Производство как объект управления; особенности управления производством в О; цели, задачи, процесс, функции управления производством.

Общая характеристика производства промышленной организации

В промышленности производство изделий и выпол­нение различных услуг осуществляется коммерчески­ми организациями, АО, унитарными государствен­ными и муниципальными предприятиями, малыми предприятиями, кооперативами и т.д.

В настоящем разделе в качестве объекта управления рассматривается промышленная организация маши­ностроительного профиля, выступающая как АО или как государственное унитарное предприятие.

Организация (предприятие) - самостоятельный хо­зяйствующий субъект, производящий продукцию. Это объединение упорядоченно взаимодействующих про­изводственных и функциональных подразделений, а также процессов и действий людей, в совокупности обеспечивающих выпуск продукции. Каждая органи­зация представляет собой производственную систему (ПС).

Производственная система - целенаправленно организованный комплекс взаимосвязанных вещественных (техника, сырье, мате­риалы, конструкторские чертежи, технологические процессы, пер­сонал и т.д.), энергетических (топливо, электроэнергия, горячая вода, пар и т.д.) и информационных (производственная программа, нормы, нормативы, совокупность сведений о структуре и состо­янии объекта управления и т.д.) ресурсов, обеспечивающих выпуск соответствующей продукции или реализацию услуг. К ПС также относятся производственные подразделения в организациях, функ­ционирующие как полностью, так и относительно самостоятель­ные объекты управления.

Основными видами деятельности организации (предприятия) являются:

маркетинговая;

инновационная;

производственная;

экономическая;

инвестиционно-финансовая;

логистическая;

сбытовая;

кадровая;

строительная;

информационная.

Производственная деятельность, или производство, является определяющей, так как основные цехи, потребляющие до 80% всех инвестиций организации, осуществляют выпуск готовой продук­ции.

Эффективное функционирование организации осуществляется при долгосрочной стратегической направленности ее деятельно­сти, здоровой и честной конкуренции, ориентации на потребителя, умелом управлении технологиями, мотивации работающих, спо­собности руководителей осуществлять позитивные перемены в производстве, управлении организацией. Обеспечение конкурен­тоспособности производимой продукции реализуется на основе использования высоких технологий, обеспечивающих конкурент­ное преимущество выпускаемых изделий, хорошо организованны­ми и высоко интегрированными информационными потоками, повышением уровня квалификации персонала. Производители продукции сочетают использование высоких технологий с соот­ветствующими организационными структурами, изменениями в культуре поведения работающих, управлением информационными потоками и гибкой политикой в области использования человече­ских ресурсов.

В организациях и производственных подразделениях протекает производственный процесс, который характеризуется совокупностью используемого технологического оборудования, организованных в определенной последовательности процессов труда и естествен­ных процессов, посредством которых сырье и материалы превра­щаются в готовую продукцию. В процессе производства взаимо­действуют средства и предметы производства, сам труд для созда­ния изделий и реализации услуг. Производственный процесс протекает в цехах, на производственных участках и рабочих мес­тах.

Цех - производственное административно-обособленное под­разделение предприятия, в котором изготавливается продукция или выполняется определенная стадия производства, в результате которой создается полуфабрикат или готовая продукция.

Основной структурной производственной единицей является производственный участок, представляющий собой совокупность рабочих мест, территориально обособленных, на которых выпол­няется технологически однородная работа или различные опера­ции по изготовлению одинаковой или однотипной продукции.

Рабочим местом называется часть производственной площади, где рабочий или группа рабочих выполняют отдельные операции по изготовлению продукции или обслуживанию процесса произ­водства, используя при этом соответствующее оборудование и тех­нологическую оснастку.

Производство разделяется в зависимости от номенклатуры и объема выпускаемой продукции на единичное, серийное и массо­вое, характеризуется определенной степенью гибкости и автома­тизации.

При единичном изготовлении изделий используются универ­сальные технологические процессы, требуется высокая степень гибкости в работе при переходе от изготовления одного нового из­делия к другому.

Имея в виду тенденцию к расширению ассортимента изделий, выпускаемых по единичным заказам, технологические возможно­сти решения проблемы гибкости производства на основе исполь­зования обрабатывающих центров, роботов, безлюдной технологии в настоящее время созданы условия для организации гибких про­изводственных систем. Эти системы обеспечивают автоматизиро­ванную обработку деталей и сборку изделий при их единичном изготовлении. Здесь особенно важная роль отводится автоматиза­ции работ по конструированию изделий и созданию технологиче­ских процессов.

Серийное и массовое производство изделий осуществляется на ос­нове использования поточных методов обработки деталей и кон­вейерной сборки изделий. Производственный процесс в этих усло­виях становится более устойчивым и автоматизированным. Высокий уровень организации конструкторской, технологической подготов­ки и автоматизации при этих типах производства обеспечивает до­стижение «зрелости» изделий и их стандартизации.

Если в начале и середине XX в. был осуществлен последователь­ный переход от смешанного производства (главным образом по заказам) к периодическому (несвязанному) процессу, а затем к связанному конвейерному производству, то к концу века устойчи­вым стал непрерывный процесс (гибкое производство). Гибкие производственные процессы - это процессы XXI в. Соответ­ственно управление этими процессами требует ориентации на ис­пользование современных ЭВМ, новых информационных техно­логий, сети Интернет, а также высокого уровня подготовки специ­алистов (менеджеров).

Объектами производства в промышленной организации явля­ются изделия, выпуск которых осуществляется на основе своевре­менно и качественно проведенной технической подготовки про­изводства, заключающейся в разработке конструкторских черте­жей, технологических процессов, нормирования и эффективного планирования этого процесса.

Производство как объект управления

Производство является центральным ядром АО, организованным на основе рационального сочетания в пространстве и времени средств, предметов труда и самого труда для реализации производственного процесса по изготовлению изделий. Производственная деятельность АО протекает в подразделениях, основанных для выполнения кон­кретных целей.

Отдельно рассматриваемое подразделение (в привычном выра­жении - цех) является хозяйственной единицей и отражает един­ство его производственной и экономической деятельности. В каж­дом из них организуется работа на основе централизованного управления со стороны АО или на основе коллективного, аренд­ного подряда, выделения малых предприятий, на базе которых создаются кооперативы. Возможны и другие формы организации и управления производством.

Производственная и экономическая деятельность определяет суть процесса функционирования каждого производственного под­разделения. Результатом этого процесса является выпуск каждым из них продукции по заключенным с АО договорам, реализация ее другим заказчикам и вовлечение полученных финансовых средств в новый процесс.

Как объект управления производство является динамично раз­вивающейся системой, указанные выше элементы которой взаи­мосвязаны и взаимозависимы. Они требуют четкого и целенаправ­ленного взаимодействия с внутренней и внешней средой каждого подразделения.

Производственные подразделения АО машиностроительного профиля, специализирующиеся на выполнении литейных, кузнеч­ных работ (заготовительная фаза производственного процесса), работ по механической, термической и другим видам обработки деталей (обрабатывающая фаза), а также работ по сборке изделий, образуют основное производство в АО и отдельно в каждом его подразделении.

В рамках АО производственные подразделения объединены единым производственным процессом, и поэтому производствен­ные связи между ними не разрываются. Изменяются только эко­номические отношения и отношения управления. На унитарных машиностроительных предприятиях к основному производству относятся заготовительные, обрабатывающие и сборочные цехи. Производственные подразделения (цехи) основного производства связаны и взаимодействуют с инструментальными, ремонтно-механическими и энергетическими предприятиями АО (цехами) вспомогательного производства.

Работа производственных подразделений организуется на ос­нове соответствующей подготовки, которая выражается в обеспе­чении их чертежами, технологией обработки деталей, сборки из­делий, инструментом, приспособлениями, специалистами. Извне цехи обеспечиваются сырьем, материалами, заготовками, комп­лектующими изделиями, которые накапливаются и хранятся на соответствующих складах.

Движение этих предметов труда внутри цехов и между ними об­разует производственные потоки, которые организуются в соот­ветствии с типом, особенностями и масштабом производства в каждом из них. При этом выдерживаются маршруты движения различных потоков, согласованные во времени и пространстве на ос­нове закономерностей организации машиностроительного произ­водства. Цехи и маршруты движения предметов труда как основ­ные составные части организованного производства в АО и на предприятии позволяют реализовать производственный процесс, представляющий собой совокупность последовательно выполня­емых операций по обработке деталей и сборке изделий.

Производственный процесс разделяется на частичные (основ­ные и вспомогательные) процессы. К основным процессам отно­сятся: отливка, ковка, штамповка заготовок, их механическая обработка, термообработка, гальванопокрытие, сборка отдельных частей изделия (сборочных единиц) и изделия в целом, контроль качества изделий и др. Вспомогательными процессами являются транспортировка предметов труда, изготовление инструменталь­ной оснастки, проведение ремонтных работ и другие виды обслу­живания производства. Таким образом, объектами управления в АО являются производственные подразделения, а на унитарных предприятиях - цехи как основные производственные единицы и производственный процесс, протекающий во времени внутри цехов.

Обработка большинства деталей и сборка изделий в соответ­ствии с принятой программой их выпуска осуществляется в цехах основного производства. Они строго специализированы, имеют наиболее высокий уровень механизации и автоматизации произ­водственных процессов, определяют их производственную мощ­ность. Эффективное функционирование цехов зависит от других производственных подразделений и служб АО, унитарного пред­приятия. Вне АО, унитарного предприятия функционируют также работающие на него самостоятельные малые предприятия, хозяй­ственные товарищества, кооперативы. С ними также устанавлива­ются договорные отношения по выпуску некоторых деталей, сбо­рочных единиц, изделий, выполнению вспомогательных работ и услуг. Следует отметить, что для АО с массовым выпуском продук­ции характерна высокая степень централизации и автоматизации управления, требующая строгого распределения работ между про­изводственными подразделениями в соответствии с производ­ственной программой, а также повседневного слежения за резуль­татами выполнения ими обязательств по договорам. Здесь имеет место разумное и эффективное сочетание централизации и децен­трализации управления при оговоренных в договорах штрафных санкциях.

Системное окружение цехов основного производства как объ­ектов управления представлено на рис. Указанные на нем под­разделения и службы имеют отношение не только к цехам основ­ного производства, но и к другим подразделениям, оказывающим соответствующие услуги. Однако основное их назначение - это обеспечение бесперебойной работы цехов основного производства. Все то, что характерно для организации и управления производ­ством в этих цехах, относится и к цехам вспомогательного произ­водства, включая их внутреннюю и внешнюю кооперацию.

Характеристика и структура гибкой производственной системы

В современных условиях комплексной автоматизации и робо­тизации производства в организациях машиностроения получили развитие гибкие производственные системы (ГПС). Эти системы используются главным образом в мелко- и среднесерийном про­изводстве, обеспечивают автоматизированную обработку деталей, сборку изделий и их испытание. За ними будущее, так как они определяют, как уже упоминалось, стратегию развития машино­строения в XXI в.

Гибкая производственная система - это совокупность роботи­зированных технологических комплексов, гибких производствен­ных модулей, обрабатывающих центров, отдельных единиц техно­логического оборудования с числовым программным управлением (ЧПУ) и системы обеспечения их функционирования в автомати­ческом или автоматизированном режиме, обладающая свойством автоматизированной (программируемой) переналадки при произ­водстве деталей или изделий произвольной номенклатуры в пре­делах технологического назначения.

По организационным признакам ГПС подразделяются на гиб­кие автоматизированные линии, участки, цехи.

Гибкая автоматизированная линия (ГАЛ) - ее структурной осо­бенностью является расположение оборудования в соответствии с принятой последовательностью выполнения технологических опе­раций.

Гибкий автоматизированный участок (ГАУ) - это ГПС, состо­ящая из обрабатывающих центров технологического оборудования, объединенных АСУ, в которой предусмотрена возможность изме­нения последовательности использования технологического обо­рудования, что обеспечивает оптимальную загрузку последнего и

Рис . Системное окружение подразделений (цехов) основного производства в акционерном обществе (государственном унитарном предприятии) машиностроительного профиля\

\ позволяет изготавливать детали в комплекте, необходимом для сборки изделия.

Гибкий автоматизированный цех (ГАЦ) - ГПС, представляющая собой совокупность ГАЛ и (или) ГАУ, а также другого технологи­ческого оборудования с ЧПУ, систем САПР и т.п., предназначен как самостоятельная структурная единица организации для изго­товления отдельных изделий или их элементов, которые являются частью номенклатуры продукции, выпускаемой организацией в целом.

Развитие ГПС, их постепенная интеграция приводит к созда­нию полностью автоматизированных предприятий машиностро­ения - так называемых гибких автоматизированных заводов. Та­кие заводы в XXI столетии являются полностью интегрированным производством, включающим в единую систему все необходимые функциональные подсистемы, обеспечивающие процесс произ­водства изделия от выдачи задания на его разработку до реализации в виде готовой продукции. К составным частям интегрированного гибкого производства относятся:

Автоматизированная система научных исследований (АСНИ) - предназначена для автоматизации поиска и анализа результатов ранее выполненных исследований, публикаций, проведения науч­ных экспериментов, осуществления моделирования научных объ­ектов, явлений, процессов, изучение которых традиционными средствами затруднено или невозможно.

Система автоматизированного проектирования {САПР) - применяется при разработке эскизного, технического и рабочего проектов, т.е. автоматизирует процесс конструкторской подготов­ки производства от получения задания на разработку до заверше­ния этой стадии процесса создания изделия.

Автоматизированная система технологической подготовки производства (АСТПП) - продолжает автоматизацию процесса создания изделия, обеспечивая производство всеми необходимыми данными, технологической документацией, инструкциями, управ­ляющими программами.

Автоматизированная складская система (АСС) - предназна­чена для приема с внутрицехового транспорта сырья, материалов, заготовок, инструмента, пустой тары и их временного складирова­ния.

Автоматизированная транспортно-накопителъная система (АТНС) - является основной подсистемой ГПС и в значительной степени определяет функционирование последней. Организационно и функционально она объединяет в единый производствен­ный комплекс все технологическое и вспомогательное оборудова­ние, реализует связи между станками, подающими устройствами, контрольно-измерительным оборудованием и складом.

Автоматизированная система инструментального обеспечения {АСИО) - осуществляет сборку, установку в обрабатывающий центр инструментального механизма, использование инструментов для обработки деталей в соответствии с технологическим процессом.

Автоматизированная система контроля (АСК) - обеспечива­ет автоматизированный контроль качества изготовления изделия в процессе его обработки.

Автоматизированная система удаления стружки (АСУС) - осуществляет сбор и удаление стружки в процессе обработки дета­лей.

Автоматизированная система испытаний (АСИ) - контроли­рует в процессе испытаний нового изделия соответствие запроек­тированных параметров функционирования изделия фактически достигнутым.

Автоматизированная система управления (АСУ) - в автома­тизированном режиме управляет процессами, протекающими в ГПС.

Взаимосвязь основных составных частей ГПС, обеспечивающих при автоматизированном управлении создание нового изделия, представлена на рис.

Рис . Принципиальная схема взаимосвязей основных составных частей ГПС

Особенности , характерные черты и сущность управления производством в акционерном обществе

С созданием АО определенная самостоятельность производ­ственных подразделений (цехов, участков с замкнутым технологическим циклом) наделяет последних правом использовать налич­ные производственные мощности для производства и последу­ющей продажи продукции не только внутри, но и вне организации. Между подразделениями возникают рыночные отношения, орга­низуется маркетинговая деятельность.

Подразделения устанавливают договорные отношения с АО, между собой, со службами сбыта, снабжения, технического обслу­живания, со сторонними организациями. Причем договорные обя­зательства между ними могут изменяться, если есть возможность заключить более выгодные сделки.

Самостоятельные подразделения активнее завязывают отно­шения партнерства с частными, в том числе зарубежными, фирмами. Для машиностроительных АО на внутреннем и меж­дународном рынках самостоятельное значение приобретает про­дукция заготовительных и обрабатывающих цехов - полуфаб­рикаты, готовые детали, сборочные единицы, - что, в свою оче­редь, способствует обособлению таких подразделений. Это позволяет более четко разграничить права и ответственность коллективов подразделений как за свои, так и за конечные ре­зультаты работы АО. Решения по повышению эффективности производства в стратегическом плане принимаются общим соб­ранием акционеров АО.

Разрабатываемые в АО планы производства изделий в своей основе не могут быть жесткими, так как в условиях рынка должны 1 учитываться изменения реальной ситуации как вне, так и внутри организации. Поскольку в организации процесса управления в АО имеет место тенденция к большей децентрализации, то возрастает роль производственных подразделений в принятии решений по вопросам планирования производства. В условиях децентрализа­ции необходимо дифференцированно распределять полномочия подразделений по уровням управления для достижения поставлен­ных АО целей.

В АО формирование портфеля заказов и производственной про­граммы осуществляется советом директоров и его аппаратом, ко­торый распределяет годовую производственную программу в на­туральном, трудовом и стоимостном выражении по плановым периодам года и между подразделениями, осуществляет контроль и координацию выполнения производственными подразделения­ми принятых по договорам обязательств, а именно в согласованные сроки вьщает заказчикам (подразделениям АО) готовую продукцию соответствующего качества.

В условиях децентрализации управления в каждом подразделе­нии формируется своя производственная программа, которая включает договорные обязательства для АО и возможные заказы от сторонних организаций.

Порядок организации и выполнения работ по планированию производства внутри подразделений, включая распределение из­делий (сборочных единиц, деталей) по участкам, бригадам, фор­мирование оперативно-календарных планов запуска-выпуска деталей и сменно-суточных заданий, устанавливается каждым из них самостоятельно. Это диктует им необходимость принимать и обеспечивать выполнение решений по разработанным програм­мам, заданиям и договорным обязательствам более ответственно. Управленческий персонал таких подразделений устанавливает договорные (контрактные) отношения с обеспечивающими и об­служивающими службами АО. В случае невыполнения договор­ных обязательств к подразделению применяются штрафные санк­ции.

Категория «управление» для организации в целом представляет собой целенаправленное воздействие для реализации поставлен­ных целей. Управление производством - непрерывно протекаемый во времени процесс, обеспечивающий реализацию целей по вы­пуску продукции на основе создания необходимых условий для его эффективного протекания.

Следует отметить, что в организациях имеет место понятие «управление производством и операциями», в котором под «опе­рациями» понимаются основные виды работ, выполняемые как услуги по обеспечению и обслуживанию производства подразде­лениями материально-технического обеспечения, транспортного, складского и информационного обслуживания. Эти вопросы тре­буют отдельного рассмотрения.

Характерными чертами управления производством являются:

существование общей цели и задач производственной системы организации;

существование конкретных целей у производственных подраз­делений, подчиненных достижению общей цели;

правильный выбор единиц измерения и приближения их к кон­кретным целям;

определение норм деятельности подразделений в выбранных единицах измерения;

сравнение информации об управляемых производственных процессах;

оценка и выбор соответствующих воздействий по результатам сравнения указанной информации;

контроль результатов деятельности подразделений и производ­ства в целом.

Сущность управления производством заключается в том, что оно обеспечивает:

выделение ресурсов, которые гарантируют выполнение произ­водственных программ;

реализацию поставленных целей;

определение параметров номенклатуры, количества, качества, сроков и стоимости выпускаемых изделий;

осуществление контроля хода производства;

выявление и предотвращение внутренних и внешних негативных изменений и воздействий на запланированный ход производ­ства;

эффективное использование материальных, трудовых, финан­совых и информационных ресурсов в управлении производ­ством;

использование творческого подхода к управлению производ­ством;

стабильность в выполнении производственных заданий.

В связи с этим искусство управлять производством - это значит уметь предвидеть прогрессивные изменения в производстве и управлении, организовывать работу исполнителей, распоряжаться, координировать и контролировать действия работающих.

Предвидеть - представлять перспективу развития производства и управления, уметь вырабатывать программу соответствующих действий.

Организовывать - определять цели; знать ресурсы, со знанием дела использовать их; уметь обосновывать и формулировать задачи, доводить их до исполнителей и контролировать выполнение; при­нимать решения, распределять обязанности между работающими и не бояться нести ответственность за их выполнение; проводить анализ, планировать действия подчиненного персонала. \ Распоряжаться -*~ четко определять и закреплять выполнение конкретных функций за каждым работающим членом коллектива.

Координировать и контролировать - обеспечивать согласован­ную и слаженную работу коллектива, гармонизировать действия работающих, контролировать их деятельность.

Управление производством в АО протекает на межцеховом и внутрицеховом уровнях. Межцеховое управление производством направлено на достижение согласованного протекания процесса производства в структурных подразделениях (цехах) АО. Внутри­ цеховое управление характерно для каждого из структурных подраз­делений, при котором осуществляется руководство производствен­ными участками, бригадами, непосредственно рабочими.

Условия стабильности производства и управления

Углубление самостоятельности подразделений усиливает зна­чение функции координации со стороны АО в управлении произ­водством, проводимой с целью обеспечения согласованной работы подразделений и служб и недопущения сосредоточения их деятель­ности в собственных интересах в ущерб АО.

Между соседними производственными подразделениями долж­ны быть налажены прочные горизонтальные связи, сокращена необходимость обращаться в вышестоящие органы управления за «разрешением». В этих условиях руководителям подразделений приходится принимать решения самим, сообразуясь с интересами рядом находящихся объектов (цехов). Место вышестоящего руко­водителя в решении ряда вопросов стало менее важным. Больше уделяется внимания индивидуальным решениям.

Сила организации, предприятия, цеха, участка во многом зави­сит от руководства ими. Поэтому управление должно осуще­ствляться такими личностями, которые, как правило, используют приемы и методы, определяющие развитие организации, подраз­делений и вытекающие из них новые возможности, технологии, методы решения задач управления производством, такие, как гиб­кое производство, новые информационные технологии управления, развитие, эффективность и т.д. Эти слова и выражения отражают предпосылки, условия, при реализации которых организация, под­разделение будет хорошо функционировать. Среди них и слово «власть», а власть - ресурс деятельности организации и каждого производственного подразделения. Власть может быть неформаль­ной, если в организации и подразделении есть значительные лица. Они определяют атмосферу в каждом из них. Силу организации и подразделения определяют по состоянию самого слабого звена.

Руководитель должен обладать способностью добиться руково­дящего положения. В организациях (в цехах, на участках) имеет место руководство производственной, другими видами деятельно­сти и людьми. Если один человек сочетает в себе все эти способности, то такой руководитель может отказаться от формальной власти и добиться неформальной властью большего, так как люди ему просто доверяют как человеку власти.

Менеджер - это высококвалифицированный специалист в об­ласти управления производством, обеспечивающий организацию и руководство усилиями управленческого персонала для достиже­ния поставленных целей. Основные области деятельности менед­жеров в управлении производством - планово-экономическая и организационно-управленческая. При назначении специалиста менеджером по указанным видам деятельности прежде всего не­обходимо уделять внимание его творческим способностям.

Место работы менеджеров по управлению производством на уровне АО - производственно-диспетчерский отдел (ПДО), на уровне цеха - производственно-диспетчерское бюро (ПДБ).

Каждый человек (рабочий, специалист, руководитель) должен трудиться, чтобы жить. В этом состоят его экономические интере­сы, но вместе с тем у каждого есть необходимость выражать себя, удовлетворять социальные потребности. Так, человек может не перейти в другое подразделение или организацию, несмотря на добавку к зарплате, из-за атмосферы, удовлетворяющей его инте­ресы на данном предприятии.

Как правило, люди используют организацию в целом и особен­но подразделения для достижения своих интересов, поэтому они важнейший ресурс для них. Если интересы организации, соответ­ствующего подразделения и человека противоречат друг другу, то такая организация «больна». Эффективность производства и управ­ления во многом зависит от совпадения интересов подразделения и работающих в нем. Совмещение этих интересов можно предста­вить следующей схемой, показанной на рис.

Для повышения уровня стабильности производства и управле­ния в АО необходимы:

четкая целевая организация и взаимосвязь общих целей АО, подразделений, их коллективов: повышение производительно­сти, качества работы и выпускаемой продукции, гибкость в управлении, постоянное повышение квалификации рабочих и специалистов по управлению;

стратегия развития производства, совершенствования системы управления, стабилизации занятости должна разрабатываться совместно представителями руководства АО, цехов, профсоюзов и непосредственно рабочих;

участие рабочих в процессе управления.

Рис . Совмещение интересов организации, самостоятельного подразделения и работающих,характеризующее стабильность производства и управления

Для этого руководство АО и цехов должно: проявлять готовность повышать степень влияния рабочих на решение проблем управления, включая участие в прибылях, программах стабилизации занятости, обеспечении качества, в принятии решений;создавать совместные рабочие группы, в которые должны вхо­дить представители всех категорий заинтересованных специа­листов;при внедрении новых форм организации производства, методов управления в практику необходимо начинать с изменений в процессе внедрения управленческих нововведений; внедрение новых форм управления следует поручать людям, которые будут использовать их в своей повседневной работе; работа по вовлечению рабочих в управление должна быть увя­зана с прогрессивными организационными изменениями, та­кими, как система управления производством по принципу «точно вовремя», внедрение новых производственных линий (участков), организация эффективной системы обслуживания потребителей, выпускаемых изделий и т.д.

Цели и задачи управления производством

В основном производстве АО осуществляется преобразование предметов труда в готовую продукцию. В каждом из взаимосвязан­ных цехов основного производства рабочие и служащие участвуют в производственном процессе и реализуют поставленные перед ними цели по изготовлению продукции. Здесь непосредственно сочетаются производственный и информационный процессы. Если первый из них представляет собой производительный труд, то ре­зультатом информационного процесса является выработка реше­ний, обеспечивающих четкую организацию, согласованность в работе между цехами, производственными участками, бригадами и непосредственно рабочими, нормативную регламентацию их действий для выполнения заданной производственной программы. Эти решения, являясь сущностью управления, воздействуют на организованные коллективы людей для достижения поставленных целей.

Управление целенаправленно воздействует не только на кол­лективы, но и на производственные процессы, которые могут быть представлены в различных формах и осуществляются различными методами. На формы организации производственного процесса влияет степень автоматизации производства и складывающиеся отношения между людьми в этом процессе. Независимо от форм организации и места протекания производственных процессов управление соединяет их в единый целенаправленный поток с ох­ватом всех уровней производства: цехов, участков, поточных ли­ний, бригад, рабочих мест. Непосредственно управление произ­водством осуществляется на основе планирования (целеполага-ния), организации работ (распорядительства), координации, мотивации труда, контроля за исполнением решений и регулиро­вания хода производства. Производственные подразделения АО действуют и развиваются в соответствии с определенными целями, т.е. побуждающими мотивами производства, обусловливающими характер и системную упорядоченность деятельности коллективов каждого из них. Для АО в целом характерна основная (стратеги­ческая, глобальная) цель, определяющая направленность его функ­ционирования в соответствии с выбранным или установленным ассортиментом, объемом выпуска и качеством продукции. Реали­зация указанной цели требует четкого определения коллективам подразделений конкретных задач, а также соответствующих ресур­сов, мероприятий для их выполнения.

Цели и задачи - это те конечные рубежи, к достижению которых направлена деятельность коллектива подразделения. Каждое под­разделение может иметь свои задачи. Они должны способствовать достижению целей организации. Практически цели и задачи явля­ются идентичными по конечным результатам выполнения. Задачу можно представить в качестве конечного результата выполнения производственной программы, а цель - как количественные и ка­чественные показатели работы предприятия, его подразделений. Так, перед мастером производственного участка на текущий месяц можно поставить задачу по выпуску определенного ассортимента, количества, качества и стоимости деталей. Перед руководителем же цеха могут стоять такие цели, как: произвести заданное коли­чество изделий при определенных издержках на их производство, снизить процент брака, не допустить текучести рабочей силы, за­купить и установить новое оборудование или осуществить пере­становку действующего оборудования к установленному сроку и т.д. Это количественные показатели цели коллектива. Качествен­ные показатели цели имеют более расплывчатый характер и отра­жают задачи коллектива в общем виде на определенный период: год, квартал, месяц. К ним можно, например, отнести следующие цели:

усовершенствовать организационную структуру управления производством в связи с созданием автоматизированных рабо­чих мест специалистов по управлению, экономистов, бухгалте­ров;

осуществить переподготовку кадров функциональных служб АО, цехов;

организовать и укомплектовать аппарат квалифицированными кадрами, чтобы это способствовало повышению эффективности производства и управления;

устранить непроизводительные потери времени рабочих и слу­жащих и т.д.

Так как в цехах организуется коллективная деятельность рабо­тающих, каждая поставленная цель является групповой. В связи с этим важно, чтобы цель была известна каждому работающему в такой форме, которая позволяет проверить ее достижение и тем самым измерить результативность и эффективность работы кол­лектива.

Внимание каждого руководителя и менеджеров по направлени­ям управленческой деятельности при формулировании целей должно быть сконцентрировано на достижении самых значимых, существенных результатов их реализации. В связи с этим цели должны удовлетворять следующим требованиям:

вызывать у исполнителей решимость и настойчивость в их до­стижении;

быть твердыми, но изменяемыми при необходимости;

быть реальными, справедливыми и достижимыми;

соответствовать фактической интенсивности труда работа­ющих;

предусматривать вознаграждение и наказание по результатам их выполнения.

Задачи каждого производственного подразделения могут быть различными, но основная управленческая цель остается одной и той же для каждого из них: безусловное выполнение заданной про­изводственной программы выпуска продукции и достижение при этом минимальных затрат материалов, труда, времени и денежных средств.

Процесс управления производством

Реализация целей и задач в каждом из цехов основного произ­водства требует четкой и строгой регламентации их работы, согла­сованного взаимодействия трудовых коллективов по изготовлению продукции. Это достигается на основе изучения фактического со­стояния производства и выработки соответствующих решений.

Любой цех в каждый плановый период характеризуется опреде­ленной производственной ситуацией, которая непосредственно влияет на выполнение поставленной цели. Не учитывать эту ситу­ацию нельзя. Поэтому важным фактором в процессе управления являются оценка фактического состояния производства в каждом цехе и определение путей преодоления возникших в ходе произ­водства противоречий между целью и сложившейся производ­ственной ситуацией. В соответствии с этим определяются конк­ретные задачи каждого цеха, которые учитывают максимальные возможности по реализации поставленных целей.

Заключительным этапом процесса управления являются выра­ботка и принятие управленческих решений, в которых устраняют­ся указанные выше противоречия, намечаются пути организаци­онного обеспечения для выполнения задач.

Практическая реализация процесса управления выражается в периодически повторяющихся работах по формированию произ­водственных программ цехам, оперативных сменно-суточных заданий участкам, бригадам и непрерывном слежении за их выпол­нением. Выполнение принятых управленческих решений сопро­вождается регламентацией работы подразделений, созданием нормативной базы планирования, инструктажем исполнителей, организацией взаимодействия (координацией работы) звеньев и ступеней управления производством.

Исходя из изложенного, в развернутом виде процесс управления производством можно представить как совокупность последователь­ ных действий управленческого персонала по определению целей для объектов управления и их фактического состояния на основе реги­ страции и обработки соответствующей информации, формированию и утверждению (принятию решений) экономически обоснованных про­ изводственных программ и оперативных заданий.

Процедуры доведения принятых решений до исполнителей, организация и координация работ всех участвующих в производ­ственном процессе подразделений и при необходимости регули­рование хода производства являются заключительной стадией процесса управления.

Функции управления производством

Конечные цели для АО в целом и каждого подразделения опре­деляют направления преобразований отношений производства и управления и тем самым требования к организационной структуре, организации и процессу управления. Как уже указывалось, выпол­нение этих целей в процессе управления производством достига­ется целенаправленным воздействием на коллективы подразделе­ний и отдельных работников, координацией их деятельности.

Для реализации указанных воздействий используются рацио­нально распределенные и взаимосвязанные во времени и про­странстве функции, методы и организационная структура управ­ления. Рассмотрим их применительно к условиям управления производством.

Функции управления характеризуют разделение, специализацию труда в сфере управления и определяют основные стадии реализации воздействий на отношения людей в процессе производства. Основ­ными (общими) функциями управления производством являются: организация, нормирование, планирование, координация, моти­вация, контроль и регулирование.

Функция организации имеет отношение к системе управления, характеризуя присущие ей свойства, структуру, состав, взаимосвязь и процесс взаимодействия указанных элементов. Кроме того, эта функция имеет отношение к организации управления системой и организации работ по реализации каждой функции управления. Применительно к производственному подразделению АО функция организации в первую очередь отражает структуру управляемой и управляющей систем, обеспечивающих процесс производства про­дукции и целенаправленное воздействие на коллектив людей, ре­ализующих этот процесс.

Организация управления - это совокупность приемов и мето­дов рационального сочетания элементов и звеньев управляющей системы и ее взаимосвязи с управляемым объектом и другими управляющими системами во времени и в пространстве. В этом значении организация управления обеспечивает создание наиболее благоприятных условий для достижения поставленных целей в ус­тановленный период времени при минимальных затратах произ­водственных ресурсов.

Можно также выделить еще одно значение функции органи­зации, которое имеет отношение к организации работы отдель­ных звеньев управляющей системы и непосредственных испол­нителей управленческих решений. Особое значение эта разно­видность функции организации приобретает в случаях, когда при выполнении принятых решений действия указанных звеньев и отдельных исполнителей выходят за рамки нормативных актов, утвержденных инструкций, методик и требуют оперативной ор­ганизации работы.

Функцию нормирования следует рассматривать как процесс раз­работки научно обоснованных расчетных величин, устанавлива­ющих количественную и качественную оценку различных элемен­тов, используемых в процессе производства и управления. Эта функция оказывает воздействие на поведение объекта, четкими и строгими нормами дисциплинирует разработку и реализацию про­изводственных заданий, обеспечивая равномерный и ритмичный ход производства, его высокую эффективность. Рассчитываемые по этой функции календарно-плановые нормативы (производ­ственные циклы, размеры партий, заделов деталей и др.) служат основой планирования, определяют продолжительность и порядок движения предметов труда в процессе производства.

Среди всех функций управления планирование занимает цент­ральное место, так как призвано строго регламентировать поведе­ние объекта в процессе реализации поставленных перед ним целей. Функция планирования предусматривает определение конкретных задач каждому подразделению на различные плановые периоды и разработку производственных программ.

Планирование оказывает непосредственное влияние на уровень активизации деятельности руководства и аппарата управления. Высокое качество разработанных программ, особенно с помощью ЭВМ и экономико-математических методов, их строгая увязка по всем подразделениям предприятия и цехов, согласованность с располагаемыми материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами позволяют наиболее эффективно управлять производством.

Функция координации осуществляется в целях обеспечения согласованной и слаженной работы участвующих в процессе выполнения плановых заданий производственных и функциональных подразделений предприятия и цехов. Эта функция реализуется в форме воздействия на коллектив людей, занятых в процессе производства, со стороны линейных руководителей и функциональных служб предприятия и цехов, которые регулярно и оперативно " координируют их деятельность.

Функция мотивации оказывает влияние на персонал в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер и т.д. Указанные формы воздействия активизируют работу органов управления, повышают эффективность всей системы управления производством.

Функция контроля проявляется в форме воздействия на трудовой коллектив посредством выявления, обобщения, анализа результатов производственной деятельности каждого цеха и доведения их до руководителей подразделений и служб управления с целью подготовки управленческих решений. Эта функция реализуется на основе информации о ходе выполнения плановых заданий (данных оперативного, статистического, бухгалтерского учета), выявления отклонений от установленных показателей работы (контроля исполнения заданий) и анализа причин отклонений.

Регулирование непосредственно смыкается с функциями координации и контроля. В ходе производства разработанные программы подвергаются воздействию внутренней и внешней среды, в результате чего возникают нарушения в процессе их выполнения. В процессе реализации функции регулирования воздействие на коллектив людей, занятых в производстве, осуществляется посредством принятия оперативных мер по предотвращению и, если это не удается, по устранению выявленных отклонений и перебоев в ходе производства. Одновременно с этим осуществляется координация текущей работы взаимосвязанных звеньев производства в целях обеспечения ритмичного хода производства.

Перечисленные функции дополняют и проникают друг в друга, в совокупности и взаимосвязи они образуют цикл управления и отражают содержание повседневного управления производством (рис.).

Рис . Схема цикла управления производством

Следует отметить, что функции организации, нормирования, мотивации, конкретизированные для определенных производственных условий, более устойчивы к воздействию внутренней и внешней среды и поэтому не изменяются относительно длительный период. Для АО в целом свойственны специальные функции (функциональные подсистемы), отражающие конкретное экономическое содержание системы управления. Среди них подсистема «Управление производством». Функциональные подразделения каждой подсистемы характеризуют организационную струк­туру управления АО, приводящую в соответствие содержание (функции) и форму управления. Каждое из соподчиненных и вза­имосвязанных звеньев управляющей системы реализует опреде­ленную часть процесса управления.

Для функциональной подсистемы управления производством аппарат управления организуется на уровне АО и каждого подраз­деления (цеха). Так как подсистема управления производством является решающей в реализации целей предприятия, то к ней имеют непосредственное отношение практически все другие функ­циональные подсистемы.

Для каждого из производственных подразделений можно выде­лить четыре основные функциональные подсистемы:

управление экономической деятельностью;

управление технологической подготовкой производства;

оперативное управление производством;

4\ управление техническим обслуживанием производства. Как уже было указано, воздействие на управляемый объект,обеспечивающее достижение целей, осуществляется также с помо­щью организационных, экономических и социальных методов управления.

Исполнение каждого управленческого решения осуществляется аппаратом управления. Это заключительная стадия процесса управления, на которой линейными руководителями и функцио­нальными службами в организационно-практической работе ис­пользуются указанные выше и специфические для каждого цеха методы управления.

Из приведенной характеристики функций управления следует, что каждая из них имеет определенное место и значение в процес­се управления, все они взаимосвязаны между собой и дополняют друг друга при выработке управленческих решений.

Реализация функций управления производством в масштабе организации и каждого подразделения осуществляется под влия­нием внешних и внутренних факторов. Основные из внешних фак­ торов связаны с воздействием рынка. Так, спрос, требования по­требителей к производимым изделиям, возможности конкурентов в выпуске аналогичной продукции, условия поставщиков сырья, материалов, комплектующих изделий, возможности и требования инвесторов определяют экономическое положение организации. В социальном плане необходимо учитывать факторы, связанные с рынком труда и политикой профсоюзов. В области экологии - законодательные и нормативные экологические требования. Опре­деленное влияние на производственную деятельность организации оказывают факторы государственного и муниципального воздей­ствия в части законодательных условий их деятельности. Указан­ные факторы особое значение имеют для государственных унитар­ных предприятий.

На конечные результаты производственной деятельности орга­низации оказывают влияние внутренние факторы. Эти факторы характеризуют внутреннее состояние и функционирование орга­низации, каждого производственного подразделения, непосред­ственно ими контролируются. Внутренние факторы воздействуют на ход производства в процессе реализации стратегии развития и управления организацией. К ним относятся факторы научно-тех­нического и организационного развития производства, характери­зующие объемы инвестиций на НИОКР, на прогрессивные техно­логии, на повышение уровня специализации, кооперирования, концентрации и автоматизации производства, на совершенство­вание организации труда. Важное значение в современных усло­виях приобретают факторы децентрализации и автоматизации управления производством. В социальном и экономическом плане основными внутренними факторами являются объемы затрат на оплату и изменение условий труда, подготовку и удовлетворение социальных потребностей персонала. В области сохранения эко­логической среды к внутренним факторам относятся объемы затрат на природоохранные мероприятия и выполнение экологических требований к производству и эксплуатации изделий.

Инструкция

Сначала определитесь, где именно вам нужно будет выступать. Нельзя начинать подготовку с бухты-барахты, не уяснив себе, куда и зачем вы отправляетесь, а сразу взявшись за составление текста или . Будет ли это семинар, симпозиум, встреча на высшем уровне, ? Отсюда вам и нужно будет исходить. Запросите у принимающей организации требований, которые предъявляются к вашему выступлению: что именно нужно донести до публики, какие особенности раскрыть, каков лимит времени. Подготовьтесь, что аудитория будет задавать вам вопросы, поэтому заранее наметьте сомнительные места.

Когда предварительный этап уже согласован, перейдите к выбору участников выступления. Если вы глава организации, то этот этап целиком у вас в руках. Если же вы подчинённый, а глава только дал вам задание набрать людей, то вам придётся определённым установкам. Но и в том и в другом случае не давайте личным симпатиям закрыть вам глаза. То, что хорошо работает, ещё не гарант того, что он будет с успехом выступать, будет уверен в себе на сцене, пред публикой, что не потеряется в нужную минуту. Выставлять нужно инициативных и уверенных в себе, а хронически робким дать другого порядка, но тоже связанную с проектом, чтобы они не чувствовали себя ненужными.

Теперь приступайте к самому тексту самопрезентации. Ориентируйтесь на тот формат, который задан правилами мероприятия или же выбран вами самими. Тут может быть всё что угодно: с красиво и оригинально оформленными слайдами, сухие, но показательные, строгие, соответствующие духу встречи схемы, фотографии того места, где ваша организация базируется, - всё на свете, вплоть до инсценировок и танцевальных номеров. Однако при формата выступления обязательно учитывайте требования, которые предъявляет мероприятие, иначе рискуете остаться в дураках.

Текст самопрезентации выстраивайте таким образом, чтобы отразить черты своей организации в полной мере. Хорошие черты, достижения, успехи, конечно, должны выдвигаться на первый план, но так, чтобы ваши слова не звучали хвастливо. Хвастунов никто не любит, даже если те рассказывают о своих реальных достижениях. Будьте скромны. Также попытайтесь разместить самые яркие свои чёрточки в позициях, где те лучше всего воспринимаются: в заголовке, в начале и в конце.

Будьте чрезвычайно осторожны с юмором. Если вы неудачно пошутите, то подставите не только себя, но и команду в целом. Если вы не уверены в своём чувстве юмора, лучше никого не смешить. Оставьте шутки тем, у кого с этим проблем нет (скорее всего, в вашей команде есть такие люди). Если же вы и вовсе оставите выступление без юмора (впрочем, он и не всегда уместен - на это тоже обращайте внимание), то вы потеряете гораздо меньше, если огорошите публику и своих коллег неуместной шуткой.

Школьные мероприятия и школьные праздники

Артишок

Вся тяжесть работы организатора не должна ложиться на плечи одного человека. Помощников необходимо найти среди других взрослых, заинтересованных в проведении праздника.

Даже не имея возможности присутствовать на самом мероприятии, они могут оказать посильную помощь в его подготовке.

Нельзя забывать о помощи детей. Можно создать из нескольких наиболее активных инициативную группу, занятую подготовкой праздника.

Однако, когда в подготовку одного мероприятия вовлечены несколько человек, очень велика опасность, что какой-нибудь важный элемент праздника (например, покупка призов) будет упущен. Чтобы этого не произошло, распишите все обязанности по подготовке и проведению праздника и раздайте перечень дел каждому вашему помощнику. Накануне мероприятия проконтролируйте исполнение всех поручений.

Не стоит переживать, если что-то на празднике произойдет не так, как вам хотелось бы. Нет ничего страшного в том, что вы забыли дома гирлянды для украшения помещения, не успели провести одну из игр, если все воздушные шарики вдруг лопнули или на спектакле главный герой забыл слова.

Не бойтесь признаться в небольших неудачах или ошибках, если они стали заметны, и посмейтесь над ними вместе с детьми. Помните, что ваша цель - не победа в конкурсе «Праздник года», а детский смех и счастливые воспоминания.

Бывают такие праздники. Детям показывают представление. Приглашают их за накрытый стол. Проводят с ними игры. А после праздника убирают за ними помещение.

А бывают и другие. Дети соревнуются, кто лучше украсит помещение. Несколько участников под руководством взрослого организуют представление или концерт для своих одноклассников.

И дети, и взрослые совместно или как сюрприз друг другу придумывают игры и развлечения. Накрывают и убирают со стола дети самостоятельно. Все вместе, дружно наводят порядок в помещении, с настроением продолжают праздник.

Не имеет смысла спрашивать, какой из вариантов лучше. Однако многие организаторы праздников ставят на первое место «развлечь», а не «развить». Очень часто даже легче все сделать самим, не боясь, что дети разобьют, сломают и сами испачкаются… Но потребители на празднике будут потребителями и в других сферах жизни. И чем больше вы будете их веселить, тем чаще они будут недовольны и равнодушны.

Праздник должен воспитывать творческое отношение к жизни. Совместная полезная и интересная деятельность сблизит детский коллектив, улучшит отношения между педагогом и учениками. И для родителей важно воспитать ребенка, ответственного за свои поступки, выдумщика и затейника, ребенка активного и инициативного.

Формула активизации творческих способностей может быть выражена следующими словами: привлекать, увлекать, доверять.

• Привлекать к выполнению небольших поручений, подготовке концертного номера, изобретению украшений. При этом не ждите, когда он подрастет, начинать нужно с первого праздника, в котором участвует ребенок. Если говорить о детском коллективе - там всегда найдется несколько лидеров, но большую часть детей надо также вовлекать в творческую деятельность, предлагая им общественные поручения. Вся деятельность подобного рода должна строиться только на добровольной основе.
• Увлекать новыми, более сложными и ответственными заданиями.
• Доверять опыту и способностям ребенка в выполнении вашего поручения. Сомневаться в посильности данного задания вы можете до, но никак не после того, как ребенок за него возьмется. Давайте советы или рекомендации, только если он вас об этом попросит.

Как нельзя организовывать школьный праздник

Праздники требуют свободного, творческого подхода, здесь можно практически все, но есть несколько запретов:

1. Нельзя заставлять детей участвовать в играх, конкурсах, концертах, спектаклях.
2. Нельзя выбирать музыку, костюмы, тему праздника, не посоветовавшись с детьми и не узнав их предпочтений.
3. Нельзя полностью исключать участие детей в подготовке и проведении праздника.
4. Нельзя приходить на праздник в плохом настроении.
5. Нельзя при выборе даты праздника не обращать внимания на важные для детей события - экзамены, другие мероприятия, спланированные на этот день, на всеобщие праздники. Желательно согласовать дату праздника с детьми и их родителями.
6. Нельзя полностью отказаться от планирования праздника и делать все «как получится».
7. Нельзя жестко придерживаться плана, если он идет вразрез с пожеланиями детей, создавшимися внешними (например, погодными) условиями, вашими возможностями.
8. Нельзя относиться к подготовке и проведению праздника как к необходимой обязанности.
9. Нельзя на празднике показывать свое отношение к ребенку, неуспешному в других мероприятиях (например, в учебе). Для многих детей игры и развлечения являются важнейшей психологической реабилитацией при наличии проблем в их жизни. Если вам удастся позволить двоечнику победить в интеллектуальном конкурсе, заставить поверить в себя стеснительного троечника, отметить призом положительные черты отпетого хулигана - вы решите задачу, гораздо более важную, чем просто организация детского досуга.
10. Нельзя наказывать детей лишением праздника, к которому они уже начали готовиться.

Трудно помешать детям радоваться, веселиться, играть, но опасайтесь разрушить детское счастье, берегите его. Вспомните радость ваших первых успехов - удачные поделки, трудные задачи, решенные самостоятельно, без помощи взрослых, значимость вашей помощи в домашних делах. Научите детей больше радоваться тому, что они сделали сами, чем тому, что получили в готовом виде. Не лишайте их этой радости!

Собственник компании должен уметь эффективно представить свой бизнес. Далее разберем, как научиться делать это правильно, чтобы инвесторы были заинтересованы в Вас.

Переговоры с инвестором идут значительно проще, когда он четко понимает, чем занимается ваша компания. Как создатель собственного бизнеса, вы должны будете рассказывать о нем практически ежедневно. Чтобы рассказ вышел эффективным, необходимо уметь делать ясное и лаконичное представление.

Рассмотрим 7 вопросов, правильно ответив на которые, вы гарантированно сможете эффективно представлять свою компанию :

1. Чем вы занимаетесь?

Назовите компанию, расскажите о ее деятельности. К примеру: «Socialcam – приложение для мобильных платформ, позволяющее легко создавать видеоролики и делиться ими с пользователями». Рассматривать проблему не нужно, начинайте с самой сути.

Многие прикладывают огромные усилия для убеждения окружающих в эксклюзивности идеи. Оптимальный вариант, и даже предпочтительный – когда она простая. Не нужно умных фраз и т. д., вы должны понятными всем словами донести суть.

Необходимо провести правильную адаптацию материала. Инвестор не должен испытывать сложностей, пытаясь понять вашу идею.

В случае возникновения проблем с простым описанием продукта, эффект может дать рассказ о действиях пользователя. К примеру: «Приветствую, мы представляем «Google». Мы намерены создать сайт с компактным окошком. Пользователи будут вписывать туда любые вопросы, а мы предложим им ресурсы с подходящими ответами».

Правильность и эффективность данного варианта значительно выше, чем, допустим, такого: «Здравствуйте, мы представляем «Google». Мы анализируем и собираем в базу информацию всего мира через индексацию сети». Инвестор точно все поймет? Вероятно, вы его потеряете.

Ключевая задача заключается в формировании у инвестора не досконального понимания тонкостей работы продукта, а заинтересованности в нем, желания продолжить общение, узнавать больше о вашем продукте.

1. Каковы рыночные объемы?

Для оценки объема рынка существует две методики. Вступая в имеющуюся отрасль (к примеру, кредиты для малого бизнеса), у вас присутствует возможность ее анализа. Создавая новый продукт или целую сферу (к примеру, «Slcak»), имеется возможность выполнить оценку числа клиентов, которым вероятно ваш продукт будет интересен, и возможно они его оплатят.

К примеру, компания «Bellabeat» производит женские фитнес-трекеры. В США проживает N женщин возрастом 14-45 лет. Фитнес-трекер может прослужить 2 года. Соответственно, возможность увеличения рыночных объемов ограничивается значением M гаджетов.

Существует два способа оценивания объема рынка и вероятной вашей доли на нем: нисходящий и восходящий. Первый предполагает определение всего объема рынка и анализ вероятной доли на нем (сколько сможете охватить). Восходящий метод требует анализа того, где продаются подобные продукты, какие объемы продаж и какую долю в % из данного объема вы можете обеспечивать. Рекомендуется пользоваться восходящим способом, поскольку исключается основной недостаток нисходящего – недостаточность конкретизации клиента. Согласно вышеописанному примеру, проблема может заключаться во включении в рыночный объем всех женщин, несмотря на возраст, национальность или прочие критерии.

1. Каковы темпы вашей работы?

Инвестору очень важно понимать, насколько быстро вы выполняете свою работу. Какой объем был сделан за выделенный временной промежуток?

Инвестор хочет вдохновляться вашими достижениями, видеть, насколько большую работу вы проделали за время создания продукта. Данное правило касается всех компаний (и самых молодых, и работающих не одно десятилетие).

Многие инвесторы, прежде всего, оценивают разработку продукта и клиентов, а все прочие действия — сбор финансирования, мероприятия, ориентированные на развитие дела, отходят на второй план.

1. Какова суть вашего уникального подхода?

Присутствует определенное сходство с вопросом «Какую проблему решает ваш продукт?», однако, требования более высокие. Инвестору нужно понимать, каковы ваши знания в сфере данной проблемы, в чем их отличие от знаний других. Подобные знания, как правило, приходят после длительного и глубокого общения с клиентской аудиторией, тщательного анализа существующих продуктов. Порой в их основе лежит и личный опыт.

К примеру: почта от «Google». Уникальность заключается в позиционировании продукта, как личной базы данных для ведения документации и общения. Удаляет ли пользователь что-то из собственной базы данных? «Gmail» предоставил достаточно свободного пространства, чтобы вообще не возникало необходимости удалять собранные в процессе общения данные. Оригинальность не в том, что у людей появилась электронная почта. Она была задолго до этого. Уникальность — не в более высоком качестве. Эксклюзивность заключается в специфичности характера и простоте языка.

Часто инвесторы могут больше вникнуть в суть, за счет понимания уникальности подхода стартапа, нежели описания работы компании.

Здесь присутствует важный нюанс – от энтузиазма пользы нет. Если у вас плохой подход, то, несмотря на напористость изложения, вы провалитесь, ваша позиция лишь ухудшится. К примеру: «Дружище, да, я на 100% уверен, что обычная электронная почта сегодня,ай, как плохо работает».

1. Бизнес-модель вашей компании?

Стартапы условно делятся на 2 категории: знающие, как в дальнейшем зарабатывать деньги, и не знающие. Соответственно, бизнесмены из второй группы начинают зарабатывать либо на рекламе, когда достигнут достаточно большого размера, либо, копируя распространенную бизнес-модель в соответствующей отрасли. Немногие компании из второй группы создают собственные бизнес-модели, суть которых заключена в самом продукте (насколько рынок изменится после его появления). Прекрасный пример подобной ситуации – «Фримиум», распространяющийся на условно-бесплатной основе.

Применяйте простую и понятную бизнес-модель в работе своей компании. Если доход приносит реклама, так и следует говорить инвестору, ведь он поймет это и без вас.

1. Из кого состоит ваша команда?

Инвесторам интересны некоторые моменты из жизни вашей компании. Сколько лиц ее учредили? Присутствует ли технический учредитель? Насколько давно эти люди знакомы? Кто-то из них работает полноценный рабочий день? Как капитал компании поделен между учредителями (желательно, чтобы примерно равными долями)?

При наличии определенных качеств, касающихся обсуждаемого проекта, стоит сообщить о них инвестору. К примеру: вы решили учредить ракетостроительное предприятие, а в прошлом занимались работой с ракетами в компании «SpaceX». Очень хорошо, когда есть опыт рационального решения проблем, если вы намерены работать в достаточно сложной или регулируемой сфере.

Не нужно рассказывать о школьных успехах и оценках в аттестате, или об опыте работы в «Google».

1. Чего вы хотите?

Если вы хотите, чтобы инвестор дал финансирование, спрашивайте. Задавайте вопросы при их наличии, стесняться не стоит. Но, соблюдайте благоразумность: «Как вы считаете?» — такое спрашивать не нужно, «Хороша ли моя идея?» — то же самое.

Помогите инвестору помочь вам! Он хочет этого.

Проработайте вопросы

Если вы смогли дать ответы на приведенные выше вопросы, постарайтесь сформулировать ответы предельно ясно. Необходимо избавиться от жаргонизмов, акронимов, сленга рекламщиков и маркетологов, всех неоднозначных понятий, среди которых, допустим, «платформа». Сделайте ответы еще более простыми, чем вы считаете нужным.

Существует хорошая методика, позволяющая добиться этого. Постарайтесь парой предложений описать работу вашегостартапа. Отправьте этот текст любому сообразительному знакомому на e-mail. Пусть он даст собственное объяснение написанному. Если в результате придут конкретные вопросы, представление нуждается в переработке. Пользуйтесь электронной почтой, это позволяет исключить пояснения, присутствующие в случае прямого общения.

Научитесь давать легкие, простые и понятные ответы,в паре предложений описывать основную суть. Такой навык позволит вам с легкостью составлять хорошие презентационные материалы.

Не следует вкладывать какую-то «крутость» в ваши ответы в процессе их редактирования. Соблюдайте 2 ключевых требования – ясность и понятность. Не нужно проявлять агрессию, навязчивость и подобные этим качества.

Заключение

Большинству инвесторов более интересен прогресс, нежели гениальные идеи. Масса замечательных идей изначально абсолютно не кажутся таковыми, когда рассматриваются впервые. Соответственно, вы должны уметь демонстрировать развитие, постоянный прогресс в вашей деятельности, ваш разум, оцениваемый по ответам на рассмотренные выше вопросы. Данные навыки станут действительно важным сигналом для инвестора, и, естественно, положительным фактором для вас. Если инвестор сможет понять, чем вы занимаетесь, у вас имеются шансы на успех.

Организация крупных мероприятий - дело хлопотное, но увлекательное и благодарное. Приятно принимать похвалы гостей и виновника торжества за безукоризненную его подготовку. Однако далеко не всегда все проходит гладко, как хотелось бы. В статье мы расскажем, как избежать ошибок и неприятных ситуаций при подготовке торжественных мероприятий на примере церемонии вручения государственной награды от другой страны.

ФОРМАТ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ

Здесь возможны как минимум три варианта, например:

■ заключить договор с генеральным подрядчиком «под ключ»;

■ заключить договоры с несколькими подрядчиками, решающими различные задачи;

■ подготовить мероприятие самостоятельно, без помощи посредников.

У каждого варианта есть свои особенности, достоинства и недостатки.

Один подрядчик: удобно, но опасно

Нередки ситуации, когда с определенным подрядчиком вынуждают работать те или иные обстоятельства, например дружеские отношения руководителя, корпоративные традиции и т.д. В этом случае выбирать не приходится - надо работать с тем, кто есть. Но ни в коем случае нельзя все пускать на самотек!

Необходимо вмешиваться в каждый пункт программы подготовки, задавать массу вопросов и вести параллельно свою матрицу или список дел и задач по организации мероприятия. Не факт, что такой подрядчик ничего не забудет и не упустит из виду. Нужно все время держать руку на пульсе событий.

Плюсы

Это самый удобный формат для взаимодействия и контроля, в котором реализуется принцип «одного окна» - все вопросы и задачи решаются через одного менеджера, отвечающего за подготовку мероприятия со стороны подрядчика. Заказчик, то есть вы, при этом спокойно продолжает заниматься текущей работой, лишь время от времени сверяясь с графиками и отчетами по подготовке торжества.

Минусы

Самый опасный формат для работы, означающий, что все яйца вы сложили в одну корзину. Никто не даст гарантии, что подрядчик окажется надежным на 100 %. Нельзя все предугадать - он может подвести заказчика даже по независящим от него причинам. И решить проблему будет очень сложно, так как исполнитель, скорее всего, не раскроет контакты своих субподрядчиков, а на то, чтобы начать всю подготовку заново, у заказчика может не остаться времени.

Несколько подрядчиков: безопасно, но хлопотно

У опытных персональных ассистентов со временем нарабатываются полезные контакты. И это здорово, когда в вашем списке есть ряд проверенных годами небольших компаний, которые без особых проволочек оказывают качественные услуги в узких сферах деятельности. Вы можете со спокойной душой просто распределить задачи между подрядчиками, контролировать их и координировать между собой по необходимости. Но для этого подрядчики должны быть надежными. В противном случае проблем не избежать.

Плюсы

Самый безопасный вариант подготовки мероприятия. С одной стороны, у вас развязаны руки - непосредственной подготовкой занимаются подрядчики. С другой - ваш тотальный контроль позволяет держать руку на пульсе и в случае возникновения проблемы оперативно заменить одного подрядчика другим, не тормозя весь процесс.

Минусы

Самый «мутный» вариант работы. Большое количество подрядчиков означает массу бумажной волокиты - нужно заключать договор с каждым подрядчиком, запрашивать счета, направлять другие запросы, вести обширную переписку и т.д. В случае возникновения какой-то проблемы сложно будет решить ее полюбовно. Начнется перекладывание ответственности, поднимется вопрос возврата или невозможности возврата уплаченных денег и т.п.

Все сама: ответственно, оперативно, сложно

Самостоятельная подготовка мероприятия ассистентом руководителя без помощи посредников - распространенная практика в России. И вот почему - руководители перестраховываются: боятся разглашения конфиденциальной информации о предстоящем событии или ждут подвоха от сторонних организаций, оказывающих помощь в подготовке мероприятий. А может, просто экономят! Так или иначе, в этом случае принимается решение о самостоятельной подготовке торжества.

Плюсы

Вы знаете каждого исполнителя в лицо и по имени. Более того, это самый экономически выгодный вариант - не нужно платить посредникам. Часть вопросов можно решить быстро и за наличный расчет (под расписку) - экономится драгоценное время! В случае проволочек с одним из исполнителей вопрос решается напрямую и оперативно.

Минусы

Самый сложный и хлопотный вариант подготовки мероприятия, поскольку вся ответственность лежит на вас! Если торжество намечается по-настоящему масштабное, вы рискуете просто утонуть в море мелких и крупных задач и поручений, имен и названий, сумм и счетов, отчетов и проверок. В процессе подготовки возникнет неимоверное количество вопросов абсолютно у всех исполнителей. И если все они будут контактировать напрямую с вами, есть вероятность, что вы либо упустите что-то очень важное, либо из-за недостатка опыта и знаний проколетесь в мелочах, которые в свою очередь могут по цепочке привести к срыву всего мероприятия.

Какой формат выбрать

Если есть возможность выбирать формат подготовки мероприятия, руководствуйтесь здравым смыслом. То есть при наличии проверенного, ответственного и опытного генерального подрядчика, конечно, логично положиться на него и передать всю подготовку мероприятия в надежные профессиональные руки. Себе в этом случае можно оставить концептуальные, дизайнерские и финансовые вопросы, согласование с виновником торжества, координацию и взаимодействие с гостями и т.п.

В случае отсутствия «своего» подрядчика лучше остановиться на втором варианте и выбрать несколько добротных исполнителей, каждый из которых реализует свою задачу в процессе подготовки.

Однако при любом выборе важно ни в коем случае не пускать все на самотек и непременно контролировать как можно больше действий по подготовке мероприятия или, по крайней мере, быть в курсе абсолютно всего происходящего!

ФОРМАТ ТОРЖЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Под особо ответственным мероприятием каждый подразумевает что-то свое - в зависимости от образа жизни, круга знакомств, сферы интересов, профессиональной деятельности и т.д. Мы рассмотрим следующие варианты:

■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы.

■ Небольшое закрытое торжество (например, семейное) для медийной персоны.

■ Масштабное закрытое мероприятие с участием медийных персон .

■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы рассмотрим на примере вручения награды государственного уровня.

Допустим, виновник торжества награждается орденом или медалью со стороны другого государства, например за укрепление межгосударственных отношений.

В этом случае мероприятие может состояться:

В стране, которая вручает орден;

В посольстве страны, вручающей награду (на территории родного для виновника торжества государства);

В любом другом подходящем и устраивающем всех месте. В этом случае расходы по организации мероприятия награждаемый берет на себя.

Рассмотрим вариант, когда сам награждаемый организует мероприятие. Вручение государственной награды - событие важное и ответственное. На таком торжестве присутствуют известные люди, и оно часто освещается в прессе.

Это означает, что подходить к вопросу выбора площадки для мероприятия, разработки программы, подбора подрядчиков, обеспечения безопасности и т.д. нужно с особой серьезностью и тщательностью.

ШАГ 1: РАЗРАБАТЫВАЕМ КОНЦЕПЦИЮ И ВЫБИРАЕМ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

Приготовления к масштабному мероприятию начинаются с разработки концепции - представления о том, как оно должно выглядеть.

Второй пункт - вопрос исполнителей : кто будет ответственным за организацию мероприятия, и как будет осуществляться подготовка - самостоятельно или с помощью профессионального подрядчика. О плюсах и минусах разных вариантов мы уже сказали выше.

Последовательность дальнейших шагов может варьироваться в зависимости от различных индивидуальных факторов.

ШАГ 2: ВЫБИРАЕМ МЕСТО, ДАТУ И ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЦЕРЕМОНИИ НАГРАЖДЕНИЯ

■ Выбираем место. При организации масштабного мероприятия необходимо выбрать площадку, которая не только вместит всех участников и приглашенных, но также будет соответствовать определенным требованиям: престижность, эстетичность, удобное расположение, наличие необходимых технических характеристик. Подобные площадки всегда востребованы, поэтому об аренде важно позаботиться заблаговременно.

Место должно соответствовать тематике торжества. Так, для вручения государственной награды неуместно выбирать ночной клуб.

Можно рассмотреть, например, исторические особняки и усадьбы - разумеется, те, которые подходят для проведения мероприятий. Как правило, это здания со множеством залов, в каждом из которых можно провести свою часть программы (официальную, музыкальную, фуршет или банкет и т.д.), а также с большой парковкой. Примерами подобных исторических площадок для проведения масштабных мероприятий являются Петровский Путевой дворец в Москве или Екатерининский дворец в Санкт-Петербурге.

■ Выбираем дату. Если есть возможность самостоятельно выбрать дату проведения церемонии награждения, необходимо согласовать ее с официальными лицами, ответственными за непосредственное вручение награды, и затем со всеми остальными высокопоставленными приглашенными гостями.

Желательно при этом учесть особенности выбранной площадки и погодные условия. Если предполагается задействовать веранду или открытую террасу, то не стоит планировать событие на холодное время года - лучше провести его летом. В противном случае мероприятие может быть сорвано даже из-за небольшого дождика.

■ Выбираем время. Обычно время начала мероприятия выбирает сам виновник торжества. И как правило, это вечернее время. Однако, если это официальный прием, то не стоит забывать, что по международным правилам этикета коктейль и фуршет начинаются в 17:00-18:00 (коктейль длится не более двух часов). В дипломатической практике существуют также обеды (начало в 20:00-20:30) и ужины (начало в 21:00). Однако наиболее распространенный вариант в повседневной жизни - банкет. Нередко он завершает программу вечера. Время его начала в таком случае зависит от продолжительности развлекательной программы.

ШАГ 3: РАЗРАБАТЫВАЕМ ДЕТАЛЬНУЮ ПРОГРАММУ МЕРОПРИЯТИЯ

Предполагается, что к этому моменту у организаторов уже есть общее представление о том, как должно пройти торжество, - его концепция. На этом этапе нужно не просто определиться с подробным перечнем тематических частей мероприятия, но и с их последовательностью и хронометражем.

Протокольная часть

Сначала нужно согласовать с консульством протокольную часть церемонии, уточнив следующие моменты:

Как именно должна проходить процедура вручения ордена;

Необходимо ли специальное оборудование (трибуна, микрофоны, музыкальное сопровождение и т.д.);

Кто конкретно будет принимать участие в церемонии;

Как долго будет длиться протокольная часть и т.д.

Если речь идет о мероприятии, на котором будут присутствовать люди разного пола, возраста или разных национальностей, программу следует составлять с учетом их индивидуальных и культурных особенностей. При большом количестве приглашенных организовать для каждого гостя отдельную программу не выйдет, поэтому следует руководствоваться принципом большинства.

Забывать о стране, вручающей награду, ни в коем случае нельзя! Даже если присутствующих на мероприятии ее представителей совсем немного. Непременно нужно каким-либо образом отразить в программе уважение к дружественному государству и его гражданам. В противном случае может иметь место неприятный дипломатический конфуз.

Развлекательная часть

Программа мероприятия может выглядеть следующим образом.

Прогр амма церемонии награждения

19:00-20:00 - Прибытие гостей. Приветственный коктейль (в это время гости могут пройти (с экскурсией или без нее) по парадным залам Дворца).

20:00-22:00 - Торжественная церемония награждения и фортепианный концерт.

22:00-24:00 - Фуршет (музыкальное сопровождение - джазовый квартет).

Из примера видно, что важно продумать и культурно-развлекательную часть программы.

Она не должна быть утомительной, ведь к этому моменту пройдет уже немало времени с начала мероприятия - позади у гостей официальная церемония и ожидание ее начала.

Также эта часть вечера должна быть «интернациональной» - важно удовлетворить вкусы всех собравшихся. Возможно, это будет концерт классической музыки или выступление оперных певцов.

Еще один немаловажный момент - грамотная организация банкетной части мероприятия.

Угощение

Вначале необходимо определиться с форматом торжественного обеда или ужина. Это может быть фуршет (проводится стоя) или банкет (с рассадкой за столами).

■ Банкет обычно проходит более торжественно и требует более серьезной подготовки.

План рассадки гостей можно грамотно составить лишь с учетом их ответов на приглашения (о них речь пойдет дальше). Ведь в случае официального приема гостям будет заблаговременно предложен план рассадки с указанием их места за столом.

План рассадки можно поместить в зале, где собираются приглашенные и подаются напитки (или перед входом в зал). Гости знакомятся с планом, находят свое место, уточняют имена соседей справа и слева.

При планировании рассадки придется учитывать такие «мелочи», как совместимость отдельных гостей, их коммуникабельность и другие личностные качества. Это необходимо обсудить и согласовать с виновником торжества. Важно не забывать: правильная рассадка - одно из слагаемых успешного проведения приема.

Кувертные карточки. На банкетных столах непременно должны располагаться кувертные карточки - небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с написанными от руки (обычно каллиграфическим почерком) либо напечатанными на принтере или в типографии именами и фамилиями всех участников приема.

Обслуживание банкета. При организации банкета важно не ошибиться с выбором кейтеринговой компании. Обычно именно менеджеры компании подсказывают лучший вариант оформления и расстановки столов, сервировки блюд, предлагают меню, помогают решить все вопросы обслуживания - даже в том, что касается форменной одежды официантов.

Необходимо лично встретиться с представителями компании и увидеть «вживую» предлагаемые варианты праздничной сервировки стола, выбрать скатерти, салфетки и др., продумать расстановку столов (достаточно ли места для прохода между столами, останется ли пространство для танцевальной части и т.д.), а также непременно продегустировать все предлагаемые банкетные блюда и оценить их сервировку. Например, если блюдо щедро приправлено чесноком и перцем, на банкете его подавать недопустимо. Или если блюдо оформлено таким образом, что его крайне неудобно есть, или оно не слишком эстетично выглядит на тарелке.

Важно сообщить поварам гастрономические предпочтения гостей - кто-то из них может соблюдать пост, диету, у кого-то пищевая аллергия или особый план питания.

Также нужно сказать официантам заранее, кто именно из гостей не должен получить блюдо с теми или иными ингредиентами.

Банкетное меню. Что касается выбора меню, то обычно в этом вопросе можно положиться на профессионалов кейтеринговой компании. Однако важно не забывать, что при наличии иностранных гостей меню должно быть интернациональным. Или же в противоположность интернациональному можно предложить меню русской кухни, подчеркнув тем самым национальный колорит. Такой вариант чаще выбирают для приемов, устраиваемых исключительно для иностранных гостей или делегаций из других стран.

Банкетное интернациональное меню для официального приема

Кроме прочего, гостям обязательно надо предложить персональные меню . Обычно их заранее печатают в типографии.

Чаще всего это небольшая брошюрка, на каждой странице которой отдельно перечислены блюда в порядке очередности их появления на столе: холодные закуски, салаты, горячие закуски, основные блюда, гарниры, десерт, напитки.

Для удобства иностранных гостей все названия блюд должны быть переведены на соответствующий язык (например, французский). Обычно русский вариант меню представлен на левой странице, а иностранный - на правой. Или можно напечатать нужное количество меню отдельно на одном и на другом языке.

■ Фуршет, как правило, чуть менее торжественный и обязывающий, но элегантный и при этом наиболее распространенный вариант приема.

Фуршет проводят стоя. Обычно расставляются высокие круглые столики, к любым из которых гости могут подойти, чтобы перекусить или выпить бокал шампанского, не отрываясь от светской беседы. На фуршете накрываются столы с различными закусками и напитками - так называемые буфеты, или станции - гости подходят к ним и выбирают себе угощение.

На фуршете в зале обязательно должны быть официанты - они следят, чтобы гостевые столики были убранными, а станции пополнялись блюдами. Официанты курсируют между столами, предлагают гостям охлажденное шампанское и другие напитки.

Музыкальное сопровождение

Важно заранее обсудить с музыкантами вопросы оплаты их услуг. Можно договориться с ними, что, если фуршет затянется, они продолжат работать за доплату. Другой вариант - в конце вечера заменить живую музыку аудиозаписями. В этом случае заранее позаботьтесь об аппаратуре и подберите репертуар. Нельзя допустить, чтобы после того, как выступление музыкантов закончится, в зале наступила тишина и гости почувствовали себя неловко.

Фуршетное меню для официального приема

ШАГ 4. СОСТАВЛЯЕМ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ СМЕТУ МЕРОПРИЯТИЯ

Следующим важным шагом является подсчет предстоящих расходов, связанных с проведением торжества. Если бюджет мероприятия утвержден, необходимо в него вписаться. Если бюджет нет, важно зафиксировать и просчитать все возможные траты.

Виновник торжества должен уже на этом этапе узнать, во сколько примерно обойдется организация мероприятия, чтобы потом не было сюрпризов при выставлении счетов на оплату.

Важно согласовать с руководителем предварительный бюджет мероприятия, по возможности в письменной форме. Для этого попросите руководителя отправить вам подтверждение по электронной почте, завизируйте распечатанную смету личной подписью руководителя или придумайте любой другой удобный способ.

Работа с большими суммами денег - дело ответственное. Необходимо иметь страховку на случай претензий: «А Ивану Ивановичу подобное мероприятие обошлось гораздо дешевле», или «Мы с семьей посоветовались и решили, что расходы явно завышены», или «А что, мы обсуждали именно эту сумму? Что-то слишком дорого…» и т.п.

Обратите внимание!

Важно иметь четкие и понятные договоренности: кто, на каких условиях и каким образом оплачивает счета!

Надо понимать, что при организации такого рода масштабных мероприятий возникает несчетное количество трат. Часть расходов - крупные счета, например за аренду помещения, другие - более мелкие, такие как за оформление зала, музыкальное сопровождение.

Но будет и огромный ворох незначительных трат: такси для гостей, курьерская доставка и т.п., а также обязательная часть любого мероприятия - наличные траты. Наличными можно оплачивать все что угодно - от услуг ведущего до чаевых официантам.

Наши советы

Заблаговременно узнайте, кто из подрядчиков выставляет счета, а кто предпочитает исключительно наличный расчет.

Выясните, кому и по какой схеме следует направлять счета на оплату. Узнайте, нужно ли их предварительно визировать лично у руководителя, на чье имя выставляются счета, есть ли лимиты сумм для выставления счетов и т.д.

Всегда имейте определенный запас наличных денег!

ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ И РАССЫЛАЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ

Этот пункт - один из ключевых, несмотря на его кажущуюся формальность.

Именно благодаря ответам на приглашения можно спрогнозировать количество гостей - разумеется, приблизительно.

Это, в свою очередь, имеет важное значение при составлении плана рассадки на банкете, заказе угощений и напитков, размещении гостей в зале во время проведения основной официальной части мероприятия, организации трансферов, бронировании номеров в отеле и т.д.

При организации мероприятий подобного рода на приглашениях желательно не экономить: дизайн, качество бумаги и печати должны быть на высоте.

Хорошим тоном считается подписать все приглашения. Разумеется, сделать это должен виновник торжества собственноручно.

Также уместно заказать в типографии именные приглашения, а не вписывать фамилии от руки в пустое поле.

По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то через «своих» людей - охранников, водителей или помощников руководителя. Обычно так доставляют приглашения особо статусным гостям.

Дело в том, что это могут быть персоны из правительства или структур, вход куда открыт далеко не для всех. Было бы странно направлять в подобные места обычного курьера! Кроме того, это отличная возможность лишний раз выразить свое уважение.

Для большей уверенности в том, что приглашения дойдут до своих адресатов, можно продублировать сообщения, направив их по электронной почте каждому гостю. Для того чтобы подготовка, рассылка приглашений и обработка ответов на них прошли максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, который свободно ориентируется в списке гостей (лучше сделать это самой).

Как подготовить именные приглашения

■ Составьте с руководителем список гостей. Перепроверьте его, чтобы убедиться, что никого не забыли.

■ Узнайте, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним - по имени и отчеству, к другим - только по имени, а к третьим - с обращением «уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur» и т.д.).

■ Составьте список имен для печати приглашений в типографии.

■ Убедитесь, что все перечисленные руководителем персоны, а также их контактные данные вам известны.

■ Составьте список адресов для рассылки электронных приглашений. Определитесь, кто из гостей получит приглашение на личную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную. Это необходимо для того, чтобы корректно сформулировать обращение в сопроводительном письме (если приглашение будет направлено во вложении).

■ Воспользуйтесь опцией «уведомить о получении и прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

■ Составьте список адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее продумайте, какие из них доставит курьерская служба, а какие - «свои» люди. В последнем случае заранее позаботьтесь о пропусках.

■ Определитесь, через какой промежуток времени уместно будет обзванивать потенциальных гостей, чтобы узнать их решение. Выберите того, кто именно это будет делать, так как список может быть огромным, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор - еще большей. Убедитесь, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: электронный ящик «работает», телефон включен, трубку снимают.

■ Оперативно вносите изменения в список приглашенных.

■ Обязательно интересуйтесь у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им помощь, например по организации трансфера или проживания в городе проведения торжества. Уточните, имеются ли у них особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например) и т.д.

■ Пропишите в приглашении программу мероприятия (основные пункты) с указанием времени начала каждой части и непременно дресс-код. А также дополнительную информацию, например о том, что если мероприятие проводится в историческом особняке, то каблуки-шпильки могут быть запрещены (см. врезку на с. 6).

ШАГ 6: ОРГАНИЗУЕМ РАБОТУ С ПРЕССОЙ

Если мероприятие решено освещать в прессе, то необходимо назначить ответственных за эту часть подготовки мероприятия. Обычно это собственная PR-служба, которая решает следующие задачи:

Составляет список редакторов и журналистов, присутствие которых на церемонии желательно;

Пишет пресс-релиз и организует пресс-конференцию;

Учитывает количество приглашенных журналистов при планировании размещения в зале присутствующих во время официальной церемонии, а также при заказе напитков и закусок;

Взаимодействует с прессой по всем вопросам и следит, чтобы на приеме журналисты не докучали гостям и виновнику торжества, но при этом беспрепятственно выполняли свою работу.

ШАГ 7: СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ПОДРЯДЧИКОВ

Когда вы определились со всеми исполнителями услуг и поставщиками товаров и продуктов, обговорите с ними условия сотрудничества. Убедитесь, что все подрядчики ответственные и проверенные.

Кто может входить в список подрядчиков:

Типография, в которой будут напечатаны приглашения, кувертные карточки, программа мероприятия и т.д. (не забудьте о дизайнере!).

Курьерская служба для доставки приглашений.

Кейтеринговая компания или конкретные повара и официанты.

Организация, отвечающая за музыкальное сопровождение (на приемах такого уровня музыка обычно живая).

Компания, отвечающая за развлекательную часть программы (включая ведущего), или частные лица, предоставляющие соответствующие услуги.

Переводчики (если в них есть необходимость).

Флористическая компания, отвечающая за украшение помещения.

Экскурсоводы. Если для проведения торжества выбрано историческое место, то, возможно, имеет смысл предложить гостям частные экскурсии. Как правило, это интересно иностранцам.

Хостес-сервис . Основная функцию хостес - радушно встречать гостей. Здесь нужно заранее подумать, будет ли это сторонняя компания или роль встречающих возьмут на себя свои сотрудники. Если уровень гостей действительно высок, то спрашивать на входе, есть ли у них приглашения, не слишком учтиво - нужно знать всех гостей в лицо.

Услуги хостес не обязательно может предоставлять специализированная компания - это может быть кто-то из подрядчиков, например кейтеринговая компания. Требования к представителям службы стандартные: презентабельный внешний вид, владение иностранными языками, знание этикета, стрессоустойчивость.

Фотограф/оператор. Помимо прессы обычно приглашают фотографа или оператора, который будет вести фото- или видеосъемку для личного архива приглашающей стороны.

Транспортная компания, предоставляющая услуги трансфера, и гостиница, с которой заключаются договоренности по размещению гостей.

Другие подрядчики - в зависимости от особенностей конкретного мероприятия.

ШАГ 8: СОГЛАСУЕМ ТРЕБОВАНИЯ ВСЕХ СТОРОН, ИМЕЮЩИХ ОТНОШЕНИЕ К МЕРОПРИЯТИЮ

Речь идет о том, чтобы желание заказчика совпадало с видением подрядчика и возможностями принимающей площадки.

Все стороны должны быть вовлечены в обсуждение моментов, в которых так или иначе принимают участие.

В идеале большую часть совещаний лучше проводить в том же помещении, где будет проходить мероприятие, с участием представителя этой площадки и подрядчика.

Гораздо проще сразу пройти в зал для проведения торжества и совместно обсудить:

Подходит ли помещение, может ли вместить всех гостей, можно ли организовать дополнительные места;

Где будет располагаться пресса;

Нужно ли дополнительное оформление;

Организационно-технические вопросы: оформление сцены, микрофоны, звук, свет, гримерка, кулисы, сценарий, тайминг и т.д.

На месте легче убедиться, что все поняли друг друга верно.

Наш совет

По завершении совещания отправьте всем участникам письмо или протокол с результатами обсуждения и получите от всех подтверждение.

ШАГ 9: ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПАМЯТНЫМИ СУВЕНИРАМИ

Это хороший тон и милая традиция. Памятными сувенирами на подобном мероприятии могут быть бутафорские копии вручаемой медали с благодарностью за участие от имени виновника торжества.

Или это могут быть высококачественные альбомы по теме, объединяющей оба государства.

Как вариант, можно предложить гостям книги по истории того места, где проводится торжество, если место знаковое.

Идей масса. Главное, чтобы это соответствовало теме мероприятия и выглядело ненавязчиво.

Не нужно совать в руки гостям пакеты с сувенирами - это не корпоратив. Достаточно разложить их, например, в специально отведенном месте у входа, чтобы желающие могли сами выбрать сувенир на память.

ШАГ 10: ПЛАНИРУЕМ РАССАДКУ ГОСТЕЙ ВО ВРЕМЯ ТОРЖЕСТВЕННОЙ ЧАСТИ МЕРОПРИЯТИЯ

Мы уже говорили о плане рассадки, но остановимся на нем еще. Ясно, что на подобном мероприятии планов рассадки может потребоваться, как минимум, два в течение вечера: на официальной церемонии вручения награды и на банкете.

Оба плана рассадки гостей в обязательном порядке необходимо согласовать с руководителем.

Среди гостей могут быть персоны, занимающие высокие государственные посты. Им должно быть уделено соответствующее внимание и при рассадке, и в течение всего вечера.

Необходимо учитывать, что некоторые из них захотят поздравить виновника торжества со сцены. Это значит, что для желающих выступить нужно зарезервировать первые ряды.

Обратите внимание!

Статус многих персон позволяет им не сообщать заранее о своем желании публично выступить - подобное желание может быть спонтанным.

Поэтому организатору мероприятия нужно всегда держать руку на пульсе событий и стараться их предвосхищать. Есть смысл поинтересоваться у руководителя его мнением по поводу того, может ли кто-то из гостей изъявить желание поздравить его со сцены, - и в соответствии с этим запланировать места в зале для таких персон. Руководитель знает своих гостей лучше - ему виднее, склонен ли гость к произношению речей и насколько тесны их отношения.

Можно попробовать самостоятельно проанализировать список приглашенных на предмет того же исследования. Или самый очевидный вариант - позвонить помощникам предполагаемых поздравителей и уточнить, нет ли в планах их руководителя подобного желания. В случае положительного ответа постарайтесь узнать приблизительную продолжительность выступления. Это важно учитывать, чтобы план вечера не вышел из-под контроля.

ШАГ 11: ОБЕСПЕЧИВАЕМ БЕЗОПАСНОСТЬ ГОСТЕЙ

Этот пункт специфичен. Уровень мероприятия и его участников требует того, чтобы охрана, подъезды к площадке и доступ на торжество были организованы по высшему разряду.

Обычно этим вопросом всецело занимается служба безопасности. Однако организатору мероприятия важно знать все детали, чтобы координировать действия гостей и отвечать на вопросы помощников и других приближенных лиц участников торжества.

Здесь важно понимать, что у каждой из ВИП-персон, участвующих в мероприятии, будет своя служба охраны. Все эти люди захотят заранее лично пообщаться с организатором торжества и узнать все технические и организационные детали: как обеспечена охрана площадки, как и кто будет контролировать подъезд ко входу и проход в здание, где оставить машину, где будут находиться личная охрана и помощники в ожидании своего руководителя, где и с кем будет сидеть их руководитель на вечере, контакты всех ответственных за организацию мероприятия и т.д.

ШАГ 12: ОРГАНИЗУЕМ ТРАНСФЕР И ПРОЖИВАНИЕ ДЛЯ ГОСТЕЙ

Организаторы мероприятия, как правило, берут на себя решение вопросов, связанных с доставкой гостей на место проведения торжества и размещением их в гостинице.

Это возможно в ситуации, если для виновника торжества и большинства приглашенных родной город, к примеру, Москва, а церемонию вручения награды по тем или иным причинам решено проводить в Санкт-Петербурге (или наоборот). А также это актуально в случае прибытия большого количества иностранных гостей.

В такой ситуации желательно заранее назначить сотрудника, отвечающего исключительно за вопросы трансферов и размещения.

Нужно проследить, чтобы все гости, которым потребуются услуги по организации проезда и проживания, получили контакты сотрудника принимающей стороны, отвечающего за эти вопросы. И да, он должен быть на связи 24 часа в сутки.

Сотрудник должен обладать достаточным для решения большинства задач уровнем компетентности и умением действовать самостоятельно. Кроме того, у него должны быть необходимые полномочия и ресурсы для оказания оперативной помощи гостям (например, договориться о замене номера в гостинице или продлении проживания). Все эти вопросы скорее технические, но от них зависит качество пребывания гостя у приглашающей стороны!

Как организовать трансфер и проживание гостей

■ Заранее выясните, кто оплачивает машины и гостиницу - сами гости или приглашающая сторона.

■ Уточните, каким образом будет осуществляться оплата: поразово или единым счетом по завершении мероприятия.

■ Заранее узнайте примерное количество гостей, нуждающихся в соответствующих услугах, и с учетом этого забронируйте номера в гостинице и машины в трансферной компании.

■ Продумайте, какого уровня номера для гостей нужно забронировать и какого класса автомобили заказать для трансферов. Возможно, потребуется составить поуровневый список.

■ Выясните, по какой схеме будут оплачены дополнительные услуги для гостей - продление проживания в гостинице и/или пользования трансфером, повышение уровня гостиничного номера, заказ дополнительных услуг в гостинице (печать документов, заказ обслуживания в номер, оплата напитков и закусок из бара и т.д.).

■ Проследите, чтобы за иностранными гостями были закреплены водители со знанием соответствующего языка.

■ Для обеспечения быстрой связи передайте телефонные номера водителей тем гостям, которых будут встречать в аэропортах и на вокзалах.

ШАГ 13: УЧИТЫВАЕМ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПРОСЫ ГОСТЕЙ

При большом количестве приглашенных гостей, особенно если многие из них иностранцы или из других городов, наверняка возникнет масса дополнительных запросов и пожеланий: помочь в оформлении въездных виз, приобрести ж/д или авиабилеты, записать гостя на процедуры в салон красоты, подобрать места для шопинга, организовать индивидуальные экскурсии и т.д.

Гостям, конечно, ни в чем нельзя отказывать, но к моменту поступления запросов нужно четко знать, кто и как будет это оплачивать и кто конкретно будет решать эти вопросы со стороны организатора.

В следующих номерах журнала мы поговорим о том, как организовать день рождения руководителя в разных форматах - масштабное непубличное мероприятие (без освещения в прессе) и закрытое домашнее (для своих).

Спринг-ролл - весенние роллы, или китайские блинчики - рулетики, которые по форме напоминают голубцы, но состоят из других ингредиентов. Как правило, это рисовая бумага, морепродукты, лапша и различная зелень.

Сорбе (фр. sorbet ) - замороженный десерт, приготовленный из сахарного сиропа и фруктового сока или пюре.