от существа дела. Чтобы прекратить разговор с многоречивым собеседником, не обидев его при этом, необходима деликатность. Тон вашего голоса должен выражать искреннюю заинтересованность темой беседы, но вам приходится говорить то, что говорят обычно: "Как бы мне хотелось поговорить с вами подольше, но я вынужден вернуться к брошенным делам", или: "Спасибо, что позвонили, но у меня сейчас срочное дело".

Существуют разные обстоятельства, которыми можно воспользоваться для того, чтобы прервать разговор, не обидев собеседника, но лучше, если они присутствуют в действительности, а то вам придется жить с ощущением вины за вынужденное вранье:

"Не хочу вас прерывать, но мне пора входить, а то боюсь опоздать на заседание".

"Простите, подошло время очередной встречи, мне пора идти".

"Очень приятно с вами разговаривать, но мне сейчас надо звонить еще в одно место. Можно, я перезвоню вам попозже?"

"Я прервал переговоры, когда вы позвонили. Простите, мне надо их продолжить".

"Я сейчас занят, могу я вам перезвонить?"

"Очень рад был вас слышать, но сейчас мне надо уйти".

Заканчивать телефонный разговор надо так, как вы закончили бы служебную записку, то есть какими-то предложениями, касающимися будущих шагов, например:

"Давайте обсудим все еще раз через несколько дней".

"Я вам в следующий понедельник позвоню".

"Позвоните, когда у вас что-то проясните" с нашей встречей".

"Давайте еще разок поговорим и прикинем, что у нас в итоге получилось".

Очень существенным с точки зрения реализации речевого замысла является результирующий этап .

Заключительные фразы, предшествующие выходу из контакта

Вызывающий	Принимающий
- Кажется, все обсудили (обговорили)	- Все?
-Вот, пожалуй, и все	-У вас все ко мне?
-Вот и все	- Вы закончили?
- Договорились?	- По этому вопросу, кажется, все?
- Обо всем договорились?	- Еще что-нибудь?
- Вы удовлетворены?	-Да, пожалуй
Вызывающий	Принимающий
- Что-нибудь еще?	-Да-да, конечно!
- Больше никаких уточнений и дополнений не будет?	- Кажется, ничего
- Вы что-то еще хотите сказать?	- Нет
	- Нет, что вы!

Благодарят за информацию, предложение, приглашение, поздравление, помощь:

– Спасибо за предложение, мы обсудим возможность участия в выставке.

– Благодарю вас за приглашение и с удовольствием его принимаю.

– Очень признателен вам за помощь.

– Должен (должна) поблагодарить вас за консультацию.

Извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок, за долгий разговор (большое количество вопросов), за беспокойство в нерабочее время, за поздний звонок, за прерывание разговора по каким-то причинам, за неверное соединение:

– Прошу прощения за то, что беспокою вас в выходной день…
– Примите мои извинения за слишком долгий разговор (за большое количество вопросов)…
– Извините за то, что отрываю вас от дел…
– Извините за затянувшийся разговор…

Выражают надежду на скорую встречу, на благоприятное решение вопроса, исход дела.

Заключение

Разговаривать по телефону это искусство. Один телефонный звонок может сделать больше, чем несколько долгих и представительных бесед. Быстрота и дальность связи можно отнести к несомненным преимуществам телефона, но и пользоваться им нужно крайне осторожно. Возможность улыбок, дружеских рукопожатий, располагающей мимики и поз здесь отсутствует, и вы можете даже не заметить, как неосторожным словом или звуком обидите собеседника, а потом будете долго недоумевать: что же случилось?

Зачастую по телефону разговаривают совершенно незнакомые люди, поэтому влияние телефонного разговора на формирование первого впечатления о человеке трудно переоценить. Поэтому, будьте вежливы и внимательны, не поддавайтесь на провокации, вот основные правила общения по телефону.

Литература :

Кузин Ф.А. Делайте бизнес красиво. - М.: Прогресс, 1995. - с. 297

Ягер Джен. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М.: Джон Уайли энд Санз, 1995. - с.285

Вечер Л.С. Секреты делового общения. – Минск: «Вышейша школа», 1996

Кукушин В.С. Психология делового общения. Учеб. Пособие. – М.: ИКЦ «МарТ», Ростов – н/Дону,2003. – 368 с.

Мицич П. Как проводить деловые беседы. – М.: Экономика, 1987

Мокшанцев Р.И. Психология коммуникации на переговорах. Учеб. Пособие. – М.: ИНФРАМ.,Новосибирск,2004 – 360 с.

Опалев А.В. Умение обращаться с людьми... Этикет делового человека. - М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1996

Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. - М.: «Анкил» Инфа-ли, 1994

Стереотипные, стандартные фразы

10) приветствия : Здравствуйте, Рад вас приветствовать, Добрый день!

11) просьб, вызванных разными причинами: Вы не могли бы повторить… Вы не могли бы перезвонить попозже? Вы не могли бы говорить громче? Повторите, пожалуйста, еще раз эту информацию. Вам не трудно позвонить завтра после обеда?

12) благодарности: Благодарю вас…. Признателен (признательна) вам… Должен (должна) поблагодарить (за звонок, за ценную информацию, за участие, за совет, за предложение, за помощь и т.п.);

13) извинения: – Прошу прощения за то, что.… Примите мои извинения за … Извините за то, что.… Извините за …. (за беспокойство, за долгий разговор, за беспокойство в нерабочее время, за поздний звонок, за неверное соединение и т.д.).

14) пожелания в конце беседы : Всего доброго! Всего хорошего! Позвольте пожелать вам удачи! Удачи вам! Успешной поездки! и т.п.

15) ответы на просьбы: Хорошо, передам; Да, пожалуйста;

16) ответы на слова благодарности: Не стоит благодарности! Мне приятно это было сделать для вас;

17) ответы на извинения: Не беспокойтесь по этому поводу; Все в порядке; Ничего страшного;

18) ответные пожелания: И вам всего доброго! До встречи! До свидания; И вам всех благ.

Нетелефонный разговор

Нетелефонный разговор – это разговор на темы, которые в обществе не принято обсуждать по телефону.

Не принято обсуждать по телефону политические вопросы, подробности личной жизни своих знакомых с упоминанием их имен и фамилий, личные секреты людей

43.Условия эффективного телефонного разговора.

44.Общее понятие о терминологии и терминах.

Терминологию науки образует совокупность прочно установленных в данной науке терминов. Термин (от лат. terminus– граница, предел) – слово или словосочетание, представляющее собой название строго определенного понятия какой-либо специальной области науки, техники, искусства.

Как известно, первоначально изложение научных мыслей было в виде художественных повествований (научные труды Пифагора, Платона, Лукреция). Создание в Древней Греции устойчивой научной терминологии привело к отделению научного стиля от художественного. Впервые появилась греческая философская терминология, в которой важную роль сыграл Аристотель. Латинская философская терминология возникла в результате влияния греческой философии. Первыми переводчиками греческих терминов на латинский язык были ТеренцийВаррон и Цицерон.

45.Общенаучные и узкоспециальные термины.

Терминологическая лексика распадается на две группы: термины узкоспециальные и термины общенаучные. Узкоспециальныетермины существуют в рамках отдельных наук: математики, физики, химии, информатики и т. д. Они характеризуются довольно сильной функциональной обособленностью, зачастую известны лишь специалистам (нафтенаты, персептрон, латерит, гумус), в силу чего использование их в непривычной сфере затрудняет понимание содержания, что ограничивает их употребление в иных стилях. Общенаучные термины встречаются в различных областях научной деятельности, они знакомы практически всем носителям языка, их называют общепонятными (гипотеза, молекула, спряжение, гравитация).

46.Терминологическая лексика. Основные требования, которым должен соответствовать термин.

В современных условиях все более важным требованием, предъявляемым к термину, является его международный характер, соответствие международным стандартам. Этому требованию отвечает использование латинских и греческих корней, приставок, суффиксов (см. Приложение 2). Знание международных словообразовательных элементов позволяет быстро и правильно, не обращаясь к словарям, определить значение нового термина.

47. Деловые письма. Типы деловых писем

Деловые письма – обобщенное название различных по содержанию документов для внешнего пользования, являющихся средством письменного общения юридических и физических лиц в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

В зависимости от содержания и назначения деловые письма могут быть следующих типов: сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-ответ, оферта (письмо-предложение), рекламация (письмо-претензия).

48.Перечень возможных реквизитов в деловых письмах.

Главное требование к деловому письму – убедительность. При адресации письма официальному лицу вначале отмечается должность, затем Ф.И.О. в дательном падеже и только потом адрес. Если оно адресовано не должностному лицу, то указывается название организации в именительном падеже.

Документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами (от лат. requisitum – «требуемое, необходимое»). Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Совокупность реквизитов и их расположение называют формуляром документа.

Реквизитами отправителя могут являться: Государственный герб страны; наименование организации; почтовый адрес; номера телефонов, факсов; адрес электронной почты.

Реквизитами заголовочной части являются: дата составления письма; регистрационный номер; ссылка на дату документа, на который даётся ответ; заголовок к тексту.

Реквизитами адресата (получателя) могут быть: наименование организации в именительном падеже; должность; фамилия и инициалы в дательном падеже; почтовый адрес получателя.49.Этика и этикет деловой речи. Основные правила делового этикета.

Этика (отгреч. ethiká – «обычай, нрав») – учение о морали, нравственности. Термин «этика» впервые употребил Аристотель (384-322 до н. э.) для обозначения практической философии, которая должна была дать ответ на вопрос, что мы должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки.

Под речевым этикетом понимаются разработанные правила речевого поведения, система речевых формул общения. Владение речевым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека, способствует приобретению авторитета, порождает доверие и уважение. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяет человеку чувствовать себя уверенно и непринужденно. Неукоснительное следование правилам речевого этикета членами коллектива того или иного учреждения, предприятия создает благоприятный психологический климат, поддерживает положительную репутацию всей организации. В настоящее время создана целая система речевых формул для каждой речевой ситуации.

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Деловые встречи имеют строгий регламент. Для этого заранее намечается круг обсуждаемых проблем и проводится тщательная подготовка к встрече. Практика показала, что из десяти бесед, которые подготовлены заранее, семь проходят успешно, а из десяти неподготовленных – только три. Подготовка к деловой беседе предполагает обоснование делового предложения, знание о собеседнике, подбор материалов и документов для введения собеседника в курс дела, продумывание вопросов к партнеру. Для делового разговора с целью достижения договоренности можно рекомендовать следующий сценарий: вступительная часть, информирование, аргументация, ответы на вопросы, нейтрализация возражений, достижение договоренности, подписание документов, заключительная часть.Некоторые правила делового этикета .

Прийти на встречу нужно не менее чем за 15 минут. Входить в кабинет следует после осведомления «Можно?». Здороваться лучше, когда подходите ближе к хозяину кабинета. Мгновенному установлению контакта способствует приветливая улыбка, доброжелательный взгляд. Если произошло вынужденное опоздание, следует извиниться и приступить к делу.

Поведение хозяина определяется его знанием этикета, настроением, отношением к посетителю. Деловую даму, входящую в кабинет, мужчине следует приветствовать, встав из-за стола.

Существует множество вариантов начала беседы. Если собеседник заговаривает о своих проблемах и заботах, нужно дать ему возможность высказаться. Если собеседник расположен к беседе, возможен прямой подход – напомнить ему о предмете предстоящего разговора. В противном случае началом разговора может служить прием «снятие напряженности», когда беседа начинается с приятных фраз общего характера или тактичного комплимента (партнеру, интерьеру, организации и т. д.)

50.Имидж современного делового человека

Ухоженность

Прежде всего надо заботиться о лице и волосах, так как оно всегда в центре внимания во время деловых встреч. Руки также всегда на виду.

Поддержание формы

Бодрость, энергичность, подтянутость всегда свидетельствуют об успешность, тем более, что быть в хорошей физической форме- это модно и престижно.

Гардероб

Внешний вид делового человека, его одежда должны создавать впечатление уверенности и стильности. Его костюм не должен быть не в меру ярким или вызывающе роскошным. Внешний облик - это первый шаг к успеху, поскольку для потенциального партнера или клиента костюм служит определенным кодом, свидетельствующим о степени стабильности и надежности делового человека.
Дорогая, но чуть консервативная одежда способствует имиджу преуспевающего делового человека, однако только в том случае, если его поведение и следование этикету безупречны, а речь соответствует нормам. Одежда должна быть самого лучшего качества, которое можно себе позволить, а гардероб умело согласован.

Как уже говорилось, телефон играет важную роль в профессио­нальной жизни менеджера. Этикетные формы общения занимают в те­лефонном деловом разговоре довольно большое место. Кроме обязательной этикетной рамки, представления абонентов, к этикетным ри­туалам относятся:

Постоянные просьбы, вызванные самыми разными причинами:

Вы не могли бы позвонить попозже?

Вы не могли бы говорить погромче?

Повторите, пожалуйста, еще раз эту информацию.

Передайте, пожалуйста, Николаю Николаевичу, что звонили из "Трансавто " по вопросу текущих платежей.

Вам не трудно позвонить мне завтра после обеда?

Фразы благодарности: благодарят за звонок, за ценную инфор­мацию, за участие, за совет и т.п.:

Благодарю вас за предложение, мы обязательно рассмотрим его в бли­жайшее время и позвоним вам.

Спасибо вам за участие, мы с благодарностью принимаем вашу по­мощь;

Извинения: извиняются за несанкционированный звонок, за зво­нок в нерабочее время, за поздний звонок, за прерывание разговора по каким-то причинам, за вынужденно длинный разговор, за неверное со­единение и т.п.:

Это 321-64-15? Извините, я ошибся.

Извините за поздний звонок.

Извините за затянувшийся разговор:

пожелания в конце беседы. Как правило, это стандартные фразы:

Всего доброго! Всего хорошего! Всех благ! Позвольте пожелать вам удачи! Удачи вам! Успешной поездки! Разрешите пожелать осуществления всех ваших планов!

ответы на просьбы:

Хорошо, передам; Да, пожалуйста; Пожалуйста; Нет, не трудно;

Ответы на слова благодарности:

Не стоит благодарности! Ну что вы! Это моя обязанность; Мне при­ятно это было сделать для вас;

Ответы на извинения:

Ничего страшного; Не беспокойтесь по этому поводу; Все в порядке;

Ответные пожелания:

И вам всего доброго! До встречи! До свидания; И вам всех благ.

Давайте посмотрим, какую часть от общего лексического состава телефонного диалога занимает этикетная лексика*.

* Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М„ 1993.

А. - Алло. Я хотел бы поговорить с господином Зайцевым.

Б. - Я у телефона.

А. - С вами говорит Роберт Девис, представитель фирмы "Максвел".

Б. - Очень приятно. Слушаю вас.

А. - Мне хотелось бы до начала переговоров кое-что уточнить.

Б. - Пожалуйста. Я вас слушаю.

А. - Изменилась ли цена квадратного метра экспозиции в связи с ин­фляцией?

Б. - Да, конечно. Сейчас один квадратный метр площади в павильоне стоит двенадцать долларов, а на открытой площадке - восемь.

А. - Спасибо. Это все, что я хотел узнать.

Б. - Если у вас возникнут еще какие-нибудь вопросы, звоните. Я к вашим услугам.

А . - Спасибо. В случае необходимости я обязательно воспользуюсь вашим предложением. Всего доброго.

Б. - До свидания.

Как видно из этого коротенького телефонного разговора, этикет­ная лексика представляет значительную часть всего лексического со­става устной спонтанной диалогической речи.

Этикетные формулы выполняют рольконтактоустанавливающих средств: С вами говорит Роберт Девис, представитель фирмы "Максвел". Я хотел бы поговорить с господином Зайцевым.

Они же выполняют функциюволеизъявления, выражающуюся в просьбах, приглашениях, разрешениях, предложениях и т.п.: Звоните; эмотивную функцию (связанную с выражением эмоций): Очень при­ятно; Очень рад.

Этикетные фразы регулируют подачу информации: Спасибо. Это все, что я хотел узнать. Таким образом, этикет не только регули­рует отношения общающихся, но и является средством рациональной организации телефонного диалога. Это очень важно ввиду строгой регламентации времени телефонного делового общения.

В заключение приведем восемь важных "не", относящихся к куль­туре общения по телефону, из книги Эмили Пост "Этикет":

1. Не спрашивайте, если набрали неправильный номер: "Куда я попал?", "А какой это номер?" Просто уточните: "Это 555-34-56?"

2. Нельзя, сняв трубку и ответив, сейчас же говорить: "Минутку" и застав­лять звонящего ждать, пока справитесь со своими делами. Если вы решитель­но никак не можете разговаривать, например, потому, что должны открыть дверь, скажите: "Я перезвоню вам через несколько минут", - и не забудьте вы­полнить данное обещание.

3. Не рискуйте набирать номер по памяти, если не вполне уверены, что по­мните его.

4. Не играйте в не очень остроумную игру "Угадай, кто?", если ваши кол­леги не узнают ваш голос.

5. Не спрашивайте; "Что вы делаете в субботу во второй половине дня?", если хотите предложить какое-то дело в это время. Этот вопрос заранее пред­полагает отказ, если собеседник занят, либо неопределенный ответ. Вы може­те поставить его в неловкое положение, заставляя признаться, что в субботу вечером он ничем не занят. Лучше объясните, в чем дело, и предложите, если собеседник свободен в это время, встретиться с ним.

6. Не говорите «Алло», когда снимаете трубку, если вы работаете в крупной фирме. Лучше произнести ее название.

7. Не забывайте, что разговоры с занятыми людьми надо вести по возмож­ности кратко.

8. Не позволяйте вошедшему во время телефонного разговора посетителю слушать вас, а попросите зайти через несколько минут или прекратите на время разговор.

Вступительная часть (установление связи, приветствие и взаимные представления);

Информирование о деле (введение собеседника в курс дела и постановка вопросов);

Развитие темы (обмен информацией, высказывание мнений, обсуждение ситуации, ответы на вопросы и нейтрализация возможных возражений);

Конец разговора (заключительные фразы, обобщающие тему разговора, этикетные фразы, прощание).

Основные требования к телефонному разговору

Лаконичность, краткость выражения мысли;

Логичность, однозначность в выражении мысли;

Информативность речи;

Речевая грамотность, отсутствие повторов;

Спокойный, дружелюбный тон;

Вежливость, тактичность, доброжелательность;

Четкое произношение слов, особенно фамилий и чисел;

Основные правила деловой телефонной коммуникации

Заранее готовиться к телефонному разговору, ясно представлять цель разговора;

Обязательно поздороваться в начале телефонного разговора и попрощаться по его завершении;

Обсуждать только неотложные вопросы;

Внимательно слушать собеседника, не прерывать и не перебивать его, соблюдать регламент;

Звонить по служебным делам в нерабочее время, в праздничные дни на номер домашнего или мобильного телефона только в случае предварительной договоренности или крайних обстоятельств;

Не звонить по служебным делам утром до 9 часов и вечером после 22 часов (кроме случаев срочного сообщения);

Не пользоваться телефоном в местах, где посторонние звуки

Нарушают права граждан на покой, отдых или составляют опасность

Для технических служб.

Если связь прервалась, перезванивает инициатор телефонного разговора;

Основные речевые этикетные формы в деловом телефонном разговоре

Стереотипные, стандартные фразы

1) приветствия : Здравствуйте, Рад вас приветствовать, Добрый день!

2) просьб, вызванных разными причинами: Вы не могли бы повторить… Вы не могли бы перезвонить попозже? Вы не могли бы говорить громче? Повторите, пожалуйста, еще раз эту информацию. Вам не трудно позвонить завтра после обеда?

3) благодарности: Благодарю вас…. Признателен (признательна) вам… Должен (должна) поблагодарить (за звонок, за ценную информацию, за участие, за совет, за предложение, за помощь и т.п.);

4) извинения : – Прошу прощения за то, что.… Примите мои извинения за … Извините за то, что.… Извините за …. (за беспокойство, за долгий разговор, за беспокойство в нерабочее время, за поздний звонок, за неверное соединение и т.д.).

5) пожелания в конце беседы : Всего доброго! Всего хорошего! Позвольте пожелать вам удачи! Удачи вам! Успешной поездки! и т.п.

6) ответы на просьбы: Хорошо, передам; Да, пожалуйста;

7) ответы на слова благодарности: Не стоит благодарности! Мне приятно это было сделать для вас;

8) ответы на извинения :Не беспокойтесь по этому поводу; Все в порядке; Ничего страшного;

9) ответные пожелания :И вам всего доброго! До встречи! До свидания; И вам всех благ.

Нетелефонный разговор

Нетелефонный разговор – это разговор на темы, которые в обществе не принято обсуждать по телефону.

Не принято обсуждать по телефону политические вопросы, подробности личной жизни своих знакомых с упоминанием их имен и фамилий, личные секреты людей.

Практический блок

Вопросы для обсуждения и закрепления

1. Что представляет собой телефонная коммуникация?

2. Почему нужно грамотно разговаривать по телефону?

3. Какие элементы включает в себя телефонное общение?

4. В чем заключаются основные правила телефонного этикета?

5. Какие этикетные формы общения возможны в телефонном деловом разговоре?

6. Какие темы относят к «нетелефонным разговорам»?

Задание 1 . Проанализируйте деловой телефонный разговор. Выделите смысловые части телефонного разговора. Внесете ли вы коррективы в реплики собеседников? Что изменится в случае внесения корректировок?

А. - Алло?

Б. - Здравствуйте, это кафедра?

А . - Да, кафедра. А что вы хотите?

Б . - Скажите, это кафедра физики?

А . - Да, что вы хотите?

Б. - Можно узнать, когда будет преподаватель Ахметов А.А.?

А . - Сегодня… после обеда.

Б . - Это когда?

А . - С трех до шести вечера.

Б. - Ладно. Спасибо.

Задание 2. Составьте телефонный разговор в соответствии с предложенной ситуацией. Выделите смысловые части телефонного разговора. По окончании каждого разговора проведите их анализ.

Ситуация № 1 .Вы позвонили своему сокурснику, чтобы узнать расписание учебных занятий, на звонок ответила его мама.

Ситуация № 2. Вы позвонили в деканат, чтобы узнать, когда начинаются учебные занятия и имеется ли их расписание.

Ситуация № 3. Вы позвонили студенческую поликлинику, чтобы узнать, когда принимает врач Оспанов А.О.

Задание 3. Вам предстоит телефонный разговор (тема разговора и ситуация – произвольны). Подберите речевые этикетные формулы для того, чтобы во время телефонного разговора выразить

1 вариант : согласие, одобрение

2 вариант : несогласие, неодоб­рение

3 вариант : отказ, сомнение

Задания для СРО

1.Используя навыки ведения делового телефонного разгово­ра, обзвоните несколько учреждений. Проанализируйте разговоры, укажите, соблюдали ли ваши собеседники требования и правила телефонной коммуникации, были ли среди них не­профессиональные «ответчики». Постарайтесь исправить найденные ошибки. Запишите один из телефонных разговоров.

2. Запишите сами или попросите друзей записать ваш телефонный разговор. Проанализируйте свой разговор, допускали ли вы ошибки при телефонном разговоре, какие именно, при необходимости внесите коррективы. Оцените звучание своего голоса. Сформулируйте основные правила пользованием телефоном.

Этикетные фразы, сопровождающие завершение телефонного раз­говора, должны использоваться адекватно ситуации. Благодарят за ин­формацию, предложение, приглашение, поздравление, помощь:

- Спасибо за предложение, мы обсудим возможность участия в вы­ставке.

- Благодарю вас за приглашение и с удовольствием егопринимаю.

- Очень признателен вам за помощь.

- Должен (должна) поблагодарить вас за консультацию.

Извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок,задолгий разговор (большое количество вопросов), за беспокойство в нерабочее время:

- Прошу прощения за то, что беспокою вас в выходной день.

- Примите мои извинения за слишком долгий разговор (за большое ко­личество вопросов)...

- Извините за то, что отрываю вас от дел...

Выражают надежду на скорую встречу, на благоприятное решение вопроса, исход дела. Формулы прощания в русском языке, как и фор­мулы приветствия, насчитывают не один десяток выражений и слов. В сфере делового общения наиболее употребительны следующие:

Пример делового телефонного разговора*

* Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М., 1993. С. 71.

А. - Алло. "Интерконгресс".

Б. - Здравствуйте. Я вам вчера звонила относительно симпозиума.

А. - Добрый день. Слушаю вас.

Б. - Вы можете предоставить нам помещение на сто тридцать-сто сорок человек?

А. - Да. Мы можем забронировать для вас конференц-зална стопятьдесят мест.

Б. - Это нам подходит, спасибо. А как оформить аренду мебели?

А.- В заявке нужно точно указать названия всех предметов и их коли­чество.

Б. - Как отправить вам заявку?

А. - Вы должны отправить на наш адрес гарантийное письмо.В немвы и укажите все виды услуг и их стоимость.

Б. - Понятно. Письмо можно отправить и по почте, и по факсу?