Здравствуйте! При приеме на работу работодатель взял у меня трудовую книжку, но как выяснилось позднее, официально не оформил. Сейчас я хочу уволиться, трудовую мне не возвращают пока я не выполню работу в полном объеме (я менеджер в отделе продаж). Что мне делать?
ЕленаПредисловие:
Сообщаем, что любое предприятие, использующее труд наемных работников в России, должно неотъемлемо следовать требованиям российского трудового законодательства. Индивидуальный трудовой спор - неурегулированные разногласия между работодателем и работником по вопросам применения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, локального нормативного акта, трудового договора, в том числе об установлении или изменении индивидуальных условий труда, о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (Комиссия по трудовым спорам). Об этом прямо свидетельствует Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.
Индивидуальным трудовым спором признается спор между работодателем и лицом, ранее состоявшим в трудовых отношениях с этим работодателем, а также лицом, изъявившим желание заключить трудовой договор с работодателем, в случае отказа работодателя от заключения такого договора, (ст. 381 Трудового кодекса РФ)
В Вашем случае в Вашем споре с работодателем отсутствует наличие трудового договора, что в значительной степени ухудшает сложившуюся ситуацию.
Ответственность за нарушение трудового законодательства:
Согласно ст. 419 Трудового кодекса РФ существует понятие ответственности за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
Надлежащее ведение / оформление трудовой книжки:
Трудовая книжка является главным источником получения сведений о трудовой биографии работника. В нее вносятся сведения обо всех местах работы и причинах увольнения. Работник обязан предъявить работодателю трудовую книжку при заключении трудового договора, за исключением случаев работы по совместительству, когда трудовая книжка остается у основного работодателя. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. (Федеральный закон № 163-ФЗ)
Ваши действия в случае, если работодатель отказывается выдать на руки вашу трудовую книжку:
На самом деле странно, что принимая Вас на работу неофициально, работодатель потребовал от вас трудовую книжку, кроме того без заключения с вами трудового договора / соглашения.
Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса РФ "В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку"!
1)Согласно п.35 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 "О трудовых книжках", а также ст. 234 Трудового кодекса РФ, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. У работодателя наступает материальная ответственность перед работником, в связи с лишением последнего возможности трудиться. В этом случае днем увольнения работника будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ, на основании которого в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника и ставится соответствующая дата. Ранее внесенная в трудовую книжку запись признается недействительной.
2)Выплата, которая полагается уволенному работнику за дни вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается исходя из среднего заработка. Об этом говорится в п. 62 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации". Расчет среднего заработка производится по нормам, установленным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
3)Работник также может подать в суд на работодателя с просьбой о компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда работник должен сначала доказать. Но, если докажет, работодатель будет обязан выплатить ему также денежную компенсацию, согласно ст. 237 Трудового кодекса РФ.
4)За невыдачу трудовой книжки в установленный законом срок работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (Кодекс об административных правонарушениях). Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 руб. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечено и должностное лицо компании, ответственное за выдачу трудовой книжки. Штраф в этом случае - от 1000 до 5000 руб. в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Законно удерживать трудовую книжку работодатель вправе, согласно ст.238 Трудового кодекса РФ в случае причинения работником действительного ущерба, в результате которого у работодателя произошло реальное уменьшение или ухудшение состояния имущества, но для этого работодателем необходимо было бы проводить служебную проверку.
Незаконное увольнение:
Согласно трудовому законодательству РФ для увольнения работника по инициативе работодателя всегда необходимо наличие определенной причины увольнения.Трудовой кодекс содержит относительно широкий перечень таких оснований для увольнения по инициативе работодателя, ст. 81 Трудового кодекса РФ. Без определенных причин и без ссылок на статьи Трудового кодекса Вас никто не вправе увольнять! Писать заявление по собственному желанию опять же без оснований и без ссылок на определенные статьи Вас так же не могут заставить, это только Ваше право!
Что Вам необходимо делать (выводы):
1)Вы можете обратиться в государственную инспекцию труда и в суд. Ссылаться Вам придется на свидетельские показания, если сохранились какие-либо документы и вещественные доказательства, подтверждающие работу, также их необходимо предоставить.
2)Зацепите работодателя: диктофонная запись, свидетели Вашей работы, видеозапись. Вспомните, может быть, у Вас есть копии каких-либо документов с Вашей подписью у данного работодателя? идите в суд - чтобы обязать работодателя заключить договор с Вами со всеми вытекающими обстоятельствами, а также, чтобы работодатель попал на пенни и штрафы за уклонения от обязанностей налогового агента.
3)Единственное доказательство, как уже говорилось, - Трудовой Договор. И еще одна оговорка – правильно подписанный договор. Если же Вы все-таки договоритесь о составлении трудового договора, то проверьте наличие и законность подписи Генерального директора организации. Если в договоре нет подписи Генерального директора, то договор будет считаться недействительным. Но еще раз повторимся, что отсутствие договора не является гарантом бездоказательности работы в организации.
А теперь более детально:
Нужно собрать доказательства, что Вы действительно работали в данной компании. Это могут быть копии документов, которые Вы подписывали, фотографии Вас и Ваших коллег, пропуски, допуски различного характера, доверенности, если выдавались - вообще все, что имеет отношение к работе.
Коллеги! Кто-нибудь знает, можно ли не брать с работников деньги за бланк трудовой книжки? И что за это будет? Вроде стоят недорого - неудобно просить работников возмещать деньги, да и мороки больше.
Ответ
Уважаемая traciata. Берите деньги обязательно. Этого требует п. 47 Правил ведения трудовых книжек.
Я слышала, что можно и не брать.
Только это надо прописать в каком-нибудь локальном акте.
ксю, а где-нибудь написано, что так можно делать? Вот информация для Вас, я думаю найдете в ней ответы на интересующие вопросы.
Как учитывать и хранить трудовые книжки
А.Ю. Васенина
главный редактор журнала «Кадровое дело»
При оформлении сотруднику трудовой книжки возьмите с него плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.
Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника
Да, можно.
Сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на расчетный счет фирмы. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).
Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.
Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:
– произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
– бланк трудовой книжки испортил сотрудник фирмы, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.
Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности.
Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки
Да, можно.
Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте фирмы (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).
Имейте в виду, если вы примете решение не удерживать с сотрудника стоимость бланка, то в этом случае расходы нельзя принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику при приеме от сотрудника платы за бланк трудовой книжки
Нет, не нужно.
Если фирма оформляет сотруднику трудовую книжку или выдает дубликат, сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сотрудник может сделать это, например, через кассу фирмы.
Если фирма осуществляет наличные расчеты или расчеты с использованием пластиковых карт, она должна применять ККТ. Однако такая обязанность распространяется только на случаи продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Выдача трудовой книжки не является торговой операцией – это обязанность фирмы, установленная трудовым законодательством (ст. 65 ТК РФ).
Приобретая бланки трудовых книжек, фирма несет определенные расходы. Взимая с сотрудника плату за бланк трудовой книжки, фирма возмещает свои затраты. Следовательно, применять в этом случае ККТ (пробивать кассовый чек) не нужно. Оштрафовать фирму за неприменение контрольно-кассовой техники (ст. 14.5 КоАП РФ) налоговая инспекция не сможет. Аналогичный вывод содержится, в частности, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.
Ситуация: как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Фирма применяет общую систему налогообложения
Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.
Взимание с сотрудника платы за оформление трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
– материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
– товаров на счете 41 «Товары».
Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных фирм не является основной деятельностью. Фирмы обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).
Поэтому, счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.
Прочие фирмы, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.
Одновременно с оприходованием, бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
При получении бланков сделайте следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;
Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.
Если фирма взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если фирма удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам фирмы признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). При этом сотрудник оплачивает фирме стоимость трудовой книжки (с учетом НДС). К такому выводу пришел Минфин России в письмах от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159.
В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);
– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если фирма является плательщиком налога);
Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику фирмы.
При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если фирма является плательщиком налога).
Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.
Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).
Советы:
Есть аргументы, позволяющие фирме не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.
Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и статье 38 Налогового кодекса РФ.
Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность фирмы, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, фирма не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006. Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242). В налоговом учете стоимость трудовой книжки учитывается в составе косвенных расходов (абз. 9 п. 1 ст. 318 НК РФ). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику фирмы (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Сумма возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).
Если сумма возмещения равна величине затрат фирмы на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, фирма налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).
Если фирма не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть расходы на его приобретение при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):
Дебет 99 Кредит 68 «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражено постоянное налоговое обязательство.
Внимание!
Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки фирма должна закупать только у их законных распространителей.
Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».
Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей фирмы письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.
Если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, фирму и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:
– для должностных лиц (например, руководителя фирмы) – от 1000 до 5000 руб.;
– для фирмы – от 30 000 до 50 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Каждая фирма обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба фирмы. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Внимание!
За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать фирму и ее должностных лиц
Трудовые книжки храните в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.
Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Ситуация: кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек
В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой фирме из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя фирмы в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, фирма должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – не менее 50 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены в пункте 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и перечне, утвержденном Росархивом от 6 октября 2000 г.
Трудовая книжка за счет фирмы
Директор распорядился деньги с работников за бланки трудовых книжек и вкладышей к ним не взыскивать. А можем ли мы стоимость бланков списывать на общехозяйственные расходы?
Нет, общехозяйственные расходы в данном случае не возникают.
Согласно статье 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель должен выдать работнику трудовую книжку. Значит, впервые оформленная трудовая книжка или заполненный вкладыш переходят в собственность работника. Но работодатель, обязанный приобретать эти бланки за свой счет, вправе взыскать с работника плату за бланк в размере понесенных расходов. Такой порядок установлен пунктами 44, 46 и 47 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Освобождая работников от платы за бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, фирма передает бланки безвозмездно. Приобретенные бланки принимаются к учету в составе материалов, а безвозмездное выбытие материалов отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 11 ПБУ 10/99).
Не забудьте, что безвозмездная передача бланков является объектом налогообложения НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Кроме того, стоимость подаренных бланков не признается расходом в целях налогообложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ). Зато удерживать НДФЛ у работников не придется - подарки стоимостью не более 4 000 руб. налогом не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ).
04.12.2007 Странный какой-то подарок получается - трудовая книжка. Что-то тут не то. Подарки же тоже надо как-то оформлять? Специально для Вас:
Трудовая в подарок: «за» и «против»
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Поэтому, если на работу поступает сотрудник, который по тем или иным причинам не имеет столь важного документа, кадровик застигнут врасплох не будет. Для бухгалтера, в свою очередь, важно другое: компенсирует «новоиспеченный» работник стоимость бланка или компания ему его просто подарит? В целях налогового учета вкупе со взносами во внебюджетные фонды вопрос может оказаться отнюдь не копеечным.
Как известно, при устройстве на работу, сотрудник должен представить работодателю свою трудовую книжку, которая будет храниться у последнего до тех пор, пока «штатник» не подыщет себе иной источник заработка. И если вдруг во время хранения с данным трудовым документом что-либо стрясется, работодателю придется обеспечить создание дубликата (п. 31 и 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. № 225; далее – Правила).
Кроме того, завести трудовую книжку надлежит и в том случае, если сотрудник прежде нигде не трудился (ст. 65 ТК, п. 8 Правил). Конечно же, работодатель может попросить будущего сотрудника купить чистенький бланк трудовой самостоятельно. Однако в этом случае есть риск приобрести фальшивку. Дело в том, что изготавливать бланки трудовых уполномочен лишь Гознак, а распространять их вправе только лица, отвечающие требованиям, установленным Изготовителем. При приобретении данных бланков работодателями вероятность нарваться на фальшивку минимальна, ведь для их покупки фирмы заключают договор с уполномоченными на то организациями или предпринимателями, которые направляют бланки трудовых посредством специализированных служб доставки защищенной полиграфической продукции. В крайнем случае работодатель может забрать свою покупку у поставщика трудовых книжек самостоятельно (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утв. приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н). Кроме того, в пункте 44 Правил прямо указано, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Таким образом, хочешь-не-хочешь, а тратиться на покупку трудовых придется.
Другой вопрос, что в дальнейшем работодатель имеет право компенсировать потраченное за счет работника, на которого будет израсходован новенький бланк трудовой книжки (п. 47 Правил). Исключение составляют случаи, когда книжки выдают повторно по причине их неверного заполнения кадровым работником или если необходимость изготовить дубликат возникла по вине самого работодателя, а именно – при массовой утрате трудовых книжек при форс-мажорных обстоятельствах. В этом случае с работника стоимость нового документа не взыскивается. Хотя совершенно не факт, что и в обычных условиях, безо всяких форс-мажоров работодатель станет взыскивать с работника стоимость трудовой книжки. Однако насколько выгодно это работнику?
Выгоды физлица
Если работодатель тратит новые бланки трудовых книжек на сотрудников, не взыскивая при этом их стоимость с персонала, возникает вопрос о получении работниками дохода, а значит и необходимости уплаты НДФЛ. На этот момент обратили внимание чиновники финансового ведомства в письме от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106. Напомнив, что под обложение «подоходным» налогом подпадают не только денежные выплаты, но и выгода в натуральной форме, финансисты указали, что в качестве последней рассматриваются полученные товары, выполненные в интересах физлица работы или оказанные ему услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Ведь именно это предусмотрено в подпункте 2 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса. Подобные законодательные положения позволили чиновникам заключить, что оформление новых бланков трудовых книжек, затраты на которые работодатель в дальнейшем вычитать из зарплаты не планирует, является безвозмездной передачей и подлежит обложению НДФЛ. Иными словами, в подобном случае сотрудники сэкономят на полной стоимости трудовой книжки, но все равно потеряют 13 процентов от ее цены.
Однако, как сами же финансисты и указали, пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса переданные за год подарки работникам, стоимость которых не превышает 4000 рублей, из-под обложения НДФЛ выводятся. Представить себе, что трудовая окажется дороже установленного лимита, достаточно трудно. Если же налоговики на местах усомнятся в том, что бесплатно оформленные трудовые являются подарком, убедить их в этом будет не так уж и трудно. Во-первых, можно запросто утверждать, что такая передача осуществляется на основе договора дарения. Напомним, что данный вид контракта может быть выражен в устной форме (если, конечно, стоимость отдаваемого в рамках данного соглашения не превысит 3000 рублей, что в нашем случае неактуально). Во-вторых, вопросов будет еще меньше, если тот факт, что с работников не взыскивается стоимость трудовых книжек, будет предусмотрен их трудовыми договорами. Например, может приводиться следующая формулировка: «В случаях, указанных в пункте 8 и в пункте 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, возмещение стоимости бланков трудовых книжек сотрудником не производится».
Непростой выбор
Как бы то ни было, стоимость приобретенных бланков трудовых книжек можно будет включить в расходы при налогообложении сразу же, как только работодатель их закупит. Ведь в конечном счете наличие на предприятии чистых трудовых «про запас» – требование законодательства. При этом если работодатель не старается «облагодетельствовать» персонал, требует с него возмещения затрат на покупку трудовых, как то регламентируется Правилами, то в дальнейшем по мере использования бланков их стоимость должна будет увеличивать налогооблагаемую прибыль как внереализационные доходы в соответствии со статьей 250 Налогового кодекса (письмо Минфина от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).
Вполне очевидно, что если сотрудник стоимость трудовой по решению работодателя не возмещает, то оснований увеличивать базу по налогу на прибыль на соответствующие суммы на первый взгляд не имеется. Однако в данном случае возникает вопрос, насколько правомерным является списание стоимости книжки? Разумеется, при приобретении работодатель правильно отнес «цену» бланков на затраты, но ведь при безвозмездной передаче получается, что списана была стоимость подарка в виде трудовой.
Дискуссии по поводу того, насколько правомерным является отнесение стоимости подарков для работников на расходы, велись не единожды. Сразу же скажем, что по обыкновению чиновниками подобный шаг не одобрялся, в то время как арбитражные судьи, наоборот, были не против списания такого вида затрат (напр., постановления ФАС Московского округа от 17 июня 2009 г. № КА-А40/4234-09 и ФАС Центрального округа от 15 сентября 2006 г. по делу № А64-1004/06-11). Однако в последних разъяснениях чиновники сменили гнев на милость. Так, в письме от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/79 специалисты Минфина указали, что они, в общем-то, не против включения в состав расходов сумм подарков. Однако для этого работодателю потребуется доказать, что обязанность презентовать те или иные ценности оговорена в трудовом договоре.
Логично, что работодателю, «забывшему» прописать соответствующие условия в контракте с сотрудником, придется «восстановить» в бюджет списанные прежде суммы бесплатного бланка.
Однако большой вопрос, насколько организации окажется выгоден подобный «маневр». Ведь на кону стоит вопрос необходимости уплаты с сумм подарков взносов на обязательные виды пенсионного, социального и медицинского страхования. А дело вот в чем.
Стоимость подарков, если следовать логике финансового ведомства, должна быть учтена при исчислении страховых взносов. Все потому, что, будучи предусмотренными трудовыми договорами, данные суммы являются объектом обложения данных видов обязательных платежей (п. 3 ст. 7 Закона от 24 июня 2009 г. № 212-ФЗ; далее – Закон № 212-ФЗ). В свою очередь, в статье 9 Закона № 212-ФЗ, где поименованы выплаты, высвобожденные из-под обложения взносами, безвозмездная передача трудовых книжек не упомянута.
По правде говоря, возможность сэкономить на взносах все-таки есть. И подсказали ее сами же чиновники, правда на сей раз иного ведомства. Так, в письме Минздравсоцразвития от 5 марта 2010 г. № 473-19 говорится, что нет никакой необходимости уплачивать взносы с тех подарков сотрудникам, которые передаются не на основании трудового договора, а в рамках договора дарения. Правда, чиновники указали на необходимость в таком случае оформления соответствующего контракта, но ведь, как упоминалось выше, заключение такового допустимо и в устной форме.
Пример
ООО «Мандарин» закупило чистые трудовые книжки количеством 200 шт. по цене 150 руб. за штуку. Для упрощения примера проигнорируем во всех случаях НДС. По факту поставки данных бланков фирма отразила в составе расходов 30 000 руб.
Согласно условиям трудовых договоров «Мандарин» не требует возмещения затрат на чистые бланки с сотрудников. За III квартал 2010 года компания приняла на работу 18 сотрудников, 16 из них до этого не имели стажа и трудовые книжки в их отношении не оформлялись. Бухгалтер «Мандарина» при работе руководствуется позицией ФАС Северо-Западного округа, изложенной в постановлении от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28, согласно которой безвозмездная передача сотруднику трудовых книжек не является реализацией и подпадает под обложение НДС. Таким образом, общая сумма подаренного работодателю составит 2400 руб. (150 руб. х 16 шт.):
Таким образом, организации потребуется уплатить в части безвозмездно переданных бланков взносы на общую сумму 624,30 руб., из них:
– в ПФР – 480 руб. (2 832 руб. х 20,0%);
– в ФСС – 69,60 руб. (2 832 руб. х 2,9%);
– в ФФОМС – 26,40 руб. (2 832 руб. х 1,1%);
– в ТФОМС – 48 руб. (2 832 руб. х 2,0%).
Если бы в трудовом договоре с сотрудниками условия о подарках в виде новых трудовых книжек не было, ООО «Мандарин» не должно было платить страховые взносы, но вынуждено было включить в состав доходов по налогу на прибыль 2400 руб. Таким образом, максимальная величина налога на прибыль с подобной суммы могла бы составить 480 руб. (2400 руб. х 20%).
Обратите внимание, что с учетом необходимости возмещать НДС в последнем из указанных в примере случаев, а также в зависимости от того, какой позицией организация руководствуется при безвозмездной передаче, пропорции экономии могут оказаться отличными от приведенных в примере. Иными словами, в том или ином случае последствия решений, какому именно способу учета подарков в виде бесплатных трудовых отдать предпочтение, сугубо индивидуальны.
Но при любом раскладе либо организация экономит на налоге на прибыль, либо на взносах. В свою очередь взаимосвязи между необходимостью пополнять внебюджетные фонды в зависимости от возможности списать соответствующие суммы при налогообложении прибыли, как это было при уплате ЕСН, не существует. При этом следует помнить, что затраты плательщиков взносов на пополнение внебюджетных фондов значительно возрастут, ведь общий размер страхового тарифа с 2011 года будет составлять 34 процента против нынешних 26 процентов (п. 2 ст. 12, п. 1 ст. 57 Закона № 212-ФЗ).
Источник - Журнал "Подати" № 14 - 2010 г.
P.S. To Модераторам - Орфография и оформление по-возможности максимально сохранены в соответствии с оригиналом.
Прямо не написано.
Но так как это улучшает положение работника, то можно.
В "Книгу учета движения трудовых книжек..." в графу 11 (получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)) вносится стоимость в том случае если деньги получены у сотрудников или если эти деньги на закупку выделила организация?
Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.
Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.
ОК! СПАСИБО!
подскажите пожалуйста! сейчас с трудовыми книжками дают голограмму...куда её надо наклеить????? 77kadr, лучше не клейте совсем, пока не известно куда... По материалам обсуждения посетителей сайта
Заявление на вкладыш в трудовую книжку - образец данного документа можно составить самостоятельно, руководствуясь разъяснениями, изложенными в статье, либо воспользоваться готовым вариантом, который можно найти ниже. В статье рассмотрены вопросы, касающиеся процедуры запроса вкладыша в трудовую.
Что такое вкладыш в трудовую книжку, для чего он необходим?
Трудовая книжка — кадровый документ, который содержит исчерпывающие сведения о трудоустройстве работника, а также его трудовом стаже. Трудовые книжки оформляются на всех без исключения работников организации либо ИП. Работодатель ответственен за ведение трудовых книжек, обязан заполнять их в течение 5 дней с момента трудоустройства каждого конкретного работника. Данная информация содержится в ст. 66 ТК РФ.
Трудовая книжка и вкладыш к ней составляются по единым формам, которые утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 и актуальны в настоящий момент. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее по тексту — Правила), которые распространяются на вкладыши, поскольку содержат нормы, регулирующие порядок их выдачи, заполнения.
Форма (бланк) трудовой книжки состоит из трех частей:
- титульного листа;
- сведений о трудовой деятельности работника;
- сведений о награждениях работника.
2-я и 3-я части содержат по 10 разворотов (20 страниц). Может возникнуть ситуация, когда имеющихся в бланке трудовой книжки страниц, содержащихся в одном из разделов, недостаточно для указания всей необходимой информации. Это может быть связано с частым переходом работника на новые места службы либо большим количеством поощрений и награждений.
Именно в таких ситуациях необходимо использовать вкладыши, которые по своему содержанию дублируют содержание форм трех частей трудовой книжки. Вкладыш вшивается в тот раздел книжки, заполнение которого требует продолжения.
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них выпускаются исключительно государством в лице Гознака (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н). Собственноручное изготовление работодателем новой трудовой книжки в случае, если в старой нет места для заполнения всей необходимой информации, невозможно. Аналогично не допускается и собственноручное изготовление вкладышей в трудовую книжку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Требуется ли работнику писать заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку?
Многие кадровики выражают в различных источниках мнение о том, что работник не обязан писать заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку. Необходимо разобраться, так ли это и есть ли необходимость в написании рассматриваемого заявления?
Правовое регулирование необходимости выдачи вкладыша содержится в п. 38 Правил, согласно которому при полном заполнении какого-либо раздела трудовой книжки в нее вшивается вкладыш, оформляемый работодателем аналогично порядку оформления трудовой книжки.
При оформлении трудовой книжки (в частности, при первоначальном трудоустройстве либо утрате трудовой книжки) работник обязан написать об этом заявление, что предусмотрено ч. 5 ст. 65 ТК РФ (по этому пути идет и судебная практика, в частности, отраженная в Кассационном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 26.03.2012 по делу № 33-853/12). Таким образом, подача работодателю заявления на выдачу вкладыша — обязанность работника, прямо установленная ч. 5 ст. 65 ТК РФ, а также п. 38 Правил.
Еще одной причиной, по которой работник обязан написать заявление о выдаче вкладыша, является необходимость его волеизъявления о том, каким образом будут оплачены расходы на приобретение вкладыша. Согласно п. 47 Правил, вкладыш оплачивается работником, а его стоимость равна затратам работодателя на приобретение трудовой книжки (вкладыша).
Стоимость вкладыша работодатель может вычесть из заработной платы работника либо получить наличными деньгами или безналичным переводом. В любом случае работник должен написать заявление, в котором может указать, каким образом он желает оплатить стоимость вкладыша. Без такой информации работодатель не имеет права вычитать из заработной платы работника стоимость вкладыша.
Составляем образец заявления на вкладыш в трудовую книжку
Заявление работника на вкладыш в трудовую книжку в просительной части должно содержать:
- просьбу работника о выдаче вкладыша в трудовую книжку;
- просьбу работника о списании стоимости вкладыша из заработной платы либо указание на то, что вкладыш будет оплачен наличным либо безналичным расчетом.
Возможно написание двух заявлений, каждое из которых будет содержать соответствующую просьбу, однако это нецелесообразно, поэтому оба заявления можно объединить в одно.
В шапке заявления указывается информация о работодателе, а именно — о наименовании организации, имени и инициалах ее руководителя (либо об ИП).
Ниже пишется: «Заявление».
В основной части заявления нужно обозначить причину, по которой необходима выдача вкладыша в трудовую книжку, в частности, заполнение всех страниц какого-либо из разделов трудовой книжки. Далее следует просьба о выдаче вкладыша в трудовую книжку.
Поскольку оплата стоимости вкладыша возлагается на работника, соответственно, далее по тексту заявления необходимо указать то, каким образом будет произведена оплата (либо посредством вычета из заработной платы, либо наличным/безналичным расчетом).
Если работодатель испортил бланк вкладыша, работник не обязан оплачивать стоимость вновь приобретенного работодателем бланка. Данные расходы должен нести сам работодатель (п. 48 Правил).
В конце заявления необходимо указать свои фамилию и инициалы, заверить документ личной подписью и ее расшифровкой.
Образец заявления выглядит следующим образом:
Директору
ООО «Наименование организации» Иванову А. А.
от помощника юриста
Петровой Б. Б.
Заявление
На основании того обстоятельства, что в трудовой книжке (номер), выданной (дата) на мое имя, полностью заполнены все страницы раздела (название раздела), прошу выдать вкладыш в трудовую книжку.
Дополнительно прошу вычесть из моей заработной платы за (указать месяц, последующий месяцу написания заявления) стоимость вкладыша, приобретенного работодателем в размере (указать сумму, потраченную работодателем).
Петрова Б. Б. (подпись, расшифровка)
Дата написания заявления
В случае если в трудовой книжке закончится свободное место, можно заполнить предложенный образец заявления и подать его работодателю.
Обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.
Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?
Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:
- в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
- в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
- в качестве расходов организации.
Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.
Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.
Трудовая книжка — расход работодателя
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку") предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.
Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.
Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».
Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, - в качестве прочих доходов.
Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.
В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:
| Проводка | Содержание |
|---|---|
| Дт 006 | |
| Дт 91 Кт 60 | Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя |
| Дт 19 Кт 60 | |
| Кт 006 | |
| Дт 73 Кт 91 | |
| Дт 91 Кт 68 | |
| Дт 50 Кт 73 |
Трудовая книжка — актив работодателя
Однако если принято решение учитывать бланки как активы, то операции по получению от продавца и обеспечению сотрудников трудовыми книжками в бухгалтерском учете отражаются проводками, отраженными в таблице 2:
| Проводка | Содержание |
|---|---|
| Дт 10(41) Кт 60 | Формуляры трудовых книжек учтены в качестве МПЗ |
| Дт 19 Кт 60 | Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек |
| Дт 006 | Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО |
| Дт 91(90) Кт 10(41) | Отнесена на расходы стоимость оформленного формуляра трудовой книжки |
| Дт 91(90) Кт 68 | При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС |
| Кт 006 | Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам |
| Дт 73 Кт 91(90) | Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки |
| Дт 50 Кт 73 | Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником |
Вопрос по учету трудовых книжек и вкладышей к ним. На одном семинаре, я слышала, что стоимость трудовой книжки/вкладыша необходимо удерживать из заработной платы сотрудника, а так же что данная сумма является доходом для организации (ИП), в результате данную сумму необходимо облагать УСН (у меня УСН 6%). Вопрос так ли это? Если так, то где искать логику, ведь данные ТК/вкладыши должны приобретаться за счет средств организации (ИП), соответственно это наши затраты, а не доход. ?
Ответ
Удерживать плату это право, а не обязанность организации.
При выдаче трудовой книжки сотруднику организация за бланк трудовой книжки и вкладыша ( Правил, утв.).
Согласно Письму Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242 полученная от сотрудника плата признается внереализационным доходом организации. Исходя из данного разъяснения, организация на дату получения от сотрудника денежных средств признает доход на основании ст. 250, п. 1 ст. 346.15НК РФ.
Расходы на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее при объекте налогообложения «доходы» не учитываются.
Однако организация может и не взимать плату за бланк трудовой книжки и вкладыша.
Но такое условие должно быть закреплено в локальном акте организации. В таком случае
у сотрудника возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ ( , НК РФ).
Предоставление сотруднику трудовой книжки и вкладыша на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год ().
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
Плата за бланк
При выдаче трудовой книжки сотруднику организация за бланк ( Правил, утвержденных ).* Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.
Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника*
Да, можно.
Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки ( Правил, утвержденных ).*Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью ( , п. и ст. 209 ГК РФ).
Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях и Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.
Бланк бесплатно
Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:*
- произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
- бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.
Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах , .
В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.
Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ ( , НК РФ, ). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом говорится в статьи 572 и Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (). Аналогичные разъяснения содержатся в .*
Бухучет и налоги
В коммерческих организациях
Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения*
Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.
Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено Правил, утвержденных .
В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
- материалов на одноименном (как активы, используемые для управленческих нужд ()) с последующим списанием на прочие расходы;
- товаров на «Товары».
Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату ( Правил, утвержденных ). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного ).
Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на «Бланки строгой отчетности» в условной оценке ( Правил, утвержденных ).
При получении бланков сделайте следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;
Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.
Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте «Расчеты с персоналом по оплате труда».*
Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтверждается в . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России и ).
В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);*
– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);
Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.
При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).
Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании статьи 65 Трудового кодекса РФ.
Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2.ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 26.09.2007 № 07-05-06/242
«Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст.250 Кодекса
Налогового кодекса РФ.* К внереализационным доходам относятся все другие поступления, которые не являются доходами от реализации. В частности, это:* Полный список внереализационных доходов приведен в Налогового кодекса РФ (). Он является открытым. Это значит, что виды доходов, прямо не поименованные в нем, тоже увеличивают базу единого налога при упрощенке.* Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга * Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 346.15 Налогового кодекса РФ.