подскажите, пожалуйста, как поступить в сложной для меня ситуации. На работу устраивается сотрудник, у которой в трудовой книжке нет записи об увольнении. Она сказала, что ИП, у которого она работала, скоропостижно умер. Так как он вел все дела лично, никто не правомочен вносить записи в трудовую. Сотрудник также предъявила заверенную нотариально копию свидетельства о смерти бывшего работодателя и выписку ЕГРЮЛ на него, в которой указана остановка деятельности в связи со смертью и проставлена дата.Могу ли я внести запись об увольнении в ее трудовую книжку на основании предъявленных документов? Если да, то какой датой увольнять и кто должен расписываться вместо бывшего руководителя? Чьей печатью заверять увольнение и как вообще должна выглядеть эта запись?Спасибо большое!
Ответ
Ответ на 1 вопрос: Могу ли я внести запись об увольнении в ее трудовую книжку на основании предъявленных документов?
Да, Вы можете внести в трудовую книжку работника запись об увольнении с прежнего места работы на основании свидетельства о смерти ИП.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.
Ответ на 2 вопрос: Если да, то какой датой увольнять, и кто должен расписываться вместо бывшего руководителя?
Вам будет полезно узнать об исправлении даты в трудовой книжке в материале по ссылке.
Датой увольнения будет дата смерти ИП, указанная в свидетельстве о смерти. Ставить подпись под этой записью не нужно.
Ответ на 3 вопрос: Чьей печатью заверять увольнение, и как вообще должна выглядеть эта запись?
Заверять запись печатью не нужно.
Для внесения записи об увольнении из ИП новый работодатель вправе воспользоваться нормой о порядке исправления неправильной или неточной записи, произведенной организацией-работодателем в случае ее ликвидации, по аналогии закона ( Правил, утвержденных ). Запись об увольнении с прежнего места работы новый работодатель вправе внести на основании соответствующего документа - в данном случае свидетельства о смерти ИП.
Для этого новому работодателю нужно:
- внести запись о приеме сотрудника на работу в Вашу организацию в общем порядке;
- внести запись об увольнении из ИП в связи со смертью работодателя - физического лица () и сослаться на свидетельство о смерти.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Как поступить, если в трудовой книжке сотрудника отсутствует запись об увольнении. По словам сотрудника, прежний работодатель ликвидирован
Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
Действующее трудовое законодательство не содержит порядка внесения отсутствующей записи в трудовую книжку сотрудника в случае ликвидации организации, которая должна была сделать запись об увольнении. В этой связи новый работодатель вправе воспользоваться нормой о порядке исправления неправильной или неточной записи, произведенной организацией-работодателем в случае ее ликвидации, по аналогии закона ( Правил, утвержденных ). Запись об увольнении с прежнего места работы новый работодатель вправе внести на основании соответствующего документа - приказа (распоряжения) бывшего работодателя сотрудника или его копии.* В случае ликвидации организации - бывшего работодателя такие сведения можно получить в архиве. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении подтверждающих увольнение документов. Такой вывод следует из Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной , Правил, утвержденных .
При отсутствии соответствующих документов и невозможности их получения (в т. ч. посредством обращения в архив) у работодателя не имеются основания для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.
В таком случае сотрудник вправе обратиться в суд с заявлением об установлении факта увольнения с предыдущего места работы (). Решение суда, которым установлен соответствующий факт, также является основанием для внесения новым работодателем в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора по прежнему месту работы ().
До подтверждения факта увольнения от предыдущего работодателя (архивной справкой или решением суда) во избежание споров и задвоения трудового стажа сотрудника можно принять на работу по совместительству или гражданско-правовому договору.
2. Ответ: Как внести изменения и исправления в трудовую книжку
Исправление сведений о работе, награждениях
Кто должен исправить в трудовой книжке сотрудника неверную запись о работе или награждении
Если вы обнаружили в разделах и трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами. Первый - сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке. Второй способ - организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления.
Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).
Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых упоминаются эти приказы (личная карточка, книга регистрации приказов и т. п.). Об этом говорится в Правил, утвержденных .
В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.
Об этом сказано в Инструкции, утвержденной .
Порядок исправления неверных сведений
У вас не останется вопросов о заявлении на увольнение по собственному желанию после прочтения статьи по ссылке.
Как исправить в трудовой книжке сотрудника неверную (неточную) запись о работе или награждении
Исправление неправильной или неточной записи в трудовой книжке сотрудника оформите в следующем порядке. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем напишите правильный вариант записи. В графе 4 повторите номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.
По такой схеме исправьте все неточные или неправильные записи: о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях (в т. ч. и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, трудовой инспекцией или самой организацией незаконными). Правил, утвержденных , содержат порядок исправления неправильной или неточной записи по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы. Учитывая, что права работника не должны быть ущемлены, полагаем, что работодатель по новому месту работы вправе исправить любые неточности в трудовой книжке, касающиеся работы у прежнего работодателя, в том числе пропущенные сведения, при наличии документов, на основании которых может быть внесено уточнение.
Таким образом, в процессе работы у нового работодателя можно внести в раздел трудовой книжки под следующим порядковым номером с указанием реквизитов соответствующего документа и места работы. Основанием для внесения пропущенной записи будет копия приказа или распоряжения или архивная справка (
С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,
эксперт Системы Кадры
На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.
Делаем в трудовой книжке правильные записи
Если вам приходится заниматься кадровым учетом и заполнять трудовые книжки, то вам могут быть интересны некоторые ситуации, вызывающие затруднения при внесении записей при приеме на работу, выдаче дубликата трудовой книжки, а также об исправлении ошибочных записей в трудовых книжках.
Нельзя делать запись поверх печати предыдущего работодателя
М.А. Соколова, г. Тверь
В трудовой книжке принимаемого на работу сотрудника стоит печать предыдущей организации-работодателя, которая занимает почти все оставшиеся пустыми строки раздела «Сведения о работе». Можно ли вносить новую запись поверх этой печати?
: Нет, нельзя. Печатью были заверены записи, внесенные в трудовую книжку работника прежним работодателе м (далее - Правила) . Поэтому вам нужно вписать полное и сокращенное наименование вашей организации в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ниже на свободных строках, не занятых оттиском печати предыдущего работодател яп. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция) .
Если же пустых строк на последней странице раздела «Сведения о работе» недостаточно, чтобы сделать запись о приеме на работу, вам нужно вшить вкладыш в трудовую книжку работника. После чего вверху на титульном листе трудовой книжки вы должны поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыш апп. 38, 39 Правил .
Есть ошибка - сделайте исправительную запись
Ю.М. Безлюдная, г. Тверь
В записи о приеме на работу мы неверно указали дату приказа. Как можно исправить эту ошибку?
: Неточные или неправильные записи, в том числе неверно указанную дату приказа о приеме на работу, в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивать запрещено. Чтобы внести исправление, надо признать запись о приеме на работу недействительной и внести правильную запис ьп. 1.2 Инструкции . Выглядеть это будет следующим образом.
(1) Неправильно указанную дату приказа не зачеркиваете.
(2) Делаете единую запись о признании недействительной неправильной записи и о приеме на работу с правильной датой приказа о приеме на работу.
Сотруднику, потерявшему трудовую книжку, надо выдать новую книжку
А.Е. Смирнова, г. Казань
Мы принимаем на работу нового сотрудника. Он написал заявление о том, что потерял трудовую книжку, и представил нам для заполнения дубликата трудовой книжки справки с прежних мест работы. Как правильно внести записи в дубликат трудовой книжки?
: В такой ситуации вы не должны выдавать сотруднику дубликат трудовой книжки и восстанавливать записи, которые были в утерянной трудовой книжке. Дело в том, что перечень случаев, когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, исчерпывающий. Он включает следующие ситуаци ипп. 31 , 33, 34 Правил :
- трудовая книжка утеряна бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;
- трудовая книжка утеряна работодателем;
- трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.);
- в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, если работник подал письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Вам нужно по заявлению работника оформить ему новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ , в которой первой записью о работе указать работу в вашей организации. Записи о работе у других работодателей вам делать не нужно. Это нам подтвердили в Роструде.
Из авторитетных источников
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ . В данном случае на нового работодателя возложена только обязанность по оформлению работнику новой трудовой книжки.
Дубликат же трудовой книжки в случае ее утери оформляется работодателем по последнему перед потерей трудовой книжки месту работы, в том числе и в случае, когда работник уже устроился на новую работ у” .
То есть если работник заинтересован в том, чтобы восстановить записи в трудовой книжке, ему имеет смысл обратиться за ее дубликатом к предыдущему работодателю. Если вы уже оформили ему новую трудовую книжку, а он принес вам дубликат от предыдущего работодателя, то внесите в него запись о работе в вашей организации, а выданную ему новую трудовую книжку уничтожьт еп. 42 Правил .
«Дополнять» документы, на основании которых выдается дубликат, нельзя
И.Н. Долгих, г. Рязань
Трудовая книжка одного из наших сотрудников была испорчена, и не все записи в ней можно прочесть. Для выдачи дубликата он принес нам справки с предыдущих мест работы. В этих справках указаны периоды работы, занимаемые должности, номера и даты приказов о приеме на работу и увольнении, но не указаны основания увольнения. Как нам заполнить графу 3 раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки? Нужно ли заверить восстановленные записи о предыдущих местах работы печатью нашей организации?
: Сначала вы должны указать в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки документально подтвержденный стаж работника до поступления на работу в вашу организацию суммарно без разбивки по отдельным работодателя мп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции . После этого перенесите в дубликат отдельные периоды работы у других работодателей в соответствии с записями в трудовой книжке, взамен которой выдаете дубликат, и представленными работником справками.
Выдача дубликата предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в трудовой книжке, но если в представленных работником справках о работе у предыдущих работодателей содержатся неполные данные (в вашем случае нет сведений об основании увольнения), то вносить дополнительные сведения со слов работника при заполнении дубликата вам не нужн оп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции .
Затем внесите сведения о приеме на работу в вашу организацию и переводах (если они были).
Дополнительно заверять восстановленные записи печатью вашей организации не нужно.
Свою печать вы поставите только после того, как работник уволитс яп. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Тогда вы и заверите все записи, внесенные в трудовую книжку вашей организацией, включая восстановленные.
Выглядеть записи в трудовой книжке будут следующим образом.
(1) Восстановительные записи не нумеруете.
(2) Если основание увольнения не указано в представленной работником справке, то вы его тоже не указываете.
(3) Если вы делаете восстановительную запись на основании справки, представленной работником, укажите ее реквизиты один раз напротив записи об увольнении, так как в справке одновременно указаны сведения о приеме на работу и увольнени ип. 7.2 Инструкции .
(4) Указываете полное и сокращенное наименование вашей организации.
(5) Ставите порядковый номер «1» напротив записи о приеме на работу в вашу организаци юп. 7.2 Инструкции
Запись о работе в качестве предпринимателя не заносится в трудовую книжку
А.И. Синицына, г. Брянск
Мы принимаем на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке им самим сделана запись о работе в качестве индивидуального предпринимателя с 2009 г. Что нам делать?
: В трудовой книжке отражаются только периоды работы по трудовому договор уст. 66 ТК РФ . В своей же трудовой книжке предприниматель не может делать запись о ведении предпринимательской деятельности.
Как в такой ситуации исправить неправильную запись, нам разъяснили в Роструде.
Из авторитетных источников
“ Недействительной может быть признана запись в трудовой книжке, но не сама трудовая книжка. Исправление неправильных записей возможно, но только на основании соответствующего документ ап. 27 Правил .
Если предприниматель внес в свою трудовую книжку сведения о периоде занятия им предпринимательской деятельностью, то в данном случае документ, на основании которого может быть внесено исправление, отсутствует.
Новый работодатель может продолжать вести такую трудовую книжку.
Кроме того, если предприниматель до начала занятия предпринимательской деятельностью работал по найму, он может обратиться по прежнему месту работы с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжк и” .
Роструд
Таким образом, сделайте запись о приеме этого сотрудника на работу в вашу организацию в общем порядке.
В филиале должно быть лицо, ответственное за трудовые книжки
Е.В. Крюкова, г. Волгоград
Наша компания открывает филиал в другом городе. Где мы должны хранить трудовые книжки сотрудников филиала, если в нем нет кадровой службы?
: Трудовые книжки на всех работников обязан вести и хранить работодател ьст. 66 ТК РФ . Филиал же работодателем не являетс яст. 20 ТК РФ . Однако хранить все трудовые книжки в кадровой службе или в бухгалтерии головной организации не целесообразно. Дело в том, что могут возникнуть ситуации, когда работника нужно уволить без отработки. А значит, и выдать ему трудовую книжку нужно в день увольнения (например, при увольнении в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суд ап. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ). Вряд ли это можно будет сделать, если трудовые книжки хранятся в головном офисе организации в другом городе.
Поскольку у вашего филиала нет ни кадровой службы, ни бухгалтерии, то руководителю вашей организации нужно назначить приказом кого-то из работников филиала ответственным за ведение и хранение трудовых книжек работников филиала (например, офис-менеджера филиала)п. 42 Правил .
Он и будет заверять своей подписью записи в трудовых книжках при увольнении работника.
Какой печатью могут быть заверены записи в трудовых книжках работников филиала в такой ситуации, нам разъяснили в Роструде.
Из авторитетных источников
“ В случае, когда кадровое делопроизводство ведется в обособленном структурном подразделении, допускается заверять записи печатью обособленного структурного подразделения при условии, что в печати также указано наименование самой организаци и” .
Роструд
Запись о времени военной службы можно сделать после записи о приеме на работу
И.Н. Белоусова, г. Пермь
Мы приняли на работу демобилизованного сотрудника, который до службы в армии нигде не работал, но запись о прохождении военной службы в трудовой книжке мы ему не сделали. Можем ли мы внести эту запись после записи о приеме на работу?
: Да, можете. В отличие от советской Инструкции по ведению трудовых книже кп. 2.17 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда от 20.06.74 № 162 (утратила силу) в действующих Правилах нет требования о том, что запись о военной службе должна быть сделана до внесения записи о приеме на работ уподп. «а» п. 21 Правил . То, что будет нарушена хронология записей, никак не повлияет на их правильность. С этим согласны и в Роструде.
Из авторитетных источников
“ Сведения о времени военной службы, в соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», вносятся в трудовую книжку по месту работы. Поскольку Правилами ведения трудовых книжек не предусмотрена строгая последовательность внесения подобных записей, они могут вноситься в трудовую книжку в любой момент до увольнения работника и любым работодателем.
Таким образом, запись о прохождении военной службы можно внести и после записи о приеме на работ у” .
Роструд
Советские трудовые книжки, выданные в странах СНГ, действуют в России
Ю.И. Песоцкая, г. Воронеж
Мы приняли на работу сотрудника - гражданина РФ, который был ранее гражданином Республики Беларусь. Он представил нам трудовую книжку, выданную в этой стране, с записями о работе на русском языке. В России он устраивается на работу впервые. Можем ли мы продолжить записи в предъявленной им трудовой книжке или должны завести ему российскую трудовую книжку и перенести в нее сведения из трудовой книжки, выданной в иностранном государстве?
: Все зависит от того, является ли представленный вам документ трудовой книжкой по российскому законодательству.
Это может быть как трудовая книжка работника советского образца (к примеру, утвержденного Постановлением Совмина СССР от 21.04.75 № 310), так и трудовая книжка нового образца, утвержденного в этой стране СНГ после распада СССР. Если это советская трудовая книжка, смело вносите в нее записи о работе, поскольку эти книжки продолжают действовать на территории РФ. Если же это трудовая книжка образца, утвержденного Республикой Беларусь, то она является иностранной трудовой книжкой и не признается на территории РФ. Тогда работнику нужно завести российскую трудовую книжку. Это нам подтвердили в Роструде.
Из авторитетных источников
“ В Российской Федерации при устройстве на работу оформляются и ведутся трудовые книжки российского образца либо продолжают вестись книжки союзного образц ап. 2 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 .
Ведение трудовых книжек иностранного образца, в том числе образца, утвержденного Республикой Беларусь, не допускается. На работника, принятого на работу в России, должна быть оформлена трудовая книжка российского образц а” .
Роструд
В российской трудовой книжке работника не нужно указывать сведения о трудовом стаже на территории иностранного государства. То есть записи из иностранной трудовой книжки в российскую трудовую книжку переносить не нужн оПисьмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1 .
Сведения об образовании можно внести в любой момент
З.И. Бунчук, г. Ставрополь
В этом году мы приняли на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке не указано его образование. Диплом о высшем образовании был выдан ему в 2010 г., когда он еще работал в другой организации. Можем ли мы внести запись об образовании на титульный лист его трудовой книжки сейчас?
: Да, можете. В принципе, запись об образовании на титульном листе трудовой книжки делается при поступлении работника на работу впервые при наличии документа об образовани иподп. «б» п. 9 Правил ; п. 2.1 Инструкции .
Но поскольку работник представил диплом при поступлении на работу в вашу организацию, вам нужно заполнить графу «Образование» на титульном листе его трудовой книжки, указав там «высшее профессиональное образование». Также на основании диплома вам нужно указать полученную работником профессию, специальность. Если графа «Профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки была заполнена предыдущим работодателем, а работник получил новую профессию, специальность, то эту графу нужно дополнить без зачеркивания ранее внесенной запис ипп. 2.1 , 2.4 Инструкции . Не забудьте приобщить копию диплома к личному делу работника.
Помогите, пожалуйста, советом - не знаем, как быть. К нам пришел устраиваться на работу новый сотрудник. Стали проверять его документы, и выяснилось, что с предыдущего места работы он не уволен. Вернее, трудовая книжка у молодого человека на руках, а вот записи об увольнении от предыдущего работодателя нет. Спрашиваем, как же так? Говорит, что была конфликтная ситуация - отпускать его не хотели, поэтому он под предлогом того, что трудовая книжка нужна для получения загранпаспорта, забрал ее, и все. Больше там не появляется. Странно, конечно, но всякое в жизни бывает. Парень он вроде бы неплохой, да и опыт работы нас устраивает, и образование у него хорошее. В общем, хотим его взять, но не уверены, имеем ли мы право оформлять на работу? Все-таки трудовая книжка не заполнена по всем правилам...
Сложная ситуация, что ни говори. Но рассматривать морально-этические аспекты мы сейчас не будем: решение, принимать такого кандидата на работу или нет, остается за вами. Давайте посмотрим, допускает ли закон прием на основное место работы сотрудника, не уволенного от предыдущего работодателя.
В числе документов, которые при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю, значится и трудовая книжка (ст. 65 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ). Исключение из этого правила составляют три случая:
лицо поступает на работу впервые;
лицо поступает на работу не впервые, но трудовая книжка у него отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине;
лицо поступает на работу на условиях совместительства.
НЕЛЬЗЯ!
Выдавать хранящуюся у работодателя трудовую книжку работнику иначе, как при его увольнении
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). В этот документ вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Вместе с тем ТК РФ содержит лишь основные характеристики трудовой книжки. Форма, порядок их ведения и хранения устанавливаются Правительством РФ.
Так, постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
По общему правилу, трудовые книжки хранятся у работодателя и выдаются работнику только при увольнении. На это указывают как нормы Кодекса (ч. 4 ст. 841 ТК РФ), так и нормы Правил (пп. 35-37).
Посоветуйте кандидату обратиться по предыдущему месту работы для оформления записи об увольнении в трудовой книжке
Таким образом, трудовая книжка принимается работодателем на хранение от работника при заключении трудового договора (или оформляется работнику работодателем впервые либо по заявлению работника). Пока сотрудник работает, трудовая книжка должна храниться у работодателя и, по мере необходимости, заполняться. Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику только в день прекращения трудового договора.
При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись об основании и о причине прекращения трудового договора (ч. 5 ст. 84 ТК РФ), а все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время его работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Как видим, правила ведения трудовых книжек сформулированы таким образом, что отсутствие в трудовой книжке записи об увольнении с предыдущего места работы формально подтверждает, что трудовые отношения работника с этим работодателем не прекращены. Вопрос о том, каким образом трудовая книжка все-таки оказалась на руках у такого работника, - это, как говорится, дело десятое, и в вашей ситуации, действительно, невозможно достоверно установить все причины, по которым это произошло.
Главный вопрос - можно ли оформить прием на работу работника, который, судя по записям в его трудовой книжке, не уволен с предыдущего места работы (и обратного он, на данный момент, доказать не может)?
Полагаем, что в такой ситуации должны применяться положения ч. 1 ст. 60 и ч. 1 ст. 282 ТК РФ, в соответствии с которыми выполнение работником регулярной оплачиваемой работы у другого работодателя возможно только на условиях внешнего совместительства. То есть трудовой договор с вашим кандидатом заключить можно, но это будет трудовой договор о работе по совместительству.
Резюме
Если в трудовой книжке нового сотрудника отс у тствует запись об увольнении с предыдущего места работы, вы можете принять его только на работ у по совместительству.
Хотите принять на основное место работы – попросите буд ущего сотрудника представить доказательства, что его трудовые отношения с прежним работодателем прекращены.
Напомним, что трудовая книжка при оформлении на работу по совместительству работником не предъявляется (соответственно - работодателем на хранение не принимается), а сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Конечно, есть вероятность, что ваш кандидат говорит правду - трудовые отношения на прежнем месте работы, действительно, прекратились, а предыдущий работодатель нарушил трудовое законодательство при оформлении увольнения, в чем вины работника нет.
Но вы не можете быть в этом уверены и брать на себя риск ответственности оформления на основную работу работника, у которого нет доказательств расторжения предыдущего трудового договора. Именно работник должен представить вам надлежаще оформленные документы. И только после этого можно оформлять прием на работу в обычном порядке.
В нашу организацию пришел устраиваться работник у которого на руках трудовая книжка и дубликат. В дубликате нет записи об увольнении с последнего места работы. Как нам принять его на работу?
Ответ:
Если в трудовой книжке сотрудника или дубликате не стоит записи об увольнении с предыдущего места работы, новый работодатель вправе:
принять его на работу по совместительству;
заключить с ним гражданско-правовой договор
Правилами и Инструкцией предусмотрены следующие случаи выдачи работнику дубликата трудовой книжки:
— трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) (п. 33 Правил);
— трудовая книжка утрачена (п. п. 31 , 34 Правил);
— наличие в трудовой книжке работника записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными (п. п. 22 , 33 Правил, п. 1.2 Инструкции).
После оформления дубликат трудовой книжки передается ее владельцу. Вместе с дубликатом трудовой книжки работнику возвращается и пришедшая в негодность трудовая книжка.
Если сотрудник хочет устроиться на новое место работы, в его трудовой книжке или дубликате должна стоять запись об увольнении с предыдущего места работы (п. 15–19 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Запись об увольнении должна внести организация, которая приняла его на работу. Об этом сказано в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Оснований для внесения этой записи новым работодателем нет. Заполнять трудовую книжку со слов сотрудника (иных лиц) не допускается
(абз. 2 п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Вопрос о том, кем и на основании какого документа может вноситься запись в трудовую книжку, если организация, в которой прежде работал сотрудник, исчезла, законодательно не урегулирован. Однако основанием для внесения записи об увольнении сотрудника могут стать документы о ликвидации работодателя, полученные по запросу из налоговой инспекции. На основании таких документов (их копий) новый работодатель вправе сделать запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника. Такая возможность следует из пункта 5.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пунктов 16, 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Кроме того, сотрудник может обратиться за защитой своих прав в суд (ст. 352, 391 ТК РФ, ст. 265-267 ГПК РФ). Это связано с тем, что отсутствие записи об увольнении сотрудника затрудняет его дальнейшее трудоустройство. То есть нарушаются конституционные права гражданина (п. 1 ст. 37 Конституции РФ). На основании судебного решения новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку сотрудника и принять его на работу (абз. 2 п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Вопрос:
Организация планирует принять на
работу сотрудницу. В ее трудовой книжке нет записи об увольнении с последнего
места работы. Со слов сотрудницы, предприятие, на котором она работала,
ликвидировалось пока она находилась в отпуске по уходу за ребенком. Сотрудница
написала заявление, чтобы организация выдала ей новую трудовую книжку.
Нужно ли выдавать сотруднице новую
трудовую книжку? Если нет, то кто должен сделать запись об увольнении с
предыдущего места работы?
Ответ:
Рассмотрев вопрос, мы пришли к
следующему выводу:
Оснований для оформления работнику
новой трудовой книжки не имеется.
Запись о прекращении трудового
договора с прежним работодателем может быть внесена работодателем по новому
месту работы на основании соответствующих документов, содержащих сведения,
необходимые для внесения такой записи.
Обоснование вывода:
Трудовая книжка установленного
образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже
работника (часть первая ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка является одним из
документов, предъявляемых работником работодателю при заключении трудового
договора (часть первая ст. 65 ТК РФ).
Порядок ведения и заполнения
трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,
утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О
трудовых книжках" (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых
книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее -
Инструкция).
Ни Трудовой кодекс РФ, ни Правила,
ни Инструкция не предусматривают возможности оформления новой трудовой книжки в
ситуации, когда работник уже имеет трудовую книжку установленного образца, но в
ней пропущена та или иная запись. Работодатель обязан оформить работнику новую
трудовую книжку только в том случае, если тот трудоустраивается впервые (часть
четвертая ст. 65 ТК РФ).
Не имеется в данном случае и
оснований для выдачи дубликата трудовой книжки, поскольку он выдается либо при
утрате трудовой книжки, либо при наличии в трудовой книжке записи об увольнении
(переводе на другую работу), признанной недействительной (п.п. 31-34 Правил).
Порядок внесения пропущенных
записей в трудовую книжку работника законодательно не регламентирован. В
соответствии с п. 27 Правил при выявлении в трудовой книжке работника неточных
или неверных записей работодатель обязан оказать работнику при его обращении
необходимую помощь.
Основанием внесения в трудовую книжку записей о прекращении трудового договора являются соответствующие приказы (распоряжения) работодателя (п. 5.1 Инструкции, п. 10 Правил). Соответственно, для внесения пропущенной записи новому работодателю необходима заверенная надлежащим образом копия приказа об увольнении. Такая копия должна быть выдана работнику по его письменному заявлению бывшим работодателем (ст. 62 ТК РФ). Если же организация, как в этом случае, уже ликвидирована, то копии приказов можно получить в архиве (ч. 10 ст. 23, ст. 24 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Как представляется, основанием для восстановления пропущенной записи может также послужить и архивная справка (ч. 3 ст. 26 указанного Закона), содержащая сведения, необходимые для внесения такой записи.
Обращаем внимание, что без указанных документов работодатель по новому месту работы не сможет доказать, что правомерно принял работника на работу по основному месту работы и внес запись о таком приеме в трудовую книжку. Ведь работник, у которого продолжает действовать трудовой договор по прежнему месту работы, может быть принят на работу только по совместительству. Причем запись о приеме на такую работу работодатель, заключивший с работником договор на условиях совместительства, делать в трудовой книжке не имеет права (ст. 60.1 и ст. 66 ТК РФ).