Командировочные билеты куплены через агента: смотрим, что с НДС и прибылью

Иногда при покупке железнодорожных и авиабилетов компании пользуются услугами посредников (агентств), которые реализуют билеты от имени и по поручению компаний-перевозчиков. Посмотрим, с какими сложностями сталкиваются бухгалтеры.

Агентство выставляет счет-фактуру только на свои услуги

Компания для направления работников в командировки приобретает железнодорожные и авиабилеты через агентство. Как принять к вычету НДС по транспортным расходам? Обязано ли агентство, реализующее билеты от имени перевозчика, выставить компании счет-фактуру на стоимость приобретенных через него билетов?

: Агентство продает вам билет не от своего имени, а от имени перевозчиков. Поэтому оно обязано выставлять счета-фактуры только на сумму своих услуг по оформлению билето вп. 1 ст. 156 , п. 3 ст. 168 , п. 1 ст. 169 НК РФ ; Письмо Минфина от 12.10.2010 № 03-07-09/45 .

Входной НДС со стоимости билета ваша организация может принять к вычету на основании самого билета, если сумма налога выделена в нем отдельной строкой. Счет-фактура для этого не обязателе нп. 1 ст. 172 , пп. 2 , 7 ст. 171 НК РФ ; Письма Минфина от 10.01.2013 № 03-07-11/01 , от 21.09.2012 № 03-07-11/393 . Если приобретался электронный билет с выделенным НДС, то достаточно распечатки этого билета и посадочного талон аПисьма Минфина от 29.08.2013 № 03-03-07/35554 , от 19.08.2013 № 03-03-07/33656 , от 12.01.2011 № 03-07-11/07 .

Агентский сбор - сразу на расходы, а НДС по нему - к вычету

Селенко Ирина, г. Москва

При покупке билетов через агентство компания получила счет-фактуру на сумму сервисного сбора за оформление билетов. Нужно ли дожидаться окончания командировки, чтобы принять к вычету НДС по агентскому сбору и списать стоимость самого сбора в расходы?

: Нет, ждать завершения командировки не нужно. Ведь сервисный сбор - это вознаграждение посреднику за его услуги, а они уже оказаны. Этот сбор можно сразу списать как прочие расход ыподп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@ . Ждать окончания командировки и утверждения авансового отчета (как это требуется для признания в «прибыльном» учете командировочных расходов) не нужн оп. 7 ст. 272 НК РФ . А НДС в части сервисного сбора можно сразу принять к вычету на основании счета-фактуры агентства.

Возвращаем билет: внимание на сборы

М. Вартанян, г. Тула

При покупке билетов через агентство компания получила счет-фактуру на сумму сервисного сбора за оформление билетов. Мы учли сбор в расходах и приняли НДС к вычету. В следующем квартале компания возвратила агентству часть билетов. При возврате денег перевозчик удержал с нас какие-то суммы (мы получили не полную стоимость возвращенных билетов). От агентства получили корректировочный счет-фактуру. Но в нем - только суммы, связанные с уменьшением сервисного сбора самого агентства. Правильно ли поступило агентство и как нам принять к вычету НДС с возвращенных билетов?

: Если ваши работники не воспользовались билетами и их стоимость была возвращена вам, то принять к вычету НДС со стоимости таких билетов нельзя. У вас нет ни документов, подтверждающих вычет, ни самих расходов, ведь вы получили деньги назад.

Если при возврате неиспользованных билетов стоимость услуг агентства меняется, то агентство абсолютно правильно выставило вам корректировочный счет-фактур уп. 3 ст. 168 НК РФ . В нем должна быть указана только разница между суммой вознаграждения, исчисленной первоначально, и скорректированной суммой агентского вознаграждения после возврата части билетов. Стоимость возвращенных билетов там указываться не должна. В периоде получения корректировочного счета-фактуры или первичных документов на изменение стоимости сервисного сбора вам нужно восстановить часть ранее принятого к вычету НДС по агентскому сбору в бухучете и зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в книге прода жподп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ ; п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . Излишне признанную в расходах сумму сбора вы признаете в доходах.

Сбор, который перевозчик удержал при возврате денег за сданные билеты, вы можете учесть в качестве прочих расходов в бухучете и внереализационных расходов в налоговом учет еподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ ; Письма Минфина от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786 , от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616 .

Корректировка НДС при облагаемых и необлагаемых операциях имеет особенности

Галина Е.

Командировки работников нашей компании относятся как к облагаемой, так и к не облагаемой НДС деятельности. Мы ведем раздельный учет входного НДС.
Купили билеты для командированных работников, НДС с услуг агентства принимаем к вычету не сразу - учитываем его на счете 19, субсчет «НДС, подлежащий распределению». В конце квартала (с учетом установленной на данный квартал пропорции облагаемых и необлагаемых операций) часть НДС принимаем к вычету (относим на счет 68-НДС), другую часть - списываем на общехозяйственные расходы (на счет 26).
Часть билетов возвратили агентству, оно выставило корректировочный счет-фактуру, уменьшив стоимость своих услуг. Как нам скорректировать НДС?

: Корректировка НДС зависит от того, в каком периоде вы возвратили билеты и получили от агентства корректировочный счет-фактуру.

СИТУАЦИЯ 1. Это произошло до завершения квартала. В таком случае надо сторнировать часть суммы входного НДС на счете 19 (в корреспонденции со счетом 60). Восстанавливать НДС нет необходимости, ведь он еще не был принят к вычету.

СИТУАЦИЯ 2. Корректировочный счет-фактура получен в следующем квартале, когда входной НДС по сервисному сбору уже был распределен между облагаемой и не облагаемой НДС деятельность юп. 4 ст. 170 НК РФ .

В такой ситуации нужно восстановить часть принятого к вычету НДС.

(1) При восстановлении НДС не нужно ориентироваться на соотношение облагаемых и необлагаемых операций квартала, в котором получен корректировочный счет-фактура.

Рассмотрим это на примере.

Пример. Восстановление НДС, предъявленного агентом, при корректировке стоимости его услуг в следующем квартале

/ условие / Организация ведет деятельность как облагаемую НДС, так и не облагаемую этим налогом. В январе 2014 г. через агентство куплены три авиабилета. Сумма сервисного сбора за их оформление составила 2250 руб. (1906,78 руб. - сумма без НДС, 343,22 руб. - НДС). В апреле 2014 г. компания вернула 1 неиспользованный билет агентству. Вознаграждение агентства уменьшено на 750 руб. (635,59 руб. - сумма без НДС, 114,41 руб. - НДС). Агентство выписало корректировочный счет-фактуру.

В I квартале 2014 г. доля не облагаемых НДС операций в общем объеме доходов составила 0,2, облагаемых - 0,8, во II квартале - 0,15 и 0,85 соответственно.

/ решение / В бухгалтерском учете операции по покупке билетов и их частичному возврату оформляются следующим образом.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
При покупке билетов (в январе)
Отражены затраты на сервисный сбор			1906,78
Отражен НДС, предъявленный контрагентом		60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	343,22
Сервисный сбор оплачен	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	51 «Расчетные счета»	2250,00
На конец квартала (31 марта)
Часть предъявленного НДС принята к вычету пропорционально доле облагаемых НДС операций (343,22 руб. х 0,8)	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»	19 «НДС, подлежащий распределению»	274,58
Часть входного НДС учтена в расходах пропорционально доле не облагаемых НДС операций (343,22 руб. х 0,2)	26 «Общехозяйственные расходы»	19 «НДС, подлежащий распределению»	68,64
В периоде корректировки суммы сервисного сбора (в апреле)
СТОРНО Отражена разница в стоимости сервисного сбора при корректировке	26 «Общехозяйственные расходы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	635,59
СТОРНО Отражена разница в предъявленном НДС при корректировке	19 «НДС, подлежащий распределению»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	114,41
Восстановлен принятый к вычету НДС с суммы уменьшения сервисного сбора (114,41 руб. х 0,8)	19 «НДС, подлежащий распределению»	68-«НДС»	91,53
В книге продаж надо отразить именно эту сумму восстановленного НДС - 91,53 руб.
СТОРНО Восстановлена часть входного НДС, учтенного ранее в составе расходов (114,41 руб. х 0,2)	26 «Общехозяйственные расходы»	19 «НДС, подлежащий распределению»	22,88

Электронный документооборот активно наступает. И во многих крупных городах России с ним уже хорошо знакомы. Значительно упростив многие действия и экономя время пользователей, электронные документы стали неотъемлемой частью жизни многих людей. Особой популярностью стали пользоваться электронные билеты. А как же дела обстоят с учетом e-ticket расскажет Светлана Щепетильникова.

Википедия нам сообщает, что “Электронный билет или - это электронный документ, удостоверяющий договор воздушной перевозки между пассажиром и авиакомпанией. В отличие от бумажного авиабилета, электронный билет представляет собой цифровую запись в базе данных авиакомпании».
Однако на сегодняшний день электронный билет можно приобрести и на поезда, и на спектакли во многие театры. Но стоит согласиться, что большую популярность приобрели именно электронный авиабилеты. Активное использование в России началось с 2008 года.
Не могу сказать, что бухгалтера, сразу полюбили данную бездокументарную форму билетов. Да и по сей день возникают вопросы у налогоплательщиков, как же учитывать e-tiсket.
Документарный или бездокументарный
Вносит сумбур в голову специалистов п. 1 ст. 252 НК РФ «Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.», а далее статья разъясняет что же считается документально подтвержденными затратами – «затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы».
Конечно, впервые увидя этот чудный листочек А4, под названием электронный билет, можно сказать, ребята, вы что шутите, я вам таких и сама сколько хотите напечатаю. Но не всё так просто. Что касается авиабилетов, то стоит обратиться к п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» в который Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Если вы захотите еще более обезопасить себя, то можно в положении об авансовых отчетах рекомендовать сотрудникам предъявлять в бухгалтерию посадочный талон вместе с маршрут/квитанцией электронного билета. Или же предоставлять справку, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданную авиаперевозчиком или его представителем, в случае утраты посадочного талона (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 13 января 2012 г. N 03-03-06/1/11).
А если речь идет о железнодорожных билетах, то их бланки приравняли к бланкам строгой отчетности пунктом 2 Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 31.08.2011 N 228 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте». Только именуется отчетный бланк в случае использование железнодорожного транспорта – «Контрольный купон».
Мнение фискальных органов
В письмах Минфина РФ от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 01.07.2010 г. № 03-03-07/23, от 07.06.2011 N 03-03-07/20 предлагался следующий список документов подтверждающих расходы на электронные билеты:
Маршрут/квитанция (бланк строгой отчетности);
Чек ККТ;
Слипы (чеки электронных терминалов);
подтверждение кредитного учреждения, в котором работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета;
посадочный талон;
заверенная выписка авиакомпании о совершении полета.
Стоит отметить, что до 1 января 2012 года при приобретении билет на поезд нужно было обязательно электронный билет обменять на бумажный или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен оформляться документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек). Т.е. пройти электронную регистрацию на поезд было не рекомендовано. (письмо Минфина РФ от 01.07.2010 г. № 03-03-07/23). Но сейчас ситуация изменилась. И фискалы в письме Минфина России от 26.04.2012 N 03-03-04/1 заявляют, что «документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, с 1 января 2012 г. может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети».
На каких счетах учесть?

Вопрос возникает, учитывать ли электронные билеты на счете 50.3 «Денежные документы». Есть ряд специалистов, считающих, что раз билет не имеет бумажного вида, то и необходимость в использование счета 50.3 –отпадает. А данная операция расценивается как оплата услуги сторонней организации. Выбирая последний способ, рекомендуем к счету 76 открыть новый субсчет «Расчеты за электронные билеты». Выбранный метод стоит закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Дабы избежать оговорок со стороны аудиторов. По мнению автора, лучше придерживаться классического метода учета с использованием счета 50.3. Тогда при приобретении электронных билетов в бухгалтерском учете появятся следующие записи:
Дебет 76 (60) Кредит 51 – приобретены электронные билеты;
Дебет 50.3 Кредит 76 (60) – оприходаванны электронные билеты в качестве денежных документов;
Дебет 71 Кредит 50.3 – выданы подотчетному лицу электронные билеты.
А если пришлось вернуть?
Жизнь-штука сложная, и поэтому возможны разные не запланированные ситуации. В том, числе, возможно, придется и сдать билеты. И компания перевозчик, должна вернуть часть денежных средств. Почему часть? Об этом обычно предупреждают заранее, просто мы торопимся и не всегда обращаем на это внимание. В соответствии с п. 93 «Правил формирования и применения тарифов на регулярные воздушные перевозки пассажиров и багажа, взимания сборов в области гражданской авиации», утвержденных приказом Минтранса России от 25.09.2008 N 155, согласно которому «при добровольном отказе пассажира от полета сбор за бланк билета, сбор за бланк ордера разных сборов, сбор за бланк квитанции оплаты сверхнормативного багажа не возвращаются.
При добровольном отказе пассажира от полета взимается плата за операции по аннулированию бронирования перевозки, осуществлению расчетов сумм, причитающихся для возврата, и оформлению возврата сумм, предусмотренная условиями применения тарифа».
А бухгалтерия сделает следующие записи:
Дебет 50.3 Кредит 71 –возвращен неиспользованный электронный билет;
Дебет 76 (60) Кредит 50.3 – возращен e-ticket продавцу;
Дебет 51 Кредит 76 (60) – возвращена частично стоимость билета продавцом;
Дебет 91.2 Прочие расходы Кредит 76 (60) – сумма сборов отнесена на прочие расходы.
Статья подготовлена для журнала «Расчет»

В продолжении истории хочется рассказать, что об учете электронных билетов не до конца знают и в службе социальной защиты. К сожалению, работники данной службы зачастую не знают о нововведениях в законодательстве, касаемом учета электронных билетов на железнодорожном транспорте. Поэтому если специалисты данной службы не принимают ваш контрольный купон и не хотят производить выплаты, установленные законом,то вы вправе обратиться в суд для защиты своих прав. Но на практике, службы сразу внимательно читают закон, как только увидят предсудебное письмо.

Кстати, вышло новое письмо минфина, разъясняющее еще раз

Билет, по сути, выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это в равной степени справедливо в отношении как бумажного, так и электронного документа. Преимущества электронных билетов по достоинству оценили большинство пассажиров. Ведь не нужно выстаивать очереди в железнодорожные или авиакассы, достаточно зайти на сайт (они сейчас есть и практически у всех авиакомпаний, и у РЖД) и приобрести билет, оплатив его банковской картой. Бумажный билет в таком случае не оформляется, при входе в вагон или во время регистрации на самолет надо только предъявить паспорт, данные которого представитель перевозчика сверяет с данными, содержащимися в списке пассажиров. Между тем для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы. О них мы поговорим в рамках этой статьи.

Электронные билеты

Электронные билеты имеют особую структуру и форму, которые утверждены ведомственными нормативными актами. Так, форма электронных проездных железнодорожных документов утверждена Приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 (далее - Приказ № 322 ), а электронного авиабилета - Приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (далее - Приказ № 134 ).

При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон , являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.

При приобретении электронного авиабилета оформляется и выдается пассажиру маршрутная квитанция - выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, признаваемая документом строгой отчетности в силу п. 2 Приказа № 134 . А при регистрации на рейс пассажир получает еще посадочный талон , который подтверждает сам факт перевозки. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 ).

В связи с тем, что оба документа - и контрольный купон, и маршрутная квитанция - признаются БСО, в каждом из них должна содержаться обязательная информация. Какая именно - показано на схеме.

Чтобы правильно отразить стоимость электронных билетов в налоговом учете, бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы, связанные с данными проездными документами. Начнем с признания затрат на их покупку в составе налоговых расходов.

Налог на прибыль

Поскольку речь в данном случае идет о проездных документах, которые, как правило, используются командированными сотрудниками, напомним, что затраты на приобретение указанных проездных (как, впрочем, и другие командировочные расходы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ). Разумеется, расходы должны быть экономически обоснованы, подтверждены надлежаще оформленными документами и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ ). Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет сотрудника с приложенными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами (маршрутными квитанциями или контрольными купонами).

Но достаточно ли указанных документов для обоснования расходов на проезд? Для ответа на этот вопрос обратимся к разъяснениям официального органа. В Письме от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214 чиновники Минфина пояснили, что для подтверждения расходов на покупку авиабилета в электронной форме необходимы и маршрутная квитанция, и посадочный талон . Причем посадочный талон (в том числе полученный при регистрации на рейс через Интернет) должен содержать реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Таким подтверждением, как правило, является штамп о досмотре .

Иными словами, даже если сотрудник купил билет и зарегистрировался на рейс через Интернет, на распечатанном посадочном талоне должен стоять штамп «Досмотрено».

Если же штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне нет, то факт осуществления перелета подотчетным лицом, по мнению финансистов, можно подтвердить иным способом, например, справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем (см. также письма от 09.01.2017 № 03‑03‑06/1/80056 , от 19.06.2015 № 03‑03‑07/35548 ). Указанная справка для обоснования расходов понадобится и в том случае, если командированное лицо утратит посадочный талон (см. 03‑03‑07/21187 , от 18.05.2015 № 03‑03‑06/2/28296 ).

Разумеется, в маршрутной квитанции тоже должны быть все обязательные реквизиты. Если в ней, к примеру, не указана стоимость перевозки, такая квитанция не может являться основанием для признания расходов (см. Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03‑07‑11/398 ).

Обратите внимание . Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, по мнению Минфина, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Важный нюанс : для подтверждения расходов обязательные реквизиты электронных билетов, оформленных на иностранном языке, безопаснее перевести на русский язык (см. Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03‑03‑05/57 ). Перевод не потребуется, если агентство по продаже билетов выдаст справку на русском языке, в которой содержатся все необходимые сведения (см. письма Минфина России от 24.03.2010 № 03‑03‑07/6 , от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/168 ). Впрочем, ФНС считает, что перевод электронного авиабилета для подтверждения расходов делать не нужно, поскольку большинство его реквизитов заполняются в соответствии с Единым международным кодификатором (то есть с замещением кириллических символов на латинские) (см. Письмо от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ ).

Аналогичный подход применяется для обоснования расходов на покупку электронных железнодорожных билетов. В частности, документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли расходы на их приобретение, является контрольный купон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03‑03‑07/21187 , от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777 ). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (см. письма Минфина России от 15.10.2014 № 03‑03‑07/51936 , от 25.08.2014 № 03‑03‑07/42273 ). Помимо контрольного купона, транспортные расходы можно подтвердить (при необходимости) посадочным талоном. В нем содержится необходимая информация о состоявшейся поездке (время отправления, стоимость проезда и др.). Следовательно, при помощи этого талона организация может обосновать расходы на проезд командированного работника в поезде (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/1677 7).

Вычет НДС

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно подлежит вычету. По общему правилу вычет сумм «входного» НДС производится (п. 1 ст. 172 НК РФ ):

- на основании счетов-фактур , выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав;

- либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3 , 6 - 8 ст. 171 НК РФ .

Словом, наличие счета-фактуры не является обязательным условием для принятия к вычету НДС по расходам на проезд. Вместе с тем в налоговых нормах прямо не назван иной документ (альтернатива счету-фактуре), который может стать основанием для применения налогового вычета.

Однако в сказано, что при приобретении услуг по перевозке командированных работников в книге покупок регистрируются либо счета-фактуры, либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии). При этом НДС в документе должен быть показан отдельной строкой. А раз так, оформленный на командированного сотрудника бланк строгой отчетности (например, маршрутная квитанция или контрольный купон), в котором выделена сумма НДС, является основанием для применения вычета по данному налогу. Это следует из Письма ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@ .

Таким образом, «входной» НДС может быть принят к вычету, если в маршрутной квитанции авиабилета или в контрольном купоне электронного железнодорожного билета сумма налога будет выделена (см. также письма Минфина России от 26.02.2016 № 03‑07‑11/11033 , от 30.01.2015 № 03‑07‑11/3522 , от 30.07.2014 № 03‑07‑11/37594 ).

Обратите внимание . Указание в маршрут/квитанции электронного авиа-билета и в контрольном купоне электронного железнодорожного билета идентификационного номера перевозчика или агентства, оформившего этот билет, не предусмотрено. Поэтому при регистрации электронных билетов в книгу покупок вместо ИНН/КПП продавца нужно ставить прочерк (см. Письмо Минфина России от 28.05.2015 № 03-07-11/30876).

К сожалению, так бывает не всегда. Некоторые перевозчики не указывают в проездных документах налог в отдельной строке. По данному вопросу тоже есть официальные разъяснения. В частности, в Письме от 10.01.2013 № 03‑07‑11/01 Минфин сообщил, что вычет налога по таким проездным документам не может быть предоставлен. Поэтому сумма, отраженная в них, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Но если к проездному документу был выставлен счет-фактура (пусть даже агентом перевозчика или субагентом), то налогоплательщик вправе на его основании принять к вычету НДС, хотя сумма налога в электронном билете не показана отдельной строкой (см. Постановление ФАС ВСО от 27.11.2012 по делу № А19-5831/2012 ). И это справедливо, поскольку в силу п. 18 Правил ведения книги покупок основанием для налогового вычета в равной степени могут служить и счет-фактура, и бланк строгой отчетности. Одновременное указание налога в обоих документах не требуется.

Перечень расходов по командировке включает оплату ж/д билетов, приобретаемых для проезда к месту исполнения служебного задания и обратно. Форма билета установлена Министерством, в чьем ведомстве находится транспорт. Документ является бланком строгой отчетности (БСО), имеет уникальную нумерацию, стоимостную оценку и дает право на получение одноразовой услуги. В обороте используются наряду с бумажными электронные носители. В статье расскажем про учет жд билетов, дадим примеры проводок.

Бухгалтерский учет операций с ж/д билетами

Пример стандартных проводок в учете

Работник П. получил служебное задание, для реализации которого потребовалась командировка. На покрытие расходов были выданы средства под отчет в размере 5 000 рублей. По окончании командировки работник предоставил отчет по расходам, общая сумма которых составила 6 200 рублей, в том числе НДС в сумме стоимости ж/д билетов 320 рублей. В учете предприятия производятся записи:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма (в рублях)
Произведена выдача средств под отчет	71	50	5 000
При утверждении отчета отражено отнесение суммы в расходы	26 (44)	71	5 880
Учтен НДС, выделенный в билетах	19	71	320
НДС по билетам принят к вычету	68	19	320
Выдана сумма перерасхода по отчету	71	50	1 200

Учет документов и расходов по ним осуществляется на основании авансовых отчетов. Документ подлежит проверке работником бухгалтерии, утверждается руководителем и представляется в кассу для проведения расчетов. В организациях приказами устанавливаются сроки отчетности. Отсчет срока для командировок исчисляется со дня прибытия.

Включение оплаты проезда в состав расходов

НК РФ устанавливает право внесения в состав затрат расходов на командировки, включая оплату проезда (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Суммы принимаются в составе прочих расходов. Одной из основных задач при списании расходов является подтверждение необходимости командировки, для чего разрабатывается и утверждается служебное задание. При учете затрат для снижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы должны быть:

Подтверждены документальными формами.
Экономически обоснованы – совершены в рамках деятельности, направленной на получение прибыли.
Оформлены формами, разрешенными законодательством.

В документообороте допускается применение бездокументальной формы – электронных билетов (БСО). Документы приобретаются путем безналичного онлайн расчета. Наличие документа недостаточно для подтверждения расходов и факта проезда. Для удостоверения фактического получения услуг на железнодорожном транспорте необходимо иметь маршрут/квитанцию, посадочный талон.

Факт оплаты удостоверяет выписка из электронной системы – контрольный купон.

Сравнение оформления билетов документальной и бездокументальных форм

При использовании ж/д билетов разных видов имеют отличительные особенности, учитываемые при использовании их в документообороте.

Условия учета	Бумажный носитель	Электронный носитель
Используемые перевозчиком названия	ОАО «ФПК»	ОАО «РЖД»
Подтверждение наличия документа	Билет, оформленный на БСО	Используется распечатка документа маршрутной квитанции на бумажный носитель и посадочный талон
Подтверждение факта оплаты	Не требуется	Чек ККМ, терминала электронный платежей при подтверждении личности плательщика
Документ для применения вычета по НДС	Билет (БСО) с указанием суммы налога	Маршрут/квитанция с выделенным налогом
Документ для подтверждения расходов	Билет	Посадочный талон

Прямого указания на перечень форм по электронным билетам в НК РФ отсутствует, необходимо ориентироваться на пояснения о документообороте, представленные РЖД.

Отражение в расходах при утрате документов

Лица, направляемые в командировки, совершают приобретения ж/д билетов как физическое лицо с последующим отражением затрат в авансовых отчетах. В отдельных случаях билеты приобретаются предприятием по безналичному расчету с отражением БСО в отдельном журнале. Списание расходов оплаты билетов по командировке возможно после исполнения служебного задания.

Покрытие затрат при утере или порче БСО, посадочного талона осуществляется на основании дубликатов документов, выданных по запросу лица. При отсутствии возможности предъявить дубликаты документов:

Основания для отчетности отсутствуют.
Сумма, выданная ранее под отчет, включается в состав доходов работника и облагается НДФЛ.
Работник имеет право обратиться к руководству для компенсации расходов.
Выплата производится по минимальной стоимости проезда. Для ж/д перевозок сумма устанавливается по стоимости билета в общем вагоне, или плацкартного при его отсутствии на маршруте.

Компенсации затрат работника при утерянных документах не могут быть отнесены к расходам предприятия, уменьшающим налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ). В связи с отсутствием документально подтвержденных расходов сумма покрывается за счет прибыли после налогообложения.

Учет НДС по билетам, книга покупок

НДС учитывается в составе вычетов в периоде утверждения авансового отчета. Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ, если расходы по командировке, включая стоимость билетов, учитываются при налогообложении прибылью, НДС принимается к вычету. Условия реализации вычета:

Наличие документа в оригинальной форме.
Выделение суммы налога в документе.
Запись документа в книге покупок.
Внесение данных в книгу покупок в периоде утверждения расходов.

Наличие счета-фактуры для применения вычета не требуется. При внесении записи в книгу покупок необходимо учитывать, что стоимость билета складывается из нескольких составляющих частей, среди которых имеются суммы, облагаемые НДС по разным ставкам. В состав стоимости включаются оплата проезда по ставке 10% и могут входить услуги, облагаемые налогом по ставке 18%.

Для включения налога в состав вычетов не требуется разделение сумм по ставкам.

Приобретение билетов через посредника

В случае приобретения ж/д билетов через посредника у предприятия возникает несколько вариантов учета. При покупке билетов в сумму входит стоимость проезда, соответствующая цене перевозчика и сумма, выплачиваемая за посреднические услуги. Особенности учета при прямой покупке и через посредника:

Операция	Прямая покупка	Приобретение у посредника
Учет в расходах стоимости билетов	В момент признания расхода по авансовому отчету, при безналичной оплате – после отчета по командировке (сдается руководителю)	Аналогично
Учет в расходах стоимость услуг	Отсутствуют	Принимаются в учете после совершения и получения документов
Учет НДС по билетам	Запись в книге покупок осуществляется на основании ж/д билетов (БСО)	Аналогично
Учет НДС по услугам	Отсутствует	В момент признания расхода

В практике возникают случаи, когда посредник выписывает документы от своего имени на стоимость билета и сервисного сбора. В данном случае посредническими услугами лица является только сумма вознаграждения, оплаченная сторонней организации. При учете БСО в книге покупок данные посредника не отражаются, указывается только перевозчик.

Действия при возврате билета

Отмена командировки или ее перенос вызывает необходимость возврата приобретенного билета. Об отмене поездки для исполнения служебного задания издается приказ с распоряжением относительно сумм подотчета. В стандартном варианте суммы, полученные работником, поступают после возврата приобретенного билета в кассу предприятия. При сдаче документа перевозчик не возвращает сбор, уплачиваемый при покупке билета.

Пример 1. Работник М. был направлен в командировку по заданию предприятия. Из кассы работнику был выдана сумма 3 000 рублей. Стоимость приобретенного билета составила 2 300 рублей. По просьбе принимающей стороны командировка была перенесена на более поздний период. М. вынужден был сдать приобретенный заранее билет в кассу ж/д с утратой суммы сбора в размере 150 рублей. В учете предприятия произведены записи:

Учтена сумма, выданная под отчет: Дт 71 Кт 50 на сумму 3 000 рублей;
Отражена сумма отчета на размер сбора: Дт 91 Кт 71 на сумму 150 рублей;
Остаток суммы подотчета принят в кассу: Дт 50 Кт 71 на сумму 2 850 рублей.

Траты по отмененной командировке включаются предприятием в состав прочих расходов. Читайте также статью: → « ». Если лицо подтвердило документально произведенные расходы, их считают обоснованными и связанными с ведением деятельности. Необходимости в корректировке НДС при возврате билетов не возникает в связи с отсутствием записи в учете при приобретении билета подотчетным лицом до представления отчетности.

Иностранный язык билетов

В ходе заграничных поездок приобретаются билеты, выписанные на иностранном языке. Позиция законодательных органов отражена в письме Минфина от 10.04.2013 № 03-07/11/11867. Документ указывает на необходимость ведения документов первичного учета на русском языке, что обязывает иметь перевод форм, представленный по строкам.

Для принятия расходов перевод второстепенной информации документа не требуется. В случае использования данных для вычета по НДС перевод является обязательным по сведениям о поставщике услуг, покупателе, описании суммы документа и налога. Особых условий к форме перевода не предъявляется. Нотариально заверять текст не требуется.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Как поступают в случаях просрочки предоставления работником отчетности по командировочным расходам?

Подотчетная сумма при задержке отчета по полученным средствам подлежит удержанию из заработной платы работника в размере, не превышающем 20% величины месячного дохода (ст. 138 ТК РФ).

Вопрос №2. Какая дата ж/д билетов электронной формы учитывается при записи в книге покупок?

В формах документов, созданных в электронном виде, имеются даты приобретения и отправления. Датой документа служит день отправления. Дата покупки, указанная на билете, в учете не отражается.

Вопрос №3. Как учесть курсовую разницу со стоимости ж/д билетов по зарубежной командировке?

Датой признания расходов по командировке является день утверждения авансового отчета. Разница курсов валют уточняется не на день оплаты, а на дату утверждения отчета.

Вопрос №4. Как отразить в книге покупок билет в электронной форме, если в маршрутной квитанции отсутствует ИНН/КПП перевозчика?

Электронные формы ж/д билетов не имеют всех реквизитов, обязательных для документов на бумажных носителях. При записи в книге покупок в графах об ИНН/КПП ставится прочерк.

Вопрос №5. Как осуществляется возврат билетов, купленных через электронную систему расчетов?

Для возврата билета требуется иметь обоснование – подача заявления в форме претензии на возврат средств. Срок представления заявления составляет полгода, определяемый от даты отправки поезда. В течение месяца перевозчик принимает решение, о чем сообщается заявителю. В зависимости от основания и времени обращения определяется величина суммы, возвращаемая безналичным переводом на реквизиты плательщика.