Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.
В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
один или несколько ПК, возможно, объединенные в сеть – локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса,
печатающие устройства;
средства копирования документов;
модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).
сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
проекционное оборудование для проведения презентаций.
Определяя электронный офис, как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист.
Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области.
Основу интегрированного пакета (ИП) составляют:
текстовый редактор;
электронная таблица;
средства телекоммуникаций;
графические возможности, т.е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.
Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта
Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office)
Smart Suite фирмыLotusDevelopment(в настоящее время подразделениеIBM)
Microsoft Office фирмы Microsoft.
Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет MicrosoftOffice.
Виртуальный офис.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.
Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.
1. Дайте понятие офиса.
2. Назовите информационные потоки в офисе.
3. Чем характеризуется электронный офис?
4. Что такое виртуальный офис?
5. Какие программные продукты используются в электронном офисе?
6. Какие аппаратные средства используются в электронном офисе?
7. Дайте понятие офиса как коммуникационной системы.
Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.
К основным задачам можно отнести следующие задачи делопроизводство, управление, контроль управления, составления отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятии и между предприятиями.
При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных услуг, как:
Обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т.д.);
Сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т.д);
Хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем.
Электронный офис – это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов.
Основные функции электронного офиса:
Общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;
Локальное хранение документов;
Обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;
Дистанционная и совместная работа служащих над документом;
Поддержка общения без отрыва от рабочего места;
Электронная почта;
Персональная обработка данных;
Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
Обмен информацией между базами данных, ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;
Генерация отчетов по обработке данных;
Управление ресурсами;
Контроль исполнения;
Управление личным временем;
Контроль автоматической корреспонденции;
Передача данных;
Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
Обеспечение стилистического качества документов;
Моделирование решений и имитация их принятия;
Информационная поддержка принятия решений;
Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;
Обмен локальной и персонализированной информации;
Служба видеотекста;
Обмен и интеграция программных средств;
Перенос документов с одного носителя на другой;
Полиграфическое оформление документов;
Групповой контакт через терминалы.
В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса – виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.
Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.
Автоматизированные рабочие места финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента:
Формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;
Анализ финансового состояния предприятия;
Анализ устойчивости рентабельности показателей ликвидности и др.
Анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;
Сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.
^ 2. Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте.
В современном электронном офисе используются следующие технические средства:
Компьютеры;
Сетевое оборудование;
Средства коммуникации;
Устройства ввода – вывода информации;
Устройства мультимедиа;
Организационная техника;
Дополнительные средства.
Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объема и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объемы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.
Для обеспечения связи с “внешним миром”, передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факсмодемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (АТС) и др.
Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры.
Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные, струйные и лазерные.
Для обработки видео и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.
К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно – копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители Xerox, Canon и др).
К дополнительным устройствам можно отнести:
Сетевой фильтр – устройство, предназначенное для страхования скачков напряжения в сетях электропитания;
Блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течении некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.
^ 3. Программные средства, обеспечивающие функционирование информационных технологий финансового менеджмента в офисе.
Для организации информационных технологий финансового менеджмента в электронном офисе необходимо наличие программной платформы, базовыми элементами которой являются:
Системное программное обеспечение для организации процесса компьютерной обработки информации и взаимодействия между компьютером и пользователем;
Офисное прикладное программное обеспечение.
^ Системное программное обеспечение включает операционную систему (ОС), сервисные программы, программы технического обслуживания.
Анализ применения различных ОС показывает преимущественное использование ОС Microsoft Windows к качестве ОС персональных компьютеров. Это многозадачная операционная система с развитым графическим интерфейсом устойчива в работе, поддерживает все виды мониторов, принтеров. Большинство офисных программ и системы мультимедиа работают только в этой среде.
К базовому офисному прикладному программному обеспечению относятся:
Текстовые процессоры для создания и обработки текстовых документов. Наиболее популярной офисной программой для обработки документов является Microsoft Word;
Табличные процессоры для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных, представления данных в графическом виде. Например, Microsoft Excel/
Системы управления базами данных.
Термин интеллектуальный анализ данных можно понимать двояко.
В узком смысле это попытка адекватного русского перевода термина Data Mining , который ввёл в обиход Григорий Пятецкий-Шапиро в 1992 году. Согласно его определению, Data Mining - это процесс обнаружения в сырых данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных, доступных интерпретации знаний, необходимых для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности . Дословный перевод «раскопки (или добыча) данных» следует, по всей видимости, считать неудачным.
В широком смысле это современная концепция анализа данных, предполагающая, что
§ данные могут быть неточными, неполными (содержать пропуски), противоречивыми, разнородными, косвенными, и при этом иметь гигантские объёмы; поэтому понимание данных в конкретных приложениях требует значительных интеллектуальных усилий;
§ сами алгоритмы анализа данных могут обладать «элементами интеллекта», в частности, способностью обучаться по прецедентам, то есть делать общие выводы на основе частных наблюдений; разработка таких алгоритмов также требует значительных интеллектуальных усилий;
§ процессы переработки сырых данных в информацию , а информации в знания уже не могут быть выполнены по старинке вручную, и требуют нетривиальной автоматизации.
Необходимость интеллектуального анализа данных возникла в конце XX века в результате повсеместного распространения информационных технологий, позволяющих детально протоколировать процессы бизнеса и производства.
По составу решаемых задач Data Mining практически не отличается от стандартного набора средств, применяемых с середины XX века в области прикладной статистики, машинного обучения (machine learning), информационного поиска (information retrieval). Основное различие заключается в эффективности алгоритмов и технологичности их применения. Подавляющее большинство классических процедур имеют время выполнения, квадратичное или даже кубическое по объёму исходных данных. При количестве объектов, превосходящем несколько десятков тысяч, они работают неприемлемо медленно даже на самых современных компьютерах. За последние десятилетия значительные усилия в области Data Mining были направлены на создание специализированных алгоритмов, способных выполнять те же задачи за линейное или даже логарифмическое время без существенной потери точности.
Важная составляющая информационного обеспечения - система классификации и кодирование.
Классификация - обязательный этап предыдущей подготовки экономических данных к автоматизированному обработке, а также предпосылка рациональной организации информационной базы и моделирования информационных процессов.
Ее можно определить как составляющую информационного обеспечения любой информационной системы, которая принадлежит к языковым средствам управления. Поэтому классификация является основой для кодирования информации и следующего ее поиска.
Система классификации - это совокупность методов и правил распределения множества объектов (М) на подмножество(Мij) согласно признакам похожести или непохожести.
Объект классификации - элемент классификационного множества.
Классификационное группирование - подмножество объектов, полученных в результате классификации.
Различают два метода классификации - иерархический и фасетный.
Иерархическая классификация экономической информации
- это последовательная низменность множества объектов на подчиненные классификационные группировки.
Преимущества: логичность построения, четкость определения признаков, большой объем информации, удобство использования.
Недостатки: жесткая структура, недостаток резервного объема.
Фасетный метод классификации - параллельная низменность множества объектов на независимые классификационные группировки.
Фасет - набор значений одной признаки классификации. Фасеты взаимно независимые. Каждый объект может одновременно входить в разные классификационные группировки.
Преимущества: гибкость структуры (приспособление к изменениям в задачах), дает возможность вводить новые фасеты или удалять старики.
Недостатки: недостаточно полное использование объема.
Фасетная классификация экономической информации
Кодирование - процесс присвоения условного обозначения разным позициям номенклатуры.
Код - это знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационного группировки или объекта классификации.
Для кодирования информации в информационных системах применяют порядковый, сериально-порядковый, последовательный та параллельный методи кодирование.
Порядковый метод кодирования - простейший и наиболее распространенный. Построение кодов выполняется по мере роста или спадание признаков без пропуска номеров.
Сериально-порядковый метод кодирования на каждую группу признаков имеет серию порядковых номеров с резервом номеров.
Последовательный метод кодирования предусматривает выделение определенных разрядов кода под определенные признаки.
Параллельный метод кодирования тоже предусматривает выделение разрядов, но значение признаки, записанной на любом разряде кода, не зависит от значения признаков, записанных на других разрядах.
Выбор методов классификации и кодирование объектов предусматривает:
возможность расширения кодового множества объектов и внесение соответствующих изменений;
однозначность идентифицированных объектов;
минимальную длину кода;
возможность обработки информации с помощью ЭВМ;
простоту метода кодирования;
применение общепринятых обозначений.
2.4. Единая система классификации и кодирование.
Категории классификаторов
После присвоения кодов создается классификатор.
Классификатор - это систематизированное собрание однородных наименований и их кодовых обозначений.
Единая система классификации и кодирования - это комплекс взаимосвязанных классификаторов технико-экономической информации, приспособленных к обработке средствами вычислительной техники с автоматизированной системой ведения этих классификаторов.
Результатом работ из классификации и кодирования есть разработки классификаторов за типом объектов и категориями.
Госстандартом допускается использования классификаторов таких видов:
общегосударственные (государственные) классификаторы;
межотраслевые классификаторы;
отраслевые классификаторы;
классификаторы предприятий (локальные).
Приведем перечень основных общегосударственных и отраслевых классификаторов:
СПАТО - система обозначений автономий, территорий, областей;
УКФВ - украинский классификатор форм собственности;
КОПФГ - классификатор организационно-правовых форм хозяйствования;
ЕГРПОУ - единый государственный реестр предприятий, организаций Украины;
ЗКГНГ - общий классификатор областей народного хозяйства;
НИЗА - система обозначений органов государственного управления;
УКВ - украинский классификатор валют;
УКП - украинский классификатор продукции;
КОВ - классификатор единиц измерения;
УСГК - украинская стандартная отраслевая классификация;
УБК - украинская бюджетная классификация;
КВПП - классификатор видов налогоплательщиков;
КБУ - классификатор банковских учреждений;
УКОЗ - украинский классификатор основных средств;
Приведем пример кодовых обозначений:
УКУД - украинский классификатор управленческих документов.
Код унифицированной формы документа составляется с 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Структура кода формы документа за УКУД:
ХХ - класс форм;
ХХ - подкласс форм;
ХХХ - регистрационный номер;
Х - контрольное число.
УКВЕД - украинский классификатор видов экономической деятельности.
Общее кодовое обозначение объектов КВЕД выглядит так:
ХХ - раздел;
ХХ. Х - группа;
ХХ. ХХ - класс;
ХХ. ХХ. ХХ - подкласс.
Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом . Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь важных целей:
ü автоматизации обработки и передачи документов;
ü хранения документации в памяти систем;
ü интеграции всех процессов документооборота;
ü повышения информированности руководства;
ü уменьшения стоимости документального обеспечения;
ü сокращения времени поиска документов;
ü создания качественно новой информационной базы документации.
В результате использования информационных систем и сетей электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или предприятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:
ü учет и анализ корреспонденции;
ü учет кадров и ведение бухгалтерии;
ü составление договоров;
ü обслуживание производства заказов, сбыта продукции;
ü выполнение экспертиз и проведение консультаций;
ü анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;
ü проведение баланса и оценок работы;
ü ревизия отчетности;
ü ведение электронных картотек.
Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль над деятельностью (ревизию отчетности, баланса, оценку работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.
Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.
В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.
Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей задачи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработку корреспонденции, подготовку отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа остальных сотрудников становится все более активной и творческой.
Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное ПО, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:
ü использование текстового и графического редактора;
ü работа с электронными таблицами;
ü применение систем управления базами данных и информационными хранилищами;
ü использование программ подготовки презентаций.
Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необходимость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает рассматриваемая система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная же обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
Основными функциями системы являются:
ü прием, регистрация и учет документов;
ü упорядочение и классификация документов:
ü обработка документов;
ü дописывание комментариев к документам;
ü поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;
ü создание личных библиотек документов;
ü изменение конфигурации документов;
ü контроль версий документов при их модификации;
ü предоставление возможности удаленного доступа к документам независимо от места их хранения;
ü управление информацией;
ü обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
ü администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них видеофильмов, звука, неподвижных изображений и текстов.
Рассылка созданных документов должна осуществляться в порядке, определенном на предприятии (в организации). Нередко в систему встраивают средства обработки изображений, получаемых на основе сканирования. Ценные бумаги, страховые полисы хранятся в виде изображений и могут также комментироваться звуковыми и текстовыми примечаниями. Система обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы. Ранние версии документов хранятся в архивных файлах.
Поиск документов осуществляется в соответствии с разнообразными их характеристиками: датой создания, авторами, организацией, рассматриваемой темой, типом документа. В помощь поиску осуществляется индексирование документов. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия.
Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Третий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хранения документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.
Технология обработки документов в электронном офисе дополняется удобными формами выполнения необходимых работ. Например, на экране компьютера показывается поверхность «рабочего стола», на котором расположены пиктограммы, представляющие документы. Каждую пиктограмму, показав на нее курсором и нажав на клавишу, можно превратить в изображение документа, прочесть его либо отредактировать. И, наоборот, документ так же просто превращается в представляющую его пиктограмму. С документами-пиктограммами, расположенными на экране, можно выполнять разнообразные операции:
ü перемещать пиктограмму (документ) из одной «папки» в другую;
ü помещать пиктограмму в «корзину» (ликвидировать документ);
ü создавать новый документ и превращать его в пиктограмму;
ü передвигать на экране пиктограмму на изображение принтера (печатать документ).
На экране также изображаются условные обозначения запоминающих устройств. Передвижение пиктограммы с изображения одного из них на изображение другого, запускает процесс пересылки документа между этими устройствами.
Технология обработки документов вначале осуществлялась только с помощью одной информационной системы. Сложность этой работы и развитие сетей привели к созданию технологий распределенной обработки, осуществляемой большим числом систем сети предприятия, взаимодействующих друг с другом. Для обеспечения этих технологий были созданы электронные каталоги, являющиеся упорядоченными списками объектов, составленных в порядке, облегчающем их нахождение. Объектами, отображенными в каталогах, являются: документы, базы данных и знаний, пользователи, серверы, клиенты, программы и т.д. База данных каждого каталога содержит сведения об определенных группах объектов.
Необходимость работать с документами, прикладными программами и базами данных учреждения (предприятия) дома, в гостиницах, на транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов – электронных офисов, оборудование которых располагается в разных местах, городах, странах. При этом создается виртуальная сеть предприятия, предоставляющая свои ресурсы так, как будто это физическая локальная сеть. Виртуальный офис, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опирается на локальные сети, соединенные с региональными. Благодаря этому абонентские системы сотрудников предприятия (учреждения) не зависимо от того, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть.
В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора: прежде всего, это электронная почта и речевая почта: во вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей.
Создание виртуального офиса позволяет:
ü способствовать децентрализации деловых операций и приблизить исполнителей к потребителям;
ü формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы;
ü сокращать штат учреждения (предприятия) и уменьшать стоимость недвижимости:
ü поддерживать телеработу;
ü выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток.
Четкая граница между работой в учреждении и домом стала стираться.
Тенденция развития виртуальных офисов стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений. В результате, быстро расширяется категория сотрудников, работающих дома.
Добавление к технологиям электронного офиса услуг Internet привело к появлению понятия «Internet-офиса». В нем кроме обычных выполняются задачи работы с банками, биржами, получение информации о состоянии банковских счетов, курсах валют и т.д.
Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.
Основными функциями электронного офиса являются:
– автоматизация рутинных работ с документами;
– организация электронного документооборота.
Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.
В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:
Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.
Программные средства электронного офиса делятся на три группы:
1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.
2. Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:
– Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.
– Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:
– формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
– ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
– обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
– автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
– работа с электронной почтой и факсом и т. д.
3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:
– обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
– поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
– оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
– исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
– исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных Они подразделяются на основные и дополнительные:
1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.
2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.
К офисным задачам можно отнести следующие :
♦ делопроизводство;
♦ контроль исполнения документов;
♦ составление отчетов;
♦ поиск информации;
♦ ввод и обновление информации;
♦ составление расписаний;
♦ обмен информацией между отделами предприятия,
В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:
♦ обработка входящей и исходящей информации;
♦ сбор и последующий анализ данных;
♦ хранение информации. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс,
предназначенный для обработки документов и автоматизации pa6oты пользователей в системах управления. В состав электронного офиса
входят следующие аппаратные средства :
♦ персональные компьютеры, объединенные в сеть;
♦ печатающие устройства;
♦ средства копирования документов;
♦ сканер;
♦ проекционное оборудование для проведения Презентаций.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами.
материалами) базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов .
Информационные технологии виртуальных офисов основываются:
♦ на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;
♦ на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).
В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять СВОИ должностные обязанности, решать офисные задачи.
Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.
Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользо-ваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами, В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегри-рованный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно
ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений .
Назначение интегрированных офисных пакетов - обеспечить со-трудников офиса и предприятия широким набором средств для по-вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутин-ных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.
Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:
♦ Word - текстовый процессор;
♦ Excel - табличный процессор;
♦ Access - система управления базами данных;
♦ PowerPoint - система подготовки презентаций:
♦ Outlook - менеджер персональной информации;
♦ FrontPage редактор, предназначенный для создания веб-страниц;
♦ PhotoDraw графический редактор для создания деловой графики;
♦ Publisher настольная издательская система;
♦ Small Business Tools специализированный инструментарий для
осуществления бизнес-анализа;
♦ Internet Explorer браузер (обозреватель веб-страниц).
Microsoft Word это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграммы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.
Microsoft Excel -табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи-ческой и логической обработки данных.
К функциям табличного процессора относятся :
♦ создание и редактирование электронных таблиц;
♦ создание взаимосвязанных табличных документов;
♦ ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;
♦ структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);
♦ построение диаграмм и графиков различных видов;
♦ создание СВОДНЫХ электронных таблиц, в том числе и с привлече-нием информации из внешних баз данных:
♦ разработка макрокоманд управления электронными таблицами;
♦ оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.
С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.
Microsoft Access- система управления базами данных. На сего-дняшний день является одним из самых популярных настольных при-ложений для работы с базами данных.
Microsoft Outlook- менеджер персональной информации, предоставляющий следующие возможности:
♦ обработка сообщений электронной почты;
♦ планирование встреч и собраний;
♦ управление контактами и задачами;
♦ доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещенным на локальных и сетевых дисках.
Microsoft PowerPoint - система подготовки презентаций. Презентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, конференций и т. д.
Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:
♦ Lotus Smart Suite (компания IBM, http://www.lotus.com);
♦ WordPerfect Office (корпорация Corel, http://www.corel.com);
♦ StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com);
♦ EasyOffice (http://www.e-press.com);
♦ OpenOffice.org (http://www.openoffice.org);
♦ Русский офис (фирма «Арсеналъ»).