Call-sales (ИП Мальцев В.А.) прилагает все надлежащие усилия по обеспечению корректности всей информации, размещенной на Сайте. Вместе с тем Call-sales (ИП Мальцев В.А.) не гарантирует абсолютную точность, полноту или достоверность информации, содержащейся на Сайте, не отвечает за неточности, возможные ошибки или другие недостатки в размещаемой информации, за ее несвоевременность, а также не гарантирует бесперебойную работу Сайта. Call-sales (ИП Мальцев В.А.) не несет ответственности за неблагоприятные последствия, а также за любые убытки, причиненные вследствие ограничения доступа либо вследствие посещения Сайта и использования размещенной на Сайте информации, включая, но не ограничиваясь, любыми убытками, причиненными вирусами, нанесшими ущерб вашему компьютерному оборудованию.

Ты первый день на работе. Все куда-то звонят, что-то делают. Тебе дали засаленный список клиентов, прозвоненный уже не одной сотней новичков. Не так? Тебе дали готовую базу данных уволившегося менеджера по продажам? О, тебе повезло как никому! Начинаешь прозванивать эту базу, а большая часть клиентов уже закупается в компании, куда ушел предыдущий менеджер? Отлично, до тебя тут был профессиональный менеджер по продажам, значит, ему было комфортно здесь хотя бы какое-то время. Будет комфортно и тебе. Или тебе сказали искать клиентов на «открытом рынке»? И не сказали, что это такое, для кого он открыт и с какой стороны?

Где менеджеру взять клиентскую базу?

Создание клиентской базы данных начинается с формирования базы потенциальных клиентов. Логично? Отлично. Как их наработать? Спроси у коллег, но вряд ли тебе выдадут «рыбные» места. Обратись в отдел маркетинга, если, конечно, тебе повезло, и таковой существует в компании. Задай вопросы о «каналах получения клиентов», «портрете потенциального клиента», «сегментации клиентов» и т.д. Если тебе повезет во второй раз, и в отделе маркетинга попадется внятный маркетолог, подкупи его «обратной связью с клиентами», «получением коммерческих предложений конкурентов через клиентов». Если маркетологи на твои вопросы как менеджера по продажам предоставляют тебе копии отчетов исследовательских компаний, сегментации мирового рынка, берешь эти талмуды, искренне благодаришь и бегло читаешь. Обычно в отчете из 500 страниц есть 3-4 страницы, на которых расположилась хотя бы какая-то полезная информация. Соль в том, чтобы разглядеть эти страницы. Если тебе понравились эти графики, описания трендов рынка, прогнозы и прочая лабуда, не имеющая отношения к тому, что творится за окном, – задумайся, возможно, ты еще успеешь переквалифицироваться в консультанта и будешь сидеть в теплом кабинете большой четверки, а не бегать с высунутым языком по этому «открытому рынку». Не впечатлили отчеты? Не отчаивайся. Ты не дурак, если не можешь понять, как это применить. До тебя многие ищущие менеджеры читали эти отчеты и тоже не смогли натянуть их на суровую реальность формирования продаж.

Дальше движешься в бухгалтерию. Находишь самую пышную женщину, обычно она самая добрая. И просишь ее выгрузить отчет по клиентам: кто, на сколько и чего покупал. А потом просишь выгрузить клиентов, которые за последний год ничего не покупали. Контактов этих клиентов может не быть в отделе продаж. Но контакты этих клиентов всегда будут в бухгалтерии, например, в виде отдельной таблички или базы номеров телефонов бухгалтерии. Клянчишь эту табличку.

Все эти действия лучше согласуй либо с начальником, либо с кем повыше, а то могут воспринять как шпионаж. Также узнай, какие действуют стандарты по закреплению клиентов за менеджером по продажам. Обычно это жестко закреплено положениями о подразделении или в мотивации: пока ты не стал звездой продаж, не тебе диктовать правила.

Найди фишку и сохраняй контакты в базу

Первая твоя клиентская база как менеджера продаж – это таблица телефонных номеров бухгалтеров бывших клиентов. Таких клиентов часто забывают, а если не забыли, тебе о них расскажет начальник, когда будешь согласовывать. Как узнать у бухгалтера номер отдела закупок, объяснять не буду. Ты все-таки будущая звезда, сам дойдешь.

Для захода к бывшим клиентам менеджеру по продажам нужна какая-то фишка: новое предложение, новая упаковка, новый сервис. Используй это как повод для звонка, чтобы узнать, почему перестали покупать ваш товар в этой компании. Больших сливок с этой клиентской базы не жди. Некоторые будут закрыты, некоторые будут заниматься уже другим, некоторые больше не обратятся в твою компанию. Но это начало. Дальше поймешь, как развивать даже такое глухое начало.

Теперь смотри существующих клиентов. Отсортируй их по убыванию объемов. Определи отрасли, в которых работает компания, ее направленность, профиль. Если гугл тебе не помощник, спроси в отделе: чей клиент? Расспроси о нем у менеджера. Тебе будет сложно отказать в конкретном вопросе, о конкретном клиенте.

С профилем самых вкусных клиентов определились. Далее выясняй, где они «ходят на водопой», где отдыхают и т.д. Перекрой их потоки движения, расставь сети и собирай урожай потенциальных клиентов.

Следующий шаг менеджера по продажам – обработка конкурентов. Почитай, какими клиентами они хвастаются. Обратись к конкуренту за покупкой, запроси список клиентов, которые у них закупаются из якобы «твоей отрасли».

Мониторь все мероприятия для клиентов: семинары, выставки, конференции и т.д.

Главное запомни: клиент – это не единое существо, это группа людей, которая делится на индивидуумов. Вот за этими индивидуумами тебе нужно охотиться. Например, если ты продаешь услуги IT, тебе на форум айтишников. Продаешь услуги дизайнерам – на форум дизайнеров. Общайся, нарабатывай знакомства, формируй отношения. Узнавай, чем живут конкретные люди, которые будут покупать у тебя товар. Отыщи, где еще их можно перехватить.

Что делать менеджеру по продажам с глухими контактами из базы?

Теперь тот вопрос, который я обещал осветить: «Что делать с глухими контактами из клиентской базы?». Никакие они не глухие – это твой будущий доход. Через год-два эти люди позволят тебе отдыхать там, где ты захочешь;). Ты нарабатываешь контакты с конкретными людьми, они переходят из компаний в компании, но остаются в отрасли. В компаниях меняется руководство и курсы чаще, чем ты думаешь. Если ты в хороших отношениях с конкретным человеком из компании и поддерживаешь эти отношения, контакт позволит тебе войти в компанию тогда, когда появится возможность (или в ту компанию, в которую перейдет твой знакомый). Поэтому, если отрасль тебе нравится, и ты не хочешь через 3 года работы совершать «холодные» звонки, отрабатывай каждого, даже самого «тухлого» клиента. Налаживай отношения с человеком, общайся. Главная задача менеджера по продажам – не создать свою базу компаний, а сформировать свою активную клиентскую базу ЛЮДЕЙ из отрасли. Когда эта активная база будет содержать более 300 записей, ты сможешь регулярно ее прозванивать и получать 1-3 клиента. Когда активная база дорастет до 1000, ты можешь перестать совершать исходящие звонки. Тебе останется только обрабатывать друзей, которые захотят что-то у тебя купить, независимо от того, в какой компании ты работаешь и совершать .

Твоя клиентская база – это как зачетка студента: сначала ты работаешь на нее, затем она на тебя. Однако большинство менеджеров по продажам совершают глупейшую ошибку не нарабатывая дружеских отношений с людьми, которые не хотят покупать сейчас. Тем самым они лишаются того, что может кормить их всю жизнь. Не совершай таких ошибок – дружи со всеми. Не отчаивайся, если активная база твоих знакомств растет, а заказов нет. Продолжай дружить, не забывая искать живые заказы. В один прекрасный момент твоя плотина переполнится и начнет давать тебе энергию для движения.

Пост о создании небольшой клиентской базы на бывшей работе.
Картинки кликабельны

Для начала небольшое вступление о том, как была реализована работа раньше. С сайтов приходили заявки на почту. Далее главный менеджер (назовем его куратор) распределял заявки по остальным менеджерам. По сути, пересылал им письма через Outlook. Менеджер звонил, узнавал, что конкретно нужно клиенту. Через какое-то время в почте менеджера скапливалась гора писем. Дело в том, что одна заявка может быть в работе по несколько месяцев, так как заказ выполняется долго (такова специфика работы). При этом куратор постоянно должен следить за ходом процесса по всем заявкам. Менеджер что-то узнал у клиента – должен сообщить об этом куратору. На практике это означает еще кучу писем, вложений, Re:Re:Re и т.д.

Но главная проблема в том, что мы не можем получить статистику. Мы имеем кучу писем в почте каждого менеджера и не знаем сколько было услуг за последний месяц, сколько заявок на стадии подписания договора и т.д. Конечно, можно побегать, посчитать ручками, но это примерно как вручную считать кол-во знаков в word’e (дада, есть такие люди!)

Возникла идея внедрения клиентской базы. Единый excel-документ – это не совсем удобно в том плане, что каждый менеджер должен видеть только свои заявки, при этом доступ на редактирование одновременно может иметь один пользователь.

Что-то готовое не совсем подходило, так как руководство требовало довольно специфических задач.

Реализация
Стандартный набор: PHP, MySQL, Smarty, jQuery, графики amcharts

Роли

Директор – видит всё
Куратор – видит заявки своего отдела
Менеджер – видит только свои заявки
Помощник – видит только заявки своего вышестоящего менеджера, а менеджер видит заявки своего помощника. При этом все действия над заявками происходят от имени каждой учетки.

Как работает

Заявки приходят в базу автоматически с наших сайтов. У куратора вверху всплывает мигающий конвертик-оповещение (как в Контакте или Фэйсбуке). Он назначает заявку менеджеру. Тут же всплывает мигающий конвертик-оповещение у менеджера. Он начинает звонить клиенту. По результатам звонка менеджер ставит какой-то статус или комментарий.

Статусы заявки

Отказ (вообще не нужно)
Отказ (сами вступают)
Отказ (дорого, ушли к конкурентам)
Отказ (сами перезвонят)
Отказ (нет денег, но есть интерес)
Новая
Сбор информации о клиенте
Отправлено КП
Интерес
Договор на согласовании
Подписан договор
Оплачен договор
В исполнении
Выполненный заказ

Вот так выглядит новая форма для создания новой заявки (если заявка пришла не через сайт, а клиент позвонил).

Вот так выглядит заявка

Можно прикреплять файлы

Можно поставить напоминание о перезвоне.

Соответственно в нужное время вылезет напоминание

Есть цветовое выделение по типу

Для быстрого просмотра заявки в списке можно кликнуть по строке и вылезет iframe с данной заявкой

Есть «важные» заявки. Например, очень дорогой заказ, важный клиент и т.д. Для этого заявка помечается красным флажком (по аналогии с Outlook).

По заявке можно посмотреть историю изменений (кто, что и когда менял)

Фильтры и поиск

Сделан гибкий поиск по разным параметрам.
Работает через Ajax

Статистика по менеджерам
Теперь руководство видит всю статистику и все действия менеджеров

Можно посмотреть чем занимался менеджер последнюю неделю

Можно сравнить активность работы менеджеров.

Call-центр

Еще одна идея руководства. Сейчас есть 2 телефона на 2 отдела. Клиент звонит по конкретному телефону, звонок идет в отдел, а там уже кто успел, тот и взял. Если клиент звонит какому-то определенному менеджеру, то кто-то берет трубу, а потом переключает на нужного менеджера вручную. По сути это стандартная схема работы во многих компаниях.

Смысл Call-центра в том, что звонки автоматизируются. Например, идет звонок от клиента, с которым работает какой-то менеджер. Система автоматически находит заявку в базе по номеру телефона клиента и переключает на менеджера, который работает с этой заявкой. При этом у него всплывает в отдельном окошке эта заявка. Менеджер поднимает трубку и видит информацию по данному клиенту.

Звонки записываются. Это означает, что мы можем не только просмотреть всю историю работы с этой заявкой, но и прослушать все разговоры.

Что еще. Менеджер тратит время на набор номера. Теперь он может просто кликнуть по номеру и происходит вызов (по аналогии со Skype). Для этого нужно заключить номер в ссылку вида href=”infinity:номер_телефона” (по аналогии с mailto)

Как это реализовано на практике
Есть готовый софт Infinity . Почему выбран именно этот софт – вопрос к руководству.
Работает по технологии клиент-сервер. На компьютеры пользователей ставится клиент по типу Скайпа. Телефон не нужен – нужна гарнитура, по сути всё как в Скайпе.

На сервере мы обрабатываем звонки и записываем их.

Обработка звонка происходит по сценарию. Сценарий выглядит как блок-схема. Есть условные операторы, блоки переключения и т.д. Вместо кода мы создаем блоки, в которых прописываем элементарные операции (сравнение переменных, http-запросы)

При звонке определяем номер куда звонят (номер отдела). Этот номер отдела запоминаем. Далее делаем http-запрос в клиентскую базу. В этом запросе передаем телефонный номер клиента. В клиентской базе ищем заявку с таким телефоном. Если заявка есть, то в ответе отдаем номер заявки и внутренний номер менеджера. Ответ приходит на сервер Infinity, который переключает на внутренний номер менеджера и когда он берет трубку, то открывает ему заявку по ее номеру
http://www.site.com/order.php?id=номер_заявки

Если такая заявка не была найдена в базе, то переключаем на общий телефон отдела (отдел мы знаем из первого шага, когда определяли номер, на который звонит клиент).

Если данного менеджера нет на месте, то мы можем переключить на его сотовый или переключить на отдел или выдать клиенту какое-то голосовое сообщение.

Если менеджер уходит, то он ставит статус по типу как в аське или в скайпе.

В этом Call-центре есть еще много чего, но пока используется только вышеперечисленный функционал.

База Infinity работает на Firebird по причине ее бесплатности. Так вот, чтобы узнать все звонки по данной заявке, мы должны сделать запрос к базе Infinity. А так как клиентская база работает на php-mysql и лежит вообще на другом сервере, то нужен какой-то промежуточный слой, чтобы передавать данные в клиентскую базу. Короче говоря, это нифига не сделано.

Универсальные клиентские базы

Сейчас на рынке есть готовые решения для бизнеса. Но в реальности они подходят только под определенный вид бизнеса (пришла заявка на товар, менеджер ее обработал, товар отгрузили, доставили и всё).

Для примера клиентская база компании Специалист (компьютерные курсы)
Вот как под такое может быть готовое решение?