Правильная постановка делопроизводства у мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, судебных приказов и постановлений, четкого и культурного обслуживания лиц, обращающихся в судебный участок. Совершенствование делопроизводства у мирового судьи должно осуществляться путем внедрения принципов научной организации труда, передовых форм и методов работы с документами, механизации и компьютеризации.

Правила судебного делопроизводства в РФ являются едиными и соответствуют ГОСТу, однако с учетом имеющихся различий внутри отечественной судебной системы делопроизводство для отдельных звеньев судов имеет свои особенности. Так в каждом субъекте РФ разработаны инструкции по делопроизводству аппаратом мирового судьи.

Инструкция определяет руководство делопроизводством в мировом суде и распределение основных обязанностей между работниками аппарата мирового судьи. Например, мировой судья организует работу аппарата и следит за сроками прохождение дел и материалов, а секретарь осуществляет прием, регистрацию и отправление корреспонденции, учет и хранение вещественных доказательств, выдает справки.

Прием граждан производится мировым судьей, работниками его аппарата в дни и часы, установленные приказом мирового судьи. Расписание приема посетителей должно быть вывешено на видном месте. Граждане, прибывшие из других населенных пунктов, принимаются в течение рабочего дня мировым судьей либо его секретарем. Выдача справок и документов производится работниками аппарата мирового судьи в дни и часы, установленные приказом мирового судьи.

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в судебный участок мирового судьи принимаются, а также отправляются секретарем мирового судьи. Поступившие в участок дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции. Отправка по назначению судебных дел и документов производится секретарем мирового судьи.

Все уголовные и гражданские дела, поступившие в судебный участок, регистрируются на учетно-статистических карточках. Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел, других производств и материалов в мировом суде описывается подробно.

Инструкция регламентирует оформление уголовных дел на стадии подготовительных действий к судебному заседанию в мировом суде, подготовка дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании мирового суда (день и час рассмотрение дела, порядок направления повесток), оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения в мировом суде (с приговора, решения, судебного приказа, определения или постановления снимаются копии, выдаются участникам процесса). Важная роль в подготовке рассмотренного дела к сдаче отводится секретарю судебного заседания.

Регламентируется инструкцией прием и учет апелляционных, частных жалоб и протестов, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотре заочного решения в мировом суде. Один из разделов инструкции посвящен вопросам обращения к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений мирового судьи. Это возлагается на мирового судью их постановившего. Уголовное или гражданское дело может быть сдано в архив только в соответствии с резолюцией мирового судьи.

Детально регламентированы прием, учет и хранение вещественных доказательств и личных документов осужденных в мировом суде. Вещественные доказательства хранятся в судебном участке. В инструкции также определяется порядок выдачи судебных дел и документов, ведение и хранение нарядов, книг, карточек и журналов в мировом суде.

Отлично поставленное делопроизводство в суде каждого уровня очень важно, а для мирового судьи тем более, поскольку оно показывает «лицо» судебной власти данного уровня. Мировой судья находится на первой ступени судебной иерархии, он наиболее доступен населению. Налаженное делопроизводство - это начало судебного процесса в назначенное время, своевременное разрешение дел и обращение к исполнению судебных актов мирового судьи, культурное обслуживание посетителей, хорошо поставленный учет всей документации, касающейся судебной деятельности мирового судьи. Правильная организация делопроизводства является одним из важных условий работы мирового судьи, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения судебных постановлений. Его необходимо совершенствовать в рамках внедрения принципов научной организации труда, передовых форм и методов работы с документами, компьютеризации рабочего места, разработки рациональных форм разделения труда между работниками аппарата. Работу мирового судьи обеспечивает его аппарат, основными задачами которого являются организационное, информационно-аналитическое и документационное обеспечение его деятельности. Делопроизводство у мирового судьи будет действовать эффективно, когда его аппарат в совершенстве будет знать инструктивный материал, значение и назначение любого бланка, документа, изучит принципы научной организации труда, делового общения, будет владеть компьютером и иными информационными технологиями. Работники аппарата мирового судьи должны иметь четкое представление о месте мировой юстиции в судебной системе России, соотношении судов в судебной системе, порядке работы различных юридических учреждений, с которыми соприкасается мировой судья (прокуратуры, адвокатуры, бюро экспертиз, нотариата и т. д.), а также знать основы гражданского и уголовного процесса, нормы гражданского, семейного, трудового права, законодательство об административных правонарушениях. Мировой судья руководит делопроизводством и проверяет его состояние на судебном участке. Работу аппарата он организует в соответствии с инструкцией, утверждаемой Управлением Судебного департамента при Верховном Суде РФ по данному субъекту. Мировой судья следит, чтобы оформление всей документации проводилось в соответствии с требованиями государственных стандартов. Также он обязан: 1) в целях повышения производительности, наиболее четкого исполнения служебного долга распределять должностные обязанности между работниками аппарата и осуществлять систематический контроль их выполнения; 2) следить за сроками прохождения дел и материалов; 3) организовывать хранение, отбор и сдачу в архив документов, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли; 4) давать разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов; 5) внедрять передовой опыт работы других мировых судей в области делопроизводства, средства оргтехники, решать вопросы организации рабочих мест; 6) обеспечивать регулярное проведение занятий с работниками аппарата по повышению квалификации, организовывать освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов. Прием почты - это своего рода безъявочный прием населения и представителей различных организаций, которые сообщают мировому судье суть вопроса в письменном виде. Поэтому к регистрации входящей почты (заявлений, жалоб, требуемых документов, материалов и дел) необходимо относиться очень ответственно. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие к мировому судье, принимаются и отправляются секретарем. На первой странице обложки дела или письма проставляется штамп, где указывается номер регистрации по журналу входящей корреспонденции и дата поступления материала. Как требует инструкция, вскрывать письма, пакеты должен помощник мирового судьи, поскольку необходимо проверять соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, затем ставить штамп с датой поступления материала на судебный участок. При несоответствии вложения описи или при его отсутствии следует составить акт в двух экземплярах и немедленно доложить мировому судье. Один экземпляр акта высылается отправителю, другой приобщается к полученным документам. Все конверты от присланных документов прилагаются к ним и должны быть сохранены. Почта на имя мирового судьи с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению. Поступившие дела и письма регистрируются в журнале входящей корреспонденции. Судебные повестки, возвращенные мировому судье за ненахождением адресата, расписки в получении судебных повесток, копии исковых заявлений, обвинительные заключения не регистрируются. На них ставится отметка о времени поступления на судебный участок, и они передаются секретарю судебного заседания для приобщения к делам. Не позднее следующего рабочего дня после регистрации вся поступившая корреспонденция должна быть передана мировому судье для рассмотрения. Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, принятые судьей на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются помощнику мирового судьи для учета в журналах входящей корреспонденции. Отправка по назначению судебных дел и документов производится секретарем мирового судьи с оформлением согласно инструкции по делопроизводству. Направляемые с рассыльным судебные дела и переписка записываются в книгу для местной корреспонденции и сдаются под расписку адресатам - получателям. По участку мирового судьи проводится регистрация и учет уголовных, гражданских дел, административных и других производств и материалов; подготовка дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании; оформление гражданских дел после их рассмотрения; прием и учет апелляционных жалоб, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотре судебного решения; обращение к исполнению решений, определений и постановлений мирового судьи; ведение и хранение нарядов, книг, карточек, журналов, судебных дел и документов; организация архива. Прием и передача дел должны вестись в точном соответствии с инструкцией, разработанной и надлежаще утвержденной Судебным департаментом при Верховном Суде РФ по данному субъекту федерации. Помещения и хранилища, в которых ведется делопроизводство и хранятся судебные дела, документы, вещественные доказательства, в рабочее и нерабочее время должны отвечать требованиям, обеспечивающим сохранность документации. К таким помещениям относятся кабинет мирового судьи, кабинет помощника мирового судьи и архив судебного участка. Их размещение и оборудование должно исключать возможность бесконтрольного проникновения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них судебных дел, документов и вещественных доказательств. Прием граждан устанавливается приказом мирового судьи, в котором определяется, в какие часы и дни он ведет прием. На основании приказа составляется расписание приема посетителей, которое вывешивается на видном и доступном для посетителей месте. Выдача справок и документов работниками аппарата производится в определенное время, установленное приказом мирового судьи. Мировой судья при составлении расписания приема граждан должен по возможности учесть режим работы крупных предприятий, расположенных на его территории. В любом случае целесообразно назначить прием в утренние часы, хотя бы один раз в неделю, и во второй половине дня. Тогда посетитель может выбрать более удобное для него время. В случае временного отсутствия на судебном участке мирового судьи руководство деятельностью его аппарата осуществляет председатель соответствующего районного суда. Структура и штатное расписание аппарата устанавливаются администрацией субъекта федерации на основании областного законодательства о государственной службе. Так, в Ростовской области Законодательным собранием 27 декабря 1996 г. принят областной закон «О государственной службе Ростовской области». В нем даны определения государственной службы, государственной должности, принципы государственной службы. Классифицированы государственные должности государственной службы, описаны квалификационные требования. Установлены квалификационные разряды государственных служащих; права государственного служащего, основные обязанности, денежное содержание; прохождение государственной службы, обеспечение ее эффективности и др. У указанного закона имеется приложение № 1, где, в частности, есть раздел, определяющий должностные оклады государственных служащих аппарата мирового судьи области. В состав аппарата мирового судьи входят: 1) помощник мирового судьи с окладом 850-1000 руб. в месяц; 2) секретарь судебного заседания с окладом 600-700 руб. в месяц. Работники аппарата являются государственными служащими области, и на них в полном объеме распространяется действие законодательства о государственной службе. Помощник мирового судьи является государственным служащим категории «Б», секретарь судебного заседания - государственным служащим категории «В». Должность помощника мирового судьи является старшей государственной должностью, и для ее замещения необходимо иметь высшее юридическое образование. Должность секретаря судебного заседания является младшей, и для ее замещения необходимо иметь среднее специальное юридическое образование. Работники аппарата по представлению мирового судьи, согласованному с председателем районного суда, назначаются на должность и освобождаются от нее приказом начальника департамента администрации субъекта федерации. Основными задачами аппарата мирового судьи являются следующие: 1) организационное, информационно-аналитическое и документационное обеспечение деятельности мирового судьи; 2) организационное обеспечение взаимодействия мирового судьи с судебными и правоохранительными органами, адвокатурой, Управлением Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в области, департаментом администрации субъекта федерации по обеспечению деятельности мировых судей, иными государственными органами, органами местного самоуправления, общественными объединениями, их должностными лицами и работниками по вопросам обеспечения деятельности мирового судьи; 3) оперативное рассмотрение (в пределах своей компетенции) поступающих заявлений, жалоб и писем граждан. Так что даже список задач свидетельствует о большом объеме должностных обязанностей, которые придется выполнять двум должностным лицам, чтобы обеспечить реализацию указанных задач и способствовать выполнению основной миссии мирового судьи - оперативного и правильного рассмотрения судебных дел, отнесенных к его компетенции. Чтобы мировой судья надлежаще исполнял свои функции, к уже упомянутым действиям, связанным с выполнением задач аппарата, помощник обязан дополнительно: организовать работу аппарата мирового судьи; помогать мировому судье в приеме граждан; принимать, регистрировать и отправлять корреспонденцию; учитывать движение и хранение уголовных, гражданских и административных дел и других материалов, заполнение и ведение форм первичного учета; учитывать и регистрировать поступившие заявления, жалобы, письма и контролировать сроки их исполнения, кроме сроков рассмотрения жалоб на приговоры, решения, определения, судебные приказы и постановления; вести наряды; оформлять, подготавливать и отправлять дела для направления их в апелляционную и надзорную инстанции; контролировать получение сообщений об исполнении; контролировать уплату судебных пошлин и сборов; учитывать и контролировать исполнение судебных поручений, направленных в другие суды или поступившие из других судов, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям; учитывать частные постановления и контролировать переписку по их исполнению; подготавливать и сдавать в архив судебного участка законченные дела, журналы, картотеку, учитывать и хранить указанные материалы, вести архив судебного участка; подготавливать и сдавать в государственный, муниципальный или объединенный архив судебных участков законченные дела, журналы, картотеку; подготавливать сводные описи судебных дел постоянного хранения; составлять статистические отчеты; выдавать справки и документы по делам; выдавать подлинники документов из дел по распоряжению мирового судьи; проводить прием граждан по вопросам своей компетенции; вести табель учета времени работников аппарата; вести финансовую документацию, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей; учитывать юридическую литературу, систематизировать законодательство и судебную практику вышестоящих судов. Учитывая, что инструкция по делопроизводству у мирового судьи предусматривает ведение 23 видов основных номенклатурных нарядов и заполнение 62 форм различных журналов, книг, учетных и учетно-статистических карточек, извещений, алфавитных указателей, сведений и иной документации, в будущем необходимо будет решать вопрос об увеличении штатной численности аппарата мирового судьи или пересмотре делопроизводственной документации, которая в настоящее время в значительной степени копирует инструкции и делопроизводство в районном суде, также громоздкое. Для аппарата мирового судьи, где объем слушаемых дел будет в несколько раз меньше, чем в районном суде (в 60-е гг. XX в. районные суды создавались путем объединения нескольких судебных участков (3 и более) в единый районный (городской) суд), вести такое объемное делопроизводство - значит отнимать время у посетителей, которые приходят к мировому судье за решением более животрепещущих вопросов, хотя учет работы в делопроизводстве мирового судьи - важное требование. На секретаря судебного заседания возлагаются дополнительные обязанности: выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан; подготовка запросов, писем, выписка повесток, вызов участников процесса и свидетелей; составление и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению на судебном заседании; проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание, и отметка в повестках времени их нахождения в суде; ведение протоколов судебных заседаний; ознакомление с протоколом судебного заседания участников процесса по их ходатайствам; оформление гражданских, уголовных и административных дел после их рассмотрения; отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах; изготовление копий судебных документов по рассмотренному делу; оформление исполнительных листов и передача их по принадлежности; оформление материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения; выполнение поручений помощника мирового судьи. Эту огромную массу технической работы аппарат из двух человек сможет обеспечивать при условии, если помощник мирового судьи будет иметь объемные блок-папки по количеству его обязанностей, в которые будет складывать в течение дня копии по срочным поручениям, приему, переписке, поступившим сообщениям, а в конце рабочего дня разложит их по делам, нарядам и т. п. - так, чтобы к началу следующего рабочего дня каждый документ находился в деле, в архиве или ином назначенном для него месте. Для этого мировой судья должен освободить часть рабочего времени помощника от заседаний и приемов, скорее всего в конце рабочего дня. Чтобы секретарь судебного заседания не перенапрягался и все успевал сделать вовремя, он должен начинать свой рабочий день с выявления готовности дел к рассмотрению на судебном заседании (есть ли уведомления о вручении повесток участникам процесса, поступили ли ответы по судебным поручениям, вручены ли копии обвинительного заключения своевременно, какова ожидаемая явка лиц по делу). Ведь рассмотрение и разрешение судебных дел - основная задача и забота как мирового судьи, так и его аппарата. Затем секретарь судебного заседания обязан внести дела, назначенные на данный день, в журнал судебного заседания, вывесить список слушаемых дел на видном месте для ознакомления участвующих по делу лиц и посетителей. При такой организации секретарь судебного заседания сам будет в курсе того, какая перспектива возможности рассмотрения (отложения или приостановления) дела имеется перед началом заседания, и ответит на любой вопрос посетителю или мировому судье. И участники процесса из вывешенного списка получат необходимую информацию: где, в какое время и какое дело будет слушаться. Секретарь ведет протокол судебного заседания. Он является лицом, способствующим осуществлению правосудия, а также обязательным участником судебного разбирательства. Он должен успевать записать (хотя бы с сокращением некоторых слов) в протокол все происходящее в зале. Секретарь обязан грамотно, полно и объективно отражать все происходящее. Протокол судебного заседания является одним из важнейших процессуальных документов по делу. На работников аппарата накладывается ряд ограничений, из которых наиболее важное в разделе «Ограничения, связанные с государственной службой» описано под пунктом «а»: они не вправе, находясь на государственной службе, заниматься другой оплачиваемой деятельностью, кроме педагогической, научной и иной творческой. Всего же они имеют 11 ограничений по службе. За несоблюдение ограничений, неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, превышение должностных полномочий работники аппарата мирового судьи могут быть подвергнуты дисциплинарному взысканию. Немаловажное значение имеет сотрудничество между мировыми судьями и их аппаратом и аппаратом федеральных районных судов. По понятным причинам служащие федеральных судов накопили опыт судебной деятельности. Поэтому мировым судьям стоит перенять соответствующий опыт служащих федеральных судов. В последнее время федеральные суды взяли своеобразное шефство над участками мировых судей. Используются следующие формы взаимодействия: проверка организации делопроизводства (уголовные, гражданские, административные дела), соответствующих учетов, регистрации и т. п.; обоснованность принятых решений; хранение вещественных доказательств; согласование рассмотрения уголовных дел о лицах, находящихся под стражей в помещениях федеральных судов, в том случае, если мировые судьи не обеспечены помещением. Правильная организация делопроизводства мирового судьи и его аппарата является одним из важнейших условий его надлежащей работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения дел и исполнения судебных постановлений.