Под юридической силой любого документа принято понимать способность материального носителя с зафиксированной на нем информацией самостоятельно или в сочетании с другими документами вызывать определенные юридические последствия. Именно юридическая сила документа определяет его правовое значение и возможность использования в качестве доказательства в суде.

ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет юридическую силу документа как свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Итак, юридическая сила документа трактуется как:

• 1) место в общей иерархии нормативных правовых актов
• (закон, постановление, указ, инструкция и т.д.);
• 2) обязательность, основанная на принципе законности;
• 3) компетенция органа, издавшего акт.

Помимо этого, во всех случаях документ должен быть оформлен в установленном порядке, а также исходить от лица, уполномоченного на его создание.

ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД "Электронные документы. Общие положения", введенный в действие приказом Ростехрегулирования от 22 июня 2006 г. № 119-ст , установил, что электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной . Причем в реквизитную часть могут вноситься и дополнительные реквизиты с учетом особенностей применения и обращения электронного документа. Номенклатура дополнительных реквизитов и правила их удостоверения устанавливаются нормативными документами самого предприятия.

В связи с этим особое значение имеет прежде всего реквизитная часть любого документа. Рассмотрим ее подробнее.

Содержание документа и его юридическая форма всегда увязаны с определенными реквизитами, как правило, характеризующими субъектов, составивших и заверивших документ и позволяющих их идентифицировать. Реквизиты, в свою очередь, увязаны с внешней и внутренней формой представления документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет реквизит документа как обязательный элемент его официального оформления.

Ориентиром для правильного оформления документов и включения в их содержание необходимых атрибутов является ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения", утвержденный постановлением Госстандарта СССР от 9 октября 1984 г. № 3549 . Среди реквизитов данный ГОСТ называет регистрационный номер документа; регистрационную дату; подпись (код) лица, ответственного за изготовление документа или утвердившего документ; содержание документа; наименование организации - создателя документа; местонахождение организации и др. Следует отметить, что ГОСТ 6.10.4-84 также допускает введение в документ на машинном носителе дополнительных реквизитов.

Существует постоянная часть реквизита документа (неизменная часть документа, наносимая при его изготовлении) и переменная часть реквизита (изменяемая часть реквизитов документа, вносимая при его заполнении).

Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет ничтожность или недействительность электронного документа. Если содержательная или реквизитная часть документа искажена, документ может быть сфальсифицирован. Такой неистинный документ в ряде случаев влечет неблагоприятные последствия для своего составителя или предъявителя. Например, в случае обнаружения фальсификации или подлога такого документа наступает негативная юридическая ответственность лиц, совершивших подобные действия. В частности, административная ответственность предусмотрена КоАП РФ в ст. 14.13 (фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов); ст. 19.23 (подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт); уголовная ответственность вытекает из ст. 186,187, 233, 292, 327 УК РФ.

Реквизиты традиционных документов . Юридическая сила официального документа обеспечивает наличие необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами для некоторых видов документов являются наличие самого текста, подпись, дата изготовления (составления), наименование организации - автора документа, код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО), название документа, дата, индекс, текст, визы, подпись должностных лиц, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В зависимости от вида документа и процедуры его подготовки и оформления состав реквизитов может быть самым разным.

Реквизиты электронного документа . Электронный документ должен иметь более широкий спектр реквизитов, называемых метаданными, по сравнению с традиционными, бумажными документами. Это обусловлено тем, что современные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляя никаких следов на машинном носителе, поэтому, чтобы обеспечить достоверность электронного документа, нужны дополнительные как правовые, так и технические механизмы защиты. Обозначим лишь некоторые из них:

• 1) снабжение документа ЭП;
• 2) наличие иного аналога собственноручной подписи, например ЭГП, которая представляет собой электронный аналог традиционных печатей, штампов, собственноручных подписей (факсимиле). В частности, ЭГП может сразу ставиться в текстовый и графический документ редактора Word, не требуя дополнительного распечатывания и сканирования документа. Таким образом, документ, подписанный ЭГП, дополнительно защищается от редактирования и незаконного копирования;
• 3) подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции).

Реквизиты совместно с содержанием придают документу некоторую определенность и несут дополнительную информацию. Благодаря этим атрибутам документу придается волевая направленность; это происходит, например, в момент подписания сетевого договора сторонами. Реквизиты служат доказательством того, что информация, включаемая в содержание документа, подготовлена и зафиксирована на носителе именно тем лицом, от имени которого документ подписан и выпущен в гражданский оборот.

Анализ показал, что признаками юридической силы документа являются:

• 1) идентификация лица, подписавшего (составившего) документ;
• 2) наличие реквизитов (подписи, печати, другие выходные данные);
• 3) возможность использования документа в качестве доказательства в суде; документ с реквизитами способен удостоверять те или иные факты, что не позволяет его бесконтрольно менять, удалять сведения.

Итак, юридическая сила электронного документа определяется наличием необходимых атрибутов и исполнением необходимых юридических процедур по их оформлению. Вместе с тем электронный документ имеет и свои специфические особенности, обусловленные иной технологией его изготовления и обращения. Основное отличие электронного документа в том и заключается, что в нем или на нем невозможно собственноручно письменно расписаться.

• ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД. Электронные документы. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.
• ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Глава 2, п. 18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

регистрационный индекс;

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица (часть третья п. 18 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-з Об электронном документе

Статья 11. Юридическая сила электронного документа

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям. Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования и обращения информации, указанной в части первой статьи 18 настоящего Закона, в виде электронных документов регламентируется техническими нормативными правовыми актами в области технического нормирования и стандартизации и правилами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь.

Статья 10. Копии электронного документа и их удостоверение Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющими право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности. Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.Статья 18. Электронные документы, содержащие информацию, распространение которой запрещено или ограничено Содержанием электронных документов может быть информация, являющаяся государственной, служебной или коммерческой тайной, а также иная информация, распространение которой запрещено или ограничено. Правила использования и меры защиты такой информации устанавливаются законодательством Республики Беларусь. Государственные органы и юридические лица, их должностные лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, содержащими информацию, указанную в части первой настоящей статьи, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

8. Бланки документов: виды, требования к оформлению, особенности разработки и использования.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 N 235, от 27.01.2012 N 18, от 15.01.2013 N 9, от 10.12.2014 N 240, от 30.12.2015 N 225)

Согласно п. 21 Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Постоянной информацией являются реквизиты организации (ее название, адрес, телефоны, банковский счет и пр.), а переменная информация - это основной текст документа, его основное содержание.

Если документ (например, письмо) получается очень объемным, то на бланках изготавливается только первая страница документа, а для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Бланки разрабатываются в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

Они бывают двух видов:

· бланк для письма;

· общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). При этом в Инструкции подчеркивается, что изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

Согласно п. 24 Инструкции при разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Так, бланк формата А5 используется для документов, имеющих небольшой текст, не более 5–7 строк.

Пункт 25 Инструкции уточняет постоянную информацию на бланке письма, это реквизиты:

· код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование организации;

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные (адреса, телефоны) и коммерческие (банковские) данные.

На бланк для письма наносятся

Что касается реквизитов, которые наносятся на общий бланк, то их перечень будет следующим:

· Государственный герб Республики Беларусь (для государственных организаций);

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование вышестоящей организации;

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Пунктом 27 Инструкции установлено, что бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Следует иметь в виду, что при необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Установлено, что бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции.

Согласно п. 31 Инструкции особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются отдельными актами законодательства Республики Беларусь. Но поскольку наш «ликбез» предназначен в большей степени для организаций частной формы собственности, мы лишь подчеркнем, что Государственный герб страны используется на бланках государственных органов и организаций, и более подробно останавливаться на этой теме не будем.

Если документ изготавливается не на бланке, а на чистом листе бумаги, в левой верхней части первого листа документа проставляется угловой штамп. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов:

· для письма;

· общий угловой штамп;

· угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Пунктом 34 Инструкции установлено, что размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

9. Особенности и порядок подготовки проектов НПА.

Закон Республики Беларусь 10 января 2000 г. № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь

Особенности порядка подготовки проектов различных видов нормативных правовых актов, технико-юридические требования к их оформлению, а также иные вопросы, не урегулированные настоящим Законом, определяются Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, разрабатываемыми Национальным центром законодательства и правовых исследований Республики Беларусь совместно с Министерством юстиции Республики Беларусь и утверждаемыми Президентом Республики Беларусь.

Статья 47. Порядок подготовки проекта нормативного правового акта

Подготовка проекта нормативного правового акта может включать:

рассмотрение нормотворческого предложения и принятие решения по подготовке проекта;

организационно-техническое и финансовое обеспечение его подготовки;

сбор необходимых материалов и информации;

разработку концепции проекта;

составление текста проекта;

согласование проекта;

проведение юридической и иных необходимых экспертиз.

Нормотворческий орган может осуществлять подготовку проекта нормативного правового акта самостоятельно либо поручить иному субъекту нормотворческой инициативы по вопросам, относящимся к его компетенции, заказать ее Национальному центру законодательства и правовых исследований Республики Беларусь, а также в установленном порядке привлечь к подготовке проекта соответствующих специалистов из иных организаций, в первую очередь государственных, поручить специально создаваемым для этого временным комиссиям или рабочим группам.

Подготовка проекта нормативного правового акта осуществляется с обязательным участием юридической службы соответствующего государственного органа (организации).

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

• федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
• федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
• приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

• соответствие формату, утвержденному государством,
• передача документов в соответствии с регламентом,
• квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно двумя способами:

1. Подписать . Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
2. Подписать простой или .

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
5. В специальных программах для создания и

Материал для документирования. Его развитие.

Классификации документов. Виды и методы.

Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.

Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.

Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.

Алгоритм подготовки документа.

Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.

Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.

Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.

Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.

Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.

Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.

Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.

Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.

Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.

Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.

Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.

Технология обработки входящих документов.

Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

Порядок подготовки и обработки исходящих документов.

Организация контроля исполнения документов и поручений.

Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.

Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.

Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.

Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления

Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.

Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.

Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.

Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.

Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.

Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.

Кадровая информационно-документационная система.

Документационное обеспечение приема работника на работу.

Документационное обеспечение движения персонала.

Документационное обеспечение увольнения работника.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Понятие информационного обеспечения управления, его структура.

Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).

Цели и методы унификации управленческих документов.

Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления

Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу

Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу

Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.

Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.

Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.

Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.

Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.

Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.

Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.

Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.

Типология электронных систем управления документами.

Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.

Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.

Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.

Понятие и типология информационных технологий доу.

Справочные системы правовой информации.

Информационные технологии защиты документной информации.

Прикладные программы автоматизации управления кадрами.

Применение баз данных в организации документооборота.

Информационные технологии хранения документов.

1. Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.

Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141--98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” юридическая сила документа - это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.

Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.

Электронный документ может и должен иметь правовой режим, уравнивающий его с традиционными документами.

Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

регистрационный номер;

регистрационную дату;

подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

наименование организации -- создателя документа;

местонахождение организации -- создателя документа или почтовый адрес.

Благодаря тому, что был принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Юридическую силу электронных документов можно обеспечить исполнением специальной юридической процедуры – формированием сигнатуры электронной подписи, признанной участниками взаимодействия или легитимированной нормой закона и регламентированной НПА. Юридическая сила электронных документов обеспечивается путем установления полномочий лица, создающего документ (его правовой статус), и совершения этим лицом процедуры подписывания – включения электронной подписи как аналога собственноручной подписи лица в структуру электронного документа.

1. Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

Предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

Оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

Применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

Созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

Обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

Обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

Обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R - оптические диски с однократной записью информации.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10–15 лет.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т. п.

Использование электронных документов порождает ряд определённых сложностей. Одной из главных проблем использования таковых документов является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации (справедливости ради, стоит заметить, что абсолютной защиты вообще гарантировать невозможно). Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах:

• 1. Финансово-кредитные отношения
• 2. Налоговые отношения
• 3. Гражданско-правовых сделок

Существует несколько ограничений на осуществление электронного документооборота в отдельных областях. В ряде нормативно-правовых актов предусмотрен запрет на использование в некоторых правовых отношениях электронных документов или оговорена предпочтительность письменных документов на бумажном носителе. Так, законодательством о нотариате не предусмотрена возможность составления документов в электронном виде, здесь понятие «документ» подразумевает лишь письменные сведения.

Например, в ст. 45 «Основ законодательства РФ о нотариате» говорится, что листы документа, предъявляемого для совершения нотариальных действий, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью, что физически невозможно для документов в электронной форме. Подобный пример является немаловажным, так как для некоторых документов, в том числе необходимых для ведения бизнеса посредством Интернета, предусмотрено их нотариальное заверение. Существуют и такие нормативно-правовые акты, где запрета как такового нет, но документы на бумажном носителе названы предпочтительными». . Скажем, при регистрации прав на недвижимое имущество (процедура, которая, возможно, могла бы выполняться посредством Интернета) при разночтениях в записях на бумажном и магнитном носителе приоритет имеет запись на бумажном носителе (п. 8 ст. 12 ФЗ РФ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» от 21 июля 1997 г. № 127). Аналогичное положение зафиксировано и в Законе от 8 августа 2002 г. №129-ФЗ «О регистрации юридических лиц» (п. 1 ст. 4).

В настоящее время основы законодательства о нотариате ориентированы на традиционные бумажные документы, подписанные собственноручной подписью, и не охватывают специфику электронного обмена данными.

Для решения проблем в этой сфере возможно более широкое использование средств автоматизации документооборота, в том числе и использование упрощенных технологий цифровой подписи.

Возможно, в некоторых случаях использовать упрощённую процедуру удостоверения сделок, поскольку в интересах сторон, заключающих сделку, получить электронный документ универсального формата (не требующего специального дорогостоящего программного обеспечения для прочтения содержания документа), равный по юридической силе бумажному носителю.

Однако необходимо отметить, что под упрощённостью стоит понимать техническое воплощение процедуры удостоверения, а никак не отказ от юридически значимых действий, которые стороны обязаны исполнять в полном объёме (См.: ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате», глава IX). Можно использовать технологию цифровой подписи в файлах PDF с использованием ПО Adobe Acrobat Professional. Процедура заключения сделки может быть следующей: стороны сделки, согласовав все существенные условия правоотношения, передают специальной службе по удостоверению электронных документов (об организационной принадлежности таких служб соображения указаны выше) электронный документ, который в их присутствии конвертируется в формат PDF, во вновь созданный файл заносятся сведения о лицах, совершающих сделку, и на документ ставится электронная подпись специалиста. Документ сохраняется на нескольких материальных носителях (важно, чтобы они не были перезаписываемы!): два носителя в службе удостоверения (один хранится как основной, другой используется в случаях необходимости проверки подлинности документа, например, для демонстрации документа в ходе судебного разбирательства), остальные - по количеству заинтересованных сторон. Обязанность службы хранить носители с электронными документами у себя или заключить соответствующий договор со специально уполномоченной на то организацией (создать соответствующую инфраструктуру организаций и законодательно урегулировать процедуру лицензирования и деятельности вышеназванных организаций). Срок хранения носителей 5 лет. В дальнейшем вопрос о судьбе носителей будет решаться без учёта мнения сторон, заключающих сделку.

При введении электронной подписи в указанной сфере необходимо временно ограничить объём сделок, которые могут удостоверяться в указанном порядке, поскольку на начальном этапе невозможно учесть все нюансы правового и технического характера. Более того, необходимо сохранить выбор за лицом, заключающим сделку, в какой - традиционной бумажной или электронной форме - удостоверять достигнутое соглашение.

Таким образом, можно сделать вывод, что всё шире стали применяться электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

• 1. Ускорение процессов документооборота;
• 2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;
• 3. Легко изменяемое содержание (редактирование);
• 4. Теоретическая возможность вечного хранения;
• 5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Также выяснили, что главной сложностью электронного документа является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.