Р ассмотрим состав и оформление документов коллегиальных органов, некоторые обязательные и новые аспекты их содержания на примере коллегиального исполнительного органа «оперативного» уровня (условно назовем его Правлением). Т.е. мы покажем общую деловую практику, без учета специфики отдельных коллегиальных органов, которая устанавливается на законодательном уровне (этим вопросам за последние месяцы мы посвятили несколько отдельных статей).

Состав документов

Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

• органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),
• органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),
• органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),
• органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, ­правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.

В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа.

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов , которая обычно называется функциональным документным комплексом . В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и ­полномочиями органа, в котором они создаются.

Таблица 1

Примерный состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающего деятельность коллегиального исполнительного органа (Правления)

Свернуть Показать

На основе данного примера можете проверить состав документов коллегиального органа в своей организации, уточнить его, а также возложить или делегировать ответственность за правильное формирование дел и обеспечение сохранности документов как минимум на секретаря Правления, корпоративного секретаря или службу делопроизводства, организовывать их взаимодействие в процессе обеспечения деятельности коллегиальных органов, чтобы при смене председателя Правления или корпоративного секретаря удобно было бы передать ­ответственность за документы по акту приема-передачи дел по должности.

Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении).

При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию - оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть ­оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа).

А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы , удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются:

• в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо
• вышестоящим органом управления по мере их разработки.

Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и ­юридичсекая служба.

Перечисленные в Таблице 1 документы в своей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальным органом решений . Она может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений, это:

• регистрационно-контрольные карточки и
• отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе ­вопросов, подразделений, исполнителей, сроков).

Если организация небольшая, не является источником комплектования архива , при этом руководство осознает, что «информация и документы - это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления» , которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения ­определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома:

Таблица 2

Свернуть Показать

Такой порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет в процедурах слияния и поглощения, в ходе внутренних проверок и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, проводимой по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу принятых решений . При этом, конечно же, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности.

Если организация является источником комплектования архива , то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными - в соответствии со сроками хранения в ­отдельных делах будут собираться:

• организационные документы;
• планы работы;
• протоколы;
• документы к заседаниям, включая проекты решений;
• документы о подготовке заседаний.

Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административные и технические подготовительные мероприятия (см. в Таблице 3 документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете). Кроме того, деятельность коллегиальных органов отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации (также ­отражены в Таблице 3).

Таблица 3

Документы, в которых также отражается деятельность коллегиального органа, но входящие в другие функциональные документные комплексы (по административно-хозяйственной / административно-организационной функции и по функции бюджетирования)

Свернуть Показать

«Лучшие практики» показывают, что компетенцию, полномочия коллегиальных органов необходимо конкретизировать в положениях и регламентах, которые разрабатываются на основании устава и с учетом требований действующих нормативных правовых актов. Наличие данных документов рассматривается как один из показателей качества управления организацией. Основные требования к их составлению мы изложили во мнении к статье о регламентации деятельности ­коллегиальных органов.

Рассмотрим справочно-информационные и распорядительные документы.

Приведем примеры оформления документов, которые вам необходимо будет направить участникам при подготовке заседания коллегиального ­органа.

Окончательно утвержденную повестку дня очередного совещания необходимо направить членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, добавив в нее как минимум информацию о лицах, приглашаемых на заседание, его месте и времени (Пример 1). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Пример 1

Свернуть Показать

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников вашей организации, которые не являются членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (Пример 1) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту. А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение (Пример 2).

Пример 2

Приглашение на совещание «сторонним» лицам в форме письма

Свернуть Показать

Распорядительные документы по результатам совещания

Протокол

Рассмотрим подробно составление и оформление протокола - документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения. В его типовой формуляр входят следующие реквизиты :

• полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата (конкретная дата либо период, если заседание продолжалось 2 или 3 дня, например, 01-03.04.2015, или 01.04.2015 - 03.04.2015, или 01-03 апреля 2015 г.);
• индекс (в пределах срока полномочий коллегиального органа или в пределах календарного года для оперативных совещаний при руководителе);
• место составления;
• вид заседания (на том месте, на котором в других распорядительных документах оформляется заголовок к тексту);
• формализованные части текста пока не оформились как самостоятельные реквизиты и рассматриваются как отдельные элементы текста:
  • состав присутствующих (председатель; секретарь; список присутствовавших членов коллегиального органа; приглашенные лица, если таковые были). Отметим, что инициалы оформляются после фамилии. Должности членов коллегиального органа не указываются, т.к. это постоянный состав, где «все друг друга знают», а вот для приглашенных лиц должности принято указывать перед Ф.И.О. (а если человек приглашен из сторонней организации, то ее полное наименование включается в наименование его должности);
  • повестка дня, которая представляет собой список вопросов в форме заголовков к последующему тексту. По каждому вопросу принято указывать еще и докладчика;
  • факультативная отметка о способе документирования заседания коллегиального органа. Например:
    • «Заседание стенографировалось с 15:00 до 17:15 мск»;
    • «Заседание проводилось в форме видеоконференции с 20:00 до 21:05 мск. Системный администратор Петров П.Р.»;
    • «Заседание записывалось на диктофон. Ответственный - секретарь Косова И.И.»;
  • текст протокола составляется по формуле СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому пункту повестки дня. Правда, в кратком варианте протокола первые 2 элемента этой ­триады отсутствуют, т.е. документируется только принятое решение;
• подписи.

Обратите внимание: отметку о наличии приложений после текста и перед подписями в протоколе оформлять не принято. Достаточно рядом с документом, являющимся приложением и упомянутым в тексте, написать ­«(прилагается)», «(Приложение № 1)» или «Текст доклада прилагается».

Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть:

• место проведения заседания (адрес помещения, офиса);
• время начала и общее время заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание;
• дата подписания протокола;
• способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте).

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи ­протоколы подразделяются на:

• краткие и
• полные , которые в свою очередь могут быть:
  • подробными текстовыми (текстовый способ документирования),
  • стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений),
  • фонографическими (звукозапись),
  • видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций).

Полные протоколы должны содержать запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения каждого вопроса, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т.п. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полными протоколами обычно документируется проведение общих ­собраний акционеров и заседания совета директоров.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Т.е. протокол после повестки дня содержит краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме: НОМЕР ВОПРОСА - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ (этот вариант показан в Примере 15 у п. 2 повестки дня в статье « »).

Примеры оформления полного и краткого протоколов, которые могут быть использованы в государственных органах и органах местного само­управления, приведены в Приложении № 16 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). На их основе абсолютно все организации, включая коммерческие, могут самостоятельно разработать и утвердить в составе соответствующего регламента форму протокола, которым будет документироваться принятие решений коллегиального органа с учетом уровня управления и статуса ­коллегиального органа. В регламентах удобно сразу закрепить, что ­протоколы:

• заседания Правления должны быть подробными текстовыми (как в Примере 10) и сразу утвердить форму протокола,
• а оперативные совещания, которые проводит еженедельно руководитель подразделения:
  • документируются краткими протоколами либо
  • проводятся в форме видеоконференции с последующим оформлением краткого текстового протокола или даже без него, но тогда с обязательным составлением поручений в форме ­распорядительного ­документа оперативного характера (как в Примере 13).

Прокомментируем путь от черновика к оригиналу . Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом либо секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности. А протоколы оперативных совещаний, которые проходят под ­председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или их помощники.

Секретарь заседания (по должности или избранный) при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, электронные презентации, ­информационные справки, проекты решений и др.

Необходимо помнить, что составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком . Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой, видеозаписью или фонограммой, отредактирован и оформлен в течение 1-5 дней после заседания. Поэтому и важно установить в регламенте работы коллегиального органа конкретный срок оформления оригинала протокола как официального документа. После голосования принятое решение не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, за точность отражения в протоколе той формулировки решения, которая была представлена на голосование и получила силу официального коллективного решения, председатель и секретарь ­заседания несут ­юридическую ответственность.

Заметим также, что формулировка «Разное» в повестке дня, которая оформляется до заседания как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, вполне допускается. А вот в оформленном протоколе она неуместна, т.к. документ составляется после заседания, когда уже возможно точно сформулировать все фактически рассмотренные вопросы и зафиксировать порядок принятия решений по ним.

Основную трудность представляет составление и оформление текста полного протокола. Секретарь заседания должен работать почти как синхронный переводчик, т.к. доклады, вопросы, выступления он «переводит» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям в соответствии с требованиями делового стиля русского литературного языка.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам. Разберем каждый из них.

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика без наименования должности (СЛУШАЛИ кого?), ставится тире и после него обычно кратко записывается содержание доклада. Т.к. доклад и его презентация представляются заранее, они в обязательно подписанном и датированном виде оформляются в статусе официального приложения к протоколу.

Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 3). Если текст основного доклада заранее подготовлен, то при оформлении протокола удобно использовать и другой прием - кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку «Текст доклада ­прилагается» (Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - доложил об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Отметил, что она полностью переработана и соответствует требованиям вступивших в действие с 01 января 2015 г. нормативных правовых актов. Предложил утвердить Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

Пример 4

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Текст доклада прилагается.

Вопрос: Все ли группы мероприятий учтены в Политике информационной безопасности на ближайший период?

Да, все группы мероприятий в соответствии с установленными группами и видами рисков информационной безопасности.

Вопросы к докладчику и последующие вопросы к каждому из выступающих, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с новой строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, ­допускается не указывать (см. Пример 4).

Все выступления по обсуждаемому вопросу оформляются после слова «ВЫСТУПИЛИ» от границы левого поля прописными буквами, после него также ставится двоеточие. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ кто?). После тире в форме косвенной речи ­записывается краткое или подробное содержание выступления.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В деловой практике за каждым из этих слов закрепилась своя сфера употребления. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках само­управления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление слова ­«РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, органов управления, т.е. «власть» ). В протоколах заседаний правлений, комитетов, президиумов, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных органов «оперативного» уровня управления (исполнительные органы) правильным считается употребление глагола «ПОСТАНОВИЛИ».

Соответствующее слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него опять же ставится двоеточие (см. Пример 5). Далее с красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы. Структура номера следующая: сначала идет номер вопроса повестки дня, потом точка и далее - номер решения при рассмотрении этого вопроса (например, 1.1 и 1.2, далее - 1.3 и т.п.). Если по вопросу принято единственное решение, его номер все равно должен иметь 2 части, разделенные точкой ­(например, 1.1).

• что сделать - в какой, с какого или на какой срок?

• кому - что сделать - к какому сроку? (п. 2.1 в Примере 5) либо
• что сделать - к какому сроку? Ответственный - наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить и ввести в действие с 01 мая 2015 г. Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

2.1. Начальнику управления безопасности Петрову И.В. довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и ­региональных представительств. Срок - 28.04.2015.

Пример 6

Свернуть Показать

2.1. Довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и региональных представительств к 28.04.2015. ­Ответственный - начальник управления безопасности Петров И.В.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно» (этот краткий вариант показан в Примерах 7 и 8, а более подробный - в Примере 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). Соблюдение данной формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов, решения финансового характера и т.п. В иных случаях оно ­факультативно, потому в наших Примерах 5 и 6 отсутствует.

Вопросы, по которым необходимо оформлять в протоколе результаты голосования, должны быть обозначены в локальном нормативном акте, регламентирующем деятельность коллегиального органа. Но некоторые организации такую дифференциацию не устанавливают, а всегда ­фиксируют результаты голосования.

Хотя если решения коллегиального исполнительного органа приняты единогласно , то в распорядительных пунктах протокола результаты ­голосования обычно не указываются (см. Пример 10).

Пример 7

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

За - 6, против - 0, воздержались - 1.

Пример 8

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

4.1. Включить начальника управления безопасности Туранцева О.М. в состав ­членов Технологического комитета с 20.04.2015.

Единогласно.

Подписи председателя и секретаря коллегиального органа (по должности или избранных для выполнения этих обязанностей на данном заседании) оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются двумя-тремя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Удостоверения протокола печатью обычно не требуется.

Пример 9

Свернуть Показать

По общему правилу протокол подписывает председатель коллегиального органа и его секретарь, но возможны и иные варианты, например, добавление подписей всех членов коллегиального органа (см. Пример 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). ­Данный момент также должен определяться организационными ­документами.

Пример 10

Подробный протокол с продольным центрованным расположением реквизитов ­заголовочной части

Свернуть Показать

Выписка из протокола

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола необходимы не только для направления принятых решений на исполнение, но и для информирования о них всех заинтересованных лиц, имеющих право на информацию (в корпоративном управлении они называются стейкхолдерами, ими могут быть и контролеры, регуляторы, и простые граждане).

В последнее время в качестве формы представления информации о решениях коллегиальных органов часто используется выписка из протокола, которую имеет право удостоверять своей подписью секретарь (заседания или коллегиального органа), правильно оформляя отметку о заверении копии и удостоверяя ее печатью организации. В Примере 11 она оформлена в соответствии с рекомендациями ГОСТа 6.30-2003. Дополнительно в ней можно сделать факультативную запись о месте хранения протокола (Пример 12) в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х - этот вариант особо актуален для ­представления копий и выписок по требованию контролирующих органов.

Выписка из протокола - это копия части его текста , в ней реквизиты заголовочной и оформляющей частей документа остаются практически без изменений (нет только личных росчерков подписантов). Образец оформления выписки см. в Примере 17 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов

Для информирования о принятых решениях можно открыть доступ к электронному образу протокола в СЭД либо раздать его заверенные копии (с оформлением заверительной надписи по образцу из Примера 11 или 12), но только тем руководителям подразделений и сотрудникам, которые имеют соответствующие права доступа к служебным документам (видеть / читать все документы).

Поручение

Одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам, является поручение коллегиального органа. Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления.

Поручение в последние 10-15 лет закрепилось в составе подсистемы распорядительной документации как новый вид документа, издаваемый, как правило, на основе единоначалия. Поэтому заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.

Для оформления поручения удобнее угловое расположение реквизитов, т.к. ответственный исполнитель оформляется на площади, ­отведенной обычно для реквизита «адресат» справа.

Пример 13

Поручение с угловым расположением реквизитов заголовочной части

Свернуть Показать

Такая анкетная форма представления текста поручения удобна для постановки его на контроль и предоставляет возможности даже для автоматического составления документа по утвержденной типовой форме на основе протокола при условии, что его проект формируется в ­электронном виде в информационной системе.

Сроки хранения

Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу) , в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - ПТУД).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться ­номенклатурой дел.

Пример 14

Свернуть Показать

Ст. 18 г) ПТУД устанавливает постоянный срок хранения протоколов совещаний, которые проводит руководитель организации. Если это совещание по стратегически значимым вопросам, которые входят в полномочия первого лица организации, то срок хранения действительно постоянный. Но если руководитель собирает разовые оперативные совещания или председательствует на заседаниях корпоративного совета (статус оперативного собрания руководителей всех подразделений, свое­образная «планерка», а не орган управления, предусмотренный уставом), то необходимо учитывать примечание (2) к статье 18 г), и тогда можно установить срок хранения ­протоколов корпоративного совета 5 л. ЭПК.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний ­основной срок хранения поручений и выписок - 5 л. ЭПК .

Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор - Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

Бюллетени для голосования, протоколы общего собрания акционеров и счетной комиссии, а также порядок хранения этих и других документов собрания вы найдете в статье «Документируем результаты годового общего собрания акционеров »

Управление разными компаниями или всем государством осуществляется не одним человеком, а группой лиц, для чего формируются коллегиальные органы. Они могут использоваться в разных сферах деятельности, а также обладают разнообразными параметрами. Коллегиальный орган — это определенная группа специалистов, обладающих образованием и опытом в конкретной сфере, которые занимаются управлением доверенным ведомством.

Плюсы такого способа управления

Коллегиальный орган — это достаточно распространенный способ управления различными компаниями или государственными учреждениями. К плюсам применения этого метода относится то, что работает совместно несколько специалистов, что позволяет принимать действительно правильные и рациональные решения.

Следует разобраться не только в том, что такое коллегиальный орган, но и какие его виды существуют, а также какими особенностями они обладают.

Наиболее эффективным такой метод управления считается в случае, если члены такой организации обладают одинаковым образованием, схожим мышлением и они приблизительно одного возраста. Поэтому объединяются в группы экономисты и управленцы, а также работники разных служб, имеющие соответствующий опыт работы.

Нередко, наоборот, формируется коллегиальный орган, в основе которого лежит объединение людей, обладающих разной точкой зрения в отношении того или иного вопроса. Это приводит к возникновению споров, на основании которых могут приниматься наиболее верные и действенные решения.

Существует несколько видов таких советов, причем все они имеют свое предназначение и особенности.

Совещательный

Такой коллегиальный орган — это разнообразные коллегии, или комиссии. Они наиболее часто встречаются в государственных учреждениях. Рассматриваются специалистами многочисленные вопросы:

• варианты принятия различных управленческих решений;
• обсуждение всех вопросов, касающихся работы конкретной организации;
• аккумулируются знания различных специалистов, а также собираются многочисленные мнения, что позволяет за счет коллективного опыта находить лучшее решение любой задачи;
• учитываются интересы каждой группы.

Совещательные коллегии не принимают какие-либо решения, так как в их задачи входит только обсуждение разнообразных вопросов, а также предоставление советов или рекомендаций. Руководитель имеющегося учреждения на основании полученной информации принимает решение.

Управляющий

Такой коллегиальный орган — это специальный совет, предназначенный для управления учреждением. Все решения, которые им принимаются, являются обязательными в исполнении, но они не должны нарушать Устав организации.

Наиболее часто такие управляющие советы формируются в многочисленных государственных образовательных учреждениях.

Информационного характера

Такой коллегиальный орган заключается в формировании специальных советов, на которых руководители разных подразделений делятся информацией. На собраниях контактируют руководители многочисленных отделений одной компании.

Руководитель фирмы информирует остальных участников о разных сложностях, специфических вопросах, принятых решениях или важных событиях. Допускается уточнять меры решения разных задач.

Используется такой совет обычно при наличии крупных компаний, обладающих большим количеством разнообразных подразделений.

Контролирующий

Данное организационное звено обычно выступает органом, разрешающим принятие тех или иных решений, причем предварительно оценивается, соответствуют ли они требованиям и возможностям всей организации.

Контроль может осуществляться над разными направлениями работы фирмы, поэтому он может относиться к решениям, имеющим отношение к общей политике работы, к актам управления, к административным действиям или исполнительной деятельности.

Исполнительный

Коллегиальный исполнительный орган — это специальный совет, обладающий директивными функциями. Он может использоваться в коммерческой или некоммерческой сфере. Порядок и особенности его функционирования должны регламентироваться в Уставе компании, но при этом они не должны нарушать каким-либо образом законодательство.

Нередко в учредительной документации указывается необходимость формирования исполнительного коллегиального совета, а в этом случае он избирается на собрании учредителей.

Коллегиальные обычно представлены исполнительными собраниями. При этом непременно назначается Председатель для них.

Коллегиальные власти выполняет различные функции, к которым относятся:

• управление конкретной организацией, которая может быть коммерческой, некоммерческой или государственной;
• защита интересов фирмы;
• совершение различных сделок на основании данных, содержащихся в уставной документации;
• выдача доверенностей;
• издание приказов, на основании которых могут увольняться работники или приниматься специалисты на работу, а также могут применяться разные санкции, причем они могут быть не только отрицательными, но и положительными.

Могут выполняться и иные функции, если они предусматриваются Уставом организации.

Как принимаются решения?

Коллегиальный исполнительный орган — это специальный совет, состоящий из нескольких специалистов, поэтому решения принимаются ими совместно.

Для этого собираются соответствующие заседания, причем срок, в течение которого они проводятся, определяется советом директоров. Все члены одного органа обладают одним голосом, причем не допускается передавать его другим лицам.

Сколько может быть участников?

Коллегиальные могут состоять из разного количества членов, причем оно зависит от числа сотрудников в организации.

Чем больше работников в фирме, тем из большего количества членов может состоять совет. Если в фирме работает примерно 50 специалистов, то в коллегиальный орган входит 6 человек.

Членами этих органов могут становиться только крупные управленцы компании, представленные директорами или менеджерами, а также обязательно сюда включается сам генеральный директор.

Нюансы работы государственных органов

Разные государственные организации в большинстве случаев представлены коллегиальными органами. Они работают на основании всевозможных принципов, к которым относится:

• учет содержания Конституции;
• приоритетными являются права граждан, поэтому все решения должны приниматься таким образом, чтобы они никак не были ущемлены;
• принцип гласности предполагает, что все принятые решения открыты для общественности;
• непременно членами такого органа выступают только квалифицированные и опытные профессионалы в разных областях;
• при работе таких организаций сочетается единогласность принятия решения с коллегиальностью;
• принцип иерархичности предполагает, что такие органы могут находиться на разных уровнях государственной власти.

Таким образом, коллегиальные органы представлены специальными советами, обладающими многочисленными функциями. Они разделяются на несколько разновидностей, причем каждый вид имеет свое назначение и особенности. Принимаются все решения исключительно путем голосования, поэтому за счет разности мнений различных специалистов удается достичь высоких и нужных результатов.

При использовании различных типов организационных структур важное значение приобретают коллегиальные формы работы. Это ко­митеты, целевые рабочие группы, комиссии, советы, коллегии. Разу­меется, данные формы не представляют собой какого-либо обособленно­го типа структуры. Стоит заметить, что они могут быть постоянными или временными, иметь неодинаковый статус, уровень предоставляемых полномочий и выполнять разные задачи в организации. Коллегиальные органы неред­ко наделяются полномочиями принимать определенные решения, осуществлять руководство (или передавать полномочия по осуществ­лению руководства) Известна практика образования таких органов для выполнения совещательных функций, т. е. представления руко­водителю любого уровня обоснованного мнения по тому или иному вопросу. Изучим подробнее вопросы организации их деятельности и уровня полномочий.

1. Коллегиальный орган информационного характера. На совещаниях ϶ᴛᴏго органа осуществляются контакты между руководителями под­разделений. Их общий руководитель информирует участников сове­щания о сложившейся ситуации, о принятых и намечаемых решени­ях. В результате могут быть уточнены методы реализации решений. Органы информационного характера бывают необходимы прежде все­го на высших уровнях управления. Использование их на низших уров­нях служит для улучшения взаимопонимания, в частности между спе­циалистами (или работниками функциональных подразделений) и ли­нейными руководителями. Деятельность такого органа призвана при­вести к усилению связей и улучшению личных взаимоотношений.

2. Коллегиальный совещательный орган. Такой орган (комитет, экс­пертный совет и т. п.) может иметь задачу изучить какую-либо про­блему и представить заключение о ней. Стоит заметить, что он не заменяет, а дополняет деятельность имеющихся в организации специалистов-экспертов. Следует при ϶ᴛᴏм различать органы, занимающиеся исследованиями, и органы, кᴏᴛᴏᴩые пользуются проведенными исследованиями для со­ставления ϲʙᴏего заключения. Совещательный орган может осуществ­лять деятельность при помощи специалистов или экспертов, когда оказывается возможным объединить их знания по определенной слож­ной проблеме. Встречаются случаи, когда руководитель организации собирает некᴏᴛᴏᴩое число специалистов, работающих в совещатель­ных и штабных службах, для коллегиальной работы. При ϶ᴛᴏм рас­сматриваемый вопрос отличается сложностью и требует знаний раз­личных специалистов, а орган может выполнять некᴏᴛᴏᴩую коорди­нирующую роль.

3. Коллегиальный орган, уполномоченный принимать решения. Такого рода орган может быть использован при отсутствии линей­ного руководителя для выполнения данной функции, а также для ока­зания помощи линейному руководителю в принятии особо важных решений. К примеру, существуют комитеты по принятию решений по вопросам общей политики организации. Такой орган возглавля­ется высшим руководителем организации, а входящие в него руко­водители важнейших подразделений и эксперты играют весьма ак­тивную роль.

4. Коллегиальный орган, осуществляющий контроль. Такое органи­зационное звено реализует по отношению к руководителям главным образом роль органа, дающего разрешение на принятие решений, со­ответствующих определенным требованиям. Стоит заметить, что он же осуществляет контроль за выполнением данных решений. Деятельность коллегиальных органов может охватывать различные направления деятельности ор­ганизации: 1) решения, ᴏᴛʜᴏϲᴙщиеся к общей стратегии и политике; 2) акты управления и административные действия; 3) непосредствен­ную исполнительскую деятельность, реализующую принимаемые ре­шения.

Преимущества такой организационной формы связаны прежде всего с совместной работой группы людей.
Стоит отметить, что особое взаимопонимание между людьми достигается в группах, члены кᴏᴛᴏᴩых характеризуют­сятрадиционно одинаковым поведением и даже специфическими навыками (линейные и функциональные руководители, специалис­ты в области технологии, экономики, коммерческой деятельности и т. п.) При ϶ᴛᴏм обеспечивается координация работы различных служб или работников аппарата управления. Существенно и то, что проис­ходит столкновение различных точек зрения лиц, занимающихся обычно разными видами деятельности, а главное - имеющих неоди­наковые подготовку и опыт. Во многих случаях ϶ᴛᴏ способствует воз­никновению новых идей. Исключая выше сказанное, коллегиальные органы способ­ствуют стабильности организации, поскольку дают возможность оп­ределенному числу руководителей находиться в курсе проблем смеж­ных служб, а также создают условия для подготовки молодых руково­дящих кадров.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Основные методы принятия решений. Применение активизирующих методов принятия решений в компании на примере "Менсей". Методы мозгового штурма, конференции идей, вопросов и ответов. Процесс разработки и принятия управленческих решений и их эффективность.

курсовая работа , добавлен 24.12.2014


Определение целей и системы ценностей предприятия. Необходимость, техника и методы принятия решений. Этапы разработки управленческих решений. Разработка управленческого решения методом коллективного генерирования идей. Основные принципы прогнозирования

курсовая работа , добавлен 22.02.2009


Сущность управленческих решений и их классификация. Процесс разработки, подготовки, реализации и принятия управленческого решения. Методы принятия управленческих решений в физкультурно-спортивной организации. Выбор спортивным менеджером альтернативы.

курсовая работа , добавлен 24.03.2012


Понятие и классификация управленческих решений. Методы и условия принятия решений. Моделирование ситуаций и разработка решений. Процесс управления, целеполагание и оценка ситуации. Процесс принятия управленческого решения и его эффективность.

реферат , добавлен 03.02.2009


Понятие управленческого решения. Классификация управленческих решений. Технология принятия управленческого решения и его реализация. Структура принятия решения. Распределение полномочий на принятие решений. Риск при принятии решений.

дипломная работа , добавлен 06.11.2006


Процесс принятия решения, структура. Управленческие решения, их виды. Модель принятия управленческого решения менеджера. Методы принятия управленческих решений. Исследование основных характеристик, влияющих на процесс принятия управленческого решения.

дипломная работа , добавлен 03.10.2008


Характерные особенности управленческого решения, сущность процесса, процедуры и механизма его принятия. Требования к технологии менеджмента и важнейшие области принятия решений. Анализ организации процесса принятия управленческих решений на предприятии.

дипломная работа , добавлен 19.06.2011


Организация процесса разработки управленческого решения и его экономическая сущность. Цель управленческих решений, их классификация. Алгоритм модели принятия решений, факторы, влияющие на этот процесс. Основные принципы рациональной организации.

контрольная работа , добавлен 23.11.2010

На эффективность работы коллегиальных органов управления влияет ряд факторов:

Продолжительность заседания. Не должна превышать одного академического часа. На практике ввиду отсутствия культуры общения, культуры речи и мышления, общей культуры поведения заседания затягиваются. Часто время «крадут» те участники, кто хочет покрасоваться, продемонстрировать свой ум, независимость; суждений и т. п.

Состав обсуждаемых вопросов. При тщательном отборе состава вопросов, выносимых на коллегиальное обсуждение, можно сократить их количество в два-три раза. На коллегиальное обсуждение должны выноситься вопросы, действительно требующие коллегиального обсуждения.

Количество и состав участников. Численность группы должна находиться в пределах 5-10 человек. Участники заседания должны уметь играть следующие психологические роли:

¦ Председатель: терпимость к чужим решениям и мнениям, толерантность; знание участников группы, «общее руководство».

¦ Ускоритель решений: контролирует содержательный аспект совещания; легко совмещается с председателем.

¦ Генератор идей: способность к нестандартному мышлению, фантазерство.

¦ Оппонент: способность трезво и одновременно непредвзято

Оценивать предлагаемые решения.

¦ Разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой.

¦ Доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда».

¦ Практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения.

¦ Душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.

Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19-21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы.

Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное пре-кращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент - это порядок проведения заседания: последовательность, время

Выступления. Бывают регламентно структурированные и регла-ментно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным.

Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным.

Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом.

Принятое решение должно быть закреплено либо в распорядительском документе (приказ, распоряжение), либо в нормативном документе (документ многоразового использования).