В практической деятельности любой организации рано или поздно возникает вопрос: «Как быть со старыми печатями?» Использовать нет полномочий, копить нет смысла…

Ответственность за дальнейшее использование старых печатей нормативно нигде не прописана. Очевидно, что их применение будет актом фальсификации документов, поэтому верное решение — их уничтожение. Но по всем правилам. Существуют по крайне мере два случая, когда доказательства уничтожения могут быть затребованы: банками и органами юстиции при дальнейшей перерегистрации.

Шаг 1.

Составляем приказ об уничтожении печати (пример 1).

Пример 1. Фрагмент приказа об утверждении эскиза новой и уничтожении старой печати

Шаг 2 .

Подготовка к уничтожению: выбираем организацию.

На практике уничтожением старых печатей часто занимаются те же организации, которые их и производят. В таком случае необходимо проверить наличие у такой организации соответствующего разрешения. С юридической точки зрения правильно будет провести уничтожение именно через стороннюю организацию, а не своими силами.

Шаг 3.

Получаем акт об уничтожении печати.

Этот шаг заключительный и, пожалуй, самый важный. Обязательно проконтролируйте, чтобы ваша организация получила акт об уничтожении печати (пример 2), который оформляется сразу после завершения процедуры. В противном случае все предыдущие шаги теряют смысл.

Пример 2. Фрагмент акта об уничтожении печати

П ечать - одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.

Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511-2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):

• печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
• клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Печать имеет круглую форму.

Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

Штамп (ит. stampa - печать) - это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов - произвольная.

Апостиль - специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств - участ­ников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года).

Факсимиле (от лат. fac simile - сделай подобное) - это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.

Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

Разновидности печатей:

• гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
• основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
• печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
• дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
• печать адвокатского кабинета ;
• печать врача ;
• печать индивидуального предпринимателя .

Необходимость наличия печати

Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения». Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).

Основное предназначение печати - заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.

При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в

сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции:

• акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
• доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
• договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
• документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
• заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
• командировочные удостоверения;
• копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
• накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
• нормы расхода материалов;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные;
• протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
• сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
• справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
• спецификации (изделий, продукции и др.);
• трудовые книжки;
• финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
• характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.

Требования к печатям

Чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как минимум, соответствовать требованиям, предъявляемым государством. Например, в Москве принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей».

В период, когда реестр печатей вела Московская регистрационная палата (МРП), действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории Москвы» (они являлись приложением к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ). Но постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 г. №65-ПП Московская регистрационная палата (МРП) и Реестр печатей были ликвидированы. Вместо него было образовано ГУП «Московский реестр», а архив МРП перешел к новой структуре «по наследству». Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо ­полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.

В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая соответствует требованиям национального стандарта:

Пример 1

Свернуть Показать

Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы - просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.

Обязательными реквизитами основной печати в настоящее время являются:

• полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
• местонахождение;
• ОГРН (или номер в регистрационном реестре - для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты);
• Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение).

Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.

С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя . Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций - изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.

Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государст­венного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный - 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

В Примере 2 представлен оттиск печати с воспроизведением ­Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу 51511-2001:

Пример 2

Свернуть Показать

Изготовление печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).

Организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений . В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться ­дополнительная надпись, например:

• секретариат;
• канцелярия;
• управление делами;
• отдел кадров;
• для удостоверений;
• для справок.

Вспомогательные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Технология изготовления печатей

По способу воспроизведения изображения печати делятся на:

1. Обычные печати организаций , о которых мы говорили выше.
2. Рельефные - оставляют выдавленное (выпуклое) изображение на бумаге. Обычно рельефные печати используются со специальными наклейками - «лейблами». На цветном лейбле, приклеенном на бумагу, получается красивое тисненое изображение. В сочетании с лейблами рельефная печать идеально подходит для оформления договоров, сертификатов, дипломов, грамот и т.д. Оттиск рельефной печати нельзя скопировать факсимильными и копировальными аппаратами, что служит дополнительной защитой документов.
3. Печати с защитой содержат сложные полутоновые рисунки или фотографии. Сама фоновая заливка состоит из большого количест­ва мелких элементов, в стандартной круглой печати их может быть до 10 000 шт. Полутоновый рисунок чрезвычайно трудно восстановить по оттиску, а также невозможно изготовить с помощью фотополимерной технологии, которая наиболее распространена среди поддельщиков. По своей сложной структуре печати с полутоновыми заливками нисколько не уступают гербовым печатям со средствами защиты, указанными в ГОСТе P 51511-2001.

В настоящее время для изготовления клише печати используется несколько технологий:

1. Фотополимерная технология отличается простотой и дешевизной при достаточно высоком качестве получаемых клише печатей и штампов. При этом предполагается пользование штемпельными красками на водной основе, поскольку фотополимеры не обладают стойкостью к различным растворителям.
2. Лазерная гравировка на резине клише со сложными графическими элементами, а также со специальными фрагментами для защиты от подделок (микросеткой, микрошрифтами и т.д.). Печати из резины отличаются от полимерных более высокой разрешающей способностью, стойкостью к краскам на спиртовой основе, повышенной износостойкостью и, как следствие, увеличенным сроком службы. Они оставляют более качественный оттиск, т.к. чернила не растекаются по поверхности клише.
3. Вулканизация - длительный, многоэтапный, трудоемкий процесс, в результате которого из сырой резины получается клише. Такая технология выгодна при большом количестве одинаковых печатей. Ее недостатками являются ограничения по разрешающей ­способности, высокая себестоимость при разовых заказах.
4. Флэш-технология принципиально отличается от вышеперечисленных тем, что позволяет изготавливать красконаполненные печати - краска аккумулируется в пористом материале и не подается извне. Это происходит из-за отсутствия рельефа на самой печати, что имеет несомненные преимущества по сравнению с традиционными печатями. Печати, изготовленные по флэш-технологии, позволяют воспроизводить очень мелкие и тонкие элементы благодаря высокой разрешающей способности, штемпельная подушка для таких печатей не требуется. Поскольку печать не имеет рельефа, она практически не подвержена износу, а оттиск не смывается водой. Проставляются такие печати бесшумно.

Документы, необходимые для изготовления печатей

Печати и штампы изготавливают штемпельные мастерские. Чтобы принять ваш заказ, организация-изготовитель попросит предоставить комплект документов. У разных изготовителей он варьируется и зависит от того, какая организация и какую печать хочет заказать. В любом случае вам потребуется предоставить изготовителю:

• нотариально заверенные копии Устава организации и свидетельство о госрегистрации;
• документ, подтверждающий избрание руководителя организации на должность;
• документ, фиксирующий факт принятия решения об изготовлении данной печати;

Пример 3

Свернуть Показать

Если круглую печать заказывает акционерное общество при созданиии либо по причине изменения своего наименования (организационно-правовой формы, местонахождения), реорганизации либо по причине утраты печати, то представляется протокол собрания акционеров общества о создании, изменении, реорганизации либо утрате печати.

Если же новая круглая печать изготавливается по причине износа прежней либо акционерное общество хочет заказать дополнительную печать, то вместо протокола общего собрания акционеров можно предоставить приказ руководителя организации, в котором ­фигурировало бы данное решение.

• заявление, содержащее эскиз печати (штампа);
• если на эскизе печати присутствует товарный знак / знак обслуживания, то необходимо предоставить нотариально заверенную копию свидетельства о его регистрации
• и др. документы.

Так как данный перечень нормативно не закреплен, его полный состав всегда нужно уточнять у изготовителя печати, к которому вы обращаетесь.

Порядок уничтожения печатей

Итак, мы разобрались с тем, какие печати бывают, а также кто и как ­их изготавливает. Теперь предлагаем рассмотреть правила их уничтожения.

Когда это может понадобиться? Возможны разные причины:

• во-первых, в случае изменения данных владельца печати, фигурирующих в ней (смена организационно-правовой формы или наименования, местонахождения организации);
• во-вторых, при полной ликвидации предприятия;
• в-третьих, печать может прийти в негодность (износиться или быть деформирована) и потребовать своей замены на новую, которая оставляла бы четкий оттиск. Ряд документов требует полного, четкого оттиска, на котором читался бы весь текст.

Пример 4

Свернуть Показать

Примером может быть чек, по которому в банке получают наличные в кассу. И если ваша печать уже не в состоянии оставлять при каждом оттиске полностью читаемое изображение, то приходится оформлять несколько чеков, пока печать на очередном из них не оставит нужный оттиск. А если учесть, что чековая книжка имеет ограниченное количество листов и на каждом чеке необходимы подписи нескольких высокопоставленных лиц организации, то мучения с печатью будут ощутимыми.

В заявлении на изготовление печати должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать. К такому заявлению прилагаются документы, подтверждающие соответствующие изменения: новая редакция устава и свидетельство регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, выданное налоговыми органами.

Старая печать должна быть уничтожена, только после этого ­изготавливается новая.

Обратим ваше внимание на один момент. В этой ситуации получается, что до определенной даты на всех ваших документах будет стоять одна печать (например, с непропечатываемым правым краем или без последней буквы в наименовании организации), а после этой даты - другая, идеальная. Тут возникают вопросы. Как старой печати не попасть в плохие руки? И как доказать, что измененная печать теперь придает юридическую силу ­документам? Все просто - вам необходимо:

• во-певых, физически уничтожить старую печать и,
• во-вторых, документально зафиксировать факт уничтожения старой и введение в силу новой печати (см. Примеры 5 и 7).

Способ уничтожения печатей выбирается руководителем организации, если у него имеются на это полномочия. Печать может быть уничтожена:

Уничтожаем собственными силами

В первом случае уничтожение печатей и штампов производится комиссией, специально назначенной руководителем организации. Данная комиссия уничтожает печать и составляет акт, который утверждается ­руководителем организации. В акте должно быть указано:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей / штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей / штампов;
• способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями);
• заключение комиссии о приведении печати / штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Данный акт (см. Пример 5) является основанием для внесения отметки об уничтожении печати / штампа в журнал учета (см. Пример 9).

Акт об уничтожении с оттиском старой печати надо хранить постоянно на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.

Уничтожает сторонняя организация

Во втором случае старые печати / штампы сдаются в соответствующий орган по учету печатей или в организацию - изготовитель печати (штемпельную мастерскую), о чем собственнику печати выдается акт. На его обороте проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

При этом на уничтожение подается не только сама печать, но и комплект документов. Приведем их примерный состав:

• заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
• ксерокопия паспорта руководителя (а для государственных организаций - еще и копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
• доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
• паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати;
• выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
• документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).

Если печать утеряна, то уничтожить ее невозможно

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. Именно с этой справкой и вышеуказанным стандартным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в местном СМИ.

Если утерянная печать была зарегистрирована, то о факте пропажи необходимо уведомить регистрационный орган. Считается, что эта процедура является дополнительной гарантией для правообладателя печати.

Если печать до утери не была зарегистрирована в соответствующем органе, то желательно новую печать зарегистрировать, чтобы избежать незаконного использования старой печати . Таким образом, если кто-то незаконно воспользуется утерянной печатью, можно будет опровергнуть незаконную сделку или любую другую операцию, предоставив документы о том, когда была изготовлена новая печать с определенным регистрационным номером взамен утерянной и что старая печать уже недействительна.

Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в своем оттиске букву «Д», которая говорит о том, что это дубликат.

ГОСТ Р 51511-2001 позволяет изготавливать печать с изображением герба в нескольких экземплярах (номерная печать ), если печать утеряна - иготавливается ее дубликат .

Пример 6

Свернуть Показать

В целях защиты печати от подделки специалисты рекомендуют менять ее раз в год.

Ответственность за подделку печатей

При современных возможностях даже в домашних условиях можно изготовить печатную форму оттиска на принтере или на фотополимере. Однако такие печати не будут иметь удостоверительной силы. Организации, допускающие в своем документообороте печати, изготовленные несертифицированным изготовителем без учета требований ГОСТа, должны помнить, что таким способом могут воспользоваться и их партнеры или конкуренты, поставщики или заказчики.

Статья 19.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ в виде административного штрафа в размере от 500 до 1 000 рублей. В этом случае протокол об административном правонарушении правомочны составлять только сотрудники органов внутренних дел, а рассмотрение дела по данному вопросу производится в судебном порядке.

Подделка документов является уголовно наказуемым преступлением.

Здесь стоит обратить внимание на статью 327 Уголовного кодекса РФ «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков». Подделка, изготовление либо сбыт документа, предоставляющего какие-либо права или освобождающего от обязанностей (для чего может потребоваться и подделка оттиска печати) , наказывается:

• ограничением свободы на срок до 3 лет, либо
• арестом на срок от 4 до 6 месяцев, либо
• лишением свободы на срок до 2 лет.

Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, наказываются лишением свободы на срок до 4 лет.

Использование заведомо подложного документа грозит:

• штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо
• обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо
• исправительными работами на срок до 2 лет, либо
• арестом на срок от 3 до 6 месяцев.

Меру наказания в каждом конкретном случае определяет суд исходя из степени вины и размера последствий. Если поддельный документ был использован для служебного подлога, то в силу вступит еще и статья 292 УК РФ, если для мошенничества - статья 159 УК РФ.

Защита печатей и штампов

Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана Инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле , приложениями к которой могут быть:

• образец заявки на изготовление или замену печати;
• форма журнала регистрации печатей и штампов;
• перечень документов, на которых ставится печать организации;
• перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения.

Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации. Его образец мы демонстрируем в Примере 7. Обратите внимание: данным приказом назначается лицо, ответственное за новую печать . Это не случайно. Во-первых, изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение всех печатей и штампов организации обеспечивает должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Оно же ведет Журнал учета печатей и штампов. Обычно это сотрудник службы, ответственной за делопроизводство на предприятии. Во-вторых, право использовать ту или иную конкретную печать, а также ответственность за ее сохранность может быть передана другому должностному лицу (например, печатью отдела кадров может распоряжаться начальник этого отдела).

В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно печати другому лицу (см. Пример 8). Можно также данную процедуру закрепить в должностной инструкции сотрудника, используя формулировку такого рода: «В случае отсутствия начальника отдела кадров право использования и хранения печати отдела кадров передается заместителю начальника отдела кадров».

Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в Журнале учета печатей и штампов организации (см. Пример 9). На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати. Но, на наш взгляд, подписи в журнале достаточно для того, чтобы с даты получения печати ответственность за нее была возложена именно на это должностное лицо.

Журнал учета печатей и штампов находится у лица, ответственного за их учет в организации, и держится в сейфе. Форма такого журнала ­не утверждена, поэтому каждая организация вправе разработать свою форму.

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист нумеруется, журнал прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Предлагаем вам примерную форму Журнала учета печатей и штампов:

Итак, чтобы максимально снизить риск фальсификации печати и несанкционированного проставления оттиска реальной печати на поддельном документе, необходимо:

• размещать заказ на изготовление печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (в России сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в т.ч. с гербовой символикой, выдает единственная организация - ВНИИ Полиграфии);
• изготавливать печати с учетом требований ГОСТа Р 51511-2001;
• использовать водостойкую штемпельную краску: это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой);
• не использовать основную круглую печать организации на все случаи жизни, изготовив для менее важных документов дополнительные печати;
• вести учет печатей и штампов организации;
• хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Сноски

Свернуть Показать

Необходимость составления акта об уничтожении печати организации может возникнуть, если (разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Росархивом):

• компания решила отказаться от использования печати в принципе. В 2015 году в Законы об ООО и АО были внесены поправки, позволяющие организациям вести деятельность без печатей и штампов (п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ );
• печать повреждена;
• организация меняет свое наименование (или местонахождение, и оно указано на старой печати);
• компания ликвидируется;
• компания реорганизуется в результате процедуры слияния, присоединения или преобразования.

Уничтожить старую печать можно, обратившись в штемпельную мастерскую и оплатив услугу по прейскуранту. Другой вариант - избавиться от печати (проще говоря разломать ее) своими силами, составив при этом акт об уничтожении старой печати.

Отметим, что печать нужно будет раздробить без возможности восстановления (или испортить клише таким образом, чтобы печать однозначно нельзя было заново использовать). Причем вся процедура должна происходить на глазах у комиссии, члены которой и подпишут акт.

Как составить акт об уничтожении печати организации

Утвержденной формы акта об уничтожении печатей и штампов не существует. В акте должны быть перечислены члены комиссии, присутствующие при уничтожении печати, указаны причины уничтожения и способ (к примеру, дробление на фракции, разрезание на мелкие части), а также дата и время, когда это произошло. Также на акте перед разламыванием печати проставляется ее оттиск. А после председатель и члены комиссии ставят свои подписи, подтверждая факт уничтожения.

На основании такого акта в журнал движения печатей нужно будет внести запись об уничтожении. Делает это лицо, ответственное за хранение печатей.

Списание печатей — вопрос, волнующий многие компании, поскольку, если прежнюю печать в дальнейшем нельзя применять, рекомендуется ее списать и уничтожить. О том, что при этом важно помнить, пойдет речь в нашей статье.

В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?

На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:

• Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
• Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
• Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).

Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.

О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье .

Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.

ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.

Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.

О том, имеются ли налоговые последствия использования документов без печати, см. в материале .

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

• осуществить уничтожение печати самостоятельно;
• поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

Итоги

Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.

После того как руководство организации примет и утвердит решение об утилизации печати, издается акт уничтожения. Данный документ является внутренним документом организации и составляется в порядке, утвержденном для данного вида деловых бумаг.

Из статьи вы узнаете:

Федеральные законы Российской Федерации, регламентирующие деятельность предприятий разных форм собственности, определяют необходимость наличия у каждого юридического лица печати с указанием ее названия компании и адреса.

Организации, имеющие в своем арсенале большое количество штемпельных изделий, должны с особым вниманием подходить к вопросу их учета, хранения и утилизации.

Все разнообразие штемпельных изделий, которые изготавливает и использует в своей деятельности фирма, может быть классифицировано на основании разных критериев. По виду оттиска, получаемого при использовании печати или штампа, они делятся на штемпельные изделия с оттиском на бумажном носителе с использованием типографской краски и на печати с объемным оттиском на сургуче, пластилине или пломбе. По форме штемпельные изделия могут быть круглыми, овальными, прямоугольными или треугольными. По статусу – основными и вспомогательными и т.д.

Причины уничтожения печатей

Утилизация, т.е. уничтожение печатей и штампов , происходит в организации по ряду причин. Одна из них – выход закона об отмене обязательного визирования документации с помощью печатей и штампов. Раньше, до выхода этого закона, все организации должны были использовать штемпельные изделия при работе с документами в обязательном порядке, теперь данная процедура не является обязательной. Право любой компании - продолжать или нет использовать клише в своей работе. Единственное условие - данный порядок должен быть закреплен локальным нормативным актом компании.

Есть и другие причины ликвидации клише:

1. физический износ;
2. порча;
3. реорганизация или ликвидация компании;
4. изменение реквизитов компании.

Следует отметить, что утилизация штемпельных изделий не является для компании обязательной процедурой. Цель утилизации – обезопасить организацию от возможности незаконного использования ее атрибутов мошенниками.

Процедура уничтожения: порядок проведения

В 2017 году законодательство не определяет стандартной процедуры производства и ликвидации штемпельных изделий фирмы. Нормативно-правовую базу данных действий каждая организация может разработать и утвердить самостоятельно.

В принципе, изобретать ничего не нужно. В каждой фирме процедура утилизации штемпельной продукции происходит примерно по одной и той же схеме:

Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей, утративших свою актуальность (решение может касаться одного клише, целой серии клише или всех штемпельных изделий фирмы);

Подготовка, издание и утверждение приказа;

Создание комиссии, ответственной за уничтожение штемпельных изделий;

Составление акта уничтожения печатей.

В отдельных случаях предприятия не проводят самостоятельно процедуру утилизации клише, а поручают ее сторонним исполнителям.

Обращаем особое внимание на то, что акт об уничтожении нельзя составить задним число в отношении клише, которые был потеряны или похищены. В этих случаях нужно подать заявления в полицию о краже или потере. Также об этом нужно сообщить в налоговые органы, банк и дать объявление в СМИ с целью предотвращения несанкционированного использования атрибутов фирмы мошенниками.

Читайте также:

Комиссия по уничтожения

Численный состав комиссии обычно небольшой, но и не менее двух представителей организации. Теоретически, это могут быть любые сотрудники фирмы, но практике членами комиссии чаще всего назначают директора или его заместителя, сотрудника, ведущего учет и хранение штемпельных изделий фирмы, работника отдела кадров, работника юридического отдела или секретаря-делопроизводителя.

Из членов комиссии одного назначают председателем, остальные являются рядовыми членами.

Цель работы комиссии заключается в пересмотре всей штемпельной продукции фирмы и отбор изделий, утративших свою актуальность.

Следующий этап работы – ликвидация нефункциональных образцов любым доступным способом:

Если клише изготовлено из мягких полимеров, резины, каучука и т.п., то его разрезают на мелкие части с помощью ножниц;

Если клише металлическое, то его спиливают при помощи специальных инструментов.

Основной смысл этих действий– приведение изделий в состояние, не позволяющие их восстановление и дальнейшее использование.

Заключительный этап работы комиссии – подготовка и составление акта уничтожения печатей.

Акт уничтожения печати образец при ликвидации

Законодательством не предусмотрена унифицированная форма акта об уничтожении печатей и штампов. На практике это означает, что данный документ составляется в произвольной форме или по шаблону, который используется в делопроизводстве компании.

Обязательные реквизиты

Следует отметить, что существует перечень необходимых сведений, которые обязательно должны найти свое отражение в акте:

• Регистрационный номер документа;
• Дата составления;
• Место составления;
• Наименование организации;
• Данные о печати (вся информация, отображенная на клише, включая реквизиты фирмы). Если уничтожается несколько видов штемпельной продукции, то данные по каждому виду вносятся отдельно;
• Состав комиссии (ФИО и должности сотрудников);
• Причины уничтожения изделия;
• Основания для уничтожения (ссылка на приказ);
• Время, место и способ утилизации.

Обратите внимание, что в тексте документа должны быть поставлены оттиски клише, подлежащих утилизацию. Отдельно должен быть зафиксирован факт того, что произведённые действия привели изделия в состояние, не позволяющие их дальнейшее использование.

Образец акта уничтожения печати представлен на Рисунке 1:

Рисунок 1. Акт уничтожения печати

Акт об уничтожении печати

В 2017 году оформление акта не регламентировано законодательством. Он может быть написан от руки, создан на компьютере и распечатан на принтере на простом листе или фирменном бланке. Формат – А4 или А5.

Все информация, содержащаяся в акте, в обязательном порядке должна быть подтверждена подписями членов комиссии по утилизации.

Акт удостоверяется подписью генерального директора или лица, обладающему правом подписи документов подобного рода. В специальном журнале учета движения штемпельных изделий компании должна быть сделана соответствующая запись. Ее делает сотрудник, ответственный за ведение журнала.

Как правило, акт составляется в одном экземпляре. При необходимости возможно снятие копии.

Хранение акта уничтожения печати

Акт об уничтожении печатей и штампов хранится вместе с другими внутренними документами компании в течении срока, регламентированного локальными нормативными актами компании. Напомним, что такой срок не может быть меньше трех лет. По истечении срока хранения документ может быть уничтожен.