Электронная цифровая подпись — аналог собственноручной подписи, применяемый по отношению к электронному документу. Внедрение и использование систем электронного документооборота в организациях любых форм собственности влечет за собой необходимость применения ЭЦП для гарантий подлинности передаваемых данных.
Что собой представляет ЭЦП?
ЭЦП является параметром электронного документа, имеющим цифровое представление. ЭЦП применима только в контексте электронного обмена данными и может иметь такую же юридическую значимость, как и собственноручная подпись на бумажном документе, если выполняются условия, гарантирующие подлинность и достоверность подписанных документов. Юридическая сила ЭЦП закреплена законодательно ФЗ-№1 от 10 января 2002 г. и ФЗ-№63 от 06 апреля 2011, в редакции от 28 июня 2014 г.
Оба Федеральных закона об электронной цифровой подписи регулируют механизмы применения электронных подписей при совершении сделок в рамках гражданско-правовых отношений, функционировании государственных и муниципальных услуг.
Значимость ЭЦП
ЭЦП предоставляет собой цифровой аналог подписи и печати, связанный с содержанием подписанного документа и используемый в организации электронного обмена данными для подтверждения подлинности отправляемых и получаемых документов.
Функционирование ЭЦП позволяет:
- повысить безопасность и конфиденциальность электронного документооборота, защитить документ от подделки;
- придать электронным данным юридическую силу, равнозначную бумажным документам с подписью и печатью;
- оптимизировать процессы документооборота за счет упрощения и удешевления процедуры обработки и хранения документов;
- использовать единую подпись в электронных торгах, при сдаче разных видов отчетности в государственные и налоговые органы, при визировании и работе с финансовыми документами;
- гарантировать подлинность электронной документации;
- обеспечить возможность согласования с международными системами документооборота.
Сфера применения ЭЦП
В любых областях, где обмен данными регулируется с помощью информационных технологий:
- внутренний электронный документооборот между подразделениями одной организации, а также филиалами;
- документооборот в межорганизационных системах класса B2B и B2C;
- доступ к специализированным информационным ресурсам, например, системы класса «Клиент-банк»;
- передача налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы;
- передача отчетности в Пенсионный фонд;
- передача таможенных деклараций;
- участие в электронных аукционах.
Как работает ЭЦП?
Функциональное применение ЭЦП позволяет подписать электронный документ, проверить подпись владельца на предмет подлинности, а содержание подписанного электронного документа — на предмет внесения изменений после подписания.
Подпись и проверка подлинности выполняются на основе ключей шифрования и дешифрования. Отправитель, используя специальное программное обеспечение и ключ, генерирует последовательность символов, которая становится частью отправляемых данных. Получатель использует то же программное обеспечение и ключ дешифрования, чтобы расшифровать полученные данные и выполнить ряд проверок. Если проверки прошли успешно, значит, полученные данные идентичны отправленным, т.е. не подвергались изменениям после подписания. Генерируемая последовательность символов в этом процессе и есть электронная цифровая подпись.
Чтобы подделать такую цифровую подпись, потребуется или выкрасть ключ шифрования отправителя, или потратить многие годы, перебирая варианты ключей, пока не найдется подходящий.
Как и где получить ЭЦП?
Итак, разберемся в вопросе, где получить ЭЦП физическому лицу и юр. лицу. Сертификаты ключей ЭЦП изготавливает и выдает специализированная организация — удостоверяющий центр (УЦ). В функции УЦ также входит регистрация пользователей, аннулирование, возобновление и прекращение действия сертификатов ключей. УЦ оказывает необходимую техническую поддержку работы ЭЦП. Для получения ЭЦП участнику электронного документооборота нужно обратиться в любой авторизованный удостоверяющий центр.
Актуальный список авторизованных УЦ доступен на сайте единого портала ЭЦП в России.
Порядок получения электронной цифровой подписи
Порядок получения ЭЦП предполагает следующие шаги:
- заполнить анкету-заявление на сайте выбранного удостоверяющего центра либо оставить заявку по указанному телефону и дождаться связи со специалистом — способ зависит от конкретного УЦ;
- собрать все необходимые для выдачи сертификата ЭП документы и отправить копии в УЦ. УЦ на основании заполненной анкеты-заявления и комплекта документов готовит сертификат ЭП;
- получить сертификат ЭЦП, предоставив оригиналы документов.
Сроки изготовления сертификатов ключей зависят от удостоверяющего центра, но в среднем составляют 3-5 дней .
Какие документы нужны для получения ЭЦП?
Получить ЭЦП может как юридическое лицо вне зависимости от организации формы собственности, так и индивидуальный предприниматель. Физические лица также могут получить ЭЦП (например, для участия в электронных торгах).
Сертификат электронной цифровой подписи содержит информацию о владельце подписи, поэтому запрашивать и получать ЭЦП может только тот, на чье имя этот сертификат выдается. В иных случаях необходимо предоставить доверенность на право оформления и получения ЭЦП, заверенную нотариусом. Уполномоченный представитель, на имя которого выписана доверенность, предоставляет паспорт РФ и копии 2-й, 3-й страниц и страницы с регистрацией.
Пакет документов юридического лица
- Копия свидетельства о регистрации, заверенная нотариусом.
- Оригинал либо заверенная копия выписки из ЕГРЮЛ. Срок давности выписки должен быть не более 30 дней;
- Заявление о выдаче ЭЦП (форма заявления зависит от УЦ).
- Копия приказа о назначении на должность руководителя, если сертификат ЭЦП изготавливается на его имя, с подписью и печатью организации.
В случае если полномочия по управлению организацией переданы другой управляющей компании или управляющему, то предоставляются все документы, перечисленные в пп. 1-3, относящиеся к управляющей компании.
Кроме того, необходимо приложить нотариально заверенную копию решения совета директоров о передаче полномочий, если форма собственности ОАО или ЗАО. Если форма собственности организации — ООО, то предоставляются заверенные нотариусом копии первого и второго листов устава, листа с указанием возможности передачи управления сторонней организации и листа с отметкой налогового органа.
Как получить ЭЦП для ИП: пакет необходимых документов
- Копия и оригинал выписки из ЕГРИП, срок давности которой составляет не более 30 дней с момента выдачи.
- Копия свидетельства ИНН, заверенная нотариусом.
- Копия свидетельства о государственной регистрации ИП, заверенная нотариусом.
- Заявление о выдаче ЭЦП.
Какие документы нужны, чтобы получить ЭЦП для физических лиц?
- Копия свидетельства ИНН.
- Копии 2-й, 3-й страниц паспорта РФ и страницы с регистрацией. Паспорт РФ необходимо предоставить при подаче пакета документов.
- Заявление о выдаче ЭЦП.
Процедура получения и применения электронной цифровой подписи упрощается по мере развития правовой культуры в этой сфере и совершенствования информационных технологий. Электронный документооборот с использованием ЭЦП уже не вызывает недоверия как со стороны бизнес-партнеров, так и со стороны государственных и налоговых органов.
Вопросы, где получить электронную цифровую подпись, какова сфера ее использования, становятся вынужденной необходимостью, если бизнес выходит на международный уровень.
Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.
Вам понравился материал? Вы можете угостить автора чашечкой ароматного кофе и оставить ему доброе пожелание 🙂
Ваше угощение будет обязательно доставлено до автора. Чашка кофе - это не много, но она согревает и придает силы творить дальше. Вы можете выбрать, чем угостить автора.
Чашка кофе из ПитСтопа за 60 руб.
Крепкий эспрессо за 110 руб.
Восхитительное Латте за 175 руб.
X Хотите оставить пожелание для автора?
Оставить пожелание Пропустить
Как быстро получить ЭЦП? Какие документы нужны? Сколько это стоит? Поговорим о получении электронной цифровой подписи.
ВАЖНО:
Необходимо предварительно отметить, что данный материал не является рекламным — нам его никто не заказывал, не оплачивал и мы не работаем на удостоверяющий центр указанный в статье. Мы делимся тем путем, которым прошли сами и предлагаем его остальным. Небольшая оплата, которую мы получаем за удостоверение документов, идет исключительно на компенсацию расходов. Если мы узнаем о более удобной работе с другим удостоверяющим центром, то обязательно об этом сообщим.
Нужна ли Вам электронная цифровая подпись?
- удостоверение документов — 300 рублей (один раз)
- ежегодный сертификат — 300 рублей (каждый год)
также дополнительно могут понадобиться:
- программа для работы с ЭЦП (например, КРИПТОПРО V4 бессрочно) — 2700 рублей
- токен — 1700 рублей
Поэтому любые затраты должны быть оправданы и экономически выгодными. А так ли выгодно ЭЦП для Вас? Ответим на этот вопрос из личного опыта.
ЭЦП для гражданина
Для гражданина ЭЦП нужна только в том случае, если он не хочет стоять в очередях в МФЦ, Росреестр и ФНС. Если в Вашем городе постоянные проблемы с этими организациями, очереди больше часа, добираться до этих организаций долго и неудобно — то электронная цифровая подпись упростит Вашу жизнь. Если же очередей нет, МФЦ работает без проблем, а в Росреестре или ФНС обычная очередь занимает 15 минут, то смысла в ЭЦП особого нет.
ЭЦП для бизнеса
Для бизнеса начального уровня, с одним работником, без торгов и электронной отчетности — она нужна также как для гражданина, т.е. только в случае проблем со временем.
А если работников уже несколько, или есть торги и аукционы, электронная отчетность и Вы цените свое время, то без ЭЦП уже не обойтись. Да, сертификаты для юридических лиц дороже, но все затраты окупаются выгодными торгами и экономией рабочего времени.
Если Вы взвесив все ЗА и ПРОТИВ принимаете решение, что ЭЦП получать Вам необходимо, то можно продолжать чтение дальше.
Удостоверяющие центры, или как работает ЭЦП
Что такое ЭЦП? Это небольшой файл, зашифрованный специальным шифром, который содержит определенную информацию о владельце подписи и документах связанных с ним, например Фамилия Имя и Отчество, СНИЛС и т.д. Чтобы появилась ЭЦП ее кто-то должен зашифровать и впоследствии для проверки расшифровать — это удостоверяющие центры.
Если документ подписан ЭЦП, то в документ встраивается небольшой код (подписание ЭЦП может быть в виде приложения отдельного файла). ЭЦП зашифрована определенным кодом, а ключ хранится на сервере удостоверяющего центра. При проверке ЭЦП код в документе расшифровывается ключом с сервера, информация читается и сверяется с сохраненной. Если все проходит без проблем, то подпись считается достоверной. Любая попытка внести в код изменения, без знания шифров и алгоритмов центра, невозможна и приводит к недействительности подписи.
Удостоверяющие центры — это те, кто шифруют специальным образом информацию, сохраняют ее у себя на сервере и предоставляют возможность проверить целостность и действительность кода, в Российской Федерации их много. Центры могут быть как частные, так и государственные, например у Пенсионного фонда РФ и Федеральной налоговой службы России есть свои удостоверяющие центры.
Таким образом, чтобы получить ЭЦП необходимо в какой-либо удостоверяющий центр представить для шифрования документы, и после шифрования у Вас на руках будет файл с этой информацией — Электронная цифровая подпись.
Получение ЭЦП на примере подписи гражданина
Есть множество удостоверяющих центров при помощи которых можно удостоверить свою личность, подтвердить подлинность документов и оформить ЭЦП. Однако, когда мы лично столкнулись с необходимостью оформить ЭЦП выяснилось, что удобство и множество удостоверяющих центров это только для крупных городов России. Проанализировав возможности в Приморском крае мы остановились на центре ЗАО «Сервер-Центр» , а для упрощения другим гражданам процесса получения ЭЦП — стали регистратором, оформив возможность проверять и удостоверять подлинность документов. Выбор этого центра обусловлен простым фактом — отсутствует необходимость непосредственно приезжать в удостоверяющий центр, т.к. подлинность документов может удостоверить внешний регистратор.
Как происходит оформление подписи. Все происходит в простые три этапа:
Этап 1 Регистрация в системе
Для оформления ЭЦП Вам необходимо оформить Личный кабинет на сайте удостоверяющего центра. Для этого пройдите по ссылке https://lk.atlas-2.ru/ и пройдите простую регистрацию.
После окончания регистрации у Вас будет доступен личный кабинет, в котором Вы сможете прикрепить свои документы.
Этап 1 полностью бесплатный. Результатом будет Ваш личный кабинет в котором Вы сможете оформлять себе различные ЭЦП, скачивать сертификаты, вести защищенную переписку и т.п.
Этап 2 Удостоверение документов
После открытия личного кабинета Вам необходимо отсканировать и загрузить документы, такие как паспорт, ИНН и т.п. А также ввести их данные в специальную форму.
После этого Вы приходите к нам, или на карте в личном кабинете ищете любого иного регистратора и предъявляете оригиналы документов. Регистратор проверяет оригиналы и в системе подтверждает их подлинность. После этой процедуры Вам больше не понадобится предъявлять оригиналы (если в них не будут вносится изменения).
Этап 2 платный. Мы оценили эту работу в 100 рублей за документ. Много это или мало — давайте обсудим:-). Однако, заплатив один раз Ваши документы будут удостоверены в системе навсегда и при получении последующих сертификатов (обмен или окончание действия) удостоверять документы уже не придется.
Этап 3 Оформление ЭЦП
После того, как Ваши документы удостоверены — можно приступать непосредственно к выбору необходимой Вам ЭЦП и оформлять ее. Для получения ЭЦП гражданина РФ нам необходимо:
1) пополнить счет в личном кабинете на 300 рублей. Самый простой способ оплатить банковской картой, для этого в «Личном кабинете» выбираем «Пополнить баланс» и следуем инструкциям.
2) выбрать сертификат. Нажимаем «Сертификат», затем «Заказать выпуск сертификата» и выбираем «Подпись гражданина РФ».
3) получить сертификат.
В процессе получения сертификата Вам будет необходимо выбрать — будете ли Вы выгружать ЭЦП или сохраните на компьютере.
Spoiler
Разница между этими вариантами в том, что для выгрузки Вам потребуется специальный носитель информации — защищенная флешка. Она приобретается отдельно, стоит примерно 1500-2500 рублей и на нее обычно вмещается три подписи.
Если Вы будете работать с ЭЦП с дома или какого-то постоянного компьютера, то носитель обычно не требуется. Если же Вы оформляете подписи для бизнеса, то носитель будет необходим.
Завершением выдачи ЭЦП будет Ваш сертификат выгруженный в компьютер или на носитель, который и будет являться той самой электронной цифровой подписью с которой уже можно начинать работать.
Напомним, что сертификат выдается один раз, поэтому ни копировать, ни выгрузить «еще раз потом» ЭЦП уже не получится — электронная цифровая подпись одна, выдана на определенный срок, и ее можно только заменить на новую.
В современных условиях электронный документооборот становится необходим не только для крупных организаций, индивидуальных предпринимателей, но даже зачастую и для физических лиц.
Электронный документ, которому придается юридическая сила электронной подписью (далее ЭП), может без всяких курьеров в считанные минуты отправиться по указанному адресу и при том иметь высокую степень защиты.
Поэтому неудивительно, что все чаще проявляется интерес различного рода предпринимателей к информации об , правилам ее получения, возможности применения, степени защиты, сроках использования и прочее.
Пять простых действий
Процесс получения ЭП несложный, но имеет свои особенности и последовательность.
Решение о виде ЭП
Согласно , в Российской Федерации определены к использованию два вида ЭП – простая и усиленная.
В свою очередь усиленная подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.
Каждый вид ЭП имеет свой набор функций :
- Простая ЭП , используя логины, пароли, коды и прочие технические средства, утверждает создание электронного документа определенным лицом.
- Защищенная криптографическим преобразованием неквалифицированная ЭП дает возможность не только установить факт подписи установленным лицом электронного документа, но и в случае его изменения после утверждения – обнаружить этот факт.
- Квалифицированная ЭП в дополнение вышеуказанных функций усилена проверочным ключом. Для его создания используются способы криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ, поэтому государственные контролирующие организации требуют подтверждения электронных документов именно таким видом подписи (ПФР, ФСС, ФНС и др.).
Определение Удостоверяющего центра (УЦ)
При выборе УЦ нужно пользоваться только официальными источниками. В этом случае источником №1 будет портал Минсвязи и массовых коммуникаций РФ, аккредитующий все УЦ.
Следует обратить внимание на наличие у УЦ лицензии ФСБ , дающей право проводить шифрование информации. Немаловажно также узнать, оказывает ли УЦ услуги по установке и сопровождению или только преследует коммерческую цель продажи ЭП.
И, конечно, территориальная близость УЦ сделает процедуру получения и дальнейшего продления срока использования ЭП более комфортной.
Подача заявления
В выбранный УЦ необходимо направить заявление и предусмотренные законодательством документы. Требования по перечню необходимых документов для юридических лиц (в отличие от другого рода заявителей) предполагают представление в УЦ наибольшего пакета документов .
Самый минимальный базовый перечень документов при подаче заявки на получение ЭП требуется для физических лиц. Для таких заказчиков, как юридические лица и индивидуальные предприниматели, базовый список дополнен определенными законодательством требованиями .
| № п/п | Юридические лица | Индивидуальные предприниматели | Физические лица |
|---|---|---|---|
| 1 | Заявление на получение сертификата ключа ЭП | Заявление на получение сертификата ключа ЭП | |
| 2 | ИНН заказчика | ИНН заказчика | ИНН заказчика |
| 3 | СНИЛС претендента на получение ЭП | СНИЛС претендента на получение ЭП | СНИЛС претендента на получение ЭП |
| 4 | Паспорт (копия первой страницы и прописки) владельца сертификата | Паспорт (копия первой страницы и прописки) владельца сертификата | |
| 5 | Свидетельство о государственной регистрации в качестве юридического лица (копию заверить нотариально) | ||
| 6 | Выписка из ЕГРЮЛ или ее копия, заверенная нотариально (требования по сроку давности могут быть разными, поэтому их следует уточнить в Удостоверяющем центре) | ||
| 7 | Заверенный документ о назначении руководителя, если электронная подпись изготавливается для руководителя организации | ||
| 8 | Заверенная доверенность на уполномоченное лицо, если электронная подпись будет создана для иного сотрудника организации | ||
| 9 | Карточка организации с указанием всех реквизитов |
В случае, если юридическое лицо, подавшее заявку на получение сертификата ключа ЭП, работает в структуре управляющей компании, то дополнительно нужно будет подать документы, подтверждающие передачу полномочий управляющей компанией данному юридическому лицу, а также пакет документов управляющей компании как юридического лица.
Все подготовленные документы можно подать лично в офис УЦ или удаленно в виде сканов через сайт этого центра.
В случае подачи документов через доверенное лицо дополнительно потребуется нотариально заверенная доверенность и паспорт лица, которое уполномочено сдать пакет документов и (или) получить сертификат ключей ЭП.
Оплата за сертификат ключа
Оплата производится любым удобным способом на расчетный счет УЦ, о чем он извещается подтверждающим документом.
Заказчик получает специальный , лицензионное программное обеспечение для использования ЭП и электронный ключ.
Многие Удостоверяющие центры дополнительно оказывают услуги по установке и дальнейшему техническому обслуживанию программного обеспечения , что позволяет заказчику быть уверенным пользователем ЭП и не волноваться, что в ответственный момент электронных торгов или другой ситуации могут возникнуть неразрешимые проблемы.
Если говорить о стоимости сертификата ключей ЭП, то совершенно очевидно, что она является суммарным результатам заказанных услуг и зависит от вида ЭП. Однако, на цену влияет не только вид ЭП, возможный спектр ее применения, но и ценовая политика Удостоверяющего центра.
Следовательно, исчерпывающий ответ с точными цифрами стоимости сертификата ключа ЭП заказчик может получить в ближайшем Удостоверяющем центре или на его сайте.
Получение документа
Обратившись в офис Удостоверяющего центра, заявитель должен представить оригиналы документов для сверки, после чего он получает следующий комплект
:
- Файл на носителе с сертификатом ключа проверки ЭП с бумажной копией. Сертификат подтверждает действительность ключа владельца ЭП, в котором находится информация о лице, подписавшем документ.
- Установочные файлы и сопроводительная документация.
- Флешка (eToken, Рутокен) с файлами ключа ЭП.
- Средство электронной подписи, т.е. лицензия на право использования программного продукта.
Изготовление
Данные временные рамки в основном обусловлены тем, насколько готов и правильно оформлен требуемый пакет документов заявителя . В идеальном варианте процедура может занять всего лишь один час, но если документы подготовлены неверно или не в полном объеме, то скорость получения будет зависеть от скорости действий заявителя по устранению причин задержки. На практике обычно этот процесс занимает 2-3 дня .
Сроки действия сертификата ключей
Продолжительность использования ЭП определяется одним годом . Далее сертификат можно продлить, процедура в Удостоверяющем центре проходит по схеме первоначальной заявки.
Однако, бывают ситуации, когда необходимо досрочно прекратить действие сертификата :
- организация изменила реквизиты;
- произошла смена руководства или доверенного лица в организации;
- произошло повреждение носителя, хранящего ЭП;
- возникло подозрение или случился факт допуска посторонних лиц к ключам доступа.
В таких случаях для аннуляции ЭП нужно обратиться в Удостоверяющий центр, выдавший сертификат на использование, и затем оформить ЭП заново.
Проверка подлинности и пин-код
На сайте «Госуслуг» можно очень быстро и просто проверить ЭП на подлинность . Пин-код, предусмотренный для носителя информации (Рутокен, eToken), необходим для установки драйверов на компьютер заказчика.
После установки программного обеспечения пин-код на имеющемся носителе информации можно поменять.
Владельцу ЭП выдается два ключа . Закрытый ключ применяется для создания ЭП и шифрования документов в электронном виде. Открытый ключ необходим при проведении проверки ЭП на подлинность. В случае возникновения спора по вопросу подлинности ЭП можно обратиться в Удостоверяющий центр, где хранится дубликат открытого ключа.
Создание документооборота
ЭП позволяет создать электронных документооборот внутри одной организации с возможностью быстрой работы с ее филиалами или же для взаимодействия с внешними агентами.
В документообороте отдельно взятой организации ЭП может быть использована на всех документах внутреннего обмена: организационно-распорядительных, отчетных, кадровых и проч.
Электронный документ по сравнению с бумажным аналогом быстрее доходит до адресата, и после утверждения с помощью ЭП может в тот же момент быть отправлен для исполнения.
Использование ЭП в межкорпоративном документообороте способствует быстрому и четкому взаимодействию, выстраиванию доверительного партнерства, потому что юридическая сила таких документов будет принята даже судом. Документы, подписанные ЭП могут храниться в электронном виде в архиве, не теряя при этом своей юридической силы.
Также использование ЭП позволяет существенно снизить затраты , связанные с подготовкой, движением и хранением документов, а также обеспечением защиты их конфиденциальности.
Участие в электронных торгах
Наличие ЭП является обязательным условием участия в электронных торгах
. Коммерческие закупки и закупки по госзаказу проходят на специальных сайтах (площадках). Чтобы получить аккредитацию на них, нужно предоставить сертификат ключа ЭП.
В этом случае заказчики и поставщики убеждены, что вступают в отношения с реальными лицами и могут рассматривать их коммерческие предложения. Так как применение №44-ФЗ и №223-ФЗ требует создания специализированных площадок, отличных от тех, где проходят закупки не для государственных нужд, то уровень требований к характеристикам ЭП на этих площадках разный .
При планировании участия во всех видах торгов (госзакупках и в обычных) целесообразно сделать ЭП универсальной, удовлетворяющей все возможные требования. Однако, такая ЭП будет стоить значительно дороже в отличие от ЭП, созданной для участия в каком-то одном виде закупок.
Электронная отчетность
Благодаря ЭП процесс предоставления отчетов в различные учреждения и ведомства стал возможен в электронном виде: отчеты в Фонд социального страхования РФ, Федеральную налоговую службу РФ, периодические статистические отчеты и проч.
ЭП дает документу юридическую силу, за счет чего электронный отчет становится равнозначным привычному отчету на бумажном носителе, но доставляется до адресата в десятки раз быстрее. Еще одним преимуществом данного вида отчетности является возможность сканирования документов на наличие ошибок.
ЭП согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ может рассматриваться наряду с письменной собственноручной подписью как письменное доказательство в случае возникновения разногласий и рассмотрения дела. Следовательно, все электронные документы, подписанные ЭП, будут являться доказательством при рассмотрении разногласий в Арбитражном суде.
Использование физическими лицами
Нельзя не отметить, что последнее время все большее значение ЭП обретает и для физических лиц. Электронную подпись физические лица могут приобрести для получения государственных услуг: смена паспорта гражданина РФ и получение загранпаспорта, получение ИНН, постановка на кадастровый учет недвижимости, регистрация в качестве индивидуального предпринимателя и прочее.
Используя ЭП, граждане могут заверять электронные письма и обращения, направляемые ими в различные государственные учреждения.
Наличие ЭП у физических лиц делает возможным юридическим лицам производить с ними электронный документооборот . Таким образом, с удаленными работниками можно в электронном виде производить подписание трудовых и прочих договоров, актов выполненных работ, знакомить работников с приказами под роспись и проч. Это направление использования ЭП только получает свое развитие, но у него большое будущее.
С развитием телекоммуникационных сетей многие виды бизнеса стали осуществляться удаленно, и такая работа становится привычным явлением. Для того чтобы отношения между работодателем и работником были оформлены в соответствии с требованиями трудового законодательства, необходимо двустороннее подписание трудового договора или гражданско-правового акта. Наличие у работника ЭП делает возможность удаленных отношений между работником и работодателем реальными в рамках действующего правового поля.
Подводя итоги вышесказанного, можно сделать короткий вывод: получить ЭП, а вместе с ней множество преимуществ и выгод просто. Обратившись в ближайший Удостоверяющий центр, в этом можно убедиться на практике.
Для чего нужна ЭЦП? Подробности обсудили в данной конференции.
Использование становится все более распространенным явлением в России. И это совершенно неудивительно, поскольку ЭЦП во многих случаях защищеннее, чем соответствующий реквизит, проставляемый шариковой ручкой или печатью. Как изготавливается электронная подпись для юридического лица? Как получить соответствующий инструмент?
Определение ЭЦП
Для начала определимся с сущностью ЭЦП. цифровая подпись? Под ней понимают реквизит документа, аналогичный тому, который проставляется шариковой ручкой на бумаге, но только выполненный посредством особых компьютерных алгоритмов.
Основное назначение ЭЦП — это подтверждение того, что документ подписан конкретным человеком. В числе иных полезных свойств, которыми обладает электронная цифровая подпись, — удостоверение целостности документа, отсутствия в нем каких-либо правок на пути между отправителем и получателем.
Использование цифровых подписей
В каких сферах используются ЭЦП? Практически в тех же, что и обычная подпись: в бизнесами и госструктурами, в коммуникациях с участием физлиц. Соответствующая всем необходимым законодательным требованиям ЭЦП юридически равнозначна подписи, которая делается шариковой ручкой, а в ряде случаев — и печати, если речь идет о юридических лицах.
Использование электронной подписи распространено в банковской сфере: так, при авторизации в системах вида «банк-клиент» задействуются соответствующие механизмы пользователя финансового продукта. С помощью принятых в финансово-кредитной организации алгоритмов клиент подписывает платежные поручения, делает различные заявки и запросы.
В некоторых случаях ЭЦП рассматривается как еще более надежный реквизит, чем подпись, которая сделана шариковой ручкой. Это обусловлено тем, что ее очень сложно подделать, а также тем, что с помощью ЭЦП, как мы отметили выше, можно проверять, вносились ли изменения в пересылаемые файлы.
В РФ начинают распространяться универсальные электронные карты. С их помощью граждане могут осуществлять большое количество различных действий. В числе таковых — подписание документов в интернете. Каким образом это возможно? Для того чтобы воспользоваться данной функцией УЭК, нужно приобрести кардридер — девайс, способный считывать данные с карты и передавать их по специальным онлайн-каналам. Необходимо при этом задействовать устройство с поддержкой стандарта PC/SC.
Структура ЭЦП
Как устроена ЭЦП? Как работает механизм проверки подлинности документов? Очень просто. Электронная подпись сама по себе — это реквизит документа, который может быть проставлен только одним человеком (или организацией). Соответствующий субъект документооборота имеет единственный экземпляр инструмента, с помощью которого ставится ЭЦП — это закрытый ключ электронной подписи. Как правило, его больше ни у кого нет, так же как и в случае с уникальным образцом автографа человека, который он делает шариковой ручкой. Выдают ключи специализированные организации — удостоверяющие центры. Они также могут быть аккредитованы Министерством связи.
Прочитать ЭЦП можно с помощью открытого ключа, который, в свою очередь, может находиться в распоряжении любого количества людей. Воспользовавшись данным инструментом, получатель документа удостоверяется, что его прислал и подписал конкретный отправитель. Если открытый ключ не распознает ЭЦП, значит, она проставлена не тем человеком, от которого должен прийти документ.
Сертификат ключа подписи
Важный элемент документооборота — сертификат ключа электронной подписи. Он представляет собой, как правило, электронный источник данных, в котором содержится информация об отправителе файлов. Сертификат удостоверяет тот факт, что ключ, которым владеет человек, действителен. Также данный документ содержит основные данные об отправителе. Действует сертификат, как правило, 1 год с момента его оформления. Соответствующий элемент подписи также может быть отозван по инициативе ее владельца, например, в случае если он потеряет контроль над ключом или заподозрит, что он попал не в те руки. Те документы, которые будут подписаны без действующего сертификата, не имеют юридической силы.
С технологической точки зрения, механизм обмена файлами при использовании ЭЦП обычно реализуется в рамках некоторой программной среды. То есть файлы отправляются и принимаются в особом формате с помощью интерфейса специализированного ПО. Оно может быть адаптировано, например, для документооборота в сфере налоговой отчетности или для обмена файлами между разными компаниями.
Универсальной системы приема и отправки документов пока что в РФ не создано, но такая работа ведется. Ее успешное завершение позволит создать программную среду, которая, теоретически, будет способна полностью заменить бумажный документооборот, так как каждый гражданин, наряду с личным автографом, сможет проставлять на любых документах также и электронную подпись. Собственно, разработка УЭК — один из первых шагов в этом направлении.
Но пока ставить ЭЦП с помощью данной карты можно на ограниченном количестве ресурсов. Поэтому проверка электронной подписи сейчас ведется в разных программах, и их использование осуществляется по договоренности между отправителем и получателем документов.
Вполне возможен также и обмен файлами вне соответствующих интерфейсов. Каждый документ в этом случае может дополняться текстовой вставкой с уникальным шифром, который создается с помощью закрытого ключа, а читается получателем файла посредством открытого. Документ будет распознан при совпадении соответствующих алгоритмов, а также при условии, что сертификат, о котором мы сказали выше, действителен.
Однако шифр, о котором идет речь, будет так или иначе создаваться специальной программой. Теоретически, конечно, пользователи могут разработать свой — и это формально также будет считаться ЭЦП, но в данном случае не приходится говорить о достаточном уровне защищенности документооборота. В крупных фирмах к нему обычно устанавливаются особые требования. Так же, как и в госучреждениях. Изучим аспект, отражающий разновидности ЭЦП в зависимости от уровня защищенности, подробнее.
Уровни защищенности ЭЦП
Можно отметить, что отправка документов через e-mail — это тоже один из вариантов задействования ЭЦП. В этом случае речь идет об использовании простой электронной подписи. Ее «ключом» выступает пароль, который вводит отправитель. Закон об электронной подписи допускает, что данный вид ЭЦП может быть юридически значимым, но правоприменительная практика не всегда сопровождается реализацией данного сценария. И это понятно: пароль - чисто теоретически - может ввести любой человек, кому он известен, и выдать себя за отправителя.
Поэтому тот же закон об электронной подписи определяет, что в документообороте могут быть задействованы гораздо более защищенные варианты ЭЦП. В числе таковых — усиленная и квалифицированная ЭЦП. Они предполагают, что их владельцы имеют на руках надежные электронные ключи, которые очень трудно подделать. Они могут быть изготовлены в виде специального брелка типа eToken — в единичном экземпляре. С помощью данного инструмента и специальной программы человек может отправлять подписанные документы адресату, который затем, используя открытый ключ проверки электронной подписи, сможет удостовериться в правильном происхождении файлов.
Специфика квалифицированной подписи
Чем отличается усиленная ЭЦП от квалифицированной? Технологически они могут быть очень похожими и использовать в общем-то аналогичные алгоритмы шифрования. Но в случае с квалифицированной ЭЦП сертификат для нее оформляет удостоверяющий центр (из числа аккредитованных Министерством Связи). Данный тип электронной подписи считается самым защищенным и в большинстве случаев приравнивается в юридическом смысле к соответствующему реквизиту документа, который ставится вручную на бумаге.
Квалифицированная ЭЦП в большинстве случаев требуется в ходе взаимодействия бизнесов и физлиц с государственными структурами, поэтому требования к идентификации документов при подобных сценариях коммуникаций могут быть очень строгими. Усиленная ЭЦП в этом случае не всегда может им удовлетворять, не говоря, конечно, о простой электронной подписи. Аккредитованные удостоверяющие центры, как правило, рекомендуют своим клиентам оптимальный вид ПО, с помощью которого осуществляется документооборот с использованием ЭЦП.
Виды электронных подписей
Итак, универсальной ЭЦП, способной в любой момент заменить подпись на бумаге, в России пока не разработано. Поэтому рассматриваемые нами инструменты представлены в широком спектре разновидностей, адаптированных к тем или иным целям обмена файлами. Рассмотрим наиболее распространенные виды коммуникаций, в которых используется электронная подпись документов.
Популярны ЭЦП, необходимые для участия коммерческих организаций в различных аукционах ("Сбербанк-АСТ", "РТС-Тендер"), а также для присутствия на торговых площадках, например, тех, что входят в Ассоциацию ЭТП. Есть ЭЦП, адаптированная к работе с базами данных по банкротствам юрлиц и фактам, касающимся их деятельности.
На портале Gosuslugi.ru всем зарегистрированным также выдается электронная подпись. Госуслуги, таким образом, можно после этого заказывать в онлайн-режиме — нет необходимости относить в то или иное ведомство бумажный документ. Гражданину открывается широкий спектр сервисов, можно даже загранпаспорт оформить в режиме онлайн. Один из вариантов аппаратной реализации ЭЦП для использования на портале Gosuslugi.ru — УЭК, о которой мы сказали выше.
Как получить ЭЦП
В силу отсутствия в РФ единой структуры по выдаче универсальных ЭЦП, существует большое количество частных фирм, занимающихся оформлением электронных подписей. Они именуются, как мы отметили выше, удостоверяющими центрами. Данные организации выполняют следующие основные функции:
Регистрируют пользователей в качестве юридически правомочных субъектов работы с документами при задействовании ЭЦП;
Выпускают сертификат электронной подписи;
В ряде случаев обеспечивают отправку и проверку документов с ЭЦП.
Таким образом, если гражданину или организации нужна цифровая подпись, придется идти в соответствующий удостоверяющий центр.
Документы для получения ЭЦП
Как оформляется электронная подпись для юридического лица? Как получить столь полезный для бизнеса инструмент? Итак, первым делом нужно выбрать удостоверяющий центр. Желательно обращаться в те структуры, которые имеют аккредитацию государственных органов. Список данных организаций можно найти на сайте Министерства связи РФ — minsvyaz.ru.
Необходимо предоставить в удостоверяющий центр следующие основные документы:
Выписку из ЕГРЮЛ;
Свидетельства: о регистрации юрлица, о постановке на учет в ФНС.
Если речь идет о получении персональной подписи для руководителя организации — упомянутый комплект документов необходимо дополнить копией протокола о назначении гендиректора на должность. Если ЭЦП получает сотрудник, не входящий в высшие органы управления компанией, то нужна копия приказа о его приеме на работу, а также доверенность. Естественно, понадобится паспорт и СНИЛС специалиста.
Как мы видим, совсем не сложен процесс, в рамках которого оформляется электронная подпись для юридического лица. Как получить ЭЦП индивидуальному предпринимателю?
Очень просто. Понадобятся следующие основные документы:
Выписка из ЕГРИП;
Свидетельства: о регистрации в качестве ИП и о постановке на учет в ФНС;
Паспорт;
Если ЭЦП захочет получить человек, не находящийся в статусе ИП, владельца или представителя ООО, то все, что ему нужно принести в удостоверяющий центр, — это ИНН, паспорт, а также СНИЛС.
Получение электронной подписи — обычно не слишком долгий процесс. Многие удостоверяющие центры готовы предоставить ключ eToken либо его аналог, а также руководство по использованию ЭЦП в течение нескольких часов после оформления соответствующей заявки.
Практические нюансы работы с ЭЦП
Мы изучили, как оформляется электронная подпись для юридического лица, как получить данный инструмент. Рассмотрим теперь некоторые примечательные нюансы практического использования ЭЦП.
Так, при организации документооборота между двумя и более фирмами желательно обращаться к услугам посреднических структур, которые помогут компаниям избежать ошибок в обмене файлами, а также гарантируют соблюдение всех законных требований относительно данных коммуникаций. В числе оптимальных вариантов оформления подобных соглашений — заключение договоров присоединения, которые предусмотрены 428-й статьей ГК РФ.
При организации документооборота между разными организациями рекомендуется также утвердить порядок работы с файлами в тех случаях, когда подлинность ЭЦП определить не удастся. Например, это возможно, если истек срок действия сертификата ключа электронной подписи.
В начале статьи мы рассмотрели классификацию ЭЦП по степени защищенности. Каковы механизмы корректного использования простых, усиленных и квалифицированных электронных подписей?
Если фирма решает использовать простую ЭЦП при обмене документами с другой организацией, то ей необходимо заключить дополнительные договора, закрепляющие подобный механизм. В соответствующих соглашениях должны быть отражены правила определения того, кто именно отправил документ через e-mail и тем самым поставил простую ЭЦП.
Если речь идет об электронных торгах, то подпись обязательно должна быть усиленной (как минимум) и соответствовать критериям, принятым на уровне той или иной онлайн-площадки, где осуществляются подобные коммуникации.
Отчетность в государственные структуры должна осуществляться только при использовании квалифицированной электронной подписи. Если речь идет об установлении трудовых правоотношений на расстоянии (с недавних пор ТК РФ допускает такой вид коммуникаций), то в этом процессе должна использоваться квалифицированная подпись.
Получить электронную подпись для физического лица сегодня довольно просто. А еще 5 лет назад простым людям она практически не требовалась. ЭЦП тогда воспринималась как инструмент для более простого ведения бизнеса - с ней можно подписывать договора через интернет, накладные, платежки и другие документы. Но времена меняются. И сейчас даже простые граждане часто решаются оформить электронную цифровую подпись, чтобы упростить себе жизнь.
Под ЭЦП понимается электронная подпись, появившаяся посредством шифрования набора данных. Она позволяет идентифицировать владельца. Такой популярной электронная подпись стала из-за высокого уровня надежности и наличия множества возможностей. Для обычных граждан наиболее существенными плюсами являются:
- Возможность направить в адрес государственного органа или ведомства официальное обращение через интернет. Это ускоряет процесс подачи заявления, избавляет от необходимости куда-либо идти.
- Дистанционное получение различных государственных услуг. Например, уже несколько лет на портале Госуслуг реализуется возможность оформления загранпаспорта и других важных документов посредством ЭЦП.
- Поиск и покупка товаров и услуг по наиболее низким ценам. При помощи ЭЦП можно совершать покупки в виртуальных магазинах, участвовать в тендерах и аукционах.
Для организаций список преимуществ еще более полный. Например, ЭЦП позволяет подписывать платежные документы и другие важные бумаги, посылать требования в банк.
Разновидности ЭЦП
На сегодняшний момент в России используют одну из двух разновидностей ЭЦП: одиночная и множественная. Каждая из них имеет свои особенности.
И если организации давно оценили ЭЦП и используют ее сегодня все чаще, то обычные граждане относятся к ней пока с некоторым непониманием. Те же, кто решился на получение электронной подписи, сможет решить при помощи нее следующие проблемы:
- позволяет идентифицировать владельца;
- защищает документ от подделки (за счет наличия криптографической защиты);
- является подтверждением того, что подписавшая сторона взяла на себя обязательства или обязанности, прописанные в документе.
Работа электронных подписей невозможна без наличия специальных ключей и сертификатов. Выдают их непосредственно в специализированном центре. Любая ЭЦП имеет следующие ключи:
- Открытый . Его еще называют проверочным. Его видят все участники сделки, а не только владелец ключа. Используется он для исключения вероятности подделки. Именно этот ключ подтверждает достоверность проставленной электронной подписи.
- Закрытый . Он известен только владельцу ЭЦП. Функция его заключается в непосредственном подписании документов.
Кроме ключа существует еще один необходимый атрибут любой электронной подписи. Речь идет о специальном сертификате для ключа. Он может быть предоставлен владельцу в одном из следующих форм:
- на бумаге;
- на электронном носителе.
Сертификат выступает своеобразным удостоверением личности для владельца подписи. В нем содержится следующая информация:
- номер открытого ключа;
- информация о владельце;
- сведения о центре, выдавшем ключ.
Только при наличии активного сертификата может быть закодирована ЭЦП. Если договор подписывается несколькими лицами, то все они должны иметь непросроченный документ. В противном случае оформить бумаги не удастся.
Срок действия сертификата - 1 год. После этого он не может использоваться владельцем. Сама же подпись с просроченным сертификатом никакой достоверности не имеет. Если срок действия закончен, а владельцу и дальше требуется ЭЦП, то ему нужно продлить сертификат. Только после этого подпись вновь станет рабочей.
Если гражданин изменил фамилию или какие-то другие личные данные, то ему нужно сразу же обновить сертификат. Иначе он будет недействительным.
Проверка подписей проходит при помощи специальных шифровальных средств. Они необходимы для создания ключа и непосредственно самой электронной подписи, а также для их проверки.
ЭЦП для физических лиц
Обычные граждане все чаще обращаются за услугой изготовления электронной подписи. Неудивительно, ведь зачем сидеть в очередях, куда-то идти, если все можно сделать дистанционно. Для этого нужно иметь лишь выход в интернет и специальную электронную подпись. Физическим лицам можно использовать одну из следующих разновидностей ЭЦП:
- Неквалифицированная . Отличается простотой изготовления и использования. Создать ее можно самому у себя дома. Для этого достаточно воспользоваться шифровальной программой. Правда, юридическую силу такая ЭП не имеет, зато она может использоваться внутри одной организации или между друзьями, родственниками, коллегами.
- Квалифицированная . Это уже полноценная ЭП, выдача которой производится в специализированном аккредитованном учреждении. Она приравнивается к обычной подписи и имеет такую же силу. Иногда ее используют даже в судах и различных муниципальных и государственных структурах.
Конечно, если хочется иметь ЭЦП, равную обычной подписи, то необходимо обратиться в аккредитованный центр. Тем более что процедура получения документа для обычных граждан намного проще, чем для юридических лиц. Так, человеку для оформления подписи потребуется только российский паспорт и платежный документ, подтверждающий оплату госпошлины (квитанции из банка будет достаточно).
Чтобы оформить ЭЦП, человек должен выбрать для себя подходящий удостоверяющий центр. Важно, чтобы учреждение было аккредитованным. В противном случае выдавать электронные подписи оно не имеет права. Перед отправкой в центр нужно оплатить госпошлину, получить квитанцию в банке или распечатать ее. И отправится с ней, паспортом и флешкой или диском в учреждение. Носители потребуются для записи на них закрытого ключа. Далее процедура будет производиться в такой последовательности:
- Обращение в центр. Именно там, в конечном итоге, человек и получит ключи с сертификатом.
- Выбор пароля. Придумывать их нужно самому. Лучше, если это будет какой-то запоминающийся пароль, ведь сменить его из-за своей забывчивости нельзя. Тогда процедуру получения ключей ЭЦП придется проходить заново.
- Заполнение документов на оформление открытого ключа.
- Регенерация закрытого ключа, закачка файлов на диск или флешку.
- Передать работнику центра все документы, придумать пароли.
- Получить сертификат на выданные ключи.
Иногда процедура получения электронной подписи может быть несколько иной. Тут уже все зависит от порядка центра, в который обращается человек. Ряд организаций требуют личного обращения, а кто-то готов оформить все документы дистанционно посредством интернета.
Использование ЭЦП
Некоторые граждане могут задать вопрос, а где же они могут использовать электронную подпись. Действительно, для применения ЭЦП нужны особые условия. Поэтому для физических лиц российское правительство разработало две системы, услуги и сведения в которых можно получить посредством электронной подписи:
- ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) . Она представляет собой особую телекоммуникационную сеть, посредством которой реализована возможность предоставления ряда государственных и муниципальных сведений физическим лицам. Работа с этим сервисом возможна даже при наличии неквалифицированной подписи. На сайте можно получить интересующую справочную информацию.
- ЕПГУ (Единый портал государственных услуг) . Это крупнейший российский портал, предоставляющий услуги населению страны. Но для работы с этим сервисом потребуется квалифицированная ЭЦП. Эта необходимость объясняется тем, что при помощи портала можно проводить юридически значимые операции.
Благодаря этим двум сервисам люди получили дистанционный доступ к различным государственным услугам. Число этих услуг постоянно растет. Так, например, при помощи портала госуслуг сегодня можно получить обычный паспорт (повторно), заграничный паспорт, ИНН, открыть свое ИП, зарегистрироваться в квартире, поставить на учет свое транспортное средство. Можно даже узнать о наличии штрафов в ГИБДД и состоянии счета в ПФР.
Создание и регистрация электронной цифровой подписи требует определенных затрат. Именно поэтому получить эту услугу бесплатно физическим лицам сегодня нельзя. Если человек решился на оформление ЭЦП, то ему придется выделить на это деньги из своего бюджета. Стоимость в различных регионах и центрах разнится. В целом же, цена варьируется от 2 500 до 10 000 рублей.
Конечная стоимость будет зависеть, в том числе и от того, в каких условиях будет получена подпись. Понятно, что если клиент не хочет идти в центр сам, то ему нужно быть готовым заплатить больше, чем при непосредственном обращении.
Тенденции отрасли говорят о постепенном росте спроса на услугу. Люди все чаще стали прибегать к использованию электронной цифровой подписи. Развитие сферы криптографической защиты позволяет постепенно снижать стоимость услуг.