Всякой организации непременно нужно иметь трудовые книжки каждого, кто в ней работает на постоянной основе и дольше пяти дней. Кадровики отмечают здесь всю важную информацию о профессиональной деятельности его владельца - таково требование Трудового кодекса и образец и правила заполнения трудовой книжки, мы разберем в сегодняшней статье.

Делать отметки на страницах книжки разрешается ручкой синего (как вариант – фиолетового) или чёрного цвета, использование разного рода сокращений считается ошибкой.

Данные на титульном листе:

1. Имя. Оно должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов. Данные можно отыскать в паспорте, правах на вождение автомобиля, военном билете и подобных документах.
2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании. Данные, необходимые для верного заполнения этого пункта, следует брать из документов, что предоставил работник.
4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
5. Дата заполнения. Как правило, тут фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
6. Подпись владельца книжки. Тут всё понятно, расписывается сам трудоустраивающийся.
7. Подпись сотрудника, который занимается всеми вопросами, связанными с оформлением подобных документов. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

Внесение данных об основной работе

1. Название фирмы. Оно записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
2. Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е., к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Примечательно, что эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.
3. Дата. Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.
4. Запись об оформлении на работу. Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.
5. Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки. Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.

Внесение сведений о трудовой деятельности по совместительству

Порой бывает, что работник выполняет определённые обязанности, совмещая их со своей основной работой. Сведения о такой трудовой инициативе записываются только по желанию самого работника. Если желание у него имеется и он попросил сделать отметку в книжке, то порядок внесения данных будет аналогичным описанному ранее, только название организации второй раз писать не нужно.

Перевод в иное подразделение или смена должности

Бывает такое, что сотрудник переводится для дальнейшей работы в другой отдел или меняет должность. Естественно, такие перемены в его карьерном пути необходимо зафиксировать в трудовой.

1. Номер записи. Новая веха в трудовой помечается, конечно же, новым по счёту номером.
2. Дата. Арабскими цифрами пишется дата официального перевода.
3. Запись о переводе или о занятии новой должности. В третью графу пишутся название подразделения, куда переведён владелец трудовой, и его новая должность.
4. Основание перевода. В последний столбец таблицы записываются данные приказа о переводе.

Внесение информации об увольнении

Увольнение сотрудника – повод для очередной записи в трудовую, причём сделать её надо вовремя, так как в заключительный рабочий день её требуется вернуть владельцу. Промедление в таком деле может грозить штрафом и выплатой компенсации сотруднику, прекратившему работать в данной организации.

1. Порядковый номер. Увольнение – это очередная запись, и она должна иметь свой номер в предназначенной для этого графе.
2. Дата. Тут указывается дата заключительного рабочего дня – именно она считается датой окончательного увольнения. Естественно, цифры должны быть арабскими.
3. Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК. К примеру, если увольнению предшествовало непосредственное желание сотрудника, надо сослаться на статью 77, п.3.
4. Основание. В последней графе вписываются данные того документа (как правило, приказа об освобождении от должности), на основании которого произошло увольнение.
5. Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.

Внесение исправлений

Порой случаются ошибки при записывании разной информации в трудовую, к примеру, вместо «старший инженер» написано просто «инженер». Ошибку, конечно же, необходимо исправить, мы уже писали более подробную статью об . Зачёркивать и замазывать что-либо запрещается, и для исправления есть только один способ – признание ошибочно указанных данных недействительными:

1. Номер. Проставляется номер очередной записи.
2. Дата. Записывается дата, с которой ошибочная запись будет считаться недействительной.
3. В третьем столбце пишется следующий текст «Запись под № _ недействительна».
4. Делается новая запись с актуальной и верной информацией, для которой также проставляются свой номер по порядку и дата.

Сегодня оформление трудовых книжек регламентируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но эти нормативные акты содержат довольно много противоречий, поэтому при возникновении спорных ситуаций нужно применять документ, имеющий наибольшую юридическую силу – Трудовой кодекс. Итак, в помощь кадровикам небольшая инструкция по заполнению трудовых книжек.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Начнем с того, что документ ведется на каждого работника организации, который проработал более пяти дней и для которого эта работа является основной. К таким сотрудникам относятся также сезонные и временные работники, а также внештатные, если они подлежат социальному страхованию. Трудовые книжки совместителей ведутся по их основному месту работы, а при утрате по вине работодателя выдается дубликат.

Все записи должны делаться полностью (без сокращений), иметь свой порядковый номер в разделе, а все даты должны быть записаны только арабскими цифрами. При этом число пишется двумя цифрами (например, 03, 24 или 15), месяц – двумя цифрами (например, 01, 10 или 11), а год – четырьмя цифрами (например, 2014).

При приеме сотрудника на работу проверяется подлинность его трудовой книжки по сравнительным характеристикам и соответствие данных на первой странице паспортным (они должны полностью совпадать). Кроме того, на титульном листе должна быть печать первой организации, в которой работал сотрудник. Без печати книжка считается недействительной. Если выявляются нарушения или отсутствие трудовой книжки, работодатель заводит новую. А если последняя запись о работе нового сотрудника не закрыта (то есть отсутствует запись об увольнении с прежнего места работы), то запись о приеме делать нельзя, так как юридического подтверждения увольнения с прежнего места работы нет.

В трудовую не вносятся записи о наложенных на сотрудника взысканиях, за исключением увольнения. А вот записи об установлении непрерывного стажа или невключении в непрерывный стаж определенных временных промежутков вносятся в установленном порядке.

Разделы трудовой книжки

Предусмотрено всего три раздела:

• сведения о работнике;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Первый раздел находится на титульном листе и содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании и профессии (специальности). Все эти данные указываются полностью, без сокращений, инициалов, на основании паспорта и документов об образовании. После заполнения титульного листа сотрудник проверяет правильность и ставит свою подпись. Титульный лист также подписывает работник отдела кадров, который отвечает за ведение трудовых книжек. Внизу листа ставится гербовая печать организации. Второй раздел заполняется сведениями о работе, где производятся записи о приеме, переводе и увольнении с указанием сроков, должностей и наименований организаций. Каждая запись подтверждается номером приказа и штампом или печатью организации. В разделе о награждениях фиксируются все награждения и поощрения сотрудника с указанием даты, достижений и награды, а также документа на основании которого произведена запись.

Если какой-то из разделов заканчивается, сотрудник отдела кадров оформляет специальный вкладыш в трудовую книжку.

Пошаговая инструкция заполнения

При приеме сотрудника на работу, представитель отдела кадров должен проверить наличие у него трудовой книжки и правильность ее заполнения. Если же такого документа нет, то его необходимо завести. Как правильно заполнить трудовую книжку подскажет Инструкция, утвержденная Постановлением Правительства РФ №69, а если вкратце, то нужно действовать следующим образом:

Шаг 1. Проверка или заполнение титульного листа

На титульной странице должна быть следующая информация:

• фамилия, имя и отчество в соответствии с паспортными данными;
• дата рождения, записанная полностью арабскими цифрами;
• образование, например, «среднее профессиональное» или «высшее профессиональное»;
• специальность (указывается в именительном падеже, например, «бухгалтер»);
• дата заполнения (она должна быть не позднее пяти дней с момента оформления на первое место работы);
• подпись владельца;
• подпись и расшифровка подписи сотрудника отдела кадров;
• печать организации.

Шаг 2. Занесение записи

После проверки или заполнения титульного листа, можно приступать к занесению информации о приеме на работу. Это делается в течение первых пяти рабочих дней сотрудника. Сначала (до самого текста) необходимо либо поставить штамп организации, в котором указаны все ее данные, либо написать их от руки. Потом можно переходить к заполнению граф:

• графа №1 – порядковый номер – ставится под штампом предприятия или его наименованием и напротив записи о приеме (увольнении, переводе);
• графа №2 – дата – она заполняется арабскими цифрами и полностью соответствует дате приема на работу (перевода, увольнения), независимо от того, в какой день заполняется трудовая книжка; при этом днем приема считается дата указанная в трудовом договоре, а датой увольнения – последний рабочий день;
• графа №3 – сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела без сокращений, например, «уволен в связи с окончанием срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса российской Федерации» и подпись владельца книжки;
• графа №4 – основание, согласно которому сделана запись – приказ, протокол, решение общего собрания, его номер и дата, например, «Приказ от 12.06.2010 г. №148-ок».

Шаг 3. Награждения

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся только записи о почетных званиях, государственных наградах, награждении почетными грамотами, нагрудными значками или дипломами, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации, уставом организации или коллективным договором. При этом запись производится, как и при заполнении раздела «Сведения о работе». То есть:

• в графе №1 – порядковый номер записи
• в графе №2 – дата
• в графе №3 — тип награды, кем и за какие заслуги награжден работник
• в графе №4 – основание (указ, приказ, постановление).

Стоит отметить, что денежные премии и ценные подарки в раздел о награждениях не вносятся.

Заполнение вкладыша

Если заполнены все страницы одного из разделов, то в книжку вшивается вкладыш, который ведется и заполняется по тем же правилам. Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгого учета и при выдаче его сотруднику в книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» с указанием его номера (запись от руки делать нельзя, а штамп обычно ставят на титульном листе, но можно это делать и на развороте обложки).

Сам вкладыш без трудовой книжки считается недействительным, а вшивать его принято между последней страницей и обложкой (хотя по поводу места вшивания точных указаний в нормативных актах нет). Нумерация страниц во вкладыше продолжает нумерацию страниц. А на титульный лист вкладыша обязательно ставится печать организации.

Записи о совместительстве

Трудовая книжка по закону заполняется в той организации, где человек работает в качестве основного сотрудника. Записи о работе по совместительству делать не обязательно. Но по желанию работника их можно внести. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? Делать это должен сотрудник отдела кадров того предприятия, где работник является основным, а записи производятся на основании документов, которые работник предоставляет с места работы по совместительству. Если сотрудник работает по совместительству на том же предприятии, то запись делается на основании внутренних документов. Порядок внесения записи следующий:

• графа №1 – указывается порядковый номер записи;
• графа №2 – указывается дата приема на работу по совместительству;
• графа №3 – делается запись о приеме на работу по совместительству с указанием наименования структурного подразделения организации, наименования должности, профессии с указанием квалификации;
• графа №4 – указывается документ с номером и датой, на основании которого внесена запись.

Если работник увольняется с работы по совместительству, то запись об увольнении производится в том же порядке, на основании документа с места работы по совместительству.

Исправления записей на титульном листе

Иногда возникает необходимость внести исправления в информацию на титульном листе. Например, если после замужества женщина изменила фамилию или наоборот, после развода вернула себе девичью. Что говорит по этому поводу Инструкция по ведению трудовых книжек? Ответ прост: прежние данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и записываются новые, при этом все изменения нужно делать на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о рождении, об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения). Ссылка на соответствующий документ, который сотрудник предоставляет в отдел кадров, делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется печатью организации и подписью руководителя или ответственного лица.

Но бывают случаи, когда личные данные сотрудника на титульной станице указаны с ошибкой (вместо «Наталия» написано «Наталья» или сделана ошибка в дате рождения или фамилии) и это выясняется только тогда, когда работник устраивается на новую работу и сотрудник отдела кадров, проверяя документы, находит несоответствие. В этом случае по Инструкции нужно обратиться к прежнему работодателю, который должен обеспечить исправление ошибок или выявленных неточностей.

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки

При проверке часто выявляются ошибки, которые допускают работники отдела кадров при их заполнении. Среди самых популярных:

• неправильно указанные фамилия, имени или отчества;
• неправильно записанная дата рождения (при заполнении титульного листа до 11.11.2003 года месяц рождения указывался прописью, а после 11.11 2003 года – арабскими цифрами);
• отсутствие информации об образовании (графа остается пустой, а информация о наличие образования подчеркивается внизу одной чертой); если человек сначала имел одно образование, а потом получил другое, информация о нем записывается рядом с первым (при этом ссылка на документ на развороте может не делаться);
• сведения об образовании указаны не полностью;
• не указывается профессия, специальность;
• не указывается дата заполнения;
• отсутствует подпись владельца;
• отсутствует печать организации на титульном листе;
• сведения о приеме на работу внесены через шесть и более рабочих дней;
• нарушение порядка указания основания для внесения записи (в графе №4 сначала нужно писать наименование документа полностью, потом его дату, а потом уже номер документа);
• проставление после записи об увольнении печати отдела кадров предприятия (согласно действующим правилам, после записи должна быть гербовая печать организации);
• отсутствие после последней записи подписи работника, подтверждающей, что он ознакомлен и согласен со всеми записям;
• внесение информации о работе в раздел о награждениях.

Исправления записей

Согласно Инструкции зачеркивание неточных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Как же сделать исправление записи в трудовой книжке? Неправильную запись следует признать недействительной и внести правильную.

Если нарушена нумерация записей, то исправить ее можно только признав всю запись под соответствующим номером недействительной, а потом поставить номер, под которым запись должна быть изначально, а в графу №3 написать: «Запись за номером (указать номер) недействительна». После этого нужно вновь повторить запись уже под другим номером.

Уничтожение испорченных бланков

Устаревшие, а также испорченные бланки трудовых книжек или вкладышей подлежат уничтожению. Делать это нужно по правилам работы с бланками строгого учета, создав специальную комиссию, которая подтвердит процедуру уничтожения, составив соответствующий акт. В акте указывается причина уничтожения бланков, а также их серийные номера. Под актом расписываются все члены комиссии, а утверждает акт руководитель организации.

Особые случаи

Часто работники отдела кадров сталкиваются с вопросом: как отразить информацию о том, что какой-то срок не включается в непрерывный трудовой стаж. Это бывает если гражданину назначены, например, исправительные работы. В этом случае в трудовую книжку делается соответствующая запись:

• графа №1 – порядковый номер записи;
• графа №2 – дата внесения записи;
• графа №3 – запись по форме: «Время работы с (число, месяц, год) по (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»;
• графа №4 — указывается основание для записи (приказ, распоряжение работодателя, которое издается в соответствии с определением или приговором суда), его дата и номер.

К особым случаям можно отнести и необходимость внести запись о присвоении работнику нового разряда, категории, класса, а также установления второй профессии. Соответствующие записи вносятся в в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке. Образец заполнения трудовой книжки с подобными формулировками можно найти чуть ниже.

Если в период работы сотрудника в организации производится смена ее наименования, запись об этом также вносится в трудовую книжку. Это очень важный момент, поскольку после изменения наименования на предприятии поменяется печать и в случае увольнения сотрудника под записью будет поставлена уже новая печать с новым наименованием. А если не будет записи о переименовании, пенсионный фонд не засчитает в стаж время работы на данном предприятии. То же самое касается и переименования должности, на которой работает сотрудник. Если были изменения в штатном расписании, они также должны быть отражены.

Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
2. Во второй – впишите дату.
3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.


Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

• в приказе,
• в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

1. Поставьте следующий порядковый номер.
2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

• «Запись за номером 45 недействительна
• Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
• Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

• акт об отсутствии на рабочем месте;
• докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

1. Название вашей компании.
2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Приложение N 1
к постановлению Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. N 69

Инструкция
по заполнению трудовых книжек

С изменениями и дополнениями от:

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию,пункт 3 статьи 77

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 г. N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п.3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3 , прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Она выдается нанимателем при первом трудоустройстве после оформления контракта. По этому факту издается приказ. На его основании не позднее пяти дней в бланк вносится запись.

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу - не основание для отказа в трудоустройстве. У гражданина может не быть документа, т.к. он ранее не работал. Чтобы его завести, человеку нужно написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить бланк (ст. 65 ТК РФ).

Записи вносятся на русском языке синими или черными чернилами.

Заполнение начинается с титульника:

С паспорта вносятся Ф.И.О сотрудника.

Дата рождения.

Сведения об образовании.

Профессия и специальность вписываются на основании диплома.

Если работнику менее 18 лет и он продолжает свое обучение, строка об образовании не заполняется до получения диплома (см. пункт 2 ).

На титульном листе гражданин ставит подпись, подтверждая правильность внесенных сведений.

Кадровым работником указывается дата заполнения, ставится печать организации и подпись.

Оформление раздела сведения о работе

Согласно ст. 66 ТК РФ , оформление трудовой книжки при приеме на работу является обязательным условием.

В повседневной работе кадровики часто используют образец оформления трудовой книжки при приеме на работу. Представим его на примере записи на прием швеи в трудовой книжке:

В разделе “Сведения о работе” указывается название фирмы: “Общество с ограниченной ответственностью “Пион” (ООО “Пион”);

В первой графе под наименованием компании указывается номер записи по порядку.

Во вторую арабскими цифрами вносится фактическая дата приступления к труду.

В третью вносятся сведения о трудоустройстве с указанием должности: “Принята в цех по пошиву женской легкой одежды на должность швеи”;

В четвертой - указываются реквизиты приказа.

Образец заполнения сведений

Правила оформления

Записи вносятся в бланк на основании не позднее 5 дней с даты трудоустройства. При расторжении контракта - в день увольнения.

Работника под подпись знакомят с каждой записью в бланке и в личной карточке.

Оформление трудовой книжки при последующем трудоустройстве

Внесение информации при последующем трудоустройстве происходит в том же порядке за исключением оформления титульного листа.

Если гражданин говорит, что потерял документ, он может написать на имя работодателя заявление с просьбой выдать ему бланк. На основании заявления ему оформят новый. Но иногда работники поступают так с целью получить . Он может понадобиться, чтобы работать одновременно по двум бланкам в разных организациях. Однако надо помнить, что это незаконно.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ