Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

• 1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
• 2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.
• 3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• - полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
• - нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

• - точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
• - лаконичность , краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
• - убедительность служебных документов достигается:
• - наличием достоверной информации;
• - наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• - логикой изложения;
• - безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
• -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
• - авторам - оперативно составлять документы;
• - адресатам - облегчить восприятие документов,
• - создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных .

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
• - использование общепринятых сокращений . Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
• - использование универсальных слов с неопределенным значением ;
• - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

• 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
• 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

• 1. Определить... а)... б)... в)...;
• 2. Организовать... а)... б)... в)...;
• 3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

Введение

Составление служебных документов -- трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом -- повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо -- понятия определенные. Деловой язык -- это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

"Под стилем... языка, -- говорит известный филолог А.Н.Ефимов, -- принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное".*

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический -- стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

"Стиль законодательно-распорядительных документов, - отмечал академик Л.В.Щерба, -- "язык законов" -- требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза".*

Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество канцеляризмов и архаизмов ("Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписом и приложением печати удостоверяется"). Поэтому немало прошло времени, прежде чем избавились от старого и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со временного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь -- помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"",

Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений -- предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, "в целом", "в связи", "в соответствии с", "в интересах" (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в адрес", "упреки в адрес"", "передовой форпост науки" и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов ("надо отмстить", "особенно надо остановиться", "необходимо указать", "остановиться на вопросе", "учитывая вышеизложенное", "получить нижеследующее", "означенный инвентарь", "выдана данная справка" и т.д).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: "начать борьбу за...", "увязать вопрос", "заострить внимание", "нацелить внимание" , "поставить во главу угла", "в центре внимания", "мы имеем на сегодняшний день", "трудно переоценить значение" и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика -- обязательно резкая, поддержка -- всегда горячая и т.п.

1. Правила изложения материала и логического построения текста документа

Текст -- основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.

В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые -- нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй -- излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в нем можно различить эти два логических элемента.

Например:

"В связи с ожидающимся ранним похолоданием приказываю завершить все работы по утеплению производственных помещений фабрики до 1 октября с.г." (текст приказа).

В редких случаях текст документа содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, -- распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях -- просьбу без мотивировки.

Однако в большинстве случаев текст документа состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною документа.

В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

Заключение -- главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся на активные и пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям. Например:

"Предлагаю Вам в кратчайший срок наладить трудовую дисциплину в группе. Для этого разработайте подробный план мероприятий. Примите к студентам, нарушающим дисциплину, строгие меры. О проделанной работе сообщите в деканат 10. U. 96."

В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается. Например:

"В связи с усилением морозов возможен выход из строя наружной водопроводной сети".

Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что будут приняты меры к предотвращению порчи водопровода.

Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное -- в договорах, инструкциях, положениях и т.д По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

В зависимости от содержания документа в тексте применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае за введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним -- доказательство. Введения в таких документах нет.

Пример прямого расположения документов.

Введение: В обоснование претензии от 22.05.96 № 100-ЮР Вами представлена копия акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

Доказательство: Для рассмотрения вопроса по существу требуется представление подлинных документов.

Заключение: Поэтому просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

При обратном порядке изложения этот текст будет выглядеть таким образом:

Заключение: Просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96,

Доказательство: т.к. для рассмотрения претензии по существу требуется представление подлинных документов.

В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.

Деление текста на логические элементы является, конечно, условным приемом, который помогает, однако, выработать план документа и последовательно изложить содержание. Отнюдь нет надобности искусственно вводить в текстовую часть все три элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.

Текст сложных документов, содержащих информацию по различным вопросам деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т.п.), стандартом допускается делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами).

Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их содержания.

Деление текста на составные элементы, разумеется, тесно связанные между собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более доходчивым и выразительным.

В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение материала в хронологической последовательности, нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать, что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет. а вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

При работе над описательным текстом следует стремиться к раскрытию наиболее важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить требованиям последовательности в изложении материала.

Характерной особенностью такого вида текста, как рассуждение, является, как мы уже отмечали, наличие доказательства -- одной из основных форм мышления.

Доказательства бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль развивается в направлении от общего к частному, т.е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении. Именно индуктивный метод доказательства лежит в приведенном на с. 38 примере о причинах невыполнения производственного плана строительным управлением. Дедуктивный метод доказательства положен в основу такого, скажем, рассуждения:

"Городской автобусный транспорт пока работает плохо. Автобусы выходят на маршруты с опозданием, нарушается график прибытия их на остановку". (Из докладной записки.)

По способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование, описание и рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили в действительности. Этот тип изложения чаще всего применяется в таких документах, как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии, докладные записки и т.п., например:

"Я, Николаев Иван Олегович, родился 10.10.96 в деревне Петровка Алексеевского района Омской области в семье колхозников. В 1955 году окончил местную среднюю школу" и т.д.

В описании дается характеристика явления, события, действия лица или факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику, например:

"Штабом студенческого отряда проводилась значитель 1 пая работа по улучшению организации труда студентов на полях совхоза "Авангард ". Было создано несколько секторов по вопросам труда и досуга, улучшены питание бойцов отряда, доставка их к месту работы совхозным автотранспортом " и т.д.

В этом примере (из отчета) общее положение работа по улучшению организации труда студентов..." обосновывается конкретными фактами, показывающими, какие именно меры предпринял штаб для совершенствования организации труда бойцов отряда.

Описательное изложение широко практикуется в текстовых частях самых различных документов.

Весьма распространенным способом изложения является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис), например.

"В связи с плохими погодными условиями, болезнью значительной части рабочих, недопоставкой строительных деталей и материалов строительное управление N5 не справилось с производственной программой IVквартала 1995 г "

Легко заметить, что это рассуждение основано на причинно-следственных связях между явлениями и фактами Но в текстах многих документов используются и другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-уступительных связей, сравнений и сопоставлений фактов, явлений, событий, предметов.

Следует, однако, отметить, что в чистом виде названные нами типы изложения текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов.

Это отнюдь не значит, что составителю документации не следует учитывать особенность каждого из видов изложения. Наоборот, необходимо творчески их использовать в работе по документированию.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1.5-85. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1.1, 2.1. 3.2.1 и т.д.

2. Правила сокращений в текстах документов

В документах системы ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в 1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1.5-85.**

Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов. 1. Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).

Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районе и др.

Сложносокращенные слова сложного типа, например- колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.

Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.

Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п.

Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.

В ОРД не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т.д.

Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.

Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.

Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (завотделом, заве кладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.

Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.

При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.

Слово "год" сокращается только при цифрах, например: 1992 г.

При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 уч.г., -- в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово "год" пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.

При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 1 45 мин., слово "утро" и "день" не должны употребляться.

Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: -- 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).

Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.

Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.

Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д.

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах

Цифровая информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).

Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15 млн. человек, 20 тысяч крб., 200 тыс.экз., но единообразно в пределах одного текста.

Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.

Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках -- словами, например: в размере 25600 крб. (двадцать пять тысяч шестьсот крб.).

Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.

Неправильно: Правильно:

• 8,0 мм, 8,5 мм, 12,0 мм, 14,0 мм 8,0, 8,5, 12,0, 14,0 мм20 см х 40 см х 50 см 20 х 40 х 50 см
• 20 кг, 40 кг, 50 кг. 20; 40; 50 кг.

Интервалы между числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.

Цифровой материал, помещенный в документе, рекомендуется оформлять в ввде таблиц (ГОСТ 1.5-85), например:

Таблица 1

Количественный состав документов

Письма 10000 12000 2000 24000

Телеграммы 300 250 550

Таблица может иметь заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.

Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово "продолжение" с указанием порядкового номера таблицы, например:

4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и управления Верховный Совет Украины.

В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.

В официальных названиях организаций с прописной буквы пишется первое слово, например: Дворец сперта "Шахтер".

Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля "Макеевуголь " - производственному объединению "Донецк-уголь".

При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.

Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека имени Т.Г.Шевченко, Государственный МакНИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.

Слово "совет" в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы, если входит в полное наименование органа власти; например. Ворошиловский районный Совет народных депутатов г. Донецка.

В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строчной буквы, например: горсовет, сельсовет, поссовет.

В названиях документов, утвержденных Кабинетом министров Украины, слова "Постановление", "Положение", "Устав", "Инструкция" пишутся с прописной буквы. Слова "распоряжение", "решение", "акт", приложение", "перечень" -- со строчной, например:

"В соответствии с Инструкцией о вознаграждении за открытия, изобретения и рационализаторские предложения ".

Географические названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта "Кировская", но Старобешевская ГРЭС.

В символических, условных названиях предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной буквы и все название заключается в кавычки, например: шахта "Красная Звезда ", завод "Красный пахарь ".

Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть слово "имени" или "памяти", например: шахта имени Скочинского.

Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИДАД, МакНИИ, ВНИИ-угля

Во множественном числе слова "государственные комитеты", "министерства", "главные управления при Кабинете министров Украины" пишутся со строчной буквы.

При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать их полное наименование.

например: "Обязать Министерство финансов и Министерство лесного хозяйства ", но не "обязать Министерства лесного хозяйства и финансов...".

Однако при перечислении объединений, комбинатов, трестов и т.п. родовое слово следует писать один раз. ".. обязать производственные объединения "Донецкуголь, "Макеевуголь ", "Снежнянскантрацит ", но не "объединение "Донецкуголь ", объединение "Макеевуголь" и т.д.

5. Написание должностей, званий и фамилий

Наименования высших государственных и правительственных должностей пишут с прописной буквы, например: Президент Украины, Председатель Кабинета министров Украины, заместитель Председателя Верховного Совета Украины.

Названия всех других должностей -- со строчной, например: министр культуры Украины, член коллегии Министерства внутренних дел Украины, генеральный директор производственного объединения по добыче угля "Донецкуголь ".

Наименования воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы, например: лауреат Государственной премии Украины имени Т.Г.Шевченко, доктор технических наук, почетный шахтер, генерал-полковник юстиции В наименованиях орденов все слова, кроме слова "орден", пишутся с прописной буквы, например: орден Трудового Красного Знамени, орден "Знак Почета ".

Имеются некоторые особенности написания и склонения имен и фамилий. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -- аго, -- яго, -- ых, -их, -ово: Живаго, Дуняго, Черных, Долгих, Хитрово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго, роман Золя, опера Верди и др Украинские фамилии на -ко также не склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я склоняются, как славянские, так и иностранные: л: Лагоде: творчество Ш-оуды, фильм с участием Джульеты Мазины. в институте имени Патриса Лумумбы. Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например, рабочему Киричеку, рабочей Киричек, у Карла Гофмана -- у фрау Гофман.

Однако фамилии, произошедшие от названий животных, зверей, неодушевленных предметов, хотя и заканчиваются на согласные, не склоняются, например, Лебедь, Заяц, Кремень, Ступа.

В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как самостоятельные фамилии: Новиковой-Красновой, если же первая часть не образует самостоятельной фамилии, то она не склоняется, например. Бонч-Бруевичу, Яр-Мухамедову и др.

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

7. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы -- это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К. архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы -- это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

1. Язык и стиль служебных документов

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, нa котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - ос­новного компонента любого функционального стиля. Стиль офи­циально-делового общения людей в разных сферах жизни: эконо­мической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разно­видность языка, которая обслуживает сферу официальных дело­вых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство дело­вых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соот­ветствующую деятельность), но в языке и стиле документа инди­видуально-личный аспект не находит отражения. Функция дело­вого стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языкy деловых бумаг присуща стилистичес­кая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочно­сти и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка доку­ментов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объектив­ность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и пред­писывающим характером документа. Как правило, документы со­ставляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. "Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэто­му они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать со­вмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоко­лов и т.д.).

Особенности официально-делового стиля

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это

Краткость и компактность изложения официального материала;

Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

Последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных па традиционным моделям, например, «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нeрeдко путают слова «представить» и «предоставить». Представить - 1)предъявить, сообщить («представить список "сотрудников», «представить доказательства»); 2)познакомить с кем-либо - «представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить, обнаружить («представить (coбой) значительную ценность»); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»),6) изобразить, показать (представить в смешном виде»). Предоставить –

1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск, «предоставить слово»); З) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: « в апреле месяце» (апрель – именно месяц, инее что иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польз а от использ ования», «след ует учитывать след ующие факты», «данное явл ение полностью проявл яется в условиях»…

Для текстовых официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчи­вый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведе­ния». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существи­тельными, характеризующими отрицательные явления, но не на­зывающими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, полом­ки, хищения)», в которых существительные указывают на резуль­тат ошибок, просчетов и т.д.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-1.jpg" alt="> ЯЗЫК И СТИЛЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ">

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-2.jpg" alt=">событие КАК праздник ПЕРЕДАТЬ? "> событие КАК праздник ПЕРЕДАТЬ? ЗАФИКСИРОВАТЬ? открытие Прогноз погоды ВОСПРИНЯТЬ? ЛЮБАЯ средством ИНФОРМАЦИЯ взаимодействия Дата прибытия является встреча теплохода ЯЗЫК!

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-3.jpg" alt="> Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации"> Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. В соответствиями с функциями языка можно выделить следующие виды стилей: q Публицистический; q Научный; q Художественно-литературный; q Разговорно-обиходный; q Официально-деловой.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-4.jpg" alt="> Публицистический стиль - функциональный стиль речи, который используется в жанрах статья, "> Публицистический стиль - функциональный стиль речи, который используется в жанрах статья, очерк, репортаж, фельетон, интервью, памфлет, ораторская речь. Служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, телевидение, афиши, буклеты). От слова ПУБЛИЧНЫЙ В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-5.jpg" alt=">Научный стиль - это стиль, который обслуживает научную сферу общественной деятельности. Он"> Научный стиль - это стиль, который обслуживает научную сферу общественной деятельности. Он предназначен для передачи научной информации в подготовленной и заинтересованной аудитории.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-6.jpg" alt=">Художественный стиль - функциональный стиль речи, который применяется в художественной литературе. "> Художественный стиль - функциональный стиль речи, который применяется в художественной литературе. В этом стиле воздействует на воображение и чувства читателя, передаёт мысли и чувства автора, использует всё богатство лексики, возможности разных стилей, характеризуется образностью, эмоциональностью речи.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-7.jpg" alt=">Разговорный стиль – это стиль, который обслуживает сферу устного общения или устной коммуникации."> Разговорный стиль – это стиль, который обслуживает сферу устного общения или устной коммуникации. Разговорный стиль (разговорная речь) используется в широкой сфере личных, т. е. неофициальных, внеслужебных отношений. Этот стиль чаще называют разговорно-обиходным.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-9.jpg" alt="> Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая"> Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-10.jpg" alt="> "> "С сегодняшнего дня я в отпуске" заявление Прошу считать меня находящейся в отпуске с 15. 06. 2013 г. Смысл один, а стиль изложения?

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-11.jpg" alt=">Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в. , с эпохи Киевской Руси,"> Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в. , с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской Русью и Византией.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-12.jpg" alt=">Важнейший памятник древнерусского права - "> Важнейший памятник древнерусского права - " Русская правда ", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-13.jpg" alt=">В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов"> В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов т. е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-14.jpg" alt="> В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу"> В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный русский литературный язык.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-15.jpg" alt=">Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений. Две особенности"> Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений. Две особенности официально-делового стиля: q Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. q Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-16.jpg" alt=">Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных"> Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи. Официально-деловой стиль характеризуется: q высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения); q официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки); q безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-17.jpg" alt=">Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместоимения "> Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместоимения Я принято применять пассивную конструкцию: я сделал - мною проделана. Основными особенностями ОДС являются: Ø Доказательность (достоверные факты) Ø Объективность Ø Информативность Ø Логичность Ø Стандартное размещение материала Ø Отсутствие эмоций

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-18.jpg" alt=">Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он"> Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: q официально-документальный; q обиходно-деловой.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-19.jpg" alt="> Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости"> Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-20.jpg" alt="> Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности"> Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-21.jpg" alt="> Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность,"> Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т. д. , следует писать коротко и ясно.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-22.jpg" alt=">Официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль"> Официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-23.jpg" alt=">Логичное построение предложения – характерная особенность синтаксиса официального документа Правила расположения слов в"> Логичное построение предложения – характерная особенность синтаксиса официального документа Правила расположения слов в предложении: 1. Прямой порядок слов, НО когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-24.jpg" alt=">2. Расположение слов по информативной значимости - информационная роль слова "> 2. Расположение слов по информативной значимости - информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения Студенты колледжа помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка. Во время каникул студенты колледжа помогали взрослым в работе по благоустройству парка.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-25.jpg" alt=">На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на второй"> На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на второй квартал 2016 года (указание срока изготовления опытного образца) На второй квартал 2016 года незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на основании письма заказчика (обоснование причины переноса срока сдачи заказа)

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-26.jpg" alt=">3. Расположение определений Ø Согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные - после"> 3. Расположение определений Ø Согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные - после него. соглас. опред. определяющее слово служебная командировка, основное внимание, несоглас опред. вопрос важного значения

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-27.jpg" alt=">4. Расположение обстоятельств - обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения после"> 4. Расположение обстоятельств - обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения после него Исключительно интересный проект, крайне нежелательный эффект 5. Расположение числительных - существительное следует за числительным десять дней, пять человек, две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц - 75.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-28.jpg" alt=">Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний Ø Архив - обрабатывать, сдавать"> Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний Ø Архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; Ø Вакансия – замещать, иметь; Ø Совещание – готовить, вести, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать. Ø приказ – издавать, Ø контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, Ø должностные оклады – устанавливаются, выговор – объявляется, Ø порицание – выносится и т. д.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-29.jpg" alt=">Использование расщепленных сказуемых: Деловая речь Разговорная речь оказать помощь "> Использование расщепленных сказуемых: Деловая речь Разговорная речь оказать помощь помочь осуществить ремонт отремонтировать провести расследование расследовать обеспечить контроль проконтролировать допустить ошибку ошибиться оказать содействие содействовать

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-30.jpg" alt="> Языковые формулы выражающие мотивы создания документа Ø В подтверждение нашей договоренности."> Языковые формулы выражающие мотивы создания документа Ø В подтверждение нашей договоренности. . . Ø В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем). . . Ø В соответствии с письмом заказчика. . . Ø В порядке оказания помощи прошу Вас. . . Ø В ответ на Ваш запрос сообщаем. . . Ø Ссылаясь на Ваш запрос от. . . Ø Согласно постановлению правительства. . . Ø На основании нашего телефонного разговора. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-31.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ø Ввиду задержки"> Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ø Ввиду задержки получения груза. . . Ø По причине задержки оплаты. . . Ø В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями. . . Ø В связи с нарушением срока поставки. . . Ø Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на. . . Ø Учитывая увеличение спроса на продукцию. . . Ø Ввиду особых обстоятельств. . . Ø В связи с завершением работ по. . . Ø В связи с проведением совместных работ. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-32.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие цель создания документа Ø В целях обмена"> Языковые формулы, выражающие цель создания документа Ø В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес. . . Ø В целях увеличения товарооборота. . . Ø В целях упорядочения работы структурных подразделений института Ø В целях расширения спектра образовательной деятельности университета. . . Ø Во исполнение постановления Ученого совета университета. . . Ø Во избежание конфликтных ситуаций Ø Для согласования спорных вопросов

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-33.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Ø Прошу рассмотреть возможность. ."> Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Ø Прошу рассмотреть возможность. . . Ø Прошу изыскать для нужд организации. . . Ø Обращаемся к Вам с просьбой. . . Ø Прошу Вас направить в мой адрес. . . Ø Убедительно прошу решить вопрос о. . . Ø Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. . . Ø Приказываю создать комиссию в составе. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-34.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Ø Напоминаем Вам, что срок "> Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Ø Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает. . . Ø Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны. . . Ø Организация уведомляет Вас о том, что. . . Ø Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что. . . Ø Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-35.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие предложение или отказ от предложения: Ø"> Языковые формулы, выражающие предложение или отказ от предложения: Ø По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы. . . Ø В ответ на Ваш запрос на. . . мы предлагаем Вам. . . Ø Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок. . . региона. . . Ø Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес. . Ø Просим Вас принять заказ на 20 -футовый контейнер из. . . на условиях. . . Ø Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам. . . Ø К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку. . . Ø Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-36.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Ø Назначить на должность начальника"> Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Ø Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности. . . Ø Обязать руководителей всех подразделений… Ø Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на. . . Ø Назначить расследование по факту. . . Ø Изыскать дополнительные возможности для. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-37.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Ø Сообщаем, что."> Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Ø Сообщаем, что. . . Ø Извещаем Вас о том, что. . . Ø Ставим Вас в известность о том, что. . . Ø Считаем необходимым поставить Вас в известность о. . . Ø Докладываю о. . . Ø Довожу до Вашего сведения, что. . . Ø Организация извещает о. . . Ø Нам приятно сообщить (Вам), что. . . Ø Сообщаем к Вашему сведению, что. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-38.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Ø Гарантируем, что."> Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Ø Гарантируем, что. . . Ø Безопасность гарантируется. . . Ø Конфиденциальность информации обеспечена. . . Ø Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки. . . Ø Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии). . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-39.jpg" alt=">Распространенные ошибки Ø Тавтология Ø Плеоназмы Ø Слова-паронимы"> Распространенные ошибки Ø Тавтология Ø Плеоназмы Ø Слова-паронимы Ø Разговорные и устаревшие слова, архаизмы.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-40.jpg" alt="> Тавтология - смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении"> Тавтология - смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова Ø адресовать в адрес Ø следует отметить следующее Ø май месяц Ø пять человек детей Ø польза от использования навесных агрегатов Ø следует учитывать следующие факторы Ø данное явление полностью проявляется в условиях

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-41.jpg" alt="> Плеоназмы – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание Ø памятный сувенир"> Плеоназмы – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание Ø памятный сувенир (сувенир - подарок на память) Ø передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди) Ø совместное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совместное решение проблем) Ø «промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); Ø «форсировать строительство ускоренными темпами» (форсировать - вести ускоренными темпами); Ø «потерпеть полное фиаско» (фиаско и есть полное поражение).

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-42.jpg" alt="> Слова-паронимы – близкие по звучанию родственные слова Ø гарантийный"> Слова-паронимы – близкие по звучанию родственные слова Ø гарантийный – гарантированный; Ø поместить – разместить Ø оплатить – заплатить

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-43.jpg" alt=">Разговорные и устаревшие слова, архаизмы Канцелярист, учрежденец ">

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

1. точность изложения информации,
2. стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
3. нейтральный тон изложения,
4. официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
5. лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
6. полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
7. ясность,
8. однозначность используемых слов и терминов,
9. логичность,
10. объективность,
11. текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

Неправильное использование слов и терминов.

Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.