Написать электронное письмо достаточно просто, но есть общий формат, которого желательно придерживаться. Вам также следует знать о различиях между неформальными и формальными письмами. Вот то, что вам необходимо знать.

Шаги

Часть 1

Основы написания писем

Создайте адрес электронной почты. Если у вас нет адреса электронной почты, то перед тем, как продолжить, вам необходимо будет зарегистрироваться у одного из поставщиков услуг электронной почты. К счастью, есть много бесплатных провайдеров услуг электронной почты, у которых вы можете получить адрес электронной почты совершенно бесплатно. К одним из самых популярных из них относятся:

• Gmail
• Hotmail
• Yahoo mail

1. Нажмите на кнопку "Написать" или "Новое". Прежде чем вы сможете написать письмо, вам необходимо будет открыть новое пустое окно сообщения, в котором вы будете писать его текст. Точный способ зависит от используемого вами сервиса, но обычно где-то вверху страницы должна быть кнопка с надписью вроде "Написать", "Новое" или "Новое сообщение".

   • Если вы не совсем представляете, как создать новое сообщение, изучите страницы помощи вашего сервиса, чтобы узнать об этом более подробно.

2. Перечислите адреса получателей. Вам не нужно указывать ваш собственный электронный адрес, но вам следует указать электронный адрес человека или людей, которым вы намерены отправить электронное письмо.

   • Для разделения адресов обычно достаточно пробела, но некоторые почтовые сервисы требуют разделения адресов запятой или другими знаками препинания. В таком случае соответствующие инструкции должны быть на странице самого почтового провайдера.
   • Введите адрес основного получателя или получателей в поле “Кому:”. К основным получателям относятся те, кому непосредственно адресовано письмо или к кому вы обращаетесь в тексте письма.
   • Введите остальные электронные адреса в поле “Копия:”. Это поле “копирования”. Получатель обычно указывается в поле “Копия:”, если он не упоминается в письме, но должен быть в курсе того, что там написано.
   • Используйте поле “Скрытая копия:”, чтобы спрятать электронные адреса. Если вы не хотите, чтобы получатели письма видели список адресов, на которые оно было отправлено, вы можете указать эти адреса в поле “скрытой копии”.

3. Добавьте информативное название темы. Любой почтовый сервис позволяет ввести тему или заголовок письма в поле “Тема”.

   • Название темы должно быть кратким, но должно давать получателю представление о том, о чем это письмо.
     • Например, обычное письмо другу может просто содержать фразу “Как дела?”. Однако, если вы спрашиваете, например, о задании, тема должна содержать что-то вроде “Домашнее задание по математике”.
     • Точно так же, если вы задаете вопрос руководителю или преподавателю, в теме можете написать что-то вроде “Вопрос” или “Вопрос о...” и краткое упоминание о теме вопроса.
   • Обратите внимание, что сообщение без темы появится в почтовом ящике получателя с соответствующей пометкой “(без темы)”.

4. Напишите текст сообщения. Текст электронного письма должен быть написан в большом текстовом поле под строкой темы.

   • Текст каждого письма обычно включает приветствие, текст самого сообщения и подпись.
   • Весь смысл электронной почты в ее быстроте, поэтому старайтесь делать ваши сообщения довольно короткими.

5. Нажмите кнопку "Отправить". После того, как завершите набирать текст письма, просмотрите его на отсутствие орфографических и грамматических ошибок и убедитесь, что письмо соответствует той теме, которую вы хотели поднять. Если письмо готово, нажмите кнопку “Отправить”, чтобы отослать его перечисленным получателям.

   Часть 2

   Написание дружеского письма

   1. Постарайтесь указать ненавязчивую тему. У письма не обязательно должна быть указана тема, но, все же, лучше ее включить. Сделайте ее краткой, приятной и по существу.

      • Если вы просто пишете письмо другу, чтобы оставаться с ним на связи, можно в теме указать что-то смешное или написать фразу вроде "Давно не виделись!"
      • Если вы пишете письмо с какой-то целью, укажите в теме эту цель. Например, если вы решили написать письмо о пикнике вашей группы, напишите такую тему, из которой было бы ясно, что речь идет о пикнике.

   2. Подумайте о том, чтобы обращаться ко всем адресатам по имени. Для дружеского письма в этом нет строгой необходимости, но так начать текст сообщения было бы очень вежливо с вашей стороны.

      • Ваше приветствие может состоять просто из имени человека:
        • "Боб,"
      • Кроме того, можно включить доброжелательное приветствие:
        • "Эй, Боб!"
        • "Привет, Боб"
        • "Доброе утро, Боб!"

   3. Четко пишите то, что хотите сказать, но старайтесь делать это простым языком. Текст письма должен быть понятным, но язык должен быть неформальным и даже разговорным.

      Подумайте о том, как подписать письмо. Как и приветствие, подпись не обязательна для дружеских писем, но это хороший способ закончить сообщение.

      • В качестве подписи вы можете просто написать ваше имя:
        • "Женя"
        • "-Женя"
      • Вы также можете подойти творчески к вашей подписи:
        • "Увидимся! Женя"
        • "Это письмо самоуничтожится через 3...2...1..."

   Часть 3

   Написание официального письма

   Часть 4

   Конкретные виды дружеских писем

   1. Напишите письмо переехавшему другу. Если друг, родственник, или близкий вам человек недавно переехал, напишите письмо и спросите, как прошел переезд, как ему новое местожительства и т.д.

      Напишите дружеское письмо приятелю, который никогда не давал вам свой электронный адрес. Если вы узнали адрес электронной почты вашего приятеля от третьих лиц, важно, чтобы с помощью электронной почты вы проверили, правильный ли это адрес, и быстро смогли объяснить, кто вы такой.

      Узнайте, как написать электронное письмо парню. Если вы девушка, и вы в первый раз пишете письмо парню, вы можете чувствовать себя немного не в своей тарелке. Это особенно верно, если парень, которому вы пишете, ваш потенциальный молодой человек. Постарайтесь написать письмо так, чтобы оно выглядело обыденно, но было достаточно грамотным и сдержанным.

      • Хотя это и рискованный шаг, но вы можете также использовать электронное письмо, чтобы сказать парню, что он вам нравится.

   2. Узнайте, как написать письмо девушке. Если вы парень, который впервые пишет письмо девушке, задача может показаться довольно сложной. Сохраняйте спокойствие и напишите сообщение, которое будет вполне обыденным, но и хорошо составленным.

   3. Пофлиртуйте в письме. Если вы хотите быть милым и игривым с получателем вашего письма, используйте тот же язык, как если бы вы флиртовали с этим человеком в реальности. Смайлики и “обнимашки и поцелуйчики” (xoxo) тоже вам пригодятся.

      • Точно так же можно написать письмо с элементами флирта кому-нибудь на сайте знакомств. Однако, в таких письмах нужно быть не только кокетливым, но и информативным, чтобы получатель письма получил хорошее представление о вас.

В нашей современной жизни уже трудно представить себе, как можно обходиться без электронной почты. Сегодня практически не возможно найти человека, который бы не использовал её. Коммуникация между людьми − это уникальный и жизненно важный процесс. Данный вид коммуникации очень хорошо ужился с обычным документооборотом на бумаге и стал одним из самых востребованных атрибутов делового и личного общения.>

Безусловно бумажный носитель по-прежнему занимает и пока еще будет занимать самую главную нишу в официальном обмене информации и общении, а электронное письмо будет выполнять роль очень хорошего помощника, значительно облегчая коммуникацию между адресатами. Я не буду сравнивать два этих вида коммуникации между людьми и рассказывать о плюсах и минусах этих видов, также не буду затрагивать и социальные сети.

Вот уже более десяти лет мой рабочий день начинается с проверки электронной почты. Просматривая адреса и темы полученных сообщений, я оперативно решаю какие письма нужно прочитать, а какие сразу отправить в корзину не открывая. Я всегда расставляю приоритеты ответов на полученные письма. Работая с почтой, я все чаще и чаще стал обращать внимание на этику письма, включая его оформление. В данной статье я хочу познакомить вас с основными тезисами электронного письма. Очень надеюсь, что они вам действительно пригодятся.

Тема письма

Обязательно заполняйте тему письма. Тема письма это важнейший атрибут и реквизит электронного письма. Тема должна содержать ключевую фразу вашего письма и привлекать внимание, но ни в коем случае не стоит писать её при помощи капс-лок. Также многие себе позволяют писать в поле «тема» основной текст, при этом в теле письма ничего не пишут, такое оформление письма вообще не допустимо. Это подчеркивает как минимум безграмотность автора и его безразличие к получателю.

Когда я получаю такие письма, то я их даже не читаю, они мгновенно перемещаются в корзину с последующим, безвозвратным удалением. Вот пример оформления темы письма в котором, предположим, будут обсуждаться условия договора с поставщиком изделий из керамики: «проект договора с поставщиком керамики».

Мне вообще не понятно, как можно не заполнять такой важный атрибут электронного письма как тема. Менять тему при ответе на письмо тоже никогда не нужно, за исключением, когда вы меняете основной смысл и даже в таких случаях, я бы рекомендовал начинать новое обсуждение с нового письма, во избежание путаницы и искажении информации. Если вы банально забываете заполнять тему, то можно попробовать настроить почтовый клиент таким образом, что бы при отправке письма, он вас об этом уведомил.

Приветствие

Электронное письмо должно начинаться с приветствия. Приветствие − это небольшое предложение с которого должно начинаться ваше новое сообщение или ответ на ранее полученное. Здороваться нужно всегда, даже если вы не видите своего собеседника. Многие считают, что этого делать во все не нужно, так как это пережиток бумажного носителя и что данный текст не несет никакой значимой или важной информации, но это ошибочное мнение.

Так как именно приветствие будет определять ваш уровень воспитания. Если не хотите показаться грубым и не воспитанным человеком, то приветствие обязательно нужно включать в текст письма. Обращаясь к незнакомому человеку, необходимо употребляя местоимение второго лица во множественном числе, то есть местоимение «вы».

Вот пример: «Здравствуйте! Михаил Иванович, вы успели вчера ознакомиться с моим предложением?». Все возможные фамильярности и панибратство без согласия на это вашего оппонента не допускается.

Вложения

Всегда прикрепляйте файл (фото, скриншоты, документы) к письму как вложение, аттачмент. Эта опция есть во всех почтовых сервисах и клиентах. Создавать текстовый файл в приложении Word, затем вставлять в него изображение и еще потом архивировать включая при этом опцию пароля − это «высший пилотаж». Делать так крайне не рекомендуется, если конечно, вы не преследуете определенные цели.

Совет! Попробуйте делать все свои скриншоты при помощи онлайн-сервиса Joxi. Посмотрите чуть ниже небольшой ознакомительный видеоролик из которого вы узнаете принцип работы этого онлайн-сервиса. После создания скриншота при помощи джокси вы сможете отредактировать его и далее отправить готовый файл или дать ссылку на него в теле письма.

Подпись

Еще один важный атрибут электронного письма − это подпись. Ёе наличие помогает не только поддержать деловой тон, но и оказывает влияние на формирование лояльного отношения адресата к отправителю. Подпись не должна быть длинной. В подписи обязательно должны присутствовать следующие поля: фио, название компании, контактные данные и если требует корпоративная культура, должность и логотип компании. Для личных целей, достаточно будет и двух полей: фио и контактные данные.

Без особой необходимости прикреплять картинку или еще хуже какой-нибудь скрипт к подписи не нужно, также не стоит перегружать подпись контактными данными, достаточно указать два, три варианта для обратной связи. Нужно понимать, что подпись не является независимой частью электронного письма, её роль всего лишь даёт дополнительную возможность усилить отправленное сообщение.

Конечно из подписи можно сделать и эффективный маркетинговый механизм на примере классических продающих текстов в формате американской маркетинговой модели потребительского поведения AIDA. Всё зависит от цели, которую вы перед собой поставите или уже поставили. Так что еще раз отмечу, что подпись всё же является значимым реквизитом электронного письма.

Стиль письма

Новое предложение обязательно должно начинаться с большой буквы и заканчиваться знаком препинания, точкой, вопросительным или восклицательным знаками. Адресат должен четко понимать вас, то есть задаете ли вы ему вопрос, что-то утверждаете или просто информируете.

Очень часто бывает так, задают вопрос, но при этом знак препинание поставили «точку» и отправив письмо, благополучно ждут ответ, но скорее всего его не будет, так как адресат будет думать, что вы его просто информируете и что отвечать на ваше письмо ему во все не нужно.

Нельзя забывать и о пунктуации, ведь из-за неё родимой может полностью измениться смысловая нагрузка письма в целом. Всем наверное знаком вот этот старый и в то же время отличный пример: «Казнить, нельзя помиловать» или «Казнить нельзя, помиловать». Никогда не используйте смайлы и капс при написании текста. Это просто не этично или еще хуже, подумают, что вы страдаете шизофренией или эпилепсией.

История переписки

Рекомендую всегда сохранять всю историю переписки. Во первых, всегда можно посмотреть и при необходимости восстановить всю хронологию общения. Во вторых, если на одном из этапов общения одному из участников потребуется подключить еще одного оппонента для решения или обсуждения чего-либо, то при получении всего лишь одного письма он будет в курсе всех нюансов, и сможет оперативно принять участие в вашей электронной беседе. В третьих вы всегда сможете предоставить всю переписку иному лицу для доказательства и подтверждения каких-либо фактов.

И еще, всегда придерживайтесь следующей аксиомы − одно письмо, один вопрос. За исключение случаев, когда вы хотите, как говориться одним выстрелом обить сразу двух зайцев, то можно в одном письме задать сразу несколько вопросов, но не более двух или трех,обязательно используя при этом нумерованный список.

Вывод

Как видите в этих на мой взгляд основных правилах электронного письма нет ничего сложного и они не требуют никаких специальных знаний и навыков. Применяя все эти правила, ваше электронное письмо никогда не останется без внимания, а в глазах получателя вы будете всегда на несколько ступеней выше чем те, которые ничего не знают об основных правилах электронного письма.

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

• Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
• Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
• Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

• Кому : пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
• Копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
• Скрытая копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy. Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди. А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум - к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Тема письма

О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».

Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd , среди которых придётся искать нужное письмо по теме.

Двадцать писем - это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой .

Итак, как правильно формулировать тему письма?

Ошибка № 1 : только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.

Удобно искать по таким темам?

Ошибка № 2 : кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.

Текст письма

Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова , Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.

В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.

Вопрос вежливости . В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая». Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение. Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.

Уважаем время своё и получателя!

Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, …».

Обращение . Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.

Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».

Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.

Цитирование . Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами - словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.

Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.

Цель письма . Деловые письма бывают двух видов:

• когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
• и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.

Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Неправильно : «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».

Правильно : «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».

Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.

Подпись в тексте . Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи».

Писать или не писать контакты в подписи - личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами - обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи.

Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание. Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50). Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно. Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы.

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов - очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка : огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

• Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
• Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
• Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения - их имя . Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx». С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия - отказ потенциального клиента - или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше - «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта - это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок - минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам - телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту. Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона - не ждать от собеседника мгновенных ответов по email. Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Например, « ». Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему.

Важно понять и принять, что электронная почта - это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Поэтому папка «Входящие» должна быть всегда пустой. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку.

Что делать с письмами во входящих? Нужно пройтись последовательно по каждому письму и удалить его. Да, просто выделить и нажать на клавиатуре Delete. Если не получается заставить себя удалить письмо, придётся принимать решение, что с ним делать.

1. Можете ответить на него за три минуты? Нужно ли на него отвечать? Да, нужно, и ответ займёт не более трёх минут, тогда отвечайте сразу.
2. Отвечать нужно, но подготовка ответа займёт более трёх минут. Если пользуетесь планировщиком задач, позволяющим преобразовать письмо в задачу, превратите email в таск и на время забудьте о нём. Я, например, использую совершенно замечательный сервис Doit.im. Он позволяет сгенерировать персональный email-адрес: пересылаешь на него письмо, и оно превращается в задачу. Но если у вас нет планировщика задач, перенесите письмо в подпапку «0_Выполнить».
3. После быстрого ответа на письмо, превращения его в задачу или простого ознакомления необходимо решить, что делать с этим сообщением дальше: удалить или отправить в одну из папок на длительное хранение.

Вот какие папки для длительного хранения есть у меня.

• 0_Выполнить. У меня такой папки нет, но если у вас нет планировщика, повторюсь, сюда можно складывать письма, требующие детальной проработки. Эту папку тоже нужно регулярно очищать, но уже с вдумчивым подходом в специально выделенное на это время.
• 1_Справ. Сюда я складываю письма со справочной информацией: приветственные письма с логинами от различных веб-сервисов, билеты на предстоящие рейсы и так далее.
• 2_Проекты. Здесь хранится архив переписки по партнёрам и проектам, с которыми есть текущие взаимоотношения. Естественно, для каждого проекта или партнёра заведена отдельная папка. В папку партнёра я складываю письма не только от его сотрудников, но и письма от сотрудников «Неба», связанные с этим партнёром. Очень удобно: при необходимости вся переписка по проекту под рукой за пару кликов.
• 3_Музей. Сюда я закидываю те письма, которые и удалить жалко, и польза от них неочевидна. Также сюда перекочевывают папки с закрытыми проектами из «2_Проекты». Словом, в «Музее» хранятся первые кандидаты на удаление.
• 4_Документы. Здесь лежат письма с электронными образцами документов, которые могут пригодиться в будущем для бухгалтерии, например акты сверок от клиентов, билеты по состоявшимся поездкам. Папка во многом перекликается с папками «2_Проекты» и «1_Справ», только в ней хранится бухгалтерская информация, а в папке «2_Проекты» - управленческая. В «4_Документы» - мёртвая информация, а в «2_Проекты» - живая.
• 5_Знания. Сюда я складываю только действительно полезные рассылки, к которым хочу вернуться через время для вдохновения или поиска решений.

Есть и другие настройки почтового клиента, важные для работы этой системы. Во-первых, по умолчанию в Thunderbird стоит флажок «Помечать сообщения как прочитанные». Я предпочитаю делать это осознанно, поэтому флажок долой! Для этого заходим в меню «Инструменты» → «Настройки» → «Дополнительно» → «Чтение и отображение».

Во-вторых, используем фильтры . Раньше я активно применял фильтры, которые по адресу отправителя автоматически переправляли письма в соответствующие папки. Например, письма от юриста перемещались в папку «Юрист». Отказался от такого подхода по нескольким причинам. Первая: письма от юриста в 99% случаев относятся к какому-либо проекту или партнёру, а значит, подлежат перемещению в папку этого партнёра или проекта. Вторая: решил добавить осознанности. Вы сами должны решить, где должно храниться конкретное письмо, а искать необработанные сообщения удобнее только в одном месте - во входящих. Сейчас фильтры использую только для разнесения по папкам автоматических регулярных писем из различных систем, то есть писем, не требующих от меня принятия решений. Фильтры в Mozilla Thunderbird настраиваются в меню «Инструменты» → «Фильтры сообщений».

Итак, при правильном подходе на электронную почту должно уходить от 10 до 60 минут в день в зависимости от объёма переписки.

Да, и ещё одно. Вы ведь уже отключили уведомления о приходе новых писем? ;)

Подпись в электронном письме – неотъемлемый атрибут деловой переписки. От этого элемента часто зависит, будет послание прочитано или сразу отправлено в «корзину». Письма по содержанию могут быть рекламными, информационными или поздравительными. Во всех случаях подписант должен проявить уважение и идентифицировать себя. Рекомендуется указывать и свои контактные данные для обеспечения возможности оперативной связи. Оригинальность оформления и правильность подачи сведений способны существенно повлиять на отношение получателя рассылки к компании.

Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть

Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:

• доведение информации (подпись выступает в качестве визитной карточки);
• ненавязчивая реклама (бесплатное создание определенного имиджа и напоминание о себе);
• экономия временных затрат при автоматизации процедуры визирования сообщений.

Как правильно оформить подпись в электронном письме:

1. Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
2. Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
3. Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек. Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
4. Важное условие – грамотность написания.
5. Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.

Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.

Подпись в электронном письме: примеры

То вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

• Деловое предложение
• Деловой запрос
• Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

Дружеское обращение

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

Пример электронного письма