Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.
Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ — тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.
Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений.
Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.
- Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
- Собственные данные автора, контактные телефоны;
- Номер, дата и титл повествования;
- Краткое изложение запроса, на который составляется письмо-ответ;
- Четкие и конкретные ответы на поставленные вопросы. Лишнего писать не нужно;
- Уважительный тон приветствуется, но и строгость важна;
- Фиксация исполнителя бумаги, подпись и расшифровка руководителя, печать учреждения.
Письмо-ответ лучше всего передавать лично адресату. Взамен нужно получить отметку о получении на втором экземпляре. Если передать лично письмо-ответ не представляется возможным, нужно воспользоваться услугами почтовой связи, отправив документ с уведомлением и описью вложения. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Большинство шаблонов имеют самый простой формат и могут легко редактироваться в программе Miсrosoft Word. Приятного использования.
Дата: 2015-11-04
50 золотых правил деловой переписки чек-лист
Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) - это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.
Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.
Мы поговорим о печатных.
Деловая переписка
Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.
В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.
Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее (”На Ваше от_______№__…”).
Деловые письма
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого.
Как написать письмо-ответ?
Письмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).
В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером.
Как начать письмо?
При написании письма нередко основные сложности вызывают его начало и завершение. В последнем случае вам поможет статья Как закончить письмо. Ну а о том, как начать письмо, мы поговорим в данной статье.
Начало любого письма целиком и полностью зависит от его вида: официальное, любовное, то или иное письмо на иностранном языке. Не имеет значения, бумажное или электронное это, уточним только, что речь пойдёт о первых фразах после обращения, так как про обращения в уже существует отдельная статья Как обращаться в.
Если следовать признанной терминологии, то деловые письма относятся к разряду официальных.
Как осуществить сделку купли-продажи
В любом государстве процедура оформления различных сделок регулируются, соответствующими правовыми документами. Все сделки купли – продажи осуществляются путем составления специального договора. В зависимости от того, как правильно составлен этого договор и будет зависеть исход сделки, а в последующем и разрешение вопросов и возникших конфликтов при исполнении обязательств по такому договору.
Помните, что договор купли-продажи – это договор, по которому продавец передает некоторый товар, а покупатель приобретает право владения данным товаром, а также обязуется принять предмет, указанный в договоре, уплатив при этом определенную сумму денег.
Далее рассмотрим, как осуществить сделку купли — продажи, для которых не требуется составление договора, и все действия связанные с приемом и передачей такого товара осуществляется в момент заключения сделки.
Как ответить на официальное письмо
Этот перечень товаров является единым по всей территории. Наименование организации рассмотрела Ваше заявление от.
и расширению не подлежит. Сопроводительные письма. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.от. а также. которую просим считать его неотъемлемой частью. Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.
Как отвечать на официальные письма
Письмо-запрос, бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой.
Оферта — это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи
Срок ответа на официальные письма
СОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ И ПРЕДЛОЖЕНИЕ
| Выражения речевого этикета | |
| Хорошо. | В ответ на приглашение; сопровождается словами благодарности (спасибо, хорошо) |
| Пожалуйста. | Чаще в ответ на вежливою просьбу (типа: — Если тебе не трудно, принеси мне книгу, пожалуйста. — Пожалуйста.) |
| Ладно. | Согласие непринужденное |
| Сейчас. Сию минуту (минутку) | Согласие сделать что-либо немедленно. |
| Сделаю, напишу, принесу и т. д. | Часто сопровождается словом «хорошо» (Хорошо, сделаю. Хорошо, напишу.) |
| Давай (— те). Пойдём (— те) и т. д. Давайте (— те) пойдём. Пошли. | В ответ на приглашение сделать что-либо или пойти вместе (типа: — Давайте споём. — Давайте. — Пошли в кино. — Пойдёмте.) |
| С (большим) удовольствием. С радостью. Охотно. | С оттенком желания |
| Обязательно + 1-е лицо буд. времени (приду, сделаем). Не сомневайтесь (-айся). Не беспокойтесь (- койся). Какие могут быть сомнения! Можете быть спокойны (можешь быть спокоен) Можете быть уверены (можешь быть уверен). Можете (-ешь) на меня рассчитывать. | В ответ на просьбу обязательно сделать что-либо (типа: — Не забудь во вторник принести мне эту книгу. — Обязательно. Не сомневайся.) |
| (Я) не возражаю. (Я) не против (этого) Я готов. | На просьбу, приглашение (типа: — Ты не против… — Я не возражаю.) |
| Я не прочь! Я за! | Непринужденное |
| Согласен. Да. Конечно. | На вопрос о желании, согласии что-либо сделать (типа: — Ты согласен выступить с докладом на кафедре? — Согласен. Конечно.) |
| Ещё бы! | На вопрос о желании что-либо сделать (типа: — Ты хочешь поспать на этот спектакль? — Ещё бы!) Эмоциональное |
| Договорились! Решено! | При предварительных переговорах (типа: — Пойдём сегодня в кино? — А во сколько? — А во сколько? — Договорились.) |
| Так и быть. Придётся + (дать и т. д.) | С оттенком уступки, нежелания что-либо сделать (типа: — Ну дай мне этот журнал хоть на несколько дней. — Так и быть.) Непринуждённое. |
| Ну что ж делать (сделаешь, поделаешь), придётся + инф. (делать и т. д.) |
2. ОТВЕТЫ ПРИ СОВЕТЕ
3. НЕСОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ, ПРЕДЛОЖЕНИЕ.
| Выражения речевого этикета | Ситуация употребления и комментарии |
| (Я) не могу. Никак не могу. Нет, не могу. К сожалению… К несчастью… | Наиболее распространённые формы отказа: Сходи, пожалуйста, в магазин. — Я не могу, к сожалению, очень занята сейчас |
| С удовольствием бы…, но не могу. Я бы с удовольствием…, но не могу. Охотно бы…, но не могу. Мне неудобно отказывать(ся)…, но… Я хотел бы…, но… Мне бы хотелось…, но… Очень жаль, но… Мне жаль, но… | Сожаление при отказе: Ты можешь одолжить мне 20 рублей? — С удовольствием бы, но до стипендии не могу. |
| Я отказываюсь (что-либо делать). | Официальный категорический отказ. |
| Я не в силах (что-либо сделать). Я бессилен + инф. Не в моих силах + инф. | Отказом на просьбу помочь являются стилистически повышенные высказывания: Помоги мне подготовиться к экзаменам! — Я не в силах помочь тебе в этом. (Не в моих силах подготовить тебя к экзаменам.) |
| Нельзя. Нет. Нет, нельзя. К сожалению, нельзя. К сожалению, не могу разрешить. Я бы разрешил, но… | Запрещение что-либо сделать: Можно ли взять у вас эту книгу? — К сожалению, не могу разрешить, она принадлежит коллеге. |
| Конечно нельзя. Безусловно, нельзя. (Я) не разрешаю… Я запрещаю… Я не могу разрешить… Я вынужден запретить (не разрешить, отказать)… | Категорический отказ или запрещение: Можно мне почитать твой дневник? — Конечно, нельзя. Я не разрешаю этого делать. Я не могу разрешить читать мой дневник. |
| Ни в коем случае! Ни за что! Ни при каких обстоятельствах! Об этом не может быть и речи! Это абсолютно исключено! Нет, нет и еще раз нет! | Эмоционально-экспрессивный категорический запрет: |
Тема 7. Согласие/несогласие с мнением собеседника
| Выражения речевого этикета | Ситуация употребления и комментарии |
| О да! Вы правы. Я вполне согласен с вами. Я полностью согласен с вами. Это как раз то, что я хотел сказать. Вне всякого сомнения. Звучит правдоподобно. Я так и думал. Очень разумно. Конечно. Точно. Вот именно. Договорились. Не продолжайте. Все ясно. Я так и предполагал. Боюсь, что это именно так. Надеюсь, что это так (что это так и будет). Похоже, что это именно так. Похоже, что это так и будет (так и случится). Вполне вероятно (возможно). Тем лучше! | Наиболее распространённые формы согласия с мнением собеседника |
| Я вполне согласен с вами. Я полностью согласен с вами. В основном я с вами согласен… В некоторых моментах я с вами согласен… Кое в чём я с вами согласен… Этот пункт не вызывает наших возражений. Я полностью разделяю вашу точку зрения на… Моё представление полностью совпадает с вашим. Ваши условия в целом для меня приемлемы. | Официальные формы согласия |
| Нет и нет. Не могу с вами согласиться. Вы ошибаетесь. Я иного мнения. Вот в этом вы как раз и неправы. Конечно, нет. Совсем нет. Об этом не может быть и речи. Все как раз наоборот. Я против. Мне это неизвестно. Не мне судить. Ну вот вы опять за свое! Боже упаси! Вы несправедливы. Ничего подобного. Не годится Этого не может быть! | Наиболее распространённые формы несогласия с мнением собеседника |
| Боюсь, что вы упустили главное из того, что я хотел сказать. Это не совсем то, что я имел в виду. Не могу с вами согласиться. Наша точка зрения несколько расходится с вашей. Мы видим решение этой проблемы в несколько ином свете. Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, не можем принять предложение. Данная точка зрения кажется мне убедительной, однако (тем не менее/ между тем)… У меня вызывает возражение… | Официальные формы несогласия |
| Да? Неужели? Это правда? Вы действительно полагаете, что… Сомневаюсь, чтобы… Маловероятно, чтобы… Очень в этом сомневаюсь. Вы это всерьез? Звучит заманчиво, но… Звучит невероятно, но… Всякое случается. Вы шутите. Не могу решиться. Сомневаюсь. Вряд ли. И вы хотите, чтобы я этому поверил? Я бы не сказал. Вам видней. В какой-то мере. Я не уверен. (Мне) трудно сказать. Ну и ну… И да, и нет. Вы уверены? Это все действительно так?
Как бы мне хотелось… |
Наиболее распространённые формы сомнения, относительно высказанного собеседником |
| Вы действительно полагаете, что… Я бы очень просил вас уточнить…поскольку об этом у меня есть прямо противоположная информация. У меня пока не сложилось окончательное мнение по этому поводу. Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен. | Официальные формы выражения сомнения относительно точки зрения собеседника. |
Приложение 4
ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Благодарим за письмо от … В ответ сообщаем …
В дополнение к нашему письму от … с.г. сообщаем, что …
В ответ на Ваше письмо сообщаем, что … В подтвержде-ние нашего телефонного разговора, состоявшегося … с.г., сообщаем, что …
В подтверждение нашей телеграммы от … сообщаем, что …
В связи с Вашим письмом от … сообщаем, что, к нашему сожалению …
Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.
К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от … и вынуждены еще раз напомнить Вам (попросить Вас) о …
Доводим до Вашего сведения, что …
Мы благодарим Вас (признательны Вам) за оказанную услугу (помощь, поддержку).
Мы вынуждены уведомить Вас (напомнить Вам) …
Мы крайне удивлены Вашим письмом от …, в котором Вы сообщаете, что …
Мы получили Ваше письмо от … с.г., из которого с удовольствием узнали, что …
Мы получили Ваше письмо от … вместе с приложенными к нему документами.
Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания) …
Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы, что …
Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что …
Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от … с.г. и сообщаем, что …
Подтверждаем получение Вашего письма от … со всеми приложениями.
По Вашей просьбе направляем Вам …
Пожалуйста, примите наши извинения за …
Принимаем к сведению Ваше письмо от … и сообщаем, что …
Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо …
Ставим Вас в известность … Уведомляем Вас …
Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма
Ваш заказ будет выполнен, если Вы …
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения …
Ваша просьба о … удовлетворена …
В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.
В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.
К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о …
Настоящим просим сообщить о сроках …
Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято …
Обращаемся к Вам с просьбой выслать …
Просим Вас поставить нас в известность о …
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу …
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по …
Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по …
Образцы оборотов-скрепов
Более того …
Вам, несомненно (очевидно), известно …
Ввиду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо) добавить (заметить, отметить) …
В дополнение к вышеизложенному (высказанному, отмеченному выше) сообщаем …
В заключение ….
Во избежание задержки …
В ответ на Ваш упрек хотим сообщить, что …
Во-первых …, во-вторых …
В первую очередь …
В противном случае мы вынуждены …
В свое оправдание мы хотим сообщить …
В связи с вышеизложенным …
В связи (соответствии) с Вашей просьбой …
В сложившейся обстановке …
В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами) …
Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение)…
Дело в том, что …
Кроме того …
К тому же …
Мы выражаем уверенность …
Мы испытываем затруднения с …
Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам …
Мы признаем …
Мы совершенно уверены …
Мы сожалеем …
Мы также купили бы у Вас …
Необходимо (следует, нужно) признать …
Обращаем Ваше внимание …
Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя) …
Подтверждаем получение …
Помимо того …
По нашему мнению …
Поставки будут производиться (осуществляться) …
Само собой разумеется …
Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить) …
Таким образом, …
Тем не менее (несмотря на) …
Фактически …
Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что …
Примеры концовок писем (без приветственного заключения или формулы вежливости)
Благодарим заранее за оказанную услугу.
В надежде на благоприятное (положительное) решение нашего вопроса.
В надежде на плодотворное сотрудничество.
Мы будем признательны за быстрый ответ.
Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни.
Надеемся на скорый ответ.
Надеемся получить ответ в ближайшем будущем и заранее благодарим.
Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу.
Ожидаем Ваших заказов (Вашего одобрения, согласия, подтверждения).
Просим вас информировать нас о принятых Вами мерах.
Просим Вас подтвердить получение письма.
Просим Вас поставить нас в известность.
Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. Просим написать нам о Вашем решении по этому вопросу.
Просим обращаться к нам, если Вам потребуется помощь (содействие).
Просим сообщить о Вашем согласии.
Убедительно просим не задерживать с ответом.
«все книги «к разделу «содержание Глав: 57 Главы: < 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57.
С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
- подтверждает факт отправки;
- предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »
Речевые шаблоны
Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Свернуть Показать
Пример 2
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)
Свернуть Показать
Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.
Пример 3
Различные способы указания наименования приложения в тексте письма
Свернуть Показать
Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Пример 4
Описание сброшюрованного приложения
Свернуть Показать
Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).
Пример 5
Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи
Свернуть Показать
Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Пример 6
Приложение к письму имеет собственное приложение
Свернуть Показать
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Пример 7
Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких
Свернуть Показать
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.
Пример 8
Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения
Свернуть Показать
Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).
Пример 9
Сопроводительное письмо
Свернуть Показать
Пример 11
Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц
Свернуть Показать
Сюрприз для заявителей - физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Пример 10
Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре
Свернуть Показать
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Сноски
Свернуть Показать
Письмо-просьба
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.
Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
При составлении текста основную просьбу можно предварить преамбулой, в которой необходимо кратко изложить причины обращения к адресату. Если образец содержит несколько прошений, допустимо применить формулировки вида: «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…». Каждый новый вопрос для рассмотрения необходимо изложить в отдельном абзаце. По правилам деловой переписки, ответ на комплексный запрос может быть отправлен одним письмом, с комментариями по каждой просьбе. Такой вид переписки сокращает объемы документооборота и временные затраты на прочтение и обработку входящей документации.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
Скачать
Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc (cкачиваний: 8053)
Примеры готовых споснорских пакетов, документов и писем
Спонсорский запрос на обучение в немецкой академии по бадминтону, имеющей статус частной спортивной школы международного уровня. Смотреть спонсорский запрос
Другие разделы образцов и примеров текстов
Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА И ПРОШЕНИЯ. Фрагменты текстов и образцы.
КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образцы и примеры выполненных работ.
ПРЕДЛОЖЕНИЯ СОТРУДНИЧЕСТВА. Примеры и образцы работ.
ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примеры корпоративных текстов.
БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ. Некоторые фрагменты текстов.
Вы ищете: Письмо о содействии образец - добавлено по просьбе Марина Галич.
Описание:
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Письмо о содействии образец. Он постоянно болтал о через пять или шесть. Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Во многих случаях такое письмо не менее важно, чем само резюме по следующим причинам. Найдено - письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец скачали 5228 раз. Понимаешь, крайне редко подворачивается "дипломат" и поставил. Письмо о содействии образец скачали за месяц 3958 раз.
Как написать письмо-просьбу?
Правильно составленное письмо - просьба может, во многом приблизить вас к положительному ответу. Текст такого письма будет зависеть от адресата и от содержания просьбы. Просите вы хорошего знакомого, родственника, начальника или чиновника – для каждого конкретного случая должен быть выбран индивидуальный подход, чтобы написать письмо с просьбой о помощи.
Не врите
Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас. Старайтесь не приукрашивать ситуацию выдуманными или нереальными событиями. Иначе вы рискуете остаться без поддержки, так вам сейчас необходимой.
Будьте кратки
Письмо, включающее просьбу о помощи, не должно быть чересчур объемным. Четко и ясно, понятным языком излагайте свои мысли. Не вдавайтесь в описание мельчайших деталей и подробностей, без которых можно обойтись. Это только мешает достижению поставленной цели и раздражает читателя.
Продумайте основную причину, по которой предпочли со своей просьбой обратиться именно к этому человеку. Не лишним может оказаться упомянутое вскользь ваше отношение к личным качествам адресата, однако но не переусердствуйте с лестью. Подчеркните в письме, какую выгоду адресат может извлечь для себя, помогая вам.
Повторное обращение
Как правильно написать письмо-просьбу, если вы повторно обращаетесь к этому человеку? В этом случае в письме отдельно необходимо выразить благодарность за ранее оказанную помощь или предоставленную услугу. Нужно объяснить, что именно это послужило одной из причин для нового обращения к нему. Нескольких предложений будет вполне достаточно, чтобы поблагодарить адресата.
Обстоятельства непреодолимой силы
Всегда принимайте во внимание, что человек, к которому вы обращаетесь, может быть подвержен влиянию обстоятельств, которые могут повлиять на его решение. И о том, что вы не в силах выгадать благоприятный момент, когда ему на глаза попадется ваше письмо–просьба. Пример такого состояния может быть, когда человека мучает зубная боль, или все мысли его занимает незаслуженно полученный нагоняй от начальства. Обстоятельства могут быть различны. С этим вы ничего не сможете поделать. Ваша задача – постараться продумать, как правильно написать письмо–просьбу, избегая ошибок, которые могут повлиять на решение вопроса не в вашу пользу. Неудачный словесный оборот, нечеткие формулировки, неправильное обращение – могут испортить настроение адресата и стать причиной вашего неуспеха.
Помните, что ваше письмо должно быть искренним. Между строк должно читаться ваше самоуважение, достоинство, и что немаловажно – вера в успех, и поддержку человека, к которому вы обратились. Надежда на проявление понимания, порядочности и великодушия с его стороны.
Письмо незнакомцу
Важный момент, который не стоит недооценивать при написании любого письма, а тем более письма с просьбой, адресованного незнакомому вам человеку – это приветствие. Ваше письмо будет прочитано с большим вниманием, если вы сможете сделать его личным и поприветствуете получателя по имени. Когда вы обдумываете, как написать письмо - просьбу незнакомому человеку, стоит учесть, что персонализация – это гарантия того, что ваше письмо будет хотя бы просмотрено. Соблюдайте следующие правила:
- Правильно формулируйте тему обращения. Старайтесь всегда заполнять это поле.
- Емко формулируйте, зачем необходимо человеку это письмо. Впишите это в заголовок. Это поможет вам привлечь внимание к сообщению.
- Если есть возможность, предварительно созвонитесь с получателем и обговорите причину обращения. В этом случае появляется надежда, что сообщение не попадет в спам автоматически.
- Используйте “комбинацию Т”:
- творческая тема
- топик с контактами
- текст в теле, а не во вложении.
Ингода проще составить обращение, если у вас есть пример, как написано письмо–просьба. Образец можно посмотреть, перейдя по следующей ссылке.
Ожидание ответа
Итак, письмо написано и отправлено. Ожидая ответ, стоит иметь ввиду, что если письмо носило официальный характер, просьба адресована чиновнику, то существует регламентированный срок, в течение которого вам обязательно ответят. В иных случаях все зависит от воспитания человека, к которому вы обратились с письмом-просьбой.
Во время консультации ко мне зачастую обращаются показать пример письма просьбы о спонсорской помощи.
Наглядный пример письма просьбы о спонсорской помощи
Ранее мной был рассмотрен пример поиска спонсоров для школы в части оплаты услуг связи и Интернета. Сегодня я приведу образец письма о выделении средств на оборудование компьютерного класса общеобразовательной школы.
При составлении письма нам потребуются следующие данные:
Получив данные об одной из школ Санкт-Петербурга мною был составлен пример письма просьбы к спонсору следующего содержания:
Уважаемый Имя Отчество!
Жителям нашего города хороша известна Ваша деятельность в сфере благотворительности, в том числе в образовании. В связи с этим обращаемся к Вас с просьбой поддержать модернизацию компьютерного класса ккола № 108 Выбргского района г. Санкт-Петербурга.
Несколько слов о школе. Образовательное учреждение было было открыта в 1937 году. В настоящее время в школе обучаются 312 человек с 1 по 11 класс. За последние 50 лет школа выпустила 66 медалистов, из них 19 человек с золотыми медалями. Шесть учащихся награждены грамотами Министерства образования и науки РФ. Эти факторы способствуют высокому уровню поступлению выпускников школы в ведущие вузы страны. Пять бывших выпускников вернулись в школу в новом качестве - педагогов. В школе работает 38 учителей, из них 32 педагога имеют высшую квалификационную категорию учитель и 4 педагога - ученые степени.
Руководство области ценит заслуги педагогического состава и уровень образования в школе. В начале 21 века была проведена реконструкция здания. На открытии после капитального ремонта присутствовала Губернатор Ленинградской области Валентина Матвиенко. но внимания органов в ласти недостаточно для поддержания технического оснащения школы на современном уровне.
Школа профилируется на естественно-математическом образовании. Для поддержания высокого уровня образования по информатике требуется модернизация компьютерного класса. Техническое обновление включает в себя приобретение 14 компьютеров (системный блок, монитор, клавиатура, мышка), съемного жесткого диска, видеопроектора, интерактивной доски ActivBoard 595Pro, лицензионное программное обеспечение, мебель (столы, стулья, шкафы). Плановая стоимость модернизации 1 200 000 рублей, включая доставку и монтаж нового оборудования, демонтаж - старого.
При финансовой поддержке модернизации компьютерного класса мы обязуемся разместить рекламу Вашего предприятия внутри школы и на ее территории. Реклама будет доступна не только 312 школьникам. Ее увидят около 1200 человек - родители, дедушки и бабушки наших учащихся, которые ежемесячно посещают школьные мероприятия. Кроме того, школьные мероприятия часо освещаются СМИ г. Санкт-Петербурга и мы обязыемся донести до жителей города о Вашей поддержки нашей школы. Педагогический состав и другие сотрудники школы готовы способствовать продвижению бренда Вашей компании среди потенциальных покупателей и поддержанию доброй репутации Вашего предприятия.
Контактное лицо для обсуждения вопросов сотрудничества: должность, ФИО, телефон с 9.00 до 18.00.
С уважением к Вам и Вашей деятельности,
Вот такой пример письма просьбы к спонсорам получился у меня. Можете взять его за основу. Главное на что следует обратить внимание - это данные о том: сколько денег вам нужно и на что они будут потрачены, кто увидит спонсорскую рекламу. Если же не удается привлечь спонсоров, то попробуйте оформить кредит онлайн. Быстро, доступно, надежно.
В следующей публикации я разберу реальное письмо спонсору и сделаю его разбор. Используйте рекомендации для составления ваших писем.
Главная > СправочникТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Составители деловой документации допускают ошибки следующих типов: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические.Структурные ошибки
Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: лаконичного введения, основной части и краткого заключения. В основной части излагается существо проблемы, аргументируется точка зрения автора письма, поэтому ее объем больше, чем объем введения и заключения вместе взятых. Важно, чтобы аргументация осуществлялась последовательно, полно, без повторов и нарушения логической связи.
Структурные ошибки связаны с неверным построением делового письма, несоразмерностью его частей, например: отсутствие введения или заключения, излишне многословное введение, сложная и лишенная логической связи система аргументов.
Синтаксические ошибки
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в пред-ложении
Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, становящегося причиной для вариативного понимания написанного.
Так, например, из предложения: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по регионам непонятно: показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года.
По-видимому, это предложение должно иметь следующий вид: Для формирования отчетности показатели по регионам уточняются в конце года.
Нарушение норм употребления деепричастных обо-ротов
Деепричастие называет дей-ствие, происходящее одновременно с действием, названным глаголом-сказуемым, или предшествующее ему.
Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект был рассмотрен ранее;
Внимательно рассматривая представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект рассматривается сейчас.
Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу. Например: Учиты- вая..., Считая..., Принимая во внимание..., Руководствуясь... и т.д.
Следует помнить, что в правильно построенном предложении деепричастие и сказуемое должны называть действия, совершаемые одним и тем же деятелем.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не-трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с отглагольными существительны-ми.
Неправильно: Изучая проблемы организации службы, были получены интересные результаты.
Правильно: При изучении проблем организации службы были получены интересные результаты.
Или: Изучая проблемы организации службы , проверяющие по- лучили интересные результаты.
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
При построении сложных предложений следует учитывать, что чаще всего употребляются следующие союзы и союзные слова что; который; если; чтобы; где; как.
Придаточные предложения могут быть для краткости заменены синони-мичными причастными и деепричастными оборотами.
Например : Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государствен- ной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом... (вместо: которые одобрены ).
Неправильное использование предлогов
Наиболее частая ошибка – неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили боль-шое распространение словосочетания с предлогом о и зависи-мыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о сотрудничестве... и т.д. Однако наблюдаются случаи использования предлога о со словами, которые не управляют предложным падежом или требуют при управлении другого предлога.
Неправильно : Начальник Департамента отме тил о важности поставленной проблемы.
Правильно: Начальник отметил важность поставленной проблемы.
Неправильно : Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Правильно:
Это показывает, что мы терпимо
относимся к недостаткам.
Неправильно
:
Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа
большая и важная.
Правильно: Нет сомнений в том, что про водимая отделом работа большая и важная.
Неправильный падеж
Составители деловых писем иногда неправильно употребляют падежные формы. Часто встречается ошибочное использование существительного в родительном падеже вместо дательного или наоборот.
Неправильно : Согласно Вашей просьбы..., Согласно при каза..., Согласно решения ....
Правильно: Согласно Вашей просьбе..., Согласно приказу..., Согласно решению... .
Неправильно : МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектору …
Правильно: МВД России ходатайствует о предоставлении постоянной регистрации инспектору... или МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектора…
Морфологические ошибки
Согласование определений
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый автомобиль-лаборатория, универсальная программа-редактор . Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа начальник Департамента т. Иванов, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник управления Петров; старший инспектор т. Яковлева; новый начальник Серов.
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на оперативном совещании заместитель начальника управления Си-дорова...; принимавшая участие в подготовке проекта приказа стар-ший инспектор Алексеева...
Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных
Составителям деловых писем следует учитывать, что крат-кие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах ока-зываются неуместными.
Неправильно : Выводы комиссии обоснованные и справедливые.Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
Неправильно : Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное.
Правильно: Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно.
При употреблении форм кратких имен прилагатель-ных на -енен и кратких причастий на -ен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно использование форм на -енен.
Правильно: Окончательный результат тождественен предварительным расчетам.
Каждый сотрудник отдела ответственен за качество работы.
Лексические и стилистические ошибки
Неправильное использование слов и терминов
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают известны лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тек-сте. Использование же разговорных слов и оборотов речи вообще неуместно в официальных документах, например:
Обеспечьте ежедневную строевку отдела.
Принадлежностью канцелярского стиля являются обороты, которые в стилистике имену-ются расщеплением сказуемого. Вместо такого рода оборотов лучше использовать глаголы: не производить премирование , а премировать; не произво-дить контроль, а контролировать.
В деловых письмах встречается много отглагольных существи-тельных, оканчивающихся на -ание, -ение. Увлекаться образованием слов по этой модели не стоит, особенно если речь идет о словах с отрицанием, например: некомандирование, недополучение, недоперевыполнение.
Неуместное или неоправданное употребление иностран- ных слов
Стремлением придать тексту большую значимость, выразившись «покрасивее», объясняется злоупотребление иноязычными словами.
Например: срок выполнения может быть пролон- гирован вместо продлен; презентовать вместо представить.
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффектив- ность режима экономии во многом зависит от того, насколь- ко лимитируются финансовые расходы.
Слово лимит означает «предельная норма», поэтому лимитируют-ся выделяемые средства, а не расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значени-ем (конвенция – условие, экстраординарный – особенный) ча-сто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы:
как форма вежливого обращения к одному лицу;
в анкетах.
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы.
1. Для писем-просьб
А. Основные формулировки:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой …
Об отправке в наш адрес...
О направлении в мой адрес...
О высылке в адрес нашего подразделения...
О скорейшей передаче нашему полномочному представи-телю...
О предоставлении...
Просим (прошу) Вас (вас) ...
Сообщить (нам)...
Выслать (мне)...
Срочно представить (министру) ...
Немедленно доложить (научно-техническому совету) ...
Известить (руководство Департамента) о...
Проинформировать меня о...
Прошу Вашего согласия на …
Отправку в адрес (вверенной мне организации)...
Предоставление нам...
Ознакомление (начальника Н) с...
Просим Вашего содействия в ...
Получении...
Скорейшей отправке...
Предоставлении дополнительной информации относитель-но...
Проведении...
Прошу Ваших указаний ...
... на заключение договора о... с...
На выдачу со склада предприятия... представителю...
На оформление документов о... (на кандидата В)...
На пересмотр (лимитов)...
Б.
В связи с (обращением в наш адрес)...
В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью) ...
Исходя из (результатов переговоров по вопросу о)...
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...
Учитывая (долговременный и плодотворный характер на-ших деловых связей)...
Согласно (действующему соглашению о...)...
Убедительно...
Настоятельно...
Пожалуйста...
В виде исключения...
Были бы весьма признательны Вам за...
Ввиду чрезвычайных обстоятельств...
Ссылаясь на Ваше письмо от...
Позвольте сослаться в этой связи на Ваше сообщение по электронной почте от...
Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...
Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между... и... (... числа)...
2. Для писем-сообщений
А. Основные формулировки:
Сообщаю (сообщаем) Вам (вам) …
Об имевшем место...
Об изменениях в...
О необходимости...
О фактах...
О предпринятых нами мерах по...
О предварительных результатах...
О достижении окончательной договоренности с...
Представляю ...
Сведения о...
Проект (плана, программы)...
Предложения о...
Перечень...
Материалы...
Отчет о...
Акт о...
Доклад о...
Направляю …
Указания о...
Распоряжение...
Выписку из приказа...
Копию директивы...
Экземпляр соглашения...
Решение...
Протокол...
Резолюцию...
Высылаю …
Методическое пособие...
Формуляр...
… копию…
Описание...
Документацию...
Б. Вспомогательные формулировки:
Доводим до Вашего сведения, что...
Направляем для использования в работе...
Высылаю для руководства в повседневной деятельности …
Представляю во исполнение Ваших указаний...
К сведению Вашего руководства сообщаем о...
Считаем своим долгом сообщить...
Полагаем необходимым направить в Ваш адрес...
3. Для писем-запросов
А. Основные формулировки:
... представляю запрос...
Направляю запрос...
Запросить у Вас следующую информацию...
Обратиться к вам с запросом о...
4. Для писем-заявлений
А. Основные формулировки:
…уполномочен (уполномочены) заявить…
О намерении руководства...
О плане Департамента...
О стремлении нашего управления...
…имею (имеем) честь сделать следующее заявление ...
Относительно...
В связи с...
Касающееся...
По поводу...
Б. Дополнительные формулировки:
В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место злоупотреблениях...
Учитывая характер сложившихся взаимоотношений меж-ду нашими подразделениями...
5. Для писем-подтверждений
А. Основные формулировки:
Подтверждаем (подтверждаю) …
Факт получения...
Получение...
Участие...
Прибытие...
Отправку...
Настоятельную необходимость в...
Я (мы) получил(и) ...
С благодарностью подтверждаем...
С удовлетворением подтверждаю...
Настоящим письмом подтверждается...
Направляем вам подтверждение...
В подтверждение... направляем в Ваш адрес...
Мы только что получили...
Мною до сих пор не получен...
Получены нами в полном объеме...
Указанные образцы нас полностью удовлетворяют...
Присланные Вами сведения утратили свою актуальность и пригодность для...
Переданные нам в постоянное пользование комплексы полностью отвечают требованиям...
К большому сожалению, принятое в эксплуатацию обору-дование более не соответствует нормам...
6. Для писем-дополнений
А. Основные формулировки:
В дополнение к нашему исх. от … № ...
Сообщаю...
Высылаю...
Представляю...
Направляю...
Прошу дополнить …
Текст переданного Вам на подпись проекта договора...
Раздел... договора о...
Имеющееся в Вашем распоряжении соглашение...
Б. Вспомогательные формулировки:
Считаю необходимым дополнить...
Предлагаю дополнить проект...
Предлагаются следующие дополнения к тексту действую-щего...
Полагаем целесообразным внести в содержание... следую-щие дополнения...
7. Для информационных писем
А. Основные формулировки:
Информируем Вас…
Позвольте проинформировать Вас…
Мы намерены проинформировать Вас…
Нам представляется целесообразным проинформировать Вашу организацию...
Благодарим за интерес к нашему предложению...
Мы были рады получить от Вас ответ на наше предыдущее послание от...
Мы признательны за внимание, проявленное Вами к наше-му письму от...
Спасибо за то, что Вы сочли возможным откликнуться на наше сообщение от...
Настоящее информационное письмо имеет целью...
Решение1.1. Настоящая редакция Устава Открытого акционерного общества «Центральный научно-исследовательский институт по переработке штапельных волокон», именуемого в дальнейшем – «Общество», разработана в соответствии с действующим законодательством