15. Организация как открытая система

С истема - это некоторая целостность или набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз и навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Особенности модели организации как открытой системы

Все организации как открытые системы имеют упрощенное описание. Все они имеют вход, трансформационный процесс и выход. На входе организация получает от окружающей среды сырье, энергию, информацию, капитал, человеческие ресурсы, материалы и другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п.

Открытые системы имеют специфические особенности. Одна из таких особенностей - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

Другой не менее важной особенностью организации как открытой системы является обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение. Чтобы все элементы организации действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными организациями, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых систем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

Секрет успеха состоит
в готовности использовать благоприятные возможности,
когда они появятся.

Компания представляет собой открытую целостную систему , многочисленными нитями она связана с внутренней и внешней средой (рис. 1.1), изменения которой оказывает на деятельность компании управляющее воздействие со своими целями. Чем сложнее, масштабнее компания, тем больше руководству приходится уделять внимания анализу и оценке среды и учету ее влияния на качество собственного управления.

Рисунок 1.1 - Внешняя среда компании.

Таким образом, важным элементом управления и планирования в компании является анализ и оценка внешней среды, в частности проведение мониторинга рынков хозяйствования. Угрозы, которые подстерегают компанию в процессе ведения дела, и возможности, которые ей предоставляются, — все это присутствует именно во внешней среде, частью которой является компания и которая с ней взаимодействует.

Во внешней среде компании угрожают конкуренты, недобросовестные поставщики, изменяющееся законодательство, социальные катаклизмы и многие другие «сюрпризы». Кроме того, компанию поджидают клиенты, имеются или не имеются достаточные для ведения дела ресурсы.

Анализ внешних аспектов помогает выработать стратегические решения, обеспечивающие алгоритмы взаимодействия компании со средой в краткосрочной и долгосрочной перспективе, которые позволят поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения вектора целей компании, помогает вскрыть угрозы и возможности.

Внешнюю среду обычно условно делят на две части:

макросреда - микросреда

Если на макроокружение компании трудно оказывать значительное влияние или контролировать его процессы, то динамика микроокружения может напрямую зависеть от выбора стратегии компании.

Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто изучает системы управления компаний. Одна из таких черт — существует граница , отделяющая компанию от ее окружения; — изменения в окружении влияют на один или несколько аспектов компании, и наоборот, изменения в компании воздействуют на окружение.

Без границы не существует компании, и граница или границы определяют то, где начинается и заканчивается компания. Границы могут быть физическими, иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания компании. Так границы компании следует «проводить» там, где заканчивается влияние систем управления компании, т.е. по тем аспектам среды, которыми компания уже не может целенаправленно управлять по своему усмотрению.

Компания должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. В этом смысле компания не может быть статичной. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшею ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

В целях рассмотрения компании как открытой системы полезно вернуться к рассмотрению понятия полная функция управления , о котором шла речь в гл. III р. 1 «Целеполагание». Этапы полной функции управления представлены в таблице 1.1. Столбец 1 — нумерация этапов полной функции. Столбец 2 — содержание каждого из этапов. Столбец 3 — параметры, которые необходимо контролировать в процессе управления по полной функции.

Таблица 1.1. Полная функция управления.

№ п.п.	Содержание этапов полной функции управления	Содержание контроля по этапам полной функции управления
1	Выявление фактора среды, который вызывает субъективную потребность в управлении. Управление начинается именно с этого.	Выявлен реальный фактор либо в роль объективного фактора возведены выдуманный кем-то вздор либо иллюзия? — Управлять можно только объективно существующими процессами или объективно осуществимыми проектами. — Осуществимость этого этапа полной функции предполагает предварительное накопление некоторого минимума информации о среде, с которой взаимодействует компания, поскольку в противном случае она не способна распознавать воздействующие факторы в их полном спектре.
2	Формирование навыка (стереотипа) распознавания фактора среды на будущее и распространение его в культуре компании.	По существу это — вопросы метрологической состоятельности выявления фактора. — Необходимо выявить и проанализировать перечень параметров, характеризующих наличие фактора, требующего управления, и определиться с системой измерения в отношении каждого из параметров.
3	Целеполагание в отношении выявленного фактора. По своему существу целеполагание представляет собой формирование вектора целей управления в отношении данного фактора и внесение этого вектора целей в общий вектор целей компании.	Анализ целей, метрологическая состоятельность каждой из них. Анализ структуры вектора целей на отсутствие в нём дефектов (взаимно исключающих друг друга целей, нарушения порядка следования целей по приоритетности, повторение одних и тех же целей на разных приоритетах и т.п.).
4	Формирование концепции управления на основе решения задачи о предсказуемости поведения компании под воздействием: внешней среды, собственных изменений в компании и управления .	Решена ли и как решена задача формирования стратегии в отношении воздействия выявленного в п. 1 фактора и возможностей достижения поставленных целей в отношении него.
5	Внедрение концепции управления в жизнь — организация новых или реорганизация существующих управляющих структур в компании.	Управление компанией на практике это — распределение персональной единоличной ответственности за разные этапы деятельности между разными людьми, распределение между ними полномочий и разнородных ресурсов, необходимых для осуществления ими своих функций.
6	Контроль (наблюдение) за деятельностью структур в процессе управления, осуществляемого ими, и координация взаимодействия разных структур.	Собственно говоря, это — контроль за деятельностью компании и деятельностью структур и должностных лиц, возглавляющих каждую из них персонально.
7	Совершенствование действующей концепции в случае необходимости.	Аналогично 1-4 этапам полной функции.
8	Ликвидация существующих структур и высвобождение используемых ресурсов в случае ненадобности либо поддержание их в работоспособном состоянии до следующего использования.	В случае ликвидации первый вопрос: кто получатель и хранитель результатов деятельности? и далее трудоустройство высвободившегося персонала и сбыт ставшего ненужным оборудования. В случае поддержания в работоспособном состоянии встают вопросы поддержания кадрового состава на должном профессиональном уровне, снабжение новым оборудованием и т.д.

Пункты «1» и «8» в полной функции управления всегда присутствуют. Промежуточные между ними можно объединить либо более глубоко детализировать, представив их как преемственную последовательность каких-то более мелких «этапов» соответственно потребностям практики компании.

Анализ полной функции управления приводит нас к выводу, что внутренняя среда компании, как и сама компания, является по существу реакцией на среду. От того на сколько хорошо компания организовала работу на 1 и 2 этапах полной функции управления будет зависеть будущее компании, ее безопасность и устойчивость положения на рынке. Так как именно факторы среды определяют целеполагание и как следствие привлечение компанией необходимых ресурсов. В случае ошибки расход ресурсов никогда себя не окупит.

Принципиальное значение для функционирования компании как открытой системы имеют прямые и обратные связи:

• из компании и среды, окружающей компанию, в систему управления компании — обратные связи ;
• и из системы управления в компанию и среду — прямые связи .

Прямые связи подразделяются на внутренние и внешние :

• локализованные в пределах компании и системы управления ей — внутренние прямые связи;
• уходящие из системы управления и компании во внешнюю среду — внешние прямые связи.

Аналогичным образом на внешние и внутренние подразделяются и обратные связи :

• те, по которым поступает информация о состоянии среды, положении компании в ней, — внешние обратные связи;
• а те, по которым поступает информация о состоянии элементов объекта и системы управления им, — внутренние обратные связи.

Все компании, независимо от того, насколько они большие или маленькие, сталкиваются с внутренними и внешними факторами, которые создают неопределенность, смогут ли они достигнуть своих целей. Эффект от этой неопределенности является «риск» и он присущ всем видам деятельности.

Четвертый этап полной функции управления предусматривает решение задачи о предсказуемости поведения компании , под влиянием различных факторов. Решение такого рода задач требует организации в компании работ, в том числе, связанных с анализом рисков, в частности рисков, которые возникают во внешней среде и могут оказывать влияние на достижение целей компании.

Из сказанного выше видно, что деятельности основных сфер компании переплетены и зависят друг от друга и от внешней среды. Таким образом, можно говорить о том, что управление компанией определяется двумя факторами: особенностью производственного процесса и характером внешней среды.

По вопросам : klubok@сайт

Система - объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств входящих в нее частей. Любую организацию можно назвать системой.

Системы бывают открытыми и закрытыми. Открытая система - это система, питающаяся извне какой-либо энергией или ресурсами. Закрытая система имеет источник энергии (ресурсов) внутри себя. Примеры закрытых систем: работающие часы с внутренним источником энергии, работающая автомашина, самолет, автоматическое производство со своим собственным источником энергии и т. д.

Примеры открытых систем: калькулятор или радиоприемник с солнечной батареей (энергия поступает извне), промышленное предприятие, завод, фирма, компания и др.

Очевидно, что хозяйствующие организации не могут существовать автономно, для осуществления их деятельности необходимы снабжение, сбыт, работа с потенциальными покупателями и т. д. Именно поэтому их правомерно отнести к большим открытым системам.

В экономике организация является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством произ-ва и реализация товаров на рынке. Поскольку каждая организация имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуются достижения промежуточных целей, то в организации можно выделить множество систем. Любая организация характеризуется 3-я элементами: - входом в систему; - процессом преобразования товара в продукт; - выходом из системы Удаление одного из элементов, или изменение их свойств разрушает данную систему или преобразует ее в другую. В системе управления обязательно присутствует субъект управления, объединенный с элементами объекта управления информационными связями Все системы управления являются сложными, их харак-ют след-е свойства: - большое число элементов - наличие нескольких целей - Несколько уровней и способов достижения целей - несовпадение интересов групп субъектов - наличие функциональных элементов в условиях неопределенности. Для исследования сложных систем применяют декомпозицию , т.е.разделение системы на части, которые рассматриваются, как самостоятельные объекты. Декомпозиция - анализ системы по различным целям, функциям, способам достижения целей. Организация - это группа людей и необходимых ресурсов, деятельность которых сознательно и целенаправленно координируется для достижения общей цели. Другими словами, организация - это система, решающая конкретные проблемы и связанные с ними задачи. Существуют определенные условия формирования или создания организации: - Наличие по крайней мере 2-х людей, которые считают себя частью организации - Наличие по крайней мере одной цели (миссии), которая группой этих людей принята как общая - Наличие планов развития организации Основные характеристики организации: - Наличие цели - Наличие необходимых ресурсов - Взаимосвязь с внешней средой

Многовековый опыт человеческой деятельности и теоретическое обобщение его результатов выработали определенные правила формирования структур субъектов деятельности, выполнение которых даже в самом общем случае обеспечивает приемлемое качество организации процессов деятельности. Наиболее общие подходы к решению этих задач можно сформулировать в виде определенных принципов декомпозиции .

В соответствии с логикой, любой субъект деятельности структурируется, прежде всего, по территориальному признаку. Таким путем образуются территориально разобщенные части единого субъекта. Это могут быть отдельные предприятия, подразделения, филиалы или иные структурные единицы бизнеса (СЕБ) .

Любая целостная система деятельности, как и любая в ее составе структурная единица декомпозируются на две подсистемы: производственный объект и управляющий (руководящий) субъект .

Декомпозиция производственного объекта осуществляется на основе следующих принципов:

• выделения в его составе подразделений с учетом выполнения требований минимального объема деятельности;
• придания им определенных форм внутрипроизводственной специализации;
• формирования вертикальной структуры подразделений по схеме «цех – участок – поточная линия – бригада»;
• придания выделенным элементам статуса экономического субъекта или субъекта внутреннего предпринимательства;
• формирования горизонтальных структур процессов (бизнес-процессов) на принципах инжиниринга;
• создания необходимых подразделений материально-технического обеспечения.

Сформированная структура специализированных подразделений и взаимосвязей между ними в процессе осуществления деятельности называется производственной структурой .

Декомпозиция управляющего субъекта осуществляется на основе следующих принципов:

• формирования контуров линейного, функционального, матричного, диагонального, целевого, венчурного, дивизионального управления;
• формирования органов централизованного и децентрализованного менеджмента по функциям организации, планирования, учета, анализа, контроля, регулирования и т.п.;
• формирования подсистем управления по стадиям осуществления бизнес-процессов, начиная от их технической и материальной подготовки до реализации продукции и работы на рынке, охватывая кадровое, финансовое, информационное обеспечение, ремонтную и иные сервисные функции.

Структуру управляющего субъекта называют организационной структурой управления .

1. Свойства больших систем.

НЕАДДИТИВНОСТЬ. Как правило, большие системы характеризуются неаддитивностью, т.е. эффективность их деятельности варьируется во времени и далеко не всегда равна алгебраической сумме эффектов частей в нее входящих.

Например, прибыль промышленной фирмы при прочих равных внешних условиях изменяется в зависимости от эффективности работы входящих в нее подразделений, которая (при одной и той же формальной структуре организации и принципах стимулирования труда) определяется качеством персонала, стилями руководства, личными взаимоотношениями и т.д.

Другой пример. В большинстве случаев эффективность работы группы из 7 человек выше, чем группы, в которую входят 17 сотрудников. Многие психологи считают, что рабочая группа (руководитель плюс взаимодействующие между собой исполнители) с точки зрения эффективности и оперативности руководства, взаимодействия членов и экономии средств должна иметь численность не менее 5 и не более 9 человек (так называемый закон «7 плюс-минус 2») .

ЭМЕРДЖЕНТНОСТЬ. Эмерджентность означает несовпадение цели организации с целями входящих в нее частей. Например, цель корпорации состоит в получении максимальной прибыли при минимальных расходах на рабочую силу. Подсистема «персонал» руководствуется целью максимизации оплаты труда при минимизации энергетических затрат. В умении сглаживать подобные противоречия и состоит искусство руководителей.

Другой пример - система «государство», цель которого - получение максимального объема налоговых поступлений. Цель же подсистемы «народ» - максимизация доходов ее частей, а значит, минимизация налоговых отчислений. Очевидно, что цели системы и подсистемы не совпадают: при необоснованно большом повышении ставок налогов население будет скрывать доходы, что приведет к сокращению налоговой базы государства.
СИНЕРГИЧНОСТЬ. Под синергичностью (от греч. synerqeila - сотрудничество, содружество) понимается однонаправленность действий, интеграция усилий в системе, которые приводят к возрастанию (умножению) конечного результата. Например, опытный спортсмен, преодолевая планку на большой высоте, толкая штангу, выполняя сложные фигуры на коньках, стремится к оптимальному согласованию движений всех своих мышц и получает лучший результат. В управлении организацией синергичность означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива (подразделений) в стремлении к общей цели. Многие фирмы тратят огромные средства на поиск источников увеличения синергии.
В более общем плане говорят о науке синергетике, изучающей законы упорядоченности и самоорганизации частей системы из состояния хаоса. Повышение синергии в организации осуществляется прежде всего посредством грамотной работы с персоналом. Менеджменту необходимо иметь информацию о психологии и социальной структуре работающих (образование, возраст, пол, национальность, семейное положение и т.д.), их этике, взглядах, нравах и обычаях, традициях и культуре, на основании которой и строится эффективная система управления организацией.

МУЛЬТИПЛИКАТИВНОСТЬ. Говоря о мультипликативности, имеют в виду управляющие действия или стихийные процессы, направленные на умножение эффективности системы. Например, реконструкция производства позволила фирме добиться резкого увеличения прибыли, дала возможность увеличить долю средств, направляемых на инвестиции, увеличила объемы и номенклатуру выпускаемой продукции. В дальнейшем по мере усложнения организационной структуры в компании растет бюрократический аппарат, замедляется реакция на новые требования рынка и условия внешней среды и ее рыночные позиции быстро (мультипликативно) ухудшаются. Таким образом, мультипликативность может быть как положительной, так и отрицательной. Отрицательная мультипликативность означает быстрое развитие деструктивных организационных процессов, система стремится к состоянию хаоса и постепенно саморазрушается. Положительной мультипликативности системы способствуют следующие факторы: относительная простота организации (и ее систем управления), соответствие коммуникативной структуры организации целям и задачам, качество персонала. Когда деструктивные процессы в организации начинают нарастать, очень важно не суетиться, избегать быстрых и часто опрометчивых решений, а попытаться подстроиться под ход деструктивного процесса, понять его драматургию и смысл. Очень важно четко осознавать время, когда необходимо принимать ответственные решения. Опытные руководители обладают этим качеством.

УСТОЙЧИВОСТЬ. Устойчивость работы системы может быть нарушена при необоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Опыт управления показывает, что для повышения устойчивости работы, как правило, приходится устранять излишние звенья или подсистемы управления и значительно реже - добавлять новые. На устойчивость работы организации влияют внешние факторы (например, инфляция, спрос, взаимоотношения с партнерами и государством). Для повышения устойчивости работы необходимо быстро перестраивать коммуникации организации в соответствии с новыми целями и задачами.

АДАПТИВНОСТЬ. Под адаптивностью понимается способность организации приспосабливаться к новым внешним условиям, возможности саморегулирования и восстановления устойчивой деятельности. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру, когда каждый субъект управления (подразделение, рабочая группа, работник) имеет возможность взаимодействовать с каждым, например, как на рис.1.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННОСТЬ. Речь идет о свойстве системы быть руководимой из какого-то единого центра, когда все части организации руководствуются командами из центра и пользуются заранее определенными правами. Живые организмы, например, функционируют под руководством центральной нервной системы. В коллективе централизованность осуществляет руководитель, лидер, менеджер; на предприятиях - администрация, аппарат управления; в стране - государственный аппарат. При высокой сложности системы или невозможности единого руководства из центра последний передает часть властных полномочий автономиям, происходит децентрализация управления.

ОБОСОБЛЕННОСТЬ. Обособленность означает стремление системы к автономности, изолированности и проявляется при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий частей большой организации, конгломератных объединений, централизации и децентрализации управления. Способствуют обособлению и противоречия целей и интересов, процесс распределения прибылей между частями целого. Часто наблюдаются процессы обособления персонала в неформальные группы на основе личных связей, симпатий, общих взглядов и черт характера, близкого уровня образования, этнической принадлежности, возраста, должностного положения и т.д. Процессы обособления частей системы являются малоизученными и представляют интерес для исследователей.

СОВМЕСТИМОСТЬ. Под совместимостью понимается взаимоприспособляемость и взаимоадаптивность частей системы. На уровне государства как крупной системы возникают проблемы совместимости национальной экономики с экономиками регионов, отраслей. В России, например регионы-доноры, имеющие в своем распоряжении больший объем природных ресурсов или высокоэффективные производства, вынуждены отдавать в центр большую часть прибылей (в форме налоговых отчислений), которые впоследствии направляются на нужды дотационных регионов Севера, Сибири, Дальнего Востока, что приводит к возникновению центробежных тенденций, дезинтеграции, различным противоречиям и конфликтам. На уровне предприятий нередко возникают противоречия интересов организации и потребностей ее подразделений. К примеру, руководство компании может принять решение о направлении большей части прибыли, зарабатываемой одним подразделением, на развитие другого, в данный момент убыточного.

Если в долгосрочной перспективе конфликтов не возникает, можно говорить о хорошей совместимости работы.

В противном случае необходимо перестраивать организацию, изменять «правила игры», систему ресурсного распределения. Проблемы совместимости в больших системах должны решаться с помощью централизованных механизмов, преодолевающих силы отталкивания, или механизмов адаптации, превращающих центробежные силы в центростремительные. Проблемам психологической совместимости членов коллектива и рабочих групп также посвящено большое число научных работ.

СВОЙСТВО «ОБРАТНЫХ СВЯЗЕЙ». Фундаментальное свойство больших систем - установление обратных связей, сущность которых заключается в том, что информация (ресурсы, энергия) с выхода системы (или входящих в нее подсистем) поступает на вход этой системы (или подсистем, в нее входящих). Для производственной системы принцип обратных связей работает следующим образом. Выходная информация, например показатели хозяйственной деятельности, под действием различных обстоятельств постоянно варьируются во времени, менеджмент постоянно проводит их анализ и сравнение с поставленными целями (вход системы). По результатам сравнения принимаются управленческие решения, корректирующие работу системы (в случае необходимости), что обеспечивает адаптивность системы (приспособление ее к новым условиям работы) и оперативность (гибкость) ее управления. Обратные связи нередко играют и негативные системные роли. Например, в подсистеме «персонал» размер вознаграждения влияет на трудовые усилия и полученные работниками результаты. Если вознаграждение за труд несоизмеримо с усилиями, система начинает саморазрушаться, снижаются стимулы к выполнению рабочих заданий и результаты труда (объем продукции, ее качество) также снижаются (рис.2).

Похожая информация.

Организация как открытая система.

План

В.1. Формирование моделей открытой и закрытой системы в рамках общей теории систем.

В.2. Специфика организации как целевой социальной системы.

В.3. Проблема стабильности входа и входа.

В.4. Зависимость внутренней среды и внутренних процессов организации от состояния внешней среды. Эквифинальность.

В.1. Формирование моделей открытой и закрытой системы в рамках общей теории систем.

Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход - это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, давайте сначала определим, что такое система.

СИСТЕМА - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Машины, компьютеры, телевизоры - все это примеры систем. Они состоят из множества частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Например, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настройка. Все биологические организмы представляют собой системы. Ваша жизнь зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являетесь вы.

Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимозависимы. Не имеет никакого значения, насколько упорно работает управляющий национальной службой сбыта «Ар Си Эй», стараясь привлечь новых покупателей видеомагнитофонов, если конструкции, разрабатываемые техническим отделом, несовершенны, люди на конвейерах «Ар Си Эй» отказываются собирать выпускаемое оборудование, или же компания не может оплатить поставку комплектующих деталей.

Точно также, как врач будет собирать информацию о вашем дыхании, об обмене веществ, пульсе, привычках в еде и о других жизненно важных функциях, прежде чем поставить диагноз и выписать вам лекарство, так и хороший руководитель должен собирать информацию обо всех существенных элементах организации, для того чтобы диагностировать проблемы и предпринимать корректирующие действия.

ОТКРЫТЫЕ И ЗАКРЫТЫЕ СИСТЕМЫ.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы - знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Даже для монастыря - чтобы действовать в течение длительного времени - необходимо, чтобы приходили люди и поступали продукты, поддерживался контакт с основавшей его церковью. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

ПОДСИСТЕМЫ.

Крупные составляющие сложных систем, таких как организация, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, о котором говорится в последующих главах, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из болеемелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Проржавевший проводок от аккумулятора не подает ток в электросистему автомобиля, вследствие чего не может работать вся машина. Точно также работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют - какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

МОДЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ КАК ОТКРЫТОЙ СИСТЕМЫ.

Рисунок представляет собой упрощенное изображение организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукциюили услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

Переменные и системный подход

Поскольку это довольно новый подход, мы еще не можем полностью оценить истинное воздействие данной школы на теорию и практику управления. Тем не менее, уже сейчас можно сказать, что его влияние велико и, кажется, будет расти в будущем. По словам профессоров Розенцвейга и Каста, теория систем обеспечила дисциплину управления основой для интеграции концепций, разработанных и предложенных более ранними школами. Многие из этих более ранних идей, несмотря на то, что они не могут рассматриваться как полностью правильные, имеют большую ценность. На системной основе вероятно можно будет синтезировать новые знания и теории, которые будут разрабатываться и появляться в будущем.

Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Неопределяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

В.2. Специфика организации как целевой социальной системы.

Структура организации - способ вза­имосвязи всех разнородных и разноориентированных элементов организацион­ной системы. Более адекватным специ­фике организации как целевой социаль­ной системы и распространенным пред­ставляется определение С. О. как спосо­ба распределения и соединения разно­родных видов деятельности, координа­ции и контроля, а также способа распре­деления власти и компетенции в органи­зации.

Как и всякая другая структура, С. О. фиксирует морфологический срез функ­ционирования организации, обеспечива­ет устойчивость взаимосвязей и предска­зуемость поведения людей в ней. Однако в отличие от биологических, техничес­ких, физических систем, в которых же­сткость и устойчивость структуры гаран­тируются материальной природой объек­тов, С. О. формируется на основе вос­производимых образцов взаимодействия и деятельности и ее возникновение тес­но связано с процессами институционализации (см. Образцы взаимодействия и деятельности). В качестве компонента, придающего структуре устойчивость, а по­ведению людей предсказуемость, социо­логи рассматривают социальные нормы, которые обычно трактуются как система социальных стандартов и правил, задаю­щих способы поведения и деятельности работников. Нормы характеризуются раз­личной степенью жесткости и формали­зации (см.: Организация; Формальная (офи­циальная) организация; Неформальная ор­ганизация).

Понятие С. О. обычно используется в теории организации как синоним по­нятия «формальная структура организа­ции» (см. Формальная (официальная) ор­ганизация). Исходя из этого понимания С. О. - это формализованный и жестко структурированный способ регуляции и воспроизводства деловых отношений, базирующийся на закрепленных в доку­ментах и юридически оформленных нор­мах, правилах и стандартах, регулирую­щих деятельность работников и деловое взаимодействие. Она ориентирована на достижение общеорганизационных це­лей. Многие специалисты в качестве ее специфики выделяют: осознанный харак­тер; роль в подавлении конфликта меж­ду подразделениями и преодолении груп­пового эгоизма, регуляции деловых ком­муникаций, принятии и реализации уп­равленческих решений и др. Основная функция С. О. заключается в том, чтобы обеспечивать снижение неопределенно­сти отношений в деловой сфере, а также необходимый уровень социального по­рядка в организации, что создает пред­посылки для целенаправленной коллек­тивной деятельности.

Именно целевую направленность и рационально-инструментальную природу С. О. подчеркивал Ч. Барнард, утверж­давший, что организация представляет собой систему «сознательной координа­ции деятельности» и имеет скалярное строение (см. Скалярный принцип строе­ния организаций). Это имели в виду и другие исследователи (М. Альберт, М. Мескон и Ф. Хедоури), которые определяли организационную структуру как систему «логических взаимоотношений, уровней управления и функциональных областей» и рассматривали ее как инст­румент целедостижения.