Прием посетителей – одна из важнейших функций секретаря, доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность которого во многом определяют атмосферу приемной.
Секретарь компании отвечает за организацию приема всех посетителей, а секретарь руководителя организует прием гостей руководством.
Прием сотрудников организации
Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководителю необходимо встретиться самому, а кто может быть направлен к другим должностным лицам; какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.
Организуя прием руководителя, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен быть пофамильный (с именем и отчеством) список всех работников организации.
Прием сотрудников организации по кратким текущим рабочим вопросам
Ежедневно в любой компании возникает масса рабочих вопросов, которые требуют быстрого решения. Эти вопросы могут быть решены в течение нескольких минут, а если подчиненный не имеет возможности согласовать их с руководителем, то его работа может затормозиться. К кратким рабочим вопросам относятся:
● получение устного разрешения на что-либо (например, сотрудник хочет узнать, можно ли ему воспользоваться служебной машиной);
● согласование каких-либо действий (например, сотруднику поручено организовать встречу с поставщиками, и ему важно согласовать время встречи, состав участников и перечень необходимых документов).
● получение краткой информации (например, сотруднику для выполнения поручения нужно получить координаты какой-либо организации и краткую информацию о ней, которой располагает руководитель);
● предоставление краткой информации (например, сотрудник провел важные переговоры и хочет сразу же доложить руководителю об их итогах);
● подпись документов (платежных поручений, приказов, распоряжений, договоров и т.д.). Но надо не забывать, что подпись документов – дело не всегда быстрое. Например, сотрудник уверяет, что у него «дело на пару минут, только договор подписать», а потом выясняется, что руководитель этот договор видит в первый раз и ему нужно хорошенько его изучить, прежде чем подписать.
Вопросы, которые требуют, с точки зрения подчиненных, срочного решения, есть в любой организации. Однако если каждый сотрудник будет обращаться к руководителю по мере возникновения таких вопросов, то все рабочее время руководителя уйдет на их решение. Именно поэтому важно правильно организовать поток посетителей, обращающихся со срочными вопросами. В каждой компании должно быть найдено свое решение, оптимальное именно для нее, но, если обобщить, поступить можно следующим образом: все вопросы группируются, и с каждой группой работа организуется определенным образом.
Проекты документов, которые руководитель сначала должен изучить, прежде чем принимать какое-либо решение (проекты приказов, распоряжений, писем, договоров, рекламно-информационных материалов, служебных записок), секретарь собирает в папку «На рассмотрение». В течение дня эти документы накапливаются у секретаря, а руководитель просматривает их все сразу в конце рабочего дня или в начале следующего.
Руководитель может сообщить секретарю о том, что ждет документ для срочного рассмотрения – когда исполнитель принесет документ, секретарь сразу же передаст его руководителю. Если в компании для обмена информацией используется электронная почта, исполнители пересылают документы секретарю по электронной почте. После этого секретарь распечатывает документы и складывает в папку «На рассмотрение».
Иногда сотрудники шлют письма напрямую руководителю – такие послания точно так же отвлекают руководителя, как и посещения. Если компания большая, это приводит к перегрузке руководителя, к работе в режиме пожарной команды. Кроме того, большинство руководителей предпочитают изучать документы на бумаге, сразу же помечая вопросы и делая замечания.
Документы, которые руководитель уже видел и одобрил, готовые к подписанию, секретарь помещает в папку «На подпись». Эти документы руководитель может подписать все сразу, выделив для этого 10–15 минут либо в середине дня (для разгрузки), либо в начале и конце дня (период врабатываемости или усталости).
Действительно срочные вопросы можно решить по телефону (если при этом не нужно ни изучать, ни подписывать документы). Это позволяет значительно сэкономить время. Секретарь уточняет у сотрудника, какой у него вопрос, и докладывает по телефону руководителю, а руководитель решает, будет он говорить с сотрудником или нет. Если руководитель решает не говорить, то он может либо кому-то переадресовать вопрос (например, своему заместителю), либо попросить оформить вопрос письменно и положить его в папку «На рассмотрение», либо попросить сотрудника связаться с ним в другое время.
Все вышеперечисленные группы обычно составляют около 80 % всех срочных вопросов. После сортировки остаются 20 % вопросов, для решения которых действительно нужно срочно организовывать встречу.
Возможны варианты
Совместными усилиями секретаря и руководителя можно постепенно приучить сотрудников накапливать вопросы и заходить к руководителю максимум один раз в день со списком вопросов. Если такое нововведение удастся реализовать, то это существенно разгрузит руководителя. В таком случае можно в конце или начале рабочего дня каждому подчиненному выделить 10–15 минут для решения текущих вопросов. Чтобы оптимизировать этот процесс, можно составить расписание.
Еще один вариант приема по текущим рабочим вопросам – установить определенное время на каждый день, когда любой сотрудник (в порядке очередности, которую регулирует секретарь) может зайти к руководителю и решить все вопросы. Например, популярное время – с 13.00 до 14.00 (после обеденного перерыва), так как доказано, что после обеда лучше заниматься облегченной интеллектуальной деятельностью, а решение текущих кратких вопросов к ним и относится. Для этих целей также подходит время с 9:00 до 10:00, поскольку в начале рабочего дня сотрудникам обычно необходимо решить срочные вопросы.
Прием сотрудников организации для обстоятельной беседы по рабочим вопросам
В процессе деятельности любой компании также возникают вопросы не особо срочные, но при этом важные и требующие обстоятельного обсуждения. Эти вопросы не могут быть решены на ходу, за пару минут, или по телефону. К таким вопросам относятся:
● предоставление обратной связи сотруднику по результатам выполнения им какой-либо масштабной работы, например по завершении проекта или длительных переговоров;
● принятие решения по глобальному вопросу, например обсуждение с сотрудником нескольких предложений от крупных поставщиков и выбор оптимального;
● обсуждение планов и отчетов (ежемесячных, ежеквартальных, годовых) сотрудника;
● аттестационная беседа, обсуждение результатов работы сотрудника за продолжительный период (полгода, год);
● обсуждение предложений и идей сотрудника по совершенствованию работы, реорганизации, изменению стратегии и другим глобальным вопросам.
Для обсуждения таких вопросов руководителю нужно общаться с подчиненным не менее 20–30 минут, хотя чаще всего подобные беседы длятся около часа. Поэтому в режиме быстрого реагирования такие вопросы обычно не решают. Чтобы спокойно все обсудить, руководитель должен быть уверен, что у него есть в запасе час. Именно поэтому процесс приема по вопросам, не относящимся к текущим, нужно организовывать специальным образом. Если компания крупная и руководитель регулярно общается по важным вопросам с большим количеством подчиненных (более 10), то разумнее всего завести журнал записи на прием.
После того как руководитель назначил конкретное время, нужно обязательно проинформировать сотрудника. Чтобы не забыть, кто извещен, а кто нет, можно делать пометки прямо в журнале.
Руководитель может назначить дату приема, а может указать и конкретное время: все зависит от того, каким образом в организации принято планировать его рабочий день. Он может сам выбирать часы для приема либо секретарь, ориентируясь на его график работы, назначает прием на свободное время.
Может случиться так, что сотрудник будет занят в то время, на которое назначена встреча (например, у него переговоры с клиентом) и он не сможет попасть на прием к руководителю. Чтобы такие ситуации не возникали, сотрудники могут указывать в графе «Примечание», когда им удобно встретиться или когда они будут заняты. В любом случае, после назначения даты секретарю необходимо выяснить, подходит ли сотруднику это время и при необходимости перенести встречу.
Кроме предварительной записи, в небольших компаниях для каждого работника может устанавливаться определенное время – один раз в неделю, – когда он может обсудить все накопившиеся у него серьезные вопросы. Чтобы закрепить такой порядок, разрабатывается график приема.
Прием сотрудников организации по личным вопросам
К таким вопросам относятся:
● просьба о предоставлении отпуска, в том числе без сохранения заработной платы;
● обсуждение декретного отпуска;
● обсуждение возможности совмещать работу и учебу;
● просьбы об изменении графика работы по каким-либо личным/семейным обстоятельствам;
● обсуждение возможности карьерного роста или перевода в другое подразделение;
● обсуждение возможности повышения заработной платы;
● обсуждение увольнения.
Такие вопросы вряд ли могут быть решены на ходу, так как руководитель в любом случае захочет выяснить причины просьбы сотрудника и решить, каким образом ее лучше выполнить (если это вообще возможно). И для сотрудника, и для руководителя будет лучше, если эти вопросы будут решаться в спокойной обстановке. Поэтому в данном случае о встрече нужно договориться заранее. Однако личные вопросы отличаются от рабочих тем, что сотрудники (а иногда и руководители) не хотят, чтобы о содержании разговора было известно кому-либо еще, в том числе и секретарю. Запись на прием по личным вопросам можно вести в том же журнале, что и по рабочим. Однако в графе «Вопрос» указывается только «личный», без уточнения деталей. Когда руководитель будет принимать решение о дате встречи, он может связаться с сотрудником и непосредственно у него выяснить суть вопроса (выяснение таких вопросов обычно не принято поручать секретарям).
Для личных вопросов сотрудников – специальное время
В некоторых крупных организациях руководители назначают специальные дни для рассмотрения личных вопросов сотрудников. В зависимости от размера организации и потока обращений это может быть, например, первая пятница месяца с 16:00 до 20:00 или каждый четный четверг с 18:00 до 20:00. Конкретное время и день недели устанавливают по ситуации, в большинстве случаев это вечерние часы, частично после окончания рабочего дня. Для руководителя это удобно, так как не прерываются текущие дела в рабочее время, а сотрудники, которые заинтересованы в решении личного вопроса, обычно не против того, чтобы задержаться.
Прием сотрудников других организацийПосетителей из других организаций можно условно разделить на два основных типа: деловые партнеры (клиенты, поставщики, контрагенты, представители СМИ и прочие организации, с которыми компания сотрудничает или намеревается наладить деловые связи) и «продавцы» (представители любых организаций, которые заинтересованы в установлении деловых отношений с вашей компанией). Также в организацию могут пожаловать и проверяющие органы, коих нельзя отнести ни к первой, ни ко второй группе. Однако это случается не так часто и требует отдельного обсуждения. В любом случае, если к вам пожаловали нежданные гости, то первое, что необходимо сделать, – это поставить в известность руководителя и не предоставлять абсолютно никакой информации до соответствующих распоряжений.
Организация приема деловых партнеров компании, как правило, не представляет особой сложности. Обычно руководитель либо кто-то по его поручению договаривается о дате и времени проведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени. В деловой среде не принято приезжать без предварительной договоренности. Если такое происходит, то это звоночек как для секретаря, так и для руководителя. В этой ситуации нужно доложить о посетителе, и руководитель сам примет решение, что делать дальше.
Задачи секретаря в организации приема деловых партнеров – зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей.
Нужно четко объяснить посетителям, как найти вашу организацию.
Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима для заказа пропуска и подтверждения встречи накануне переговоров, а также для того, чтобы вы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.
Хорошим тоном считается встретить гостей у входа в здание, на пункте охраны или на ресепшен и проводить в приемную. Чтобы гостю не нужно было ждать у входа, – секретарь (либо другой сотрудник по просьбе секретаря) уже должен встретить гостей у входа в назначенное время. При встрече нужно уточнить, тот ли это человек, которого вы ждете: «Иван Иванович? Здравствуйте». Задача секретаря – встретить и проводить гостя, но вовсе не развлекать его. После приветствия нужно представиться («Я – Екатерина, секретарь Ивана Ивановича») и предложить следовать за вами («Пойдемте, я вас провожу»). На этом первая часть встречи практически заканчивается – не нужно досаждать гостю разговорами и расспросами. Единственное, о чем еще можно сообщить гостю по пути в приемную, это расположение туалетов («Там у нас туалеты. Сейчас я покажу вам дорогу в приемную, там вы можете снять пальто»).
После того как беседа гостя с директором закончилась, секретарь предлагает гостю проводить его («Вас проводить?»).
Сложнее обстоят дела с группой посетителей под условным названием «продавцы». Особенно страдают от них секретари компаний, где нет охраны и службы ресепшен, которые позволяют существенно уменьшить поток таких посетителей. Хотим сразу настроить секретарей: не стоит рассматривать «продавцов» как абсолютное зло (с соответствующим выражением лица и репликами). В любом случае ваше поведение – это имидж компании, пусть даже в глазах случайного посетителя. Поэтому сохраняйте доброжелательность и спокойствие несмотря ни на что. К тому же некоторые «продавцы» действительно могут пригодиться вашей компании, если не сегодня, то в будущем.
Разумнее всего вести себя с незапланированными посетителями следующим образом.
■ Поздороваться и уточнить имя посетителя и цель его визита – это позволит вам сразу взять инициативу в свои руки («Добрый день, представьтесь, пожалуйста, и скажите, по какому вы вопросу»).
■ Выслушав название компании и цель визита, вежливо прервите посетителя, если он с ходу начнет расхваливать свой товар, и постарайтесь завершить беседу («Спасибо, я поняла, вы из клининговой компании, хотите предложить нам услуги уборки офисов. В настоящее время мы в ваших услугах не нуждаемся»).
■ Если «продавец» попадется настойчивый, то на этом он не успокоится и попытается продолжить разговор, поэтому нужно еще раз завершить беседу, но более жестко («Как я уже сказала, мы пока не нуждаемся в таких услугах, но, возможно, в будущем эта информация нам пригодится. Если у вас есть с собой рекламные материалы, оставьте их, я передам их на рассмотрение»).
Если вы будете вежливы и проявите участие (ведь «продавец» тоже делает свою работу), то посетитель уйдет быстро. Если вы будете вести себя агрессивно и станет грозить охраной, вы только расстроитесь, а результата все равно не получите.
После того как посетитель уйдет, не спешите тут же выбрасывать рекламные материалы в корзину. Лучше подшейте их в папку, возможно, когда-нибудь эти услуги действительно вам пригодятся. К тому же когда ваш знакомый придет в следующий раз, вы с чистой совестью можете сказать ему, что у вас есть информация о его компании и вы при необходимости обязательно воспользуетесь ею.
Прием граждан по личным вопросам
В соответствии с законодательством прием граждан по личным вопросам осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.
Прием граждан нужно тщательно организовать. Прежде всего, устанавливается место и время (дни и часы) приема. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом определяется и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.
Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема граждан.
Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол. Необходимо подготовить бумагу, ручки. Рекомендуется использовать «немую справку» с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.
При приеме граждан по личным вопросам руководителю помогает секретарь: встречает посетителей и ведет их регистрацию.
Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются дата, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.
Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, что будет способствовать принятию правильного решения.
В конце приема надо сообщить гражданину о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, помочь определить этот орган, его местонахождение, контактные телефоны и т.д.
Правила поведения при посетителях
■ Не ешьте на рабочем месте.
■ Не ведите посторонние телефонные разговоры (как это было наглядно показано в фильме «Служебный роман»).
■ Не играйте в «пасьянс» и не занимайтесь делами, не имеющими отношения к работе, в том числе в Интернете, даже в обеденное время.
■ Посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому постоянно поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Неприятное впечатление производят захламленный стол, немытые чашки, пепельницы с окурками.
■ Принимая посетителей, не забывайте о необходимости соблюдать конфиденциальность. Не оставляйте включенным компьютер с монитором, обращенным к посетителям. Не оставляйте на рабочем столе доступные для прочтения документы, даже если информация, содержащаяся в них, кажется вам несекретной.
Список можно продолжать и дальше, но нам кажется, это вполне очевидные вещи, просто иногда мелочи настолько плотно входят в жизнь, что их не замечаешь, пока не появится «кривое зеркало», но тогда может быть уже поздно, потому что имидж компании уже безнадежно испорчен.
Как видите, работа секретаря по организации приема посетителей – дело, требующее организованности, ответственности, инициативы и творческого подхода. Это отличная возможность показать себя с лучшей стороны.
Е.А. Вершинина,
помощник генерального директора ЗАО «Тетра Пак»
6.1. Прием посетителей
Прием посетителей – один из важнейших функций в работе секретаря.
Условно посетителей можно разделить на такие категории:
1) сотрудники своей фирмы по текущим вопросам;
2) представители других организаций;
3) посетители по личным вопросам;
4) посетители, попавшие в офис по недоразумению.
Посетитель приемной может оказаться клиентом фирмы, и от того, как он будет принят, зависит впечатление о фирме, так что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя.
Секретарь первым здоровается с посетителем, берет его визитную карточку, благодарит, знакомится с содержанием карточки.
Получив визитную карточку, секретарь помещает ее в визитницу или картотеку. Посетителю визитная карточка не возвращается, т. к. это равносильно отказу в приеме.
Если у посетителя нет визитной карточки, запишите в органайзер или рабочий блокнот его фамилию, имя, отчество, должность и место работы; расспросите его о цели визита.
Если вы говорите по телефону или беседуете с кем-то из посетителей, встречайте нового визитера приветливой улыбкой и легким кивком головы укажите, куда он должен сесть.
Если вы не можете уделить ему внимание еще какое-то время, посетителю можно предложить ознакомиться с проспектами, каталогами, прайс-листами фирмы, что, прежде всего, демонстрирует ваше внимание к посетителю, а кроме того, предоставляет ему возможность познакомиться с деятельностью фирмы и спектром ее услуг.
При приеме посетителя, улыбаясь, смотрите ему в глаза, но не слишком пристально.
Для того чтобы определить, к кому направить посетителя, секретарь должен знать структуру фирмы, функциональные обязанности начальников отделов и специалистов предприятия и т. п.
Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает посетителя войти. Можно доложить шефу о приходе посетителя по связи и, получив согласие на прием, предложить посетителю пройти в кабинет.
В каждой организации существует круг лиц, которые имеют доступ к руководителю в любое время, вы должны их знать и беспрепятственно пропускать к шефу.
Если руководитель не может принять посетителя в данный момент, следует сообщить ему дату и время, когда его примут.
Если в организации строгий пропускной контроль, секретарь заранее заказывает пропуска для посетителей, самых важных гостей встречает в холле, а затем, приглашая их следовать за собой, провожает в кабинет руководителя.
Если гости прибыли в середине дня, предварительно побывав на других объектах, надо показать им, где они могут привести себя в порядок.
Если к руководителю пришел важный посетитель, секретарь должен приветствовать его стоя и лично доложить о нем шефу, затем открыть дверь и пригласить посетителя войти.
Профессиональный секретарь сделает все, чтобы обеспечить спокойную обстановку для их общения.
Секретарь выполняет обязанности хозяйки, щедрой и гостеприимной. Нужно заранее подготовиться к намечающейся встрече. Чем угощать гостя, решает руководитель. Чай или кофе готовят в буфете или приемной и на подносе вносят в кабинет. Чашка должна быть на тарелочке с салфеткой, ложка лежит на блюдце ручкой вправо. Гостю чашка подается справа, правой рукой, если затруднен подход справа, то левой рукой. Стакан сока нужно подавать также на маленькой тарелочке с салфеткой.
Прощаясь, скажите несколько слов с улыбкой.
Подготовка к приему посетителей. Процесс подготовки к приему посетителей должен осуществляться заблаговременно.
Для этого секретарь должен знать:
1) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;
2) количественный и качественный состав посетителей;
3) мотивы (причины) посещения;
4) краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.
Прием посетителей руководителем осуществляется согласно регламенту работы руководителя и правилам внутреннего трудового распорядка предприятия в один из установленных дней недели (например, в понедельник), в строго определенные, обычно послеобеденные часы.
Продолжительность приемного времени устанавливается, исходя из среднего количества посетителей и с учетом средней продолжительности индивидуального общения посетителя с руководителем.
Для подготовки к очередному приему секретарь обязан выполнить следующее.
1. Осведомиться у руководителя за 2–3 дня до приема о планах его работы на это время.
2. Уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого-либо, записать наименование организации, должность и фамилию приглашенного, а также причину, по которой руководитель проявляет интерес к встрече с указанным лицом, точное время встречи.
3. Доложить о примерном количестве посетителей, изъявивших желание встретиться с руководителем в ближайший приемный день.
4. Передать руководителю для ознакомления письменные материалы потенциальных посетителей (заявления, просьбы, жалобы, предложения и т. п.).
5. Запросить дополнительные указания по подготовке и организации предстоящего приема, уточнить время доклада о готовности к приему.
Исходя из указаний руководителя, временных показателей приема и контингента посетителей, записавшихся на прием к руководителю секретарь формирует список посетителей.
Основные показатели приема посетителей
Секретарь ведет запись посетителей на прием в журнале учета посетителей.
Форма журнала учета посетителей
На следующем этапе секретарь учитывает письменные материалы, поступившие к руководителю, которые снабжаются справкой-легендой, отражающей состояние вопроса, с которым обращается посетитель.
В том случае, если число посетителей превышает возможности руководителя секретарь определяет порядок приема посетителей или отбирает кандидатов на посещение. Таким образом, формируются основные и резервные списки посетителей.
После того, как списки доложены руководителю, в них вносятся изменения.
С утра в день приема секретарь:
1) предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их;
2) представляет руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к данному приему;
3) получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме;
4) по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы.
Прием сотрудников по текущим вопросам. Для приема сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные для этого часы и дни – первое условие рационального планирования рабочего дня руководителя. Секретарь должен довести часы приема по текущим вопросам до сведения всех сотрудников организации,
К сотрудникам, пришедшим на прием, надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именами и отчествами) список всех работников организации.
О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить руководителю по телефону.
Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками, и секретарь должен организовать такую встречу.
Во время приема посетителя секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Иначе беседа будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону и может затянуться. Такой разговор допустим только в экстренных случаях.
Не следует во время приема пропускать в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих отношение к приему. В этом случае их направляют к заместителям руководителя или называют время, когда руководитель освободится и сможет их принять.
По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.
Прием сотрудников по личным вопросам. Личным вопросом считается вопрос, касающийся интересов, отношений, частной жизни отдельного сотрудника и решаемый руководителем за счет использования ресурсов организации.
Решение личных вопросов сотрудников руководитель осуществляет в той мере, в какой это способствует мотивации, т. е. процессу стимулирования сотрудников на деятельность, направленную на достижение общих целей организации. По личным вопросам руководитель принимает всех сотрудников организации, вне зависимости от их должностных рангов.
К личным вопросам можно отнести просьбы сотрудников о повышении заработной платы, переводе на работу в другой отдел, выделении денежной ссуды (кредита), предоставлении внеочередного отпуска и т. п.
Организация приема сотрудников по личным вопросам – одна из форм организации рабочего дня руководителя. Если в организации не выделено фиксированное время приема сотрудников по личным вопросам, они, весьма вероятно, будут обращаться к руководителю в неудобное для руководителя время, отвлекая от решения производственных задач. Для того чтобы создать руководителю условия для эффективной работы, секретарю, возможно, самому придется инициировать и организовать проведение этого вида приема. Для этого следует:
1) обосновать руководителю необходимость проведения приема сотрудников по личным вопросам;
2) установить, посоветовавшись с руководителем, время приема (например, еженедельно, по средам с 16 до 17) и продолжительность приема каждого посетителя (например, 15 минут);
3) организовать запись на прием.
Для организации предварительной записи на прием по личным вопросам необходимо разработать соответствующую форму и проинформировать сотрудников организации о периодичности и времени приема по личным вопросам.
Пример формы для записи на прием по личным вопросам
В графе «Дополнительная информация» при необходимости можно записывать, например, решение начальника отдела, с которым не согласен сотрудник, или необходимые фактические данные, которые помогут руководителю принять решения (даты аналогичных обращений работника, решения по аналогичным вопросам и т. п.).
В строку, отведенную для резервной записи, следует вносить данные о сотруднике, желающем записаться на прием по личным вопросам, после того как будут заполнены все строки учетной формы. Последний посетитель может быть принят в том случае, если осталось время, отведенное для приема.
Такая система записи позволяет секретарю своевременно (до начала приема) подготовить для руководителя необходимые справочно-информационные материалы (например, представить аргументированное мнение начальника отдела, график отпусков на текущий и следующий год, штатное расписание и т. д.). Предварительное изучение материалов необходимо руководителю для того, чтобы он мог во время приема принять решение. Таким образом, отпадает необходимость повторного обращения по заявленному вопросу.
Как правило, прием по личным вопросам проводится конфиденциально, во время приема в кабинете руководителя не должны присутствовать посторонние лица. Более того, поводом обращения к руководителю может быть причина весьма деликатного свойства, о которой сотрудник не пожелает сообщить секретарю. В этом случае следует заполнить только две первые графы формы. Для того чтобы была возможность получить оперативную информацию (справку, мнение), желательно, чтобы руководители структурных подразделений во время приема по личным вопросам находились на рабочих местах.
Существуют личные вопросы экстраординарного характера, решение которых невозможно отложить (несчастья, аварии и т. п.). В этом случае сотрудник должен обратиться к секретарю и обосновать причину внеочередного приема. Секретарь обязан доложить о ней руководителю и сообщить сотруднику его решение.
В день, предшествующий дню приема, следует представить руководителю один экземпляр формы записи на прием и материалы, которые помогут ему принять решение.
Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время, секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно. Письменные заявления сотрудников секретарь представляет на рассмотрение руководителю вместе с ежедневной корреспонденцией.
Для организации приема сотрудников по личным вопросам целесообразно подготовить и представить на рассмотрение руководителю проект соответствующего приказа.
Пример приказа об организации приема по личным вопросам
Прием посетителей из других организаций. При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:
1) фамилию, имя, отчество;
2) организацию, которую он представляет, и его должность;
3) по какому вопросу;
4) было ли назначено время приема.
Прием посетителей из других организаций секретарь готовит заранее. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи данных о посетителях в специальный журнал:
1) фамилия, имя, отчество;
2) должность, организация, телефон;
3) вопрос, который подлежит обсуждению;
4) дата и время приема.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.
Если после доклада руководителю о визитере был получен отказ в приеме, то секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другими компетентными работниками организации: «Вам лучше всего решить этот вопрос с…».
Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.
Если руководитель, к которому пришел посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы его принял другой компетентный сотрудник. В этой ситуации секретарь должен извиниться за отсутствие руководителя и объяснить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения к нему.
Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам – болезнь руководителя, срочная командировка и т. п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о переносе приема. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество, номер телефона для срочных справок и сообщений.
Работая в приемной, секретарь кому-то может облегчить доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить. Со всеми посетителями секретарь должен быть одинаково корректен и доброжелателен.
Прием командированных работников. Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее, выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель, отметить командировочное удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.
Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.
При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.
В случае необходимости, по просьбе руководителя секретарь должен приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила.
Посуда (кофейные чашки с блюдечками, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой.
Приготовить кофе и чай следует в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителей на подносе. Не следует забывать о салфетках. Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно, если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем с той, которая старше по возрасту.
Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода, в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе и чаю можно поставить на стол пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая (или вместо них), можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы (на один больше числа посетителей), ключ для открывания бутылок.
Немалые трудности доставляет завершение беседы с посетителем, решительно не желающим понять, что время, отведенное для встречи с руководителем, истекло. В этой ситуации секретарь и руководитель могут прибегнуть к корректным способам «принудительного» завершения разговора.
Из книги Индивидуальный предприниматель [Регистрация, учет и отчетность, налогообложение] автора Анищенко Александр Владимирович6.1. Прием на работу 6.1.1. Трудовой договор Согласно статье 67 ТК РФ, при найме работника предприниматель должен заключить с ним трудовой договор в письменной форме, который составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Заключение трудового
Из книги Как сэкономить на маркетинге и не потерять его автора Монин Антон АлексеевичПрием Прием – это совместное времяпрепровождение представителей фирмы-устроителя и гостей. Это заранее подготовленная, тщательно продуманная и разработанная форма делового общения. Различают текущие и представительские приемы. Текущие приемы организуются регулярно,
Из книги Как заработать денег автора Дельцов ВикторОбслуживать посетителей Преимущества:Развитие мышц ног;Общение с людьми;Отсутствие необходимости специального образования.Недостатки:Большая нагрузка на ноги;Возможны грубость и резкость, недовольство в Ваш адрес.Необходимые умения:Умение носить тяжелый
Из книги Менеджер мафии. Руководство для корпоративного Макиавелли автора Джонсон КуртисПрием на работу Если ты управляешь людьми, то время от времени тебе приходится их нанимать. Стоит только нанятым тобой сотрудниками приступить к работе, как ты обнаруживаешь, что большинство их менее компетентно, нежели ты ожидал, и абсолютно менее компетентно, чем
автора Пиз АланПрием № 2: кивки Большинство людей никогда не задумываются над тем, что кивки - это сильнейшее средство убеждения. Кивок в большинстве стран означает согласие и подтверждение. Своими корнями этот жест уходит в почтительный поклон: «Если я склоняюсь перед тобой, значит, я
Из книги Искусство коммуникации в сетевом маркетинге автора Пиз АланПрием № 5: зеркальность Когда люди «настроены на одну волну», они бессознательно принимают одинаковую позу и повторяют жесты друг друга. Цель подобного поведения - достижение взаимопонимания между собеседниками и избежание конфликта. Таким образом, собеседники
Из книги Искусство коммуникации в сетевом маркетинге автора Пиз АланПрием № 5: территориальность У каждого из нас есть определенное пространство, которое мы воспринимаем как личное. Размеры личного пространства во многом зависят от происхождения человека. Например, в англоязычных странах у представителей среднего класса, живущих в
Из книги Искусство коммуникации в сетевом маркетинге автора Пиз АланПрием № 6: одежда Одежда прикрывает 90% нашего тела. Неудивительно, что многие воспринимают нас, как говорится, по одежке. По одежде окружающие определяют нашу надежность, опытность, авторитет, социальный успех и служебное положение.В этой книге я не ставил перед собой
Из книги Практика управления человеческими ресурсами автора Армстронг МайклПРИЕМ Большинство людей, когда начинают работать на новом месте, испытывают чувство тревоги. Какими бы внешне уверенными они ни выглядели, они могут задавать себе такие вопросы: что это за компания? как начальник будет относиться ко мне? полажу ли я с другими работниками?
Из книги Google AdWords. Исчерпывающее руководство автора Геддс БрэдДля всех ли посетителей ваш сайт одинаково быстр? В статистике по распространению широкополосной сети на территории США наблюдается разнобой. Согласно ряду исследований, более 77 % американских пользователей имеют дома широкополосную сеть. Другие утверждают, что более
Из книги Гарвардская школа переговоров. Как говорить НЕТ и добиваться результатов автора Юри УилльямОпределите прием Глядя «с балкона» на все происходящее на сцене, вы замечаете движения других участников игры и восхищаетесь хитростью их трюков и провокаций, даже если прекрасно понимаете их внутренние намерения. Если вы сумеете отнестись к этим провокациям как к игре,
автораГлава 2. Как привлечь заинтересованных посетителей
Из книги Инфобизнес с нуля автора Парабеллум Андрей АлексеевичГлава 3. Как превратить целевых посетителей в покупателей Как заслужить доверие и убедить клиента внести предоплату Подумайте, насколько доверительными должны быть отношения, чтобы попросить взаймы у знакомого, например, 5000 руб.Так же и с подписчиками: чтобы люди
автора Шук Роберт Л.Предполагающий прием Хотя в 3-й главе «Рассчитывайте на успех продажи» эта тема рассмотрена достаточно подробно, позвольте напомнить, что этот прием относится к числу наиболее известных. Однако частое использование – не причина, чтобы его сторониться. Я рекомендую его
Из книги Как заключить любую сделку автора Шук Роберт Л.Прием «компромисс» Когда все остальные возражения, за исключением ценовых, сняты, а покупатель все еще не может решиться, советую вам облегчить его участь, предложив компромисс. Далее следуют примеры использования этого приема:БИРЖЕВОЙ БРОКЕР:– Тим, основываясь на том,
Из книги Прибыльная турфирма [Советы владельцам и управляющим] автора Ватутин СергейВоровство сотрудников и посетителей Очень неприятная тема – это воровство сотрудников. Не хочется вас расстраивать, но, скорее всего, рано или поздно вы с этим столкнетесь. К сожалению, далеко не все люди честны и далеко не всегда хотят работать на благо компании, а не на
Первичный прием осуществляется начальником структурного подразделения (почтамта), или директором филиала, в обслуживание которого находится адрес проживания клиента, либо на территории которого произошел инцидент.
Личный прием руководством ФГУП «Почта России» осуществляется в случаях, если личный прием на уровне филиала не дал результатов или клиент не согласен с результатами приема, а также при наличии аргументированных возражений на предоставленный ранее ответ, полученный в результате личного приема у директора филиала.
Первичный личный прием в Аппарате управления ФГУП «Почта России» осуществляется руководителем Департамента проектных решений по развитию сети.
Запись на личный прием к заместителю генерального директора осуществляется при наличии у клиента аргументированных возражений на ранее принятое решение (полученный ответ) по аналогичному обращению, рассмотренному на уровне руководителя Департамента проектных решений по развитию сети.
Порядок записи на личный прием
Запись производится не менее чем за две недели до дня приема. Дата, место и время приема доводится до сведения обратившегося клиента по контактным каналам связи.
При записи на личный прием клиент указывает:
- контактный телефон,
- тему обращения,
- дата посещения филиала по данному вопросу и должностное лицо, с которым велась встреча,
- номер и дату ответа филиала, в случае предоставления ответа в письменном виде, по возможности указать причину несогласия с ответом филиала
Новости
Как лично пообщаться с начальником своей налоговой
Чтобы попасть на прием к руководителю московской налоговой инспекции, придется убедить его секретаря, что без такой аудиенции проблему не решить. Наш опрос показал: никто из руководителей московских инспекций не согласен назначить встречу, предварительно тщательно не разузнав, о чем вы хотите поговорить. Во время записи по телефону или очного визита надо обязательно в деталях растолковать секретарю инспекции свою проблему. После «допроса» секретарь скорее всего пойдет «искать концы» в соответствующем отделе.
Инна Томас, корреспондент «УНП»
Несложно записаться на прием в московские инспекции № 1, 2, 3, 29, 33, 43. Там нам вежливо объяснили: «Расскажите, о чем будет разговор с начальником, и мы договоримся о встрече, возможно, уже через несколько дней». Конкретных дней приема у руководителей этих инспекций нет. В ИФНС № 9 и 13 руководители принимают по вторникам и четвергам по предварительной записи. В 30-ю налоговую можно прийти в эти же дни в первой половине дня, и, вполне вероятно, что начальник ИФНС примет без записи, «просто так».
Еще более демократичный подход в ИФНС № 37. Там запись не требуется, а руководитель принимает в течение всего рабочего дня по вторникам и четвергам. В инспекциях № 17 и 23 по предварительной записи руководитель ждет налогоплательщиков только во вторник.
В ИФНС № 5, 7, 20, 22, 31 попасть на прием к руководителю сразу не получится. После анализа проблемы налогоплательщика «распределят» к ответственному за этот участок заместителю руководителя. «И уж если зам помочь не сможет, тогда мы, возможно, будем договариваться с самим руководителем», – предупреждают в инспекциях. В ИФНС № 18, 32, 35 вообще предпочитают сначала отправлять к начальнику отдела, а потом к заму.
С плохо скрываемым удивлением отреагировали на наш вопрос «Как можно попасть на прием к вашему начальнику?» в ИФНС № 24 и так и не смогли дать никакого вразумительного ответа. А вот до ответственных за запись секретарей ИФНС № 4, 6, 25 дозвониться оказалось просто невозможно.
Компании отказали в вычете НДС из-за мизерной неточности в счете-фактуре
ИФНС № 2 по г. Москве не смогла отыскать офис контрагента компании из-за того, что в счетах-фактурах последней вместо «строение» в адресе было указано «корпус». Пустяковая погрешность обещает обернуться изнурительным судебным сражением между инспекцией и налогоплательщиком.
Олег Жук, корреспондент «УНП»
Спор возник в 2007 году. По результатам камеральной проверки за третий квартал ИФНС № 2 отказала ООО «Управляющая компания БИЗОН плюс» в вычете НДС на 52 тыс. рублей и его возмещении на 3,5 тыс. рублей. Кроме того, компанию оштрафовали на 9 тыс. рублей якобы за недоплату налогов.
Свои претензии инспекторы обосновали тем, что в предъявленных организацией счетах-фактурах был неправильно указан адрес компании-поставщика. Удивленным представителям общества налоговики пояснили, что в адресе контрагента вместо указанного в учредительных документах слова «стр. 2» написано «кор. 2».
Сотрудники компании устранили все ошибки еще до того, как общество привлекли к ответственности. Однако налоговики наотрез отказались принимать коррективы, заявив, что они не соответствуют правилам ведения книги покупок. В ИФНС № 2 добавили, что компания в любом случае сможет применить вычеты лишь в том периоде, в котором они получили исправленный счет-фактуру и зарегистрировали его в книге покупок.
Cудьи Арбитражного суда г. Москвы категорически не согласились с налоговиками. Они посчитали, что дефект в документах был незначительным. Разве слово «корпус» направляет инспекторов по ложному адресу? Нет, оно приводит их к компании-поставщику. Соответственно ИФНС № 2 без препятствий могла контролировать деятельность общества, постановили судьи (решение Арбитражного суда г. Москвы от 06.08.08 по делу № А40-38324/08-117-116).
КСТАТИ. Недавно ФАС Поволжского округа рассмотрел аналогичное дело. Налогоплательщику отказали в вычете НДС за то, что он не внес в книгу покупок данные об исправлении адреса в одном из счетов-фактур. Суд постановил, что подобные претензии не могут быть основанием для отказа в вычете НДС (решение ФАС Поволжского округа от 05.08.08 по делу № А55-16195/07).
Cдаваться налоговики не собираются. «Недавно нам пришло письмо о том, что инспекция подала апелляцию на решение Московского арбитражного суда», – сообщили «УНП» в ООО «Управляющая компания БИЗОН плюс».
Налоговики коллекционируют чеки, чтобы ловить компании на «скручивании» ККТ
Московское УФНС разослало по инспекциям служебное письмо «Об активизации работы по сбору чеков». В нем налоговикам приказано не только собирать чеки, но и оперативно пересылать их в инспекции по территориальной принадлежности продавца.
Олег Цой, корреспондент «УНП»
По свидетельству самих налоговиков, «коллекционирование» чеков с последующим их сравнением с данными из памяти ККТ – самый эффективный способ обнаружить сокрытие наличной выручки путем «скручивания» кассового аппарата. Этот метод контроля был принят на вооружение еще в 2001 году, когда был выпущен соответствующий приказ МНС России от 22.08.01 № 106. С тех пор результативность проверок кассовой техники, по данным инспекторов, выросла с 12–15 до 60–70 процентов.
У налоговиков есть три пути для сбора чеков. Первый – инспекторы не выбрасывают ни один чек, полученный в магазине. Второй – родственники, друзья и знакомые инспекторов также являются поставщиками. Третий – самые сознательные граждане кладут чеки в специальные ящики, расположенные в ИФНС. Далее чеки сортируются и рассылаются по тем инспекциям, на территории которых зарегистрированы компании, выдавшие чек.
Сам по себе чек еще не является основанием для проведения проверки. «Чек – это только доказательная база. А решение о проверке выносится на основании пяти–шести иных критериев. Таких, например, как нулевая отчетность», – говорит советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса Владислав Чернышов.
Худшее, что может случиться при проведении подобной проверки, - это если инспектор пришел с чеком, а информации о нем нет ни в печатной контрольной ленте, ни в памяти (ЭКЛЗ) кассового аппарата. Это свидетельствует о сокрытии выручки и грозит компании штрафом от 30 до 50 тыс. рублей по статьям 14.5 и 15.1 КоАП РФ.
Москва и Подмосковье скрепя сердце обещают продавать офисы в рассрочку
Московские власти могут предоставить небольшим компаниям возможность выкупать на льготных условиях городские помещения размером не более 500 кв. метров. В Подмосковье настроены жестче: «льготники» смогут рассчитывать на помещения не более 100 квадратов.
Лидия Носова, корреспондент «УНП»
На днях в Мосгордуму внесли на рассмотрение сразу два похожих законопроекта о льготной продаже помещений. В одном предельное значение «льготного» помещения установлено на уровне 500 кв. метров, а срок рассрочки платежа составляет 5 лет. По другому документу компания сможет сама выбрать подходящий критерий предельного значения площади недвижимости. Например, 500 кв. метров либо 9 кв. метров на одного работника. Рассрочка – 10 лет.
Между тем министр правительства Михаил Вышегородцев ранее сказал, как отрезал: власти не намерены распродавать московскую недвижимость. Однако принять местный документ, который предусмотрит льготную продажу помещений для малых предприятий, обязывает Федеральный закон от 22.07.08 № 159-ФЗ. Городские власти намерены выйти из положения так: большая часть недвижимости будет внесена в особый реестр помещений, не подлежащих продаже.
Как стало известно «УНП», подмосковные власти намерены установить более жесткие ограничения. В частности, депутат Московской областной думы Наталья Еремейцева сообщила, что предельное значение площади арендуемых помещений, которую представители малого бизнеса могут приобрести на льготных условиях, составит всего 100 кв. метров. Период рассрочки – два года.
В Подмосковье вводят патентное налогообложение
Областные законодатели наконец решились ввести с 2009 года для индивидуальных предпринимателей упрощенную систему налогообложения на основе патента. Соответствующий закон принят, осталось дождаться подписи губернатора. Чиновники надеются, что это поможет развитию малого бизнеса в регионе. Ради этого они готовы пожертвовать 300 млн рублей.
Вероника Григорьева, корреспондент «УНП»
В ДЕТАЛЯХ. «Упрощенка» на основе патента предусмотрена в статье 346.25.1 Налогового кодекса. Это «спящая» норма – вводить ли патенты, каждый регион решает самостоятельно. Патент могут получить только предприниматели, которые ведут определенный вид бизнеса – в основном это бытовые услуги (ст. 346.25.1 НК РФ).
Как и при обычной упрощенной системе, предприниматель, получивший патент, освобождается от НДФЛ (со своих собственных доходов) и ЕСН, а также от налога на имущество, используемого в предпринимательской деятельности. Платить НДС придется лишь за импортируемые в страну товары. Обязательными остаются также взносы в ПФР. Стоимость патента – 6 процентов от потенциально возможного дохода по каждому виду деятельности.
«По тем видам деятельности, которые подпадают под действие ЕНВД, возможный доход мы определили путем умножения «вмененного» дохода на 30, но не выше его годовой ставки. Остальное рассчитали на основе данных о заработной плате и размеров подоходного налога в среднем по отрасли за 2007 год», – сообщил нам председатель комитета по вопросам бюджета, финансовой и налоговой политики Мособлдумы Владимир Савин. Он уверен, что предприниматели заинтересуются патентным налогообложением, поскольку теперь закон распространяется и на тех, кто использует труд рабочих (главное, чтобы их было не больше пяти).
«УНП» подсчитала, что патент будет стоить от 729 до 3816 рублей в месяц в зависимости от вида деятельности. Так, например, стоимость патента на сдачу в аренду жилья обойдется в 3639,5 рубля в месяц, а платеж за репетиторство составит 1961,5 рубля в месяц. Патент для кондитеров будет стоить 2000 рублей в месяц.
Горячая линия
Налог на прибыль
На вопросы отвечает Любовь Васильевна Щербакова, старший государственный налоговый инспектор отдела камеральных проверок МИФНС России № 9 по Московской области.
ЕСН на отпускные в налоговом учете не распределяется
– У нас часто возникают ситуации, когда период отпуска сотрудника приходится на два месяца, относящихся к разным отчетным периодам. Как нам правильно отразить эти суммы в налоговом учете?
– Если отпуск приходится на разные отчетные или налоговые периоды, то для целей исчисления налога на прибыль сумму отпускных нужно распределить пропорционально дням отпуска, приходящимся на эти периоды. Дело в том, что расходы признаются в том периоде, к которому они относятся. Такое же мнение высказывают и специалисты Минфина России в письмах от 04.09.07 № 03-03-06/1/641, от 20.08.07 № 03-03-06/2/156.
– А как быть с ЕСН? Этот налог мы начисляем сразу же в первом месяце на всю сумму отпускных. Получается, что и ЕСН в налоговом учете нужно распределять так же, как и отпускные?
– Нет, на ЕСН требование о распределении сумм не распространяется. В отличие от самих отпускных ЕСН и страховые взносы в ПФР включаются в расходы на дату их начисления. Основанием в данном случае является подпункт 1 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска. То есть вся их сумма начисляется перед уходом работника в отпуск. Следовательно, и ЕСН будет рассчитан на всю сумму отпускных на дату их начисления.
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ. С требованием чиновников распределять в налоговом учете сумму отпускных можно поспорить. В пункте 4 статьи 272 НК РФ предусмотрена специальная норма для расходов на оплату труда. Такие затраты признаются ежемесячно исходя из начисленных сумм. Поэтому отпускные, так же как и ЕСН, с полным основанием можно включить в состав расходов на оплату труда в том периоде, в котором они фактически начислены. Аналогичной точки зрения придерживаются и судьи (постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 31.07.07 № КА-А40/5187-07, Западно-Сибирского округа от 11.05.06 № Ф04-2610/2006 (22165-А46-40), Дальневосточного округа от 30.05.07 № Ф03-А24/07-2/1446). Отметим, что в ситуации, когда начало и окончание отпуска приходятся на разные отчетные периоды, налоговики могут доначислить только пени. Штрафы могут быть, только если отпуск перетекает на следующий год.
Юридические услуги стоимость земельного участка не увеличивают
– Мы арендуем земельный участок. Сейчас собираемся его выкупить. Для этого привлекли две сторонние организации. Одна защищает наши интересы в суде по всем искам от прежнего арендатора, другая – оформляет кадастровое дело и занимается оформлением договора выкупа. Куда отнести платежи по этим договорам – на стоимость земельного участка в будущем или на затраты текущего периода?
– Скажите, а в штате вашей организации юристы есть?
– Нет, у нас компания небольшая. Нет необходимости вводить в штат должность юриста.
– Тогда расходы на привлечение услуг сторонней организации являются экономически обоснованными. Причем учесть эти затраты вы можете в составе прочих расходов. Основание – подпункт 14 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Поскольку для рассматриваемых расходов установлен особый порядок учета в целях исчисления налога на прибыль, данные расходы в стоимость земельного участка не включаются.
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ. Мы считаем, что даже если в компании есть юридическая служба, то расходы на услуги сторонних юридических компаний все равно можно считать обоснованными. Дело в том, что признание таких расходов экономически оправданными не зависит от наличия в составе компании структурных подразделений, которые решают аналогичные задачи (постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.08 № 14616/07). Допускает возможность учета затрат и Минфин России (письмо от 16.07.08 № 03-03-06/1/83).
Проценты в первоначальную стоимость основного средства не включаются
– Наша компания получила в банке кредит на пополнение оборотных средств. Часть заемных денег использовали для покупки производственного оборудования. Нужно ли нам часть процентов включать в первоначальную стоимость приобретенных основных средств?
– Нет, в налоговом учете проценты за пользование кредитом включаются в состав внереализационных расходов. Основание – подпункт 2 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Минфин России также неоднократно разъяснял, что первоначальную стоимость основного средства такие расходы не увеличивают. Например, письмо от 14.02.08 № 03-03-06/1/94.
– Скажите, а в ситуации, когда кредит или заем имеет целевой характер и предоставляется специально для приобретения объектов основных средств, начисленные проценты в налоговом учете тоже относятся к внереализационным расходам?
– Да, цель привлечения заемных средств для квалификации расхода в виде процентов в налоговом учете значения не имеет. Поэтому даже если вы взяли целевой кредит или заем, всю сумму начисленных процентов в налоговом учете следует относить во внереализационные расходы, а не на увеличение первоначальной стоимости основного средства.
Если передать заемные средства под повышенный процент, можно признать расходы
– Наша компания взяла заем, а затем эти же средства передала другой организации. Имеем ли мы право сумму уплаченных процентов учесть для целей налогообложения прибыли?
– У меня к вам встречный вопрос. Какой процент указан у вас в договоре займа, где вы являетесь заемщиком, и соответственно какой процент в договоре, где вы выступаете заимодавцем?
– Заем мы взяли под 10 процентов, а передали под 11 процентов.
– В этом случае расходы на привлечение заемных средств являются экономически обоснованными. Ведь, передавая заемные средства другой организации под более высокий процент, вы осуществляете затраты, которые произведены для деятельности, направленной на получение дохода.
В расходы на проезд в командировку не включается только выделенный НДС
– Мы направили сотрудника в командировку. В железнодорожном билете НДС выделен не со всей стоимости билета, а только с тарифа. Стоимость билета – 2194,2 рубля, в том числе тариф – 1152,1 рубля, из них НДС – 175,74 рубля. Какую сумму можно признать в расходах по налогу на прибыль?
– Всю сумму билета за вычетом НДС вы можете отразить в составе командировочных расходов. Такое право вам предоставляет подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
– То есть из общей стоимости железнодорожного билета 2194,2 рубля мы должны отнять выделенный НДС в размере 175,74 рубля. И полученную разницу включаем в расходы?
– Совершенно верно. В стоимость железнодорожного билета включаются дополнительные услуги (сервисные сборы, плата за пользование постельными принадлежностями), которые также формируют стоимость услуги по проезду по железной дороге. Такие расходы могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли. Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 21.11.07 № 03-03-06/1/823.
Справки даем
Время учебы в трудовой книжке не указывают
«…До поступления к нам на работу сотрудник учился на дневном отделении института и нигде не работал. Нужно ли нам указывать в трудовой книжке, что он до поступления к нам учился? Еще вопрос: как заполнять в книжке данные о профессии и специальности по сотрудникам, которые пришли к нам на работу сразу после школы?..»
Из письма главного бухгалтера Олега Дубинина, г. Москва
Отвечала Наталья Яловец, начальник отдела Госинспекции труда в г. Москве
Олег, время учебы вашего сотрудника в институте сейчас в сведениях о работе указывать не нужно. Это следует из пункта 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.
Несколько лет назад, когда сотрудник до поступления на первое место работы учился, такая запись действительно вносилась. Это было связано с тем, что когда-то этот период входил в пенсионный стаж (ст. 91 Закона РФ от 20.11.90 № 340-1 «О государственных пенсиях в Российской Федерации»). Однако теперь время учебы в страховой стаж для целей пенсионного обеспечения не входит, поэтому указывать его в трудовой книжке не нужно (ст. 11 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»).
Что касается данных о профессии и специальности, то их вписывают в трудовую книжку на основании представленных сотрудником документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Это следует из пункта 2.1 инструкции № 69. Поэтому если сотрудник пришел к нам на работу после того, как окончил школу, и дополнительного образования не получал, то разделы «профессия» и «специальность» просто не заполняются. В трудовой книжке приводятся только сведения об образовании.
В электронном виде регистрирующая инспекция документы не примет
«…Недавно у нас изменился состав учредителей, и теперь нужно внести изменения в Единый государственный реестр юридических лиц. Можно подать заявления по формам Р13001 и Р14001, а также запрос на получение выписки из ЕГРЮЛ в электронном виде?..»
Из письма финансового директора Марии Абакумовой, г. Москва
Отвечал Андрей Иванов, эксперт «УНП»
Мария, все данные, которые компании вносят в ЕГРЮЛ, нужно представлять только на бумажных носителях. Этот порядок, по словам специалистов налоговых инспекций, призван снизить риски рейдерских захватов компаний.
Поэтому данные заявления вы можете представить в регистрирующую инспекцию только двумя способами – либо лично, либо почтовым отправлением. Направить заявления по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронно-цифровой подписи не получится.
Если вам потребуется получить выписку из ЕГРЮЛ о вашей компании или контрагенте, то действует аналогичный порядок – запрос также нужно будет направить на бумаге.
Кроме чека факт покупки могут подтвердить свидетельские показания
«…Покупатели иногда возвращают нам ранее приобретенные товары. Можем ли мы отказать в возврате товаров, если покупатель не представит нам кассовый чек, который подтверждает, что товар он купил именно в нашем магазине? Или мы все равно должны принять товар?..»
Из письма бухгалтера Ирины Остроумовой, г. Видное Московской обл.
Анатолий Кленовский, начальник отдела организации контроля за применением контрольно-кассовой техники Министерства потребительского рынка и услуг Московской области
Ирина, отсутствие кассового чека или иного документа, который бы удостоверял факт покупки, не лишает покупателя права на возврат или замену ранее приобретенного товара. Это закреплено в пункте 1 статьи 25 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей». В качестве доказательств покупатель в этом случае может привести свидетельские показания. Об этом сказано в пункте 28 Правил продажи отдельных видов товаров, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 19.01.98 № 55.
Правда, вы вправе сами решить, принять такие свидетельские показания или нет и не возвращать или не менять товар без чека. Но в этом случае покупатель вправе обратиться за защитой своих прав в суд, и тогда показания свидетелей, возможно, суд примет в качестве доказательств.
Расходы на сотовую связь можно учесть, даже если телефон принадлежит сотруднику
«…Недавно наша компания заключила договор с оператором сотовой связи. Мобильные телефоны, которые будут использоваться для служебных переговоров, принадлежат сотрудникам. Право пользования телефонами мы никак пока не оформили. Не будет ли это препятствием для учета расходов на связь при расчете налога на прибыль?..»
Из письма главного бухгалтера Оксаны Прохоровой, г. Москва
Отвечала Ольга Сергеева, эксперт «УНП»
Нет. Главное, чтобы сотовая связь использовалась сотрудниками в производственных целях. Тот факт, что телефоны принадлежат сотрудникам и не учитываются на балансе компании, не лишают ее права признать расходы на сотовую связь в налоговом учете. Не спорят с этим и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061156).
Правда, когда сотрудники используют в работе личное имущество и компания не производит им за это каких-либо доплат, налоговики считают, что компания получила имущество в безвозмездное пользование. А значит, у нее возникает внереализационный доход, с которого нужно заплатить налог на прибыль. Чтобы этого не произошло, выгоднее заключить с сотрудником либо договор аренды телефона, либо внести в трудовой договор условие о выплате компенсации за использование в работе личного имущества.
И в том, и в другом случае компания сможет полностью включить расходы по таким договорам в налоговом учете, а также не платить с них единый социальный налог и пенсионные взносы. Основание – пункт 1 статьи 236, подпункт 2 пункта 1 статьи 238, пункт 3 статьи 255, подпункт 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Расходы на «коммуналку» подтвердит акт оказанных услуг
«…Арендуем офисное помещение. Коммунальные услуги и услуги связи мы по условиям договора аренды возмещаем арендодателю отдельно. Какие документы у нас должны быть, чтобы документально подтвердить коммунальные расходы и без проблем учесть их при расчете налога на прибыль?..»
Из письма бухгалтера Екатерины Ждановой, г. Москва
Отвечала Алина Демидова, эксперт «УНП»
Екатерина, перечень таких документов налоговое законодательство не содержит (ст. 252 Налогового кодекса). Однако одного только договора аренды, в котором будет закреплена обязанность вашей компании оплачивать «коммуналку», по мнению налоговиков, недостаточно. Помимо договора инспекторы требуют, чтобы у арендатора также были акты оказанных услуг с расчетами коммунальных платежей, составленные арендодателем на основании счетов предприятий, оказавших данные услуги. Такие разъяснения столичные налоговики дали в письме УФНС России по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061162.
«Недостаточно отдать все, что имеешь, если не отдать частицу себя» Неизвестный автор
«Великие мысли исходят от сердца» Л. Вовенарг
«Человек отражается в своих поступках» Ф. Шиллер
«Разумное и нравственное всегда совпадают» Л.Н. Толстой
«Назначение человека именно то, чтоб делать добро» В.И. Даль
«Подать добрый пример так же хорошо, как и следовать ему» Ф. Бэкон
«Лучший среди людей тот, кто больше приносит пользы другим» А. Джами
«Благие намерения - ничто, если они не претворяются в добрые дела» Ж. Жубер
«Милостыня увековечивает бедность; помощь устраняет ее раз и навсегда» Эва Перон
«Именно действие придает добродетели истинную ценность и достоинство» Цицерон
Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы
График приема
ГРАФИК ПРИЕМА ГРАЖДАН
в Департаменте труда и социальной защиты населения
города Москвы
|
Должность |
Время приема |
||
|
Руководитель Департамента |
В.А. Петросян |
1-й понедельник каждого месяца (по предварительной записи) | |
|
Департамента | А.Б. Александрова | 3-я среда
Каждого месяца | 9.00-12.30 |
|
Первый заместитель руководителя
|
О.Е. Грачёва |
1-й четверг каждого месяца | |
|
Первый заместитель руководителя
|
О.В. Дудкин |
2-й вторник каждого месяца | |
|
Заместитель руководителя
|
В.А. Журавлев |
каждого месяца | |
|
| |||