График отпусков согласно ст. 123 ТК РФ является документом, обязательным к исполнению и предоставлению сотрудникам 1 раз в год. По закону утверждение графика должно проводиться за 2 недели до начала Нового года. Предоставление отпуска – обязательство для любой организации,

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

При несвоевременном составлении графика предприятие может понести наказание в виде административной ответственности, или штрафных санкций.

Как правильно составить график отпусков

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
2. Несовершеннолетним.
3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

Все остальные работники согласно ст. 121 ТК РФ идут в отпуск по графику, причем на первом году после трудоустройства на работу могут пойти через 6 месяцев в отпуск. График составляется в унифицированной форме, состоит из 10 пунктов.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст. 123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение. В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

Утвержденный документ обязателен для исполнения как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

1. Что необходимо включить в график

В график включаются:

1. Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
2. Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
3. Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
4. Перенесение отпуска на будущий год.

1. Несовершеннолетним до 31 дня.
2. Инвалидам до 31 дня.
3. Педагогам до 42-56 дней.
4. Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный предоставляется:

1. Работающим на вредном, опасном производстве.
2. При ненормированном рабочем дне.
3. Работникам в условиях Крайнего Севера.
4. В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике. Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия. Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

График отпусков и профсоюз

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Как перенести отпуск сотруднику

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Ошибки и примеры при составлении графика

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

1. Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
2. Проблемам при начислении отпускных.
3. Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

1. Нарушены сроки составления документа.
2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

1. Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
2. Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
3. Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
4. Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
5. Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
6. Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

Образец графика отпусков

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.

Все работающие люди имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но чтобы все сотрудники одновременно не ушли в отпуск, а работа предприятия не остановилась, практикуется составление графика отпусков, который с одной стороны гарантирует права работников на отдых, а с другой – защищает работодателя.

Что представляет собой график отпусков?

По сути, график отпусков является расписанием ежегодных отпусков сотрудников, который составляется для того, чтобы установить очередность отдыха и обеспечить пребывание на работе нужного количества людей.

Существуют определенные правила составления графика отпусков. Так, график отпусков составляется и утверждается один раз в год, без права вносить в него изменения (можно записать туда только изменения в сроках отпусков, если они имеют место, а изменение сроков отпуска возможно только на основании такого документа, как приказ о переносе отпуска, подписанный руководителем организации). Он согласовывается с администрацией предприятия и профсоюзным органом (если таковой имеется).

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и, конечно, с учетом особенностей рабочего процесса. Коллективным договором или другим нормативным актом может быть установлена максимальная численность людей, которые, работая в определенном подразделении, могут одновременно находиться в отпуске. Это делается для того, чтобы не страдал и не останавливался рабочий процесс.

К составлению графика отпусков нужно приступать в ноябре, а утвержден руководителем он должен быть не позднее 16 декабря, то есть, за две недели до наступления нового календарного года, как того требует Трудовой кодекс.

Если на работу в течение года устраиваются новые сотрудники, их не вносят в график, а отпуска им предоставляются по согласования с администрацией.

Нужен ли график отпусков, если организация маленькая?

График отпусков должен быть в любом учреждении, независимо от того, сколько сотрудников там работает. Согласно Трудовому кодексу этот документ является обязательным, как для работника, так и для работодателя. Он дает работнику необходимые гарантии, а работодателя заставляет соблюдать закон. Кроме того, именно графиком отпусков устанавливается очередность отдыха сотрудников. Ну а те, кто считает, что соблюдать требования Трудового кодекса не обязательно, должны быть готовы к штрафам, которые налагает трудовая инспекция на работодателей за отсутствие утвержденного графика отпусков.

Права отдельных категорий работников при составлении графика отпусков

Во время составления графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые категории работников (список представлен в таблице ниже) имеют право получить очередной отпуск в определенное время. Например, женщины, у которых двое (и больше) детей, возраст которых до 12 лет, имеют первоочередное право на отпуск в летнее время. Такие же льготы предусмотрены для отцов-одиночек, Ветеранов войны и труда, сотрудников младше 18 лет, опекунов или попечителей, Ветеранов боевых действий, людей, имеющих звания Героя России, Героя Советского Союза, полных кавалеров орденов Славы. Кроме того, одновременно с мужем (женой) могут уйти в отпуск и супруги военнослужащих.

№	Категория работников	Нормативный правовой документ
1	Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС	Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (с изм. на 25.07.2002)
2	Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы	Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» (с изм. на 13.07.2001)
3	Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»	Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов» (с изм. на 16.04.2001)
4	Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда	Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (с изм. на 25.07.2002)
5	Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы	Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
6	Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр)	Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»

Как правильно составить график отпусков?

График отпусков организации является локальным актом, в котором содержится информации об очередности отпусков работников всех структурных подразделений. Для его составления существует определенная форма, а образец графика отпусков можно найти в интернете. Каждое структурное подразделение организации имеет свой график отпусков. Так делается на многих предприятиях, и эта схема считается самой удобной: сначала руководители отделов составляют свои графики в зависимости от потребности отдела в количестве необходимого персонала, а потом уже отдел кадров корректирует поданные графики с учетом существующих льгот.

После этого кадровики передают исправленные (если в этом есть необходимость) графики на обсуждение работникам, чьи отпуска были по каким-то причинам передвинуты, и руководителям отделов для согласования. В этом тоже есть смысл, так как только руководитель отдела может сказать, какие сотрудники должны присутствовать на рабочих местах в конкретное время года. А что касается переноса отпуска работникам, которое может иметь место во время корректировки, то иногда при смещении отпуска одного сотрудника, смещается отпуска и еще нескольких, что тоже требует согласования с теми, чьи интересы это затронуло.

После согласования и урегулирования всех спорных вопросов исправленные графики снова передаются в отдел кадров, где уже составляется сводный график на все предприятие.

Составление графика отпусков в небольших учреждениях

Для небольших предприятий привычным является предварительный опрос работников о времени отпуска, который проводят сотрудники отдела кадров или руководители структурных подразделений. Чтобы избежать лишних проблем и разночтений в пожеланиях работников, инспекторы по труду рекомендуют не просто проводить опрос работников, а оформлять его результат официально, с подписью самого работника, которая будет подтверждать, что он не возражает против конкретного времени отпуска, которое ему предложено. После сбора данных о пожеланиях сотрудников, нужно взять образец составления графика отпусков () и создать проект документа, который еще раз придется согласовать с руководителями структурных подразделений.

Важные моменты, которые нужно учитывать при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков кроме пожеланий работников необходимо также учитывать и требования действующего законодательства. А именно:

• Стаж работы – право на оплачиваемый отпуск имеют работники, стаж работы которых на момент составления графика отпусков не меньше шести месяцев (при этом работника нужно предупредить, что его отпуск может быть отодвинут). Кроме того, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше семи календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, то это время не включается в стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Такие ситуации предусматривают перенос отпуска по соглашению между работником и работодателем даже в том случае, если отпуск запланирован и включен в график, поскольку отсутствие необходимого стажа у работника – юридически значимое основание, позволяющее внести изменения в график.
• Отдельные категории сотрудников могут получить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа. К ним относятся: работники, которым еще не исполнилось 18 лет, женщины перед отпуском по беременности или же после него, усыновители детей, не достигших трехмесячного возраста. Конечно, составляя график, реально запланировать только отпуска несовершеннолетних работников или принятых на работу беременных женщин. Во всех остальных случаях отпуск может быть предоставлен до того, как истечет шестимесячный срок непрерывной работы сотрудника в организации, только по заявлению работника и согласования с администрацией. На сегодняшний день Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпуска пропорционально отработанному времени, следовательно, при предоставлении отпуска авансом – до истечения полугода работы на предприятии – оплата отпускных должна быть произведена в полном объеме, а отпуск предоставлен полностью.
• Дополнительные ежегодные отпуска предусмотрены во многих организациях. Они могут быть связаны с вредными или же опасными условиями труда. Такие отпуска тоже вносятся в график, но стаж, который дает право использовать такой отпуск, включает только фактически отработанное время. И возможность получить дополнительный отпуск авансом законом не предусмотрена.
• Два отпуска могут получить в одном календарном году те, кто был принят на работу в конце прошлого календарного года, например, в октябре. В этом случае сотрудник по закону может уйти в отпуск в мае и до конца года взять еще один оплачиваемый отпуск, но уже за другой год (взять отпуск за второй и последующие года работник имеет право в любое время года по своему желанию). Такая возможность должна быть предусмотрена еще на этапе составления проекта графика и, конечно, должна быть внесена в бланк графика отпусков.
• Очередность отпусков устанавливается не только согласно пожеланиям работников, а еще и в зависимости от того, имеются ли на предприятии сотрудники, которые имеют первоочередное право использовать ежегодный отпуск в летнее время или в то, которое они выберут по своему желанию. Чтобы учесть интересы этой категории сотрудников, составляется список тех, у кого есть такое право.
• Сотрудники, работающие по совместительству, имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в то же самое время, что и на основной работе. Для этого они должны представить подтверждающий документ – справку с основного места работы о сроках отпуска.
• Работники, которые по каким-то причинам не использовавшие отпуск за прошлый год, также имеют право первоочередного ухода в отпуск или выбора удобного для них времени.
• Работники, собирающиеся поступать в ВУЗы, а также те, у кого есть дети – выпускники 11 или 9 классов тоже имеют право выбрать время отпуска самостоятельно. Особенно это касается работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, если обучение их детей планируется в другом регионе. В этом случае для сопровождения ребенка в учебное заведение сотрудник имеет право на полный отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) в то время, когда проходят вступительные экзамены.
• Продолжительность отпуска в нашей стране 28 календарных дней. Но при наличии на предприятии дополнительных отпусков очередной отпуск может быть увеличен. Это относится и к некоторым категориям работников, для которых предусмотрены более длительные отпуска:

№	Категории работников, виды работ, производств	Продолжительность ежегодного отпуска	Нормативный правовой акт
1	Работники в возрасте до 18 лет	31 календарный день	Трудовой кодекс РФ - статья 267
2	Педагогические работники образовательных учреждений	42, 56 календарных дней (конкретная продолжительность установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724)	Трудовой кодекс РФ - статья 334
3	Инвалиды, занятые в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности	не менее 30 календарных дней	Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (с изм. на 29.05.2002) - статья 23
4	Граждане пожилого возраста и инвалиды, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания, работающие на условиях трудового договора	30 календарных дней	Федеральный закон от 02.08.1995 № 122-ФЗ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста» - статья 13
5	Государственные служащие		Федеральный закон от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. на 07.11.2000) -статья 18
6	Муниципальные служащие	не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск м.б. большей продолжительности)	Федеральный закон от 08.01.1998 № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статья 17
7	Судьи	30 рабочих дней; 45 рабочих дней (в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, где установлены коэффициенты к заработной плате); 51 рабочий день (в районах Крайнего Севера)	Закон РФ от 26.06.1992 № 3132-I «О статусе судей в Российской Федерации» (с изм. на 15.12.2001) - статья 19
8	Работники прокуратуры (прокуроры и следователи, научные и педагогические работники)	30 календарных дней	Закон РФ от 17.01.1992 № 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) -статья 414
9	Прокуроры и следователи, работающие в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями	не менее 45 календарных дней	Примечание. Конкретная продолжительность установлена Правительством РФ (постановление 06.03.1996 № 242): 54 календарных дня - в районах Крайнего Севера; 46 календарных дней - в приравненных к районам Крайнего Севера местностях.
10	Сотрудники налоговой полиции	30 календарных дней; 45 календарных дней (при прохождении службы в местностях с тяжелыми климатическими условиями)	Федеральный закон от 24.06.1993 № 5238-I «О федеральных органах налоговой полиции» (с изм. на 25.07.2002) - статья 13 Положение о прохождении службы в органах налоговой полиции Российской Федерации (постановление Верховного Совета РФ от 20.05.1993 № 4991-I (с изм. на 30.06.2002)
11	Сотрудники милиции	30 суток плюс время, необходимое для проезда к месту проведения отпуска и обратно	Закон РФ от 18.04.1991 № 1026-I «О милиции» (с изм. на 25.04.2002) - статья 20
12	Сотрудники таможенных органов	30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно	Федеральный закон от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статья 36
13	Члены Совета Федерации Депутаты Государственной Думы	48 рабочих дней	Закон РФ от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статьи 28, 40
14	Помощник члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, работающий по трудовому договору	до 36 рабочих дней
15	Граждане, занятые на работах с химическим оружием	56 календарных дней (по первой группе работ); 49 календарных дней (по второй группе работ)	Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» (с изм. на 25.07.2002) - статья 5
16	Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований	30 суток - имеющие непрерывный стаж работы в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях на должностях спасателей до 10 лет; 35 суток - имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 10 лет; 40 суток - имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 15 лет	Федеральный закон от 22.08.1995 № 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» (с изм. на 24.03.2001) - статья 28

Форма Т-7: зачем она и где её скачать?

На сегодняшний день действует форма Т7 графика отпусков, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 2001 году. Некоторые кадровики считают, что график отпусков можно оформить и в произвольной форме. Но, поскольку существуют унифицированные формы учетной документации, к которым и относится форма Т7, для составления графика отпусков стоит пользоваться именно ей. К тому же для финансовой структуры предприятия форма Т7 является документом, на основании которого будут производиться выплаты отпускных сотрудникам. Так что вопрос об использовании или не использовании формы Т7 является бессмысленным.

Конечно, иногда при разбивке отпуска на части или необходимости ознакомить сотрудника с тем, что он уходит в отпуск (это нужно делать за две недели до начала отпуска) возникают сложности, так как форма Т7 не предусматривает подобных действий. Но эту проблему все решают по-своему. Например, задействуют дополнительные строки или добавляют лишнюю графу для подписи работника (а некоторые прилагают к графику отпусков дополнительный ознакомительный лист).

Многих интересует вопрос, нужен ли приказ об утверждении графика отпусков? Нет, не нужен. Так как форма Т7 содержит в шапке раздел «Утверждаю», где руководитель ставит свою подпись, она сама является приказом, так что необходимости в еще одном дополнительном приказе нет.

Скачать бланк формы №Т-7 можно по .

График отпусков и профсоюз

Унифицированная форма графика отпусков создавалась с учетом требований КЗоТ и, соответственно, имеет шаблон грифа согласования с профсоюзом. Сейчас Трудовой кодекс не требует согласовывать график отпусков с профсоюзной организацией. Но если профсоюз на предприятии существует, то согласование графика с председателем профсоюзного органа производится. Если же профсоюза нет, то это указывается в шаблоне.

Само согласование с профсоюзом производится еще на стадии проекта графика отпусков. Когда он уже составлен, но еще не утвержден руководителем организации. Проект подписывает начальник кадрового отдела и руководители структурных подразделений. Потом с ним знакомится представитель профсоюза. Согласованный с профсоюзом график поступает на подпись руководителю, после чего он считается полностью законным и не может оспариваться работниками.

Как перенести отпуск сотруднику?

Если по какой-то причине сотрудник не может уйти в отпуск в определенное графиком время (это может быть как производственная необходимость, так и личные причины), то он должен подать заявление о переносе отпуска. При положительном решении вопроса издается приказ руководителя, а в графике отпусков делаются соответствующие записи в графах 7-9. Если отпуск отменяется по причине, которая связана с производственным процессом, или сотрудник отзывается из отпуска, то перенос отпуска на следующий год фиксируется в графе №10 – «Примечание».

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

• начальник и заместитель не могут уйти в отпуск одновременно
• в подразделении должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование
• одновременно не могут уйти в отпуск специалисты одного профиля
• накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей
• не нужно возлагать обязанности работника находящегося в отпуске на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди
• распределять отпуска нужно так, чтобы не страдал рабочий процесс и сотрудники

А чтобы не делать лишнюю работу, исправляя проект графика, лучше заранее согласовать с работниками и руководителями структурных подразделений сроки отпусков и разбивку отпуска на части (если они хотят разделить его).

График отпусков на следующий год необходимо утверждать не позднее чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В текущем году эта дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2017 год нужно управиться до 19 декабря
(ст. 14 ТК РФ). Однако оставлять эту задачу на последние дни не стоит.

Отсутствие графика отпусков, его утверждение в более поздние сроки или несоблюдение порядка его составления – это нарушение трудового законодательства (решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу № 72-974/2015, постановление Смоленского областного суда от 27.01.2014 № 4-«а»-545/2013, решение Новосибирского областного суда от 25.01.2011 № 7-12-2011).

За такое нарушение могут оштрафовать:

• организацию – на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
• индивидуального предпринимателя – на сумму от 1000 до 5000 рублей.

А если пренебрежение графиком отпусков будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет:

• для организации – до 50 000–70 000 рублей;
• для ИП – до 10 000–20 000 рублей.

Но и без этого иметь утвержденный график отпусков – в интересах работодателя. Ведь он устанавливает время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников. То есть именно этот документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. И даже если в штате всего 7–10 человек и кажется, что легко можно определиться, кто и когда пойдет в отпуск, договоренности всегда лучше фиксировать. А если законодательство требует утверждать график отпусков, то лучше это делать именно в такой форме.

Опросный лист и оптимальная очередность

Какого-либо особого порядка или универсального способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, даты отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Наличие такого документа при необходимости поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.

Опросных листов может быть и несколько. Здесь нужно ориентироваться на численность штата и структуру организации. Если в организации есть подразделения, то опросные листы лучше формировать по таким подразделениям. Далеко не всех работников можно отпустить в отпуск одновременно без ущерба для работы, а лучше руководителя подразделения никто не знает,
кто из работников взаимозаменяем. Поэтому согласование пожеланий сотрудников с планом работы подразделения стоит оставить на его усмотрение. Но чтобы он мог установить оптимальную очередность отпусков, предоставьте ему информацию о работниках в его подразделении, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В частности, это:

• работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий
  ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235; решение ВС РФ
  от 17.06.2014 № АКПИ14-440);
• работники, отозванные из ежегодного отпуска (в части сорвавшегося отпуска)
  (ст. 125 ТК РФ);
• почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Кроме того, есть категории работников, которые вправе взять отпуск в определенное время, и работодатель не может им отказать. Так, муж имеет безусловное право на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Сотрудница – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Внешний совместитель – одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка – для сопровождения его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе (если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности) (ст. 322 ТК РФ).

Обратите внимание

Работодатель может, но не обязан, по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

На момент утверждения графика информации, что такие-то работники имеют право на отпуск в определенное время, может и не быть. Поэтому учитывать их при составлении графика можно так же, как обычно. А впоследствии, при поступлении заявления и подтверждающих документов от них, внести в график изменения.

Наконец, на момент составления графика отпусков в штате могут быть сотрудники, которые
на начало 2017 года еще не отработают полгода. Между тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2017 года. Но если вы не хотите предоставлять отпуск авансом, отсутствие шестимесячного стажа следует учесть при установлении очередности отпусков. Правда, это не касается следующих работников
(ст. 122 ТК РФ):

• женщин – в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• несовершеннолетних работников;
• работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• работника, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Таким сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск по их заявлению, даже если полгода непрерывной работы еще не истекли. Кроме того, другими федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск авансом.

Как составить и утвердить

Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7
(утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В то же время работодатель вправе разработать и собственную форму. Главное, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1–6 (форма № Т-7).

В графе 1 указывается структурное подразделение, к которому относится работник. В графе 2 – его должность (специальность) согласно штатному расписанию. В графе 3 – фамилия, имя и отчество. В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 нужно указать количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Отдельной строкой оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается.

Напомним, что по общему правилу, все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск несовершеннолетних работников составляет
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям работников должны предоставляться дополнительные отпуска. В частности, лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем
или же трудится в «северных» компаниях (ст. 116–119, 321 ТК РФ).

В графике отпусков учитываются все дни отпуска – как основного, так и дополнительного.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их также нужно включить в график.

При этом даже если на календарный год, на который составляется график, попадают два рабочих года работника, рассчитывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочих годов не нужно. По общему правилу отпуск предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Пропорция рассчитывается только в двух случаях:

• при увольнении работника;
• при предоставлении дополнительного отпуска для лиц, занятых на вредных или опасных работах.

В полном объеме «вредный» отпуск предоставляется только при «вредном» стаже не менее
11 месяцев (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС
от 21.11.1975 № 273/П-20). В иных случаях он предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год.

В графе 6 указывается дата начала отпуска.

Обратите внимание

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с основным.

После того, как график составлен (заполнены графы 1–6), он передается на утверж­дение руководителю организации (ИП). Затем с утвержденным графиком под подпись нужно ознакомить работников. Для этого можно заранее предусмотреть в графике дополнительную графу или завести отдельную ведомость.

Графы 7–10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков.

В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск.

В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа. В графе 9 – дата предполагаемого (перенесенного) отпуска в текущем или следующем году.

Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например, причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.

Так, первый рабочий год каждого работника берет отсчет с первого дня его работы. В зависимости от того, есть ли у работника исключаемые из отпускного стажа периоды, следующий рабочий год может начинаться в ту же дату или позже. Но в любом случае у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. Поэтому может получиться, что по графику в течение одного календарного года работнику будут предоставлены отпуска за два рабочих года. Отметку об этом стоит сделать в графе 10.

ПРИМЕР 1. «НАСЛОЕНИЕ» ОТПУСКОВ ЗА ДВА РАБОЧИХ ГОДА

Работник принят в штат 8 июля 2016 года. Первый рабочий год для него – 8 июля 2016 года – 7 июля 2017 года. Второй – 8 июля 2017 года – 7 июля 2018 года. Отпуск за первый рабочий год ему может быть предоставлен, например, в июне 2017 года, за второй – в ноябре 2017 года. То есть в 2017 году будет предоставлен отпуск за два рабочих года.

Другая ситуация – когда в график не попадает ни один отпуск. Тогда в графе 10 стоит сделать отметку, что отпуск за рабочий год, приходящийся на 2017 год, был полностью использован в прошлом году.

ПРИМЕР 2. СОТРУДНИК НА «НУЛЕВОМ» ОТРЕЗКЕ

Работник принят в штат 8 декабря 2015 года. Первый рабочий год для него – 8 декабря 2015 года – 7 декабря 2016 года. Второй – 8 декабря 2016 года – 7 декабря 2017 года.
Отпуск за первый рабочий год ему был предоставлен в июне 2016 года, а отпуск за второй рабочий год – в декабре 2016 года. В итоге, в графике на 2017 год отпуск работника предусмотрен не будет.

Как предоставить отпуск по графику

Чтобы предоставить работнику отпуск согласно графику отпусков:

1. Не позднее чем за две недели до начала отпуска вручите ему под подпись уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). Использовать можно как отдельные извещения, ознакомительные листы и ведомости, так и опять же сам график отпусков, заранее добавив в него две дополнительные графы для подписи и даты уведомления об отпуске
   (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Оформите приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
3. В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) обозначьте дни:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09»;
• ежегодного дополнительного оплачива­емого отпуска – буквенным кодом «ОД»
  или цифровым кодом «10».

1. Сделайте отметку об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма № Т-2).

Как предоставить отпуск не по графику

Предоставлять работнику отпуск не по графику работодатель не обязан, если, конечно, речь
не идет о льготной категории работников и случаях, прямо установленных законодательством. Но при желании пойти навстречу работнику можно.

В любом случае для предоставления отпуска не по графику потребуются заявление работника о новых датах отпуска и приказ работодателя о переносе отпуска. Вносить изменения в график отпусков не надо. Им предусмотрены специальные графы для отражения таких сведений.

Аналогичным образом предоставляется отпуск тем работникам, которые были приняты в штат уже после утверждения графика отпусков и не включены в него. При этом в график отпусков данные о таких работниках не вносятся.

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксана Доброва

График отпусков (Берг О.)

График отпусков (Берг О.)

Дата размещения статьи: 16.07.2014

Очередность предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска определяется графиком отпусков (форма N Т-7), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. График отпусков составляется на предстоящий календарный год, утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее 14 дней до наступления календарного года.

При составлении графика отпусков должны учитываться:
- трудовое законодательство;
- специфика деятельности организации;
- пожелания работников.
График отпусков состоит из двух частей: реквизитной и табличной.
Реквизитная часть содержит: наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дату составления, календарный год, на который составляется график отпусков.
График отпусков может составляться либо только на основании заявления работника на отпуск, либо по рассмотрению руководства, но с учетом пожеланий работников. В любом случае не стоит забывать о том, что если работник не воспользуется своим правом на отпуск в удобное время или он не подаст заявление и ему не будет вообще предоставлен отпуск, это повлечет нарушение его конституционного права. На руководителя ложится ответственность за соблюдение порядка составления графика отпусков и контроль за своевременность использования ежегодных отпусков работниками.
В том случае, если работник принят на работу после утверждения графика отпусков, возможно предоставление отпуска на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика - в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. В графе "Количество календарных дней" указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, при этом суммируются основной и дополнительный отпуска. По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз - по числу предоставляемых частей отпуска.

Как правильно составить график отпусков и какими документами при этом следует руководствоваться?

Прежде всего необходимо учитывать требования Трудового кодекса РФ. При составлении графика отпусков необходимо воспользоваться Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", которым утверждена типовая форма графика отпусков, а также даны комментарии по ее заполнению.
График отпусков составляется в отношении работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - это сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников. Важно отметить, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Не позднее чем за две недели до начала отпуска работник должен быть извещен под роспись о времени его начала. Для этого работодателю рекомендуется вести журнал, в котором работники под роспись извещаются о времени начала отпуска. На момент утверждения в графике должны быть заполнены графы 1 - 6, при этом графа 4 "Табельный номер" заполняется в случае, если работникам организации присваиваются табельные номера. В графе "Примечания" могут быть указаны основания предоставления более длительного отпуска, чем 28 календарных дней. На этапе планирования в график вносится информация в части граф 1 - 6. При заполнении графика следует учитывать, что наименования должностей сотрудников вносятся в соответствии с утвержденным штатным расписанием. При внесении запланированной даты отпуска работодателю следует учесть пожелания работника о разделении отпуска на части. Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков сотрудниками. Обратим внимание на то, что фактическая дата отпуска заносится после фактического его окончания. Документом-основанием для направления в отпуск являются приказ о предоставлении отпуска работникам, а также извещение или уведомление о начале отпуска работника (если такая форма оповещения предусмотрена у работодателя).
В случае переноса отпуска заполняются графы 8 и 9. Сведения в указанные графы вносятся на основании заявления работника и приказа о переносе отпуска.
Графу 10 "Примечание" работник кадровой службы заполняет, если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся, если работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год, если отпуск работнику был продлен, в других случаях.
Сведения в указанную графу вносятся в соответствии с оформленными документами-основаниями.
По желанию работодателя форма N Т-7 может быть изменена путем ввода дополнительных реквизитов. Обратим внимание на то, что внесенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распределительными документами организации. График отпусков становится обязательным для работника и работодателя после его утверждения.

Когда должен составляться график отпусков?

График отпусков составляется не позднее чем за две недели до наступления календарного года, в отношении которого он составляется. Таким образом, график отпусков на 2015 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 17 декабря 2014 г.

Нужно ли график отпусков закреплять нормативными актами?

В первую очередь закрепление графика отпусков локальными нормативными актами необходимо с целью предотвращения возможных споров. Это может быть правило внутреннего трудового распорядка, в котором описываются все этапы составления графика отпусков: от сбора пожеланий работников по поводу времени отпуска до уведомления работника о начале очередного оплачиваемого отпуска.
График отпусков оформляется приказом руководителя организации (или уполномоченного лица) с приложением утвержденной данным приказом табличной формы графика. В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работником.

Необходимо ли при утверждении графика отпусков учитывать мнение работников и в какой форме это делать?

График отпусков утверждается на год как минимум за две недели до начала календарного года.
График отпусков утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если она есть на предприятии; при отсутствии в организации профсоюзной ячейки график в согласовании не нуждается).
Для того чтобы учесть пожелания работников относительно времени очередного отпуска, можно составить опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, время начала отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Такой опросный лист будет документом, подтверждающим, что мнение работников при составлении графика отпусков было учтено.
В том случае, если мнение работника по поводу времени предоставления ему отпуска не учтено (например, одна из частей отпуска включена в график не в тот период, который указан в опросном листе), во избежание споров желательно получить письменное подтверждение, что работник не возражает против указанного для него в графике отпусков периода отдыха.

Обязательно ли учитывать пожелания всех работников при составлении графика отпусков?

Трудовым кодексом предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним относятся:
- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лица, работающие по совместительству, - им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");
- инвалиды войны (ст. 14 Федерального закона от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ "О ветеранах" (далее - Закон о ветеранах));
- участники Великой Отечественной войны (ст. 15 Закона о ветеранах);
- ветераны боевых действий (ст. 16 Закона о ветеранах);
- военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период (ст. 17 Закона о ветеранах);
- лица, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда" (ст. 18 Закона о ветеранах);
- лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 19 Закона о ветеранах);
- супруги военнослужащих - им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
- граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");
- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
- лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 г. N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей").
Мнение вышеперечисленных лиц обязательно должно быть учтено при составлении графика отпусков. Помимо этого, если в графике уже указан период отпуска, следующие категории работников могут потребовать предоставить им отпуск в другой период:
- муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- сотрудница перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- лицо, работающее по совместительству, при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
- работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другом регионе.

Зависит ли форма графика отпусков от организационно-правовой формы предприятия?

Типовая форма графика отпусков N Т-7 утверждена указанным выше Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Данная унифицированная форма применяется всеми организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Кем должен утверждаться график отпусков на предприятии?

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

Могут ли вноситься изменения в график отпусков?

Трудовое законодательство не регулирует порядок внесения изменений в график отпусков. Внести какие-либо изменения в уже утвержденный график можно в том случае, если будут приняты новые работники или отпуск переносится по согласованию сотрудника и работодателя. Исходя из этого порядок внесения изменений должен быть аналогичен порядку утверждения самого графика отпусков: оформляется дополнение по форме N Т-7 и утверждается в установленном порядке.

Обязательно ли составлять график отпусков в учреждении?

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (примечание: удалено, т.к. ТК не содержит такого срока. Данный срок предусмотрен для составления графика, но не для уведомления работников).
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Таким образом, его отсутствие является нарушением трудового законодательства и составлять его необходимо ежегодно.
При составлении графика необходимо учесть:
- нормы трудового законодательства, которые обязывают работодателя предоставлять некоторым категориям работников отпуск в любое удобное для них время;
- пожелания работников;
- необходимость обеспечения бесперебойной работы организации;
- мотивированное мнение профсоюза.

Чем грозит работодателю отсутствие графика отпусков или если он составлен с нарушениями?

В том случае, если у работодателя отсутствует график отпусков или же он составлен с нарушениями действующих правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 "Нарушение законодательства о труде и об охране труда" КоАП РФ. В этом случае работодатель несет административное наказание:
- должностные лица - административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
- лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - административный штраф от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- юридические лица - административный штраф от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Работница, имеющая двоих детей в возрасте до 12 лет, не может определиться с отпуском. Можно в графике отпусков поставить то время, которое удобно организации?

Напомним, что очередность предоставления ежегодного отпуска определяется графиком отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Также стоит отметить, что при составлении графика работодатель должен учитывать, что есть категории персонала, которым отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Такие категории предусмотрены положениями Трудового кодекса и иных федеральных законов. При этом ни трудовым законодательством, ни иными федеральными законами не предусмотрено, что работница, имеющая двух детей до 12 лет, вправе брать отпуск в удобное только для нее время. Но не стоит забывать, что сейчас еще действует Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 г. N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей", в соответствии с которым работающим женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет, должно быть предоставлено первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время.
В связи с этим указанное Постановление подлежит применению и работница, имеющая двух детей до 12 лет, вправе брать отпуск в удобное для нее время.

Уход сотрудника в отпуск согласно графику может негативно сказаться на деятельности организации. Может ли организация отказать в предоставлении отпуска?

Отказать в предоставлении отпуска работодатель не имеет права. Но наряду с этим трудовым законодательством установлены случаи, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Перенести отпуск по инициативе работодателя допускается только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации.
Сделать это можно только с согласия работника, причем отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Работодатель лишь вправе предложить перенести отпуск, объяснив работнику сложившуюся в учреждении ситуацию. Если работник согласится - оформляется соответствующий приказ, если нет - то работодатель выплачивает ему отпускные и работник отправляется отдыхать.

Должны ли сотрудники организации быть ознакомлены с графиком отпусков?

Работодатель в соответствии со ст. 123 ТК РФ обязан предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. А вот знакомить с графиком отпусков - такой обязанности работодателя трудовым законодательством РФ не установлено, и такое решение может быть принято внутри организации. Для его реализации в график отпусков можно добавить графу под роспись об ознакомлении.

Должно ли учитываться в организации при составлении графика отпусков наличие маленьких детей?

Еще раз напомним, что график отпусков составляется с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Законодательством также предусмотрены отдельные категории работников, которые имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время (женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, работники в возрасте до восемнадцати лет, работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев, и т.д.). Женщин с детьми в этом списке нет. Следовательно, закон не обязывает работодателя предоставлять работающим матерям отпуска в удобное для них время.

В организации планируется сокращение штата работников. Один работник требует право на отпуск раньше, чем определено графиком отпусков. Правомерным ли будет отказ руководителя?

В том случае, если работник увольняется до начала отпуска, оговоренного в указанном графике отпусков, его право на отпуск реализуется в соответствии с положениями ст. 127 ТК РФ - посредством выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск и (или) предоставлением отпуска в натуре с последующим увольнением.
Возможен вариант, когда отпуск предоставляется одновременно с увольнением на основании письменного заявления работника и по решению работодателя. В этом случае в трудовой книжке дата увольнения будет проставлена последним днем отпуска. Работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска с последующим увольнением, тем более если работник увольняется за виновные действия (работодатель обязательно должен отказать работнику в предоставлении отпуска с последующим увольнением). Иными словами, именно работодатель решает, предоставить увольняющемуся работнику отпуск с последующим увольнением или же выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованные отпуска. И по общему правилу работник не вправе требовать от работодателя предоставления оплачиваемого отпуска и в период предупреждения об увольнении по сокращению штата. Только если такая обязанность работодателя закреплена в отраслевых (тарифных) соглашениях, принятых организацией в коллективном договоре, локальных нормативных актах или непосредственно в трудовом договоре с работником, он вправе требовать предоставления отпуска в соответствующий период для поиска нового места работы или по иным причинам. В связи с этим организация должна учитывать также и положения указанных документов.
Если соответствующими документами предусмотрено право работника на использование ежегодного отпуска в период предупреждения об увольнении, отпуск ему должен быть предоставлен полной продолжительности и без последующих удержаний за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска.

Должен ли составлять график отпусков индивидуальный предприниматель?

Индивидуальный предприниматель уполномочен, так же как и юридические лица, выступать работодателем. В этом случае он обязан составлять и ежегодно утверждать график предоставления очередных оплачиваемых отпусков. Сделать это также необходимо не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть на 2012 г. график должен быть подписан ИП не позже 17 декабря 2011 г. Индивидуальный предприниматель принимает также унифицированную форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Каким образом следует указывать период отпуска в графе отпусков?

График отпусков включает в себя общую продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, которая зависит от того, к какой категории принадлежит работник и какой у него рабочий стаж. В графике отпусков указываются общее количество календарных дней отпуска и дата начала запланированного отпуска. Некоторые страховщики вместо конкретной даты начала отпуска указывают месяц начала отпуска, что может привести к разногласиям с трудовой инспекцией и с сотрудниками организации.
Следует заметить, что в графике необязательно указывать дату окончания отпуска, так как наличие информации о дате начала отпуска и количестве дней отпуска является достаточным для определения даты окончания отпуска.
Отпуск, помимо очередного основного и дополнительно оплачиваемого отпуска, включает не использованные работником календарные дни отпуска за предыдущий период. Однако не следует забывать, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, то есть переносить отпуск два года подряд нельзя. Обратим внимание на то, что перенос ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет запрещается.
Определяя продолжительность отпуска на очередной календарный год, из количества дней отпуска следует вычесть количество дней, использованных в счет предстоящего отпуска по соглашению с работодателем. Деление отпуска на части (две и более) не является обязательным и производится по соглашению сторон. При этом согласно ст. 125 ТК РФ при разделении отпуска на части одна из его частей должна составлять не менее 14 календарных дней. В случае разделения отпуска на части в графике следует отражать каждую часть отпуска по отдельной строке.

Как документально оформить перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска?

Исходя из норм ст. 123 ТК РФ, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно данному положению работодатель, составив и утвердив график отпусков, закрепляет за работником право на отпуск именно в тот период, который отражен в графике. Для работника же это означает, что работодатель обязан предоставить ему отпуск именно в период, указанный в графике. Но, несмотря на это, в течение календарного года могут возникать объективные причины для переноса отпусков. Однако обязательность графика для исполнения сторонами запрещает в одностороннем порядке изменить установленное время отпуска. При согласовании изменений времени отпуска, определенного в графике отпусков, между работником и работодателем отступление от положений ст. 123 ТК РФ не может быть признано неправомерным при условии его надлежащего оформления.
В том случае, если инициатором изменения выступает работник, необходимы его заявление о переносе отпуска и причинах, повлекших такую необходимость, а также согласие работодателя.
Статья 124 ТК РФ устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника, исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Кроме того, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником, в случаях, если:
- работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска;
- работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала.
Если инициатором изменения выступает работодатель, то документами, подтверждающими правомерность действий работодателя по отступлению от графика отпусков, являются приказы (распоряжения) о перенесении отпусков, об отзыве работников из отпусков, другие приказы (распоряжения), а также письменное согласие работников. Работодатель может выступать с инициативой о переносе отпуска в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.
Оформление указанных выше документов является основанием для внесения соответствующих изменений в график отпусков.

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков в случае увольнения сотрудников или приема на работу новых сотрудников?

Норм, содержащих требования о включении в график отпусков изменений в связи с приемом новых сотрудников, трудовое законодательство не содержит. Такие требования могут быть установлены локальным нормативным актом, регламентирующим порядок составления графика отпусков. Для планирования деятельности и контроля использования отпусков работодатель может вносить изменения в график отпусков путем его дополнения информацией об очередных оплачиваемых отпусках по вновь принятым сотрудникам.

Необходимо ли включать в график отпусков совместителей?

Что касается включения совместителей в график отпусков, то трудовое законодательство данных требований не содержит. По нашему мнению, раз совместитель выполняет конкретную работу, незнание работодателем сроков отпуска сотрудника-совместителя может привести к неэффективному планированию отпусков. Совместителей рекомендуется включать в график отпусков на основании их письменного заявления, в котором указывается период отпуска. Следует иметь в виду то, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Кроме того, согласно ст. 286 ТК РФ если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Нужно ли вносить изменения в график отпусков при предоставлении учебного отпуска сотруднику?

График отпусков составляется и утверждается для ежегодных основных и дополнительных отпусков. Учебный отпуск никакого отношения к ним не имеет и считается целевым. Воспользоваться учебным отпуском является правом, а не обязанностью работника, то есть если он имеет возможность совместить учебу с работой, то учебный отпуск он может не оформлять. Если такой возможности нет, то работник должен представить справку-вызов и заявление о предоставлении отпуска. В этом случае работодатель отказать не имеет право, поскольку порядок предоставления учебного отпуска регламентируется ст. 173 ТК РФ. Таким образом, никаких изменений в графике отпусков, связанных с уходом сотрудников в учебный отпуск, делать не нужно.

Должно ли учитываться мнение работника при составлении графика отпусков? Сотрудники уходят в отпуска, а компания продолжает спокойно и размеренно трудиться, выпускать продукцию и не срывать сроки поставок. Причина этому – заблаговременно и тщательно составленный сотрудников фирмы. Именно он помогает руководителю распланировать отпуска коллектива так, чтобы один выходящий из отпуска работник сменял только собирающегося на отдых человека. Впрочем, люди предпочитают отдыхать летом, поэтому работодатель крайне заинтересован, чтобы отпуска сотрудников не вносили неразбериху в производственный процесс.

Как узнать пожелания сотрудников

Руководители предприятий с небольшим штатом сотрудников стараются войти в положение работников, и при работодателем графика отпусков учитывается мнение трудящегося. У многих сотрудников имеются несовершеннолетние дети, которым требуется внимание родителей и летняя поездка к морю, некоторым работникам нужны отпуска для оздоровления в санаториях и профилакториях. Для удобного распределения отдыха работодателем проводится опрос работников. Самая удобная форма такого опроса – это письменное заявление сотрудника или же опросный лист для графика отпусков; образец не нужен, этот документ пишется в произвольной форме. Такой способ хорошо себя зарекомендовал в небольших организациях.

На больших предприятиях информация о желаемой дате отпусков собирается по цехам, отделам, подразделениям. Для удобства такая информация оформляется в виде ведомости по планированию отпусков работающих. Заполнение таких ведомостей является обязанностью руководства среднего звена, мастеров. Заполненная ведомость по подразделению предприятия поступает в ОК, где на основе всех ведомостей из подразделений будет составлена одна – сводная ведомость отпусков по предприятию.

Обязан ли работодатель учитывать мнение работников при планировании отпуска?

Когда общая ведомость по отпускам готова, она нуждается в утверждении работодателя. При рассмотрении сроков предполагаемого отпуска сотрудника берется во внимание необходимость его присутствия на рабочем месте и рациональность распределения уходящих в отпуск внутри отделений (цехов). Пожелания работников при планировании отпусков бывают приняты во внимание, только если это не принесет ущерба производственному процессу. График отпусков составлен без согласия работника в том случае, если этого сотрудника на текущий момент некем заменить и его отсутствие негативно отразится на работе предприятия. На это руководство имеет полное право.

Например, если при внимательном рассмотрении отпускного графика окажется, что несколько сотрудников в одно и то же время хотят отправиться на отдых, это нарушит рабочий процесс на предприятии. В таком случае руководитель может без согласия работающего. Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга. При утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение непосредственного начальника работника (мастера, бригадира) о возможности предоставления отпуска именно в этот период.

Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга.

Таким образом, вполне законно составление графика отпусков без учета мнения работника. Это факт.

Как справедливо распределить отпуск

Когда в компании работает большое количество сотрудников, имеющих законные льготы и право на выбор отдыха в более удобный период, некоторые сотрудники не смогут отдохнуть летом. Для справедливого распределения отпусков в благоприятное время года (июнь – сентябрь) рекомендуется работающим самим регулировать очередность летнего отдыха. Например, давать отпуск сотруднику раз в 1-3 года или разбивать отдых на несколько составляющих.

Как быть с льготными категориями

Льготные категории сотрудников находятся на особом положении. Отметим, что льготы для инвалидов не распространяются на приоритетное право по отдыху в удобное для них время. Но исключение составляют инвалиды войн или лица, принимавшие участие в боевых действиях (пп. 17 п. 1 ст. 14 № 5-ФЗ), которые имеют право выбирать время отпуска и чей отпуск составляет не менее 35 дней. По своему желанию отправляются в отпуск работники младше 18 лет, а их отпуск будет не менее 31 дня (ст. 267 ТК РФ).

Также сами планируют время ежегодного отпуска родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ). Отпуск в желаемое время положен и мужчинам, жена которых рожает или недавно родила (ст. 123 ТК РФ). В этом случае желание работника при составлении графика отпусков обязательно будет учтено без влияния фактически отработанного им за год времени.

Когда у сотрудника (льготника) есть возможность самим выбирать дату отпуска, перед составлением отпускных графиков рационально попросить их заполнить опросный лист для графика отпусков, образец нужного заявления можно скачать .

Какие правила надо соблюдать

Руководство предприятия обязательно должно соблюдать правила, касающиеся отпусков работающих:

• Нужно составить график отпусков и утвердить – это официальный документ в ОК работающей организации.
• Нельзя нарушать сроки, отпущенные законом на утверждение графика: за две недели до начала нового года.
• Сотрудника обязаны вовремя и выплатить отпускные. Если работника своевременно не известили о отпуске или не были выплачены отпускные, то работодатель должен изменить сроки отпуска согласно заявлению работника.
• При разделении отпуска на две или более составляющих, учитывается, что одна их таких составляющих будет не менее 14 дней.

Если нарушен хотя бы один из вышеприведенных пунктов, это является основанием для подачи жалобы в суд (ст. 5.27 КоАП РФ). Составление утвержденного руководителем графика отпусков сотрудников – обязательное ежегодное действие на любом производстве. Это обязанность руководителя организации.